ESTRATEGIA PARA EL PROCESO DE RENDICIÓN PÚBLICA DE CUENTAS … · 2017-05-18 · de cuentas como...
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1 ESTRATEGIA PARA EL PROCESO DE RENDICIÓN PÚBLICA DE CUENTAS EN EL DEPARTAMENTO NORTE DE SANTANDER WILLIAM VILLAMZAR LAGUADO Gobernador JULIO CESAR SILVA RINCON Secretario de Planeación y Desarrollo Territorial
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ESTRATEGIA PARA EL PROCESO DE RENDICIÓN PÚBLICA DE CUENTAS EN EL
DEPARTAMENTO NORTE DE SANTANDER
WILLIAM VILLAMZAR LAGUADO
Gobernador
JULIO CESAR SILVA RINCON
Secretario de Planeación y Desarrollo Territorial
2
CONTENIDO
PRESENTACIÓN…………….............................................................................................
OBJETIVOS: GENERAL, ESPECIFICOS
CAPITULO I. PROCESO DE LA RENDICION DE CUENTAS, TEMAS, CONTENIDOS
Y COMPONENTES
CAPITULO II. FASES DEL PROCESO DE RENDICIÓN DE CUENTAS A LA
CIUDADANÍA
2.1 Fase de Sensibilización y alistamiento
2.1.1 Conformación del Equipo Técnico de la gobernación para el desarrollo de la RPC
2.1.2 Caracterización de los ciudadanos y grupos de interés.
2.1.3 Construcción de Plan de Trabajo y cronograma
2.1.4 Estrategia de Comunicaciones
2.2 Fase de Generación y análisis de información
2.2.1 Preparación e identificación de la información
2.2.2 Elaboración del documento, texto escrito o pieza comunicativa con los lineamientos de
lenguaje claro
2.2.3 Difusión o publicación del documento, texto o pieza comunicativa
2.3 Fase de encuentros estratégicos de diálogo y audiencias públicas
participativas
2.3.1 Fortalecimiento de la participación.
2.3.2 Espacios de Diálogo en la Rendición de Cuentas
2.3.3
2.4 Sostenibilidad y evaluación del proceso de Rendición Pública de Cuentas
2.4.1 Encuesta de Evaluación
2.4.2 Plan de Mejoramiento
CAPITULO III.
FORMATOS
BIBLIOGRAFIA
3
PRESENTACIÓN
La estrategia de rendición de cuentas del departamento Norte de Santander se elabora
dando cumplimiento a lo señalado en el documento Conpes 3654 de 2010, y es la recopilación
de varios documentos elaborados por el Departamento Nacional de Planeación (DNP), el
Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP), la Procuraduría General de la
Nación, así como lo establecido por la secretaría de Transparencia de la Presidencia de la
República, que dan orientaciones y establecen lineamientos metodológicos y los contenidos
mínimos definidos en el artículo 78 de la Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción), para el
ejercicio de la Rendición de Cuentas a la ciudadanía.1
El gobierno departamental le apuesta al fortalecimiento del ejercicio de lo público,
estimular la participación ciudadana para generar confianza y credibilidad en las instituciones,
cambiar hábitos y costumbres para responder a una sociedad que quiere gobiernos transparentes
y efectivos que dispongan y oferten información, que da cuenta de los resultados de su gestión.
Generar una cultura de rendición de cuentas le implica al gobierno prepararse para la
mirada exhaustiva del ciudadano, estar abierto a la escucha y dispuesto a reconocer las fallas y
corregirlas de manera oportuna, y de acuerdo al objetivo señalado en el Conpes “aumentar
sustancialmente el número de ciudadanos y organizaciones que hacen parte de los ejercicios de
rendición de cuentas”.
Para fortalecer la cultura de rendición de cuentas a nivel institucional y comunitario en el
departamento Norte de Santander se diseña como ruta orientadora, una estrategia que se
presenta en tres capítulos; en el primero se explican las generalidades como qué es la rendición
de cuentas como proceso de planeación; en el capítulo numero dos se desarrollan las cuatro las
fases del proceso de Rendición Pública de cuentas, así como los instrumentos y herramientas
para su desarrollo, en el marco de un gobierno transparente, eficiente y participativo y en el
tercer capítulo se encuentran los formatos necesarios para cada una las fases del proceso
OBJETIVO GENERAL
Diseñar una estrategia de rendición pública de Cuentas como un proceso permanente
que cuenta con un documento guía para que la entidad territorial y los servidores públicos del
orden departamental puedan programar y adelantar acciones coherentes y ordenadas, que se
traducen en instrumentos que promueven y facilitan la participación ciudadana, el control
social, la transparencia y la lucha contra la corrupción.
1 Departamento Nacional de Planeación. Consejo Nacional de Política Económica y Social. “Política de Rendición
de Cuentas de la Rama Ejecutiva a los Ciudadanos”. Documento Conpes 3654 de 2010
4
OBJETIVOS ESPECÍFICOS2.
1. “Mejorar los atributos de la información que se entrega a los ciudadanos; para lo
cual, la información que las entidades suministran debe ser comprensible, actualizada, oportuna,
disponible y completa”
La información suministrada a los ciudadanos debe obedecer a los principios de lenguaje
claro. “El lenguaje claro para ciudadanos no se refiere a la aplicación mecánica de reglas
gramaticales. No se trata de seguir un conjunto de normas para simplificar el lenguaje. El énfasis
del lenguaje es asegurar la máxima comprensión de los ciudadanos o usuarios de documentos
institucionales. Esto significa que, si bien es importante el conocimiento y la destreza en el uso
del lenguaje, es más importante el conocimiento de la audiencia y la evaluación y prueba de los
materiales diseñados”3
2. Fomentar el diálogo y la retroalimentación entre las entidades del Estado y los
ciudadanos; para lo cual, las entidades deben no sólo informar, sino también explicar y justificar
la gestión pública.
3. Promover comportamientos institucionales de rendición y de petición de cuentas
en las entidades y en la ciudadanía, respectivamente–, a partir de la generación de buenas
prácticas de rendición de cuentas y mediante la promoción de iniciativas ciudadanas de petición
de cuentas a la administración pública.
2 Conpes 3654 de 2010 3 Lenguaje claro, lenguaje transparente: Propuesta de Lineamientos Metodológicos para una Política de Lenguaje Claro. DNP. 2012.
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CAPITULO I
PROCESO DE LA RENDICION DE CUENTAS, TEMAS, CONTENIDOS Y
COMPONENTES
¿Qué es Rendición de Cuentas?
En el documento Conpes 3654 se indica que “la rendición de cuentas es la obligación de
un actor de informar y explicar sus acciones a otro(s) que tiene el derecho de exigirla, debido a la
presencia de una relación de poder, y la posibilidad de imponer algún tipo de sanción por un
comportamiento inadecuado o de premiar un comportamiento destacado4.
En términos políticos y de la estructura del Estado, la rendición de cuentas es el conjunto
de estructuras (conjunto de normas jurídicas y de instituciones responsables de informar, explicar
y enfrentar premios o sanciones por sus actos), prácticas (acciones concretas adelantadas por las
instituciones, los servidores públicos, la sociedad civil y la ciudadanía en general) y resultados
(productos y consecuencias generados a partir de las prácticas) mediante los cuales, las
organizaciones estatales y los servidores públicos informan, explican y enfrentan premios o
sanciones por sus actos a otras instituciones públicas, organismos internacionales y a los
ciudadanos y la sociedad civil, quienes tienen el derecho de recibir información y explicaciones
y la capacidad de imponer sanciones o premios, al menos simbólicos”5
Es necesario entender la rendición de cuentas a la ciudadanía como un proceso
permanente de interlocución y encuentro con los ciudadanos organizados, lo que tiene las
siguientes implicaciones6:
• La rendición de cuentas no se limita e eventos puntuales, incluye varios momentos y
espacios y requiere un punto cumbre de encuentro presencial entre la ciudadanía y grupos de
interés social y los representantes de la Administración departamental, es decir, los secretarios
de despacho, Directores y/o gerentes de las entidades y organismos descentralizados del orden
departamental, entre otros.
• La audiencia pública presencial y todo el proceso de rendición de cuentas debe ser
planeado, preparado, ejecutado y revisado permanentemente.
• Durante el proceso debe existir diálogo entre la ciudadanía y la Administración
Pública.
• Es necesario que todos los servidores públicos de la entidad se involucren en la
rendición de cuentas, generando actitudes de apertura, lo cual implica realizar actividades de
sensibilización.
• Se requiere implementar estrategias de comunicación para movilizar la participación en
los procesos de rendición de cuentas a la ciudadanía.
4 Documento Conpes 3654 de 2010
5 Esto incluye también las entidades privadas 6 Cartilla Rendición de cuentas DAFT
6
La Rendición de Cuentas como proceso sujeto a planeación
En la estrategia de rendición de cuentas del departamento Norte de Santander se
implementa “El Modelo Integrado de Planeación y Gestión”, 7adoptado mediante el Decreto
2482 de 2012, así como con su integración a los componentes que conforman el documento Plan
Anticorrupción y de Atención al Ciudadano del departamento, que incorpora al quehacer de las
instituciones del departamento, los lineamientos de cinco políticas de desarrollo administrativo
(Gestión Misional y de Gobierno; Transparencia, Participación y Servicio al Ciudadano; Gestión
del Talento Humano; Eficiencia Administrativa; Gestión Financiera) y el monitoreo y evaluación
de los avances en la gestión institucional y sectorial.
El talento humano los recursos administrativos, tecnológicos y financieros se convierten
en el soporte para el cumplimiento de las metas institucionales y de Gobierno, para así fortalecer
la capacidad del Estado en términos de oferta de bienes y servicios orientados a mejorar el
bienestar de los ciudadanos Norte santandereanos.
MODELO INTREGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN
Fuente: Metodología para la implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión. DAFT
7 Decreto 2482 del 2012
INSUMOS GESTIÓN RESULTADOS
COMPETENCIAS
LEGALES
PLAN DE
DESARROLLO
PRESUPUESTO
PO
LÍTI
CA
S D
E D
ESA
RR
OLL
O D
MIN
ISTR
ATI
VO
GESTION MISIONQAL Y DE
GOBIENRO
GESTIÓN FINANCIERA
EFICIENCIA ADMINISTRATIVA
GESTION DE TALENTO HUMANO
TRANSPARENCIA, PARTICIPACIÓN
Y SERVIDIO AL CIUDADANO
■Ejecución Plan
Estratégico
Sectorial
■ Ejecución Plan
Estratégico
Institucional
■ Ejecución Plan
de Acción anual
■ Ejecución
presupuestal
GOBIERNO EN LINEA SEGUIMIENTO,
EVALUACION Y
CONTROL
7
Fuente: Metodología para la implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión. DAFT
GESTION MISIONQAL Y DE GOBIENRO
TRANSPARENCIA, PARTICIPACIÓN Y
SERVIDIO AL CIUDADANO
GESTION DE TALENTO HUMANO
EFICIENCIA ADMINISTRATIVA
GESTIÓN FINANCIERA
GOBIERNO EN LINEA
Indicadores y metas de gobierno
• Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano • Transparencia y Acceso a la Información Pública • Participación Ciudadana • Rendición de Cuentas • Servicio al Ciudadano
• Plan Estratégico de RR.HH. • Plan Anual de Vacantes • Capacitación • Bienestar e Incentivos
• Gestión de Calidad • Eficiencia Administrativa y Cero Papel • Racionalización de Trámites • Modernización Institucional • Gestión de Tecnologías de Información • Gestión Documental
• Programación y Ejecución Presupuestal • PAC • Proyectos de Inversión • Plan de Anual de Adquisiciones
POLITICAS DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO CON SUS COMPONENTES
SEGUIMIENTO, EVALUACION Y CONTROL
8
De conformidad con el Modelo Integral de Planeación y Gestión, la presente estrategia de
rendición de cuentas para el departamento Norte de Santander, relaciona este proceso de manera
efectiva con otras políticas que materializan la idea de Buen Gobierno; integrando a la política
de lucha contra la corrupción, transparencia y acceso a la información, participación ciudadana,
servicio al ciudadano, modernización del Estado, gestión de la calidad y gestión documental, así
como con la estrategia de lenguaje claro al ciudadano, Gobierno en Línea y de datos abiertos.
Por lo tanto, las dependencias del departamento del orden central y descentralizado
deben incluir dentro de sus Planes de Acción Anuales la estrategia de rendición de cuentas, con
la inclusión de acciones de cada uno de los tres elementos (información, diálogo e incentivos) y
asociarlos con las demás políticas de desarrollo8.
¿Cuáles son los objetivos de la Rendición Pública de Cuentas?
Generar una disciplina de divulgación y sustentación de los resultados en
la garantía de los derechos de la población y con énfasis en la infancia, la adolescencia y
la juventud a través de la Rendición Pública de Cuentas.
Fortalecer la capacidad de la sociedad civil para exigir y cumplir las
obligaciones frente a la garantía de los derechos y control social a la gestión pública.
Fortalece la gestión del departamento
Genera espacios para la lucha contra la corrupción
¿Cuáles son los elementos del proceso de Rendición Pública de Cuentas?
De acuerdo con el documento CONPES 3654 de 2010 que establece la Política de
Rendición de Cuentas de la Rama Ejecutiva a los ciudadanos, son tres los componentes
fundamentales de este proceso: 1) La información; 2) El diálogo; y 3) Los incentivos
Información: Se refiere a la disponibilidad, exposición y difusión de datos, estadísticas,
documentos, informes, etc. sobre las funciones a cargo de instituciones y servidores públicos,
desde el momento de la planeación hasta la fase de control y evaluación. La información debe
ser comprensible, actualizada, oportuna, disponible y completa.
El elemento información se refiere a la generación de datos y contenidos sobre la gestión,
el resultado de esta y el cumplimiento de las metas misionales y las asociadas con el plan de
desarrollo nacional, departamental o municipal, así como a la disponibilidad, exposición y
difusión de datos, estadísticas o documentos por parte de las entidades públicas. Los datos y los
contenidos deben cumplir el principio de calidad de la información para llegar a todos los grupos
poblacionales y de interés.
Diálogo: Se refiere a las estrategias que se deben generar para fomentar el diálogo
permanente de doble vía entre la administración local y la ciudadanía: niños, niñas,
8 FURAG: Formulario Único de Reporte de Avance de la Gestión, creado por el Decreto 2482 de diciembre de 2012, Modelo
Integrado de Planeación y Gestión.
9
adolescentes, jóvenes, adultos y organizaciones de la sociedad civil, a fin de deliberar, analizar,
evaluar y sustentar para incidir en las decisiones públicas que garanticen estos derechos. Debe
ser claro, favorable, de doble vía y de incidencia en la toma de decisiones.
El diálogo se refiere a aquellas prácticas en que las entidades públicas, después de
entregar información, dan explicaciones y justificaciones o responden las inquietudes de los
ciudadanos frente a sus acciones y decisiones en espacios (bien sea presenciales generales,
segmentados o focalizados, virtuales por medio de nuevas tecnologías) donde se mantiene un
contacto directo. Existe la posibilidad de interacción, pregunta-respuesta
y aclaraciones sobre las expectativas mutuas de la relación.
Los Incentivos: Se refiere a los estímulos y motivaciones para que las entidades
encargadas de la garantía de derechos generen la cultura de la rendición y fomenten en la
ciudadanía la petición de cuentas. Debe favorecer la articulación entre la administración pública
y la ciudadanía, generar cultura de Rendición Pública de Cuentas, formar actores y visibilizar
iniciativas
Son aquellas acciones de las entidades públicas que refuerzan el comportamiento de
servidores públicos y ciudadanos hacia el proceso de rendición de cuentas. Se trata entonces de
llevar a cabo gestiones que contribuyan a la interiorización de la cultura de rendición de cuentas
en los servidores públicos y en los ciudadanos. Los incentivos estarán orientados a motivar la
realización de procesos de rendición de cuentas, promoviendo comportamientos institucionales
para su cualificación mediante la capacitación, el acompañamiento y el reconocimiento de
experiencias.
¿Quiénes son los actores que intervienen en el proceso de Rendición Pública de
Cuentas?
Para facilitar el ejercicio de la identificación de los actores involucrados, se clasifican
en cuatro grupos, a saber:
El poder. Entidades públicas con asiento en el departamento y los municipios. Ejemplo entidades
del orden nacional, departamental, municipal, organizaciones, corporaciones, partidos y
movimientos políticos, entre otros.
El saber.
Instituciones educativas de los niveles primario, secundario y superior existentes en el
territorio.
La producción. Gremios y/o asociaciones que representen los diferentes medios de producción; ejemplos:
cámaras de comercio, asociación de industriales, productores, agricultores, entre otros.
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La Sociedad civil y la comunidad.
Organizaciones no gubernamentales, clubes sociales, juntas de acción comunal,
asociaciones de usuarios, organizaciones étnicas, de la mujer, de la infancia y adolescencia, de la
juventud, entre otras.
¿Cuáles son los temas y contenidos a tener en cuenta para la rendición de cuentas?
Tipos de contenido:
• Información institucional obligatoria
• Información de interés para la ciudadanía
La información institucional obligatoria es la que debe proporcionar la entidad con
base en las responsabilidades asignadas por normas y en los compromisos adquiridos por el
gobierno en el plan de desarrollo departamental, así como en lo establecido en el plan de acción
institucional.
Estas obligaciones incluyen las acciones para el fortalecimiento institucional a través de
las cuales se busca dar cumplimiento a las políticas de modernización del Estado y mejoramiento
de la gestión pública tales como política anti trámites, sistema de gestión de calidad y control
interno, transparencia en la contratación, etc.
De conformidad con el Modelo Integrado de Planeación y Gestión9, en el siguiente
cuadro se relacionan los aspectos y contenidos mínimos que cada una de las dependencias del
nivel central y descentralizado del orden departamental deben tener en cuenta para rendir
cuentas a la ciudadanía.
9 Metodología para la implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión.
11
TEMAS ASPECTOS CONTENDIOS GENERALES CONTENIDO FUNDAMENTAL
Presupuesto de ingresos y gastos (funcionamiento,
inversión y servicio de la deuda) en ejercicio detallado
de la vigencia (apropiaciones iniciales y finales, % de
recursos ejecutados en ingresos y compromisos y
obligaciones
en gastos).
% de recursos ejecutados
(ingresos
y gastos) a la fecha.
Comparativo con respecto al mismo período del año
anterior.Comparativo (agregado) con
respecto al mismo período del
año anterior.
ESTADOS
FINANCIEROS
Estados financieros de las últimas dos vigencias, con
corte a diciembre del año respectivo.
PLAN DE ACCIÓN
Objetivos, estrategias, proyectos, metas,
responsables, planes generales de compras y
distribución presupuestal de sus proyectos de
inversión.
Mención de proyectos y
programas en ejecución a la
fecha y los proyectos y
programas a ejecutar
por la entidad durante el resto
de la vigencia.
PROGRAMAS Y
PROYECTOS EN
EJECUCIÓN
Plan operativo anual de inversiones o el instrumento
donde se consignen los proyectos de inversión o
programas que se ejecuten en cada vigencia.
% de avance en las metas
dentro de los proyectos y
programas en ejecución, a la
fecha.
Informe del grado de avance de las Políticas de
Desarrollo Administrativo del modelo Integrado de
Planeación y Gestión:
Gestión misional y de gobierno.
Transparencia, participación y servicio al ciudadano.
Gestión del Talento Humano.
Eficiencia Administrativa.
Gestión Financiera
METAS E
INDICADORES DE
GESTIÓN
Metas e indicadores de gestión y/o desempeño, de
acuerdo con su planeación estratégica. % de avance metas, indicadores
de gestión y/o desempeño, de
acuerdo con su planeación
estratégica, a la fecha.
INFORMES DE
LOS ENTES DE
CONTROL QUE
VIGILAN LA
ENTIDAD
Relación de todas las entidades que vigilan y los
mecanismos de control que existen al interior y al
exterior para hacer un seguimiento efectivo sobre la
gestión de la misma.
Concepto de los informes de
los organismos que controlan
la entidad. Plan de acción de la
entidad ante la calificación
PROCESOS
CONTRACTUALES
Relación y estado de los procesos de contratación. Información actualizada de los
procesos de contratación.
GESTIÓN
CONTRACTUAL
Número y valor de los contratos terminados y en
ejecución.
Información actualizada de los
contratos: objeto, monto y
estado
IMPACTOS DE
GESTIÓN
CAMBIOS EN EL
SECTOR O LA
POBLACIÓN
BENEFICIARIA
partir de la evaluacines realizadas, informar sobre
los cambios concretos que ha tenido la población o la
ciudadanía en el sector o en el territorio.
Información sobre la mejora de
la condición de bienestar
general de los ciudadanos.
ACCIONES DE
MEJORAMIENTO
DE LA ENTIDAD
PLANES DE
MEJORA
Información sobre las acciones y la elaboración de
planes de mejoramiento a partir de los múltiples
requerimientos:
informes de organismos de control, PQRS,
jornadas de rendición de cuentas.
Planes de mejoramiento de las
entidades.
CONTRATACION
EJECUCIÓN
PRESUPUESTALPRESUPUESTO
CUMPLIMIENTO
DE METAS
Información al instante de
acciones de gestión de la
entidad.
Aporte al cumplimiento en
metas de gestión y al desarrollo
del Modelo Integrado de
Planeación y Gestión
INFORMES DE
GESTION
GESTION
12
Además la entidad debe rendir cuentas sobre los temas que interesan a la ciudadanía,
investigando sobre sus preocupaciones, descontentos y necesidades.
Para identificar los temas de interés ciudadano, la gobernación debe consultar y obtener
la información a través de dos mecanismos:
1. Clasificar las quejas y reclamos recibidos
Considerando que las quejas, reclamos y peticiones son un indicador de las necesidades
ciudadanas y de los usuarios; las dependencias que reciban las quejas y reclamos deberán
informar periódicamente a la Secretaría General del Departamento, sobre:
1. Servicios sobre los que se presente el mayor número de quejas y reclamos, y
2. Las principales recomendaciones sugeridas por los particulares que tengan por objeto
mejorar el servicio que preste la entidad, racionalizar el empleo de los recursos disponibles y
hacer más participativa la gestión pública.
2. Preguntar a los usuarios, grupos de interés y ciudadanía los temas que
son de su interés
El interés de los ciudadanos y usuarios frente a las entidades públicas está centrado en la
calidad, oportunidad y cobertura de los servicios y en la forma como estos atienden sus
Necesidades y derechos.
La gobernación debe consultar al ciudadano sus intereses a través de diversos canales de
comunicación, presenciales o virtuales, definidos en la Estrategia de Comunicaciones. En
especial puede realizar en los encuentros de diálogo entrevistas o encuestas que identifiquen sus
preocupaciones.
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CAPITULO II.
FASES DEL PROCESO DE RENDICIÓN DE CUENTAS A LA CIUDADANÍA10
2.1 FASE DE SENSIBILIZACIÓN Y ALISTAMIENTO INSTITUCIONAL
Objetivo: Informar, sensibilizar y motivar a los actores sociales e institucionales sobre el
proceso de Rendición Pública de Cuentas para garantizar la participación de la ciudadanía en el
proceso: Niños, niñas, adolescentes, jóvenes, adultos y organizaciones de la sociedad civil.
En desarrollo de esta fase se debe cumplir:
Conformar el equipo técnico que desarrollará el proceso de Rendición Pública de
Cuentas
Caracterización de los ciudadanos y grupos de interés
Construcción del plan de trabajo y cronograma territorial
Elaboración de las estrategias de comunicación, convocatoria y participación ciudadana,
que permita informar a la comunidad y grupos de interés; identificar y convocar los
actores pertinentes, tales como: Empleados públicos, representantes de la sociedad civil,
de la academia, de la comunidad y niñas, niños, adolescentes y jóvenes.
10 Documento Vigilancia Superior a la Gestión Pública Territorial frente a la garantía de los derechos de la Infancia, adolescencia y juventud. PGN
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2.1.1 Conformación del Equipo Técnico de la gobernación para el desarrollo de
la RPC
Al inicio de cada periodo de gobierno, en el marco de un Consejo de Gobierno se
conformará el Equipo Técnico, con un funcionario representante de cada una de las
dependencias y cuyo papel es asesorar y acompañar el desarrollo de la rendición pública de
cuentas y su evaluación. Se recomienda que sea el mismo funcionario que ha participado en
la formulación, seguimiento y evaluación del Plan de Desarrollo.
El señor gobernador oficializa mediante decreto la conformación de este equipo y se
publica el acto administrativo en la página web de la gobernación.
Las principales funciones de este equipo son:
• Presentar los lineamientos técnicos del proceso de RPC en el departamento
y planear y llevar a cabo la asistencia técnica a los municipios del departamento para el
proceso.
• Diseñar el plan de trabajo que responda a las fases del proceso de RPC
(ME-IE-RC-01 Plan de Trabajo) definiendo actividades, responsables, recursos, tiempos
y observaciones.
• Hacer seguimiento periódico (semanal o quincenal) a la implementación
del Plan de trabajo para los respectivos ajustes.
• Determinar los requerimientos y apoyos de asistencia técnica que demande
el departamento desde el nivel nacional.
• Bajo el liderazgo del gobernador acordar responsables institucionales
para cada una de las cuatro fases del proceso de RPC.
• Asesorar al equipo técnico municipal sobre el proceso de RPC.
• Realizar la caracterización de los ciudadanos y grupos de interés que
existen en el territorio, identificando las necesidades, intereses, expectativas y
preferencias. Esta información es valiosa para la toma de decisiones en el diseño de
estrategias de participación ciudadana, servicio al ciudadano, trámites, rendición de
cuentas e implementación de canales electrónicos (ME-IE-RC-06 Caracterización de los
ciudadanos y grupos de interés).
• Coordinar con entidades como la ESAP, DAFT, Contraloría General de la
Nación, Contraloría Departamental y Municipal la capacitación a los ciudadanos, grupos
de interés u organizaciones de la sociedad civil sobre el proceso de RPC.
• Realizar una evaluación al proceso de RPC (ME-IE-RC-08 Evaluación del
proceso de RPC).
15
2.1.2 Caracterización de los ciudadanos y grupos de interés11
.
Caracterizar hace referencia a reconocer e identificar las características, necesidades,
intereses, expectativas y preferencias de los ciudadanos, usuarios o grupos de interés con los
cuales interactúa cada una de las entidades de la administración departamental, con el fin de
segmentarlos en grupos que compartan atributos similares y a partir de allí gestionar acciones.
(ME-IE-RC-06 Caracterización de los ciudadanos y grupos de interés)
2.1.3 Construcción de Plan de Trabajo y cronograma
Una vez conformado el Equipo Técnico, la Secretaría de Planeación y Desarrollo
Territorial lo convoca para elaborar el plan de trabajo para cada una de las fases del proceso,
que contiene: la designación de la entidad líder de cada una de las fases, los productos, las
actividades, los recursos, el tiempo, los responsables y el cronograma. (ME-IE-RC-01 Plan de
Trabajo)
Es conveniente conocer la fecha de la Audiencia Pública Anual de Rendición de
cuentas, determinada por el gobernador como punto de referencia para la elaboración del
cronograma en el Plan de Trabajo.
Este plan de trabajo se publica en la página web de la gobernación.
2.1.4 Estrategia de Comunicaciones
La gestión institucional no sólo debe ser visible a la ciudadanía de forma permanente,
sino que también, la información sobre la gestión debe ser de fácil comprensión y de calidad
para los y las ciudadanas, y difundida a través diversos medios que permitan el fácil acceso por
parte de la población a los informes de rendición de cuentas.
Por lo tanto la estrategia de comunicaciones debe contemplar el uso de variados medios y
mecanismos de información que faciliten el acceso de los diversos grupos poblacionales a la
información y a los escenarios de diálogo, es decir, contemplar una estrategia que abarque las
cuatro fases del proceso de RPC. Lo anterior implica el uso simultáneo de medios presenciales,
escritos, y auditivos con los virtuales de acuerdo con las características de los interlocutores y
recursos institucionales. (ME-IE-RC-07 Estrategia de Comunicaciones)
La Oficina de Prensa y Protocolo de la Gobernación, como responsable de este producto,
debe realizar como mínimo, previo al establecimiento de la estrategia las siguientes acciones:
a. Identificar claramente los públicos o actores a quienes va dirigida la
información: Organizaciones sociales, grupos étnicos, niños, adolescentes, adultos
mayores, organizaciones, empresarios, etc. (ME-IE-RC-06 Caracterización de los
ciudadanos y grupos de interés)
11 Guía metodológica para la caracterización de ciudadanos, usuarios o grupos de interés. Departamento Nacional de Planeación, Programa de Servicio al Ciudadano. 2014.
16
b. Establecer los fines para construir la estrategia de comunicación Se entiende que el objetivo de la estrategia es visibilizar los avances y los
resultados de la gestión realizada por el gobierno departamental para mantener informada
a la población y facilitar los espacios y canales de interlocución del gobierno con la
ciudadanía, los grupos de interés u organizaciones sociales, etc.
Por lo tanto el lenguaje utilizado para transmitir la información debe ser
adecuado. El Lenguaje Ciudadano es tanto la forma de expresión clara, precisa, completa,
confiable y afable como una actitud abierta y comprensiva, que debe ser utilizada por los
servidores públicos al informar y dialogar con los ciudadanos para generar una
comunicación fluida y cooperada con ellos.
El Lenguaje Ciudadano es tanto el mensaje que se llega a intercambiar en palabras
e imágenes, en un informe o documento escrito o audio visual claro y sencillo, como la
actitud dispuesta al diálogo por parte del servidor público y el ciudadano.12
c. Examinar la disponibilidad de recursos y alianzas para las labores de
difusión.
Identificar, clasificar y seleccionar los recursos de difusión como páginas Web
institucionales, periódicos, carteleras, afiches, comunicados de prensa, la ventanilla de
atención al ciudadano, entre otros.
d. Definir los medios para visibilizar la información ante la ciudadanía,
las herramientas y mecanismos para facilitar el acceso a la información:
Identificar las herramientas de acceso a la información, según su disponibilidad de
recursos y cooperación lograda con medios de comunicación o entidades nacionales,
regionales, departamentales y municipales.
Algunas herramientas para visibilizar los informes de rendición de cuentas que se
puede disponer son:
Murales o carteleras didácticas.
Fotografías, video, audios o diapositivas.
Boletines virtuales o publicados.
Afiches, volantes y/o plegables.
Periódicos con noticias en la prensa local, departamental o nacional.
Emisoras locales y comunitarias.
Televisión local, departamental o nacional.
Interacción en línea a través de la web: chat, foros, blogs, twitter, facebook, entre
otros.
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Guía de Lenguaje Ciudadano para la Administración Pública Colombiana
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2.2 FASE DE GENERACIÓN Y ANÁLISIS DE INFORMACIÓN
Objetivo: Mejorar los atributos de la información que se entrega a los ciudadanos; para lo
cual, la información que las entidades suministran debe ser comprensible, actualizada, oportuna,
disponible y completa.
Selección de acciones para la generación y divulgación de la información
El elemento de información en la rendición de cuentas se refiere a la disponibilidad y
difusión de datos, estadísticas o documentos, por parte de las entidades públicas, los cuales
deben cumplir requisitos de calidad, disponibilidad para llegarle a todos los grupos poblacionales
y de interés. Se trata de la exposición de datos e información sobre la gestión, el resultado de la
misma y el cumplimiento de sus metas misionales y asociadas con el plan de desarrollo nacional,
departamental o municipal.
La información y la comunicación son procesos complementarios: la información debe
ofrecerse a toda la población en general; la comunicación tiene unas poblaciones objetivo, por lo
general usuarios o beneficiarios de servicios y grupos poblacionales o de interés conformados
por organizaciones de la sociedad civil con quienes interesa motivar la interlocución,
identificados a partir del insumo de caracterización de la ciudadanía y grupos de interés.
Es importante anotar que la información suministrada a los ciudadanos debe obedecer a
los principios de lenguaje claro para asegurar la máxima comprensión de los ciudadanos o
usuarios de documentos institucionales. Esto significa que, si bien es importante el conocimiento
y la destreza en el uso del lenguaje, es más importante el conocimiento de la audiencia y la
evaluación y prueba de los materiales diseñados
Adicionalmente, se debe garantizar la entrega oportuna de la información de manera que
sea entregada a la ciudadanía en los plazos convenientes. Para la audiencia pública participativa,
la información debe ser publicada un mes antes, facilitando el acceso antes de que esta pierda su
vigencia o valor.
Como mecanismo de seguimiento la Gobernación ha establecido un sistema de
respuestas a los ciudadanos sobre los informes de rendición de cuentas, el cual está integrado al
modelo de control interno y al sistema de peticiones, quejas y reclamos.
La entrega de información deberá obedecer en todos los casos a lo dictaminado por la
Ley 1712 de 2014 Transparencia y Derecho al Acceso a la Información Pública.
Los pasos a seguir en esta etapa son:
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2.2.1 Preparación e identificación de la información
En términos de preparación e identificación de información, la rendición pública de
cuentas de la administración departamental, tiene como objetivo mostrar qué se ha hecho y
cómo ha evolucionado la atención y la generación de bienes y servicios durante la
administración, haciendo énfasis hasta dónde se ha avanzado durante la gestión, en qué punto se
encuentra, identificando qué no se ha logrado aún y qué retos representa para el cumplimiento
de las metas de producto y de resultado.
Para dar cumplimiento a estos propósitos, es necesario realizar tres tipos de análisis, que
se constituyen en insumos para la elaboración del informe de gestión:
Sobre la ejecución del plan de desarrollo.
Sobre la información de los indicadores situacionales.
Sobre el gasto público social.
Esta fase del proceso se armoniza con el modelo de Vigilancia Superior a la gestión
territorial frente a la garantía de los derechos de niños, niñas, adolescentes y jóvenes,
competencia de la Procuraduría General de la Nación.
Sobre la ejecución del Plan de Desarrollo
Consiste en el análisis de la información que da cuenta del cumplimiento de los
compromisos del plan de desarrollo departamental, la ejecución del presupuesto anual, en
concordancia con el programa de gobierno.
Para explicar a la ciudadanía con argumentos los resultados de la ejecución del Plan de
Desarrollo, se debe responder a los siguientes interrogantes: ¿Qué se programó en el plan de
desarrollo del departamento y en el Plan Indicativo?, ¿Qué se logró y cómo?, ¿Qué no se
consiguió y por qué?, ¿Por qué se tomaron ciertas decisiones y se realizaron ciertas acciones y
no otras?, ¿Por qué se dejó de hacer algo que se prometió?
La Secretaría de Planeación y Desarrollo Territorial diseña y socializa el formato para el
recaudo y análisis de la información, la cual será presentada en la última semana de cada
trimestre del año; Marzo, Junio, Septiembre y Diciembre. Lis informes una vez depurados se
publican en la página web de la gobernación.
Sobre la información de los indicadores situacionales de resultado y de producto
El análisis situacional va más allá de la presentación gráfica de la tendencia de un
indicador, debe realizarse el análisis sobre el comportamiento del indicador a la luz de las
acciones desarrolladas, programas o proyectos ejecutados, reconociéndose el impacto de las
decisiones tomadas y resaltando las alianzas celebradas y las buenas prácticas que se refiere a
una experiencia que demuestra resultados exitosos, por su eficacia y eficiencia frente a una
situación identificada socialmente como prioritaria.
19
Sobre el gasto público Social
El análisis del Gasto Público Social del departamento que corresponde a los gastos
clasificados de acuerdo a la finalidad y función a que se destinan en el presupuesto, se realizará
tomando como referente el Anexo de Gasto Público Social presentado para la aprobación del
Presupuesto anual de rentas y gastos.
2.2.2 Análisis de la información a partir de la construcción de la cadena de
resultados
“La cadena de resultados es una manera sistemática y sintética de presentar un modelo
Lógico que relaciona los insumos y las actividades planeadas para su transformación en
Productos; y los resultados e impactos que se espera lograr como consecuencia de la
Generación de dichos productos”13
13 ” Mesa SUIN: Informe IIN.
RESULTADOS
IMPACTOS
PRODUCTOS
ACTIVIDADES
INSUMOS
Efectos a largo plazo. Cambios permanentes en bienestar
Efectos cambios en bienestar y comportamiento en el corto -
mediano plazo
Bienes y servicios entregados a beneficiarios
Gestión para transformar los insumos
Recursos financieros, materiales y humanos
20
En ese sentido, contempla variables que dependen de la acción directa de entidades
Responsables (insumos, actividades y productos), y variables que no están bajo el control
de las mismas (resultados e impactos), pero que se espera lograr a partir de la disposición
adecuada de las primeras.
La cadena de resultados refuerza la lógica vertical entre las intervenciones y los objetivos
de política. Parte de hipótesis causales de problemas priorizados (causas), para pasar a
las situaciones deseadas (resultados).
Finalmente, permite alinear la gestión entorno a prioridades de política explícitas, por
ende facilita la coordinación y acción conjunta entre instituciones públicas, privadas, de
Cooperación internacional y sociedad civil en torno a un propósito común.
El análisis de la información se centra en los RESULTADOS puesto que se ponen en el
centro de la gestión como cambios en bienestar o comportamiento a corto y mediano plazo, y no
los productos como bienes y servicios entregados a los beneficiarios.
El direccionamiento lógico de los insumos, las actividades, los productos y de la
Coordinación entre áreas, entidades o sectores; deriva en cambios apreciables esperados
En el logro de resultados claramente identificados.
La cadena de resultados permite:14
Visibilizar los resultados esperados frente a la garantía de derechos de las
poblaciones vulnerables (infancia, adolescencia y juventud, victimas, etc).
Indicar dónde se deben concentrar los esfuerzos de las administraciones
del departamento.
Alertar sobre brechas en la gestión institucional.
Motivar estrategias especiales de acción y coordinación entre áreas,
entidades, sectores y niveles.
Fundamentar la reorientación de recursos, no solamente públicos.
Permite alinear la gestión entorno a prioridades de política explícitas, por
ende facilita la coordinación y acción conjunta entre instituciones públicas, privadas, de
cooperación internacional y sociedad civil en torno a un propósito común.
14 Guía Análisis de la información a partir de la Cadena de Resultados. PGN
21
2.2.3 Elaboración del documento, texto escrito o pieza comunicativa con los
lineamientos de lenguaje claro
El informe, documento escrito, texto, separata, etc , tiene como objetivo mostrar, qué se
ha hecho y cómo se ha ido evolucionando en la atención y garantía de los derechos y establecer
en qué punto se encuentran, qué no se ha logrado aún y, qué retos representa esta situación en el
inmediato, mediano y largo plazo para el territorio.
La administración departamental elabora un informe de gestión y de ejecución
presupuestal; que contiene el grado de avance de cada una de las metas, fines, objetivos y
actividades planificadas en los planes de acción o plan de desarrollo, así mismo contiene el
grado de ejecución presupuestal logrado hasta el momento de elaboración del documento.
2.2.4 Difusión o publicación del documento, texto o pieza comunicativa
En la estrategia de comunicaciones se seleccionan las diferentes opciones para la
publicación de la información que se pueden utilizar, dependiendo de la disponibilidad y
población a la cual va dirigida.
Actualización permanente de sede electrónica:
En la página web de la gobernación se presentará de manera rápida, directa y oportuna a
los ciudadanos información en texto, imágenes, audio o video sobre las actividades de la entidad.
Se publican los informes de gestión y de ejecución presupuestal, así mismo se informa sobre las
múltiples decisiones o acciones que los servidores públicos han tomado o van a tomar.
Como es un espacio para comunicar las novedades de la entidad, su carácter es
permanente y para cumplir su objetivo debe estar actualizándose diariamente.
Elaboración de publicaciones:
Son documentos informativos mensuales que comunican los resultados de programas
y/o proyectos específicos, o la cotidianidad de la entidad. Estas publicaciones pueden ser de
carácter físico o virtual.
Diseño de publicidad:
Son todas aquellas piezas comunicativas que se elaboran para dar a conocer las acciones
de la gobernación en la comunidad y de esta manera fomentar el uso de los bienes y servicios
que se prestan, tales como vallas, volantes, afiches, comerciales y perifoneo.
Construcción y difusión de comunicados de prensa:
Son notas o declaraciones que se divulga desde la entidad a través de los medios de
comunicación nacional y regional para el conocimiento público.
22
Uso de redes sociales:
Son espacios virtuales creados por la administración departamental para mantenerse en
contacto y relacionarse de múltiples formas con los usuarios de la red.
Utilización de espacios en medios de comunicación masiva:
El uso de los medios de comunicación más destacados a nivel regional y/o nacional
como : revistas, periódicos, radio, internet y televisión (comunitarios, locales, regionales o
nacionales)
Elaboración de carteleras o avisos informativos:
Son herramientas tradicionales que se ubican en las áreas comunes o de atención a los
ciudadanos, donde de manera sistemática se presentan datos e información acerca de la entidad.
Estos instrumentos se pueden complementar con elementos multimedia a partir de la instalación
de televisores o pantallas en estos espacios cerrados, que además ayudan a distraer a los
ciudadanos mientras esperan un trámite o servicio.
Desarrollo de canales multimedia:
Son espacios informativos que integran o emplean sonidos, imágenes o textos que tienen
por objeto presentar o comunicar contenidos. Pueden ser interactivos o lineales.
Cabe recordar que la información entregada, por cualquiera de los medios utilizados y
señalados anteriormente, se constituye en un insumo básico para el desarrollo de los posteriores
diálogos ciudadanos y de las audiencias públicas participativas.
23
2.3 FASE DE ENCUENTROS ESTRATÉGICOS DE DIÁLOGO Y
AUDIENCIAS PÚBLICAS PARTICIPATIVAS
Objetivo: Fomentar el diálogo y la retroalimentación entre el gobierno departamental y
los ciudadanos.
2.3.1 Fortalecimiento de la participación.
Consiste en el desarrollo de mecanismos de promoción y fortalecimiento de la
participación ciudadana en todas las fases del proceso de rendición pública de cuentas como
expresión del control social, para la garantía de los derechos ciudadanos.
La formación y la capacitación a la ciudadanía y a las organizaciones de la sociedad civil
y de manera prioritaria a los niños, las niñas, los adolescentes y los jóvenes, son un elemento
clave para el fortalecimiento de la participación en los diferentes espacios de diálogos
participativos tanto presenciales como virtuales.
La participación a la cual hace referencia este proceso convoca a generar estrategias
incluyentes y diferenciadas por territorio, momentos del ciclo vital, grupo poblacional, etnia y
condición, que propicie un diálogo público entre el gobernador y su equipo de gobierno con la
ciudadanía.
Para desarrollar este eje transversal del proceso de rendición pública de cuentas es
fundamental entender el concepto de Participación, de acuerdo a los siguientes tres parámetros:
a. Es un derecho fundamental
b. La participación debe ser significativa, auténtica, protagónica lo que se espera es que la
ciudadanía organizada incida en la gestión mediante la evaluación y la retroalimentación
frente a los resultados de la misma.
c. Una participación que involucra a niños, niñas, adolecentes, jóvenes y sociedad civil, que
parta del reconocimiento de la capacidad de agencia de cada uno de estos sujetos
sociales, comprenda desde una perspectiva diferencial sus formas de organización, la
coordinación de la acción colectiva, la representación, las responsabilidades y los
recursos.
Para el logro de una participación auténtica de la ciudadanía en la Rendición de Cuentas,
se requiere el cumplimiento de cuatro dimensiones de la participación que deben caracterizar
este tipo de procesos15
: Ser informado, emitir opinión, ser escuchado y tomar decisiones.
15
Instituto Interamericano del Niño, Niña y Adolescentes (IIN). Menú de indicadores y sistema de monitoreo del derecho a la participación de
niños, niñas y adolescentes (2010). consultado en la página web: http://www.iin.oea.org/IIN2011/documentos/Menu_Indicadores_y_sistema_monitoreo.pdf
24
2.3.2 Espacios de Diálogo en la Rendición de Cuentas
La política nacional de rendición de cuentas adoptada en el Conpes 3654 de 2010
determinó como otro de sus objetivos: “Fomentar el diálogo y la retroalimentación entre las
entidades del Estado y los ciudadanos; para lo cual, la gobernación debe no sólo informar, sino
también explicar y justificar la gestión pública”.
El diálogo en la rendición de cuentas se refiere a entregar información, dar explicaciones
y justificaciones o responder las inquietudes de los ciudadanos frente a sus acciones y decisiones
en espacios (bien sea presenciales –generales, segmentados, focalizados o virtuales por medio
de nuevas tecnologías) donde se mantiene un contacto directo.
Con el fin de lograr el diálogo sobre la gestión y sus resultados en el proceso de
Rendición de Cuentas, el departamento debe promover la participación de organizaciones y
actores representativos de diferentes sectores de la sociedad, a las veedurías ciudadanas y la
ciudadanía en general. Para ello debe convocar ampliamente a los grupos de interés identificados
a los eventos y reuniones de Rendición de Cuentas.
Para todos los eventos de diálogo del proceso de Rendición de Cuentas se debe realizar
el siguiente procedimiento:
Realizar la convocatoria teniendo en cuenta la caracterización de los
actores y ciudadanos realizados desde la etapa de sensibilización y movilización, con un
plazo de 15 días calendario de antelación,
La convocatoria debe incluir a las Veedurías Ciudadanas,
Para toda espacio de diálogo es imprescindible suministrar la información
con 15 días calendario de anticipación,
Definir la forma del diálogo o la metodología de participación.
De manera complementaria, los espacios de diálogo deben ser apoyados con el uso de
Tecnologías de la Información, tales como: chat, foros virtuales, video streaming, redes sociales,
aplicaciones móviles. En estos espacios se atienden consultas de ciudadanía en tiempo real, así
como ampliar la explicación de temas y profundizar sobre contenidos de informes o información
publicada por la entidad a través de la web u otros canales.
Para el desarrollo de estos encuentros de diálogo, hay que tener en cuenta:
Propiciar una actitud de escucha por parte de los servidores públicos
Motivar la participación de los diferentes grupos de interés
Generar ambiente cómodo y de respeto por el otro.
Lograr que el interés general prime sobre el particular.
Superar la queja y el reclamo
Realizar evaluación del encuentro
25
Para el proceso de Rendición de Cuentas la gobernación usará metodologías de diálogo
con la ciudadanía, previos a la realización de la audiencia pública participativa, tales como:
Cuentas sectoriales: Son mesas de diálogo en torno a los temas que resultan relevantes
para los grupos de interés. Estas mesas están divididas por sectores (salud, educación, ambiente,
entre otros.
Cada una de las mesas deben estar acompañadas por una persona encargada que hará las
veces de secretario técnico de la misma y debe contar con el conocimiento necesario para ello, ya
que presentará el informe de la gestión realizada durante la vigencia de acuerdo al tema asignado
(programa o proyecto específico, presupuesto, entre otros).
Después de que la información es presentada en cada mesa, los ciudadanos deberán tener
un espacio para que puedan hacer retroalimentación, preguntas y propuestas a la entidad, las
cuales retomará el secretario de cada mesa y las socializara con todos los asistentes en la parte de
la plenaria. Finalmente se entregara un formato de evaluación a los asistentes y se hará el cierre
respectivo.
Auditorías visibles: Es una herramienta que busca brindar la oportunidad de
participación ciudadana en el seguimiento y control social a la ejecución de recursos públicos,
creando un espacio de diálogo y concertación entre todos los actores involucrados en un
proyecto, programa o política para garantizar su adecuado desarrollo.
La metodología que se usa es el foro, en donde se invita a la participación de los
diferentes actores y grupos de interés del proyecto o plan de desarrollo. Consta de tres
momentos:
Un primer foro donde se presenta un proyecto específico o las metas institucionales de la
entidad. Allí la ciudadanía plantea inquietudes y se generan compromisos tanto por parte de la
administración como por parte de la ciudadanía en general.
Un segundo foro que tiene como propósito hacer seguimiento a los compromisos
adquiridos en el encuentro inicial; evaluar el avance de las metas de los planes y proyectos y,
volver a realizar retroalimentación de los mismos.
Finalmente, previa a la finalización de la vigencia o proyecto, se realiza un último
encuentro para hacer seguimiento a los compromisos y el balance final de la ejecución del plan,
programa o proyecto.
De la comunidad surge el grupo de beneficiarios que a partir del primer foro, ejerce de
manera permanente control social al plan, programa o proyecto evaluado en auditoría visible.
Cuando se identifican problemáticas en el proyecto, son reportadas a instancias de control
y vigilancia pertinentes como Contraloría General de la República, Procuraduría General de la
Nación o Fiscalía General de la Nación.
26
Foro ciudadano participativo: Es una reunión pública en la cual diversas
organizaciones de la sociedad civil con las entidades públicas, deliberan e intercambian ideas y
puntos de vista para evaluar el cumplimiento de políticas, planes, programas y proyectos o la
prestación de servicios16
. Los principales actores de esta reunión son los ciudadanos.
Para realizar este tipo de encuentro se debe tener en cuenta:
La convocatoria la pueden realizar tanto la administración como la
ciudadanía. Para el proceso de rendición de cuentas debe adelantarla la administración.
Los temas a debatir en el foro serán los definidos en los momentos de
dialogo previos de la fase de generación de información.
Los expositores serán representantes de las organizaciones de la sociedad
civil y de las entidades públicas como corresponsables de la garantía y restablecimiento
de los derechos de la infancia, adolescencia y juventud.
El gobernador debe presentar al finalizar, las evaluaciones y propuestas de
los expositores y definir sus compromisos de mejora.
La ciudadanía y organizaciones deben evaluar el foro en formatos diseñados para tal fin.
Feria de la gestión, feria de la transparencia o expo gestión: Acto público organizado
por la entidad, se puede realizar en uno o varios días, al que pueden asistir ciudadanos y
entidades libremente. En este espacio, a modo de feria, se exponen cada uno de los componentes
de la gestión de la Gobernación, a manera de oferta institucional.
Grupo focal: Agrupación de personas que comparten el interés por algún tema en
particular, frente al que presentan diferentes percepciones. Las reuniones con grupos focales se
realizan a través de talleres de discusión e intercambio de opiniones en torno a un mismo
objetivo.
Reunión zonal: Es el encuentro de actores o ciudadanos que tienen un interés particular a
partir de un territorio específico del departamento. Estas reuniones se realizan en los lugares
donde se ha establecido el interés común de los actores. Es decir, en el mismo sitio de las obras,
veredas o zonas de ejecución de los proyectos. En estas reuniones solamente se establecerá
diálogo concerniente al interés específico.
Mesa de trabajo temática: A diferencia del foro, donde hay deliberación a partir de una
temática, este espacio se relaciona con la posibilidad de establecer una metodología de taller
16 Departamento Administrativo de la Función Pública , Manual Práctico para la Administración Pública, Fascículo N° 5, Pág. 7,
Bogotá D.C. Noviembre 2011.
27
colaborativo donde al final de la jornada se obtiene un producto que deberá ser tenido en cuenta
por la entidad en su gestión.
Encuentros regionales y/o subregionales: Estos espacios tienen un alcance mayor que
Las reuniones zonales, aunque mantienen el mismo espíritu. Se trata entonces de establecer una
agenda de discusión mucho más amplia que involucre actores de un territorio que sea
considerado una región ó subregión. Otra diferencia sustancial es que los encuentros regionales
también son mucho más abiertos en sus temáticas.
Consejos o espacios formales de participación ciudadana: Son todos aquellos
espacios de participación ciudadana creados a partir de normas e instituciones formales que han
abierto la posibilidad de participación y establecimiento de diálogo directo entre las entidades y
los ciudadanos que los conforman. Por lo general son de carácter
Temático y estable a lo largo del tiempo.
Espacios de diálogo a través nuevas tecnologías de la información: Son herramientas
como chat, foros virtuales, video streaming, redes sociales, aplicaciones móviles que permiten
establecer una comunicación y retroalimentación en tiempo real por medio del uso de las nuevas
tecnologías de la información.
Los resultados de las acciones de diálogo se documentan en acta que incluye un tablero
de control con los compromisos, plazos y responsables del cumplimiento, el cual pueda ser
consultado por los interesados tanto participantes como las instituciones a través de la web.
Audiencia pública participativa17
:
Es un acto público de diálogo entre organizaciones sociales, ciudadanos y servidores
públicos para presentar, evaluar y retroalimentar la gestión gubernamental en cumplimiento de
las responsabilidades, políticas y planes ejecutados en un periodo específico frente a la garantía
de los derechos ciudadanos en una región.
Su propósito es la incidencia de la participación ciudadana para generar acciones de
mejora en las entidades responsables de la prestación de bienes y servicios.
La audiencia pública participativa se diferencia de otros actos de rendición de cuentas
porque tiene un momento de diálogo con los ciudadanos para escuchar los puntos de vista, las
opiniones de los diferentes actores presentes y lograr acuerdos, lo cual permite el intercambio de
información o aclaración de dudas, sin que esto implique la toma de decisiones o el consenso
frente a la gestión evaluada.
17
Sobre Audiencias Públicas la ley 489 de 1998, en el artículo 33, Capítulo VIII sobre Democratización y Control
de la
Administración Pública se establece que la Administración podrá convocar audiencias públicas en las cuales se
discutirán
aspectos relacionados con la formulación, ejecución o evaluación de políticas y programas a cargo de la entidad, y
en especial cuando esté de por medio la afectación de derechos o intereses colectivos
28
Responsables del desarrollo de la Audiencia Pública Participativa
El gobernador del departamento debe liderar la realización de la audiencia pública
participativa, su equipo de gobierno y las entidades responsables de la Estrategia de
Comunicaciones, por lo tanto se debe diseñar la metodología para su preparación, desarrollo y
seguimiento; privilegiando el dialogo comprensivo entre la administración departamental y la
sociedad. Entre las áreas responsables, líderes de este grupo estarían: Secretaría de Planeación y
Desarrollo Territorial, Secretaría de las TIC´s, la Oficina de Prensa y Protocolo y la Oficina de
Control Interno.
29
A continuación se detallan los momentos que se deben considerar para el desarrollo de
una audiencia pública participativa:
1. Preparar la realización de la audiencia pública participativa:
Inicia con la definición de la fecha y sitio para la audiencia pública participativa por el Gobernador.
El sitio debe ser de fácil acceso a la ciudadanía; se aconseja que tenga varias entradas y posibilidades de parqueo y transporte para los asistentes. Tenga en cuenta las normas básicas de seguridad. . El lugar debe permitir adelantar trabajo por grupos y su movilidad para desarrollar las diferentes actividades.
3. Difusión y socialización de la audiencia pública participativa:
En la Estrategia de Comunicaciones se especifica los espacios radiales, prensa escrita y televisivos, comunitarios o con objetivo social que se usaran para divulgar y socializar la realización de la audiencia pública.
La ciudadanía y sus organizaciones sociales deben convocarse por diferentes medios tanto presenciales como virtuales, con 30 días de anticipación y deben ser preparados para su participación a través de los momentos de diálogo realizados previos a la audiencia.
5. Duración de la audiencia pública:
Es recomendable que la audiencia pública se realice en una jornada de 4 horas, con el fin de evitar cortes y
deserción de la audiencia. Sin embargo, esta puede planearse para varios días según las condiciones de cada
entidad.
2. Apoyo logístico:
El equipo responsable de la Estrategia de Comunicaciones debe formular el plan de acción considerando los medios que se usarán para la convocatoria y sus costos como por ejemplo las invitaciones personales con tarjetas u oficios, el refrigerio, teléfono, fax, computador, punto de red, internet, pantalla, televisión, cámara de video, grabadora, papelería, registro de asistencia, etc.
4. Definir la metodología para el desarrollo de la audiencia pública participativa:
Las metodologías y técnicas desarrolladas dentro de la audiencia pública participativa deben tener como prioridad el diálogo entre la ciudadanía, organizaciones y la administración pública; estas metodologías pueden ser (mesas temáticas, blogs, chats, encuentros, cuentas sectoriales, entre otros).
30
7. Inscripción y radicación de propuestas:
Diez días antes de la Audiencia, se debe motivar a las organizaciones sociales y a la ciudadanía para que
inscriban sus propuestas o necesidades de intervención. Lo podrán realizar vía online en la página web
de la gobernación, en los medios habilitados para el efecto o; al ingreso del evento se dispone de
personal para el registro de los asistentes en formato donde se consigna el nombre de los participantes,
la organización que representa y datos de contacto, y recibirán el formato en físico para la formulación
de preguntas, quejas y/o reclamos. (ME-IE-RC-05 Formato de preguntas).
Se clasifican y distribuyen por áreas o temas las propuestas de intervención recibidas, para que las
entidades responsables preparen las respuestas requeridas..
8. Moderador para el Diálogo y documentación del desarrollo de la audiencia:
La oficina de Prensa define y prepara al moderador de la audiencia pública participativa. El moderador presenta el orden del día, el reglamento de la audiencia pública, la metodología, los tiempos para las intervenciones y los objetivos de la audiencia pública.
Los relatores de la audiencia serán designados y preparados por el Jefe de control interno y la Secretaría de Planeación. Los relatores son los encargados de documentar el desarrollo de la participación social e institucional en la Audiencia, así como los compromisos que se asumen y los responsables. ME-IE-RC-02 Relatorías
9. Exposición del Gobernador:
El Gobernador como representante legal de la entidad y responsable ante el ciudadano debe presentar en forma clara y comprensible el informe de rendición de cuentas. Los directivos de las áreas podrán apoyar con información más detallada y especializada el cumplimiento de cada meta.
6. Publicación y distribución del informe de rendición de cuentas para la audiencia pública:
Se publica y distribuye por lo menos 30 días antes de la fecha de la realización de la audiencia, el informe de rendición de cuentas sobre los resultados de la gestión que se presentará en la Audiencia Pública, en medios como la página web, en carteleras y en los centros de documentación y atención al usuario. Puede enviarse por correo electrónico el informe a los convocados a la audiencia pública. Es recomendable utilizar los espacios radiales y televisivos comunitarios o con objetivo social para
divulgar la información y la comunicación con la ciudadanía.
31
10. Momento de Diálogo Ciudadano:
En este momento los participantes expresan sus opiniones sobre la gestión. El diálogo se realizara en tres
momentos: 1) Antes de la audiencia a través de los medios dispuestos para presentar preguntas y recibir las
respuestas; 2) En los encuentros de diálogo realizados previos a la audiencia y 3) En la plenaria de la
audiencia para la escucha de conclusiones ciudadanas y compromisos por parte del gobernador.
12. Evaluación de la Audiencia:
El equipo técnico dispone la entrega del formato de evaluación de la audiencia a los participantes. El funcionario de Control Interno de Gestión realiza un balance de la Audiencia, señalando los resultados de la
evaluación aplicada. Estas recomendaciones se incorporan al Plan de Mejoramiento
11. Acuerdos y proyecciones:
El Gobernador debe llegar a acuerdos con las organizaciones sociales para fijar un plan de acción Orientado a mejorar las debilidades, incorporar las propuestas ciudadanas o facilitar el ejercicio del Control social frente a temas de interés.
El gobernador establece los compromisos con la ciudadanía y fija fecha de publicación y divulgación del Plan de Mejoramiento para conocimiento y seguimiento por parte de la ciudadanía. ME-IE-RC-09 Plan de Mejoramiento.
14. Divulgue las conclusiones de la Audiencia pública:
La Oficina de Control Interno de Gestión elabora el acta final sobre el desarrollo de la audiencia pública. De gran apoyo para la elaboración del acta son los aportes de los relatores, los resultados de la evaluación aplicada, las intervenciones y compromisos. Se divulga el acta en la página web.
13. Cierre de la Audiencia:
El Gobernador cierra la audiencia identificando las principales conclusiones y las posibles acciones de mejora
de su gestión para avanzar en su cumplimiento.
32
2.4 FASE DE SOSTENIBILIDAD Y EVALUACIÓN DEL PROCESO DE
RENDICIÓN PÚBLICA DE CUENTAS
Objetivo: Afianzar el proceso de rendición de cuentas como una expresión del control
social y de diálogo permanente con la ciudadanía, con lo cual se espera visibilizar los resultados
tanto para las entidades públicas como para la ciudadanía.
Por tal razón la evaluación en los espacios de diálogo y durante todo el proceso se
constituyen en un insumo para retroalimentar la gestión y mejorarla.
Para verificar el cumplimiento de los objetivos del proceso de rendición de cuentas, la
transparencia institucional, la disponibilidad y acceso a la información y la comunicación con la
ciudadanía, se recomienda entonces:
• Diseñar y aplicar un cuestionario en la web institucional para que el ciudadano evalúe
cada vez que se comunique con la entidad.
• Utilizar el espacio de Gobierno en Línea para aplicar una encuesta a los ciudadanos
que asistan a las reuniones o encuentros convocado, para evaluar el proceso de rendición de
cuentas.
• Realizar la autoevaluación con el equipo técnico al proceso de rendición de cuentas. .
(ME-IE-RC-08 Evaluación del proceso de RPC).
• Consultar a los organismos de control que han participado en el proceso de rendición
de cuentas, los aspectos a mejorar.
Para la sostenibilidad del proceso de rendición pública de cuentas al momento de la
evaluación se debe considerar entre otros los siguientes aspectos18
:
• La temporalidad y periodicidad de las acciones.
• La calidad de la información suministrada por el mandatario deberá
contemplar criterios de pertinencia, funcionalidad, disponibilidad, confiabilidad, utilidad,
relevancia, credibilidad, accesibilidad, oportunidad, coherencia, aplicabilidad, no
redundancia, interoperabilidad y comparabilidad.
• Retroalimentación de la gestión verificando la utilización de las opiniones
de los ciudadanos y sus propuestas en los planes de mejora institucional.
• Identificación clara de dificultades y retos en la gestión para la protección
integral de los derechos de la primera infancia, la infancia y la adolescencia.
La evaluación valora el proceso de rendición pública de cuentas para cada una de sus
fases, incluida la audiencia pública participativa teniendo en cuenta sus logros y dificultades. Los
resultados de dicha evaluación deben ser sistematizados en un documento y divulgado para
conocimiento de la ciudadanía. (ME-IE-RC-03 Evaluación de la audiencia, ME-IE-RC-08
Evaluación del proceso de RPC).
18 Manual Único de Rendición de Cuentas. Departamento Administrativo de la Función Pública y Departamento Nacional de Planeación. Bogotá
D.C, Colombia: 2014
33
2.4.1 Encuesta de Evaluación
Con el propósito de fortalecer y mejorar el proceso de rendición pública de cuentas el
Equipo Técnico, realiza la evaluación de cada una de las cuatro fases de este proceso, para lo
cual se ha diseñado una encuesta. ME-IE-RC-08 Evaluación del proceso de RPC
La encuesta debe ser diligenciada por el Gobernador y cada uno de los funcionarios que
lideraron el proceso de rendición de cuentas en cada una de las dependencias de la Gobernación
y que integra el Equipo Técnico. El Secretario de Planeación y Desarrollo Territorial consolida y
analiza los resultados.
Una vez finalizada la audiencia pública y con el informe de evaluación de todo el proceso
de rendición de cuentas, la Gobernación compartirá el análisis de los resultados de su proceso de
rendición pública de cuentas en consejo de gobierno y al Consejo de Política Social y demás
instancias de participación que considere pertinentes.
2.4.2 Plan de Mejoramiento
Es importante tener presente que con los resultados de la evaluación de la gestión
pública, el gobernador y su equipo de gobierno planteará en un plan de mejoramiento las
acciones a corto, mediano y largo plazo, necesarias para superar las dificultades existentes, que
involucre los distintos sectores de la administración pública, teniendo en cuenta que el ejercicio
de lo público exige la acción coordinada y complementaria.
Este plan de mejoramiento será objeto de seguimiento por parte de la ciudadanía, por lo
tanto será publicado en la página web de la entidad, permitiendo retroalimentar la gestión y
mejorarla. (ME-IE-RC-09 Plan de Mejoramiento).
34
CAPITULO III
FORMATOS RELACIONADOS
CÓDIGO NOMBRE
ME-IE-RC-01 Plan de trabajo y cronograma
ME-IE-RC-02 Relatorías
ME-IE-RC-03 Formato de evaluación de la Audiencia
ME-IE-RC-04 Consolidado de preguntas y seguimiento a compromisos
ME-IE-RC-05 Formato de preguntas
ME-IE-RC-06 Caracterización de ciudadanos y grupos de interés
ME-IE-RC-07 Estrategia de comunicaciones
ME-IE-RC-08 Evaluación del proceso RPC
ME-IE-RC-09 Plan de mejoramiento
35
BIBLIOGRAFIA
Departamento Administrativo de la Función Pública- DAFP. Manual único de Rendición de
Cuentas. 2014
Modelo Integrado de Planeación y Gestión. Formulario Único de Reporte de Avance de la
Gestión, creado por el Decreto 2482 de diciembre de 2012. FURAG.
Departamento Nacional de Planeación – DNP. Guía metodológica para la caracterización de
ciudadanos, usuarios o grupos de interés. 2014.
Francisco José Mojica. Introducción a la Prospectiva Estratégica. Documento de Consulta
Universidad Externado de Colombia.
Instituto Caro y Cuervo. Propuesta Lenguaje Ciudadano para el Departamento Administrativo
de la Función Pública. 2010-2011.
Manual GEL: http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aa-
files/eb0df10529195223c011ca6762bfe39e/manual-3.1.pd
DAFP y ESAP (2009). “Audiencias públicas en la ruta de la rendición de cuentas
a la ciudadanía de la administración pública nacional”. Cartillas de Administración
Pública 4. Bogotá.
Departamento Administrativo de la Función Pública- DAFP. Audiencias públicas en la ruta de la
rendición de cuentas a la ciudadanía. DAFP. 2009
Departamento Administrativo de la Función Pública. Guía Participación de la Ciudadanía en
Procesos de Rendición de Cuentas de la Administración Pública. Bogotá, D. C. 2006.
