Administración Efectiva del tiempo

Estar ocupado nosignifica estar

trabajando.

Thomas Alva Edison

Instructor

Ana Magdiela Pineda Milla

Gerente de Formación y Desarrollo

Administración de procesos de Capacitación, Diseño y ejecución de cursos,

talleres y conferencias.

Certificación: Formador de Instructores (Guatemala)

Certificación: Programa de Coaching (México)

Certificación: Programas de Inducción (México)

Gerenciamiento de Recursos Humanos

Licenciada en Administración de Empresas

Universidad Nacional Autónoma de Honduras (UNAH)

Diplomado Recursos Humanos

Reglas de Convivencia

� Celular vibrador

� Respeto

� Participación

� Diversión

lConociendo al de mi lado

Objetivo de Conferencia

Objetivo: El participante aprenderáherramientas que lo ayudarán a obtener

mayor productividad de su tiempo con elfin de aumentar su calidad de vida

Contenido

� Introducción sensibilización

� Conceptos y Definiciones

� Beneficios de organizar el

tiempo

� Herramientas a utilizar

� Personas

� Ladrones de tiempo

� Recomendaciones

El tiempo pasa más

rápido cuando

deseamos que pase

más lento y pasa

lento cuando

deseamos que corra.

No podemos obtener

más tiempo, lo único

que podemos hacer

es administrar la

manera en la que lo

usamos.

“ El tiempo perdido, no se recupera jamás ”

“Mirad, pues, con diligencia cómo

andéis no como necios sino como

sabios, aprovechando bien el

tiempo”

Saulo de Tarso

Si un barco quiere cumplir su destino, debe tener:

� Un puerto al cual desea llegar.

� Una ruta perfectamente trazada para llegar.

� Una velocidad determinada de avance y un término para concluir el viaje.

ADVERTENCIA

El tiempo no se puedeadministrar.

El tiempo transcurre siempreen una línea continua y parece incluso estar en

nuestra contra.

ADVERTENCIA

Administrar efectivamente el tiempo

� Requiere esfuerzo� Requiere compromiso

� Requiere salir de tu zonade confort

Algunas preguntas???

• Tienes muchas cosas que hacer

• El tiempo no te alcanza para “nada”

• Llevas trabajo para la casa y para la noche

• Dejas de dedicarle tiempo a tu familia y a ti

por tu trabajo

• Te sientes estresado (a)

• No tienes tiempo libre para ti ni mucho

menos para las actividades que te gusta

hacer

¿Qué es el tiempo?

1. Magnitud física que permiteordenar la secuencia de lossucesos, estableciendo un pasado,un presente y un futuro.

2. Oportunidad, ocasión o coyunturade hacer algo.

3. Cada uno de los actos sucesivosen que se divide la ejecución dealgo.

Co

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o:

Conceptos

1. Administrar el tiempo realmente significa administrarse uno mismo, de tal manera que se pueda optimizar el rendimiento del tiempo de que se dispone.

2. Significa conducir nuestros asuntos dentro del tiempo disponible para que podamos lograr resultados más eficaces.

3. La meta debe ser el logro de objetivos, no simplemente el estar ocupado.

Administración del tiempo

Hay exactamente 24 horas en un día

168 horas en una semana y

8736 horas en un año

Se dice que nadie tiene suficiente

tiempo, sin embargo todo el mundo

tiene todo el tiempo que hay. Esta es la

gran paradoja del tiempo.

Distribución del tiempo

Beneficios de administrar efectivamente el tiempo

1. Sensación de Control2. Mejor Productividad3. Mas tiempo para ti y tu familia …o

lo que sea que quieras4. Calidad de Vida o vida

balanceada

Calidad de Vida..

De nada sirve dedicar todo el tiempo al trabajo, si no

disponemos de un poco para nuestra familia o amigos.

Distribuir nuestro tiempo, es distribuir nuestra vida.

Todas y cada una de las áreas merece un lugar y tiempo

en la vida de los seres humanos. El equilibrio proporciona

tranquilidad

El estrés y la administración del tiempo

Existen 7 síntomas del estrés causados por el mal manejo deltiempo:1. Considerarse imprescindible2. No utilizar el tiempo necesario en actividades prioritarias3. Asumir demasiadas responsabilidades a la vez4. Sensación de que siempre estamos atrasados en nuestras tareas y

que nunca podemos ponernos al día5. Jornada habitualmente prolongada6. Sentimiento de culpa si salimos a la hora normal7. Llevar problemas y tareas a casa

Stress:Reacción de nuestro

cuerpo ante un desequilibrio:

1. Alimentación2. Sueño

3. Tensión Mental

Aumento o pérdida de peso

Dificultad para dormir

Tristeza

Hipertensión Arterial

Diabetes

Falta de energía

Dolores de cabeza

Dificultad para dormir

AnsiedadDolores MuscularesProblemas cardiacosTensión MuscularFalta de concentraciónIrritabilidadDepresiónImpotencia

Manifestaciones

¿Por qué debemos cuidar nuestro tiempo?

Personal

Organizacional

Razones para cuidar su tiempoA nivel Personal A nivel organizacional

1. Necesidades de

encontrar su equilibrio

2. Aumentar autoestima

3. Compartir el tiempo

4. Salud

5. Desarrollo personal

1. Mayor productividad

2. Creatividad

3. Comunicación

4. Cumplimiento

5. Seguimiento

¿Qué tipo de personas te consideras?

Proactiva

Reactiva

Reactivo � sin control

• No planea

• No decide sobre su tiempo

• Se afecta por factores externos

• Se queja constantemente

• No previene

• Las circunstancias están sobre la persona

Proactivo � control

• Es responsable de su propia vida

• Toma la iniciativa: reconoce la responsabilidad de hacer que las cosas pasen

• Sus deseos se subordinan a sus propósitos

• Actúan sobre las circunstancias

¿Qué actitud tomo frente a todo esto?

Reactivo � sin control

• No hay nada que pueda hacer al respecto

• Yo soy así

• Este tipo me irrita

• No me aprobarán nada

• Tengo que…

• Hay que…

• Si las cosas cambiaran para mí

• No tengo tiempo

Proactivo � control

• Miremos otras alternativas

• Puedo controlar mis emociones y sentimientos

• Prefiero…

• Yo elijo…

• Qué puedo hacer para cambiar las cosas

• Yo elijo qué hacer y cómo hacerlo

¿Cómo es mi lenguaje?

Es importante priorizar

• Porque son muchas tareas

diarias.

• Porque todas parecen

importantes y urgentes.

• Porque el tiempo no se detiene.

Premisas del tiempo

Lo urgente: Toda tarea o actividad

en la que ejercitamos nuestra

capacidad de respuesta actual a los

desafíos que se nos presentan

Lo importante: La atención a lo

importante es toda actividad que se

ocupa de desarrollar nuestra

capacidad de respuesta futura a los

desafíos del entono.

La primeraherramienta para

administrar tu tiempoes una lista de actividades

En esta lista tienes queidentificar todas las

actividades por hacerde todos tus valores,

en todos tus roles.

¡Vivo apagando incendios!

• Las tareas reactivas son los problemas

e imprevistos que aparecen todos los

días y debemos resolver con tal de

que las cosas continúen su marcha.

• Debemos aprender a controlar la

situación. Las tareas reactivas no son

creativas, pocas veces resuelven algo

aunque se consideren urgentes.

Una vez que tengas tus actividades, hay que

priorizarlas, dándoles números del 1 al 4.

Matriz de administración del tiempo de “Stephen Covey”

SI

NO

Agenda de Trabajo

Planeación

El secreto no consiste

tanto en planear tu

tiempo sino en defender

el tiempo planeado

Planeación del trabajo

1. Utilizar agenda, planear día,semana mes y tenerlo visible

2. Definir prioridades, actividadesy tiempos

3. Acomodar según jornadaproductiva

4. Revisar plan, verificar logros5. Solicitar a su personal planes

de trabajo

Causas internas del problema tiempo

a. Tardo en comenzar la acción.

b. No sé delegar y todo lo hago yo.

c. No invierto tiempo en planeación.

d. Soy ultra detallista.

e. No tengo metas y objetivos claros.

f. Tengo muchos objetivos y metas.

g. Pierdo tiempo luchando y noaccionando.

h. Hago muchas cosas y tengo queestar en varias partes a la vez.

i. No sé decir “no”.

Causas externas del problema tiempo

j. Tengo muchas y largas reuniones.

k. Muchas visitas inesperadas.

l. Mis colaboradores no están losuficientemente capacitados.

m. Son muchas horas de trabajo.

n. No tengo tiempo para el personalde mi trabajo.

o. El teléfono no deja de sonar.

p. Es mucho el papeleo diario.

q. Gasto mucho tiempo en traslado.

Ladrón actual de tiempo

• Antes de llamar, planifica la conversación.

• Filtra y agrupa las llamadas por hacer, trata de apartar

un tiempo específico para llamadas.

• Trata de acortar la parte social de la conversación, ve

directo al grano y permanece en él.

• Si la conversación se extiende innecesariamente, busca

excusas para cortarla.

• Establece periodos de tiempo donde no recibirás

llamadas sino sólo en casos de emergencia.

Ladrones del tiempo

Uso del teléfono…. Soluciones

� Escribe menos, usa más el teléfono.

� Elimina palabras, frases y párrafos innecesarios.

� Piensa antes de escribir, planea lo que quieresexpresar.

�Usa el estilo claro, conciso y orientado a hechos.

�Al escribir usa palabras sencillas.

�No revises una y otra vez en nombre de laperfección, cuando los beneficios son pocos oinexistentes.

Ladrones del tiempo

Correspondencia…. Soluciones

� Prevea un tiempo diario para visitantes inesperados e

interrupciones.

� No permitas que ciertos visitantes inesperados tomen

asiento.

� Recibe a los visitantes fuera de tu oficina.

� No contribuyas a conversaciones innecesarias.

� Promueve citas en vez de permitir visitas inesperadas.

� Aprende a decir no, especialmente cuando te preguntan

¿Tienes un minuto?.

Ladrones del tiempo

Interrupciones y visitas…. Soluciones

� Desalienta y discontinúa las reuniones innecesarias.

� Pregúntate si la reunión es realmente necesaria.

¿Una conversación telefónica tendría el mismo

efecto? ¿Es necesaria mi presencia?.

� Fíjate un límite de tiempo y ajústate a él.

� Prepárate para la reunión, resiste las interrupciones,

mantente en el tema.

� Minimiza las conversaciones intranscendentes. No

contribuyas a conversaciones innecesarias.

Ladrones del tiempo

Reuniones…. Soluciones

1. Define claramente los objetivos y selecciona lo más importante. Ser más

efectivo con tu tiempo es totalmente irrelevante si no sabes en que invertirlo.

En ocasiones, las personas gastamos mucha energía intentando ser más

eficientes, sin saber a ciencia cierta que es lo que queremos conseguir.

Recuerda que es primordial distinguir entre las cosas que realmente son

importantes y las que no lo son.

2. Analiza como gastas tu tiempo. Te sorprendería saber en cuantas

cosas sin importancia gastamos el tiempo, y esto se logra llevando un

registro. Una manera de hacerlo es utilizar un reloj con una alarma

que suene cada 30 minutos. Cada vez que suene el reloj, escribe

brevemente las actividades que realizaste en la pasada media hora.

Una vez que tengas los registros, examínalos. ¿Cómo se relacionan

tus objetivos con las actividades en las que realmente inviertes el

tiempo? ¿Estas realmente atendiendo cosas relevantes y prioritarias?

Recomendaciones

3. Lleva una lista de tareas pendientes. Esta es una de las

cosas más simples y a la vez más poderosas de cualquier

sistema de administración de tiempo: la lista de tareas.

No importa si utilizas el dispositivo electrónico de moda o

una hoja de papel estraza, pero lleva un registro. Lo que

realmente hace la diferencia es el hábito de escribir tus

tareas pendientes día tras día.

4. Asigna prioridad a tus tareas. Una vez terminada tu lista,

determina cuales son los elementos más importantes y

márcalos de alguna forma que resalten sobre todos los

demás. Si la lista es muy grande, haz una nueva lista con los

elementos prioritarios para el día o la semana.

Recomendaciones

5.Planea tu día desde el día anterior. Todos los expertos en administración del

tiempo recomiendan planificar desde el día anterior las actividades del día

siguiente. Toma los últimos 10 minutos de cada día para repasar tu lista de

pendientes y determinar que es lo que tienes que concretar al siguiente día. Este

simple ejercicio te permitirá comenzar cada jornada sabiendo exactamente que

necesitas hacer y con cual tarea debes iniciar.

6. No dejes las cosas para después. Reza el viejo dicho popular:

“No dejes para mañana lo que puedas hacer hoy”. Aplazar para

el final las cosas que no te gusta hacer es una de las peores

estrategias que puedes utilizar, ya que lo único que lograrás es

prolongar el estrés asociado a la tarea. ¡Haz lo que no te gusta

hacer primero! De esta manera, el resto del día transcurrirá de

manera más placentera.

Recomendaciones

Leyenda

8 minutos…

Cuenta la leyenda que una mujer pobre con un niño en los brazos, pasando delante de una caverna escuchó una voz misteriosa que allá adentro le decía: "Entra y toma todo lo que desees, pero no te olvides de lo

principal.

Recuerda algo: Después que salgas, la puerta se cerrará para siempre. Por lo tanto, aprovecha la oportunidad, pero

no te olvides de lo principal....."

La mujer entró en la caverna y encontró muchas riquezas. Fascinada por el

oro y por las joyas, puso al niño en el piso y empezó a juntar,

ansiosamente, todo lo que podía en su delantal.

La voz misteriosa habló nuevamente.

" Tienes solo ocho minutos "

Agotados los ocho minutos, la mujer cargada de oro y piedras preciosas, corrió hacia fuera de la caverna y la

puerta se cerró... recordó, entonces, que el niño quedó allá y la puerta estaba

cerrada para siempre.

La riqueza duro poco y la desesperación, siempre.

Lo mismo ocurre, a veces, con nosotros. Tenemos unos 80 años para vivir en este mundo, y una voz siempre nos

advierte: "¡No te olvides de lo principal!"

Gracias…