Delimitación de responsabilidades del personal

de diferentes aéreas

Generalidades

Diseño de la estructura organizacional

Diseño de la estructura organizacional

GerenciaEs consecuencia de cuatro aspectos a considerar

División del trabajo (Definición del puesto)

La departamentalización

Longitud del tramo de control

Delegación de autoridad

Definición del puesto

Procedimiento mediante el cual se deciden las actividades que realizara cada persona al interior de la organización

Rango o alcance del puesto

Tareas que el ocupante del puesto debe realizar y el grado de especialización que se deriva de ello

Profundidad del puesto

Nivel de responsabilidad y control que el empleado ejerce sobre sus tareas

Departamentalización

Agrupación de puestos en equipos de trabajo de varias personas.

El departamento designa un área (división o segmento) de una empresa sobre la que el administrador tiene autoridad para hacer cumplir los objetivos de la organización

Departamentalización

Características

Identifica y clasifica las actividades

Agrupa dichas actividades para cumplir con los objetivos organizacionales

Asigna autoridad a los administradores para supervisar las actividades

Establece coordinación horizontal y vertical

Longitud del tramo de control

Es el número de subordinados que dependen directamente del mismo gerente o supervisor, y determina que tan plana, alta o piramidal es la propia estructura.

Delegación de autoridad

Es la cantidad de autoridad que la organización otorga a cada puesto para que pueda realizar su tarea

Autoridad es el derecho de tomar decisiones y emitir ordenes sin necesidad de contar con el permiso de un supervisor

Gerente

Puede recibir otros nombres como son: Director, Director Gerente o Director General, es la que está en la cúspide de un organigrama.

Tiene la capacidad de que otras personas le ayuden en sus tareas o determinadas funciones, es el que dirige la empresa.

Gerente

Ditcher (1988) señala que el término gerente es un eufemismo para designar el acto de guiar a los demás, lograr que las cosas se hagan, dar y ejecutar órdenes.

Un gerente debe cumplir ciertas funciones: planeación, organización , dirección y control. Así como debe desempeñar determinados roles: interpersonales , informativos y decisorios .

Gerente

Habilidades del Gerente

1. La habilidad técnica: implica la capacidad para usar el conocimiento técnico, los métodos las técnicas y los medios necesarios para la ejecución de tareas específicas. Puede ser obtenida mediante educación formal o a través de la experiencia personal.

Habilidades del Gerente

2. La habilidad humana: es la sensibilidad o capacidad del gerente para trabajar de manera efectiva como miembro de un grupo y lograr la cooperación dentro del equipo que dirige.

3. La habilidad conceptual: consiste en la capacidad para percibir a la organización como un todo, reconocer sus elementos, y como los cambios en alguna parte de la organización afectan o pueden afectar a los demás elementos.

Funciones del gerente

1. La creación un grupo de trabajo armónico. Una entidad productiva que rinda más que la suma de los recursos incorporados a la misma.

2. Ser proactivo, es decir, armonizar en todas las decisiones y todos los actos los requerimientos del futuro inmediato y a largo plazo.

Funciones del gerente

3. Ejecutar seis tareas básicas: fijar objetivos; derivar metas en cada área de objetivos; organizar tareas, actividades y personas; motivar y comunicar, controlar y evaluar; y, desarrollar a la gente y a sí mismo.

Un gerente efectivo es aquel que:

Utiliza el consenso para llegar a acuerdos con sus colaboradores.

Se preocupa por mejorar continuamente la comunicación.

Analiza y evalúa, conjuntamente con sus colaboradores.

Enlaza logros con recompensas de una manera justa y objetiva.

Cuando se presentan conflictos, los afronta para resolverlos no para buscar culpables.

Jefe de Área

Es la persona con los conocimientos necesarios para dirigir un área específica de la empresa, administración, personal, producción, comercial, con los objetivos marcados por la Dirección.

Jefe de Área

Dependerán directamente de éste puesto:

Técnico Medio. Es la persona con titulación media que bajo la supervisión de un Jefe de Área se encargará de dirigir los departamentos o equipos de la empresa según las pautas marcadas por su superior.

Jefe Administrativo. Es la persona que con la titulación adecuada o conocimientos suficientes, se encarga, bajo la supervisión del jefe de Área, de coordinar y dirigir un departamento concreto de la administración de la empresa.

Oficial Administrativo. Es la persona que con la titulación adecuada teórico-práctica y con autonomía propia se ocupa de las labores administrativas, en espacial, contabilidad, facturación, control de gastos, y relaciones con proveedores y clientes.

Auxiliar Administrativo. Es la persona que bajo la dependencia del oficial administrativo se encarga de la mecanización, archivo y demás tareas propias del departamento de administración.

Jefe de Área

Un jefe de área se encarga de estar en contacto con el resto de los jefes de área de una empresa para tener la certeza de que estén funcionando bien.

Se encarga de las contrataciones o requisición de personal, si hace falta personal en cierta área, él puede mandar a algún otro trabajador de la empresa, a quien se le aumenta el sueldo significativamente, en caso de que el trabajador no acepte el cambio de área, se busca la manera de contratar nuevo personal.

Jefe de Área

Es responsabilidad de los jefes de área determinar si cierta que organización es la mejor para la empresa.

La organización es la infraestructura con la que llevará adelante sus actividades. El tema fundamental es cómo definen la comunicación y la jerarquía, que permiten y que restringen en la forma de intercambiar información y responsabilidades.

Esto consiste en analizar las tareas que se realizan dentro de la organización y aglutinar tareas semejantes o relacionadas en unidades organizativas coherentes de forma de maximizar el aprovechamiento de los recursos humanos y materiales, en una estructura estable, clara y sencilla. A cada funcionario le queda muy claro su función dentro del área y su línea jerárquica y de mando.

Jefe de Área

Los Jefes de Área tienen como función asegurar que sus respectivas áreas o programas cumplan sus funciones.

El Jefe de Área será el responsable del desarrollo de la actividad de su Área, coordinando a los individuos a su cargo.

Representará a su Área, en donde presentará propuestas, sugerencias, preguntas y actividades que crea oportunas para el buen desarrollo de sus actividades.

Jefe de Área

Supervisor

La supervisión es una actividad técnica y especializada que tiene como fin fundamental utilizar racionalmente los factores que le hacen posible la realización de los procesos de trabajo.

El supervisor es un elemento clave dentro de cualquier organización. De él depende la calidad del trabajo, el rendimiento, la moral y el desarrollo de buenas actitudes por parte de los trabajadores. El supervisor dirige y evalúa el trabajo y conoce a todos los trabajadores.

Definición

Objetivos de la Supervisión

Mejorar la productividad de los empleados

Desarrollar un uso óptimo de los recursos

Obtener una adecuada rentabilidad de cada actividad realizada

Desarrollar constantemente a los empleados de manera integral

Monitorear las actitudes de los subordinados

Contribuir a mejorar las condiciones laborales

Perfil del Supervisor

Conocimiento del Trabajo

Conocimiento de sus Responsabilidades

Habilidad Para Instruir

Habilidad Para Mejorar Métodos

Habilidad para Dirigir

Funciones de un supervisor

De manera muy general se puede decir que todo supervisor tiene cuatro (4) grandes funciones:

Proyectar

Dirigir

Desarrollar

Controlar

Características del Supervisor

El puesto de supervisor es tan exigente que la alta gerencia tiende a buscar Super-individuos. La mayoría de las empresas determinan criterios conforme a los cuales deben ser ajustados los candidatos a supervisor.

Energía y buena salud.Potencial para el liderazgo.Capacidad para desarrollar buenas relaciones personales.Conocimiento del trabajo y competencia técnica.Capacidad para mantener el ritmo de trabajo.Capacidad de enseñanza.Habilidad para resolver problemas.Dedicación y confiabilidad.Actitud positiva hacia la administración.

Estilos de Supervisor

ESTILO AUTOCRÁTICO

ESTILO DEMOCRÁTICO

ESTILO LIBERAL

LOS INDIVIDUOS HOSTILES

Capturista

Capturista

Descripción:

Es responsable de cubrir las cuotas de captura de datos asignados por el supervisor.

Desarrollo de actividades

De planeación:No realiza funciones de planeación.

De administración:No realiza funciones administrativas.

Técnicas:

Lleva el control de los documentos fuente que le asignaron para no revolverlos u originar omisiones de captura o duplicidad.

Verifica la calidad individual de cada documento, y en su caso, lo reporta al supervisor cuando no se entienda su lectura y exista un alto riesgo de capturas erróneas.

Desarrollo de actividades

Debe poner especial cuidado en la captura para evitar procesos que ocasionen desfasamientos en los horarios de compromiso.

Debe cubrir en tiempo las cuotas de captura asignadas a él.

Desarrollo de actividades

Regula la intensidad de su terminal para que le permita una mejor visibilidad en los menús de captura.

Reporta al supervisor fallas que detecte en la terminal y que le impidan la rapidez adecuada de captura.

Desarrollo de actividades

Control Administrativo

Es un esfuerzo sistemático para establecer normas de desempeño con objetivos de planificación, para diseñar sistemas de retroinformación, para comparar los resultados reales con las normas previamente establecidas.

Control Administrativo

Objetivos Estandarizar el desempeño

Proteger los bienes organizacionales

Estandarizar la calidad de productos o servicios

Limitar la cantidad de autoridad

Medir y dirigir el desempeño de los empleados

Alcanzar los objetivos de la empresa

ProcesoEstablecer Metas yMétodos para Medir

el Rendimiento

Medir losResultados

Tomar MedidasCorrectivas

Retroalimentación

Tipos

EN FUNCIONDE LOS

RECURSOS

EN FUNCIONDE LA

ACTIVIDAD

EN FUNCIONDE LOS

RESULTADOS

Previsión de las desviaciones de la calidad de:Recursos Humanos, Materiales y Capital

Vigila las operaciones deFuncionamiento Descripcionesdel trabajo y de las políticas.

Se centra en losresultados finales

Control PreliminarControl Concurrente

Control de Retroalimentación.

Tipos de control administrativo enfunción de los resultados

Control PreliminarTiene lugar antes de que comiencen las operaciones e incluye la creación de políticas, procedimientos y reglas diseñadas para asegurar que las actividades planeadas serán ejecutadas con propiedad.

Control ConcurrenteOcurre durante la fase de la acción de ejecutar los planes e incluye la

dirección,vigilancia y sincronización de las actividades según ocurran

Control de RetroalimentaciónImplica que se han reunido algunos datos, se han analizado y se han regresado los resultados a alguien o a algo en el proceso que se está controlando de manera que puedan hacerse correcciones

Circuito de retroalimentación del control administrativo

Desempeño deseadoDesemp

eño real

Medición del desempeño

real

Comparación entre el

desempeño real contra los estándares

Identificación de las

desviaciones

Análisis de las causas de

las desviaciones

Programa de acción correctiva

Aplicación de

correcciones