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Este documento es dirigido para los USUARIOS de la AUPSA. El mismo o las actualizaciones se pueden encontrar en www.aupsa.gob.pa

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INSTRUCTIVOS O GUÍAS IDNNR-000-00 Para el registro de alimentos pre-envasados para su posterior importación al Territorio de la República de Panamá, exceptuando Estados Unidos de América y territorios de su jurisdicción.

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Instructivo guía del usuario para el registro de alimentos pre-envasados, exceptuando Estados Unidos de América y territorios de su jurisdicción. La Autoridad Panameña de Seguridad de Alimentos, fue creada como la entidad rectora del Estado bajo el Decreto Ley No. 11 (22 de Febrero de 2006) para asegurar el cumplimiento y aplicación de las leyes y reglamentos en materia de seguridad para la introducción de alimentos al Territorio Nacional, bajo criterios estrictamente científicos y técnicos. Para tales efectos, se estableció la coordinación correspondiente con el Ministerio de Salud y el Ministerio de Desarrollo Agropecuario en los temas relacionados a la salud humana, animal y sanidad vegetal. Tomando en consideración lo antes expuesto y con el fin de fortalecer ese compromiso con los habitantes del país, en materia de seguridad para la introducción de alimentos y en aras de optimizar los procesos, hemos creado ésta guía dirigida a los usuarios de la Autoridad con el propósito de permitir un fácil manejo y comprensión de la plataforma de Registro de Alimentos que se encuentra a disposición en la página web oficial de la Autoridad www.aupsa.gob.pa para los usuarios interesados en registrar alimentos de consumo humano y animal de todos los países, exceptuando los Estados Unidos de América y los territorios de su jurisdicción. Es importante destacar que todos los usuarios de la Autoridad tengan presente que en la República de Panamá existen reglamentos de obligatorio cumplimiento para los ALIMENTOS Y CATEGORÍAS DE ALIMENTOS y los mismos deben ser considerados al momento de realizar una solicitud de registro de alimentos. De igual forma existe normas de etiquetado que son de carácter internacionales y aceptadas por la República de Panamá y tomadas del marco de referencia que es el Codex Alimentarius (CodexStan1-1985), esto también forma parte del análisis a realizar por el evaluador y que incide en la admisión o no de la solicitud de registro de un producto/alimento. Si usted es un usuario nuevo de la Autoridad debe tener presente que para poder realizar el trámite para el registro y su posterior importación al Territorio Nacional, bajo la figura de importador de productos/alimentos debe solicitar su usuario y contraseña ante la Dirección Nacional de Verificación (DINAVE), cumpliendo con los requisitos establecidos en la Resolución: No. 031-AG-2015 del 25 de Mayo de 2015 (pulse aquí) y en la Resolución: No. 042-AG-2015 del 23 de Julio 2015 (pulse aquí). Para la figura

http://www.aupsa.gob.pa/aupsaweb/index.php?option=com_content&view=article&id=50&Itemid=71




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de tramitador será necesario solicitar su usuario y contraseña a través de una nota a la Dirección Nacional de Normas (DINAN) en el Departamento de Registro de Alimentos, siguiendo el siguiente formato (pulse aquí). Ambas direcciones se encuentran establecidas en las oficinas principales, sede central de La Autoridad Panameña de Seguridad de Alimentos. En el caso que usted sea Tramitador, es necesario que cuente con un poder que debe ser dirigido a la Autoridad Panameña de Seguridad de Alimentos para el registro de alimentos. El poder es una autorización legal que otorga un agente económico a un tramitador (persona natural o jurídica) para que realice los trámites correspondientes para el registro del alimento cumpliendo con los requisitos solicitados en la Resolución No. 030-AG-2015 del 25 de Mayo de 2015 (pulse aquí). Ejemplo de poderes: El poder puede ser otorgado del

Importador al usuario tramitador. El poder puede ser otorgado del

fabricante al usuario tramitador. En el caso que el poder sea otorgado por el fabricante al tramitador, éste documento debe indicar los posibles importadores del alimento al país. Se validará que en efecto exista un vínculo comercial entre el importador mencionado en el documento y el fabricante. Los poderes que sean emitidos en la República de Panamá deben ser notariados. En caso tal que sean emitidos en el extranjero deben ser apostillados. (Ver Países miembros del Convenio LA HAYA 1961 - ESTADOS PARTES) (pulse aquí). o consularizado y refrendando en el Ministerio de Relaciones Exteriores en la República de Panamá.



http://200.46.196.147/aupsa/requisitos/ConvenioApostilla0026_001.pdf




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Requerimientos tecnológicos para el acceso a la Plataforma de Registro de Alimentos:

1. Equipos (PC Escritorio, Portátil, dispositivos móviles): Es

necesario que cuenten con Internet Explorer 10 o cualquier navegador que mantenga compatibilidad con los complementos de los que dispone IE10+ destinados para soportar plataformas .Net.

2. Servicio de Internet de Banda Ancha: El sistema operará de manera satisfactoria con internet del lado del usuario con las siguientes características: Internet ADSL

Capacidad mínima de 1Mbps Servicio de internet Inalámbrico USB

3G, 3.5G, 4G. Dispositivos con acceso a internet a través de SIM Card

3G, 3.5G, 4G y LTE

A. Pasos para realizar los registros de alimentos pre-envasados:

1) Inicio de Sesión: Una vez usted cuente con su usuario y contraseña como Importador o Tramitador deberá ingresar a la página web oficial de La Autoridad www.aupsa.gob.pa donde podrá dar inicio a su trámite de registro de alimento luego de haber realizado los siguientes pasos:


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Luego que ingresa al icono de Registro de Alimentos para Importación, el sistema le mostrará la siguiente pantalla:

Despues de haber seleccionado Solicitud/ Estatus de registros (EEUU, otros países) la plataforma le mostrará la siguiente pantalla donde procederá a ingresar su usuario y contraseña que le fueron proporcionados en caso de ser Importador por DINAVE o en el caso de ser Tramitador por DINAN Departamento de Registro de Alimentos cumpliendo con los requisitos, de manera que puedan iniciar sesión según hayan realizado su solicitud como usuarios del SISNIA.

Le aparecerán los siguientes iconos, usted deberá elegir: Solicitud/ Estatus de registros (EEUU, otros países)


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2) Registro de alimentos pre-envasados: Una vez usted ingrese su usuario y contraseña e indique si es Importador o Tramitador, el sistema le indicará a usted las siguientes opciones: IMPORTANTE: Al momento de realizar la solicitud de registro de un producto/alimento es probable que usted se encuentre con que el mismo tenga varias presentaciones, tamaños o diferentes envases. En estos casos si el producto no cambio de sabor u otros características de manufactura usted tiene que registrarlos en la misma solicitud. Por otro lado si usted tiene varios productos/alimentos que entran en la misma categoría pero su sabor u otras características de manufactura cambian estos tienen que ser registrados en diferente solicitud, ver ejemplo:

Soda: Naranja, presentación en lata, 1 Iitro, 2 litros, esto se registra en una misma solicitud.

Galletas: Limón, presentación en paquete de 4 galletas, 15 galletas y 30 galletas esto se registra en una misma solicitud.

Soda: Naranja y Fresa, tienen la misma marca y presentación en lata, 1 Iitro, 2 litros, estas se registrará en 2 solicitudes diferentes ya que los sabores o marca fantasía son diferentes.

Galletas: Limón y Chocolate, tienen la misma marca y presentación en paquete de 4 galletas, 15 galletas y 30 galletas estas se registrará en 2 solicitudes diferentes ya que los sabores o marca fantasía son diferentes

¿Por qué se hace de esta forma? Debido que, a pesar de ser productos que se encuentran dentro de la misma categoría de alimento y son producidos de un mismo fabricante o planta, su característica y composición son diferentes como: el sabor, color, olor u otros.

a) Solicitud para el registro de Alimentos: Esta opción permitirá acceder al formato que contiene los campos a completar con la información solicitada por la Autoridad. Al momento de elegir ésta opción, el sistema mostrará dos alternativas; Estados Unidos y Otros Países. El usuario deberá elegir una de acuerdo al origen al alimento.

b) Consultas: Ésta sección proporcionará toda la información acerca del estatus en cualquier etapa del trámite.

c) Cerrar Sesión: Podrá salir del sistema, es necesario que siempre la utilice al terminar sus solicitudes.


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Para realizar un registro de alimentos, usted deberá tomar el recuadro que indica Solicitud para el Registro de Alimentos donde le aparecerán dos opciones, usted debe tomar la que indica

Una vez usted haya seleccionado como usuario de la Autoridad podrá dar inicio a la solicitud digital para registrar alimentos de importación al Territorio Nacional. IMPORTANTE: Mencionar que usted como usuario y en base a los requisitos establecidos por La Autoridad para el Registro del Alimento para su posterior importación que:

a b c


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“TODA INFORMACIÓN SUMINISTRADA EN LA SOLICITUD DE REGISTRO DE ALIMENTOS E INGRESADA EN EL SISNIA TENDRÁ CALIDAD DE DECLARACIÓN JURADA Y SE CONSIDERA COMO VERAZ.” “SUMINISTRAR LOS DATOS Y DOCUMENTOS ANEXOS EN IDIOMA

ESPAÑOL O INGLÉS, DE ESTAR EN UN TERCER IDIOMA ES NECESARIA LA TRADUCCIÓN DE LOS DOCUMENTOS POR UN TRADUCTOR OFICIAL AL IDIOMA ESPAÑOL Y ANEXARLOS A LA PLATAFORMA JUNTO A LOS DOCUMENTOS ORIGINALES.”

Esto obedece a la Resolución No.047-AG-2015 del 11 de Agosto 2015 (pulse aquí). IMPORTANTE: Si usted inicia sesión como Tramitador el sistema le solicitará subir el poder otorgado por el agente económico, luego de haber adjuntado el archivo al sistema entonces usted podrá continuar con su solicitud, si inicia sesión como Importador el sistema NO presentará este recuadro en la pantalla, podrá continuar con su trámite. Debajo de las indicaciones descritas, usted encontrará el formulario digital el cual deberá completar con toda la información del producto de su interés para la introducción al Territorio Nacional.



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1) Correo Electrónico Email: El sistema generará notificaciones en relación al

avance y status de su solicitud. El usuario deberá colocar en éste recuadro una cuenta electrónica para recibir dicha información de forma automática.

2) País de Origen / Procedencia: Se validará que dicho país corresponda al que se encuentra en la etiqueta del alimento y en el Certificado de Libre Venta.

3) Provincia / Estado (si aplica): Se validará que dicho estado corresponda al que se encuentra en la etiqueta del alimento y en el Certificado de Libre Venta.

4) Partida Arancelaria: El usuario deberá solicitar a su corredor de aduana que identifique la partida arancelaria que le corresponde al alimento. Para efecto del trámite de registro, bastará seleccionar en el recuadro correspondiente los cuatro (4) primeros dígitos y a su vez el sistema desplegará la descripción de la partida.


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Este tiene que ser el mismo número arancelario con el que tramitan en Aduana. Se validara que la partida arancelaria asignada corresponda a la categoría del alimento descrito en la solicitud.

5) Nombre del Alimento: El usuario debe diferenciar la marca, nombre de fantasía y sabor y/o características a resaltar, Ejemplo:

Marca: Maggi Nombre de Fantasía: Jugoso al Sartén. Características a Resaltar: Finas Hierbas Dicho esto una vez identifique el nombre del alimento usted estará en la capacidad de completar correctamente el siguiente recuadro:

6) Descripción del Alimento: El usuario interesado deberá colocar una descripción

general, cónsona y breve del alimento. 7) Descripción del Método de Fabricación: Apoyándose en la ficha técnica, el

usuario debe transcribir de forma narrativa el método de elaboración del alimento. 8) Ingredientes: El usuario deberá transcribir textualmente el listado de ingredientes

de la misma forma que se presenta en la etiqueta o etiqueta complementaria del alimento sin detallar cantidades o porcentajes. Debe incluir las frases que hace referencia a la presencia de alérgenos.

Ejemplo:

“Este producto puede contener trazas de maní, huevo o marisco”. “Este producto fue fabricado en equipo que procesa cacahuete, maní o soya”.

“Este producto contiene gluten”. 9) No. y Nombre de Planta Procesadora: El usuario completará éste recuadro

cuando el alimento a registrar requiera aprobación de planta. La misma se debe mostrar se debe mostrar en la etiqueta y de igual forma debe estar en el listado de


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establecimientos aprobados por la Autoridad, para consultar listado de plantas aprobadas por país pulse aquí.

Productos que requiere aprobación de planta: Carnes de animales de las especies bovina, porcina, ovina, caprina, animales de

caza y aves. Embutidos elaborados a partir de carnes de las especies bovina, porcina, ovina,

caprina y aves. Lácteos (quesos, yogurts, helados, leche condensada, leche en polvo, leche

entera, leche semidescremada, leche descremada, leche saborizada). Alimentos de consumo animal: El alimento que contenga proteína de origen

rumiante, requerirá aprobación de establecimiento por parte de la Autoridad. Fórmula Infantiles: Debido a que ésta categoría de alimento está dirigida a un

sector sensitivo de la población recomendamos apersonarse a nuestras oficinas para que sea evaluado.

10) Fabricante: En éste recuadro, el usuario deberá colocar el fabricante que se muestra en la etiqueta que a su vez debe coincidir con el que muestra el Certificado de Libre Venta. En el caso de que el alimento sea elaborado en un Maquila, deberá completar este recuadro indicando que fue elaborado en la fábrica sub contratada para el fabricante principal.

Ejemplo: NESTLÉ / ALIMENTOS MARAVILLA

11) Envasador (si aplica): En caso tal que la etiqueta del producto muestre envasador/empacador, deberá completar éste recuadro.

12) Fecha de Ingreso: Automáticamente el sistema arroja esta información. En el mismo se colocará la fecha de inicio del trámite.

C) Documentación para Adjuntar:

IMPORTANTE: Importante resaltar que: TODA DOCUMENTACIÓN DEBE SER PRESENTADA EN IDIOMA ESPAÑOL O

INGLÉS. DE ESTAR EN UN TERCER IDIOMA, DEBERÁ SER TRADUCIDO AL ESPAÑOL POR UN TRADUCTOR OFICIAL AUTORIZADO Y ANEXARLOS A LA PLATAFORMA JUNTO A LOS ORIGINALES.

http://200.46.196.147/Plantasimp/plantas_ver_publica.asp


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TODA DOCUMENTACION DIGITALIZADA DEBE PRESENTARSE COMPLETA CON SUS MEMBRETES Y SELLOS, LEGIBLE, SIN TACHONES, BORRONES NI DISTORSIONES.

AL ANEXAR DOCUMENTOS SÓLO DEBE SER EN FORMATOS: PDF, JPG, TIF, NO MAYORES A 2MB (NO SE ACEPTARÁN FORMATOS DE WORD, EXCEL).

EL NOMBRE DEL ARCHIVO NO DEBE CONTENER CARATERES ESPECIALES, TÍLDES, APÓSTROFES, DIERESIS, Etc. NI EXEDER LOS 30 CARACTERES. Ejemplos: % & # * = + ^ ! ¡ $ / ( ) ñ Ñ A. Códigos de Barra del Producto según presentación: En ésta sección,

tomando como referencia la etiqueta del producto (s), el usuario debe transcribir el código de barra, peso o volumen y etiqueta digital.

Es necesario digitalizar el empaque total del producto(s). Si este cuenta con varias imágenes de una misma presentación, es decir, diferentes ángulos del envase es necesario que el mismo sea digitalizado en un solo archivo que debe ser en formato: PDF, JPG o TIF no mayor a 2MB.

Cuando un producto cuenta con más de una presentación el mismo deberá tener códigos de barras diferentes, es decir, un código de barra por presentación.

Si usted va a registrar un producto/alimento con varias presentaciones solo debe hacer clic en permitiéndole habilitar la siguiente línea donde usted subirá el siguiente presentación.


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IMPORTANTE: Si el producto no cuenta con un código de barra en la etiqueta, el usuario deberá completar el recuadro ESCRIBA AQUÍ UNA JUSTIFICACIÓN EN CASO DE QUE EL ALIMENTO NO CONTENGA CÓDIGO DE BARRA.

B. Certificado de Libre Venta (CLV): Éste documento debe ser expedido por la Autoridad Sanitaria del país de origen del producto (para consultar listado de entidades sanitarias por país pulse aquí). En el CLV debe especificar: Nombre del Producto (Marca), Nombre del Fabricante y debe indicar que el mismo es apto para el consumo humano y de libre venta en su país de origen. Se validará adicional la vigencia del documento. Si éste no muestra una fecha de vencimiento, se tomará como válido hasta un año a partir de la fecha de emisión del mismo.

IMPORTANTE: Como el CLV no es documento expedido por alguna Autoridad Panameña, será necesario que sea autenticado por las oficinas Consulares de Panamá correspondiente el país de origen del producto. Luego que el CLV es autenticado por la oficina Consular, es necesario que sea certificado por el Departamento de Autenticaciones y Legalizaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores de Panamá o con el Sello de Apostilla que se obtiene en el lugar de origen por medio de un Ministerio ya sea de Justicia o Relaciones Exteriores.

C. Fórmula Cuali- Cuantitativa: En ésta sección el usuario deberá presentar el listado de ingredientes y su porcentaje (%) de participación en la composición final del producto hasta completar un 100%.

http://200.46.196.147/aupsa/requisitos/AUTORIDADES RESPONSABLES DE EMISION DE CERTIFICADOS DE LIBRE VENTA DE ALIMENTOS PARA LA EXPORTACION.pdf


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Ejemplo

D. Método de Elaboración: Detallar de forma narrativa o a través de un diagrama de flujo el método de elaboración en donde se expliquen las transformaciones que sufre la materia prima desde el inicio del proceso hasta el producto final. Ésta información se debe presentar en forma narrativa o de diagrama de flujo.

E. Descripción del Sistema de Lotificación: Presentar la interpretación de la fecha de producción o vencimiento o descripción y la de lotificación de acuerdo a lo que se declara en el etiquetado o empaque del producto.

Ejemplo:

Fecha de Producción 04/05/2013 siendo 04 días del año, 5 meses del año y 2013 el año de producción.


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Fecha de Vencimiento: 04/05/2014 siendo 04 días del año, 05 meses del año y 2014 el año de vencimiento.

17/03/08 Ñ 34 1D Dónde: Línea Superior 17 Día de Vencimiento 03 Mes de Vencimiento 08 Año de Vencimiento Dónde: Línea Inferior Ñ Hora de Producción 34 Minutos de Producción 1 Batch D Operador

F. Información referente a la Conservación y Estabilidad Biológica del Producto y Vida Útil: En ésta sección el usuario debe indicar la vida útil del producto el cual debe ser sustentado por estudio(s) técnico(s) como pruebas científicas (microbiológicas, fisicoquímicos, organoléptica y explicarla según el caso que utilizo la empresa para determinarla.

G. Otras Certificaciones: En ésta sección el usuario puede anexar documentos adicionales del producto a registrar que agreguen valor al expediente del producto.

Luego de haber completado su solicitud, debe revisar la información detallada, ya que si la misma no concuerda con la información del producto, el mismo no será admitido por el evaluador, luego de haber revisado usted tiene que hacer clic en el botón

y su solicitud será enviada a la Autoridad para su debido análisis.


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Un vez usted haya enviado su solicitud, el sistema generará un número de expediente y le indicará una fecha estimada de evaluación, si el expediente cumple con todos los requisitos y/o reglamentos, el evaluador procederá admitir el registro, de lo contario el evaluador procederá a rechazar indicando las correcciones necesarias a realizar por usted. Una vez el expediente sea habilitado usted podrá imprimir el registro del producto/alimento y proceder con la introducción al Territorio Nacional. Ver documento adjunto como ejemplo:


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Información Adicional Suplemento Alimenticios: Para estos caso o productos donde la etiqueta muestre propiedades farmacéuticas o medicinales deberá proporcionar certificado emitido por la Dirección Nacional de Farmacias y Drogas / Ministerio de Salud (MINSA) en el que se hace constar que el determinado producto está fuera de su competencia. Si el producto a registrar es liquido oral y muestra en su contenido los ingredientes sorbitol, glicerina y/o propilenglicol deberá incorporar las pruebas de negatividad* al etilenglicol y/o dietilenglicol el cual deberá ser incluido en éste recuadro.

FUNDAMENTO LEGAL: DECRETO EJECUTIVO 386 De 30 de Noviembre de 2006 “Que establece el certificado de negatividad de las sustancias Dietilenglicol o Etilenglicol, como requisito para la importación de materia prima y productos líquidos orales que contengan en su formulación los excipientes glicerinas, sorbitol o propilenglicol”

Video tutorial para registro de alimento de todos los países.

https://www.youtube.com/watch?v=uF7CheDEgqc

Sello de Copia Controlada

Prohibida su Reproducción

Instructivo o Guía de IABCD-XYZ-AA Título Versión día.mes.año

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