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Recepción correspondencia y Oficina de Atención al Ciudadano Calle 16 N° 68 d - 89 Bogotá, Colombia Sede Administrativa Centro Empresarial C 75 pisos 2 y 3 Carrera 7 # 75- 66 Bogotá, Colombia Conmutador (571) 255 8955 www.defensajuridica.gov.co Página 1 de 17

ESTRATEGIA DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA DE LA AGENCIA NACIONAL DE DEFENSA JURÍDICA

DEL ESTADO

Junio de 2019


I. PRESENTACIÓN

La Constitución Política de Colombia de 1991 permitió a todos los ciudadanos, la oportunidad de participar e intervenir en el control de la gestión pública. Así mismo, determinó la forma como los ciudadanos pueden participar en la planeación, el seguimiento y la vigilancia de los resultados de la gestión estatal.

En ese sentido, las instituciones deben estar orientadas al servicio al ciudadano, con el objetivo de permitirle participar activamente en la toma de decisiones y exigiendo a través de su intervención, el cumplimiento de sus derechos.

Es por esto, la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, en cumplimiento de los principios constitucionales que promueven la participación ciudadana y con el ánimo de promover la interacción e integración de la ciudadanía, así como de los grupos de interés de la Entidad, pretende fortalecer sus escenarios participativos atendiendo las disposiciones normativas vigentes relacionadas con los deberes y derechos de la población colombiana.

En este orden y con el ánimo de actualizar la Estrategia de Participación Ciudadana, esta Entidad seguirá los lineamientos del Modelo Integrado de Planeación y Gestión- MIPG que busca generar resultados que atiendan los planes de desarrollo y garanticen los derechos, resuelvan las necesidades y problemas de los ciudadanos y/o grupos de interés con integridad y calidad en el servicio. II.OBJETIVO DE LA ESTRATEGIA DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA EN LA ANDJE Involucrar a los principales grupos de interés de la Agencia mediante una comunicación de doble vía del accionar misional y administrativo de la Entidad. III. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Suministrar información relevante a los grupos de interés. • Establecer los espacios institucionales para la participación de los grupos

de interés en los asuntos misionales de la Agencia. • Institucionalizar las redes de comunicación en la organización, para dotar

de contenidos y sistematizar la información que recibe, produce, almacena, administra y divulga la entidad a sus grupos de interés.

• Definir los principales mecanismos de participación mediante los cuales los usuarios puede interactuar con la Entidad.

• Publicar información relevante para la ciudadanía a través del portal de datos abiertos del estado colombiano.


IV.ALCANCE

La Estrategia de Participación Ciudadana de la Agencia debe ser aplicado en general por todos los colaboradores que hacen parte de la Entidad, para que, a través de los mecanismos de participación ciudadana, puedan interactuar e informar los avances en la gestión de la Entidad. V. LA PARTICIPACIÓN CIUDADANA EN EL MARCO DEL MIPG La participación ciudadana en Colombia se encuentra contemplado como un derecho fundamental con el propósito de involucrar a la ciudadanía en el ámbito de lo público mediante los mecanismos de participación ciudadana. Con fundamento en lo anterior, El Modelo Integrado de Planeación y Gestión -MIPG busca facilitar la gestión de las entidades, con el fin de que ésta esté orientada hacia el logro de resultados en términos de calidad e integridad para generar valor de cara al ciudadano. Dicho modelo, cuenta con siete (7) dimensiones operativas, entorno a las cuales se articulan políticas, prácticas e instrumentos que permiten desarrollar procesos estratégicos al interior de las entidades. En este marco, la Política de Participación Ciudadana se enmarca dentro de la operación externa de la Dimensión de “Gestión para el resultado con valores”. VI GESTIÓN PARA EL RESULTADO CON VALORES En cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 2 de la Ley 1757 de 2015, todas las entidades del orden nacional y territorial deberán diseñar, mantener y mejorar espacios que garanticen la participación ciudadana en todo el ciclo de la gestión pública (diagnóstico, formulación, implementación, evaluación y seguimiento). Para ello las entidades deberán incluir en sus planes de acción y planes de desarrollo los programas y acciones que van a adelantar para promover la participación ciudadana. En este orden, la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado busca fortalecer y promover la efectiva participación de la ciudadanía, así como la de sus principales usuarios.


Fuente: DAFP. VII.IDENTIFICACIÓN DE LOS USUARIOS

Con el propósito de identificar a los principales “grupos de interés” que acceden a los servicios de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado (ANDJE) a través de los canales de atención y con el fin de mejorar el impacto en la relación que existe entre la Entidad y sus grupos de interés, en el año 2015 realizó un ejercicio de caracterización de usuarios, que arrojó los siguientes resultados:


De los resultados obtenidos se concluyó que el 47% de la encuentra aplicada, corresponden a los apoderados de personas naturales y jurídicas quienes demandan más de los servicios de la Agencia. Con fundamento en lo anterior y como quiera que la gestión de la Entidad impacta a las entidades públicas del orden nacional, se aplicó una segunda encuesta con el propósito de conocer la percepción de los Jefes de Oficinas Asesoras Jurídicas de las entidades públicas en el marco del “Primer encuentro de Jefes Asesoras Jurídicas” organizado por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, que permitiera la construcción de la actualización de la Estrategia de Participación Ciudadana. La encuesta fue aplicada a noventa y cuatro (94) funcionarios que asistieron al evento; y los resultados obtenidos fueron los siguientes:

47%

14%

6%

9%

6%

3%3%

6% 6%

Tipo de Población

Apoderados de persona natural ojurídica

sector privado

estudiante

pensionado

ONG

rama judicial

NR


Diagnóstico de las necesidades de los usuarios de la ANDJE

Como se observa en la gráfica, de los 94 asistentes que participaron en el evento, 33 asistentes correspondieron al nivel profesional, 32 al nivel Directivo y 29 del nivel asesor.

De acuerdo a la información recolectada, 60 funcionarios consideran que la reputación de la ANDJE es buena; 30 funcionarios la consideran muy buena; y 4 la calificaron como regular.

32

29

33

26

28

30

32

34

Directivo Asesor Profesional

Cargo de la persona que diligencia la encuesta

0

10

20

30

40

50

60

70

Muy Mala Mala Regular Buena Muy Buena

Reputación de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado


Los usuarios calificaron las funciones de la Agencia dentro de la categoría “Buena”, en especial lo relacionado con el apoyo que brinda la Entidad para una mejor defensa jurídica del Estado y el fortalecimiento en la calidad del dato e información en Ekogui.

2 3

62

27

15

52

38

1

16

55

23

9

52

34

13

48

27

7

0

10

20

30

40

50

60

70

Muy Mala (1) Mala (2) Regular (3) Buena (4) Muy Buena (5) No Sabe noresponde

Calificación de las funciones que realiza la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado

La Agencia viene impulsando y apoyando una mejor defensa jurídica del Estado

La Agencia promueve la prevención del daño antijurídico como política transversal del Estado

La Agencia fortalece la calidad del dato e información en eKOGUI

La Agencia genera espacios que fomentan la transferencia de conocimiento y buenas practicas

La Agencia promueve el litigio estratégico en la defensa nacional e internacional


En relación con la descripción, la mayoría de los usuarios se encuentran “Totalmente de acuerdo” en que las funciones de la entidad son eficientes, transparentes, creíble, responsables y técnicas.

El medio más utilizado por los usuarios de las Oficina Asesora Jurídica son las capacitaciones, seguido de la página web y correo electrónico.

2337

29 28 32

46

4048 50 41

168 9 9

11

2 1 1 1 24 5 5 4 62 3 1 1 1

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

100

Es eficiente Es transparente Es creíble Es responsable Es técnica

Descripción de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado

Totalmente de acuerdo (5) De acuerdo (4)

Ni de acuerdo ni es desacuerdo (3) En desacuerdo (2)

Totalmente en desacuerdo (1) No sabe no responde

69

63

6

45

41

58

51

15

14

31

0 10 20 30 40 50 60 70 80

Capacitaciones

Página web

Redes sociales

Comunidad Jurídica del Conocimiento

Teléfono

Correo electrónico

Reuniones de trabajo / asesorías

Formularios electrónicos

Chat

Atención Presencial

Medios de interacción con la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado


El nivel de frecuencia de los usuarios de las Oficina Asesora Jurídicas a esta Entidad es menos de una vez al mes.

De las funciones que desarrolla la Agencia, las “capacitaciones” son uno de los aspectos más relevante para los usuarios de las Oficinas Asesoras Jurídicas, seguido del interés de la intervención de la Agencia en los procesos judiciales.

36

29

20

8

0

5

10

15

20

25

30

35

40

Ocasionalmente (menos deuna vez al mes)

Una o dos veces al mes Semanalmente Diariamente

Frecuencia de interacción con la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado

56

40

22

28

1

5

2022

0

10

20

30

40

50

60

Capacitaciones Intervención enprocesos

Mesas decoordinación

Acompañamientopara unaadecuadadefensa

RepresentaciónJurídica

Apoyo enmediación oconciliación

Diseño depolíticas para una

adecuadadefensa

Apoyo técnicopara el acceso alos módulos delsistema eKOGUI

Aspectos más importantes en los que puede aportar la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado


El canal preferido de los usuarios de la Oficina Asesoras Jurídicas es el correo electrónico, seguido de los eventos presenciales. VIII.IDENTIFICACIÓN DE LAS NECESIDADES Los resultados obtenidos permiten identificar las siguientes necesidades: • Ayuda a determinar las necesidades de los grupos de interés de la ANDJE de manera eficiente para que puedan ser satisfechas cuando lo solicitan. • Permite implementar acciones que redunden en el fortalecimiento de la percepción de confianza que los diferentes grupos de interés pueden tener de la ANDJE. • Permite, de manera general, la planeación e implementación de estrategias orientadas hacia el mejoramiento de la relación entre los grupos de interés y la ANDJE. IX.ESPACIOS DE PARTICIPACIÓN CON LAS ÁREAS MISIONALES

La Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, pone a disposición el Cronograma de Participación Ciudadana a través del link: https://www.defensajuridica.gov.co/servicios-al-ciudadano/participacion_ciudadana/documentos_2018/actividades_participacion_ciudadana_290319.pdf.

60

2

15

17

1

0 10 20 30 40 50 60 70

Correo electrónico

Redes Sociales (Twitter, Facebook, Linkedin, YouTube)

Comunidad Jurídica del Conocimiento

Eventos Presenciales

Página WEB

Canal de comunicación preferido con la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado

https://www.defensajuridica.gov.co/servicios-al-ciudadano/participacion_ciudadana/documentos_2018/actividades_participacion_ciudadana_290319.pdf




X.CANALES DE ATENCIÓN

Los canales de atención de la Agencia para recibo de comunicaciones, son los siguientes: 1.Ventanilla de Correspondencia y de atención al ciudadano: Calle 16 No 68D-89 - Bogotá; horario de atención al público de lunes a viernes de 8:00 am a 4:00 pm jornada continua.


2.Atención telefónica: A través del teléfono 255 89 55-Bogotá. 3.Fax: 255 89 33 – Bogotá. 4.Correo electrónico para el recibo de PQRS: [email protected]. Se encuentra disponible las 24 horas del día, sin embargo, los requerimientos registrados por este medio serán gestionados dentro del horario de trabajo.

5.Chat de Atención al Usuario: Horario de Atención: martes y jueves de 9:00 a 11:00 am. 6.Recibo de PQRS: Redes sociales (Twitter: @AgenciaDefensaJ), (Facebook: AgenciaDefensaJ), (Youtube:/ANDDJE1). 7.Formulario Electrónico de PQRS: Solicitudes de Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias y Felicitaciones. Se encuentra disponible las 24 horas, en la página web de la Agencia. 8.La Agencia cuenta con los siguientes buzones electrónicos para el recibo de comunicaciones:

TIPO DE BUZÓN NOMBRE DEL BUZÓN CORREO ELECTRÓNICO

[email protected]

mailto:[email protected]



Notificaciones procesos judiciales y tutelas contra entidades

públicas del orden nacional, distintas a la

ANDJE

BUZÓN TUTELAS CONTRA ENTIDADES PÚBLICAS DEL

ORDEN NACIONAL (Art. 612 de la Ley 1564 de 2012)

BUZÓN PROCESOS JUDICIALES CONTRA ENTIDADES PÚBLICAS

DEL ORDEN NACIONAL

[email protected]

Notificaciones procesos judiciales y tutelas contra entidades

públicas del orden territorial

BUZÓN PROCESOS JUDICIALES CONTRA ENTIDADES PÚBLICAS

DEL ORDEN TERRITORIAL (Artículo 612 de la Ley 1564 de

2012)

[email protected]

BUZÓN TUTELAS CONTRA ENTIDADES PÚBLICAS DEL

ORDEN TERRITORIAL

[email protected]

Notificación procesos judiciales y acciones de

tutela en contra la ANDJE

BUZÓN PROCESOS JUDICIALES EN CONTRA DE LA AGENCIA

NACIONAL DE DEFENSA JURÍDICA DEL ESTADO (Artículo

197 de la Ley 1437 de 2011)

N/A

BUZÓN ACCIONES DE TUTELA EN CONTRA DE LA AGENCIA

NACIONAL DE DEFENSA JURÍDICA DEL ESTADO (Artículo

197 de la Ley 1437 de 2011)

N/A

Notificación procesos judiciales y acciones de

tutela en contra del Extinto D.A.S.

(Competencia Residual)

BUZON PROCESOS JUDICIALES Y TUTELAS EN CONTRA DEL

EXTINTO D.A.S

[email protected]

Acreditación solicitudes conciliación entidades

públicas del orden nacional y territorial

BUZÓN SOLICITUDES DE CONCILIACIÓN EXTRAJUDICIAL

CUANDO SE CONVOCA UNA ENTIDAD PÚBLICA DEL ORDEN

NACIONAL

[email protected]



BUZÓN SOLICITUDES DE CONCILIACIÓN EXTRAJUDICIAL

CUANDO SE CONVOCA UNA ENTIDAD PÚBLICA DEL ORDEN TERRITORIAL (Artículo 613 de la

Ley 1564 de 2012)

[email protected]

Invitación de entidades públicas al Comité de

Conciliación

BUZÓN INVITACIÓN A COMITÉ DE CONCILIACIÓN

N/A

Comunicación de centros de arbitraje

sobre procesos arbitrales en los que es

demandada una entidad pública

BUZÓN DE ARBITRAMENTO - (USO EXCLUSIVO PARA CENTROS

DE ARBITRAJE)

N/A

Extensión de jurisprudencia en vía

administrativa y judicial

BUZÓN SOLICITUDES DE CONCEPTO PREVIO EXTENSIÓN DE JURISPRUDENCIA (Artículo

614 de la Ley 1564 de 2012)

N/A

BUZÓN EXTENSIÓN DE JURISPRUDENCIA VÍA JUDICIAL

(Artículo 269 de la Ley 1437 de 2011)

[email protected]

Buzón electrónico de la Dirección de Defensa Jurídica Nacional especializado en procesos donde la Agencia se encuentre interviniendo

BUZÓN DE INTERVENCIÓN PROCESAL DE LA ANDJE (Artículo 610 de la Ley

1564/2012)

XI.MECANISMOS DE PARTICIPACIÓN

Los mecanismos de participación ciudadana están constituidos como las herramientas de indispensable valor jurídico para ejercer el control. Algunos con los que contamos son:


• Petición: Es el derecho fundamental que tiene toda persona a presentar solicitudes respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener su pronta resolución.

• Queja: es la manifestación de protesta, censura, descontento inconformidad que formula una persona en relación con una conducta que considera irregular de uno o varios servidores públicos en desarrollo de sus funciones.

• Reclamo: Es el derecho que tiene toda persona de exigir, reivindicar o demandar una solución, ya sea por motivo general o particular, referente a la prestación indebida de un servicio o a la falta de atención de una solicitud.

• Sugerencia: Es la manifestación de una idea o propuesta para mejorar el servicio o la gestión de la entidad.

• Estrategia de Rendición de Cuentas: El objetivo es fortalecer la relación entre la ANDJE y los grupos de interés a través de la implementación y desarrollo de los espacios de diálogo e información que permitan una mayor interacción con ellos. Así las cosas, para la ANDJE, la Rendición de Cuentas no se limita únicamente al espacio de la audiencia pública. Tiene una serie de mecanismos tendientes a acercar a los ciudadanos a la información de que disponemos para divulgar nuestro accionar, los logros y metas que dan cuenta de la gestión realizada al interior de esta institución del Gobierno Nacional. Para mayor de la Estrategia de Rendición de Cuentas, lo remitimos al link http://defensajuridica.gov.co/servicios-al-

Derecho de Petición Art. 23 CP

Derecho de Petición de Interés

General/Particular

Derecho de Petición Solicitud de Información-

Documentos

Atención prioritaria a mujeres embarazadas, discapacitados, adultos

mayores, menores de edad, población vulnerable

Derecho de Petición entre

Entidades Públicas

Reclamo

Sugerencia

Queja


ciudadano/rendicion-cuentas/rendicion_cuentas_2015/Paginas/default.aspx.

• Estrategia de Comunicaciones Externa 2019: El Plan de Comunicación Externa contiene los lineamientos que orientan la comunicación de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado (en adelante ANDJE) hacia el exterior con los diferentes públicos objetivo o grupos de interés, así como los canales establecidos y las herramientas necesarias para lograr que dicha comunicación sea efectiva. Para mayor consulta del documento, lo remitimos al link http://defensajuridica.gov.co/agencia/quienessomos/estrategia_comunicaciones/Paginas/default.aspx.

XII.NORMATIVIDAD Se relacionan a continuación y sirvieron de marco al proceso de elaboración de la estrategia de Participación Ciudadana de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.

Documentos Normatividad

Normatividad que se maneja en temas asociados al servicio al ciudadano:

Lineamientos generales para peticiones, quejas,

reclamos, solicitudes y denuncias (PQRSD)

Constitución Política de Colombia: Preámbulo, artículos 2, 23, 74 y 270

Decreto 1166 de 2016 - Peticiones Verbales

Ley 1437 de 2011-Artículos 5°, 7°, 8°

Decreto 019 de 2012, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública: Principales

Artículos 12°, 13°,14°

Ley 1474 de 2011- estatuto anticorrupción- articulo 76.

Decreto 2623 de 2009- Por el cual se crea el Sistema Nacional de Servicio al Ciudadano: artículo 12

Ley 962 del 2005 - Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen

funciones públicas o prestan servicios públicos: artículo 15°.

Ley 1952 de 2002- Por Medio de la cual se expide El Código General Disciplinario se derogan la Ley 734 De 2002 y algunas

disposiciones de la Ley 1474 de 2011, relacionadas con el derecho disciplinario.

Ley 190 de 1995 Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la Administración Pública y se fijan disposiciones con el fin


Documentos Normatividad

de erradicar la corrupción administrativa: artículo 54. Ver Decreto Nacional 2232 de 1995.

Ley 5ª de 1992- Por la cual se expide el Reglamento del Congreso; el Senado y la Cámara de Representantes 47 Artículo 258. Ley 5ª de 1992

Solicitud de informes por los Congresistas. Los senadores y Representantes: artículo 258.

Accesibilidad

Constitución Política de Colombia: artículos 5°, 13°

Ley 1712 de 2014 Ley de Transparencia: artículo 12,13,14

Ley Estatutaria 1618 de 2013. Artículos 5°, 14,15,16,23

Ley 1306 de 2009-Discapacidad Mental: Artículo 8°, 5°.

Ley 1346 de 2009-Discapacidad: 1,3,4,9,12,21,28

Ley 1287 de 2009: Integración personas con limitación. Artículos 5°,6° y 7°

Ley 1145 de 2007.Discapacidad-1,5,6,7,8,9,12,14,15,18

Información Pública Ley 1712 de 2014 Ley de Transparencia: artículos 7,8,9,11,12,13,15,17,20,21

Protección de Datos Personales Constitución Política: artículos 15,20

Ley 1581 sobre protección de datos personales: artículos 4,9,11,12,14,15,17

Decreto Ley 1266 de 2008- Información en banco de Datos, artículos 4,

16

Reportes

Constitución Política: artículos 2, 209.

Ley 1474 de 2011- estatuto anticorrupción- articulo 73 y 76.

Decreto 2641 de 2012-articulos 4,5 7

Decreto 1083 de 2015. artículo 2.2.22.3.10

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