ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA · El Comité Ejecutivo Local N° 13 del...
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SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR UNIVERSITARIA ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA “CUADRO DE CLASIFICACIÓN FUNCIONAL DEL SINDICATO NACIONAL DE LOS TRABAJADORES DE LA SECRETARÍA DE AGRICULTURA, GANADERÍA, DESARROLLO RURAL, PESCA Y ALIMENTACIÓN (SNTSAGARPA)” INFORME QUE PARA OBTENER EL TÍTULO DE: LICENCIADO EN ARCHIVONOMÍA - P R E S E N T A : MARIO MUÑOZ HERNÁNDEZ ASESOR: Lic. Teresa Gabriela Trujillo Olivares Lic. Francisco Rodríguez Hernández MÉXICO, D.F. 2010
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SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR
UNIVERSITARIA
ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA
“CUADRO DE CLASIFICACIÓN FUNCIONAL DEL SINDICATO
NACIONAL DE LOS TRABAJADORES DE LA SECRETARÍA DE
AGRICULTURA, GANADERÍA, DESARROLLO RURAL, PESCA Y
ALIMENTACIÓN (SNTSAGARPA)”
INFORME
QUE PARA OBTENER EL TÍTULO DE:
LICENCIADO EN ARCHIVONOMÍA -
P R E S E N T A :
MARIO MUÑOZ HERNÁNDEZ
ASESOR: Lic. Teresa Gabriela Trujillo Olivares Lic. Francisco Rodríguez Hernández
MÉXICO, D.F. 2010
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TABLA DE CONTENIDO
Prefacio VIII
Introducción X
CAPÍTULO 1. El Comité Ejecutivo Local N° 13 del Sindicato de la SAGARPA y su Archivo de Trámite
1
1 Antecedentes 1 1.1 Misión, Visión y Objetivos de la SAGARPA 10 1.2 Organización Administrativa del Sindicato de la SAGARPA 11 1.3 Organigrama del Sindicato de la SAGARPA 15 1.4 Misión, Visión y Objetivos de la Organización Sindical de la SAGARPA 16 1.5 Comité Ejecutivo Local Nº 13 del Sindicato de la SAGARPA 19 1.5.1 Organización Administrativa 19 1.5.2 Organigrama 21 1.5.3 Misión, Visión y Objetivos 21 1.5.4 Archivo de Trámite 22 1.5.5 Fondo 24 1.5.6 Servicios 26 1.5.7 Usuarios 26 CAPÍTULO 2. Archivo de Trámite y Cuadro de Clasificación 27
2 Ciclo Vital del Documento 27 2.1 Archivo de Trámite 31 2.1.1 Objetivo e Importancia del Archivo de Trámite 34 2.1.2 Funciones del Archivo de Trámite 36 2.2 Procesos Técnicos 38 2.3 Instrumentos 41 2.4 Cuadro de Clasificación 48 2.4.1 Importancia 51 2.4.2 Objetivos 51 2.4.3 Elementos del Sistema de Clasificación 52
ii
CAPÍTULO 3. Aplicación del Cuadro de Clasificación Archivística a los
Documentos que Integran el Archivo de Trámite de la Sección Nº 13 del Sindicato de la SAGARPA
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3.1 Diagnóstico 54 3.1.1 Local 55 3.1.2 Mobiliario y Equipo 55 3.1.3 Recursos Financieros 55 3.1.4 Procesos Archivísticos 56 3.1.5 Recursos Humanos 57 3.1.6 Volumen Documental 57 3.2 Tipología Documental 58 3.3 Propuesta del Cuadro de Clasificación Archivística 62 3.4 Cuadro General de Clasificación de la Sección Sindical Nº 13 del
SNTSAGARPA 64
3.4.1 Lista de la Tipología Documental que opera el Archivo de la Sección Sindical Nº 13
66
3.5 Funcionamiento de la documentación 70
Conclusiones 74 Bibliografía 76
Anexo 1. Marco Jurídico 80
Anexo 2. Organigrama Administrativa del SNTSAGARPA 82
Anexo 3. Organigrama Administrativa el CEL N° 13 83 Cuadro de Abreviaturas 84
viii
PREFACIO
La historia que ha escrito la humanidad siempre ha sido para beneficio de
la sociedad, así tenemos el desarrollo de ciencias como la biología la
química, las matemáticas, la física, las ciencias sociales como la historia, la
economía y la sociología, encontramos a la Archivonomía que se encarga
del estudio de la información documental. Para ello se vasa en la fuente
más importante que genera y establece el hombre: el documento, en el
cual ha fijado su pensamiento cognoscitivo construyendo el origen, la
causa, el objeto, el fin de la trascendencia de la información, de su pasado,
presente y la que utilizará en su futuro.
En un inicio, la generación de información, tuvo problemas para ser
organizada, pues era gravada en materiales imperecederos. A lo largo del
tiempo fue transformando el cambio y la utilidad de su soporte, su
desarrollo y aplicación, hasta lograr una ubicación y utilidad física reflejada
en un orden. Hoy la ciencia de la Archivonomía permite analizar el
funcionamiento de los archivos en sus fases de trámite, concentración e
histórico sustentando el funcionamiento y aplicación de sus funciones
sustantivas: administrativa, legal y financieras, y la construcción de sus
acervos, los cuales le permiten a la sociedad conocer el desarrollo
económico, social y político de sus propias instituciones, y en su caso, el
del sector privado.
Fue hasta hace pocos años que en México se tomó la decisión de ordenar,
planear y organizar, los archivos basándose en la Ley Federal de
Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, lo que
permitirá que en la aplicación de políticas a mediano plazo (10 años) se
logre una primera etapa en la construcción y funcionamiento de éstos. Será
un avance importante para ir logrando las metas que propone esta Ley, en
la organización de los fondos institucionales y el acceso a la información.
Con doscientos años de Independencia y cien de la Revolución Mexicana,
¿cómo podrán enfrentar los retos nuestras instituciones para crear valores
ix
reales de su información, si no se apegan al establecimiento legal de esta
Ley y a la solución de su problemática? bien, entonces este papel tan
importante debe ser desarrollado y fundamentado por los estudiosos de la
archivística, que en la aplicación de la metodología podrán construir
verdaderamente el fondo institucional que se requiere dar a los archivos en
nuestro país.
La ciencia de la Archivonomía ha sido erigida para dar legalidad al
pensamiento cognoscitivo que el hombre ha generado en este firmamento,
y que su repertorio la ha depositado en un espacio, lugar o estancia
llamada comúnmente como archivo.
x
INTRODUCCIÓN
El informe que realicé en el Comité Ejecutivo Local Nº 13 del Sindicato de
la Secretaría de Agricultura, Ganadería, Pesca y Alimentación fue dividido
en tres capítulos, los cuales representan la estructura metodológica de la
ciencia de la Archivonomía aplicada en los archivos institucionales y que se
da y también en los archivos privados.
En el primer capítulo se enfatiza en la historia del fondo documental que
proviene de la institución de estudio. Parto desde los inicios en los cuales
se constituye la Secretaría de Agricultura, así como sus diferentes
transformaciones que la han llevado a constituirse como una institución que
realiza sus funciones sustantivas y comunes para el beneficio del Sistema
Alimentario de la Sociedad Mexicana.
En este fondo, no puede dejarse de lado la importancia del surgimiento de
una clase trabajadora que es relevante para el funcionamiento de la
estructura y organización de las instituciones, como lo es el Sindicato,
movimiento social que surge de los cimientos, tanto del movimiento de
Independencia como de la Revolución Mexicana, con el objetivo de
defender los derechos laborales de los trabajadores, instituido en nuestra
carta magna.
En el segundo capítulo se desarrolla la metodología que se debe aplicar al
estudio de los archivos institucionales y privados. En éste, expondré a los
estudiosos de la materia, quienes nos dicen cómo se debe de realizar el
estudio metodológico para que nuestros acervos documentales puedan ser
objeto de estudio, investigación, así como fuente de información a la
sociedad, evidenciando que éstos se construyen y realizan con
fundamentos metodológicos de la ciencia archivística, la cual demuestra la
aplicación del método deductivo de la ciencia.
Se analiza el Archivo de Trámite, a partir del ciclo vital del documento, pues
es aquí donde el Archivista inicia el estudio de la documentación, su
xi
clasificación, el creciente aumento que se genera en las áreas de trámite,
determinando sus valores y usos, a lo largo de las tres etapas en la vida
del documento y considerando a los documentos administrativos, contables
y legales.
En el tercer capítulo esta exposición se realiza en asiento a las funciones
sustantivas y comunes, que ejecuta la organización para su diligencia
administrativa, contable y legal. Se desarrolla la investigación de campo
para el estudio de la ciencia archivística, realizando para ello un
diagnóstico que por medio de la planeación y organización permita a los
archivistas empíricos, manejadores de información, cualquier profesionista
y al mismo estudioso de la ciencia y la gestión de la información
fundamentar el uso, utilidad y administración del cuadro de clasificación,
aplicado al funcionamiento de la documentación de su gestión.
Así mismo en la realización de los procesos administrativos documentales
dígase públicos o privados, donde se construyen archivos deben ser
dirigidos por los profesionales en archivonomía, los cuales determinarán el
éxito o fracaso en la planeación, organización y manejo de éstos.
Con gran gratitud, a la Escuela Nacional de Biblioteconomía y
Archivonomía y a todos y cada uno de mis maestros, por su pilastra y
tiempo inmenso, “a ellos los retribuyen por su misión docto, pero sus
conocimientos cuándo podré sufragar”, mi respeto y admiración.
En la realización de este proyecto, fue meritorio contar con el apoyo de
amigos extraordinarios de la Secretaría de Desarrollo Social como es el
Ing. Gustavo. B. Rosiles Castro, Director de Infraestructura Urbana Básica;
del Ing. José Luis Roque Gayosso, Subdirector de Normas para la
Infraestructura y Equipamiento Urbano y Metropolitano; del Ing. Zeferino
Godínez Rangel, Subdirector de Promoción de Esquemas para
Infraestructura y Equipamiento Urbano y del Ing. Oscar Etienne Hernández,
Subdirector de Asistencia Técnica en Infraestructura Urbano Básica, a mis
amigos y compañeros de trabajo, a todos ellos gracias mil.
1
CAPÍTULO 1
EL COMITÉ EJECUTIVO LOCAL N° 13 DEL SINDICATO DE LA SAGARPA Y SU ARCHIVO DE TRÁMITE
En este primer capítulo describiré antecedentes de la SAGARPA, del
Sindicato Nacional de esta Secretaría, su organización y cambios
estructurales, funciones, misión, visión y objetivos, y en segundo término
estableceré las funciones del Comité Ejecutivo Local Nº 13, su
organización y cambios estructurales, funciones, misión, visión y objetivos.
1 ANTECEDENTES
Establecer el proceso histórico de la formación de los sindicatos es muy
amplio, sin embargo, es necesario asentar la trascendencia de estos
gremios en una historia de más de dos siglos de formaciones y de
transformaciones que han manifestado en su composición orgánica interna.
Estas organizaciones no solo se han constituido para defender los
derechos irrefutables de los trabajadores, sino que han jugado un papel
importante en la unidad y en el sentido de la política nacional, en la
economía, en lo social y en lo laboral de nuestro país.
Con la promulgación de la Constitución de 1917 y el reconocimiento de los
derechos especiales para los campesinos en el artículo 27, así como para
2
los obreros en el artículo 123, ha de ser entendida en el marco jurídico,
económico y social de esta época.
Nacimiento y desarrollo de la Secretaría de Agricultura
La Secretaría, en su largo recorrido a través de más de ciento ochenta
años, análisis de periodos desde el inmediato a la Independencia de la
Nación, pasando por el primero y segundo Imperio, La Reforma, el Periodo
Liberal, el Periodo del Porfiriato, la Revolución, arribando finalmente a las
interpretaciones del cómo resolver los problemas del campo en los siglos
XX y XXI.
Sería hasta 1821 cuando se promulgó la Ley de Secretarías de Estado y
con ello surgiría la Secretaría de Fomento, dependencia a la que se
adjudicaron las funciones administrativas inherentes con la actividad
agropecuaria y de obras de riego. En el periodo de La Reforma se harían
trasformaciones a la Secretaría de Fomento mediante las siguientes
legislaciones: Ley que regula la libertad de siembras y expendios de
tabaco; Ley de Banco de Avío, cuyo financiamiento aplicaría la Dirección
del Banco de Avío; Ley sobre algodón extraído en rama y despepitado; Ley
sobre libertad de todos derechos a la gran cochinilla; Ley que establece los
derechos que deben pagar los tejidos ordinarios de algodón extranjero.
Durante el periodo 1846 – 1853 se crea la Dirección de Colonización
dentro del Ministerio de Justicia, y siendo Presidente Nicolás Bravo decretó
la creación de la Dirección de Industria, encargada de las funciones
relacionadas con el fomento agropecuario, adicionando las funciones de
3
colonización; posteriormente en el Gobierno de don María Lombardini, se
crea el ministerio de Fomento, Colonización, Industria y Comercio,
instancia que se encargará de los asuntos relacionados con el fomento
agropecuario, la colonización y la irrigación.
En 1916 la Secretaría de Fomento contempla la función de levantamientos
topográficos para el diseño y construcción de obras hidráulicas, creando la
Oficina de Irrigación. Al siguiente año cambiaría su denominación por la de
Secretaría de Agricultura y Fomento, encomendándole la restitución de
tierras.
Posteriormente de 1918 a 1946, el Departamento de Irrigación se convierte
en una Dirección de la Secretaría de Agricultura y Fomento; más tarde el
Presidente Lázaro Cárdenas transfiere al organismo agrario las funciones
relativas al reparto de tierras. En ese periodo se crea la Comisión Nacional
de Irrigación para impulsar la construcción de obras hidráulicas,
asignándole las funciones de fomentar actividades forestales y vigilar la
caza. Años después el Presidente Miguel Alemán anuncia la creación de la
Secretaría de Agricultura y Ganadería, desincorporándole la construcción y
operación de obras de riego para luego crear la Secretaría de Recursos
Hidráulicos. Ya en la administración de Adolfo López Mateos (1964), la
primera de las atribuciones legales a la Secretaría de Agricultura y
Ganadería, sería la de planear, fomentar y asesorar técnicamente la
producción agrícola, ganadera, avícola, apícola y forestal.
En 1977, José López Portillo, promulga la nueva Ley Orgánica de la
Administración Pública Federal y fusiona la Secretaría de Agricultura y
4
Ganadería con la de Recursos Hidráulicos, surgiendo la Secretaría de
Agricultura y Recursos Hidráulicos (SARH). En el año de 1984 se
reestructura la Secretaría con el objeto de avanzar hacia el desarrollo rural.
Se establecen los distritos de desarrollo rural, aplicados en la Ley de
Distritos de Desarrollo Rural.
Con la implementación del Plan Nacional de Desarrollo 1989 – 1995 se
propician cambios estructurales, fusionándose la Subsecretaría de
Recursos Hidráulicos y sus unidades administrativas para conformar la
Comisión Nacional del Agua como órgano descentralizado. Se crea la
Subsecretaría Forestal y de la Fauna Silvestre. La Secretaría cambiaría su
denominación por la de Secretaría de Agricultura, Ganadería y Desarrollo
Rural (SAGAR), ya que los asuntos relacionados con los recursos
hidráulicos pasarían a ser competencia de la Secretaría del Medio
Ambiente, Recursos Naturales y Pesca, y a partir de 2000 se establecería
la denominación actual de la Secretaría de Agricultura, Ganadería,
Desarrollo Rural, Pesca y Alimentación.
La Convención del Sindicato Nacional de los Trabajadores de la
Secretaría de Agricultura Ganadería, Desarrollo Rural, Pesca y
Alimentación SNTSAGARPA (1918 – 1975)
La institución que está inmiscuida en los asuntos laborales de defensa y
derechos de los trabajadores, y que representa a éstos ante la
dependencia en que laboran, y es la que corresponde a la organización
sindical, tema que trataré a continuación con la finalidad de ir integrando la
5
historia que estas instituciones requieren en la aplicación de la ciencia
archivística.
“Los trabajadores de irrigación inician sus actividades como servidores de
los Poderes de la Unión a partir del 9 de enero de 1926”1, en las distintas
obras que desde esa fecha se empezaron a realizar en las diversas partes
de la República Mexicana.
El gobierno de Calles declaraba su posición sobre el sindicalismo. Los
sindicatos decía “son hoy los encargados de limitar el poder absoluto del
capitalismo, sirviendo en ocasiones hasta para protegerlos de posibles
ataques que los destruyan”.2 En ese entonces, los trabajadores de
irrigación, al igual que muchos otros grupos de servidores de los Poderes
de la Unión, experimentaban mayores inquietudes por organizarse
debidamente, sobre todo, desde el nacimiento de la Ley Federal del
Trabajo del 18 de agosto de 1931, etapa en la que da origen a lo que cabe
calificarse como principios firmes del movimiento sindical entre los
trabajadores de irrigación, que al inicio de sus reuniones no obtuvieron los
resultados deseados. En 1937, en la Ciudad de México constituyen “La
Unión de Trabajadores y Empleados de Irrigación”; en ese mismo año3
cambió su denominación por la de Sindicato Nacional de Trabajadores de
Irrigación, formando un pacto de unificación con los Comités Ejecutivos de
los Sindicatos de Agricultura, de Fomento y de Obras del Valle de México;
1 GONZÁLEZ QUIROGA, Homero. La Irrigación y la Familia Sindical Hidráulica en México. IX Convención
Nacional Ordinaria del SNTSARH, Tampico. Tamaulipas. 1978. pág. 47. 2 IGLESIAS, Severo. SINDICALISMO Y SOCIALISMO EN MÉXICO. Editorial Grijalbo, S. A. 2da. Edición.
México D. F. 1975. pág. 98. 3 Ibídem. pág. 60.
6
a estos tres organismos unificados les corresponderían la gestión de un
año a cada uno.
Durante el periodo 1939–19434 se realiza un ajuste a sus estatutos,
elevando a dos años el periodo de administración, y en el siguiente año se
constituyen el Sindicato Nacional de Trabajadores de Irrigación.
“En la etapa de 1949 – 1955”5 se eleva a tres años la gestión
administrativa, “aplicando la Ley de Estímulos y Recompensas para los
trabajadores del estado”.6
“En 1958 – 1976, el estado, promulga y entra en vigor la Ley del
ISSSTE”.7 Se crea el Seguro Vida y Retiro y su Reglamento Interno,
incorporan a los trabajadores de Lista de Raya Obrero Base. “A iniciativa
del Presidente Lic. Adolfo López Mateos, se incorporó a la Constitución
Política de los Estados Unidos Mexicanos como Ley Federal de
Trabajadores al Servicio del Estado Reglamentaria, el Apartado “B” del
artículo 123 Constitucional”8.
“Se integra el primer Reglamento de las Condiciones Generales de
Trabajo, incorpora un considerable número de empleados a la base; se
incorpora el escalafón general; se realiza la entrega de estímulos y
recompensas al personal de 25 a 30 años de servicio”;9 se funda la “Casa
4 GONZÁLEZ QUIROGA, Homero. op. cit. pág. 61.
5 Ibídem. pág. 71.
6 Ibídem. pág. 100.
7 Ibídem. pág. 113.
8 Ibídem. pág. 115.
9 Ibídem. pág. 119.
7
Sindical del Estudiante para hijos de los trabajadores y empleados de la
Secretaría, con estudios superiores, proporcionándoles una beca”.10
“En unión del resto de los sindicatos que componen la Federación de
Sindicatos de Trabajadores al Servicio del Estado (FSTSE), obteniendo
beneficios de orden general para trabajadores y empleados que integran el
gremio hidráulico, implantándose la semana de 5 días de trabajo, se
localizaron terrenos para vivienda de los trabajadores”.11 “En la Convención
Nacional Ordinaria en Tampico, Tamaulipas, obtuvo por acuerdo
presidencial el pago del 25% de la prima vacacional, y el 25% de la prima
dominical, se logra la construcción del edificio para organización actual en
la calle de Rosas Moreno”.12
Asociación de dos Agrupaciones
Como lo señalé anteriormente, para “1977 se fusiona la Secretaría de
Agricultura y Ganadería y la Secretaría de Recursos Hidráulicos dando
origen a la Secretaría de Agricultura y Recursos Hidráulicos”,13 con ello
nace el Sindicato Nacional de los Trabajadores de la Secretaría de
Agricultura y Recursos Hidráulicos, con el objetivo que la agricultura y la
irrigación obtuvieran mayor rendimiento y desarrollo.
En 1995, la Secretaría cambiaría su denominación por Secretaría de
Agricultura y Ganadería, debido a la desincorporación de la irrigación; y
10GONZÁLEZ QUIROGA, Homero op. cit. pág. 123. 11
Ibídem. pág. 128. 12
Ibídem. pág. 134. 13
TRINCHERA SINDICAL. Boletín Informativo del SNTSARH. Sindicato Nacional de los Trabajadores de Agricultura y Recursos Hidráulicos. México. 1976 Año 1, Abril. pág. 5.
8
nuevamente se le denominaría Sindicato de la SAGAR. En el año 2000,
con el manejo de los Distritos de Desarrollo Rural y la integración de la
unidad de Pesca, se daría el nombre actual a la Secretaría de Agricultura,
Ganadería, Desarrollo Rural, Pesca y Alimentación, y al sindicato se le
llamaría sindicato de la SAGARPA.
A través de la historia se ha demostrado el desarrollo económico, político y
social de México; el campo ha sido el sostén y progreso de la Nación; así
mismo, tanto la base trabajadora como la clase obrera mexicana han
contado con bases sólidas de organización, de pensamiento e ideologías
políticas y sociales que les han permitido construir sus bases
fundamentales para que sus instituciones estatales o privadas puedan
convenir con la integración sindical, para la defensa y los derechos de los
trabajadores.
La lucha sindical no se reduce a exigir aumentos de salarios, sino también
reclama excelentes prestaciones, como la seguridad social, vivienda,
capacitación, etc. Se dirá que la lucha económica obrera llega tan lejos
como para exigir el reparto de utilidades, al que tiene derecho por las
ganancias e intereses que generan a la empresa, sin embargo, en las
instituciones sindicales del estado no se da este concepto, pero existen
otros beneficios tales como 40 días de aguinaldo, 20 días económicos
anuales, vales de despensa, dos periodos anuales de vacaciones de 10
días cada uno; se da una participación del trabajador del 30 % y un 70%
del estado para crear un fondo de ahorro conocido como Fondo de Ahorro
Capitalizable (FONAC), que se reparte al final del ciclo de septiembre –
agosto del año siguiente.
9
Se puede decir que quien puede tener injerencia en las decisiones para
desarticular una institución gremial como son los sindicatos es la
arbitrariedad del Presidente Constitucional de los Estados Unidos
Mexicanos; así fue en el período del ex presidente Carlos Salinas de
Gortari quien encarceló al dirigente sindical de PEMEX Joaquín Hernández
Galicia, el 10 de enero de 1989, en Ciudad Madero, Tamaulipas.
Mediante la misma acción de intromisión, el 10 de octubre de 2009 el
Presidente Felipe Calderón Hinojosa emite decreto en el cual señala la
desintegración de la empresa paraestatal denominada “Compañía de Luz y
Fuerza del Centro”, con un total de 40,000 trabajadores de base que
integran la plantilla organizacional de su Sindicato, ofreciéndoles a éstos
una liquidación que por Ley les pertenece.
Ahora, si no existieran estos sindicatos en el sector público como en el
sector patronal, despedirían a los trabajadores a como se les diera su
disposición de poder.
La participación política de los sindicatos en el contexto históricos político
de México, ha existido siempre. Durante casi un siglo y medio han
contribuido en el desarrollo y construcción del campo, la industria, en el
mismo sector estatal y de servicios, así como en el desarrollo político,
económico, social, cultural del país, como en el sector privado; su principal
contrato laboral está establecido en sus Condiciones Generales de Trabajo
(CGT) donde se señalan las bases fundamentales que han de regir en
cuanto a contratación, prestaciones económicas, movimientos de
escalafón, de sanciones, etc., y que estos mismos beneficios han sido un
10
logro por la lucha establecida en “El Artículo 123 de nuestra Carta Magna;
el Apartado “B” entre los Poderes de la Unión, el Gobierno del Distrito
Federal”.14
Es determinante el buen cumplimiento de las bases legales, económicas y
sociales, establecidas en los contratos de trabajo, y de la formalidad
sindical practicada en los sectores estatal y privado, para que se pueda
tener una armonía laboral y patronal.
1.1 MISIÓN, VISIÓN Y OBJETIVOS DE LA SAGARPA
“MISIÓN”
Es la encargada de desarrollar un mercado de servicios profesionales para
el Desarrollo Rural, que coadyuve en el incremento del nivel de vida de los
habitantes del medio rural de menor desarrollo relativo, a través del
subsidio del costo de los servicios profesionales; apoyo a los productores
para visualizar áreas de oportunidad y el desarrollo de esquemas y
mecanismos de atención y supervisión.
“VISIÓN”
Ser la unidad administrativa encargada de fomentar los servicios
profesionales, para que sean valorados como una inversión rentable por
los habitantes rurales, quienes han desarrollado capacidades de selección,
superación y pago de los servicios, mediante la creación y consolidación de
14
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. 131ª Ed. México: Porrúa. 2006. pág. 129 – 140.
11
agencias de desarrollo o empresas de servicios y con ello mejorar sus
condiciones de vida.
“OBJETIVOS”
Elevar el nivel de desarrollo humano y patrimonial de los mexicanos
que viven en las zonas rurales y costera.
Abastecer el mercado interno con alimentos de calidad, sanos y
accesibles, provenientes de nuestros campos y mares.
Mejorar los ingresos de los productores incrementando nuestra
presencia en los mercados globales, promoviendo los procesos de
agregación de valor y la producción de energéticos.
Revertir el deterioro de los ecosistemas, a través de acciones para
preservar el agua, el suelo y la biodiversidad.
Conducir el desarrollo armónico del medio rural mediante acciones
concertadas, teniendo acuerdos con todos los actores de la sociedad
rural. Además de promover acciones que propicien la certidumbre
legal en el medio rural.
1.2 ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA DEL SINDICATO DE LA
SAGARPA
En los Estatutos del Comité Ejecutivo Nacional, Capítulo IV, Artículos 35,
36 y 39,15 se establece la legalidad de sus miembros. En este caso me
15 Estatutos del Sindicato Nacional de los Trabajadores de la SAGARPA. México D. F. 2005 – 2009. pág. 29.
12
referiré a lo que se señala con respecto al Comité Ejecutivo Nacional
(CEN) y sus secretarías.
El organigrama de la institución sindical se conforma de la siguiente
mañanera:
I.- “Un Presidente: Su función es ser el representante de la organización y
ejecutor de los acuerdos emanados de los Congresos, de los Consejos
Nacionales Directivos, de los Plenos del Comité Ejecutivo Nacional,
Consejo Nacional de Vigilancia y de los Estatutos.
II.- Existen 11 secretarías que forman parte de su organización
administrativa:
1.- Un Secretario de Conflictos: Su función es intervenir en todos los
conflictos colectivos e individuales que se susciten entre sus
agremiados y la SAGARPA.
2.- Un Secretario de Organización y Acción Política: Su función es
desarrollar programas, principios y normas, que ejecuten las acciones
necesarias entre los trabajadores miembros, etc.
3.- Un Secretario de Fomento Deportivo y Capacitación: Su función es
promover y programar el desarrollo de actividades deportivas y
culturales entre los trabajadores, coordinado con los Comités Ejecutivos
Locales (CEL), etc.
4.- Un Secretario de Finanzas y Patrimonio Sindical: Su función es tener a
su cargo los fondos correspondientes a la administración del CEN, bajo
su estricta responsabilidad.
13
5.- Un Secretario de Prestaciones: Su función es aplicar los ordenamientos
legales y disposiciones del ISSSTE, promover créditos hipotecarios y
trámite de préstamos, gestor a efectos de pensión o jubilación, auxilio
de defunción, etc.
6.- Un Secretario de Escalafón, Estadísticas, Actas y Acuerdos: Su función
es coordinar con los representantes del Sindicato en la Comisión Mixta
de Escalafón, someter plenos, promover las modificaciones al
tabulador, etc.
7.- Un Secretario de Asuntos Médicos: Su función es pugnar por el
establecimiento de servicios médicos, incluyendo medicamentos y
hospitalización, etc.
8.- Un Secretario de Premios, Estímulos, Recompensas, y Protección al
Salario: Su función es vigilar el cumplimiento de la Ley de Premios,
Estímulos y Recompensas Civiles en beneficio de los trabajadores, etc.
9.- Un Secretario de Recursos Materiales y Humanos: Su función es la
administración de las oficinas generales de la organización, control de
asistencia, contrataciones, etc.
10.- Un Secretario de Control de Correspondencia: Su función es recibir la
correspondencia, registrar, entrega, control, despacho, actualización del
archivo, etc.
11.- Un Secretario de Relaciones Públicas y Comunicación Social: Su
función es lo relativo a las buenas relaciones entre el Secretario
General, sus miembros y dirigentes con diversos sindicatos al servicio
del estado”,16 etc.
16
Estatutos del Sindicato Nacional de los Trabajadores de la SAGARPA. op. cit. pág. 39.
14
La organización de un sindicato, con respecto a la estructura que ocupa la
Administración Pública es totalmente distinta, pues observamos que éste
se constituye con base en las prioridades que requiere el funcionamiento
estructural que necesita para realizar las funciones establecidas en su
Estatuto y sus Condiciones Generales de Trabajo; mientras que la
Administración Pública requiere que sus funciones sustantivas se
oficialicen y se reglamenten mediante el Diario Oficial de la Federación
(DOF).
En 1977 se tenían registrados 74 comités ejecutivos locales, para el
periodo 2009 - 2013 se tiene una estructura actual de 45 CEL.
En la designación de sus funciones administrativas, el Sindicato de la
SAGARPA, realizó los “días 7 y 8 de septiembre de 2009, en Mérida,
Yucatán, su Décimo Congreso Nacional Ordinario”;17 ahí estableció su
nueva estructura actual (señalada anteriormente) que lo representará para
el cuatrienio 2009 – 2013; que diversificará mucho de su trayectoria, pues
desaparecen tres secretarías de su administración orgánica.
Se debe tomar en cuenta la restricción en políticas laborales que el
gobierno ha implementado en la Administración Pública, para que los
trabajadores sindicalizados se apeguen al programa denominado
“CONCLUSIÓN DE LAS PRESTACIONES DE SERVICIO EN FORMA
DEFINITIVA DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS DE LA
ADMINISTRACIÓN PÚBLICA FEDERAL”.
17
Décimo Congreso Nacional Ordinario, de los Trabajadores del Sindicato Nacional de la Secretaría de Agricultura, Ganadería, Desarrollo Rural, Pesca y Alimentación, Mérida, Yucatán. 2009. 7 Septiembre. pág. 18.
15
Esta medida establecida por el gobierno para reducir su gasto público, ha
permitido que el personal se apegue al programa de “CONCLUSIÓN DE
PRESTACIONES”, cuando los trabajadores primero hayan cumplido con su
tiempo de antigüedad, segundo, por edad o cesantía y tercero, por terminar
la relación laboral con la institución, llevándose una indemnización
establecida en las Condiciones Generales de Trabajo, y en la propia Ley.
Es posible que este programa deje de aplicarse en 2012, ya que se prevé
que a partir de ese año no existan indemnizaciones, pues con la aplicación
del sistema de Ahorro para el Retiro, el gobierno aporta una cantidad para
vivienda y otra para el retiro, que les serán entregadas al trabajador al
momento de su jubilación.
En síntesis, este proceso ha mermado la plantilla laboral del personal de
base, interno y a nivel nacional, trayendo consecuencias laborales tanto a
la Administración Pública como a la representación sindical, ya que la
mayor parte de los trabajadores en retiro, son personas que realizaban
actividades administrativas.
1.3 ORGANIGRAMA DEL SINDICATO DE LA SAGARPA El tipo de organigrama que utiliza el Sindicato para realizar sus funciones
sustantivas es el horizontal* el cual lo utilizan organizaciones regidas por
un sistema reglamentario interno (Estatutos), presentan a su organización
menos especializada, existe mayor comunicación, la toma de decisiones
*Organigramas Horizontales: Son organigramas que representan la estructura organizativa de izquierda a derecha.
16
es oportuna, existe menos desorganización y el tramo de control es poco
eficiente. Sandra Santamaría nos dice, “Las divisiones son unidades
especializadas que corren al mismo nivel indicando así la correlación
existente entre ellas; cuando la línea horizontal está colocada lateralmente
indicará una relación de apoyo; su forma de representación estructural es
general” .18 Ver anexo 2.
1.4 MISIÓN, VISIÓN Y OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIÓN SINDICAL DE LA SAGARPA
“MISIÓN”
Proclamar el principio de justicia mediante el derecho de autodeterminación
de los sindicatos, de su democracia sindical y de sus garantías sociales,
establecidas en la Ley Federal de los Trabajadores al Servicio del Estado,
como servidores de un sector de la Administración Pública Federal, cuya
finalidad esencial es la explotación racional de los recursos agropecuarios
y pesqueros del país, aplicar con lealtad, diligencia, capacidad y
responsabilidad su reglamentación interna para hacer digna la estancia
laboral de los trabajadores; demandar el establecimiento de mecanismos
adecuados que permitan la elevación del salario mediante la aplicación del
Reglamento de Escalafón, así como incrementar los beneficios y
prestaciones de la Comisión Administradora de los Fondos y Prestaciones
Económicas y de Retiro; vigilar en estricto el cumplimiento y beneficios de
la Ley de Estímulos y Recompensas; luchar por la cúspide de libertad de
expresión, moral y económica de sus agremiados mediante el
18
SANTAMARÍA, Sandra, Organigramas, [en línea], México, Monografías/trabajos13/organigramas. pág. 1. Publicado: viernes 16 de septiembre de 2005, [citado 13 abril 2010]. Formato html, Disponible en Internet; http://www.monografias.com/trabajos13/organi/organi.shtml?monosearch=
17
mejoramiento intelectual, unificando la conciencia de clase y en
consecuencia la educación sindical; estableciendo en todo el País centros
de recreo, descanso y cultura que permitan al trabajador y a su familia
esparcimiento, así como fomentar el deporte entre los agremiados; la
implantación de servicios médicos y el establecimiento de escuelas y
guarderías infantiles para los hijos de los trabajadores”.19
La agrupación realiza los mejores esfuerzos, tomando en cuenta las
demandas de sus miembros cooperando con el desarrollo del país, a fin de
que sus representados alcancen los mejores proyectos estables, laborales,
de vida, como superación individual, en beneficio e integración familiar.
“VISIÓN”
El sindicato es un instrumento para mejorar las condiciones generales de
trabajo, atienda las condiciones de trabajo, de vida y de los intereses
colectivos e individuales de los trabajadores, por medios legales y métodos
sindicales en materia de prestaciones sociales, económicas, jurídicas y de
salud; su proyecto consiste en convertirse en gobernante y planificador de
toda la producción social, incorporando a trabajadores manuales e
intelectuales quienes se valdrán de su conocimiento para cimentar la
estructura en el derecho obrero y burocrático; impulsando mediante los
cambios tecnológicos su superación técnico, cultural, social y económico
que les permita participar eficientemente de los programas y proyectos
económicos, sociales y políticos de la organización sindical como los de la
19
Para construir la Misión fue necesario tomar los Estatutos de la organización sindical, donde tuve, que tomar sus elementos administrativos, legales, económicos y sociales, ya que no se contaba con esta, Mario Muñoz Hernández.
18
dependencia; incrementando los beneficios y prestaciones de la Comisión
Administradora de los Fondos y Prestaciones Económicas y de Retiro”20.
El análisis de la misión y la visión han sido planteadas para constituir
nuevas ideologías relativas a las debilidades y esmero, que el hombre tiene
en las instituciones nacionales, como privadas, en relación a sus funciones
de calidad, de función y profesión, que realiza cotidianamente.
“OBJETIVOS”
La unidad firme de la organización como base fundamental de su
fuerza sindical y política y de la militancia activa de sus miembros,
dentro de normas de disciplina interna, mejorando sus condiciones
económicas, sociales, políticas, de expresión y libertad.
Lealtad, diligencia, capacidad y responsabilidad de los Estatutos y de
las Condiciones Generales de Trabajo, para hacer digna la estancia
laboral de los trabajadores.
Creación de un sistema de gestión que permita la elevación del
salario mediante la aplicación del Reglamento de Escalafón, de los
Tabuladores de Salarios y de los Catálogos de Empleos de las Zonas
Económicas.
Sumar beneficios y elevar las prestaciones de la Comisión
Administradora de los Fondos y Prestaciones Económicas y de
Retiro”.21
20
Para construir la Visión fue necesario tomar los Estatutos de la Organización Sindical. Mario Muñoz Hernández. op. cit. 21
Ibídem.
19
1.5 COMITÉ EJECUTIVO LOCAL Nº 13 DEL SINDICATO DE LA
SAGARPA
La organización que tiene este comité local difiere de la estructura y
funciones del Sindicato Nacional (SNTSAGARPA), ya que éste requiere de
14 personas, cuya gestión dura 4 años, para atender a cinco direcciones
generales de la Dependencia. A continuación se describen los aspectos más
importantes de la forma en que se encuentra organizado el Comité Ejecutivo
Local N° 13.
1.5.1.- ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
La estructura sindical está referida en los estatutos sindicales que rigen a la
Institución, así, la organización queda integrada de la siguiente manera:
I. “Un Presidente: Su función es planear, organizar y controlar las
funciones de cada uno de sus secretarios, y la defensa de los derechos
de los trabajadores sindicalizados, etc.
II. Un Secretario de Conflictos: Su función es atender todos los conflictos
individuales y colectivos de los trabajadores, y las relativas al escalafón y
servicio civil de carrera, etc.
III. Un Secretario de Finanzas: Tendrá las funciones relativas a los recursos
materiales, seguimiento administrativo, estadísticas, actas, acuerdos y
patrimonio sindical, etc.
IV. Un Secretario de Organización y Acción Política: Las funciones relativas
a la capacitación y educación, promoción turística y recreativa, difusión
de la Información sindical, fomento deportivo y cultural y eventos
especiales, etc.
20
V. Un Secretario de Asuntos Médicos: Su función es representar a los
trabajadores ante el ISSSTE, ayuda de lentes, etc.
VI. Un Secretario de Prestaciones Económicas y Sociales: Su función es
tener a su cargo los asuntos relativos a premios, estímulos y
recompensas, etc.
VII. Un Secretario de Escalafón y Estadísticas: Las funciones relativas al
Servicio Civil de Carrera, Capacitación y Educación, Actas y Acuerdos,
Protección al Salario y Promoción Turística y Recreativa.
VIII. Un Presidente del Consejo Local de Vigilancia, un Secretario y un Vocal:
Tendrá las funciones de cuidar que se respeten los derechos de los
miembros de la organización y que éstos cumplan con sus obligaciones;
si hubiere alguna responsabilidad en el manejo de los fondos de la
agrupación, éste será solidariamente responsable.
IX. Cuatro Secretarios Auxiliares: Los auxiliares desempeñarán las
funciones que les designe el Presidente en apoyo al Comité Ejecutivo”.22
Las funciones substantivas de la Sección 13 están estrechamente
relacionadas con las diversas actividades establecidas en los Estatutos y
en las Condiciones Generales de Trabajo. Conforma, para su
funcionamiento, una membresía de 810 trabajadores de base, distribuidos
en: la Oficialía Mayor; en la Dirección General de Desarrollo Humano y
Profesionalización; en la Dirección General de Proveeduría y
Racionalización de Bienes y Servicios; en la Dirección General de
Promoción de la Eficiencia y Calidad de los Servicios; y la Dirección
General de la Eficiencia Financiera y Rendimiento de Cuentas.
22Estatutos del Sindicato Nacional de los Trabajadores de la SAGARPA. op. cit. pág. 95.
21
Los trabajadores de éste y otros, han visto crecer, engrandecer, y vivir la
crisis del campo del agro mexicano, sin duda alguna conoce los intereses,
que no son ajenos a su actividad laboral.
1.5.2 ORGANIGRAMA
El tipo de organigrama que utiliza este comité para realizar sus funciones
sustantivas es el horizontal Sandra Santamaría nos dice, “[Las divisiones
son unidades especializadas…..]; lo lleva a cabo por la misma estructura
organizacional a la que dependen”.23.Ver anexo 3.
1.5.3 MISIÓN, VISIÓN Y OBJETIVOS
“MISIÓN”
Representar, los derechos de los trabajadores establecidos en los
estatutos y en las Condiciones Generales de Trabajo, aplicando cursos de
capacitación para la superación laboral y profesional; apoyo indudable de
prestaciones sociales y económicas, asentadas en acciones y programas
de mejoramiento al salario, para beneficio de éste y su familia”.24
23
SANTAMARÍA, Sandra, Organigramas, [en línea], México, Monografías/trabajos13/organigramas pág.
3. Publicado: viernes 16 de septiembre de 2005, [citado 13 abril 2010]. Formato html, Disponible en Internet; http://www.monografias.com/trabajos13/organi/organi.shtml?monosearch=. 24
Para construir la Misión fue necesario tomar los Estatutos de la Organización Sindical. Mario Muñoz Hernández. op. cit.
22
“VISIÓN”
Atender los requerimientos de los trabajadores en materia de capacitación
laboral y sindical, integrándolos en los planes de la institución que
desarrolla proyectos sociales, económicos y agrícolas, utilizando para ello
la modernidad de la ciencia y la tecnología e impulsando la grandeza y
modernidad del país, que implica la aplicación de políticas laborales y
sindicales en el desarrollo de nuestra nación”.25
“OBJETIVOS”
• La defensa inapelable de los derechos laborales de los trabajadores,
ante cualquier autoridad administrativa de la Institución.
• Coordinar con las autoridades de la Dependencia la capacitación
permanente de los trabajadores sindicalizados, para aplicar
adecuadamente los métodos y técnicas que demanda los avances de la
tecnología”.26
1.5.4 ARCHIVO DE TRÁMITE
El Archivo de Trámite de la Sección N° 13 se construyó hace cuatro años,
su objetivo principal fue el de organizar la información que generaba el
desarrollo de sus funciones sustantivas; su información administrativa,
legal y financiera; se condujo por primera vez la aplicación del estudio de
la ciencia de la Archivonomía, que consiste en recibir, ordenar, clasificar,
archivar y conservar la información que pueda ser utilizada por sus
25
Para construir los Objetivos, fue necesario tomar los estatutos de la Organización Sindical. Mario Muñoz Hernández. op. cit. 26
Ibídem.
23
unidades de trámite, mediante un servicio y préstamo eficiente de
documentación interna.
Así, el Sistema de Control de Gestión, es ubicar a la unidad administrativa
que se encarga de la recepción de entrada y salida de la información que
generan las funciones sustantivas de cualquier unidad administrativa del
sector público o del sector empresarial, que genere información y que esta
es puesta en un archivo.
Por primera vez se encuentra funcionando el Archivo de Trámite a partir del
Sistema de Correspondencia y Control de Gestión, que de acuerdo a esta
herramienta se utilizó para dar funcionalidad al Archivo del CEL, y con esto
el funcionamiento de su Archivo de Trámite donde ordena, clasifica
expedientes, y guarda la información de sus funciones sustantivas para
una mejor toma de decisiones; que se ha creado para servir al Comité
principalmente, facilitando la búsqueda, consulta y uso de la información
que requiera el personal interno; realiza el control interno de expedientes y
documentos establecido en un registro de préstamo; elabora, así mismo,
las transferencias primarias de su documentación administrativa, legal y
contable al Archivo de Concentración.
El control de la información en el Archivo de Trámite lo realizan mediante
un formato que registra la recepción de entrada y salida de la
documentación de correspondencia interno y externo; aplica la
clasificación, catalogación de la información y la integración de
documentación a sus expedientes; llevan a cavo un inventario de todos sus
expedientes los cuales organizan para transferirlos al Archivo de
24
Concentración, ya que de esta manera irán conformando sus acervos
históricos, a fin de conservar sus valores evidencial, testimonial e
informativo.
1.5.5.- FONDO
La primera acción que se realiza para organizar un archivo, es conocer el
organismo que lo ha producido. A esta fase se le llama identificación del
organismo o fondo productor, lo que nos permitirá conocer sus funciones
sustantivas.
Fondo: Secretaría de Agricultura, Ganadería, Desarrollo Rural, Pesca y
Alimentación (SAGARPA).
Sección: Sindicato Nacional de Trabajadores de la Secretaría de
Agricultura, Ganadería, Desarrollo Rural, Pesca y Alimentación
(SNTSAGARPA).
Subsección: Presidente Seccional.
Secretario de Conflictos.
Secretario de Finanzas.
Secretario de Organización y Acción Política.
Secretario de Asuntos Médicos.
Secretario de Prestaciones Económicas y Sociales.
Secretario de Escalafón y Estadística.
Consejo Local de Vigilancia.
25
Subseries: En este momentos, no se le puede establecer una estructura de
subseries, debido a existe una clasificación por función y asunto,
ya que no se cuenta con la aplicación del Cuadro General de
Clasificación Archivística.
Posteriormente, se aplican los principios básicos de la archivística: el
respeto a la procedencia y la estructura interna del Fondo. Así entonces, la
diferente documentación de la Sección N° 13, generada de sus funciones
sustantivas como la administrativa, legal o contable, se especifica a
continuación: de asambleas y registros personales; de actas
administrativas; de cédulas de productividad, calidad y evaluación al
desempeño; de descuentos de salarios indebidos; de cambios de horarios
mixtos; de cambios de adscripción local y foránea; de sanciones
administrativas; de licencias con/sin goce de sueldo; de diagnostico
médico; de licencias por enfermedad o riesgo de trabajo o por cubrir una
plaza de confianza; de eventos deportivos y sociales; de movimientos de
escalafón; con instituciones de salud (ISSSTE), de vivienda (FOVISSTE),
con FONACOT, con institución de la Secretaría de Trabajo y con diversas
instituciones privadas como son ópticas, laboratorios, de esparcimiento,
líneas de autobuses foráneas, tiendas de autoservicio, etc. Es decir, que en
la recopilación del material durante la fase de identificación, se puede
elaborar un Cuadro de Clasificación.
26
1.5.6 SERVICIOS
Es interesante el cambio que se ha generado en la construcción del
Archivo del CEL N° 13, ya que evidencia al Archivo del Sindicato de la
SAGARPA, pues éste no permite el acceso, para solicitar alguna
información para su consulta, realizar una investigación, obtener datos para
hacer algún estudio para integrar estadísticas; solo el personal interno de la
organización puede tener acceso a ésta. Claro que existe una
comunicación de información interna y externa como lo es con sus comités
locales y con las autoridades de la Secretaría, pero de ahí en adelante
nadie toca su acervo.
1.5.7 USUARIOS
Como lo he señalado anteriormente, el Archivo del CEL N°13 apenas se
está construyendo y en la edificación de sus acervos ha permitido que la
información se procese primero a sus usuarios internos, y la consulta a los
trabajadores de base integrantes de su sección sindical, claro que para
esto ya existe información organizada y clasificada como administrativa,
legal y contable, a la cual, como lo estableceré en el Capítulo 3, se sugirió
la estrategia de establecer ciertos periodos de trámite, conservación,
guarda precaucional y construcción de acervos históricos.
Esta necesidad se requirió a partir de una iniciativa administrativa, la cual
permitió su funcionamiento y legalidad al proceso de sus funciones. Y
solamente será para manejo y conocimiento del personal interno, dígase el
personal de base de la Secretaría, del Sindicato de la SAGARPA y del CEL
N° 13.
27
CAPÍTULO 2
ARCHIVO DE TRÁMITE Y CUADRO DE CLASIFICACIÓN
En este capítulo se revisará la teoría archivística desde el enfoque que le
dan diversos autores, el concepto de Archivo de Trámite, sus objetivos y
funciones, así como los instrumentos requeridos para la organización de
los archivos, haciendo énfasis en el cuadro de clasificación.
2. CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
En la consolidación del ciclo vital del documento se encuentra la teoría de
la administración del documento porque ésta nos permite conocer la
selección, el flujo y la disposición final de los documentos en un archivo.
El estudio que realiza la ciencia de la Archivonomía al documento, es
referido al periodo de su existencia, la cual pasa por tres etapas
determinadas por los valores y usos que tiene durante su desarrollo y que
unifica el ciclo vital del documento.
Los antecedentes del ciclo vital del documento comienzan con los
archiveros holandeses S. Muller, J. A. Feith y R Fruin quienes en un
manual publicado en 1898, definen la palabra holandesa “archief” como “el
conjunto de los escritos (documentos), dibujos y material impreso, recibidos
o producidos en calidad oficial, por cualquier autoridad o administración o
por algunos de sus funcionarios, hasta donde se tenga intención de dejar
28
estos documentos, en conformidad con su función bajo el cuidado de ese
cuerpo o de ese funcionario”.27
De acuerdo con los especialistas, se debe mencionar también a Wyffes
que en 1972 planteó su teoría de las tres edades del documento “que daría
lugar a diferentes categorías de Archivo”.28 Lo primordial de esta hipótesis
es que los documentos no son algo inactivo sino que tienen una vida
propia, señalando que la primera edad es de circulación y tramitación, la
segunda de guarda precaucional y la tercera de valor permanente.
En cuanto a los valores originados a la documentación desde su origen
hasta su destino final, se determina que en las dos primeras edades el
documento tiene un valor primario, y en la última etapa cuenta con un valor
secundario.
Diferentes autores aseguran que el documento no es algo muerto o
inactivo, tiene una vida propia según la función y el periodo para el que fue
creado. La autora Antonia Heredia “considera que los documentos tienen
tres edades: durante la primera etapa los documentos son creados y
persiguen una finalidad específica, una respuesta o solución sobre algún
asunto; una vez recibida una respuesta o solución del asunto iniciado, en
la segunda etapa, va decreciendo el valor primario de los documentos y se
desarrolla el valor secundario; en la tercera etapa el documento asume
valor permanente al prescribir el testimonio de lo que quiera darse fe, su
27
HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivística General. Teoría y Práctica. 7ª Ed. Sevilla: Diputación
Provincial de Sevilla: 1995. pág.173. 28
Ibídem. pág.173.
29
actividad se nulifica y se reducirá a ser consultado por su valor cultural e
informativo con fines de investigación”.29
Para la Licenciada Araceli Alday García, “El documento atraviesa a lo largo
de su existencia por tres edades (conocidas también como etapas o fases),
determinadas por los valores y el uso que tiene durante las mismas. A cada
etapa le corresponde un tratamiento y se conserva en un archivo
específico”.30
a) Fase activa o de vigencia administrativa: el documento tienen valores
primarios para la institución: valor administrativo, valor jurídico o legal, y
valor fiscal o contable. b) Fase semiactiva: el documento conservan sus
valores primarios; su uso es ocasional, por ello hay que conservarlo
durante un plazo precaucional. c) Fase histórica: el documento ha perdido
sus valores primarios para la institución pero conservan valores
secundarios: evidencial, testimonial e informativo.
Para la autora Adriana de la Rosa Ruiz, el ciclo vital del documento según
la correspondencia y control de gestión, “tiene Fase activa: el documento
es generado y tiene un uso constante; Fase semiactiva: El documento tiene
valor institucional; y Fase inactiva: adquiere valores secundarios:
informativo, evidencial, utilidad social”31.
29
HEREDIA HERRERA, Antonia. Op. Cit. pág. 189. 30
ALDAY GARCÍA, Araceli J. Introducción a la operación de archivos en Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo Federal. AGN. México: 2007. pág. 25. 31
ROSA RUIZ, Adriana de la. Correspondencia y control de gestión; Guía de Autoaprendizaje. SEP. ENBA, Modalidad de Educación Abierta y a Distancia. México: 2000. pág.18.
30
Analizando lo anterior, se puede determinar que un documento es la
facultad del pensamiento humano donde aplican términos de ciencia o de
orden natural, para referirse a su pasado, y en éste refleja su saber para
que sea tomado como nuncio de la humanidad. Este tipo de relación
interna ha despertado tanto interés entre los especialistas que
prácticamente en cada obra que recoge esta teoría ha dado una
descripción de los diferentes valores del documento y de los lugares de
conservación correspondiente a las distintas fases del documento.
Esto da una idea que la aplicación de la Archivonomía en el estudio del
documento, no solo presenta en sentido formal el contenido de su
información, sino que éste tiene valor administrativo, legal y contable e
histórico, que son utilizados como una evidencia testimonial de la función
sustantiva que realizan los archivos públicos y privados. Sobre todo, es
necesario comprender que en las diferentes etapas de trámite el
documento, va construyendo la historia que se tiene en estos archivos.
Por consiguiente, al analizar el punto de vista de los diversos autores que
hablan del ciclo vital del documento, puedo decir que estas tres edades
dan lugar a diferentes categorías de archivo: la primera edad activa,
Archivo de Trámite, es la etapa donde se realiza la custodia de los
documentos desde su creación hasta que finaliza el trámite que les dio
origen y tienen valores administrativo, legal y contable, en esta fase los
expedientes están cerca de los usuarios y/o oficinas para consulta interna;
la segunda edad semiactiva, Archivo de Concentración en esta fase la
documentación es recibida después que concluye su trámite administrativo
y se le da periodos de guarda precaucional, la consulta de la
31
documentación es esporádica; y la tercera edad inactiva, los Archivo
Histórico, en esta última fase la documentación tiene valores de
investigación, descriptivos y culturales, y se les precisa en general como
acervos para uso de la humanidad.
2.1 ARCHIVO DE TRÁMITE
En el estudio de la historia, ésta ha requerido guardar la serie de
documentos que ha creado el hombre para conservar su pasado, sus
instituciones o su vida misma, etc.
Antes de iniciar con la conceptualización del Archivo de Trámite considero
necesario primeramente definir el término Archivo.
El Glosario de Terminología Archivística define archivo como: “a) sitio
donde se coleccionan y conservan documentos; b) fuente de información
para la toma de decisiones; c) así se determina el conjunto debidamente
ordenado y clasificado de documentos que constituyen la historia de una
institución o empresa; d) el archivo es un servicio creado para servir a la
entidad o empresa donde funciona y sus actividades invariablemente
deben coordinarse en ésta”.32
Para la autora Araceli Alday García, archivo “es el conjunto de documentos
acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o
privada, en el transcurso de la gestión de asuntos de cualquier índole, los
32
ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA, Glosario de terminología
archivística y de ciertas expresiones de administración. Secretaría de Educación Pública, Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía. México. 1980. pág. 14.
32
producidos y los recibidos, de cualquier fecha, los cuales se conservan y
custodian para servir de testimonio y fuente de información a las personas
o instituciones que los produjeron, o para servir de fuente de la historia”.33
Para el autor Manuel Vázquez Murillo, es una “Unidad archivística
responsable de procesos y técnicas, que inician el trámite de los
documentos y los procesan y guardan mientras dura la gestión y, a veces,
durante los primeros años de su vigencia están cerca del usuario”.34
Para Teodoro R. Schellenberg el término de “archivos” puede definirse
como sigue: “son aquellos registros de cualquier institución pública o
privada que hayan sido considerados ameritar su preservación permanente
con fines de investigación o para referencia que han sido depositados o
escogidos para guardarse en una institución archivística”.35
En síntesis definiré que archivo es el conjunto de documentos que generan
las personas, las instituciones públicas, las empresas o cualquier
organización, no importando cual sea su fecha y soporte materia, sea éste
el procedimiento de sus funciones y actividades, los cuales en su
procedimiento de trámite son ordenados, clasificados y protegidos para ser
difundidos y utilizados como evidencia, cultura, investigación e información.
33
ALDAY GARCÍA, Araceli J. Introducción a la Administración de Documentos y a los Archivos Administrativos. Gobierno del Estado de Puebla. Secretaría de Educación Pública del Estado de Puebla. pág. 6. 34
VÁZQUEZ MURRILLO, Manuel. Administración de Documentos y Archivos Planeados para el siglo XXI. Ed. Alfagrama. Argentina. 2004. pág. 19. 35
SCHELLENBERG R., Teodoro. Archivos Modernos: Principios y Técnicas. 2ª Ed. Archivo General de la Nación. México: 1987. pág. 42.
33
La aplicación de la Archivonomía para definir lo que es un Archivo de
Trámite engloba varios términos como archivo de oficinas, archivos
administrativos y de archivos de gestión.
La Licenciada Hortensia Tercero y Vega dice que “el Archivo de Trámite se
concibe como la unidad de resguardo documental, constituida por
expedientes de asuntos que se encuentran en constante uso y cuya
conservación es necesaria hasta la culminación de su trámite”.36
Para Juana Molina Nortes y Victoria Leyva Palma, los Archivos de Trámite
“son los que reúnen la documentación en trámite o sometida a continua
utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas. En virtud de la
normatividad vigente. con carácter general y salvo excepciones, no pueden
custodiar documentos que superen los cinco años de antigüedad”.37
Cruz Mundet define al Archivo de Trámite como “Los documentos en fase
de tramitación, así como los que son de uso frecuente para la gestión de
los asuntos corrientes, están bajo la responsabilidad y manejo directo de
las unidades administrativas, de ahí que sea más conocido como archivo
de oficina. Tradicionalmente se ha considerado que la documentación debe
de permanecer en esta fase durante cinco años una vez finalizado su
trámite”.38
36
TERCERO y VEGA, Hortensia. Archivo de Trámite. Guía de Autoaprendizaje. SEP. ENBA. Modalidad de Educación Abierta y a Distancia: México. 2001. pág. 12. 37
MOLINA NORTES, Juana, LEYVA PALMA, Victoria. Técnicas de Archivo y tratamiento de la documentación administrativa. 2ª ed. Albacete: 2000. ANABA Castilla – la Mancha. pág. 52. 38 CRUZ MUNDET. José Ramón, Manual de archivística. 4ª ed. Madrid: Fundación Germán Sánchez Ruipérez: 2001. pág. 97.
34
En este proceso los autores concuerdan en algunos aspectos en cuanto a
que los documentos son de uso frecuente, y que la conservación debe
tener como una duración de cinco años, tales documentos son generados
por las actividades mismas de la institución.
De lo anterior, puedo deducir que el Archivo de Trámite es el lugar donde
se gestionan los documentos recibidos en una oficina por la realización de
sus funciones y actividades propias, y son utilizados para consulta por la
misma institución, así, el periodo de guarda de la documentación en su
clasificación administrativa, legal y contable, es reglamentada para
periodos de uno a cinco años.
2.1.1 OBJETIVO E IMPORTANCIA DEL ARCHIVO DE TRÁMITE
El Archivo de Trámite es la unidad encargada de administrar las funciones
y actividades de las unidades de trámite de las instituciones públicas y
empresas privadas u organismos que manejan archivos. Por lo tanto
diferentes autores mencionan que los objetivos del Archivo de Trámite son
los siguientes:
Hortensia Tercero y Vega dice que “Satisfacer las demandas de
documentación es el objetivo principal del Archivo de Trámite”.39
Para Juana Molina Nortes y Victoria Leyva Palma, “El objetivo principal o
fin último que da sentido a la existencia de un Archivo es el de disponer de
39
TERCERO Y VEGA, Hortensia. Op. Cit. pág. 18
35
una documentación organizada, cuya información sea en cada momento
recuperable para su uso”.40
Alicia Barnad Amozarrutia, expone que el Archivo de Trámite “Conserva
archivos en forma temporal y los transfiere posteriormente a un Archivo de
Concentración”.41
José Ramón Cruz Mundet señala “El objetivo último de todas nuestras
actividades en tanto archiveros, debe ser hacer útiles para su uso los
documentos a nuestro cargo”.42
Así, el Archivo de Trámite, consiste en organizar las unidades de trámite
para que estas formen las funciones y actividades de los documentos
administrativos, legales y contables de las instituciones públicas, del sector
empresarial o de cualquier otro organismo.
De lo establecido por diferentes autores de archivística concluyo que los
objetivos del Archivo de Trámite son: Control y seguimiento de los asuntos
localizados en los documentos; son fuente de consulta para la toma de
decisiones; constituye el inicio del proceso del ciclo vital del documento; y
proporcionan el préstamo y consulta de la documentación que se mantiene
en custodia.
40
MOLINA NORTES, Juana, LEYVA PALMA, Victoria. Op. Cit. pág. 12. 41
BARNAD AMOZARRUTIA, Alicia. Guía para la organización y control de expedientes de Archivo. Archivo General de la Nación. México. 2002. pág. 12. 42
CRUZ MUNDET, Ramón. Manual de Archivística. Op. Cit. pág. 97.
36
La importancia de los Archivos de Trámite radican en que está constituido
por expedientes y documentos que no han concluido su fase activa, con la
finalidad de satisfacer las demandas de información de los asuntos del
personal de la institución de manera instantánea y eficiente; son el
armazón de las gestiones administrativas y la fuente principal para crear
los acervos históricos institucionales; permiten el desarrollo de la
ordenación, clasificación, así como la aplicación de la Correspondencia y
Control de Gestión, y su conservación es aplicada en las normas internas
de las instituciones pública y privadas.
2.1.2 FUNCIONES DEL ARCHIVO DE TRÁMITE
Los Archivos de Trámite desarrollan múltiples actividades que nos permiten
organizar adecuadamente y hacer un buen manejo de los documentos. Al
respecto, algunos autores mencionan lo siguiente:
La Licenciada Hortensia Tercero y Vega define las funciones del Archivo de
Trámite como: “Planear, organizar, coordinar y supervisar las actividades
de las áreas que integran a la unidad, así como el eficiente servicio y
control de la documentación en trámite; administrar adecuadamente los
recursos humanos, técnicos, legislativos, materiales y financieros
existentes; además de vigilar el funcionamiento de los mismos y promover
los medios necesarios para la adquisición, adaptación, desarrollo y
optimización de dichos recursos”.43
43
TERCERO y VEGA, Hortensia. Op. Cit. pág.12.
37
Juana Molina Nortes y Victoria Leyva Palma dicen “que la función principal
de un archivo de trámite es la de organizar correctamente la
documentación que va produciendo, para agilizar el trámite que se le haya
encomendado”.44
El Instituto Federal de Acceso a la Información Pública puntualiza, “Para el personal responsable del Archivo de Trámite de las Unidades Administrativas de una dependencia o entidad. Sus Funciones son:
Administrar la información de las series.
Generar reportes de consulta y control.
Administrar e integrar los expedientes.
Configurar la clave topográfica.
Consultar la bitácora de los movimientos.
Administrar la información general de los archivos de trámite.
Generar reportes de expedientes.
Exportar e importar la información.
Administrar usuarios45”.
En resumen, se puede concluir que de acuerdo a diversos autores, las
principales funciones de un Archivo de Trámite son:
El manejar la recepción, control, despacho y gestión de la
correspondencia hasta su integración final al archivo; clasificación y
catalogación de documentos y expedientes.
44
MOLINA NORTES, Juana, LEYVA PALMA, Victoria. Op. Cit. pág. 54. 45
Instituto Federal de Acceso a la Información Pública, Archivo de Trámite, [en línea], México, Sistema
Automatizado de Integración de los Instrumentos de Consulta y Control Archivístico, pág. 19. Publicado: Octubre 2004, [citado 24 abril 2010], Formato html, Disponible en Internet: http://sica.ifai.org.mx/sica/apoyo/tutorial/rat/index.htm
38
Preparar las transferencias primarias de la documentación
administrativa, legal y contable, de acuerdo a las normatividad
existente.
Permitir la recuperación física de espacios para ingresar nueva
documentación.
Facilitar la búsqueda y consulta de información al personal de las
diferentes unidades de trámite.
Permitir el control interno de expedientes y documentos
estableciendo un registro de préstamo.
2.2. PROCESOS TÉCNICOS
La metodología archivística señala que el primer paso para organizar un
fondo documental consiste en identificar la entidad productora de los
documentos, la fecha de su creación, los cambios en su estructura
orgánica o en la de los organismos que le han precedido en el desarrollo
de atribuciones análogas y los que heredan objetivos semejantes,
identificados en los organigramas de las unidades administrativas. Todos
esos datos servirán de base para el estudio de las funciones y actividades
de cada una de esas unidades y de los tipos documentales en que las han
plasmado.
Así, describiré los principales elementos técnicos que utiliza el archivista
para determinar el orden y clasificación de la documentación:
39
Identificación: Al identificar sus materiales, lo primero que debe decidir el
archivista es lo relativo al tratamiento propio de las unidades; éstas deben
identificarse en términos de la dependencia de gobierno de su mayor
jerarquía en la estructura orgánica y por la subdivisión menor o particular
que hubiera producido la unidad archivada. Deberá ser con los términos
de: “1) Un título creado, derivado de un análisis sobre los tipos de los
registros comprendidos en la misma, y por las fechas de producción, 2)
Las materias (actividades) a las que los registros de la unidad se refieren,
para confirmar su procedencia u orígenes de algún grupo de registros con
los que esté trabajando”.46
Clasificación: Miriam Saldaña Ávila distingue principalmente tres
elementos que deben considerarse en la clasificación de los registros o
documentos públicos: “1º. es responsabilidad la definición por ley; 2º.
clasificar la documentación de la organización y 3º. clasificar los
documentos por asunto y materia”.47
Se define entonces a la clasificación como el orden que se le ha de dar a
los materiales archivísticos, atendiendo a los elementos que permitieron su
identificación en su fondo, sección y serie; es decir, que la clasificación se
refiere a la organización del archivo con base en el soporte de la
información, la cronología, el almacenamiento y la procedencia.
Ordenación: Los manuales de archivística indican comúnmente algunos
métodos para la ordenación de los archivos: “ordenación cronológica,
46SCHELLENBERG R., Teodoro. Op. Cit. pág. 42. 47
SALDAÑA ÁVILA, Miriam. Op. Cit. pág. 100 - 101.
40
consiste en disponer los documentos por fecha; ordenación alfabética o por
nombres de persona, consiste en disponer los documentos sobre la base
de los nombres de las personas a las que ellos se refieren, o de las que
proceden o a las que están destinadas; ordenación geográfica, puede
disponer los documentos por orden simplemente alfabético de nombres de
lugar, o bien una progresión de norte a sur, de este a oeste, etc.;
ordenación por materia (los alemanes usan para este método la expresión
“principio de pertenencia”), consiste en disponer de todos los papeles de un
archivo (recordemos que aquí nos referimos siempre al llamado “Archivo
histórico”) según la materia tratada, sobre la base de un cuadro de
clasificación elaborado por el archivista, sin reparar en la procedencia de
los documentos, de uno u otro registro o de una u otra oficina”.48
Expedientación: “El Archivista debe de determinar qué expedientación
tiene que ser aplicada a cada tipo de registro o documentos, y debe
asegurarse que cualquiera que escoja debe ser apropiado, tomando los
siguientes puntos”:49 1) La identificación debe ser sencilla. Debe preferirse
una identificación simple de asuntos a un sistema numérico de asuntos; 2)
La identificación debe ser flexible. No deben utilizar determinantes
inestables tales como son las unidades de organización, ya que
constantemente están cambiando en el gobierno; 3) La identificación debe
ser expansible, permitiendo nuevos encabezados o títulos para los
documentos que resulten de nuevas actividades.
48LODOLINI, Elio. Archivística. Principios y problemas. Asociación Española de Archiveros, Bibliotecarios, Museología y Documentalistas. Madrid. 1993. pág. 115. 49 SCHELLENBERG R., Teodoro. Op. Cit. pág. 123.
41
2.3 INSTRUMENTOS
Los instrumentos de control en el desarrollo de las funciones y actividades
de las instituciones, nos permiten a los profesionistas de la archivonomía
realizar un correcto registro de la documentación que se genera en el
transcurso de éstas, además de tener un control de los flujos de la
información, como son los ingresos y salidas; se evita que exista pérdida
de expedientes; permite una localización física en el lugar en que se
dispone su guarda, entre otros. Cuando se realizan las transferencias el
calendario de vigencias evita una explosión documental del archivo; su
importancia es facilitar la recuperación de la información en forma oportuna
en el menor tiempo posible, tal es el proceso del Cuadro de Clasificación el
cual se mencionará posteriormente.
Si partimos del hecho de que el Cuadro de Clasificación es una
herramienta que permite conocer la forma en que está organizada la
información de un archivo, es fundamental que todo centro de información
de esta naturaleza disponga de él, ya que éste constituye una
estructuración jerárquica y lógica de los fondos, subfondos y series
documentales que son producto de las acciones, funciones o actividades
de una institución.
Para Miriam Saldaña Ávila ”el cuadro de clasificación es una estructuración
jerárquica y lógica de los fondos, los divide en grupos evidenciados por ser
reflejo de una acción, función o actividad. Cada grupo posee identidad
propia y se relaciona jerárquicamente con los demás, sin dar lugar a la
ambigüedad. Es decir, la adscripción de los documentos por su origen o
42
grupo, excluye toda posibilidad de pertenencia a otro. Además, es un
instrumento inestimable para la localización conceptual de las series
documentales, pues orienta las búsquedas según criterios persistentes y
objetivos”.50
De esta manera, describiré los principales instrumentos que utiliza el
archivista para la ordenación y localización de la documentación:
Inventario: Es el instrumento que permite describir, ordenar e inventariar el
material analítico documental de un fondo, según el orden que ha sido
dado por el archivista y en los que la documentación está destinada a ser
conservada permanentemente, “es decir, por un estudio sobre la
magistratura que ha producido los papeles”.51 Además, es una descripción
exacta y precisa de toda la documentación de un archivo, cuyos asientos
se ordenan siguiendo el orden de la Archivonomía, y tiene como fin
principal dar constancia de la documentación y, como fines secundarios, la
búsqueda y el estudio del acervo documental. “Los inventarios, por unidad
de archivo que asientan, pueden ser: a) Esquemáticos: Aquel que
describe una serie completa en cada asiento; b) De registro: Es aquel que
describe una unidad de conservación en cada asiento; c) Analítico: Es el
que describe una pieza documental en cada asiento; d) Topográfico: Es el
que describe toda la documentación de un archivo a partir de la signatura
topográfica” 52.
50
SALDAÑA ÁVILA, Miriam. Sistemas de Clasificación. Guía de Autoaprendizaje. SEP. ENBA. Modalidad de Educación Abierta y a Distancia. México. 2000. pág. 112. 51
LODOLINI, Elio. Op. Cit. pág. 207. 52
Colegio Nacional de Educación Profesional Técnica (CONALEP). Principios Archivísticos. Centro de Apoyos y Prototipos Didácticos. Cédula de Apoyo Didáctico. Secretaría Técnica. pág. 88.
43
El inventario del Archivo de Trámite (en sus transferencias primarias), y
que es explicativo en el Archivo de Concentración, el inventario debe
consignar seis elementos obligatorios, de acuerdo con la Norma
Internacional de Descripción Archivística:
1. “Signatura/código de referencia. Son los códigos asignados a los países
para identificarlos en el contexto internacional. A México le corresponde el
código MX.
2. Título. Es el nombre del archivo y del fondo o colección.
3. Fechas extremas. Corresponden a la fecha inicial y final del expediente.
4. Nivel de descripción. Se refiere a la necesidad de indicar si el archivo
cuenta con otros instrumentos de descripción, como son guías o catálogos.
5. Volumen y soporte. En cuanto al soporte del documento, éste se refiere
al tipo del material empleado para resguardar la información: microfilmes,
videos, fotografías, papel, películas, discos compactos, etcétera. Para
finalizar, se deberá indicar cuál es la unidad de medida empleada para
cuantificar el volumen documental del archivo, ya sean documentos,
expedientes o cajas (señalar tipo y medidas de la caja, así como el material
con que están fabricadas).
6. Nombre del productor. Es “cualquier entidad (institución, familia o
persona). Para el caso de las instituciones se debe registrar el nombre de
la entidad que se está describiendo, su historia o la historia del fondo,
sección o serie documental, lugares y fechas extremas de su
documentación” 53.
53
NÚÑEZ CHÁVEZ, Jorge. Cómo hacer un inventario documental en un archivo de trámite [en línea],
México, Investigación Artículos Archivística, pág. 1. Publicado: S/F, [citado 13 abril 2010], Formato html, Disponible en Internet; http://adabiac.org/investigacion_arch_civil/articulos/archivis_2008/articulos/art_inventario_en_archivo.htm
44
Para la autora Antonia Heredia, el inventario “con Archivos Históricos, con
fondos que ya cuenten con inventario que no responda a unos criterios
archivísticos actuales, cabe la corrección, pero siempre manteniendo el
orden numérico existente” 54.
Las tareas de organización de un archivo, ya sea administrativo o histórico,
deben iniciar o culminar necesariamente con la elaboración de un
inventario que describa el contenido y organización de los documentos que
lo integran. El inventario no es un simple listado o relación de los
documentos contenidos en un archivo, es un instrumento de registro, de
control y localización, tanto de la documentación como de la información
que contiene.
Cuadro de Clasificación: “Se concibe como un mecanismo completo,
homogéneo y único, destinado a resolver el acceso y control de los
documentos de archivo, en la medida en que la clasificación permite un
nivel de comprensión y utilidad de los archivos como una suma de los
procesos de ordenación preestablecida, la operación de identificación y la
creación integrada de criterios clasificatorios” 55.
“El Archivo General de la Nación (AGN), ha desarrollado una propuesta
metodológica para el diseño del Cuadro General de Clasificación
Archivística que permite:
54
HEREDIA HERRERA, Antonia. Op. Cit. pág. 343. 55
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, Cuadro General de Clasificación Archivística, [en línea],
México, Dirección del Sistema Nacional de Archivos, pág. 31 Publicado: 20 Febrero 2004, [citado 17 abril 2010], Formato pdf, Disponible en Internet: http://www.agn.gob.mx/menuprincipal/archivistica/archivistica.html
45
Ordenar los documentos dentro del espacio físico que ocuparán para
su conservación, temporal o definitiva, y
Agrupar los elementos que representan su contenido, para
relacionarlo de manera lógica con otros documentos de archivo
mediante el lenguaje clasificatorio” 56.
En esta fase del proceso de organización, se nos permite a los archivistas,
mediante la determinación de las secciones y series que componen el
archivo, conocer las principales etapas de la vida del productor, llámese
institución pública o privada para valorar su riqueza informativa. Los
documentos se ordenan mediante un método preestablecido y diseñado
en función de la tipología y características documentales.
Catálogo: “En las instituciones archivísticas, si se catalogan en total los
materiales, se hacen por unidades que se forman de agrupaciones de
piezas, como grupos o series. Al identificar sus materiales lo primero que
debe decir el archivista es lo relativo al tratamiento propio de las
unidades”57 como son las instituciones públicas y privadas. Adopta como
unidad de descripción el documento solo o a la unidad archivística.
Para la Licenciada Araceli Alday García “es el registro general, sistemático
y normalizado de los valores de disposición de todos los documentos
existentes, ya sean producidos o recibidos en un sistema administrativo”58.
56
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, Cuadro General de Clasificación Archivística, [en línea],
México, Dirección del Sistema Nacional de Archivos, pág. 3. Publicado: 20 Febrero 2004, [citado 17 abril 2010], Formato pdf, Disponible en Internet: http://www.agn.gob.mx/menuprincipal/archivistica/archivistica.html 57 SCHELLENBERG R., Theodore. Op. Cit. pág. 52. 58 ALDAY GARCÍA, Araceli J. Op. Cit. pág. 63.
46
La autora Antonia Heredia considera que deben tener un catálogo
cronológico o alfabético partiendo de la ordenación que requiere la serie
catalogada. En nuestro caso, solo utilizaremos el catálogo cronológico, “Es
el más frecuente, como consecuencia lógica de que la ordenación de ese
tipo es la más usual. Podemos distinguir dos variantes: aquél cuyo
documentos integran una serie cuya identidad es marcada por la tipología y
cuya información puede ser uniforme o en cambio diversa y aquél cuyos
documentos han sido seleccionado en razón de un tema y no tienen por
qué tenerla misma tipología aunque requieren en su ofrecimiento un orden
cronológico”.59
El Archivo General de la Nación establece que “La elaboración del
Catálogo de Disposición Documental se compone de cuatro etapas:
identificación, valoración, regulación y control. Cada una de ellas
comprende la realización de tareas específicas que permitirán la
integración de este instrumento básico para el manejo adecuado de la
documentación en cada una de las fases de su ciclo vital, así como para su
correcta disposición y accesibilidad.
El instrumento básico para el control de los documentos es el Cuadro
General de Clasificación Archivística, que integra las series documentales
de la dependencia o entidad las cuales representan la unidad de trabajo
para la aplicación de las dos primeras etapas, que son: la identificación y la
valoración.
59
HEREDIA HERRERA, Antonia. Op. Cit. pág. 373.
47
Identificación: Consiste en la investigación y análisis de las características
de los elementos esenciales que constituyen la serie documental, la
función, el sujeto productor y el documento de archivo.
Valoración: Consiste en el análisis y la determinación de los valores
primarios y secundarios de la documentación, para fijar sus plazos de
acceso, transferencia, conservación o eliminación”. 60
Con base en lo anterior, el catálogo es el instrumento principal del Cuadro
de Clasificación, que nos permite realizar una ordenación de las funciones
sustantivas que genera el fondo documental, en el interior de su
organización (sección y subsecciones).
Guía: “Describe, o debería describir, el archivo sobre la base de las
instituciones que han producido la documentación”61. Es decir, describe
todos los fondos de una institución archivística.
Además, proporciona al archivista el manejo de los documentos de las
instituciones públicas y privadas que emite, recibe, ordena y conserva la
información acerca de los tipos de documentos que contiene cada serie
documental y mantiene identificadas las series de esta guía con el nombre
y el número que tienen en el Cuadro General de Clasificación Archivística
y en el Catálogo de Disposición General.
60
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, Catálogo de Disposición Documental, [en línea], México,
Dirección del Sistema Nacional de Archivos, pág. 11. Publicado: 20 Febrero 2004, [citado 21 abril 2010], Formato pdf, Disponible en Internet: http://www.agn.gob.mx/menuprincipal/archivistica/archivistica.html 61
LODOLINI, Elio. Op. Cit. pág. 205.
48
2.4 CUADRO DE CLASIFICACIÓN
El Cuadro de Clasificación se concibe como una estructura jerárquica y
lógica que refleja las funciones y actividades de una organización,
funciones que generan la creación o la recepción de documentos. Se trata
de una suma de un sistema que organiza intelectualmente la información y
que permite situar los documentos en sus relaciones de los unos con los
otros.
Juana Molina y Victoria Leyva dicen “El sistema de elaboración del Cuadro
de Clasificación puede ser centralizado o autárquico, es decir, que, o bien
se elabora en forma separada por cada oficina administrativa, o bien se
propone desde el archivo central la parte del cuadro correspondiente a
cada oficina, que a su vez forma parte de un cuadro general para la
institución. Se recomienda la segunda opción porque de esa manera se
trabaja con criterios más homogéneos”.62
Es necesario que en la realización del Cuadro de Clasificación se cuente
con la colaboración de un profesionista de Archivonomía, sobre todo en las
instituciones, ya que de esta manera se podrán recopilar las atribuciones y
funciones de la dependencia o entidad que genera la documentación,
mediante un estudio de las funciones comunes y sustantivas de las
instituciones públicas y privadas, así como los instrumentos de
organización y de normatividad de la institución.
62
MOLINA NORTES, Juana y LEYVA PALMA, Victoria. Op. Cit. pág. 78.
49
La clasificación que el archivista otorgue a un fondo, invariablemente
deberá responder a las divisiones que la institución misma tenga de sus
funciones y actividades, y por supuesto, el orden jerárquico que la misma le
dio a cada una de ellas.
Así, cuando se trata de instituciones que han tenido pocos o mínimos
cambios en la estructura orgánica, el archivista puede optar, porque así lo
dicta el principio de procedencia y orden original, por una clasificación
orgánica; mientras que si se trata de entidades que han tenido cambios
constantes y/o significativos en su estructura y funcionamiento, lo
recomendable sería optar por una clasificación mixta a través de la cual se
manifieste la conjunción de los elementos orgánicos – funcionales.
Roberge Michel dice “El Cuadro de Clasificación debe tener una estructura
flexible y cómoda que nos permita introducir todas las variaciones o
ampliaciones necesarias. Es muy importante que el sistema de codificación
numérico, alfabético, utilizado para identificar los grandes grupos y
subgrupos, se haya establecido tras un estudio exhaustivo de las
características del fondo”.63
El Archivo General de la Nación establece que “Con base en la estructura
archivística del fondo, sección y serie, como niveles básicos y sucesivos en
la elaboración del Cuadro General de Clasificación Archivística, la
metodología se plantea a partir de un fondo en específico y tendrá como
principios los siguientes: delimitación, unicidad, estabilidad y simplificación.
63
CRUZ MUNDET, José Ramón. Op. Cit. pág. 244.
50
Estos principios se definen a continuación:
Delimitación: El objeto del Cuadro de Clasificación es el fondo, esto es, los
documentos de cualquier tipo y época generados, conservados o reunidos
en el ejercicio de las atribuciones o funciones de la dependencia o entidad.
Unicidad: Los límites temporales y la edad de los documentos no son
características definitorias de la estructura del archivo, ni rompen con la
unidad del fondo. El Cuadro de Clasificación se concibe para ordenar todos
los documentos de archivo con base en su cronología, desde la más
antigua hasta la más reciente.
Estabilidad: El Cuadro de Clasificación debe basarse en las atribuciones o
funciones de la dependencia o entidad, cuya permanencia garantice una
clasificación segura y estable; asimismo, debe permitir el crecimiento de
sus secciones y series sin romper su estructura.
Simplificación: El Cuadro de Clasificación debe ser universal y flexible.
Para ser adoptado en todos los supuestos posibles, se establecerán
divisiones precisas y necesarias sin tener que descender a subdivisiones
excesivas”.64
64
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Cuadro General de Clasificación Archivística, [en línea], México, Dirección del Sistema Nacional de Archivos. pág. 15. Publicado: 20 Febrero 2004, [citado 17 abril 2010], Formato pdf, Disponible en Internet: http://www.agn.gob.mx/menuprincipal/archivistica/archivistica.html
51
2.4.1 IMPORTANCIA
El contenido del Cuadro de Clasificación es relevante en el funcionamiento
de los Archivos: Describe y transparenta la actividad de la institución, de
dos formas: orgánica y funcional, o bien la mezcla de ellos; los procesos
administrativos se pueden identificar claramente; admite modificaciones sin
alterar la clasificación; administrativamente se puede analizar la estructura
de la institución y diagnosticar si su organización es la más adecuada.
Finalmente, la utilidad e importancia de este instrumento permite a los
Archivónomos construir una organización documental de las instituciones
públicas y privadas, sin alterar sus funciones comunes y sustantivas, como
es la información administrativa, legal y contable, integrado ésta en las tres
diferentes fases de archivo: de Trámite, de Concentración o Histórico
2.4.2 OBJETIVOS
Como objetivos de este instrumento se pueden mencionar los siguientes:
Ordenar los documentos en un espacio físico para su trámite o
gestión, concentración y conservación,
Agrupar los documentos por su contenido, que en determinado
momento se pueden relacionar para lograr una investigación más
completa.
Facilitar el control y acceso a los documentos del archivo
52
Servir de guía, ofrecer pautas para la organización de los archivos
federales, estatales y municipales, y facilitar y unificar esta tarea.
Si el Cuadro General de Clasificación es funcional, describe
esquemáticamente las actividades que realiza en la unidad administrativa,
y si opera en forma orgánica, se puede apreciar la estructura de la
institución.
2.4.3 ELEMENTOS DEL SISTEMA DE CLASIFICACIÓN
Los sistemas de clasificación se definen como un elemento esencial dentro
del complejo aspecto de la administración documental debido a que son la
base o soporte en que descansa la organización de un archivo y permiten
la obtención de la información de manera oportuna, confiable y
actualizada.
En el proceso de la construcción del conjunto de documentos que integran
un archivo, estos no pueden considerarse aisladamente sino que tienen
que ser respetados en el contexto en el que se han producido; este
contexto está determinado por elementos funcionales y orgánicos.
Para Schellenberg en la “clasificación de fondos se puede partir de tres
elementos”.65
65
SCHELLENBERG R., Teodore. Op. Cit pág. 94.
53
a) Las acciones a las que los documentos se refieren en su contenido,
según las atribuciones del organismo;
b) La estructura orgánica de la institución, aplicada en las dependencias
que producen los documentos; y
c) Los asuntos de los que tratan los documentos.
Miriam Saldaña Ávila distingue principalmente tres elementos que deben
considerarse en la “clasificación de los registros o documentos públicos”.66
El primero es el de la acción. La mayoría de los registros o documentos
públicos son subproducto de la acción y naturalmente caen en grupos que
se refieren a ésta. La acción puede discutirse en términos de funciones,
actividades y transacciones. El segundo elemento es clasificar los registros
de los documentos de la organización de la dependencia que los crea. El
tercer elemento que se considera es la clasificación de los registros o
documentos públicos es el de asuntos o materias.
66
SALDAÑA ÁVILA, Miriam. Op. Cit. pág.100 - 101.
54
CAPÍTULO 3
APLICACIÓN DEL CUADRO DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA A
LOS DOCUMENTOS QUE INTEGRAN EL ARCHIVO DE TRÁMITE DE LA SECCIÓN Nº 13 DEL SINDICATO DE LA SAGARPA
Este capítulo está constituido por el desarrollo de una práctica, donde el
principal objetivo es describir de manera clara el trabajo de investigación
para diseñar y utilizar el Cuadro de Clasificación, aplicado a la
documentación del Archivo de Trámite de la Sección Nº 13 del
SNTSAGARPA. Para esto, iniciaré con un diagnóstico que me permita
planear el manejo de su información y así poder fundamentar el uso y
administración del Cuadro de Clasificación.
3.1 DIAGNÓSTICO
La sección sindical Nº 13 está ubicada en la Colonia Tabacalera,
Delegación Cuauhtémoc, D. F.
Su organigrama está compuesto por un Secretario General y seis carteras,
quienes realizan las funciones comunes y sustantivas estipuladas en sus
estatutos, las cuales generan principalmente documentación administrativa,
legal y contable.
En los siguientes subcapítulos se explicará cómo se encontraban cada uno
de los materiales y recursos de este archivo.
55
3.1.1 LOCAL
Es preciso establecer que el Archivo de Trámite está ubicado en la planta
baja de una casa antigua fundada en los años 30´s; este se encuentra en
una superficie de 9 metros lineales, además que cuenta con una entrada
exclusiva al mismo. Por otra parte, cuenta con luz natural, la primera es
proporcionada por dos lámparas de 60 watts y la segunda se da por la luz
solar que entra a través de una ventana.
3.1.2 MOBILIARIO Y EQUIPO
El mobiliario con el que cuenta es escaso ya que tiene cinco archiveros de
cuatro gavetas para uso de todo el Comité, y que por necesidad de uso
exclusivo de su archivo, se destinaron dos archiveros y una silla giratoria.
Lo anterior, debido a que por el poco tiempo de integración y la nula
importancia que generalmente se le da a un archivo, no se tenía
contemplado un mobiliario que reuniera las características para la guarda y
custodia de la documentación.
3.1.3 RECURSOS FINANCIEROS
Este Comité no cuenta con recursos financieros propios, ya que los que
obtiene es por medio de sus cuotas sindicales que van de acuerdo con el
total de membresías de los trabajadores de base que se encuentran en las
cinco direcciones de Oficialía Mayor, lo que no permite tener una libertad
de gastos.
56
El objetivo es utilizar en el Archivo de Trámite, la estructura de fondo,
sección y serie que se desarrolla en la organización, para hacer la
clasificación, trámite y gestión correspondientes a los expedientes del
personal de base y propios, que se describen en el Cuadro de Clasificación
Archivística.
El Archivo de Trámite fue integrado hace cuatro años, para lo cual se aplicó
la administración documental consistente en la Correspondencia y Control
de Gestión, esto con el fin de que el archivo organizara el volumen de
documentos que genera por las diferentes funciones comunes y
sustantivas que se realizan en la gestión de su correspondencia
documental (con la dependencia, con su organización y con otras
instituciones).
3.1.4 PROCESOS ARCHIVÍSTICOS
La construcción de su acervo se ha caracterizado por una incipiente
estructura técnica archivística, tal que a propuesta del Secretario de la
Sección Nº 13 y en virtud de tener una identificación de la información que
ha realizado su personal, se advirtió que solo refleja en sus expedientes
una desorganización en su Archivo de Trámite donde han estado
encajando documentación, clasificando y aplicando por el método indirecto
alfa-numérico.
57
3.1.5 RECURSOS HUMANOS
Este Comité tiene una plantilla de 14 miembros pero, sólo la cartera de
Finanzas es la que se encarga del movimiento de la documentación
integrada a su Archivo de Trámite, por lo que no cuentan con personal
operativo que los ayude para el funcionamiento de éste.
3.1.6 VOLUMEN DOCUMENTAL
A consecuencia de lo anterior, se realizó un análisis de la situación que
guarda la organización documental de la oficina del Secretario de la
Sección, percatándome que en su Archivo de Trámite está inconcluso el
ciclo vital del documento (formación de sus etapas), sobre todo para el
manejo de la documentación administrativa, legal y contable, provocándole
a su vez tumultos en el manejo de su Archivo de Trámite y un desfase en el
de Concentración y el Histórico.
En el diagnóstico que se realizó al Archivo de Trámite de la Sección
Sindical Nº 13, se detectó que en un total de 50 cajas de documentos se
encuentra información de toda índole, por lo que fue necesario llevar a
cabo su reorganización, clasificación, trámite y gestión documental, y sobre
todo, instituir una propuesta donde se garantice la aplicación del Cuadro de
Clasificación; con ello su personal podrá organizar mejor sus actividades
de trabajo para archivar sus documentos; realizará una selección de
aquéllos que terminen su primer fase documental (Archivo de Trámite)
ubicando su procedencia, asunto, respuesta, trámite, control, etc.;
establecerá la baja y sus respectivos periodos de guarda precaucional
58
(Archivo de Concentración) e integrará sus acervos históricos (Archivo
Histórico).
El Cuadro de Clasificación nos permitirá organizar, controlar y difundir con
mayor certeza el estado que guarda el ordenamiento de sus documentos
importantes de sus funciones comunes y sustantivas, en este caso, será el
de la Sección Sindical, quien será la que esté en la posibilidad de mejorar
su sistema de clasificación de su fondo, sección, subsección, serie y
subserie. A manera de ejemplo, se les explicó que este método ya es
aplicado y desarrollado en otras instituciones gubernamentales, así como
privadas. Además, se debe apoyar en su guía, catálogo de disposición
documental y sus inventarios generales, etc., teniendo la posibilidad de
ingresar a su Archivo de Trámite solo aquellos documentos administrativos,
legales y contables con elementos de clasificación archivísticos del Cuadro
antes citado.
Así, el Cuadro de Clasificación es una técnica que nos permite a los
archivistas profesionales construir los repertorios en los archivos, que sean
de utilidad para la humanidad, de las principales funciones comunes y
sustantivas de institución pública y privada o de cualquier organización.
3.2 TIPOLOGÍA DOCUMENTAL
En este proceso, es necesario recapitular cual fue la necesidad del análisis
de la documentación, el principal objetivo fue fundamentar las funciones y
actividades de la institución en su trámite o gestión, concentración o
conservación, que deberán garantizar la propiedad de los documentos en
59
su Archivo de Trámite, estableciendo de esta manera una mejor forma de
organización documental, con principios claros como la delimitación,
unidad, estabilidad, flexibilidad y simplificación en su archivo, y éstos
organizados aporten acervos de estudios, interés social, de información e
investigación de esta institución sindical.
Como lo establecí en el primer capítulo, la función del Comité Sindical, a
diferencia de una institución pública o privada, es dedicarse a la defensa de
los derechos de los trabajadores, no crea bienes ni servicios, ni aporta
beneficios al desarrollo de la economía del país; la sección sindical contaba
con una membresía de 1100 trabajadores sindicalizados para el año de
2005 y actualmente (en 2010) tiene 810 trabajadores, por lo que entre otros
documentos, solo reflejarán el respeto de su derecho laboral, de protección
social, así como de beneficios de logros colectivos, etc.
En la localización de la información, como lo mencioné anteriormente, de
50 cajas, éstas no contaban con un inventario o algún dato qué refiriera a
que año pertenecían, si ésta era administrativa, legal o contable, ni la
señalización de baja inmediata o con algún periodo de guarda o de
mención histórica.
De esta manera, la primera actividad que se realizó fue la identificación de
la información de sus acervos; asumí la revisión de caja por caja, para
seleccionar aquellos documentos de su personal sindicalizado y de
aquellos propios (según su organigrama), o creando nuevos expedientes
cuando fue necesario, en esta etapa inicial tuve que establecer el principio
de procedencia por la desorganización que presentaba su información,
60
identificando documentación del personal que se ha jubilado o pensionado,
actas de nacimiento de los hijos del personal de base y cambios de
adscripción, entre otros, que estaban fuera de sus expedientes.
La generación de documentos es diversa debido a la organización que esta
sección presenta; las funciones que realiza tienen diferentes necesidades y
soluciones a los diversos problemas que cada persona representada le
plantea, por lo que la identificación se llega a convertir compleja, por lo que
me guié con su organigrama que tiene y con el apoyo de los compañeros, y
con la orientación de éstos logré poder entender las actividades que
realizan.
Por último, la identificación documental asumí agruparla por personal
registrado y a la falta de expediente realicé nuevo registro, la organicé por
día, mes y año, y finalmente, en su última etapa, integré todos los
documentos en sus respectivos expedientes; también separé aquélla que
por ser documentación administrativa no cumple con una función relevante;
se sugirió aplicarles una baja inmediata en su caso o su temporalidad en el
archivo.
En el Archivo de Trámite se decidió solamente la existencia de
expedientes del personal activo (que son 810); expedientes propios de sus
actividades para el periodo 2009 – 2013; expedientes del personal de baja
u otro asunto de 2007 – 2008; se sugirió establecer un periodo de guarda
de un año, así mismo, aquellos expedientes propios (funciones sustantivas)
de la sección de 2007 – 2008; a los expedientes legales de 2007 se sugirió
también darles un periodo de guarda de 3 años (todo esto en su Archivo
61
de Concentración). Por último, también se les sugirió que al final de este
tiempo pasen a convertirse en acervos culturales para integrar por primera
vez un Archivo Histórico de la institución sindical.
La toma de decisiones para la guarda de los expedientes con los periodos
señalados, se debe a que el periodo de estancia y de cambio seccional es
de cuatro años, de acuerdo a lo establecido en el Artículo 85 de sus
estatutos, por lo que es necesario que tengan la oportunidad de decidir
sobre el manejo, control y destino final de sus documentación en su
Archivo de Trámite, Archivo de Concentración y finalmente en su Archivo
Histórico, ya que a estos archivos por no ser públicos no se les pueden
aplicar los lineamientos del Archivo General de la Nación, que nos
determinan los periodos que deben guardar los archivos institucionales.
Además, se realizó un inventario de la información creada, en términos de
sus actividades y funciones del período 2000 – 2009, esto con la finalidad
de su requerimiento o utilidad.
Todo lo que realicé fue con la finalidad de que la sección sindical tenga
mejores condiciones de espacio y que los acervos destinados se agrupen
en un lugar apropiado para su conservación y utilidad para la que han sido
creados, en aplicación y funcionamiento de la ciencia archivística.
El manejo de la genealogía documental que se localizó en su Archivo de
Trámite es la siguiente: de asambleas y registros de asistencia del
personal, de actas administrativas, de cédulas de productividad, calidad y
evaluación al desempeño, de descuentos de salarios indebidos, de
62
cambios de horarios mixtos, de cambios de adscripción local y foránea, de
sanciones administrativas, de licencias con/sin goce de sueldo,
diagnóstico médico, licencias por enfermedad o riesgo de trabajo, permiso
por cubrir una plaza de confianza o de interinatos, de eventos deportivos y
sociales, de movimientos de escalafón por estudios, capacitación o
antigüedad, con instituciones de salud como el ISSSTE, de vivienda como
el FOVISSTE, con FONACOT y con diversas instituciones privadas como
son ópticas, laboratorios, de esparcimiento, líneas de autobuses foráneos,
tiendas, de autoservicio, recibos de teléfono, recibos de la luz, boleta
predial, recibos del agua, diplomas, etc. Es decir, que en la recopilación del
material en la fase de identificación, se puede elaborar un Cuadro de
Clasificación.
3.3 PROPUESTA DEL CUADRO DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA
La siguiente etapa que se realizó consistió en construir el Cuadro de
Clasificación del Archivo de Trámite, como un buen instrumento archivístico
de manejo documental que permitirá a los profesionales de cualquier
carrera, y al archivista, establecer el objetivo que tienen los documentos en
la estancia de las instituciones oficiales y privadas, y que a través de éstas
se podrá conocer la función que realiza en el pasado, presente y futuro, por
lo que se analizaron los estatutos, donde se tomaron las principales
funciones para establecer las piezas documentales de la organización y se
sugirió asignar a su vez una clave de dos o tres letras de esta función,
para construir su Cuadro de Clasificación sin dar prioridad alguna, ya que
todas forman parte de su contexto orgánico.
63
Además, es necesario aplicar a la clasificación de expedientes de la
sección sindical el método alfanumérico, debido a que se utilizan mucho las
siguientes descripciones: como unidad 500, 510, 511,512 y 513, o su
respectivo nombre de la Dirección a la que pertenecen: Oficialía Mayor;
Dirección General de Eficiencia Financiera y Rendición de Cuentas,
Dirección General de Desarrollo Humano y Profesionalización, Dirección
General de Proveeduría y Racionalización de Bienes y Servicios, y
Dirección General de Capacitación, Promoción y Eficiencia en los
Servicios.
Es necesario mencionar que debido al determinante que se designa a cada
una de estas unidades administrativas, se le propuso utilizar su
determinante como sección sindical, el cual es determinado como 13, a la
sección que le corresponde.
Al desarrollar el Cuadro de Clasificación fue necesario tomar el listado de
sus representados para ordenarlos alfabéticamente; en seguida se realizó
la siguiente actividad, donde fue necesario tomar el organigrama como
fuente principal para asignar el manejo de su determinante interno, a
continuación planteo como quedará esta distribución: al Secretario
Seccional: 13.00; Secretario de Conflictos: 13.01; Secretario de Finanzas:
13.02; Secretario de Organización y Acción Política: 13.03; Secretario de
Asuntos Médicos: 13.04; Secretario de Prestaciones Económicas y
Sociales: 13.05; Secretario de Escalafón y Estadísticas: 13.06. Esto
permitirá tener un concepto más claro de la utilidad que tiene la aplicación
del Cuado de Clasificación, también les permitirá ordenar la elaboración de
su documento escribiendo al final el número de expediente del personal
64
que se le ha realizado, en función de lo que les soliciten sus representados
y como sección sindical.
A continuación expongo una propuesta de la documentación que será
utilizada para el desarrollo del Cuadro de Clasificación que elaboré para la
realización de éste informe en el Archivo de Trámite de la sección sindical
Nº 13:
3.4 CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN DE LA SECCIÓN
SINDICAL Nº 13 DEL SNTSAGARPA
FONDO
SAGARPA SECRETARÍA DE AGRICULTURA, GANADERÍA, DESARROLLO RURAL, PESCA Y ALIMENTACIÓN
SECCIÓN
SNTSAGARPA
SINDICATO NACIONAL DE LOS TRABAJADORES DE LA SECRETARÍA DE AGRICULTURA, GANADERÍA, DESARROLLO RURAL, PESCA Y ALIMENTACIÓN
SUBSECCIONES
13.00 SECRETARIO SECCIONAL
13.01 SECRETARIO DE CONFLICTOS
13.02 SECRETARIO DE FINANZAS
13.03 SECRETARIO DE ORGANIZACIÓN Y ACCIÓN POLÍTICA
13.04 SECRETARIO DE ASUNTOS MÉDICOS
13.05 SECRETARIO DE PRESTACIONES ECONÓMICAS Y SOCIALES
13.06 SECRETARIO DE ESCALAFÓN Y ESTADÍSTICAS
13.07 PRESIDENTE DEL CONSEJO LOCAL DE VIGILANCIA
SERIES
DPG DISPOSICIONES GENERALES
RQA DE LOS REQUISITOS DE ADMISIÓN
DNO DE LOS NOMBRAMIENTOS
65
DSS DEL SUELDO O SALARIO
THA DE LAS FORMAS DE TRABAJO, DE LOS HORARIOS Y CONTROL DE ASISTENCIA
LDV DE LAS LICENCIAS, DESCANSOS Y VACACIONES
ICT DE LA INTENSIDAD Y CALIDAD DEL TRABAJO
ECP DEL ESCALAFÓN, CAMBIOS Y PERMUTAS
OFT DE LA OBLIGACIÓN Y FACULTADES DEL TITULAR
DOT DE LOS DERECHOS, OBLIGACIONES Y LIMITACIONES DE LOS TRABAJADORES
SNO DE LA SUSPENSIÓN DE LOS EFECTOS DE LOS NOMBRAMIENTOS Y DESIGNACIONES
TEN DE LA TERMINACIÓN DE LOS EFECTOS DEL NOMBRAMIENTO O DESIGNACIÓN
RTH DE LOS RIESGOS DE TRABAJO, HIGIENE Y SEGURIDAD
EXM DE LOS EXÁMENES MÉDICOS
PED DE LA PRODUCTIVIDAD, CALIDAD Y EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
CAD DE LA CAPACITACIÓN Y DESARROLLO
SAN DE LAS SANCIONES
66
3.4.1 LISTA DE LA TIPOLOGÍA DOCUMENTAL QUE OPERA EL
ARCHIVO DE LA SECCIÓN SINDICAL Nº 13
DESCRIPCIÓN SUBSERIES SIGLAS
ACTAS ADMINISTRATIVAS AAD
ACTAS ADMINISTRATIVAS ABANDONO DE TRABAJO
AAT
ACTAS ADMINISTRATIVAS ESTADO DE EBRIEDAD
AAE
ACTAS ADMINISTRATIVAS ACUMULO DE RETARDOS
AAR
ACTAS DE NACIMIENTO DEL TRABAJADOR
ANT
ACTAS DE NACIMIENTO FAMILIARES DEL TRABAJADOR
ANF
ALTAS Y CAMBIOS DE ADSCRIPCIÓN
ACD
ALTAS DE MATRIMONIO ADM
ALTAS HIJOS DE NUEVO INGRESO
AHÍ
ASAMBLEA UNIDAD 500 A00
ASAMBLEA UNIDAD 510 A10
ASAMBLEA UNIDAD 511 A11
ASAMBLEA UNIDAD 512 A12
ASAMBLEA UNIDAD 513 A13
CAMBIOS DE ADSCRIPCIÓN FORÁNEA
CAF
CAMBIOS DE ADSCRIPCIÓN LOCAL
CAL
CAMBIOS DE HORARIOS MIXTOS
CHM
CAMBIOS O PERMUTAS COP
CEDULAS DE PRODUCTIVIDAD, CALIDAD Y EVALUACIÓN AL DESEMPEÑO
CPE
CERTIFICADO DE DEFUNCIÓN CDD
CERTIFICADO DE ESTUDIOS CEP
67
DE PRIMARIA
CERTIFICADO DE ESTUDIOS DE SECUNDARIA
CES
CERTIFICADO DE ESTUDIOS DE PREPARATORIA O COMERCIAL
CEP
CERTIFICADO DE ESTUDIOS DE LICENCIATURA
CEL
CIRCULAR ASAMBLEAS CDA
CIRCULAR DE REYES CDR
CIRCULAR DEPORTES CDD
CIRCULAR DÍA DE LAS MADRES
DDM
CIRCULAR DÍA DEL NIÑO CDN
CIRCULAR REGALO FIN DE AÑO
CRF
CONVENIOS CENTROS DE DIVERSIONES
CCD
CONVENIOS INSTITUCIONES DE SALUD
CIS
CONVENIOS CON LABORATORIOS
CCL
CONVENIOS CON ÓPTICAS CCO
CURRÍCULOS CRR
CURSOS DE ARCHIVO CDA
CURSOS DE COMPUTACIÓN CDC
CURSOS DE ORTOGRAFÍA CDO
CURSOS DE INDUCCIÓN INSTITUCIONAL
CII
CURSOS DE PRIMEROS AUXILIOS
CPA
CURSOS DE REDACCIÓN CDR
DESCUENTOS DE SALARIOS INDEBIDOS
DSI
DESCUENTOS INDEBIDOS POR INASISTENCIA
DII
DESCUENTOS INDEBIDOS POR RETARDO
DIR
DESCUENTOS POR FALTA DE DFA
68
INASISTENCIA
DESCUENTOS POR RETARDOS
DPR1
DIAGNÓSTICO MÉDICO AL PERSONAL
DMP
DIPLOMA POR CURSOS DPC
DIPLOMA POR ANTIGÜEDAD 15 AÑOS
D15
DIPLOMA POR ANTIGÜEDAD 20 AÑOS
D20
DIPLOMA POR ANTIGÜEDAD 25 AÑOS
D25
DIPLOMA POR ANTIGÜEDAD 30 AÑOS
D30
DIPLOMA POR ANTIGÜEDAD 40 AÑOS
D40
DIPLOMA POR ANTIGÜEDAD 50 AÑOS
D50
ESCALAFÓN POR AUTORIDADES
EPA
ESCALAFÓN POR ANTIGÜEDAD
EPA
ESCALAFÓN POR ESTUDIOS EPE
ESCALAFÓN POR RENIVELACIÓN
EPR
ESCALAFÓN ÚLTIMO MOVIMIENTO
EUM
ESPARCIMIENTO DESCUENTO LÍNEAS DE AUTOBUSES
EDA
EVENTOS DEPORTIVOS EDP
EVENTOS SOCIALES ESO
HORARIO ESPECIAL HEP
HORARIO ESPECIAL ESTUDIANTES
HEE
HORARIO ESPECIAL GUARDERÍA
HEG
HORARIO ESPECIAL POR ENFERMEDAD
HEE
INTERINATO INDEFINIDO IID
69
INTERINATO POR SEIS MESES IP6
INVITACIÓN OTRAS INSTITUCIONES
IOS
JUSTIFICACIÓN OFICIAL JUO
JUSTIFICACIÓN OMISIÓN DE ENTRADA
JOE
JUSTIFICACIÓN OMISIÓN DE SALIDA
JOS
JUSTIFICACIÓN POR CURSO JPC
LICENCIAS CON GOCE DE SUELDOS
LGS
LICENCIAS DE MANEJO LDM
LICENCIAS MÉDICAS LME
LICENCIA TRIMESTRAL LPT
LICENCIAS ANUALES LPA
LICENCIAS SIN GOCE DE SUELDO
LSS
LICENCIAS SINDICAL POR CUBRIR UNA PLAZA DE CONFIANZA
LSC
PADRÓN DE DÍA DE LAS MADRES
PDM
PADRÓN DE TRABAJADORES PDT
PADRÓN DÍA DEL NIÑO PNÑ
PADRÓN UNIDAD 500 P00
PADRÓN UNIDAD 510 P10
PADRÓN UNIDAD 511 P11
PADRÓN UNIDAD 512 P12
PADRÓN UNIDAD 513 P13
PRESTACIÓN DE LENTES PDL
PRESTACIÓN DE DEPORTES PDD
PRÉSTAMOS CORTO PLAZO PCP
PRÉSTAMOS HIPOTECARIOS PHI
PRÉSTAMOS MEDIANO PLAZO PMP
PRÉSTAMOS ESPECIALES PES
RECIBO DE LA LUZ RDL
RECIBO DE TELÉFONO RDT
RECIBO DEL AGUA RAG
RECIBO PREDIAL RPD
70
REUNIÓN TRABAJADORES ARAGÓN
RTA
REUNIÓN TRABAJADORES CUAUHTÉMOC
RTC
REUNIÓN TRABAJADORES CENDI CAROLINA
RTC
REUNIÓN TRABAJO EN LA SECCIÓN
RTS
REUNIÓN TRABAJADORES HANGARES
RTH
REUNIÓN TRABAJADORES INSURGENTES
RTI
REUNIÓN TRABAJADORES MUNICIPIO LIBRE
RTM
SANCIONES SAN
VISITAS DE HIGIENE Y SEGURIDAD CENDI CAROLINA
VHC
VISITAS DE HIGIENE Y SEGURIDAD MUNICIPIO LIBRE
VHM
VISITAS DE HIGIENE Y SEGURIDAD CUAUHTÉMOC
VCU
VISITAS DE HIGIENE Y SEGURIDAD ARAGÓN
VHA
VISITAS DE HIGIENE Y SEGURIDAD HANGARES
VHH
VIVIENDA FOVISSTE VFO
3.5 FUNCIONAMIENTO DE LA DOCUMENTACIÓN
El estudio que realiza la ciencia de la Archivonomía en los archivos es a
partir de la organización documental, la cual tiene varios períodos y entre
71
ellos se encuentra el de ordenar la documentación. Esta acción y la
elaboración del Cuadro de Clasificación, como primer instrumento
descriptivo, nos dice la Lic. Georgina Flores Padilla, del Archivo Histórico
de la UNAM, en su ponencia Importancia del Cuadro de Clasificación,
reside en sistematizar la organización de los grupos documentales.
La metodología archivística señala que el primer paso para organizar un
fondo documental consiste en proceder a identificarlo, es decir, investigar
quién es la entidad productora, las fechas de su creación, desaparición y
de las disposiciones que han dictado cambios en su estructura, los
organismos que le han precedido en el desarrollo de atribuciones análogas
y los que heredan objetivos semejantes, identificando en los organigramas
las unidades administrativas. Todos estos datos servirán de base para el
estudio de las funciones y actividades de cada una de esas unidades y de
los tipos documentales en que las han plasmado.
Una vez identificado el elemento orgánico, representado por las oficinas, y
el elemento funcional evidenciado en los tipos documentales, es necesario
estudiar las normas o disposiciones que regulan cada trámite, para
establecer finalmente las series documentales.
Las series reunidas y dispuestas jerárquicamente -acordes con el nivel de
importancia que la institución le otorgó en cada una de las actividades que
les dieron origen-, reflejan la pluralidad de acciones que las instituciones
tiene encomendadas. La suma total de las series constituye el fondo
documental. En ese sentido, el fondo documental es un conjunto orgánico
que da unidad y relación de unidad a las series documentales que lo
72
integran. Asimismo, el fondo documental lleva implícito y revela al
archivista la identidad, el carácter, la estructura, en otras palabras el ser
mismo de la institución.
Esta dinámica no resultó tan complicada como fue la identificación de la
documentación, ya que me apoyé en el análisis de la documentación que
se había generado, la cual fui integrando a sus expedientes personales, en
donde apliqué el método alfanumérico, utilizando el abecedario y los
números de unidad a los que corresponden, facilitándoles una rápida
localización, ya sea por nombre o por unidad.
Este método de ordenación fue aplicado a cada uno de los expedientes del
personal de base de las diferentes unidades de adscripción, que pertenece
el personal a este Sección Sindical; por lo que desarrollé ejemplos de la
subsección, serie, subserie y expediente, en donde quedará más claro el
desarrollo de este estudio desplegado.
13/tha/hep/350/10 13 Significa la Subsección: Sección Sindical
THA Significa la Serie: Las formas de trabajo, los horarios y control de
asistencia
HEP Significa la Subserie: Solicitud horario especial
350 Significa el Expediente: Jiménez Paz Alejandra
10 Significa el año: 2010 13/DOT/CDA/00.1/10 13 Significa la Subsección: Sección Sindical
73
DOT Significa la Serie: De los derechos, obligaciones y limitaciones de
los trabajadores
CDA Significa la Subserie: Circular Asambleas
00.1 Significa el Expediente : Nº 1 del Presidente seccional Nº 13
10 Significa el año: 2010 13/DOT//DDM/00.2/10 13 Significa la Subsección: Sección Sindical
DOT Significa la Serie: De los derechos, obligaciones y limitaciones de
los trabajadores
DDM Significa la Subserie: Circular día de las madres
00.2 Significa el Expediente: Nº 2 del Presidente seccional Nº 13
10 Significa el año: 2010
13/RTH/VHC/00.1/10 13 Significa la Subsección: Sección Sindical Nº 13
RTH Significa la Serie: De los riesgos de trabajo, higiene y seguridad
VHC Significa la Subserie: Visitas de higiene y seguridad al CENDI
ubicado en la calle de Carolina
00.1 Significa el Expediente: Nº 1 del Presidente seccional Nº 13
10 Significa el año: 2010
13/ECP/EPE/045/10
13 Significa la Subsección: Sección Sindical Nº 13
ECP Significa la Serie: Del escalafón, cambios y permutas
EPE Significa la Subserie: Escalafón por estudios
045 Significa el Expediente: Ávila Cardoso Leticia
10 Significa el año: 2010
74
CONCLUSIONES
La trascendencia de contar con un archivo que nos permita conocer el
contenido de su fondo documental, debe de ser a partir de la ciencia
archivística, pues ello permitirá un mejor manejo de la información
alcanzando los objetivos propuestos.
El fundamento anterior, aplicado en la realización de este trabajo, dentro de
su principal objetivo, fue sobre todo dar una respuesta a la desorganización
que existe en el archivo de la sección Nº 13, está creando resultados
satisfactorios en el control de su información.
También ha permitido que en el préstamo de expedientes se localice la
integración de la información que la estructura el cuadro que requiere
organizar al documento, además es más rápido, ágil y eficiente con el
sistema de clasificación que se determinó para identificar a la
documentación, de esta manera no debe existir embrollo o pérdida de
información.
La tipología documental que existe en un archivo es totalmente diferente en
cada uno de los archivos institucionales y privados, pero nos indica la
organización estuctural interna que tiene, y que en la generalidad
expedirán documentos admistrativos, legales y contables, los cuales
permitirán la aplicación de los procesos de la ciencia archivística que da la
legalidad de existencia a los archivos.
75
Los archivos institucionales y privados son importantes ya que sus
funciones debe estar también definidas en la estructura orgánica de estos
organismos.
La actividad que realizan los archivos sí compete a toda la estructura, no
por que sea lo más importante sino porque en ellos se concentrará toda
información administrativa, legal y contable de la misma, y permitirá un
ciclo completo de la información interna y externa, como es la información,
estudios e investigación.
Es necesario realizar una evaluación periódica de la operación, manejo y
control documental de los archivos en las organizaciones; su resultado
determinará al archivista el buen funcionamiento o la mala organización
que se ha desarrollado en la concentración de información que se realiza.
Enfatizo que los archivistas, son las personas idóneas para realizar la
organización, planeación y estructura de los archivos, ya que la probidad,
debe engrandecer la profesión que la ciencia archivística nos ha instruido
con este conocimiento cognoscitivo, de esta forma las instituciones
públicas y privadas tomaran al Licenciado en Archivonomía con la certeza
de un desarrollo histórico de la información en nuestro país.
76
BIBLIOGRAFÍA
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80
ANEXO 1 MARCO JURÍDICO En la actividad administrativa de la institución, el Cuadro de Clasificación
de actividades comunes y sustantivas nos deja ir a la par con los
lineamientos que marcan la Ley Acceso a la Información Pública
Gubernamental y el Archivo General de la Nación, en el gran volumen legal
que fundamenta la ciencia de la archivística ya que el Cuadro es para los
profesionistas archivistas, un medio o herramienta muy eficaz mediante el
cual se puede localizar la información de una manera pronta y expedita.
El sustento legal aplicado en las herramientas de la archivística, como lo es
el Cuadro de Clasificación, se encuentra en uso de la Ley Federal de
Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental y del
Archivo General de la Nación, mismos que describiré como fundamento
legal de apoyo en segundo término (para aplicar en el cuadro de
clasificación del Sindicato de la SAGARPA), ya que se requiere para el
manejo de la documentación del archivo de la sección sindical de la
SAGARPA, vendrá a reforzar las políticas aplicadas a la información, su
contenido, así como su guarda y baja inmediata, lo que ayudará a los
profesionales archivistas a fundamentar los archivos privados.
En el caso del Sindicato de la SAGARPA, los lineamientos que marca la
Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública
Gubernamental y el Archivo General de la Nación, no se pueden aplicar en
su generalidad a este archivo, ya que es considerado como un archivo
privado (y los anteriores lineamientos no se le pueden aplicar), más sin
81
embargo, se debe considerar e integrarse en un funcionamiento de un
marco jurídico propio, con el cual se considera su funcionamiento, y son los
siguientes:
Ley Orgánica de la Administración Pública Federal (DOF del 29 de
diciembre de 1976) y sus reformas adicionales.
Ley del Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los
Trabajadores del Estado (ISSSTE).
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, Artículo 123,
Apartado “B”.
Ley Federal de los Trabajadores al Servicio del Estado,
Reglamentaria del Apartado “B”, del artículo 123 Constitucional.
Ley Federal del Trabajo.
Reglamento Interior de la SAGARPA (DOF del 10 de junio de 2007).
Estatutos vigentes del Sindicato de la SAGARPA.
Condiciones Generales de Trabajo vigentes del Sindicato de la
SAGARPA.
82
83
84
CUADRO DE ABREVIATURAS
AGN ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN.
CEL COMITÉ EJECUTIVO LOCAL.
CEN COMITÉ EJECUTIVO NACIONAL.
CGT CONDICIONES GENERALES DE TRABAJO.
CONALEP COLEGIO NACIONAL DE EDUCACIÓN PROFESIONAL TÉCNICA.
DOF DIARIO OFICIAL DE LA FEDERACIÓN.
ENBA ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA.
FONAC FONDO DE AHORRO CAPITALIZABLE.
FONACOT FONDO NACIONAL PARA EL CONSUMO DE LOS TRABAJADORES.
FOVISSTE FONDO PARA LA VIVIENDA DEL INSTITUTO DE SEGURIDAD Y SERVICIOS SOCIALES DE LOS TRABAJADORES DEL ESTADO.
FSTSE FEDERACIÓN DE SINDICATOS DE TRABAJADORES AL SERVICIO DEL ESTADO.
IFAI INSTITUTO FEDERAL DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA.
ISSSTE INSTITUTO DE SEGURIDAD Y SERVICIOS SOCIALES DE LOS TRABAJADORES DEL ESTADO.
PEMEX PETRÓLEOS MEXICANOS.
SAGAR SECRETARÍA DE AGRICULTURA, GANADERÍA, DESARROLLO RURAL.
SAGARPA SECRETARÍA DE AGRICULTURA, GANADERÍA, DESARROLLO RURAL, PESCA Y ALIMENTACIÓN.
SAR SISTEMA DE AHORRO PARA EL RETIRO.
SARH SECRETARÍA DE AGRICULTURA Y RECURSOS HIDRÁULICOS.
SEP SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA.
SNTSAGARPA SINDICATO NACIONAL DE LOS TRABAJADORES DE LA SECRETARÍA DE AGRICULTURA, GANADERÍA, DESARROLLO RURAL, PESCA Y ALIMENTACIÓN.
SNTSARH SINDICATO NACIONAL DE LOS TRABAJADORES DE LA SECRETARÍA DE AGRICULTURA Y RECURSOS HIDRÁULICOS.
UNAM UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO.
