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Este manual contiene información PÚBLICA y está integrado por:

•Carátula•Hoja de Validación, en la que firman las áreas involucradas en su elaboración, revisión y autorización.•Índice•Hojas numeradas de las páginas (1-67) PR-DETES-013-C2•Todas las hojas se encuentran selladas por la unidad resguardante con la leyenda “EN VIGOR”

Rubrica Director Generalde Centros de Integración Juvenil, A.C.

CENTROS DE INTEGRACION JUVENIL A.C.

PROCEDIMIENTO PARA EL TRAMITE Y PAGO A TRAVÉS DE

SOLICITUDES DE CHEQUE O DE ORDEN DE REMESA

CODIGO: PR-DETES-013-C2

Elaboró: Departamento de Tesorería

Firma:

Departamento de Contabilidad

Departamento de Análisis Financiero y Control Presupuestal

Analizó e Integró: Departamento de Organización, Programación y Presupuesto

Revisó: Dirección General Adjunta Administrativa

Dirección de Planeación

Subdirección de Recursos Financieros

Aprobó: Dirección General

CONTENIDO

PAG. OBJETIVO 1

ALCANCE 1

NOTACIONES Y DEFINICIONES 1

RESPONSABILIDADES 25

MATERIALES 29

REFERENCIAS 30

PROCEDIMIENTO 31

FLUJOGRAMA 40

ANEXOS 57

PARA SER LLENADO ÚNICAMENTE POR LA DIRECCIÓN DEL ÁREA EMISORA

Fecha de Revisión/Aprobación Fecha de Emisión Ubicación del Archivo

Febrero-Septiembre 2008 Septiembre 2008 a:/TramiteCheque


Clave del Documento PR-DETES-013-C2

Vigencia Sept. 2008 a Sept. 2010

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PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE Y PAGO A TRAVÉS DE SOLICITUDES DE CHEQUE O DE ORDEN DE REMESA

OBJ ETIVO

Programar, controlar, revisar, codificar y efectuar los pagos cada que se generen, a través de las Solicitudes de cheque en oficinas centrales, así como las transferencias de fondos a los Centros de Integración Juvenil y Unidades de Internamiento a través de Orden de Remesa, con la finalidad de dar cumplimiento a los compromisos institucionales.

ALCANCE

Al Departamento de Tesorería y a todas las áreas de oficinas centrales, Centros de Integración Juvenil y Unidades de Internamiento que tramiten Solicitudes de Cheque o de Orden de Remesa, de acuerdo a su competencia.

NOTACIONES Y DEFINICIONES

CIJ’s: Se refiere a los Centros de Integración Juvenil UI’s: Se refiere a las Unidades de Internamiento SIAF: Sistema Integral de Administración Financiera SAT: Sistema de Administración Tributaria CABIN: Comisión de Avalúos de Bienes Nacionales SIF: Sistema Integral Financiero Requisitos Fiscales que deberán contener las facturas o comprobantes para realizar el trámite de pago, según los artículos 29 y 29-A del Código Fiscal de la Federación y los artículos 1-A, 3° y 32 de la Ley del Impuesto al Valor Agregado.

a) Nombre, denominación o razón social, domicilio fiscal y clave del Registro Federal de Contribuyentes de quien los expide.

b) Número de folio. c) Lugar y fecha en que se expide. d) Razón Social y domicilio de “Centros de Integración Juvenil, A.C.” e) Clave del Registro Federal de Contribuyentes “CIJ731003 QK3” f) La cantidad y clase de mercancía que se está adquiriendo o descripción del servicio que

ampara. g) Valor unitario o importe deberá ser en número, sin incluir los impuestos. h) Importe total consignado en número y letra. i) Monto de los impuestos que de acuerdo a las disposiciones fiscales deben trasladarse

(Impuesto al Valor Agregado e Impuesto Sobre la Renta).




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j) Retención del ISR: en honorarios y arrendamientos a Personas Físicas, I.V.A. que se pague

a Personas Físicas por la contratación de servicios (honorarios), compra de bienes, honorarios y arrendamientos, Personas Morales por autotransporte terrestre de bienes. Verificando que se incluya la leyenda con sello o letra: Impuesto retenido de conformidad con la Ley del I.V.A.”, en el caso de honorarios “efectos fiscales al pago”.

k) Fecha de impresión y datos de identificación del impresor autorizado, así como la vigencia de los comprobantes.

l) Cédula de identificación fiscal, impresa en el comprobante. m) Verificación de la autenticidad de la factura ante el SAT.

Las facturas que sean expedidas por proveedores extranjeros no estarán sujetas a cumplir con los requisitos fiscales.

Cadenas Productivas: Procedimiento al que deberán sujetarse las dependencias y entidades

para registrar las cuentas por pagar a sus proveedores y contratistas en adquisiciones y arrendamientos de Bienes Muebles, Servicios y Obra Pública, a través del sistema en Internet desarrollado y administrado por Nacional Financiera, S.N.C., Institución de Banca de Desarrollo que permita consultar información, intercambiar datos, enviar mensajes de datos y realizar operaciones financieras, con el propósito de dar mayor certidumbre, transparencia y eficiencia en los pagos.

CADENAS PRODUCTIVAS La totalidad de las cuentas por pagar de los proveedores se registrará en el Programa de Cadenas Productivas de Nacional Financiera SNC, conforme a las disposiciones generales publicadas en el Diario Oficial de fecha 28 de febrero del 2007 y establecidas en el artículo 17 del Presupuesto de Egresos de la Federación para el ejercicio fiscal 2007. Quedan exceptuadas de la incorporación a Cadenas Productivas las cuentas por pagar de las dependencias y entidades relacionadas en el Anexo 1.




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OTROS REQUISITOS No se dará trámite a ninguna Solicitud de cheque si no se incluye el soporte documental

completo.

El tiempo de trámite normal de Solicitudes de cheque o de Orden de Remesa, es de cinco días hábiles y las urgentes de tres, sólo se recibirá una Solicitud urgente por día y por departamento.

Cuando se requiera disminuir el plazo de tres días se deberá presentar oficio de justificación y en la Solicitud de cheque, la firma de autorización de la Subdirección de Recursos Financieros anotando la fecha de pago. Solamente se aceptará una solicitud con estas características por día.

Para el trámite de Solicitudes para pago a Proveedores el área requiriente enviará al tercer día de haberse recibido la Factura, Contra-Recibo y documentos anexos al Departamento de Análisis Financiero y Control Presupuestal la Solicitud de cheque para su trámite y registro en el Departamento de Contabilidad para su entrega en un plazo máximo de 3 días al Departamento de Tesorería para su captura en el portal de Cadenas Productivas de NAFINSA y que aparezca como negociables.

No se recibirán Solicitudes ni documentos soporte con alteraciones, tachaduras ni enmendaduras. Una vez recibida la Solicitud, si se encontrara algún error el Departamento de Análisis Financiero y Control Presupuestal enviará oficio al área informando de su cancelación especificando los motivos y el trámite será realizado nuevamente hasta que se hayan corregido los documentos.

Cuando se tramiten Solicitudes de cheque para gastos a comprobar o contra entrega de documentos el área requiriente tendrá que anexar una carta compromiso y anotará en la Solicitud de cheque dentro del cuadro de observaciones “contra entrega de factura y/o recibo original” y visto bueno del Departamento de Contabilidad.

Las remesas urgentes distintas a la fecha de calendario deberán ser autorizadas y firmadas por

la Subdirección de Recursos Financieros depositándose al siguiente día de haber ingresado la Solicitud al Departamento de Tesorería.

Cuando se realicen modificaciones a las relaciones anexas, justificará por escrito el motivo y

será rubricada por el responsable.




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Para pago de Solicitudes a Proveedores será responsabilidad del área requiriente verificar si el

gasto fue provisionado e incluir en el cuadro de observaciones de la Solicitud de cheque el número con el que se solicito crear la provisión o en su caso anotar que se cancela la provisión de acuerdo al oficio correspondiente.

Cuando se anexen relaciones por centro de costo a la Solicitud de cheque o de Orden de Remesa, verificará por el área solicitante que estos centros estén vigentes.




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DOCUMENTOS SOPORTE QUE DEBERÁN ANEXARSE A LAS SOLICITUDES DE

CHEQUE O DE ORDEN DE REMESA PARA REALIZAR EL TRÁMITE DE PAGO O

TRANSFERENCIA DE FONDOS

1. DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES

Será el encargado de la elaboración y tramite de la formulación de los Contratos conforme a Pobalines.

COPIA CONTRA-RECIBO (AZUL) Expedido por el Departamento de Tesorería, de las facturas y Contratos originales presentados a revisión por los proveedores el cual deberá contener el nombre del proveedor, números y montos de las facturas que se encuentren en revisión, fechas de recepción, de pago y firma del responsable de la caja, en caso de que este contra-recibo afecte a varias Solicitudes de cheque anexar una copia fotostática en cada solicitud y en las observaciones anotar en que número de Solicitud de cheque se encuentra la copia azul, las facturas originales deberán estar validadas por el Departamento de Contabilidad. Nota: La fecha de pago del Contra-Recibo deberá ser igual a la fecha de pago de la Solicitud. El área solicitante verificará que la fecha de pago del Contra-Recibo coincida con las fechas estipuladas en el Contrato celebrado. FACTURA Anexar factura original, la cual deberá contener: Requisitos Fiscales, sello y firma de recibido del Almacén (fecha estipulada en el Contrato), nombre y firma del jefe del Departamento de Adquisiciones y deberá ser validada por el Departamento de Contabilidad quien verificará la autenticidad ante el SAT.

En caso de incumplimiento o retraso en la fecha de entrega se solicitará la carta sanción o prorroga; que el Departamento de Adquisiciones anexará en el momento de trámite de la Solicitud de cheque.




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REQUISICIÓN DE BIENES O SERVICIOS Esta deberá estar firmada por la Subdirección de Adquisiciones y Servicios, visto bueno de la Dirección General Adjunta Administrativa (cuando se trate de activos fijos) y la validación del Departamento de Análisis Financiero y Control Presupuestal, en caso de no contar con disponibilidad, informar con oficio al Departamento de Organización, Programación y Presupuesto a efecto de darle suficiencia presupuestal, así mismo deberá contener el sello correspondiente de la NO existencia de artículos en el Almacén emitido por el Departamento de Inventarios y Almacén. Estipular los artículos que deberán ser adquiridos (cantidad, unidad y descripción), así como la cotización de los proveedores conforme a pobalines. CONTRATO DE ADQUISICIÓN DE BIENES (ORIGINAL) - Deberá estar firmado de recibido por el proveedor (nombre y firma), fecha de celebración y firma

de quien suscribe el Contrato, y deberá contener:

Nombre o razón social del proveedor Domicilio fiscal RFC del proveedor Teléfono o fax Lugar de entrega Cantidad y descripción de los bienes Indicación del procedimiento conforme al cual se llevo a cabo la adjudicación del Contrato Referencia Fecha de entrega Fecha de elaboración del Contrato Número de requisición Autorización del presupuesto para cubrir el compromiso derivado del Contrato Plazo y condiciones de pago Factura a nombre de: Precio unitario y el importe total a pagar por los bienes y servicios

Nota: Anexará Contrato Modificatorio (en caso de que así se requiera)




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- Anexará copia del Contrato en el primer pago y cuando el compromiso de pago sea en

parcialidades o mensualidades, dado que el original quedará bajo el resguardo del área requiriente, en los pagos subsecuentes se describirá en el cuadro de observaciones de la Solicitud de cheque el número de Contrato según se trate.

- Se revisarán los siguientes puntos del Contrato que marca el artículo 45 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y el artículo 70 del Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto.

- En caso de que la contratación se haya autorizado a través de comité se especificará la fecha del

mismo en el cuadro de observaciones.

RELACIÓN DETALLADA POR CENTRO DE COSTO - Cuando se afecte a varios centros de costo se elaborará una Relación que contenga: centro de

costo, partida, número de empleado, importe, subtotal por oficinas centrales, subtotal por unidades y el gran total impreso en original, dos copias y en archivo electrónico (hoja de cálculo); esta deberá estar firmada por el responsable de generar el gasto. Cabe aclarar que es responsabilidad del área requiriente que los centros de costo, los números de empleado y las sumas sean los correctos, si se detecta algún error, se procederá automáticamente a la cancelación de la solicitud.

Nota: Cuando se anexen relaciones por centro de costo a la Solicitud de cheque o de Orden de

Remesa, verificará por el área solicitante que estos centros estén vigentes.

ACTIVOS FIJOS Adicional a los documentos antes mencionados, se anexará copia de los resguardos correspondientes o relación de bienes por centro de costo (esta relación contendrá centros de costo vigentes) con la firma de autorización del Departamento de Inventarios y Almacén y que se encuentre en el oficio de autorización de inversión. En el supuesto de no estar autorizado, el Departamento de Inventarios y Almacén informará en el campo de observaciones de la solicitud de cheque, de donde se tomará el recurso y el oficio de trámite para su autorización. La Requisición de Bienes o Servicios estará firmada por la Dirección General Adjunta Administrativa.




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COMPRAS DE CONTADO El área requiriente anexará a la Solicitud de cheque copias del Contrato de Adquisición y la Requisición de Bienes o Servicios, oficio de justificación o Solicitud de Servicio, cedula del RFC del proveedor cuando se tramite a nombre de este. En el caso de que el pago sea contra entrega de Factura, anotar la leyenda en el área de observaciones “contra entrega de Factura original y visto bueno del Departamento de Contabilidad”, se anexará original de Carta compromiso firmada por el Jefe del área requiriente. GASTOS A COMPROBAR Cuando se tramite a nombre del titular del área solicitante se anexará copia de la Requisición de Bienes o Servicios, oficio de justificación y carta compromiso; la comprobación se hará al Departamento de Contabilidad con oficio, anexando Factura o recibo original y el visto bueno del área requiriente. REEMBOLSO DE GASTOS Anexará a la Solicitud de cheque la Factura original firmada por el jefe del Departamento de Adquisiciones, anexando original del Contrato y/o Solicitud de Servicios debidamente firmada conforme a pobalines. GARANTÍAS El Departamento de Adquisiciones enviará al Departamento de Tesorería mediante oficio fianza o cheque certificado en original, cheque de caja o efectivo, según sea el caso, para efecto de garantizar el cumplimiento de la adquisición. Anotará en la Solicitud de cheque o remesa el número de oficio con el que fue entregado al Departamento de Tesorería. Cuando se otorguen anticipos, los proveedores que celebren contratos garantizaran la totalidad del monto del anticipo, mediante fianza (misma que deberá cumplir con los requisitos establecidos en el artículo 68 del Reglamento de la LAASSP y en las bases de licitación), anotando en el cuadro de observaciones el número de oficio con el que fue entregado al Departamento de Tesorería.




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ANTICIPOS

Tratándose de pagos anticipados anotará en el cuadro de observaciones el número de oficio con el que la Secretaría de Hacienda y Crédito Público autorizó el pago anticipado. Cuando se otorguen anticipos por contrataciones de eventos que se realicen por concepto de hospedaje, alimentación, salones y equipos, se anexará copia del Contrato de Prestación de Servicios debidamente firmado, Requisición de Bienes y Servicios y copia de oficio de autorización del anticipo, emitido por el Jefe del Departamento de Adquisiciones para el visto bueno de la Dirección General Adjunta Administrativa, conforme a pobalines. CONSTANCIA DE RETENCIÓN DE ISR E IVA Anexar el formato de retención (IVA y/o ISR), cuando las adquisiciones se realicen con personas morales (autotransporte terrestre de bienes); así como las demás adquisiciones que se realicen con personas físicas y rebasen los $2,000.- antes del IVA, como lo establece la Ley del IVA. HOSPEDAJE Y ALIMENTOS POR CONCEPTO DE CURSOS MONOGRÁFICOS Deberá estar acompañado por la factura firmada por el Departamento de Adquisiciones, contra-recibo, relación del personal que asistió al curso, el oficio en el que solicita los trámites para cada curso (contendrá el nombre del curso, fecha, sede y la relación de los asistentes por centro de costo), relación de aplicación del gasto por cada centro, número y nombre del empleado, montos desglosados por desayuno, comida, cena y hospedaje, así como totales por oficinas centrales, CIJ’s, UI’s y el gran total; lo cual cuadrará con el gasto total, estará firmada por el responsable que genera el gasto y estado de cuenta. Anotará en observaciones que estos cursos están considerados en el programa de capacitación. BOLETOS DE AVIÓN Se anexará factura original firmada por el jefe del Departamento de Adquisiciones y será validada por el Departamento de Contabilidad, oficio de comisión, solicitud de viáticos y documentos de servicio original o ticket electrónico.




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OTROS SERVICIOS Deberá anexar Factura original firmada por el jefe del Departamento de Adquisiciones, copia del Contrato de Prestación de Servicios, copia de Requisición de Bienes o Servicios y oficio dirigido al Departamento de Adquisiciones de visto bueno por el área requiriente. GASTOS DE PROGRAMA ANUAL DE ORDEN SOCIAL Deberá traer como soporte la Requisición de Bienes y Servicios debidamente autorizada, Solicitud de Servicio por parte del área de comunicación social y factura. Se deberá anotar en observaciones que estos gastos están incluidos y autorizados en el programa de comunicación social. OFICIO DE CONFORMIDAD

Este debe ser dirigido al Departamento de Adquisiciones, en el que el responsable del área, CIJ’s o UI’s firma de conformidad o visto bueno.




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2. DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES COPIA DEL CONTRA-RECIBO (AZUL)

Expedido por el Departamento de Tesorería, de las facturas presentadas a revisión por los proveedores el cual deberá contener el nombre del proveedor, números y montos de las facturas que se encuentren en revisión, fechas de recepción, de pago y firma del responsable de la caja, en caso de que este contra-recibo afecte a varias Solicitudes de cheque anexar una copia fotostática en cada Solicitud y en las observaciones anotar en que número de Solicitud de cheque se encuentra la copia azul, las facturas originales deberán estar validadas por el Departamento de Contabilidad.

Nota: La fecha de pago del Contra-Recibo deberá ser igual a la fecha de pago de la Solicitud. El área solicitante verificará que la fecha de pago del Contra-Recibo coincida con las fechas estipuladas en el Contrato celebrado.

FACTURA

Anexar factura original, la cual deberá contener: Requisitos Fiscales, nombre y firma del jefe del Departamento de Servicios Generales y deberá ser validada por el Departamento de Contabilidad quien verificará la autenticidad ante el SAT.

En caso de incumplimiento o retraso en la fecha de entrega se solicitará la carta sanción o prorroga; que el Departamento de Adquisiciones anexará en el momento de trámite de la Solicitud de cheque.

REQUISICIÓN DE BIENES O SERVICIOS Esta deberá estar firmada por la Subdirección de Adquisiciones y Servicios, indicando la cantidad, unidad y descripción detallada del servicio, así como la cotización de los proveedores y la validación del Departamento de Análisis Financiero y Control Presupuestal. En caso de no contar con disponibilidad, informará con oficio al Departamento de Organización, Programación y Presupuesto a efecto de darle suficiencia presupuestal.




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CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS - Deberá estar firmado de recibido por el proveedor (nombre y firma), fecha de celebración y firma

de quien suscribe el Contrato y deberá contener: Nombre o razón social del proveedor Domicilio fiscal RFC del proveedor Teléfono o fax Lugar de entrega Cantidad y descripción de los bienes Indicación del procedimiento conforme al cual se llevo a cabo la adjudicación del Contrato Referencia Fecha de entrega Fecha de elaboración del Contrato Número de Requisición Autorización del presupuesto para cubrir el compromiso derivado del Contrato Plazo y condiciones de pago Factura a nombre de: Precio unitario y el importe total a pagar por los bienes y servicios

Nota: Anexará Contrato Modificatorio (en caso de que así se requiera)

- Anexará copia del Contrato en el primer pago y el oficio de conformidad, cuando el compromiso

de pago sea en parcialidades o mensualidades, dado que el original quedará bajo el resguardo del área requiriente, en los pagos subsecuentes se describirá en el cuadro de observaciones de la Solicitud de cheque el número de Contrato según se trate.

- En el caso de servicios formalizados a través de Contratos con clausulados, se anexará la copia del mismo en el primer pago que se realice debidamente firmado y autorizado (dado que el Contrato original quedará bajo el resguardo del área requiriente), en los pagos subsecuentes se describirá en el cuadro de observaciones el número de Contrato según se trate.

- En caso de que la contratación se haya autorizado a través de comité se especificará la fecha del


- Se revisarán los siguientes puntos del Contrato que marca el artículo 45 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público o en su caso, el artículo 46 de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas y el artículo 70 del Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria.

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RELACIÓN DETALLADA POR CENTRO DE COSTO Cuando se afecte a varios centros de costo se elaborará una Relación que contenga: centro de costo, partida, número de empleado, importe, subtotal por oficinas centrales, subtotal por unidades y el gran total impreso en original, dos copias y en archivo electrónico (hoja de cálculo); esta deberá estar firmada por el responsable de generar el gasto. Cabe aclarar que es responsabilidad del área requiriente que los centros de costo, los números de empleado y las sumas sean los correctos, si se detecta algún error, se procederá automáticamente a la cancelación de la solicitud.

Nota: Cuando se anexen relaciones por centro de costo a la Solicitud de cheque o de Orden de

Remesa, verificará por el área solicitante que estos centros estén vigentes. SOLICITUD DE SERVICIO Se anexará a la Solicitud de cheque Solicitud de Servicios en original debidamente firmado de visto bueno y sellado por el área solicitante, firma y fecha del área que recibe. OFICIO DE CONFORMIDAD Este debe ser dirigido al Departamento de Servicios Generales, en el que el responsable del área, CIJ’s o UI’s firma de conformidad o visto bueno por el servicio recibido o reparación efectuada. MANTENIMIENTOS Cuando se trate de mantenimientos deberá especificar si el pago es mensual (mes vencido). Cuando se preste el servicio de mantenimiento a vehículos que estén en Contrato y que el servicio sea realizado por otra empresa, incluirá en la solicitud el oficio de justificación. En caso de reparaciones de mobiliario de equipo se elaborará Requisición de Bienes o Servicios firmada por el Jefe del Departamento y autorizada por el Subdirector del área, así como la Factura debidamente firmada por el jefe del Departamento de Adquisiciones, anexando oficio de visto bueno del Departamento de Servicios Generales.




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COMPRAS DE CONTADO El área requiriente anexará a la Solicitud, copias del Contrato de Servicios y la Requisición de Bienes o Servicios, oficio de justificación o Solicitud de Servicios y cedula del RFC del proveedor cuando se tramite a nombre de este. En el caso de que el pago sea contra entrega de Factura, anotar la leyenda en el área de observaciones “contra entrega de Factura original y visto bueno del Departamento de Contabilidad”, se anexará original de Carta compromiso firmada por el Jefe del área requiriente. GASTOS A COMPROBAR Cuando se tramite a nombre del titular del área solicitante, se anexará copia de la Requisición de Bienes y Servicios, oficio de justificación y carta compromiso; la comprobación se hará al Departamento de Contabilidad con oficio, anexando factura o recibo original y el visto bueno del área requiriente. REEMBOLSO DE GASTOS Anexará a la Solicitud de cheque la Factura original firmada por el jefe del Departamento de Servicios Generales, anexando original del Contrato y/o Solicitud de Servicios debidamente firmada conforme a pobalines. GARANTÍAS El Departamento de Servicios Generales enviará al Departamento de Tesorería mediante oficio fianza o cheque certificado en original, cheque de caja o efectivo, según sea el caso, para efecto de garantizar el cumplimiento del servicio. Anotará en la Solicitud de cheque o remesa el número de oficio con el que fue entregado al Departamento de Tesorería. Cuando se otorguen anticipos, los proveedores que celebren contratos garantizaran la totalidad del monto del anticipo, mediante fianza (misma que deberá cumplir con los requisitos establecidos en el artículo 68 del Reglamento de la LAASSP y en las bases de licitación), anotando en el cuadro de observaciones el número de oficio con el que fue entregado al Departamento de Tesorería




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ANTICIPOS

Tratándose de pagos anticipados anotará en el cuadro de observaciones el número de oficio con el que la Secretaría de Hacienda y Crédito Público autorizó el pago anticipado.

CONSTANCIA DE RETENCIÓN DE ISR E IVA Anexar el formato de retención (IVA y/o ISR), cuando los servicios se realicen con personas morales (autotransporte terrestre de bienes); así como los demás servicios que se realicen con personas físicas y rebasen los $2,000.- antes del IVA, como lo establece la Ley del IVA. SERVICIOS FIJOS Telefónico, energía eléctrica y agua potable, especificará el periodo del gasto que se paga, cuando el gasto afecte a varios centros de costo, anexará relación de la aplicación del gasto por cada centro, partida, número de empleado, importe, subtotal por oficinas centrales, subtotal por unidades y el gran total, impreso en original, dos copias y en archivo electrónico (hoja de cálculo); esta deberá estar firmada por el responsable de generar el gasto. SERVICIOS DE MENSAJERÍA Factura original firmada por el jefe del Departamento de Servicios Generales anexando original de la Solicitud de Servicio debidamente firmada y relación por centro de costo.




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OBRA PÚBLICA

Se anexara a la Solicitud de cheque la factura (vendrá autorizada por el jefe del Departamento de Servicios Generales), el cuadro de estimaciones debidamente calculado y el oficio dirigido al Departamento de Nominas e Impuestos para la retención del impuesto por cada pago de anticipo o avances de obra. Se deberá anexar a la solicitud relación por centro de costo que afecte el gasto con subtotales por oficinas centrales, CIJ’s y UI’s, así como el gran total. Cuando sea el primer pago, se anexará copia del Contrato de Obra, Acta de la sesión de Obra Pública donde se autoriza el gasto (en caso de proceder), copia del fallo tratándose de licitación y copia de fianza, para los pagos posteriores, anotar en el cuadro de observaciones, el numero o descripción del tipo de contrato del que se trate, el número de fallo, número de fianza anotando que se encuentra en caja y el área de control presupuestal anotará que se realizó la revisión de las cláusulas y que el Contrato está debidamente firmado. En caso de no contar con disponibilidad, solicitará por escrito al Departamento de Organización, Programación y Presupuesto a efecto de darle suficiencia presupuestal.

En caso de que la contratación se haya autorizado a través de comité se especificará la fecha del mismo en el cuadro de observaciones. Tratándose de obra pública se anexarán fianzas por anticipos, avance de obra y vicios ocultos, conforme a los pobalines.




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3. DEPARTAMENTO DE SEGUROS, ARCHIVOS Y PROTECCIÓN CIVIL SEGUROS DE BIENES PATRIMONIALES Deberá anexarse las pólizas de seguro originales, copia de liquidación de primas, caratula de la póliza, original del Contrato, original de la Requisición de Bienes y Servicios, Relación por centro de costo, importe de los subtotales de oficinas centrales, CIJ’s y UI’s, así como el gran total impreso en original y dos copias junto con el archivo electrónico, avalado por el Jefe del Departamento. ARRENDAMIENTO DE INMUEBLES Deberá venir anexa la constancia de retención (IVA y/o ISR) y recibo original en el caso de Solicitudes de Remesa, esta constancia la incluirá en la Solicitud de cheque que expida el CIJ o UI. Cuando sea primer pago o renovación de contrato por arrendamiento, anexará copia del Contrato de Arrendamiento debidamente firmado y anotará en el cuadro de observaciones el número de contrato de que se trate. Cuando se otorguen, incrementos o contrataciones de arrendamiento por primera vez, incluirá copia fotostática del estudio de CABIN, así como establece el depósito en garantía, conforme a los pobalines. El desglose por cada concepto de arrendamiento como son: importe de la renta, IVA, Retención del IVA, Retención del ISR y Neto a pagar, esto deberá anotarse en el cuadro de observaciones de las Solicitudes de cheque. En caso de no contar con disponibilidad, solicitar por escrito al Departamento de Organización, Programación y Presupuesto a efecto de darle suficiencia presupuestal.




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SEGURO DE AUTOMÓVIL PERSONAL Deberá estar acompañado de la Solicitud de cheque soportada con la relación de los empleados, centro de costo, importe, subtotal por oficinas centrales, subtotal por CIJ o UI y el gran total, impreso en original, dos copias y en archivo electrónico avalado el descuento correspondiente por el Jefe del Departamento de Seguros, Archivos y Protección Civil y validado por el Jefe del Departamento de Nóminas e Impuestos. DEDUCIBLES

Se anexará a la Solicitud de cheque Acta Administrativa emitida por el Jefe del área, Acta ante el Ministerio Público, oficio de la aseguradora (número de siniestro y número de póliza), así como la cotización de la reparación. MEDICAMENTOS, MATERIALES DE PROTECCIÓN CIVIL Remitirá documentación correspondiente al Departamento de Adquisiciones para su trámite.




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4. DEPARTAMENTO DE NÓMINAS E IMPUESTOS SUELDOS Anexará Relación por centro de costo, (esta deberá estar actualizada y firmada por la Subdirección de Recursos Humanos y el jefe del Departamento de Nóminas e Impuestos), número de empleado, importe, subtotal por oficinas centrales, subtotal por CIJ’s o UI’s y el gran total, impreso en original, dos copias y en archivo electrónico. COMPENSACIÓN GARANTIZADA Anexará relación por centro de costo, (esta estará actualizada y firmada por la Subdirección de Recursos Humanos y el jefe del Departamento de Nominas e Impuestos), numero de empleado, importe, subtotal por oficinas centrales, subtotal por unidades y el gran total, impreso en original, dos copias y en archivo electrónico. HONORARIOS Y ASESORÍAS El Departamento de Relaciones Laborales será el responsable de la elaboración y formalización de los Contratos de Prestación de Servicios conforme a los pobalines y el Departamento de Nóminas e Impuestos será el encargado de realizar el trámite de la Solicitud de Cheque o de la orden de remesa. En el caso de ordenes de remesa, el Departamento de Tesorería enviará el recurso a los CIJ’s y UI’s, estos serán los responsables de emitir el cheque anexando el recibo original de honorarios o factura los cuales deberán estar debidamente requisitados, mismos que serán validados al momento de su recepción por el Departamento de Contabilidad, incluyendo el sello de verificación de autenticidad ante el SAT. Cuando se trate de honorarios por personas físicas se anexará la Constancia de Retención del ISR correspondiente. En el caso de oficinas centrales el Departamento de Nóminas e Impuestos tramitará la Solicitud de cheque conforme a las fechas establecidas en el Contrato, anexando el recibo o factura original debidamente requisitados, incluyendo el sello de verificación de autenticidad ante el SAT validado por el Departamento de Contabilidad, oficio de visto bueno por el servicio prestado (liberación de pago) y en caso de Orden de Remesa, este oficio lo enviará al CIJ o UI para que lo anexen a su vez en el cheque que expida el centro. Deberá enviar por valija la constancia de retención (IVA y/o ISR) en el caso de Solicitudes de Remesa, esta constancia la incluirá en el cheque que expida el CIJ o UI.




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Cuando sea el primer pago o renovación de Contrato, anexará copia del Contrato debidamente firmado, para pagos posteriores se anotará en el cuadro de observaciones el número de contrato que se trate. NOTA: Será responsabilidad del área solicitante que las personas contratadas estén consideradas en el

oficio de autorización que se envía a la Secretaría de Hacienda y Crédito Público y la Secretaría de la Función Pública.

En caso de que la contratación se haya autorizado a través de comité se especificará la fecha del


Cuando no se cuente con el recibo de honorarios o factura, el área requiriente anotará en el cuadro de observaciones que se pague contra entrega del recibo con previa validación y visto bueno del Departamento de Contabilidad.

IMPUESTOS Relación anexa detallando el impuesto a pagar, centro de costo, así como archivo electrónico que contenga la información por empleado. (I.S.R., 2% sobre nomina, SAR, IMSS, Cesantía y Vejez, INFONAVIT y Aportaciones Voluntarias), así como en el caso de pagos retenidos por personas físicas o morales por concepto de autotransporte terrestre de bienes. Los montos de la relación anexa deberán coincidir con los de la Solicitud de cheque o de la Orden de Remesa y archivo electrónico. Cuando se trate de pagos del 2% y 5% al millar por obra pública y se anexará copia de la factura donde se refleja la retención, en la Solicitud de cheque a afecto de validar este impuesto.




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SEGURO DE VIDA Y GASTOS MÉDICOS MAYORES En el caso de pago a la Tesorería de la Federación por concepto de Seguros de Vida se anexará a la Solicitud de cheque la Factura o Recibo original, se anexara relación por centro de costo, partida, numero de empleado, importe, subtotal por oficinas centrales, subtotal por CIJ’s o UI’s y el gran total, impreso en original, dos copias y en archivo electrónico (hoja de cálculo); esta deberá estar firmada por el jefe del Departamento responsable, que genera el gasto. PRESTACIONES AL PERSONAL (Ayuda de: Canastilla, lentes, juguetes, tesis, vales de alimentos, pavo, calificación de méritos, etc., según Contrato Colectivo de Trabajo) Se deberá incluir Factura original a nombre de Centros de Integración Juvenil, A.C. y que contenga los

requisitos fiscales establecidos.

Oficio expedido por el Departamento de Nóminas e Impuestos que ampare el monto a pagar por canastilla, ayuda de tesis y anteojos.

Acompañado de la Solicitud de cheque soportada con la relación de los empleados, centro de

costo, importe, subtotal por oficinas centrales, subtotal por CIJ’s o UI’s y el gran total, impreso en original, dos copias y en archivo electrónico.

Anotará la cláusula del Contrato Colectivo de Trabajo bajo la cual se esté realizando el gasto. PENSIÓN ALIMENTICIA

Deberá ser acompañado de la Solicitud de cheque soportada con la relación de los empleados, centro de costo, importe, subtotal por oficinas centrales, subtotal por CIJ’s o UI’s y el gran total, impreso en original, dos copias y en archivo electrónico. Si se trata de Solicitud de cheque para pago en oficinas centrales anexará los recibos correspondientes.




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FONDO DE AHORRO Deberá estar acompañado de la Solicitud de cheque soportada con la relación de los empleados, centro de costo, importe, subtotal por oficinas centrales, subtotal por CIJ o UI y el gran total, impreso en original, dos copias y en archivo electrónico. INSTITUTO DEL FONDO NACIONAL PARA EL CONSUMO DE LOS TRABAJADORES (CREDITOS

FONACOT) Deberá anexar en la Solicitud de cheque los formatos enviados por FONACOT. Deberá estar acompañado de la Solicitud de cheque soportada con cédulas de notificación de altas y bajas emitidos en 3 tantos y la relación de los empleados por centro de costo, importe, subtotal por oficinas centrales, subtotal por CIJ’s o UI’s y el gran total, impreso en original, dos copias y en archivo electrónico. FINIQUITOS Anexará a la Solicitud de cheque carta de renuncia, desglose del finiquito y formatos de no adeudo con las firmas correspondientes y copia de la Circular no. 006 emitida por la Subdirección de Recursos Humanos el 8 de marzo del 2007, donde se informa la responsabilidad del área acerca de la No aplicación de algún adeudo o pago que pudiera existir.




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TODAS LAS ÁREAS VIÁTICOS Anexará a la Solicitud de cheque, Solicitud de Viáticos, oficio de comisión debidamente firmados, especificando la hora de salida y llegada; el trámite de viáticos será conforme a la Circular No. DG/007/08 emitida el 15 de abril del 2008. Para el reembolso de viáticos se tramitará la Solicitud de cheque, anexando el formato de Liquidación de Viáticos emitido por el Departamento de Contabilidad con los comprobantes correspondientes. REEMBOLSOS DE CAJA CHICA (CAJA GENERAL, DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES Y

SUBDIRECCIÓN DE PROMOCIÓN INSTITUCIONAL) Se anexará a la Solicitud de cheque o remesa, original de concentrado de caja chica por cuenta, centro de costo, subcuenta, concepto, importe y el área de adscripción firmada por la persona que elaboró, revisó y firmada por el Jefe del Departamento de visto bueno. Los comprobantes de gastos deberán estar firmados por la persona que recibió el recurso y la firma de autorización del jefe del área; en casos especiales se anexará la Solicitud de Servicios del área requiriente que corresponda.




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CURSOS DE CAPACITACIÓN Y CURSOS MONOGRÁFICOS Anexará la solicitud de asistencia a cursos de actualización externos debidamente requisitada y firmada por el asistente al curso, firma del jefe del área solicitante, Director y/o Subdirector del área solicitante, visto bueno de la Subdirección de Capacitación y copia del RFC de la Institución o empresa que impartirá el curso. En caso de tramitar solicitudes en moneda extranjera deberá contener el oficio de autorización del Director General. En caso de que sean más de dos participantes, anexar la Relación de los asistentes incluyendo: centro de costo, número de empleado, nombre, firma y monto por persona. El Departamento de Capacitación realizará el trámite del envío de remesas para cursos monográficos, de acuerdo a lo establecido en los pobalines y se anexará lo siguiente: Oficio en el que se especifica el nombre del curso, fecha, cede y las autorizaciones respectivas. Relación de asistentes por centro de costo, adscripción, monto de transporte y gastos de viaje.




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RESPONSABILIDADES

RESPONSABLE TRAMITE

Subdirección de Recursos Humanos Referente al capítulo 1000, Servicios Personales, Contratos de Prestación de Servicios Profesionales y/o de otras prestaciones

Subdirección de Adquisiciones y Servicios Adquisiciones de bienes materiales y servicios, activo fijo, obra pública y envío de remesas

Subdirección de Capacitación Referente a cursos tanto externos como monográficos

Dirección de Planeación Solicitudes de remesa zona foránea y metropolitana conforme a los pobalines.

Todas las áreas Viáticos, cursos externos y remesas a los CIJ’s y UI’s que sean con cargo a su presupuesto autorizado

Área Solicitante

- Queda bajo su responsabilidad, el resguardo de los Contratos originales, así como la información, verificación y cálculo de los Bienes y Servicios estipulados en los mismos.

- Solicitará al Proveedor o Prestador de Servicios que presente las Facturas y Recibos de Honorarios y Arrendamientos, en la Caja Institucional los días lunes en el horario de 10:00 a 14:00 horas, para revisión y expedición del Contra-Recibo, presentando su documentación original la cual cumplirá con los requisitos fiscales.

- Entregará las Solicitudes de Cheque o de Orden de Remesa en el horario de 10:00 a 13:00

horas, esperará la revisión documental en ese momento y verificará que le asignen número de folio a las que procedan.

- Solicitará la cancelación de alguna Solicitud de Cheque o de Orden de Remesa, mediante

oficio en donde se especifiquen las razones.



Vigencia Dic. 2008 a Dic. 2010

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- Anotará, en el caso del pago de pasivos, en el rubro de observaciones de la Solicitud de Cheque o de Orden de Remesa, que se pague contra la provisión, de lo contrario se considerará gasto normal y será su responsabilidad la duplicidad del gasto.

- Anotará, en los casos donde únicamente se presente copia de comprobantes (predial, agua y luz), en el rubro de observaciones de la Solicitud de Cheque o de Orden de Remesa, el nombre del área que deberá resguardar el documento original, así como nombre y firma del resguardante.

- Entregará al Departamento de Tesorería mediante oficio, el original de la Fianza o cheque de

caja, certificado o efectivo para efecto de garantizar el cumplimiento de los anticipos, Contratos, vicios ocultos y/o en su caso ampliaciones a los Contratos de Adquisiciones y Servicios, Obra Pública y Servicios Relacionados con las Mismas, según sea el caso.

- Anexará un oficio con la justificación y el visto bueno de la Subdirección de Recursos

Financieros, cuando requiera acortar el plazo (menos de 3 días) para el trámite de Solicitudes de Cheque y/o de Orden de Remesa.

- En caso de no contar con disponibilidad, informará mediante oficio al Departamento de

Organización, Programación y Presupuesto, a fin de darle suficiencia presupuestal o no esté dentro de la calendarización del mismo.

- En caso de cancelación de algún cheque y que este sea requerido nuevamente, solicitará mediante oficio la documentación soporte al Departamento de Contabilidad e iniciará el proceso de trámite de la Solicitud de cheque.

- Para cumplir con las disposiciones de cadenas productivas las Solicitudes de cheque se

tendrán que entregar al Departamento de Tesorería con 11 días naturales antes de la fecha de su vencimiento conforme a las fechas del contra-recibo para su publicación en el portal de NAFINSA a efecto de que el proveedor realice las acciones pertinentes con el intermediario financiero y tomar el factoraje.




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Departamento de Análisis Financiero y Control Presupuestal

- Recibirá las Solicitudes de Cheque o de Orden de Remesa en el horario de 10:00 a 13:00 horas, mismas que se revisarán en ese momento, en caso de estar correctas y completas según el presente procedimiento serán foliadas, las que no serán devueltas.

Podrá recibir diariamente una Solicitud de cheque u Orden de Remesa “urgente” por Departamento, con la finalidad de brindar un mejor servicio.

- Verificará que se anexe el memorándum con la justificación que presente el área solicitante

con el visto bueno de la Subdirección de Recursos Financieros, cuando requiera acortar el plazo (menos de 3 días) para el trámite de Solicitudes de Cheque o de Orden de Remesa.

- En el caso de remesa para Obra Pública verificará el procedimiento con el que se llevó a cabo

la contratación, términos para garantizar el anticipo, plazos y condiciones de pago.

- En el caso de remesa para Activo Fijo, verificará que contenga oficio firmado por el Departamento de Adquisiciones en el que indica la adjudicación del Proveedor.

Departamento de Contabilidad

- Registrará contablemente las Solicitudes de Cheque o de Orden de Remesa conforme al Catálogo de Cuentas autorizado por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público y al Clasificador por Objeto del Gasto.

- Recibirá y revisará que las facturas contengan los requisitos fiscales establecidos conforme al apartado de Notaciones y Definiciones del presente procedimiento, verificará en el sistema del SAT y plasmará en las mismas el sello de autorización.




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Departamento de Tesorería

- Recibirá facturas, Recibos de Honorarios y Arrendamientos para revisión y expedición de Contra-Recibos, los días lunes en el horario de 10:00 a 14:00 horas, sólo aceptará documentación original que cumpla con los requisitos fiscales establecidos en el presente procedimiento. En el caso de adquisiciones solicitará la factura junto con el Contrato en original, y para los servicios y mantenimientos requerirá la factura original, copia del Contrato y el oficio de liberación de pago.

- Recibirá las facturas, turnará al Departamento de Contabilidad para su verificación de los

requisitos fiscales y autenticidad en el SAT, y una vez revisadas las relacionará para entregarlas al día siguiente a las áreas solicitantes, para su verificación y generación de Solicitudes de Cheque.

- En caso de que la factura sea rechazada por el SAT, notificará mediante oficio al Proveedor

para su aclaración y en su caso la sustitución.

- Recibirá para su custodia el original de la Fianza o Cheque de Caja, certificado o efectivo para efecto de garantizar el cumplimiento de los anticipos, Contratos, vicios ocultos y/o en su caso ampliaciones a los Contratos de Adquisiciones y Servicios, Obra Pública y Servicios Relacionados con las Mismas, según sea el caso.

- Será el único encargado de la recepción y entrega de los Recibos para el pago de nómina.

- Recibirá del Departamento de Análisis Financieros y Control Presupuestal las Solicitudes de

cheque para el pago de la nómina e impuestos del IMSS e ISR y pagará a través del Sistema Bancario.

- Notificará mediante oficio a las áreas que tienen algún cheque pendiente en caja, para que a

su vez estas comuniquen al beneficiario de su existencia.

- Cancelará los cheques que no sean cobrados oportunamente en un lapso de 90 días naturales, conforme a la Ley de Títulos y Operaciones de Crédito y notificará al Departamento de Contabilidad mediante oficio para su provisión anexando los documentos soporte de la Solicitud de Cheque.

- En caso de que se realice la cancelación de algún cheque, lo sellara como cancelado y enviará

al Departamento de Contabilidad en la posición bancaria.




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- Capturará en el portal de NAFINSA en el Sistema de Cadenas Productivas las cuentas por pagar de los proveedores y contratistas en adquisiciones y arrendamientos de bienes muebles, servicios y obra pública los que deberán cumplir con los siguientes requisitos:

Que correspondan a compromisos efectivamente devengados Que se efectúen dentro de los limites de los calendarios de presupuesto autorizados Que se encuentren debidamente justificados y comprobados con los documentos originales

correspondientes. Con el fin de que realicen el descuento electrónico o factoraje con el intermediario financiero. Se exceptúan los mencionados en el anexo 1 del presente procedimiento.

- Verificará diariamente en el portal de NAFINSA los proveedores que realizaron factoraje con los intermediarios financieros, al publicarse los documentos se cederán los derechos de las operaciones descritas en la pagina, conforme al artículo 45 k de la Ley General de Organizaciones y Actividades Auxiliares del Crédito y 32 C del Código Fiscal o del artículo 2038 del Código Civil Federal, obligándose incondicionalmente a realizar el pago al intermediario financiero en las fechas y por los montos establecidos.

- Cuando el proveedor realice el cobro a través de cadenas productivas, se emitirá el reporte correspondiente mediante el portal de NAFINSA y será el soporte para realizar la transferencia al intermediario financiero.

MATERIALES

Documentación soporte de la Solicitud de Cheque Relación de Afectación Presupuestal Reporte de Solicitudes de cheque y/o de Orden de Remesa Clasificador por Objeto de Gasto Sistema del SIF Sistema de Banco Cash-Windows Sistema de Pagos Electrónicos BBVA Bancomer Contrato (s) Contra-Recibo Requisición de Bienes y Servicios Solicitud de Servicio




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REFERENCIAS

Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y su Reglamento

Ley de Obra Pública y Servicios Relacionados con las Mismas y su Reglamento

Ley del IVA

Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria y su Reglamento

Ley del Impuesto sobre la Renta

Ley de Títulos y Operaciones de Crédito

Código Fiscal de la Federación

Reglamento del Código Fiscal de la Federación

Disposiciones Generales que deberán sujetarse las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal para su incorporación al Programa de Cadenas Productivas publicadas en el Diario Oficial del 28 de febrero del 2007.

ANEXOS

- Solicitud de Cheque o de Orden de Remesa - Póliza-cheque - Anexo 1 - Circular No. 006 emitida por la Subdirección de Recursos Humanos el 8 de marzo del 2007 - Circular DG/007/08 emitida por la Dirección General del 15 de abril del 2008




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RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

ÁREA SOLICITANTE

DEPTO. ANÁLISIS FIN. Y

CONTROL PRESUPUESTAL

(RESP. DE SOL. CHEQUE O

DE ORDEN DE REMESA)

DEPTO. CONTABILIDAD (RESP. SOL. CHEQUE O DE

ORDEN DE REMESA)

1. Elabora la Solicitud de Cheque o de Orden de Remesa en original y 3

copias, entrega al Departamento de Análisis Financiero y Control Presupuestal junto con la documentación soporte.

Nota: En caso de afectar más de un centro de costo, incluirá una Relación de Afectación Presupuestal en original y 2 copias firmada por el responsable del área, especificando: descripción de centros de costo, monto, subtotales de oficinas centrales, CIJ o UI, total del importe, partida, concepto, número y nombre de empleado.

2. Recibe la Solicitud de Cheque o de Orden de Remesa en original y 3

copias, verifica la documentación soporte, la Relación de Afectación Presupuestal y que los montos coincidan con los de los comprobantes, pudiéndose presentar 2 casos:

2.1 Que la Solicitud de Cheque o de Orden de Remesa no cumpla con

los comprobantes o con la documentación soporte requerida, en este caso, la rechaza y devuelve al área solicitante. Inicia el procedimiento.

2.2 Que la Solicitud de Cheque o de Orden de Remesa si cumpla con

los comprobantes y documentos requeridos o en su caso envía el oficio de justificación autorizado por la Subdirección de Recursos Financieros, en este caso, la acepta, asigna número de folio y continúa el procedimiento.

3. Entrega copia de la Solicitud de Cheque o de Orden de Remesa y copia

de la Relación de Afectación Presupuestal sellada y foliada como acuse al área solicitante.

4. Captura e imprime al final del día el Reporte de Solicitudes de Cheque

o de Orden de Remesa recibidas en original y copia, turna la copia al Departamento de Tesorería para su control y seguimiento.

5. Turna al Departamento de Contabilidad la Solicitud de Cheque o de

Orden de Remesa con la documentación soporte y las validaciones correspondientes.

6. Recibe las Solicitudes de Cheque o de Orden de Remesa en original y 3

copias, documentación soporte y Relación de Afectación Presupuestal en original.




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DEPTO. CONTABILIDAD (SUBJEFE DEL DEPTO.)


CONTROL PRESUPUESTAL (RESP. SOL. CHEQUE O DE

ORDEN DE REMESA)


CONTROL PRESUPUESTAL (SUBJEFE DEL DEPTO.)

7. Revisa que la documentación soporte esta completa y cumpla con los

requisitos fiscales y verifica la autenticidad de las facturas ante el SAT, firmando como evidencia de su revisión.

8. Asigna a las Solicitudes de Cheque o de Orden de Remesa la partida

contable conforme al Clasificador por Objeto del Gasto y turna al Subjefe del Departamento para su revisión y validación.

9. Recibe Solicitudes de Cheque o de Orden de Remesa, supervisa selectivamente el soporte, los requisitos fiscales de los comprobantes, los centros de costo, empleados, prorrateos y revisa al 100% el registro contable, firma como evidencia de su revisión y supervisión, turna al Jefe del Departamento para la autorización del registro contable.

10. Una vez autorizada por el Jefe del Departamento el registro contable

recibe la Solicitud de Cheque o de Orden de Remesa y turna al Departamento de Análisis Financiero y Control Presupuestal.

11. Recibe Solicitudes de Cheque o de Orden de Remesa, codifica

conforme al Catálogo de Códigos de Operación del SIAF.

12. Anota el tipo de adquisición conforme al Catálogo de tipo de adquisición de acuerdo a la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas.

13. Codifica las afectaciones presupuestales conforme al Clasificador por

Objeto de Gasto.

14. Entrega las Solicitudes de Cheque o de Orden de Remesa con las codificaciones y contabilización al Subjefe del Departamento.

15. Recibe Solicitudes de Cheque o de Orden de Remesa codificadas y

contabilizadas, supervisa la Relación de Afectación Presupuestal, el código de operación, que cuenta con disponibilidad, la razonabilidad del gasto, verifica que estén incluidas las firmas correspondientes, firma como evidencia de su supervisión y turna al Jefe del Departamento para su validación y autorización.




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CONTROL PRESUPUESTAL (JEFE DEL DEPTO.)


CONTROL PRESUPUESTAL (RESP. SOL. CHEQUE O DE

ORDEN DE REMESA)

DEPTO. DE TESORERÍA TÉCNICO “B” ANÁLISIS Y

REVISIÓN INF. FINAN.

16. Una vez verificada la aplicación del gasto, recibe la Solicitud de Cheque

o de Orden de Remesa, valida, autoriza el gasto y recaba la firma de la Subdirección de Recursos Financieros.

17. Una vez firmada de autorización la Solicitud de Cheque o de Orden de

Remesa por la Subdirección de Recursos Financieros devuelve al Responsable para su distribución.

18. Recibe Solicitud de Cheque o de Orden de Remesa autorizada y distribuye de la siguiente manera:

Departamento de Tesorería: - Solicitud de Cheque en original y copia (rosa), junto con

documentación soporte y Relación de Afectación Presupuestal - Orden de Remesa original y documentación soporte

Departamento de Contabilidad: - Copia (rosa) Orden de Remesa

Departamento de Análisis Financiero y Control Presupuestal - Copia de Orden de Remesa

Nota: La 3ª. copia de la Solicitud de cheque y de la Orden de Remesa debe

estar contabilizada y codificada, para ser entregada al Departamento de Adquisiciones.

19. Recibe Solicitud de Cheque en original y copia, documentación soporte y Relación de Afectación Presupuestal, así como en su caso, Orden de Remesa en original junto con la documentación soporte.

20. Aparta la Solicitud de Cheque de la Orden de Remesa, pudiéndose presentar dos casos:

20.1 Que se trate de una Orden de Remesa, en este caso, turna al Subjefe

de CIJ, UI y Flujo de Efectivo para revisión.




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SUBJEFE DE CIJ, UI Y

FLUJO DE EFECTIVO

TÉCNICO “B” CONTROL

DE GASTOS, CIJ Y UI

SUBJEFE DE CIJ, UI Y

FLUJO DE EFECTIVO

JEFE DEL DEPTO. DE

TESORERÍA

20.1.1 Recibe la Orden de Remesa junto con la documentación

soporte, revisa que las firmas de autorización sean las correctas, así como las fechas de envío y que se cuente con disponibilidad financiera, firma de revisado y turna al Capturista para incluir en el SIAF.

20.1.2 Recibe de la Capturista la Solicitud de Orden de Remesa

capturada, revisa y verifica que estén todas las solicitudes autorizadas conforme al calendario establecido.

20.1.3 Captura los descuentos por concepto de recurso propio de la quincena anterior, imprime listado en original y 3 copias por centro de costo y concentrado general, captura en el sistema bancario cada uno de los importes por centro de costo y los turna al Subjefe de CIJ, UI y Flujo de Efectivo.

20.1.4 Recibe los listados por centro de costo, concentrado general y

las Solicitudes de Remesa, verifica número de solicitud, partida, conceptos, montos, cuentas bancarias y los descuentos, firma de conformidad los listados y regresa toda la documentación al Técnico “B” Control de Gastos, CIJ y UI.

20.1.5 Informa del monto a enviar al Subjefe de Oficinas Centrales y

Control de Pagos para que se cuente con la disponibilidad bancaria previa validación del Jefe del Departamento.

20.1.6 Recibe concentrado general junto con el Reporte del Sistema

de Bancos, revisa, firma el concentrado, envía remesa por el Sistema BBVA Bancomer y regresa la documentación al Subjefe de oficinas centrales y control de pagos para su registro en la posición bancaria, así como el control y seguimiento del ejercido de las remesas.




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DE GASTOS, CIJ Y UI

SUBJEFE DE OFICINAS

CENTRALES Y CONTROL

DE PAGOS

20.1.7 Imprime en original y copia la respuesta del banco con los

movimientos operados y distribuye de la siguiente manera:

Listado por centro de costo Original: Expediente de Envío de Remesa Copia: Depto. de Contabilidad mediante oficio

Concentrado General Original: Expediente de Envío de Remesas Copia: Subjefe de Oficinas Centrales y Control de Pagos para la Posición Financiera

Reporte del Sistema de Bancos Original: Expediente de Envío de Remesas Copia: Subjefe de Oficinas Centrales y Control de Pagos

20.1.8 Archiva la documentación generada y termina procedimiento de Orden de Remesa.

20.2 Que se trate de una Solicitud de Cheque, en este caso, verifica que

los datos de la factura coincidan con los datos del Contrato: nombre, importes y vencimientos, indicación del procedimiento conforme se llevó a cabo la adjudicación del Contrato, forma, términos para garantizar el anticipo y el cumplimiento del Contrato, plazo y condiciones de pago, penas convencionales por atraso en la entrega de los bienes o servicios.

20.2.1 Verifica en la Requisición de Bienes o Servicios si cuenta

con disponibilidad del recurso, que la Solicitud de Cheque contenga las firmas y fechas de revisión de los Departamentos de: Contabilidad, Análisis Financiero y Control Presupuestal y de la Subdirección de Recursos Financieros, firma la solicitud y turna al Capturista para la elaboración de la Póliza-Cheque.

20.2.2 Captura en el Sistema de Cadenas Productivas los datos

referentes para el pago a proveedores.




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JEFE DEL DEPTO. DE

TESORERÍA


DE PAGOS

NOTA: El proveedor podrá verificar en el Sistema de Cadenas Productivas

la publicación de su pago, mismo que cobrará en la Institución financiera correspondiente mediante el número de folio expedido por NAFINSA.

20.2.3 Diariamente verifica en la página de NAFINSA los avisos o

reportes emitidos por la Institución, imprime, verifica los pagos a realizar en la misma y turna al Subjefe de Oficinas Centrales y Control de Pagos.

Nota: En caso de realizar los proveedores el factoraje y que el cheque se haya elaborado, este será cancelado inmediatamente al realizar el pago al intermediario financiero en la fecha establecida con el contra-recibo, en el cuadro de observaciones de la Solicitud de cheque se informará que no se pagó el cheque, por cobrar en cadenas productivas.

Si el proveedor realiza el cobro a través de cadenas productivas, emitirá el reporte correspondiente mediante el portal de NAFINSA y será el soporte para realizar la transferencia al intermediario financiero.

20.2.4 Recibe de la Capturista la Póliza-Cheque en original y 2

copias junto con la documentación soporte, revisa que el Cheque contenga los mismos datos de la Solicitud de Cheque (fecha de elaboración, beneficiario, importe en número y letra, así como el concepto) y descarga en el control de solicitudes que turna al Subjefe de Oficinas Centrales y Control de Pagos.

20.2.5 Separa una copia de la Póliza de Cheque para la posición

financiera y turna el original y copia al Subjefe de Oficinas Centrales y Control de Pagos junto con la documentación soporte.

20.2.6 Anota en el control de contra-recibos, los números de

cheque de los pagos de las facturas de los proveedores conforme a su vencimiento.




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SUBJEFE DE OFICINAS

CENTRALES Y CONTROL

DE PAGOS

JEFE DEL DEPTO. DE

TESORERÍA


DE PAGOS

PROFESIONAL EJECUTIVO

CAJERO


DE PAGOS

20.2.7 Recibe original y copia de la Póliza de cheque junto con la

documentación soporte, valida y turna al Jefe del Departamento.

20.2.8 Recibe la Póliza de Cheque en original y copia junto con los

documentos, revisa la congruencia del gasto, que cuente con las firmas de validación correspondiente, firma la póliza, el cheque y recaba la firma de la Dirección General Adjunta Administrativa.

20.2.9 Una vez firmados los cheques por la Dirección General

Adjunta Administrativa turna al Técnico “B” Control de Pagos.

20.2.10 Recibe Póliza de cheque junto con la documentación soporte

y realiza la programación de pago y turna al Profesional Ejecutivo Cajero.

20.2.11 Recibe Pólizas de Cheque firmadas y la programación de

pagos, realiza el pago en la fecha establecida al proveedor, prestador de servicios o al personal de la institución, solicitándole identificación, fecha de recibido, su firma en la Póliza en original y copia, y le entrega el cheque.

Nota: En caso de que el Proveedor tenga alguna sanción, solicita pague

primero el importe correspondiente para proceder posteriormente a darle el cheque.

20.2.12 Al final del día entrega al Técnico “B” Control de Pagos el

original y copia (amarilla) de las Pólizas de cheque pagadas junto con los documentos sellados.

20.2.13 Recibe Pólizas de Cheque pagadas en original y copia

(amarilla), revisa y separa la copia amarilla para su archivo, quedando el original de la póliza y los comprobantes sellados para su entrega al Departamento de Contabilidad.




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DEPARTAMENTO DE

CONTABILIDAD

JEFE DEL DEPTO. DE

TESORERÍA

ANALISTA DE SISTEMAS

MACROCOMP.

SUBJEFE DE OFICINAS

CENTRALES Y CONTROL

DE PAGOS

20.2.14 Diariamente recopila la copia rosa de la Solicitud de Cheque y la póliza de cheque copia azul, emitidas el día anterior junto con la copia de la Relación de Afectación presupuestal para su registro en la posición financiera.

20.2.15 Entrega al Departamento de Contabilidad las pólizas

originales pagadas y los documentos sellados, mediante una Relación que solicita firme de recibido.

20.2.16 Recibe el original de la Póliza de Cheque junto con el

original de la Solicitud de Cheque y la documentación soporte con el sello de pagado, Relación de Afectación Presupuestal y archiva en el expediente mensual de pólizas.

20.2.17 Recibe mediante la posición financiera copia rosa de la

Solicitud de Cheque, copia azul de la Póliza de Cheque, copia de la Relación de Afectación Presupuestal para su registro correspondiente y archiva en el expediente de pólizas.

20.2.18 Recibe oficio del Departamento de Nóminas e Impuestos

para el pago de la nómina e impuestos (IMSS, Afore e INFONAVIT), que se realiza a través del Sistema Bancario en las fechas establecidas y turna al Analista de Sistemas Macrocomputacionales.

20.2.19 Recibe oficio para el pago de la nómina con la Relación de

Recibos, carga las bases en el sistema de bancos y genera el archivo para el pago de la nómina en las fechas establecidas, imprime el Reporte del SIAF y turna al Subjefe de Oficinas Centrales y Control de Pagos para revisión y validación.

20.2.20 Recibe el Reporte de SIAF y Banco, revisa que los registros

coincidan con las Solicitudes de Cheque y firma para su validación. Solicita al Jefe del Departamento su validación para el pago.




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JEFE DEL DEPARTAMENTO

DE TESORERIA

ANALISTA DE SISTEMAS

MACROCOMP.

PROFESIONAL EJECUTIVO CAJERO


DE PAGOS

JEFE DEL DEPTO. DE

TESORERÍA

20.2.21 Recibe la información, revisa, valida y autoriza el pago

correspondiente y turna al Subjefe de Oficinas Centrales y Control de Pagos.

20.2.22 Realiza el pago a través del Sistema de Banco y emite el

Reporte de Pagado que turna al Analista de Sistemas Macrocomputacionales.

20.2.23 Una vez pagados los importes del IMSS, Afore,

INFONAVIT y nóminas, archiva una copia de las Solicitudes de Cheque, Relación del SIAF y Reportes pagados del Sistema de Banco en el expediente correspondiente y los originales los entrega al Técnico “B” Control de Pagos para la posición financiera.

21. Entrega al Técnico “B” Control de Pagos un reporte acerca de los

cheques no cobrados en las fechas programadas para su pago.

22. Recibe reporte de cheques no cobrados, elabora oficio semanalmente dirigido a las áreas solicitantes, informando de la existencia de los cheques pendientes de cobro con una antigüedad de 90 días, para que solicite a los beneficiarios se presenten al área de Caja para su cobro y recaba la firma del Jefe del Departamento.

23. En caso de que los beneficiarios de los cheques pendientes no se

presenten a cobrarlos en un lapso de 90 días naturales, conforme al plazo máximo establecido por la Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito, autoriza la cancelación de los mismos.

24. Elabora oficio dirigido al Departamento de Contabilidad con copia al

área solicitante, en el que le notifica acerca de la cancelación del cheque para su provisión anexando los documentos soporte originales.

NOTA: En caso de que el pago sea requerido posteriormente a la

cancelación del cheque, el área solicitante realizará nuevamente el trámite para su pago.

25. Termina procedimiento.

Clave del Documento

Paginas

PR-DETES-013-C2

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PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE Y PAGO A TREVÉS DE SOLICITUDES DE CHEQUE O DE ORDEN DE REMESA

DEPTO. DE ANÁLISIS FINANCIERO

Y CONTROL PRESUPUESTAL

DEPARTAMENTO DE

CONTABILIDAD

DEPARTAMENTO DE

TESORERÍAÁREA SOLICITANTE

INICIO

A


DE TESORERÍA

1

2.1

2

Doctos Soporte

Doctos. soporte

/3

Sol. Cheque/

Orden Remesa

En este caso, la rechaza y devuelve al

área solicitante. Inicia el procedimiento.

Recibe la Solicitud de Cheque o de

Orden de Remesa en original y 3 copias,

verifica la documentación soporte, la

Relación de Afectación Presupuestal y

que los montos coincidan con los de loscomprobantes, pudiéndose presentar 2

casos:

Nota: En caso de afectar más de un

centro de costo, incluirá una Relación

de Afectación Presupuestal en original

y 2 copias firmada por el responsable

del área, especificando: descripción decentros de costo, monto, subtotales de

oficinas centrales, CIJ o UI, total del

importe, partida, concepto, número y

nombre de empleado

Elabora la Solicitud de Cheque o de


entrega al Departamento de Análisis

Financiero y Control Presupuestal junto

con la documentación soporte.

/3

Sol. Cheque/

Orden Remesa

CUMPLE

CON LOS

COMPRO-

BANTES Y DOCTOS…

?

NOSI

2.2

O en su caso envía el oficio de

justificación autorizado por la

Subdirección de Recursos Financieros,

en este caso, la acepta, asigna número

de folio y continúa el procedimiento.

1

1

Doctos. soporte

/3

Sol. Cheque/

Orden Remesa

Clave del Documento

Paginas

PR-DETES-013-C2

41 de 67



DEPARTAMENTO DE

CONTABILIDAD

DEPARTAMENTO DE


B


DE TESORERÍA

4

3

Rel. Afectación

Sol. Cheque/

Orden Remesa c.

Captura e imprime al final del día el

Reporte de Solicitudes de Cheque o de

Orden de Remesa recibidas en original y

copia, turna la copia al Departamento de

Tesorería para su control y seguimiento.

Entrega copia de la Solicitud de Cheque

o de Orden de Remesa y copia de la

Relación de Afectación Presupuestal

sellada y foliada como acuse al área

solicitante.

5

A

c.

Reporte Sol. Ch.

Orden Remesa

6

Rel. Afectación

Doctos. soporte

Sol. Cheque/

Orden Remesa

Turna al Departamento de Contabilidad la

Solicitud de Cheque o de Orden de

Remesa con la documentación soporte y

las validaciones correspondientes.

Rel. Afectación

Recibe las Solicitudes de Cheque o de


documentación soporte y Relación de

Afectación Presupuestal en original

Doctos. soporte

Sol. Cheque/

Orden Remesa

RESPONSABLE SOL. CHEQUE O REMESAS


Clave del Documento

Paginas

PR-DETES-013-C2

42 de 67



DEPARTAMENTO DE

CONTABILIDAD

DEPARTAMENTO DE


C


DE TESORERÍA

9

7

Recibe Solicitudes de Cheque o de

Orden de Remesa, supervisa

selectivamente el soporte, los requisitos

fiscales de los comprobantes, los c.c.,

empleados, prorrateos y revisa al 100% elregistro contable, firma como evidencia

de su revisión y supervisión, turna al Jefe

del Depto. para la autorización del

registro contable.

B

Doctos. soporte

Reporte Sol. Ch.

Orden Remesa

8

Doctos. soporte

Sol. Cheque/

Orden Remesa

Rel. Afectación

Asigna a las Solicitudes de Cheque o de

Orden de Remesa la partida contable

conforme al Clasificador por Objeto del

Gasto y turna al Subjefe del

Departamento para su revisión yvalidación.

Doctos. soporte

Sol. Cheque/

Orden Remesa


Revisa que la documentación soporte

esta completa y cumpla con los requisitos

fiscales y verifica la autenticidad de las

facturas ante el SAT, firmando como

evidencia de su revisión.


SUBJEFE DEL DEPTO.


Clave del Documento

Paginas

PR-DETES-013-C2

43 de 67



DEPARTAMENTO DE

CONTABILIDAD

DEPARTAMENTO DE


D


DE TESORERÍA

12

10

Anota el tipo de adquisición conforme al

Catálogo de tipo de adquisición de

acuerdo a la Ley de Adquisiciones,

Arrendamientos y Servicios del Sector

Público y la Ley de Obras Públicas yServicios Relacionados con lasMismas.

C

Sol. Cheque/

Orden Remesa

11


Orden de Remesa, codifica conforme al

Catálogo de Códigos de Operación del

SIAF.

Sol. Cheque/

Orden Remesa

SUBJEFE DEL DEPTO.


Una vez autorizada por el Jefe del

Departamento el registro contable recibe

la Solicitud de Cheque o de Orden de

Remesa y turna al Departamento de

Análisis Financiero y ControlPresupuestal.


Sol. Cheque/

Orden Remesa

13

Codifica las afectaciones presupuestales

conforme al Clasificador por Objeto de

Gasto.


Sol. Cheque/

Orden Remesa


Clave del Documento

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44 de 67



DEPARTAMENTO DE

CONTABILIDAD

DEPARTAMENTO DE


E


DE TESORERÍA

15

10


Orden de Remesa codificadas y

contabilizadas, supervisa la Rel. de

Afectación Presup., el código de

operación, que cuenta con disponibilidad,la razonabilidad del gasto, verifica que

estén incluidas las firmas corresp., firma

como evidencia de su supervisión y turna

al Jefe del Depto. para su validación y

autorización

D

Sol. Cheque/

Orden Remesa

14

Entrega las Solicitudes de Cheque o de

Orden de Remesa con las codificaciones

y contabilización al Subjefe del

Departamento.

Sol. Cheque/

Orden Remesa

SUBJEFE DEL DEPTO.


Una vez autorizada por el Jefe del

Departamento el registro contable recibe

la Solicitud de Cheque o de Orden de

Remesa y turna al Departamento de

Análisis Financiero y ControlPresupuestal.

SUBJEFE DEL DEPTO.

Sol. Cheque/

Orden Remesa

16

Una vez verificada la aplicación del gasto,

recibe la Solicitud de Cheque o de Orden

de Remesa, valida, autoriza el gasto y

recaba la firma de la Subdirección de

Recursos Financieros.

JEFE DEL DEPTO.

Sol. Cheque/

Orden Remesa


Clave del Documento

Paginas

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45 de 67



DEPARTAMENTO DE

CONTABILIDAD

DEPARTAMENTO DE


F


DE TESORERÍA

18

19

Recibe Solicitud de Cheque o de Orden

de Remesa autorizada y distribuye.

E

Sol. Cheque/

Orden Remesa

17

Una vez firmada de autorización la

Solicitud de Cheque o de Orden de

Remesa por la Subdirección de Recursos

Financieros devuelve al Responsable

para su distribución.

ANALISIS Y REVISIÓN INF. FINAN.


JEFE DEL DEPTO.

Sol. Cheque/

Orden Remesa

20

Aparta la Solicitud de Cheque de la

Orden de Remesa, pudiéndose presentar

dos casos:

Nota: La 3ª. copia de la Solicitud de

cheque y de la Orden de Remesa

debe estar contabilizada y codificada,

para ser entregada al Departamento

de Adquisiciones.

Rel. Afectación

Doctos. soporte

Sol. Cheque/

Orden Remesa

Recibe Solicitud de Cheque en original y

copia, documentación soporte y Relación

de Afectación Presupuestal, así como en

su caso, Orden de Remesa en original

junto con la documentación soporte.

Sol. Cheque/

Orden Remesa


Clave del Documento

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DEPARTAMENTO DE

CONTABILIDAD

DEPARTAMENTO DE


G


DE TESORERÍA

20.1.1

F

Orden Remesa

SUBJEFE FLUJO EFECTIVO

20.1.2

Recibe de la Capturista la Solicitud de

Orden de Remesa capturada, revisa y

verifica que estén todas las solicitudes

autorizadas conforme al calendario

establecido.

Doctos. soporte

Orden Remesa

Recibe la Orden de Remesa junto con la

documentación soporte, revisa que las

firmas de autorización sean las correctas,

así como las fechas de envío y que se

cuente con disponibilidad financiera, firmade revisado y turna al Capturista para

incluir en el SIAF.

Orden Remesa

20.1

ORDEN DE

REMESA

SOLICITUD DE

CHEQUESE TRATA

DE …?

2

TEC. CONTROL DE GASTOS

En este caso, turna al Subjefe de CIJ, UI

y Flujo de Efectivo para revisión.

Clave del Documento

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DEPARTAMENTO DE

CONTABILIDAD

DEPARTAMENTO DE



DE TESORERÍA

20.1.4

G

SUBJEFE CIJ, UI Y FLUJO EF.

20.1.5

20.1.3


TEC. CONTROL DE GASTOS CIJ Y UI

/3

Listados

Orden Remesa

Concentrado

/3

Listados

Orden Remesa

Captura los descuentos por concepto de

recurso propio de la quincena anterior,

imprime listado en original y 3 copias por

c.c. y concentrado general, captura en el

sistema bancario cada uno de losimportes por centro de costo y los turna al

Subjefe de CIJ, UI y Flujo de Efectivo.

/3

Listados

Orden Remesa

Informa del monto a enviar al Subjefe de

Oficinas Centrales y Control de Pagos

para que se cuente con la disponibilidad

bancaria previa validación del Jefe del

Departamento.

Recibe los listados por centro de costo,

concentrado general y las Solicitudes de

Remesa, verifica número de solicitud,

partida, conceptos, montos, cuentas

bancarias y los descuentos, firma deconformidad los listados y regresa toda la

documentación al Técnico “B” Control de

Gastos, CIJ y UI.

20.1.6

Recibe concentrado general junto con el

Reporte del Sistema de Bancos, revisa,

firma el concentrado, envía remesa por el

Sistema BBVA Bancomer y regresa la

documentación al Subjefe de oficinascentrales y control de pagos para su

registro en la posición bancaria, así como

el control y seguimiento del ejercido de

las remesas.

Listados

Concentrado Gral.

H

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48 de 67




DEPARTAMENTO DE

CONTABILIDAD

DEPARTAMENTO DE



DE TESORERÍA

20.1.8

H


20.1.7TEC. CONTROL DE GASTOS CIJ Y UI

c.

Mov. Bnacos

Imprime en original y copia la respuesta

del banco con los movimientos operados

y distribuye .

20.2En este caso, verifica que los datos de la

factura coincidan con los datos del

Contrato: nombre, importes y

vencimientos, indicación del

procedimiento conforme se llevó a cabola adjudicación del Contrato, forma,

términos para garantizar el anticipo y el

cumplimiento del Contrato, plazo y

condiciones de pago, penas

convencionales por atraso en la entregade los bienes o servicios

Contrato

Factura

I

Documentación

generada

Archiva la documentación generada y

termina procedimiento de Orden de

Remesa.

TERMINA

2

Sol. Cheque

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DEPARTAMENTO DE

CONTABILIDAD

DEPARTAMENTO DE



DE TESORERÍA

20.2.2

I

20.2.1SUBJEFE OF. CENTRALES YCONTROL DE PAGOS

Requis. Bienes/

Serv.

Sol. Cheque

Verifica en la Requisición de Bienes o

Servicios si cuenta con disponibilidad del

recurso, que la Solicitud de Cheque

contenga las firmas y fechas de revisión

de los Deptos de: Contabilidad, AnálisisFin. y Ctrol. Presup. y de la Subdir. de

Rec.Fin., firma la solicitud y turna al

Capturista para la elaboración de la

Póliza-Cheque

J

Captura en el Sistema de Cadenas

Productivas los datos referentes para el

pago a proveedores.

SUBJEFE OF. CENTRALES YCONTROL DE PAGOS

NOTA: El proveedor podrá verificar en

el Sistema de Cadenas Productivas la

publicación de su pago, mismo que

cobrará en la Institución financiera

correspondiente mediante el númerode folio expedido por NAFINSA

20.2.3

Diariamente verifica en la página de

NAFINSA los avisos o reportes emitidos

por la Institución, imprime, verifica los

pagos a realizar en la misma y turna al

Subjefe de Oficinas Centrales y Controlde Pagos.

Nota: En caso de realizar los proveedores

el factoraje y que el cheque se haya

elaborado, este será cancelado

inmediatamente al realizar el pago al

intermediario financiero en la fechaestablecida con el contra-recibo, en el

cuadro de observaciones de la Solicitud

de cheque se informará que no se pagó el

cheque, por cobrar en cadenas

productivas

Clave del Documento

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DEPARTAMENTO DE

CONTABILIDAD

DEPARTAMENTO DE



DE TESORERÍA

20.2.5

J

20.2.4TEC. CONTROL DE PAGOS

K

TEC. CONTROL DE PAGOS

20.2.6

Anota en el control de contra-recibos, los

números de cheque de los pagos de las

facturas de los proveedores conforme a

su vencimiento.

Nota: Si el proveedor realiza el cobro a

través de cadenas productivas, emitirá

el reporte correspondiente mediante el

portal de NAFINSA y será el soporte

para realizar la transferencia alintermediario financiero

Sol. Cheque

/2

Poliza-cheque

Recibe de la Capturista la Póliza-Cheque

en original y 2 copias junto con la

documentación soporte, revisa que el

Cheque contenga los mismos datos de la

Solicitud de Cheque y descarga en elcontrol de solicitudes que turna al Subjefe

de Oficinas Centrales y Control de Pago.

Sol. Cheque

/2

Poliza-cheque


Separa una copia de la Póliza de Cheque

para la posición financiera y turna el

original y copia al Subjefe de Oficinas

Centrales y Control de Pagos junto con la

documentación soporte.

Clave del Documento

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DEPARTAMENTO DE

CONTABILIDAD

DEPARTAMENTO DE



DE TESORERÍA

20.2.8

K

20.2.7SUBJEFE OF. CENTRALESCONTROL DE PAGOS

L

20.2.9

Documentación

soporte

c.

Poliza-cheque

Documentación

soporte

c.

Poliza-cheque


Recibe original y copia de la Póliza de

cheque junto con la documentación

soporte, valida y turna al Jefe del

Departamento.

Documentación

soporte

c.

Poliza-cheque

20.2.10

Recibe Póliza de cheque junto con la

documentación soporte y realiza la

programación de pago y turna al

Profesional Ejecutivo Cajero.

Documentación

soporte

c.

Poliza-cheque

Recibe la Póliza de Cheque en original y

copia junto con los documentos, revisa la

congruencia del gasto, que cuente con

las firmas de validación correspondiente,

firma la póliza, el cheque y recaba lafirma de la Dirección General Adjunta

Administrativa.

Una vez firmados los cheques por la

Dirección General Adjunta Administrativa

turna al Técnico “B” Control de Pagos.

Clave del Documento

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DEPARTAMENTO DE

CONTABILIDAD

DEPARTAMENTO DE



DE TESORERÍA

L

20.2.11PROFESIONAL EJECUTIVOCAJERO

M

c.

Poliza-cheque

PROFESIONAL EJECUTIVOCAJERO

Recibe Pólizas de Cheque firmadas y la

programación de pagos, realiza el pago

en la fecha establecida al proveedor,

prestador de servicios o al personal de la

institución, solicitándole identificación,fecha de recibido, su firma en la Póliza en

original y copia, y le entrega el cheque.

20.2.12

Al final del día entrega al Técnico “B”

Control de Pagos el original y copia

(amarilla) de las Pólizas de cheque

pagadas junto con los documentos

sellados.

Documentación

soporte

c.

Poliza-cheque

Nota: En caso de que el Proveedor tenga

alguna sanción, solicita pague primero el

importe correspondiente para proceder

posteriormente a darle el cheque.

Clave del Documento

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DEPARTAMENTO DE

CONTABILIDAD

DEPARTAMENTO DE



DE TESORERÍA

M

20.2.13TEC. CONTROL DE PAGOS

N

20.2.15

Rel. Afectación


Documentación

soporte

20.2.14

Poliza-cheque

Sol. Cheque

Documentación

soporte

c.

Poliza-cheque

Recibe Pólizas de Cheque pagadas en

original y copia (amarilla), revisa y separa

la copia amarilla para su archivo,

quedando el original de la póliza y los

comprobantes sellados para su entrega alDepartamento de Contabilidad.

Diariamente recopila la copia rosa de la

Solicitud de Cheque y la póliza de cheque

copia azul, emitidas el día anterior junto

con la copia de la Relación de Afectación

presupuestal para su registro en laposición financiera.


Poliza-cheque

Entrega al Departamento de Contabilidad

las pólizas originales pagadas y los

documentos sellados, mediante una

Relación que solicita firme de recibido.

Clave del Documento

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DEPARTAMENTO DE

CONTABILIDAD

DEPARTAMENTO DE



DE TESORERÍA

N

20.2.16

Ñ

20.2.18

Reporte SIAF

20.2.17

Recibe mediante la posición financiera

copia rosa de la Solicitud de Cheque,

copia azul de la Póliza de Cheque, copia

de la Relación de Afectación

Presupuestal para su registrocorrespondiente y archiva en el

expediente de pólizas.

ANALISTA SIST. MACRO.

Oficio

Recibe oficio del Departamento de

Nóminas e Impuestos para el pago de la

nómina e impuestos (IMSS, Afore e

INFONAVIT), que se realiza a través del

Sistema Bancario en las fechasestablecidas y turna al Analista de

Sistemas Macrocomputacionales.

Rel. Afectación

Documentación

soporte

Sol. Cheque o.

Poliza-cheque

o.

Recibe el original de la Póliza de Cheque

junto con el original de la Solicitud de

Cheque y la documentación soporte con

el sello de pagado, Relación de

Afectación Presupuestal y archiva en elexpediente mensual de pólizas.

Rel. Afectación c.

Sol. Cheque rosa

Poliza-cheque

azul20.2.19

Oficio

Recibe oficio para el pago de la nómina

con la Relación de Recibos, carga las

bases en el sistema de bancos y genera

el archivo para el pago de la nómina en

las fechas establecidas, imprime elReporte del SIAF y turna al Subjefe de

Oficinas Centrales y Control de Pagos

para revisión y validación.

Clave del Documento

Paginas

PR-DETES-013-C2

55 de 67




DEPARTAMENTO DE

CONTABILIDAD

DEPARTAMENTO DE



DE TESORERÍA

Ñ

20.2.20

O

20.2.21

Reporte SIAF

20.2.22

Entrega al Técnico “B” Control de Pagos

un reporte acerca de los cheques no

cobrados en las fechas programadas

para su pago.

SUBJEFE OF. CENTRALESY CONTROL DE PAGOS

Reporte SIAF

OficioOficio

Reporte cheques

No cobrados

20.2.23

Recibe el Reporte de SIAF y Banco,

revisa que los registros coincidan con las

Solicitudes de Cheque y firma para su

validación. Solicita al Jefe del

Departamento su validación para el pago.

Reporte SIAF

Reporte SIAF

Recibe la información, revisa, valida y

autoriza el pago correspondiente y turna

al Subjefe de Oficinas Centrales y Control

de Pagos

ANALISTA SIST. MACRO.

Oficio

Realiza el pago a través del Sistema de

Banco y emite el Reporte de Pagado que

turna al Analista de Sistemas

Macrocomputacionales.

Oficio

Una vez pagados los importes del IMSS,

Afore, INFONAVIT y nóminas, archiva

una copia de las Solicitudes de Cheque,

Relación del SIAF y Reportes pagados

del Sistema de Banco en el expedientecorrespondiente y los originales los

entrega al Técnico “B” Control de Pagos

para la posición financiera.

PROF. EJECUTIVO CAJERO 21

Clave del Documento

Paginas

PR-DETES-013-C2

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DEPARTAMENTO DE

CONTABILIDAD

DEPARTAMENTO DE



DE TESORERÍA

O

2223

Oficio áreas sol.

24


Reporte cheques

No cobrados

Documentación

soporte

25

Recibe reporte de cheques no cobrados,

elabora oficio semanalmente dirigido a las

áreas solicitantes, informando de la

existencia de los cheques pendientes de

cobro con una antigüedad de 90 días,para que solicite a los beneficiarios se

presenten al área de Caja para su cobro

y recaba la firma del Jefe del

Departamento.

c.

En caso de que los beneficiarios de los

cheques pendientes no se presenten a

cobrarlos en un lapso de 90 días

naturales, conforme al plazo máximo

establecido por la Ley General de Títulosy Operaciones de Crédito, autoriza la

cancelación de los mismos.

Oficio

Elabora oficio dirigido al Departamento de

Contabilidad con copia al área solicitante,

en el que le notifica acerca de la

cancelación del cheque para su provisión

anexando los documentos soporteoriginales.

NOTA: En caso de que el pago sea

requerido posteriormente a la

cancelación del cheque, el área

solicitante realizará nuevamente el

trámite para su pago

TERMINA




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DESCRIPCIÓN DEL FORMATO

I. Nombre del Formato: SOLICITUD DE CHEQUE O DE ORDEN DE REMESA

II. Clave: 8720-13

III. Objetivo: Llevar a cabo el trámite y control de los egresos correspondientes.

IV. Responsable de su Formulación: Jefe del Departamento donde se origine el egreso.

V. Periodicidad de su Elaboración: Cada vez que se origina un egreso.

VI. Integración del Formato: Original y 3 copias

VII. Distribución: Original: Departamento de Tesorería Copia: Depto. de Análisis Financiero y Ctrol Presup. Copia: Depto. de Contabilidad Copia: Unidad Solicitante

VIII. Forma de Llenado: Mecanográfica

IX. Observaciones:




Página 58 de 67

INSTRUCTIVO DE LLENADO

No. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR 1 FECHA: El día, mes y año en que se elabora la solicitud.

2 SOLICITUD DE CHEQUE ( ) SOLICITUD DE ORDEN DE REMESA ( )

Una X dependiendo del tipo de solicitud que se esté requiriendo.

3 ÁREA SOLICITANTE: El nombre de la Unidad Interesada que elabora la Solicitud.

4 NOMBRE DEL SOLICITANTE El nombre de la persona encargada o responsable del área o unidad.

5 EXPÍDASE A NOMBRE DE: El nombre completo de la persona a quien deberá ir dirigido el cheque o la orden de remesa.

6 IMPORTE: $ La cantidad con número de lo que se está solicitando.

7 ( _______________________________) La cantidad solicitada con letra

8 CONCEPTO: La especificación o motivos por lo cual se requiere el importe.

9 FECHA DE RECIBIDO DE CONTABILIDAD:

Con el reloj checador la fecha y hora en que se está recibiendo la Solicitud en el Departamento de Análisis Financiero, así como el número de folio.

10 FECHA DE PAGO: La fecha en que se deberá realizar el pago.

11

JEFE DEL ÁREA SOLICITANTE

El nombre y firma del Jefe del área que solicita el pago o transferencia de recurso.

12 __________________________________ AUTORIZACIÓN DEL ÁREA SOLICITANTE

El nombre y firma de la Dirección General, Dirección General Adjunta, Dirección de Área, Subdirección de Área, Órgano Interno de Control

13 __________________________________ AUTORIZACIÓN DE LA SUBDIRECCIÓN

DE RECURSOS FINANCIEROS

La firma de autorización de la Subdirección de Recursos Financieros que autoriza la Solicitud.




Página 59 de 67


No. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR 14 CTA: El número de la cuenta de mayor, de acuerdo al

Catálogo de Cuentas en Contabilidad.

15 SCTA. El número de la subcuenta que le corresponda, de acuerdo al Catálogo de Cuentas de Contabilidad.

16 SSCTA. El número de la subsubcuenta que le corresponda de acuerdo al Catálogo de Cuentas de Contabilidad.

17 C.C. El número de centro de costo que le corresponda.

18 AUXS. El número que le asigne el Departamento de Contabilidad.

19 NOMBRE: El nombre de la cuenta que se está manejando.

20 T.A. La clave que corresponda de acuerdo con el Catálogo de tipo de adquisición.

21 DEBE: El cargo correspondiente.

22 HABER: El abono correspondiente, respetando la partida doble.

23 CIFRAS CONTROL El total del importe tanto en el debe como en el haber.

24 _______________________________ FECHA DE RECIBIDO Y VO.BO DEL

DEPTO. DE CONTABILIDAD

La fecha y firma del Jefe, Subjefe y Técnico del Departamento de Contabilidad.

25 _________________________________ FECHA DE RECIBIDO Y VO.BO DEL

DEPTO. DE ANÁLISIS FIN. Y CTROL PRES.

La fecha y firma de visto bueno del Jefe, Subjefe y Técnico del Departamento de Análisis Financiero y Control Presupuestal.

26 _________________________________ FECHA DE RECIBIDO Y VO.BO DEL

DEPTO. DE TESORERÍA

La fecha y firma de visto bueno del Subjefe del Departamento de Tesorería.

27 OBSERVACIONES: Las especificaciones o aclaraciones de algún punto importante que desee resaltar.




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EJEMPLAR DEL FORMATO

Original: Departamento de Contabilidad, (en caso de cheque). Departamento deTesorería, (en caso de remesa).8720-13

FECHA DE RECIBIDO Y Vo.Bo DEL

DEPTO. DE CONTABILIDAD

FECHA DE RECIBIDO Y Vo.Bo DE LA

SUBCOORD. DE ANALISIS FINAN. Y CTRL. PRES.

FECHA DE RECIBIDO Y Vo.Bo. DEL

DEPTO. DE TESORERIA

Centros de Integración Juvenil, A.C.

SOLICITUD DE CHEQUE O DE ORDEN DE REMESA

USO EXCLUSIVO DE CONTABILIDAD

OBSERVACIONES

FECHA

DIA MES AÑO

USO EXCLUSIVO DE CONTROL PRESUPUESTAL

T.A. = TIPO DE ADQUISICION

AUTORIZACION DE LA SUBDIRECCIÓN DE

RECURSOS FINANCIEROS

SOLICITUD DE CHEQUE SOLICITUD DE ORDEN DE REMESA

AREA SOLICITANTE

NOMBRE DEL SOLICITANTE

EXPIDASE A NOMBRE DE

IMPORTE: $

CONCEPTO

FECHA DE PAGO

FECHA DE RECIBIDO

DE CONTABILIDAD

AUXS NOMBRE DEBE HABERT.A.

CIFRAS CONTROL

CTA SCTA SSCTA C.C

AUXS NOMBRE DEBE HABERT.A.

CIFRAS CONTROL

CTA SCTA SSCTA C.C

JEFE DEL AREA SOLICITANTE AUTORIZACION DEL AREA SOLICITANTE

(

)

1

10

4

2

3

5

6 7

8

9

11 12 13

1415

1617

1819

20 2122

23

14

15

16

17

18 19 20 21 22

23

24 25 26

27




Página 61 de 67

DESCRIPCIÓN DEL FORMATO

I. Nombre del Formato: PÓLIZA-CHEQUE

II. Clave: 8720-20

III. Objetivo: Indica la salida de fondos bancarios a través de esta forma de pago.

IV. Responsable de su Formulación: Departamento de Tesorería y/o Secretaria del CIJ o UI.

V. Periodicidad de su Elaboración: Cada vez que se requiera realizar un pago con cheque.

VI. Integración del Formato: Original y 2 copias

VII. Distribución: Original y copia: Departamento de Contabilidad Copia: Departamento de Tesorería o CIJ y/o UI

VIII. Forma de Llenado: Mediante el Sistema SIAF

IX. Observaciones:




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No. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR

1 FECHA: El día, mes y año en que fue expedido el cheque.

2 PÁGUESE ESTE CHEQUE A: El nombre del beneficiario del cheque.

3 $ El importe del cheque en número.

4 LA CANTIDAD DE (CON LETRA): El importe del cheque con letra.

5 ______________________________ FIRMAS AUTORIZADAS

Las firmas autorizada para suscribir los cheques.

6 CONCEPTO: En forma breve y clara la especificación del pago que se esté llevando a cabo.

7 FIRMA CHEQUE RECIBIDO El día, mes, año, nombre y firma de la persona que recibió el cheque.

8 CUENTA El número de la cuenta afectada.

9 C.C. El número de centro de costo que afecte el gasto.

10 SUB. CTA. El número de la subcuenta afectada de acuerdo con la cuenta.

11 AUX. Algún número más que haga falta o que también afecta la cuenta.

12 CONCEPTO: El nombre de la cuenta de afectación.

13 C.S.C. El tipo de adquisición.




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No. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR

14 DEBE

El importe (s) de los cargos que le correspondan.

15 HABER El importe (s) de los abonos que le correspondan.

16 SUMAS IGUALES El total de las sumas iguales respetando la partida doble.

17 ELABORADO POR: El nombre y firma de la persona que realizó la póliza.

18 REVISADO POR: El nombre y firma de la persona que llevó a cabo la revisión de la póliza.

19 FECHA: El día, mes y año en que fue elaborada la póliza.

20 NÚMERO DE SOLICITUD Y DE PÓLIZA:

El número de la Solicitud y póliza que le haya sido asignado.




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EJEMPLAR DEL FORMATO




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ANEXO 1

CONCEPTOS Y PARTIDAS QUE SE EXCEPTUAN DE CADENAS PRODUCTIVAS

2108 Materiales y suministros para planteles educativos 2201 Productos alimenticios para el Ejército, Fuerza Aérea y Armada

Mexicanos, y para los efectivos que participen en programas de seguridad pública

2205 Productos alimenticios para la población en caso de desastres naturales

2601 Combustibles, lubricantes y aditivos para vehículos terrestres, aéreos, marítimos, lacustres y fluviales destinados a la ejecución de programas de seguridad pública y nacional

2606 Combustibles para plantas productivas 2800 MATERIALES, SUMINISTROS Y PRENDAS DE PROTECCIÓN

PARA SEGURIDAD PÚBLICA Y NACIONAL 2801 Sustancias y materiales explosivos

2802 Materiales de seguridad pública 2803 Prendas de protección para seguridad pública y nacional 2902 Mercancías para su distribución a la población 3102 Servicio telegráfico

3106 Servicio de energía eléctrica 3107 Servicio de agua 3112 Servicios generales para planteles educativos 3205 Arrendamientos de vehículos terrestres, aéreos, marítimos, lacustres y

fluviales para la ejecución de programas de seguridad pública y nacional

3208 Arrendamiento de vehículos terrestres, aéreos, marítimos, lacustres y fluviales para desastres naturales

3305 Servicios para capacitación a servidores públicos 3403 Servicios bancarios y financieros 3405 Impuestos y derechos de importación

3406 Impuestos y derechos de exportación 3407 Otros impuestos y derechos 3410 Diferencias por variaciones en el tipo de cambio 3412 Gastos inherentes a la recaudación 3418 Impuestos sobre nóminas

3801 Gastos de ceremonial del titular del Ejecutivo Federal 3802 Gastos de ceremonia de los titulares de las dependencias y entidades




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3803 Gastos de orden social 3806 Gastos de las Comisiones Internacionales de Límites y Aguas 3807 Gastos de las oficinas del Servicio Exterior Mexicano

3809 Pasajes nacionales asociados a los programas de seguridad pública y nacional

3810 Pasajes nacionales asociados a desastres naturales 3812 Pasajes internacionales asociados a los programas de seguridad pública y

nacional 3814 Viáticos nacionales para labores en campo y de supervisión 3815 Viáticos nacionales asociados a los programas de seguridad pública y

nacional

3816 Viáticos nacionales asociados a desastres naturales 3817 Viáticos nacionales para servidores públicos en el desempeño de

funciones oficiales 3818 Viáticos en el extranjero asociados a los programas de seguridad pública

y nacional 3819 Viáticos en el extranjero para servidores públicos en el desempeño de

comisiones y funciones oficiales

3820 Instalación del personal federal 3821 Gastos para alimentación de servidores públicos de mando 3822 Gastos para operativos y trabajos de campo en áreas rurales 3823 Gastos de seguridad pública y nacional

3824 Gastos en actividades de seguridad y logística del Estado Mayor Presidencial

3825 Gastos inherentes a la investidura presidencial 3826 Cuotas y aportaciones a organismos internacionales 3827 Asignaciones a los grupos parlamentarios

3828 Servicios integrales nacionales públicos en el desempeño de comisiones y funciones oficiales

3829 Servicios integrales en el extranjero para servidores públicos en el desempeño de comisiones y funciones oficiales

3830 Participaciones en órganos de gobierno 3831 Actividades de coordinación con el Presidente Electo




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3900 PERDIDAS DEL ERARIO, GASTOS POR CONCEPTO DE RESPONSABILIDADES, RESOLUCIONES JUDICIALES Y PAGO DE LIQUIDACIONES

3901 Penas, multas, accesorios y actualizaciones 3902 Perdidas del erario federal

3903 Otros gastos por responsabilidades 3904 Erogaciones por resoluciones judiciales 3905 Pago de liquidaciones 5105 Adjudicaciones, expropiaciones e indemnizaciones de bienes muebles 5301 Vehículos y equipo terrestres, aéreos, marítimos, lacustres y fluviales

para la ejecución de programas de seguridad pública y nacional

5302 Vehículos y equipo terrestres, aéreos, marítimos, lacustres y fluviales destinados exclusivamente para desastres naturales

5306 Construcción de embarcaciones 5700 BIENES INMUEBLES

5701 Edificios y locales 5702 Terrenos

5703 Adjudicaciones, expropiaciones e indemnizaciones de inmuebles 5800 MAQUINARIA Y EQUIPO DE DEFENSA Y SEGURIDAD

PÚBLICA 5801 Maquinaria y equipo de defensa y seguridad pública 5802 Equipo de seguridad pública y nacional

5901 Bienes muebles por arrendamiento financiero 5903 Bienes muebles en la modalidad de proyectos de infraestructura

productiva de largo plazo 5904 Bienes inmuebles por arrendamiento financiero 5905 Otros bienes inmuebles

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