Entrevista a Erika Carlos Para adquisicin de materiales de proveedores locales, el chofer de la empresa va a comprar directamente los materiales a la empresa proveedora. El proveedor trae el producto hasta la empresa cuando se trata de proveedores de Lima. Alguna vez se import telas de China, rollos grandes con marca Per. Solo en caso de telas se recurre a la importacin. La Sra. Silvia tiene un familiar en la agencia de aduanas, a l contactan cuando se necesita una importacin de materiales. La Sra. Silvia maneja sus proveedores en su Excel: Proveedor, telfonos, direccin, N de cuenta. Directorio que maneja de manera personal. En el sistema trabajan con un ERP Digital Bussinnes pero no es usado de manera formal, ya que sus proveedores no han, sido programados en dicho sistema, manejan su base de datos de tal forma que lo puedan entender. Erika, por el tema de su tesis, obtuvo informacin sobre la base de datos de proveedores y clasifico a los proveedores por el material que abastece, incluso un material puede tener varios proveedores No se tiene una seleccin de proveedores, solo recurren a aquel proveedor con el que no tienen deuda pendiente. La persona encargada del manejo de poliuretano fabrica coderas, de esta forma han tratado de cubrir los problemas de stock con proveedores externos. Existen muy pocos proveedores locales de coderas. Las cuestiones de falta de stock eran problemas relacionados con gerencia. El motivo de su migracin desde Liverpool al parque industrial se dio por un tema de expansin de planta ya que el rea de Produccin era muy reducida. Se ha invertido mucho en esa nueva planta, por ejemplo en la compra de nueva maquinaria. Esto ha trado como consecuencia que no se pongan al da en el pago a los proveedores. Su poltica de funcionamiento es que las ventas y sus compras son al crdito, trabajan con dinero que todava no han ganado. Los problemas por falta de materiales se deben a que se tienen deudas con los proveedores por tanto ellos no acceden a brindar crditos a CJL. Se daban ocasiones en el que la planta estaba totalmente parada con mano de obra ociosa debido a la falta de materiales. Se daban casos que cuando contactaban a un proveedor solo podan ofertar una determinada cantidad hasta que se pague lo que se debe. No para todos los materiales, pero para la mayora existe proveedores alternativos en caso de escasez de material. Si buscan ms alternativas de proveedores. Hubo un caso de que cambiaron de proveedor de espuma debido a que era de mala calidad. No se tiene un MOF formal en la empresa, al preguntarle a la recepcionista sobre este tema, mencion que hubo un tiempo en que en una Hoja de Word describi sus funciones debido a que se haba pactado que cada puesto tena que describir sus funciones y procedimientos que realizaba, pero no se supo si todos lo realizaron. Siendo su produccin por pedido y siendo sus cliente MetalBus, ContiBus u otros clientes para buses personales, no se fijaban metas de ventas, solo saban el promedio de ventas semana a semana, pero no llevaban un seguimiento; incluso no buscaban otros mercados para colocar su producto y sus ventas aumenten. Organigrama del rea de logstica: Sra. Silvia gerente del rea logstica (esposa del dueo), Martn (egresado de administracin de la UPN) era asistente logstico, Srta Roco apoyo de la Sra. Silvia en la elaboracin de la rdenes de compra y pago a proveedores (depsitos bancarios) y funciones compartidas con otra reas (en RRHH para pago a los trabajadores), Kelly del rea de contabilidad que apoyaba tambin a logstica. Se repartan las actividades de cada sub empresa (sarita, hermanos y fabricaciones) pero haba descoordinaciones en cuanto a comunicacin. Martn se encarg de dar un poco de orden en ese aspecto: realizar rdenes de compra, hacer seguimiento a las rdenes de compra, verificar si el material recepcionado es el solicitado. En cuanto a las rdenes de compra. La Sra. Silvia indico a Martn como hacerle el seguimiento respectivo: Estructurar la orden de compra en un cuadro en Excel (Por ejemplo cuanto pedir), contactarse con el proveedor para verificar la demora del pedido, al momento de que llega el pedido verificar que sea lo que se ha pedido realmente (con la factura y la orden de compra en mano); a veces la entrega se realizaba por partes, por esto Martn se encargaba de registrar que cantidad se entrego en tal fecha. Pero Martn se retir en septiembre y se desconoce la situacin actual de la empresa con su ausencia en el seguimiento de estas actividades. El nico encargado del almacn es el Sr. Willy (quien segn Erika realiza muy bien su trabajo), realiza todas las actividades del almacn e incluso es encargado de la planificacin de la produccin (MRP) tiene modelos de plantillas de Excel en donde se especifica los materiales que va a utilizar para la produccin, con esta plantilla pone los productos a fabricar y el modelo le arroja las cantidades que debe pedir, este documento lo comparte con la Sra. Silvia quien revisa los pedidos que se harn por semana, de cada modelo de asiento tiene una determinada cantidad de materiales, entonces la Sra. Silvia se encarga de promediar el nmero de materiales por modelo y obtiene de forma emprica su cantidad a pedir tambin dependiendo de factores como el econmico o la cantidad de materiales que se tiene en almacn. El Sr, Willy se cree perfectamente capaz de manejar solo su almacen y opina que no necesita ayuda, no tiene segundos libres, as que si tuviera a alguien tal vez se pudieran efectuar mejoras. Gino es el encargado de preparar el poliuretano mezclando determinados volmenes de sustancias, dependiendo del modelo de asiento. El material para el poliuretano lo traen de Lima y el proveedor est registrado en la base de datos. En cuanto al procesamiento de datos, se utilizan programa como el Excel y el ERP (como ya se mencion), este ltimo lo utiliza el Area de Contabilidad. Antes la orden de compra se estructuraba manualmente, se escaneaba y se enviaba por correo al proveedor, o tambin se llevaba personalmente a la empresa proveedora. Pero si se tena el sistema ERP porque tenan que hacerlo manualmente? Entonces la encargada de sistemas activa la opcin del programa para rdenes de compra pero Erika no se qued lo suficiente en la empresa para ver si se implement el programa ERP para rdenes de compra. La transferencia de informacin entre el Sr. Willy y y la Sra. Silvia se da mediante una carpeta compartida de computadora que nicamente la Sra. Silvia puede observar. Los trabajadores conocen sus funciones de manera emprica, pero a los nuevos trabajadores no se les brinda un MOF formal. En cuanto a remuneraciones: Rocio (auxiliar de la Sra Silvia) gana S/.1200, a los practicantes no se les paga, un operario normal de planta S/.1500. La Sra Silvia por su experiencia sabe que proveedor ofrece tal material, pero no se usa un procedimiento para buscar nuevos proveedores, tal vez en gerencia se han tratado de contactar proveedores, pero no habido perioricidad ni un procedimiento PROCEDIMIENTO DE COMPRAS: La empresa recibe la orden de pedido del cliente (Bruce, MetalBus, Contibus) por medio de la recepcionista quien saca una copia de la orden de compra una se la da al Sr. Willy (Jefe de Almacen) y otra al Sr. Hernan (Jefe de produccion) y la original va al rea de contabilidad. Con la orden de pedido en la mano, el Sr. Willy empieza a llenar su plantilla de Excel (como sabemos los clientes piden por juegos) y coloca la cantidad de productos que deben entregar y los modelos matemticos ya programados en excel arroja la cantidad de cada material que se debe requerir (por ejemplo si llega un pedido de 1000 asientos se analiza cuanto de tela, fierro o poliuretano se utilizara)), dicho cuadro de Excel lo copia a un cuadro de solicitud de materiales para presentarlo a la Sra. Silvia, en l se especifica cada material, cantidad y para que orden de produccin se necesita; la programacin que realiza el Sr. Willy es para toda una semana. Luego la Sra Silvia abre su cuadro en la maana y verifica los pedidos al cliente y el plazo de entrega, priorizando a los clientes cuyo plazo es mas cercano a entregar y de manera emprica (promediando) calcula la cantidad de cada material que va a requerir, obviamente sus clculos llegan a ser errneos ya que sabe que esta pidiendo poco (su poltica es trabajar con el mnimo de materiales ya que piden al crdito y evitan incrementar la deuda, no compran para tener en inventario hasta cierto tiempo sino justo para ese pedido), a veces compra un poco mas cuando la orden prxima tambin requiere el mismo material, de esta forma planifica el pedido o cantidad a requerir (no se tiene una formula o procedimiento para calcular la cantidad ideal que van a requerir). Con estas cantidades totales (previamente sumadas en el Excel) se llenan las ordenes de compra: su numero de orden o seria, el proveedor al que se debe requerir, no se especifica el tiempo de entrega sino que se negocia telefnicamente (obviamente han surgido problemas ya que la carga se retrasa, sobre todo cuando los proveedores son de lima), asi tambin en la orden de compra no se especifica el cdigo del material (aunque el Sr. Wilder si tiene una catalogacin con codificacin de materiales que coloca en el Excel pero no est ordenado con dichos cdigos en el almacen, solo se le clasifica por sarita, hermanos y fabricaciones y los materiales que se requieren en cada uno); no existe en la orden de compra las especificaciones del material, forma de pago (todas las ordenes de compra son al crdito pero en caso de compras locales, el Sr. Reto chofer de la empresa va con la factura a comprar personalmente a los proveedores y l mismo llega con la mercanca), no llenan la direccin del proveedor ni de la empresa u otros datos adicionales (Nota: Erika tiene una foto de la orden de compra que usa(ban) por escrito en la empresa). Dicha orden de compra tiene solo dos destinatarios: el proveedor y la misma empresa (almacenado el documento escaneado) al parecer no se deriva la orden a ninguna otra rea ni entidad. Luego llega la carga con la mercanca y la factura de la compra, dicha factura va directamente al Sr. Willy quien recepciona el material y verifica si est conforme a lo que ha pedido, una vez llevado al almacn se verifica la calidad del material, separa los defectuosos e ingresa al sistema los materiales recepcionados, coloca su sello de almacen a la factura y la traslada a la oficina. Martn recibe la factura y compara si esta de acuerdo a la orden de compra que han tramitado, si no estaba conforme, se comunica con el proveedor para verificar si se trata de una entrega parcial (por partes) o se ha cometido un error en el despacho de materiales o en todo caso fue lo nico que pudo enviar el proveedor debido a las deudas de la CJL con ellos; registra en el sistema las cantidades, el da en que ha llegado y cuanto falta enviar (si ha sido la entrega en forma parcial). Luego la factura es enviada al rea de Contabilidad. El procedimiento para devoluciones se realiza de la siguiente forma: Cuando el Sr. Willy encuentra materiales defectuosos durante el control de calidad del material recepcionado, se comunica con la Sra. Silvia quien es la encargada de contactar al proveedor para hacer el cambio de los materiales defectuosos y se hace una especie de cambio en la gua de remisin o en la orden de compra para estar acorde con la factura. La nica que designaba para comprar es la Sra. Silvia, la ejecuta ella (en caso de proveedores en Lima) o el Sr. Reto en caso de las compras al contado a proveedores locales. No haba la limitacin de una cantidad limitada de monto monetario para la compra, pero si se ajustaban con los gastos de compra debido a su limitacin en capacidad crediticia. La encargada de este proceso es la Sra. Silvia. En cuanto a rdenes atrasadas, eran causadas principalmente por la demora en la compra de materiales, motivo por el cual la planta paraba por completo, ya que no se hace un correcto seguimiento a la orden de compra. Estas rdenes atrasadas tambin se deba a la tardanza en realizar el pedido al proveedor ya que rpidamente se acababa lo que haban pedido con anterioridad; as tambin por que el pedido no llegaba con la cantidad solicitada debido a diversos factores uno de ellos por el tema del stock que presentaba el proveedor. El Sr. Hernn (Jefe de Produccin) siempre est pendiente de si ya se ha pedido tal material (debido a que conoce cuales son los materiales crticos) o si ya est llegando el material. Se daban casos de que por olvido no se pedan algunos materiales. Es por esto que siempre hay contacto de produccin y logstica (Sr. Hernn y Sra. Silvia). No se tiene registro de rdenes adelantadas. El proveedor de tubos si llegaba a tiempo debido a que era un proveedor local. La actitud de la empresa CJL con proveedores que fallaban con el pedido (debido al tiempo de entrega o la calidad del producto) dependa de la situacin crediticia con dichos proveedores, pero se han dado casos en que cortaban lazos con estos proveedores que fallaban y no volvan a contactarlos. La distribucin de los productos terminados no lo maneja logstica sino el Sr. Hernn (Jefe de Produccin) ya que se encarga de los ensambles de los asientos en las carroceras de las empresas clientes o en todo caso son los clientes quienes traen sus carroceras para ensamblarles los asientos. Cuando los clientes se encuentran fuera de Trujillo, los productos terminados se envan por alguna agencia de carga, aunque no es muy frecuente este ltimo caso. No se tiene una estructura o clasificacin de inventarios, tampoco recurren a un inventario de seguridad solo se preocupan por tener los materiales suficientes para atender el pedido ms prximo. Lo ms cercano a inventario de seguridad es pedir un poco ms a lo que el jefe de almacn solicitaba debido a que eran materiales crticos, debido a la experiencia de la Sra. Silvia. No se maneja rotacin de inventario o punto de reposicin de materiales. As tambin no se conocen casos de sobre stock de materiales. La revisin de materiales (revisin de cantidades, tomas de inventario)se da diariamente y lo realiza el Sr. Willy al momento que despacha los materiales dndose cuenta (al ojo) del nivel de inventarios en almacn. Ahora, se han dado casos de que contabilidad se ha acercado a almacn a verificar inventarios por temas tributarios, pero no para anlisis logsticos.