ergonomia sap

7/30/2019 ergonomia sap

1/48

ErgonomaBsica Sap

Versin 6.0

Manual de

usuario

Fecha: 07 Diciembre de 2010

Versin: 1.0

Aitana Sap Services


2/48

Manual de Usuario Ergonoma bsica Sap Pg. 2 de 48Versin 1.0

Fecha 01/05/2012

Aitana Sap Services

Roberto Espinosa

Tabla de Contenidos

1. Introduccin ............................................................................................................ 31.1. Men Sap - SAP Easy Access..............................................................3

1.2. Elementos de Pantalla ..........................................................................5

1.3. Creacin de Favoritos ..........................................................................6

1.4. Otras formas de acceder a transacciones............................................10

1.5. Funciones de los Iconos Principales ..................................................11

1.6. Trabajar en Multi sesin Crear y Borrar un Modo..........................14

1.7. Pantalla de aviso al acceder por segunda vez al sistema....................16

1.8. Funciones de Ayuda...........................................................................172. Algunos consejos para el trabajo con transacciones. .....................................20

2.1. Ayudas de campo (Matchcode o F4). ................................................20

2.2. Variantes de seleccin en reports.......................................................24

2.3. Parametrizacin de pantalla en tablecontrols.....................................27

2.4. Variantes de visualizacin en reports tipos ALV...............................28

3. Otros elementos.................................................................................................... 343.1. Valores propios de usuario.................................................................34

3.2. Impresin en Sap................................................................................35

3.3. Gestin de rdenes de impresin. ......................................................38

3.4. Jobs de usuario en fondo....................................................................40

3.5. Ejecucin de Batch Inputs..................................................................41

3.6. Tipos de mensajes en las aplicaciones ...............................................43

3.7. Configuracin del Sap Logon ............................................................45

4. Licencia................................................................................................................... 48


3/48


Fecha 01/05/2012

Aitana Sap Services

Roberto Espinosa

1.Introduccin

1.1. Men Sap - SAP Easy Access.

SAP Easy Access es la pantalla de entrada estndar que aparece despus de acceder al sistema.

Cada usuario puede tener acceso a dos mens, el propio de Usuario (un men personalizado que sepuede preparar por los administradores del sistema a travs de los Roles) y el Men Estndar (el menSap que incluye todas las opciones disponibles en el sistema, aunque tendremos restringido el acceso alas transacciones que nos correspondan segn nuestro perfil de autorizaciones).

Para acceder al men Sap pulsaremos el icono y para acceder al men de usuario el icono .

En la pantalla podemos observar en la parte superior la carpeta de Favoritos, que es donde vamos aponer las transacciones que utilicemos con mas frecuencia, y el Men Sap, con las diferentes opcionesorganizadas en Carpetas por reas Funcionales en forma de rbol por las que podremos ir navegandohasta llegar a la opcin deseada (haciendo clic sobre ellas).

En la parte superior de la pantalla nos encontramos con el campo de comando,

, donde podremos indicar directamente el nombre de una transaccin si lo


4/48


Fecha 01/05/2012

Aitana Sap Services

Roberto Espinosa

conocemos y acceder directamente a ella (por ejemplo, indicando MIRO iremos directamente al registrode facturas de compras en Logstica).

La barra de men es la barra horizontal que aparece por encima del campo de comando (en la partesuperior de la ventana). Pulsando uno de los elementos de esta barra, se accede a un men desplegable

que es un submen relacionado con el elemento escogido. El men es contextual y se ir modificandosegn la transaccin en la que nos encontremos, apareciendo opciones relacionadas con el tipo deproceso que estemos realizando (y las opciones de men Sistema y Ayuda que siempre aparecen).

El smbolo representa la posibilidad de continuar desplegando el submen (tal y como observamos enla imagen siguiente):

Usando la opcin de men Detalles > Especificar Transaccin Inicial podemos seleccionar unatransaccin que aparecer por defecto despus de acceder al sistema (es decir, entraremos directamentea ella justo despus del momento de la conexin).

Usaremos la ruta Detalles > Opciones para cambiar la configuracin del rbol. Entre otras cosas

podemos utilizar esta funcin para visualizar los nombres tcnicos de cada transaccin, la posicindonde queremos que este la carpeta de favoritos, o si solo queremos ver la carpeta de favoritos,omitiendo el men Sap de la visualizacin (tal y como observamos en la imagen siguiente). Tambinpodremos omitir la visualizacin de la imagen por defecto en la pantalla inicial de Sap.


5/48


Fecha 01/05/2012

Aitana Sap Services

Roberto Espinosa

1.2. Elementos de Pantalla

Los siguientes son los elementos ms comunes que nos encontraremos en cualquiera de las pantallas delsistema:

Campo de Comando: Usamos este campo para acceder a las aplicaciones directamenteintroduciendo el cdigo de transaccin, como ya hemos indicado.

Barra de Men: Los mens mostrados dependen de la aplicacin con la que estemos trabajando.Estos mens contienen opciones de men en forma de cascada (siempre estn en la parte superior

de la pantalla), y varan de forma contextual con la transaccin en la que nos encontremos. Barra de HerramientasEstndar: Los iconos en la barra de funcin de sistema estn disponibles en

todas las pantallas de R/3. Los iconos que no podremos utilizar en una pantalla determinadaestarn en gris (desactivados). Si situamos el cursor sobre un icono durante un instante, unapequea ventana aparece con el nombre de la funcin de dicho icono. La barra de Aplicacin nosmuestra que funciones se encuentran disponibles en la aplicacin actual.

Barra de Ttulo: Muestra un ttulo relativo a la transaccin actual.

Botones: Nos permiten seleccionar solo una opcin para ejecutar una determinada funcin.

Barra de Estado: sta nos deja visualizar la informacin acerca del estado actual del sistema(Mandante, usuario, etc.), y los mensajes informativos, de advertencia y error de las aplicaciones.

Pestaa: Nos ofrece una vista general ms clara acerca de determinadas pantallas (los campos de latransaccin se agrupan en pestaas con un criterio lgico).

Opciones: Podemos establecer el tamao de la fuente, colores, etc. Los elementos de cabecera hansido rediseados y reordenados en cada pantalla.

Las opciones de ayuda y del sistema estn presentes en todas las pantallas en la barra de men. Acontinuacin se muestra una ventana principal y otra secundaria con sus elementos ms caractersticos:


6/48


Fecha 01/05/2012

Aitana Sap Services

Roberto Espinosa

Botn del men Campo de Minimizar pantalla

de sistema comando Barra de ttulo Maximizar pantalla

Barra de herramientas estndar

Barra de men

Barra deherramientas de latransaccin

e

da

Botones

Barra de estado

1.3. Creacin de Favoritos

En la pantalla principal de Men de SAP podemos crear una lista de favoritos que contengatransacciones de Sap o archivos de Windows a los queramos acceder de forma sencilla con un doble clic.

Las opciones para construir el men de favoritos son las siguientes:

Insertar una posicin u objeto desde el men estndar de SAP o men de usuario:

Seleccionando y arrastrando:

Seleccionamos un objeto ejecutable del men usando el ratn y manteniendo el botn pulsado.

Arrastramos el objeto hasta la posicin deseada en la lista de favoritos y soltamos el botn.


7/48


Fecha 01/05/2012

Aitana Sap Services

Roberto Espinosa

El nuevo objeto aparece a continuacin de la posicin donde lo situamos.

O usando la barra de men:

Seleccionamos un objeto en el men de usuario. Seleccionamos opcin de men Favoritos Aadir o bien con el men contextual del botn

derecho del ratn, opcin Aadir a los favoritos.

El nuevo objeto aparece al final de la lista.

Insertar una Transaccin directamente con su cdigo tcnico

Elegimos Favoritos Insertar transaccin.

Aparece la ventana de dialogo siguiente:

Insertamos el cdigo de transaccin correspondiente y validamos.

La nueva transaccin aparece al final de la lista y es automticamente denominada por su nombrede transaccin.

Insertar un acceso directo a un fichero

Seleccionamos Favoritos Insertar otros objetos

Aparece la ventana siguiente en la cual seleccionamos la clase de objeto que deseamos insertar.


8/48


Fecha 01/05/2012

Aitana Sap Services

Roberto Espinosa

Aparece el siguiente cuadro de dialogo:

Introducimos el nombre del fichero y validamos: por ejemplo, c:\texts\sap.doc.

Insertar carpetas

Seleccin de Favoritos Insertar carpeta.

Aparece una ventana de dialogo. Introducimos el nombre y validamos.

La nueva carpeta aparece automticamente a continuacin de la carpeta de favoritos.

Desplazar objetos y carpetas


9/48


Fecha 01/05/2012

Aitana Sap Services

Roberto Espinosa

Para desplazar favoritos o carpetas dentro de un nivel de jerarqua:

Seleccionamos el objeto o carpeta que queremos desplazar:

Seleccionamos Favoritos Desplazar hacia arriba/hacia abajo

Repetiremos este paso hasta que el favorito o carpeta se encuentre en el lugar deseado.

Para desplazar favoritos o carpetas entre niveles de jerarqua usaremos la funcin de tomar y arrastrar:

Seleccionamos el objeto o carpeta con el ratn y mantenemos el botn pulsado.

Arrastramos el objeto o carpeta hasta la posicin deseada en la lista de favoritos y soltamos elbotn.

El objeto o carpeta aparecer en el lugar que hayamos elegido para su ubicacin.

Tambin se pueden desplazar los objetos del men de favoritos utilizando los botones .

Renombrar favoritos y carpetas

Seleccionamos los objetos de favoritos o carpetas que queremos renombrar.

Seleccionamos Favoritos Modificar.

Aparece un cuadro de dilogo. Introducimos un nuevo nombre y validamos.

Si seleccionamos el objeto o carpeta y pulsamos el botn derecho elegimos la opcin de Modificarfavoritos.

Eliminar objetos y carpetas

Seleccionamos los objetos o carpetas que queremos eliminar.

Seleccionamos Favoritos Borrar

Si seleccionamos el favorito o carpeta y pulsamos el botn derecho del ratn elegimos Borrar favoritos.

Reutilizar favoritos en otros sistemas o usuarios

Sap nos permite descargarnos a un fichero de texto la configuracin de nuestros favoritos para llevarlosa otro sistema o replicarlos en otro usuario en el que queremos que se tengan las mismas opciones.

Seleccionamos la opcin de men Favoritos Download a PC. Se nos pedir el nombre de ficherodonde queremos guardar la configuracin de favoritos.

Para cargar la lista de favoritos en el sistema destino seleccionamos Favoritos Upload de PC yseleccionando el fichero de la configuracin, se replicar la estructura de favoritos en el sistema.


10/48


Fecha 01/05/2012

Aitana Sap Services

Roberto Espinosa

1.4. Otras formas de acceder a transacciones.

Adems de seleccionar funciones desde la lista de favoritos, el men de usuario, el men estndar deSAP o la barra de men podemos tambin hacerlo a travs de los cdigos de transaccin.

La forma de identificar una transaccin es la siguiente:

Una vez estamos dentro de la transaccin, seleccionando la opcin de la barra de mens Sistema Status.

Podemos hacer que se vean los nombres de las transacciones desde la opcin de men Detalles Opciones, marcando el flag en Visualizar nombre tcnicos. De esta manera, en el rbol de mens(tanto en la parte de favoritos como en el men de Sap) vemos en la parte delantera como se llamala transaccin a la que vamos a acceder, lo que nos va a facilitar la memorizacin de los nombres.


11/48


Fecha 01/05/2012

Aitana Sap Services

Roberto Espinosa

Igualmente, en la barra que hay en la parte inferior de la ventana, pulsando el icono podemosver el cdigo de transaccin en el cual nos encontramos.

Una vez identificada la transaccin, podremos acceder directamente a ella indicndola en el cuadrosuperior izquierdo y pulsando intro:

Si queremos pasar a otra transaccin estando ya trabajando con una, indicaremos delante del nombre

de la transaccin el valor "/n" y el cdigo de transaccin apropiado a continuacin. Ej. "/nmm03" paravisualizar un material determinado.

Si queremos crear un nuevo modo con la nueva transaccin, indicaremos delante del nombre de latransaccin el valor /o y el cdigo de transaccin a continuacin. Ej. /omigo para acceder a latransaccin migo de creacin de movimientos de material.

1.5. Funciones de los Iconos Principales

En las diferentes barras de herramientas del sistema aparecen iconos con una funcionalidaddeterminada. Normalmente es posible realizar estas mismas funciones pulsando una tecla de funcionesdeterminada del teclado del ordenador, o bien a travs de la barra de men.

Los principales iconos del sistema y su funcionalidad aparecen descritos a continuacin. Su significadosuele ser homogneo a lo largo de las diferentes transacciones de Sap:

Icono DescripcinSalvar/Contabilizar/Grabar


12/48


Fecha 01/05/2012

Aitana Sap Services

Roberto Espinosa

Icono Descripcin

Hacia atrs

Salir

Cancelar

Avanzar/retroceder pgina

Ayuda

Pgina a la izquierda/derecha

Copiar

Marcar/desmarcar la seleccin

Aadir Favoritos

Enter

Crear modo

Ejecutar

Imprimir

Modificar - Visualizar

Texto explicativo

Refrescar

Funcin Grfica

Visualizar Solicitante

Vista de mensaje de cabecera, formato de pagina de impresin.

Rechazar documento

Proponer posiciones

Datos de cabecera

Visualizar detalle

Crear posicin


13/48


Fecha 01/05/2012

Aitana Sap Services

Roberto Espinosa

Icono Descripcin

Borrar posicin

Posicionar

Marcar todo

Desmarcar todo

Verificar disponibilidad

Repartos

Creacin de entradas nuevas personales

Informe de Status o documentacin del programa actual

Flujo de documentos (relacin entre documentos. Por ejemplo: Pedido FacturaDocumento Fi).

Condiciones

Resumen

Detalle

Clasificacin ascendente y descendente

Fijar filtros

Desplegar y comprimir

Simulacin

Direcciones para.

Liberar

Dar tratamiento

Determinar costes. Calculo

Autorizaciones

Visualizar otros detalles fechas

Cierre Tcnico

Asignar Anular Asignacin


14/48


Fecha 01/05/2012

Aitana Sap Services

Roberto Espinosa

Icono Descripcin

Datos reales

Texto estndar

Documentos por denominacin

Cambio de centro

Estructura

Traer Variante. Actuales

Buscar

Omitir una toma

Deshacer

Opciones de seleccin

Integracin con Office

Cargar y grabar fichero como local

Otro pedido

Bloquear /desbloquear anular borrado

Borrar

Verificar

Modificacin rpida

Log de errores

1.6. Trabajar en Multi sesin Crear y Borrar un Modo

El sistema SAP ofrece la posibilidad de trabajar con varios modos de forma simultnea; es decir, permitetener varias ventanas abiertas al mismo tiempo.

En la versin 6.0 podemos trabajar con hasta 6 modos al mismo tiempo (aunque es configurable conparmetros del sistema).

A la hora de crear un nuevo modo existe un nuevo icono en la parte superior derecha a travs delcual podemos crear un nuevo modo sin tener que acceder por medio de otras funciones.


15/48


Fecha 01/05/2012

Aitana Sap Services

Roberto Espinosa

Otra forma de crear un nuevo modo es acceder a travs de La barra de men que muestra siempre estaopcin bajo el ttulo Sistema Crear modo.

La creacin de un nuevo modo se puede realizar desde cualquier posicin del sistema.

Por ejemplo:

Nos hallamos contabilizando un documento en la contabilidad general (Acceso: Finanzas > Gestinfinanciera > Libro mayor > Contabilizacin > Contab. cta. mayor) y deseamos abrir un nuevo modopara realizar otra operacin, sin salir de esta pantalla.

Se selecciona la opcin de la barra de men Sistema > Crear modo y se abrir una nueva pantalla conel men principal (primera pantalla a la que se accede al entrar al sistema).

Del mismo modo si nos hallamos contabilizando dicho documento y queremos abrir un nuevo modoharemos clic en el nuevo icono de la parte superior derecha y accederemos a la pantalla inicial para

poder acceder a otra transaccin.En este momento hay dos modos abiertos. Para pasar de uno a otro emplearemos las teclas Alt +tabulador.

Si se desea conocer cuantos modos permanecen abiertos, se escribe /oen el campo de comandos y sepulsa INTRO.


16/48


Fecha 01/05/2012

Aitana Sap Services

Roberto Espinosa

Si deseamos borrar un modo que ya no es necesario, lo podremos realizar de las siguientes maneras:

emplear la pantalla arriba mostrada y situndose sobre el nmero que indica el modo a borrar,

pulsar el botn de ;

utilizar la barra de men: Sistema > Borrar Modo tras situarse en la pantalla que se desea cerrar.

pulsar Alt+F4

escribir /i en el campo de comandos.

pulsar en la barra de tareas de Windows el modo a eliminar con el botn derecho del ratn yseleccionar la opcin Cerrar ( Cancelar transaccin si queremos terminar un trabajo en curso, porejemplo, un listado).

1.7. Pantalla de aviso al acceder por segunda vez alsistema.

Cuando accedemos al sistema Sap, en el caso de ya haber accedido una vez anterior desde otroordenador o en una sesin diferente, el sistema detecta que ya estamos conectados y se nos muestrauna pantalla avisandonos y con varias opciones:


17/48


Fecha 01/05/2012

Aitana Sap Services

Roberto Espinosa

En primer lugar se nos informa que ya hemos accedido previamente al sistema y en que mandante. Acontinuacin nos ofrece una serie de opcines de las que tenemos que elegir una:

Por un lado nos permite acceder al sistema respetando esta entrada pero finalizando aquellascon las que estuvieramos trabajando previamente.

Otra de las opciones nos permitir acceder al sistema mediante esta entrada y respetando almismo tiempo aquellas con las que estuvieramos trabajando.

Por ltimo podemos elegir la opcin de cancelar la entrada que intentabamos ejecutar.

1.8. Funciones de Ayuda

Sap dispone de multitud de funciones de ayuda que nos permiten trabajar de una forma ms fcil conlas aplicaciones u obtener informacin adicional en el caso de duda.

Ayuda de campo: para saber el significado de un campo cualquiera, bastar con posicionarse enl y pulsar la tecla F1 (tal y como observamos en pantalla). Aparecer un texto que nos describirel campo y una explicacin sobre su contenido. En ocasiones ser un texto ampliado que nosdar incluso informacin sobre la repercusin del contenido de un campo.


18/48


Fecha 01/05/2012

Aitana Sap Services

Roberto Espinosa

Matchcode o F4: de la misma manera, en algunos campos tendremos una ayuda para valoresposibles. Aqu tenemos una bsqueda que nos permite seleccionar entre todos los valoresposibles aquel que cumpla nuestro requerimientos (por ejemplo, si estamos dando de alta unpedido de compras, podremos seleccionar el proveedor contra el que vamos a realizar el pedido,en caso de no conocer cual es su cdigo). Veremos ms adelante la forma de utilizar las ayudasde bsqueda y los diferentes tipos de los que dispone el sistema.

Botones: posicionando el ratn encima de los botones que nos permiten realizar acciones, nosaparece un texto explicativo indicando la operacin que se realiza al pulsar dicho botn (tal ycomo observamos en la imagen a continuacin).


19/48


Fecha 01/05/2012

Aitana Sap Services

Roberto Espinosa

Ayuda para aplicacin: desde la opcin de men Ayuda Ayuda p. Aplicacin, accedemos a laayuda de aplicacin de sap, donde se explica de forma un poco mas profunda los procesosdefinidos en Sap y la forma de realizarlos a travs de los programas estndar de Sap. La ayuda escontextual y est relacionada con la transaccin en la que nos encontremos.

Documentacin en programas: en algunos reportes y transacciones dispondremos de una

documentacin de usuario adicional pulsado el icono en la barra de herramientas.


20/48


Fecha 01/05/2012

Aitana Sap Services

Roberto Espinosa

2.Algunos consejos para el trabajo contransacciones.

2.1. Ayudas de campo (Matchcode o F4).

La ayuda de campo nos permite, como ya hemos indicado, seleccionar de una lista de valores posiblesaquel valor que cumpla unas determinadas condiciones. Es til en el momento de realizar la introduccionde datos (un alta de un material, o un proveedor o un empleado) o al realizar procesos en el sistema(movimiento de material, creacin de pedido de compras, etc). Tambien los podemos utilizar al ejecutarun report para obtener informacin del sistema, para establecer las condiciones de filtrado de lainformacin a obtener.

Las ayudas de bsqueda incluyen una serie de campos que podemos completar como criterios deseleccin para as acceder a la informacin deseada, cuando sta ltima sea muy extensa y sloqueramos visualizar la parte que nos interese.

Los campos en los que podemos utilizar la ayuda de busqueda, tiene en la parte derecha un icono, tal y

como observamos en la imagen

Cuando queremos seleccionar un valor, pulsaremos dicho icono o bien la tecla F4. En ese momento senos mostrara la pantalla para indicar los criterios a utilizar para realizar la bsqueda.

Los criterios de seleccin limitaran los valores devueltos por la ayuda de bsqueda , de cuyos


21/48


Fecha 01/05/2012

Aitana Sap Services

Roberto Espinosa

valores luego seleccionaremos uno para llevarlo a la pantalla con la que estamos trabajando.

La ventana de ayuda de bsqueda se distribuye en pestaas que tienen a su vez la funcin de servircomo criterio de seleccin por diferentes valores agrupados de forma temtica en cada una de laspestaas. Para acceder a cada una de las pestaas de la ventana nicamente tenemos que seleccionarla

pinchando en ella o bien a travs del icono . Si pulsamos ste se desplegar una ventana quecontiene una lista de todas las pestaas que contenga la ventana principal.

En el ejemplo de la imagen, podemos realizar la busqueda del proveedor por varios valores. En el campoCtd.mxima aciertos indicamos a cuantos valores queremos limitar la lista de valores encontrados(aquellos que cumplen la condicin).

Una vez indicado el criterio de seleccin a elegir, pulsamos intro y nos aparecer la lista de valoresencontrados para que seleccionemos el deseado. Por ejemplo:

Haremos doble click sobre el valor deseado y este valor aparecer en el campo desde donde invocamosa la ayuda de bsqueda.

Algunas ayudas de busqueda son simplemente lista de valores posibles o son listas que ya muestradirectamente los valores encontrados (que podremos filtrar posteriormente si lo deseamos).

Por ejemplo, una lista de valores posibles sera:


22/48


Fecha 01/05/2012

Aitana Sap Services

Roberto Espinosa

Ejemplo de Matchcodeque muestra directamente la lista de valores encontrados (sin posibilidad derealizar un nuevo filtrado por los valores posibles) sera el siguiente:


23/48


Fecha 01/05/2012

Aitana Sap Services

Roberto Espinosa

Ejemplo de matchcode que nos muestra directamente una lista de valores posibles, que podremos filtrarpulsando en la barra .

Al pulsar el boton podemos indicar como queremos restringir los valores:

Al utilizar las ayudas de bsqueda podemos valernos del carcter comodn *, que permite la bsquedade cadenas o valores (por ejemplo *MARTIN* en el campo apellido de un empleado nos devolver todos


24/48


Fecha 01/05/2012

Aitana Sap Services

Roberto Espinosa

los empleados cuyo apellido contiene, en cualquier posicin, la cadena MARTIN. Puede ser muy til parael caso de no conocer con exactitud los valores a buscar.

2.2. Variantes de seleccin en reports.

En la mayora de informes Sap, disponemos de una pantalla en la que indicamos los criterios deseleccin de la informacin que queremos obtener (por ejemplo, en un listado de stocks o en el informede partidas abiertas de deudores) o de la informacin que queremos procesar (por ejemplo, empleadospara los que queremos realizar el clculo de la nmina).

En circunstancias normales, indicamos los criterios de seleccin en los campos correspondientes (en los

campos marcados como la entrada ser obligatoria) y pulsamos Ejecutar (icono ) paraobtener los resultados del informe.


25/48


Fecha 01/05/2012

Aitana Sap Services

Roberto Espinosa

En el caso de que queramos guardar los criterios de seleccin utilizados para utilizarlos en otrasocasiones, Sap nos ofrece las llamadas Variantes de Seleccin. Una vez indicados los criterios de

seleccin deseados en la pantalla, pulsamos el icono para guardar la variante. Nos aparece unapantalla para indicar el nombre que queremos dar a dicho variante y sus propiedades:

Indicamos un nombre de variante y un texto para identificarla (podemos protegerla de la modificacinpor parte de otros usuarios marcando el flag Proteger variante). Al darle a grabar, la variante quedargrabada y estar lista para ser usada en momentos posteriores.

Cuando volvamos a entrar al report, la forma de seleccionar la variante ser pulsando el icono . Alpulsar este icono, nos aparecer la lista de variantes disponibles, y al seleccionar una se nos llenara lapantalla con los valores guardados en dicha variante.

De esta forma, nos estamos evitando introduccin de datos repetitiva y nos permite tener configuradas

diferentes formas de seleccionar la informacin segn criterios de seleccin establecidos. En muchastransacciones y reports pueden existir tambin variantes de seleccin estndar creadas por Sap.


26/48


Fecha 01/05/2012

Aitana Sap Services

Roberto Espinosa

Criterios de seleccin mltiple.

Cuando estamos trabajando con los criterios de seleccin de un report, existe la posibilidad de indicar

valores multiples en los campos que tienen a la derecha el icono de seleccin multiple , cuandopresionamos este icono nos aparecer una pantalla como la siguiente:


27/48


Fecha 01/05/2012

Aitana Sap Services

Roberto Espinosa

Podremos indicar valores individuales, intervalos de valores, adems de excluir valores o excluirrangos. De esta manera podemos jugar con todas las posibilidades para crear criterios de seleccin ennuestros informes, de forma compleja y que cubra todas las necesidades de filtrado y reporting.

As podremos construir criterios de seleccin para obtener informacin con condiciones complejas.

2.3. Parametrizacin de pantalla en tablecontrols.

Podemos configurar de forma personalizada una tabla de campos cualquiera como la que aparece enpedidos de compras o en la creacin de apuntes contables y establecer una variante para dichaconfiguracin.

Los distintos campos que aparecen en un tablecontrol pueden ser alterados en lo que respecta a

su posicin en pantalla. Esto lo haremos a travs de la funcin tomar y arrastrar. De esta forma

seleccionamos el campo que queremos cambiar de posicin y lo arrastramos con el botn pulsado hastala posicin deseada, dejando establecido as un orden determinado de aparicin de los mismos en latabla con la que estemos trabajando. As esquivamos campos que no se utilizan y hacemos ms gil laintroduccin de datos por parte del usuario.


28/48


Fecha 01/05/2012

Aitana Sap Services

Roberto Espinosa

Tras adaptar la configuracin de la pantalla (orden de los campos) a nuestras necesidades, podremos

guardar dicha configuracin pulsando el botn que aparece en la parte superior derecha de la tablacon el que podemos crear una variante de la configuracin que hayamos establecido disponiendo deeste orden cuando lo solicitemos en otra ocasin.

Si pulsamos este botn nos aparece una ventana en la que aparece una serie de campos a completar. Siintroducimos el nombre que queremos dar a la configuracion en el campo Variante y pulsamos el

botn la configuracin actual de la tabla de campos queda establecida bajo unadeterminada variante y al que podremos acceder ms tarde. Del mismo modo podemos borrar una

variante determinada a travs del objeto .

Si queremos que una variante queda predefinida para siempre para el usuario actual (y sea la que seutilice cuando entremos a la transaccin), marcaremos el flag Utilizar como Parametrizacin std.. Deesta forma quedar configurada como visualizacin de la tabla por defecto.

En tablas donde hay muchos campos, esta Parametrizacin nos permite adaptarla a nuestras necesidadespara agilizar el trabajo, y visualizar en primer lugar aquellos campos con los que realmente trabajamos.

Esta funcionalidad es vlida en todas aquellas tablas en las que en la parte superior derecha aparece el

icono . La personalizacin es nica y exclusiva a nivel de usuario.

2.4. Variantes de visualizacin en reports tipos ALV.

Una funcionalidad avanzada en los informes Sap que son del tipo ALV (como el informe de stocks,transaccin MB52 (Alv en formato carcter) o el listado de movimientos de material MB51 (Alv enformato grfico)) es la posibilidad de crearnos variantes de visualizacin, que nos permiten ver losresultados de los informes de forma personalizada, seleccionando que campos deseamos visualizar,en que orden, definir totales, subtotales, ordenacin de los datos, filtros en el momento de ver la

informacin, etc.).

Es una herramienta muy potente que nos va a permitir sacar un partido a la informacin sin la necesidad


29/48


Fecha 01/05/2012

Aitana Sap Services

Roberto Espinosa

de estar continuamente bajando los datos a Excel para trabajarlos, filtrarlos o formatearlos.

De todas maneras, en el caso de que fue necesario esto ltimo, los ALV disponen de la funcionalidadavanzada de permitir la descarga automticamente a Excel.

Ejemplos de pantalla tipo ALV son los que visualizamos a continuacin, en la imgenes siguientes:

Alv no grfico en el listado de Stocks de almacn


30/48


Fecha 01/05/2012

Aitana Sap Services

Roberto Espinosa

Alv grfico en el listado de movimientos de material.

Los elementos mas importantes con los que podemos trabajar en las pantallas ALV son los siguientes:

Ordenacin de los datos: podemos realizar ordenador ascendiente o descendiente por loscampos deseados. La forma de realizarlo es marcar la/las columnas deseadas y pulsar el icono

para ordenacin ascendente o el icono para ordenacin descendente.

Filtrado: de todos los datos que aparecen en pantalla, podemos realizar un filtrado por cualquier

campo (o por varios a la vez). Seleccionando las columnas y pulsando el botn . Acontinuacin nos aparecer una pantalla para indicar la limitacin de valores deseada. En el casoque ya existiese un filtro definido, nos apareceran los criterios establecidos para el, pudiendomodificarlos, borrarlos, etc.

Sumatorio: podemos realizar totales y subtotales en aquellos campos que contengan valores

nmericos. Para ello seleccionaremos la columna a sumar, y pulsaremos el icono . Apareceral final de la columna un total con la suma de todos los campos de la columna seleccionada. Unavez creado un total, podremos tambin crear subtotales por diferentes campos de agregacin.

Por ejemplo, un subtotal por almacn, por artculo, por proveedor. Seleccionaremos la columnapor la cual queremos realizar el subtotal y pulsaremos el icono .

Configuracin de la variante de visualizacion: ademas de todas las operaciones que hemosrealizado en los puntos anteriores, podemos configurar la forma en que vemos los campos,definiendo su orden, ancho de visualizacin, ocultacin de determinados campos. Para ello,

pulsaremos el botn (en las versiones de ALV antiguas, utilizaremos el icono ). En esemomento, se nos presenta la siguiente pantalla:


31/48


Fecha 01/05/2012

Aitana Sap Services

Roberto Espinosa

En la ventana de la izquierda aparecen los campos que se visualizan actualmente en pantalla, y en la

derecha los campos ocultos. Podremos ocultar campos, mostrar otros, cambiar el orden de loscampos, definir los totales en un campo determinado, etc.

Todo esto en la pestaa Selec. columnas. En la pestaa Clasific. Veremos los criterios de ordenacinindicados; en la pestaa Filtro los filtrados establecidos; en la pestaa Vista la forma de visualizar elALV y en la pestaa Represent. varias opciones para la forma de representar los datos (tramas en lascasillas, posicin de los subtotales, lineas de separacin, etc).

Una vez configurada la pantalla con nuestros requerimientos, pulsando el icono tomaremos loscambios que sern efectivos solo en la pantalla de visualizacin de los datos. Si queremos hacer quela variante de visualizacin sea permanente para poder utilizarla en otra ocasin, pulsaremos el

botn Grabar desde la ventana de configuracin de variantes o bien el botn desde laventana de visualizacin de los datos.

Habr que indicar un nombre a la variante y algunas propiedades importantes, tales como:


32/48


Fecha 01/05/2012

Aitana Sap Services

Roberto Espinosa

Especifico usuario: indica que la variante solo podr ser utilizada por el usuario actual.Cuando los usuarios listen las diferentes variantes de visualizacin, no podrn visualizar lasvariantes de este tipo de otros usuarios. Si esta casilla esta desmarcada, la variante deberde empezar por el smbolo/, que indica que es una variante global, accesible a todos.

Param. Previa: indica que la variante configurada ser la variante por defecto para estatransaccin o programa, y siempre que se ejecute el informe la informacin se mostraraconforme a los criterios establecidos en dicha variante.

Podremos cambiar de variante, seleccionando una entre las disponibles para nuestro usuario pulsando

el botn . Es importante tener en cuenta antes de modificar las variantes en general y la variante pordefecto en concreto, que no estemos afectando a otros usuarios ni a su forma habitual de trabajar enuna transaccin concreta.

Exportacin de datos: la estructura ALV nos permite la exportacin automtica a diferentesformatos de una forma fcil. Para exportar a Excel, por ejemplo, pulsaremos la opcin de menLista Exportar Hoja de clculo. En este caso se nos abrira directamente el exceltranspasandose los datos de la tabla de pantalla a la hoja.


33/48


Fecha 01/05/2012

Aitana Sap Services

Roberto Espinosa

Se puede realizar la exportacin a otros formatos disponibles desde la opcin Lista Exportar,

como Tratamiento de textos, Fichero local con diferentes formatos (Rtf, Html, al portapapeles),que podremos utilizar en los casos que sea necesario.

Envo de listados por correo electrnico: siempre que estemos trabajando con informes tipoALV (tambin desde cualquier informe Sap), tenemos la opcin de enviar los resultados vacorreo electrnico en un fichero adjunto. Para ello, seleccionaremos la opcin Lista Enviar. Acontinuacin se nos pedirn la lista de destinatarios y un texto para el cuerpo del mensaje. Esnecesario que el usuario que enva tenga configurado en sus datos la direccin de correo. Sap seencargar de forma automtica de pasar el mensaje mediante la pasarela de correo que llevaintegrada a nuestro servidor de correo corporativo.


34/48


Fecha 01/05/2012

Aitana Sap Services

Roberto Espinosa

3.Otros elementos

3.1. Valores propios de usuario.

Los datos propios son valores personalizados para cada usuario en el sistema Sap. Para acceder a ellos,lo haremos a travs de la opcin de men SistemaValores PrefijadosDatos Propios.

Aparecen en esta pantalla tres pestaas en las que podremos determinar los siguientes datos:

Direccin: Datos personales de cada usuario, departamento, telfono, etc.

Valores fijos: Podremos determinar aqu en men de mbito (men por defecto), idioma de trabajo,impresora por defecto a utilizar, representacin de la fecha, formato de nmeros (miles, decimales),etc.

Parmetros: los parmetros son muy tiles para fijar el valor por defecto de algunos campos(Sociedad, Moneda, Centro). Tambin nos permiten cambiar la forma de trabajar de determinadastransacciones. Para ver si podemos establecer un valor por defecto para un campo de una pantalla


35/48


Fecha 01/05/2012

Aitana Sap Services

Roberto Espinosa

en los Parmetros del usuario, pulsaremos F1 sobre el campo y a continuacin el icono paraobtener la informacin tcnica.

Si aparece el campo ID parmetro significa que el campo es susceptible de ser llenado con unparmetro de memoria con el nombre BUK (en los datos del usuario pondremos este nombre deparmetro y el valor con el que queramos que se complete). En este caso, el parmetro BUK correspondea la sociedad de Finanzas, y si el usuario tiene este parmetro con valor en su perfil, en todas aquellastransacciones en las que se utilice, su valor se inicializar con dicho valor.

3.2. Impresin en Sap.

Las ordenes de impresin u ordenes de spool, son las solicitudes de impresin que hemos lanzadodesde nuestro usuario en el sistema. A la hora de lanzar una impresin, Sap nos permite seleccionar laimpresora por la cual queremos realizar la impresin, as como una serie de parmetros quedeterminaran la forma en que se realiza la impresin.

La pantalla que nos aparece al realizar un proceso de impresin desde cualquier programa es lasiguiente:


36/48


Fecha 01/05/2012

Aitana Sap Services

Roberto Espinosa

En dispositivo de salida indicaremos la impresora a utilizar. Lo habitual es utilizar la Impresora Local,indicando a continuacin la impresora de Windows que queremos utilizar (se nos pedir en el momentose vaya a realizar la impresin, tomando como valor por defecto la impresora predeterminada). Este serael caso de una impresora Frontend (conectada directamente al Pc desde el que trabajamos). Enimpresoras de red la impresin sera directa, sin pedirnos ninguna informacin adicional.

Adems de la impresora, podremos indicar la cantidad de impresiones que queremos realizar (pordefecto 1), si deseamos imprimir todo el documento o un determinado nmero de pginas , sideseamos que la impresin se realice inmediatamente (o queremos solo colocar la orden en elspool de impresin), si borraremos la orden del spool despus de la impresin o la mantendremosah.

Si una orden de spool la creamos sin impresin inmediata (con la opcin Colocar primero slo en elSpool), la impresin no se realiza hasta que nosotros no lo indiquemos. Quedara en el spool a la esperade que realicemos la opcin apropiada sobre ella.

Adems, tambin se selecciona el formato de edicin. El formato de edicin determina el nmero defilas y columnas que caben en cada pgina de papel. Por tanto, se determina con el formato si laimpresin se realiza apaisada o no, el tamao de la fuente utilizada, etc.

Por defecto, Sap intenta proponer un formato de edicin apropiado segn el nmero de filas y columnasque tiene el listado que se va a imprimir.

Adems, se pueden indicar otro tipo de parmetros de impresin, a los que se accede pulsando el botnAtributos. Ah nos aparecen los diferentes parmetros de impresin organizados por carpetas. Paramodificar un valor, pulsaremos doble clic en el parmetro y nos aparecer en la parte inferior de lapantalla, permitindonos modificarlo. Si pulsamos el valor Visualizar parmetros impresin


37/48


Fecha 01/05/2012

Aitana Sap Services

Roberto Espinosa

seleccionados en ventana de acceso el parmetro aparecer en la primera pantalla (la que nos aparececuando damos al botn de imprimir).

Si queremos que un determinado parmetro de impresin quede establecido siempre por defecto para

todos los programas o para un programa determinado, pulsaremos desde esta ventana el botn Datosprefijados.

Nos aparecer una nueva ventana (como vemos en la imagen siguiente), con los valores establecidospara el parmetro. En la seccin de Validez, indicaremos si el valor del parmetro es para todos losprogramas o solo para el programa en el que estamos en este momento (importante tener cuidado enno indicar un parmetro que no sea valido para determinados programas, como por ejemplo losformatos de edicin, que dependen del nmero de filas y columnas de cada listado).

A continuacin pulsaremos el botn Tomar Opcin para que queden grabados los valores. Sideseamos eliminarlos, pulsaremos Borrar Linea.


38/48


Fecha 01/05/2012

Aitana Sap Services

Roberto Espinosa

3.3. Gestin de rdenes de impresin.

Para poder acceder a nuestras rdenes de spool , seleccionaremos la opcin de menSistemaOrdenes de Spool propias. Accederemos a la utilidad que nos permite gestionar nuestraspropias rdenes de spool, permitindonos la visualizacin del contenido de los trabajos, lanzar laimpresin, modificar las propiedades de estas, etc. Tambin podremos ver el status de la orden de spool,para ver si se ha impreso, si est pendiente o ha habido algn error durante la impresin.


39/48


Fecha 01/05/2012

Aitana Sap Services

Roberto Espinosa

Las acciones que podemos realizar sobre las rdenes de spool son las siguientes:

Visualizar contenido: seleccionando el icono procederemos a visualizar la impresin tal ycomo quedara al salir impresa.

Imprimir: podremos repetir o lanzar la impresin de una orden de spool pulsando el icono .


40/48


Fecha 01/05/2012

Aitana Sap Services

Roberto Espinosa

Imprimir modificando propiedades: pulsando el icono realizaremos la impresin de la ordende spool, con la opcin de modificar previamente los valores de esta. Tambin podremosmodificar los parmetros de dicha orden realizando doble clic sobre ella. Por ejemplo, sicambiamos el Usuario pasaremos un listado del spool de un usuario a otro (puede ser til endeterminadas ocasiones) o si queremos realizar la impresin en una impresora diferente,cambiaremos el valor del campo Dispositivo de salida en las propiedades de la orden de spool.

Borrar: eliminaremos una orden de spool con el icono .

Las rdenes de spool tienen una vida til de 7 das, transcurridos los cuales son eliminadas del sistema. Sise desea mantener una orden de spool ms tiempo, habr que modificar su fecha de borrado parapermitir su permanencia en el sistema.

3.4. Jobs de usuario en fondo

Podemos crear en el sistema procesos (calculo de informes, propuesta de pago, clculo de nmina,interfaces con otros sistemas, etc) que se pueden lanzar en el sistema como un proceso de fondo, que seejecutan en segundo plano, sin interaccin con el usuario, lo que significa que nuestra sesin no quedaen espera mientras se realiza el clculo, sino que se realiza la ejecucin de forma independiente en elsistema y luego seremos nosotros los que tendremos que validar la correcta ejecucin del proceso. La


41/48


Fecha 01/05/2012

Aitana Sap Services

Roberto Espinosa

ejecucin de estos procesos puede ser puntual (por ejemplo, una creacin de una propuesta de pago) operidica (un proceso que se repite regularmente, como una interfaz con un sistema externo).

La forma de ver los jobs propios es a travs de la opcin de men SistemaJobs Propios.

El sistema nos mostrar la lista de los jobs ejecutados con nuestro usuario. Si por ejemplo hemoslanzando un proceso de clculo de nmina, y el proceso ha concluido, lo visualizaremos en el statusTerminado. Los jobs en ejecucin tendrn el status Activo y los planificados el status Liberado.

Podremos adems ver el log de ejecucin del job pulsando el botn o bien la orden de spool

generada por el con la opcin .

3.5. Ejecucin de Batch Inputs

La ejecucin de Batch Inputs esta limitada a unos pocos usuarios. Los batch inputs son procesos defondo orientados a la carga masiva de datos en el sistema. Por ejemplo, determinados procesos deAdministracin de Personal (regularizacin de IRPF) o algunos procesos de contabilidad, inventarios, etc.Tambin se pueden utilizar en desarrollos a medida para hacer carga de datos o interfaces con sistemasexternos. Un Batch input simula una grabacin de datos de un usuario pasando por las diferentespantallas de una transaccin e introduciendo datos en los campos de esta, de una forma controlada,pues se valida la secuencia de introduccin de datos y la correccin de estos.


42/48


Fecha 01/05/2012

Aitana Sap Services

Roberto Espinosa

Accedemos a la gestin de bacth inputs desde la opcin de men Sistema Servicios Batch-Input Carpetas

Desde esta transaccin podremos ver el status de ejecucin de los batch inputs, y acceder a los logs

(mediante la opcin ) para ver los errores que se produjeron en su ejecucin. Igualmente,podremos relanzar la ejecucin de la parte pendiente, disponiendo de varias formas de ejecucin, tal ycomo vemos en la imagen:


43/48


Fecha 01/05/2012

Aitana Sap Services

Roberto Espinosa

Aunque lo habitual es ejecutar los batch input en modo invisible (en proceso de fondo), se puedenejecutar en visible para depurar errores o para observar las acciones que se realizan en las diferentespantallas de introduccin de datos.

3.6. Tipos de mensajes en las aplicaciones

Las aplicaciones Sap muestran mensajes segn los datos introducidos por los usuarios o el tipo deinteraccin que se realiza sobre el sistema. El tipo de un mensaje indica la gravedad de ste y se visualizamediante un icono en algunas aplicaciones o bien en la barra de estado del sistema (parte inferior de lapantalla). Tenemos tres tipos de mensajes en Sap.

Por un lado el sistema nos puede mostrar un mensaje de advertencia o warning a travs del icono

W. Teniendo en cuenta que se trata de un mensaje de advertencia el sistema nos dejar continuar

con el desarrollo de la actividad de forma habitual.

Esto no ocurre si nos aparece el icono E que representa un tipo de mensaje de error. El sistema nonos permitir continuar hasta que no solventemos el problema del que nos informa.

Por ltimo podemos visualizar el icono I/S el cual nos informar de que se ha obtenido unaconclusin exitosa y no ha habido mensaje alguno de error.

Como podemos ver, los mensajes previstos por el sistema son los que se detallan en la pantallasiguiente:

Si accedemos, por ejemplo, a la actividad de pedido de compras, entre otras, podemos visualizar estetipo de mensajes de forma habitual:


44/48


Fecha 01/05/2012

Aitana Sap Services

Roberto Espinosa

En este caso podemos visualizar como los iconos que representan los mensajes aparecen junto a lasposiciones. Diferenciamos por tanto que tipo de mensaje implican pero debemos saber donde seproduce ese error para poder as tratarlo. Para ello podemos pulsar el icono correspondiente de cadaposicin y automticamente nos aparece una ventana en la que se nos detalla todos los mensajesexistentes as como su posicin y ubicacin.

Para solucionar estos problemas marcamos el flag correspondiente a cada posicin de los distintos

mensajes y pulsamos . El sistema automticamente nos traslada al lugar donde se haproducido el error para poder as subsanarlo.

El sistema tambin nos muestra mensajes en la barra de estado (parte inferior), con el mismocomportamiento que el indicado (W Warning en color amarillo, E Error en color rojo, I/S Informacin encolor verde).


45/48


Fecha 01/05/2012

Aitana Sap Services

Roberto Espinosa

Estos mensajes nos van informando de la respuesta del sistema a nuestra interaccin, mostrndonosposibles errores o advertencias en los datos introducidos o mensajes de realizacin correcta de losprocesos.

3.7. Configuracin del Sap Logon

El Sap Logon es el programa que se ejecuta en nuestro ordenador y nos permite conectarnos al sistemaSap. Este programa tiene algunas opciones para configurar que nos permite que tenga un

comportamiento diferente en algunos aspectos.

Para acceder a la configuracin, pulsaremos el icono en cualquier transaccin de Sap o en el menprincipal, submen Opciones.

Nos aparecer la siguiente ventana:


46/48


Fecha 01/05/2012

Aitana Sap Services

Roberto Espinosa

Disponemos de varios apartados para indicar diferentes opciones de configuracin. Los ms utiles sonlos siguientes:

Diseo interactivo / notificaciones: forma en que se comportan los mensajes del sistema(sonido, si se abre una ventana informativa segn el tipo de mensaje de error).

Datos locales: si queremos establecer un historial de campo, donde van quedando registradoslos valores que se introducen y que se nos muestra cuando trabajamos posteriormente condicho campo como una lista de valores desplegable que podemos seleccionar.

Diseo interactivo / visualizacin e interaccin: configuracin del cursor, opciones detabulacin, etc.

Se pueden configurar otros muchos aspectos como el tamao de la letra, colores, tema de visualizacinseleccionado, etc.

Como ultima aspecto interesante de la configuracin del Sapgui, este nos permite crear accesos directosde escritorio para la ejecucin de una transaccin o un report determinado, pulsando el icono de la barra

de herramientas . Se nos abrir un dialogo que nos permitir personalizar el acceso directo.


47/48


Fecha 01/05/2012

Aitana Sap Services

Roberto Espinosa

De esta forma, accederemos a la transaccin deseada de una forma rpida desde Windows (previavalidacin de la contrasea de usuario para entrar el sistema, ya que esta no se guarda en el accesodirecto por motivos de seguridad).


48/48

Aitana Sap Services

Roberto Espinosa

4.Licencia.

Este documento esta licenciado bajo Creative Commons Reconocimiento 3.0 Espaa License.

Usted es libre de:

Copiar, distribuir y comunicar pblicamente la obra.

Remezclar y transformar la obra.

Hacer un uso comercial de esta obra

Bajos las condiciones siguientes:

Reconocimiento: Debe reconocer los crditos de la obra de la manera especificada por el autor oel licenciador (pero no de una manera que sugiera que tiene su apoyo o apoyan el uso que hacede su obra).

ergonomia sap

Documents

Transcript of ergonomia sap