REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN SUPERIOR

INSTITUTO UNIVERSITARIO POLITÉCNICO “SANTIAGO MARIÑO”

SEDE-BARCELONA

GESTIÒN DE

TRABAJO

Profesor: Integrantes:

Edgar Millán Jennyfer Cortés C.I.: 16.797.328

BARCELONA, MAYO 2014

En un proyecto que involucra el desarrollo de un sistema o propuesta

empleando tecnologías informáticas, suelen presentarse ciertos

inconvenientes que son causados por falta de entendimiento entre las partes

involucradas (cliente-grupo de desarrollo), por parte del cliente ya que éste

quizás no esté claro en lo que en realidad necesita o está claro pero tiene

expectativas muy altas en cuanto a la solución de un problema en particular,

creyendo en ocasiones que sus problemas se solucionaran por arte de magia

a través de un software en tiempo record. Por parte del grupo no entender lo

que quiere el cliente, lo que en realidad necesita, la falta de claridad en lo

que de verdad pueden entregar como producto final y por supuesto

problemas de comunicación dentro del grupo de desarrollo.

La forma más conveniente de efectuar un proyecto informático con éxito es

siguiendo varios pasos, haciendo un análisis exhaustivo de la situación que

presenta el cliente, determinar requerimientos, realizar un estudio de

factibilidad y en función de ello ofrecer una propuesta clara (con tiempo de

entrega real y costos reales), robusta que en realidad mejore la situación del

cliente, que en todo momento comprenda lo que recibirá al finalizar el tiempo

pautado.

Se solucionó el problema

Un proyecto de forma general es una planificación que consiste en un

conjunto de actividades que se encuentran interrelacionadas y coordinadas.

La razón principal de un proyecto es alcanzar objetivos específicos dentro de

los límites que imponen un presupuesto, calidades establecidas previamente

y un lapso de tiempo previamente definido. Un proyecto también es un

esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o

resultado único.

De acuerdo con antecedentes del Project Management Institute (PMI),

las características de un proyecto son:

La capacidad de prestar un servicio.

Un resultado como, por ejemplo, salidas o documentos.

La singularidad es una característica no tan importante de los

productos entregables de un proyecto. La presencia de elementos

repetitivos no cambia la condición fundamental, única de manejo y

propósitos de un proyecto.

Elaboración gradual: La elaboración gradual no es una buena

característica de los proyectos que acompaña a los conceptos de

temporal y único. “Elaboración gradual” significa desarrollar en pasos

e ir avanzando mediante incrementos. Por ejemplo, el alcance de un

proyecto se define de forma general al comienzo del proyecto, y se

hace más explícito y detallado a medida que el equipo del proyecto

desarrolla un mejor y más completo entendimiento de los objetivos y

de los productos entregables. La elaboración gradual no debe

confundirse con la corrupción del alcance.

El éxito de un proyecto depende de la gestión que se haga con éste o

de éste. En ese sentido surge la Gestión de Proyectos que es la aplicación

de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de

un proyecto para satisfacer los requisitos del mismo. Consiste en reunir

varias ideas para llevarlas a cabo, y es un emprendimiento que tiene lugar

durante un tiempo limitado, y que apunta a lograr un resultado único.

La gestión de proyectos surge como respuesta a una necesidad,

acorde con la visión de la organización o empresa, aunque ésta puede

desviarse en función del interés. El proyecto finaliza cuando se obtiene el

resultado deseado, y se puede decir que colapsa cuando desaparece la

necesidad inicial o se agotan los recursos disponibles por una mala

planificación o concepción del proyecto.

La definición más tradicional "es un esfuerzo planificado, temporal y

único, realizado para crear productos o servicios únicos que agreguen valor o

provoquen un cambio beneficioso. Esto en contraste con la forma más

tradicional de trabajar, en base a procesos, en la cual se opera en forma

permanente, creando los mismos productos o servicios una y otra vez".

Una buena gestión debe cumplir con las siguientes funciones:

Dado el punto de partida e iniciado el proyecto se debe Planificar

especificando los resultados que se esperan obtener y estableciendo las

estrategias adecuadas, pertinentes para conseguirlos. Luego se deben

Organizar las tareas que conforman las estrategias planificadas, asignando

funciones y responsabilidades a los miembros del proyecto así como de la

empresa a fin de lograr los resultados esperados. El siguiente paso es

Ejecutar cada una de las tareas asignadas en función del tiempo estipulado

y los recursos. Mientras se ejecutan las actividades se debe Controlar que

se estén realizando satisfactoriamente para corregir a tiempo y evitar

inconvenientes futuros. En todo momento es necesario Dirigir efectivamente

a los miembros del equipo de trabajo para que se logren las metas

planteadas, esta función es importante porque trabaja directamente con el

GESTIÓN

1

Planificar

2

Organizar

3

Ejecutar

4

Controlar

5

Dirigir

recurso humano y debe en todo momento motivar, supervisar y evitar la

dispersión de los involucrados.

La gestión de proyectos presenta ciertas fases (parecidas a las funciones de

la administración) que implican las actividades necesarias e importantes para

el desarrollo exitoso de un proyecto informático como se muestra a

continuación:

La fase de inicio o proceso de iniciación del proyecto varía en cuanto

a su duración en muchos casos puede ser corta pero es importante puesto

que se requiere la autorización y la definición de la magnitud del proyecto. En

esta fase se efectúa:

La definición del proyecto.

La producción de una primera descripción del producto.

La generación de una carta del proyecto.

El análisis de las necesidades del negocio.

Proceso de

Iniciación Proceso de

Planificación

Proceso de

Ejecución

Proceso de

Control

Proceso de

Cierre

La fase o proceso de planificación del proyecto consiste, en

esencia, en definir las actividades a ejecutar para solucionar el problema,

estimar su duración y definir los recursos necesarios (económicos, materiales

y humanos).

En esta fase se prepara el equipo para un rendimiento eficiente

durante la ejecución, se elabora un plan de desarrollo del software,

estableciendo las estimaciones del proyecto y creando un plan de

aseguramiento de la calidad. También puede implicar el desarrollo de un plan

de etapas de entregas, requerimientos, documentos de diseño detallado, un

plan de gestión del cambio y gestión de riesgos así como el acuerdo para la

arquitectura del producto.

Esta fase es de suma importancia ya que se analiza la situación actual

lo cual permitirá determinar el problema que existe, los requerimientos y

necesidades a cubrir, esto a su vez permitirá definir adecuadamente el

alcance del proyecto. En función de eso se realizará el estudio de factibilidad

(económica, operativa, legal) que permita establecer el costo del proyecto así

como la planificación temporal (tiempo de entrega por etapas y del proyecto

final). Se emplearán técnicas e instrumentos de recolección de datos (para

conocer las necesidades de los usuarios/clientes, determinar el problema y

los factores o elementos que intervienen), se realizará el estudio de

factibilidad y el análisis costo-beneficios del proyecto, se realizarán

presupuestos, se creará la agenda de trabajo, un diagrama de Gantt con las

actividades y recursos a emplear así cómo la determinación de la ruta critica

y red pert-cpm. Estas herramientas se emplean en función de los 3 aspectos

fundamentales en los que se basa la planificación el tiempo, el dinero y

calidad (recursos humanos y materiales), a fin de cubrir todos los aspectos

necesarios para pasar al proceso de ejecución.

En resumen las actividades clave en esta fase son:

Análisis del alcance del proyecto.

Realización de estimaciones de esfuerzo, costos y recursos.

Definición del plan de proyecto.

Negociación del contrato.

La fase de ejecución consiste en la coordinación de personas y otros

recursos para llevar a cabo el plan. Es el lugar donde se realiza el trabajo

real. El noventa por ciento o más de los esfuerzos del proyecto se gastan

durante esta fase, y se completa cuando se cumple la meta del proyecto. La

fase de ejecución puede constar de las siguientes acciones: desarrollo del

código, creación de casos de prueba y el establecimiento de la

documentación del usuario. Los planes de control de cambios y la gestión de

riesgos se seguirán y se realizarán los exámenes técnicos. El producto se

puede liberar en etapas que se proporcionan, incorporando una liberación

por etapas en el proceso de planificación.

Las actividades principales de esta fase son:

Establecimiento del entorno de trabajo.

Asignación de las tareas planificadas a los recursos

disponibles.

Ejecución de las tareas planificadas.

Gestión de las peticiones de cambio.

Cabe destacar que de forma paralela a esta fase, es necesario realizar

un seguimiento y control del proyecto que velará por el cumplimiento de la

planificación y la calidad del trabajo realizado. De manera que se detecten

las desviaciones antes de que se conviertan en un problema para el éxito del

proyecto.

La fase o proceso de control se produce en conjunto con la fase de

ejecución. Durante esta fase, se hace un seguimiento del trabajo, recabando

los datos relativos a la evolución real del proyecto, comparando éstos con la

programación inicial, tomando medidas correctivas cuando los hechos

difieran de lo previsto más de lo aconsejable. Esto garantiza que la calidad

de la obra siga siendo elevada y mantiene el proyecto en marcha. Esta fase

Se asignan funciones y se

inician las tereas planificadas

puede implicar la realización de pruebas y corregir los posibles defectos.

Durante esta fase, es imperativo que el equipo se mantenga enfocado y

comunique el estado del proyecto y los hitos futuros regularmente.

En esta fase se realizan esencialmente 4 tipos de actividades:

Seguimiento de tareas e hitos planificados.

Gestión de entregables (incluido control de la calidad).

Gestión de incidencias.

Generación de informes de seguimiento.

La fase o proceso de Cierre suele ser la fase más corta de un

proyecto, pero no menos importante que las otras. Esta fase establece el

cierre formal del proyecto, revisa los éxitos y los fracasos con miras a mejorar

el próximo. La estrecha fase puede consistir en comunicar el archivo del

proyecto, captura de lecciones aprendidas y evaluación de la ejecución

contra el plan del proyecto.

Las tareas clásicas a realizar dentro de esta fase son:

Cierre formal del proyecto por parte de todos los actores

involucrados en el proyecto

Se buscan fallas y se corrigen

Realización del backup (copia) del proyecto.

Análisis de los resultados con respecto a las estimaciones

iniciales.

Actualización de la base de conocimiento con todo lo

aprendido.

Por último, una vez ha finalizado la ejecución del proyecto es

recomendable realizar el análisis y la evaluación sobre la realización del

mismo: diferencias entre previsiones y duraciones reales de las actividades,

entre presupuesto y coste real, etc. Esta última fase es crucial debido a que

los principales inconvenientes en la Gestión de Proyectos no son inherentes

a las técnicas en sí, sino que provienen de la capacidad y experiencia de los

responsables. Por ejemplo, estimaciones de tiempo realista, buena

distribución de recursos e información adecuada a todos los participantes en

el proyecto. En definitiva, analizar y evaluar los errores cometidos

proporcionará una experiencia valiosa (al responsable y al grupo de

desarrollo en general) para la planificación, ejecución y control de proyectos

futuros, aunque ya no tenga efecto sobre el proyecto que acaba de finalizar.

En términos generales se puede decir que el éxito de un proyecto depende

en gran medida de la gestión que se haga del mismo. Un buen inicio,

dejando los puntos claros y una buena planificación evitará descontentos,

insatisfacciones y desavenencias con el cliente, entre éste y el grupo de

desarrollo. Es vital descifrar el problema y determinar los requerimientos o

necesidades reales del cliente y usuarios finales organizando

adecuadamente todas las ideas y la información que se pueda recabar al

respecto para de esta manera poder definir el proyecto ofreciendo una

solución que permita solventar las fallas para beneficio del cliente evitando

en todo momento ofrecer soluciones mágicas sin impacto de ningún tipo, es

decir, sin crear falsas expectativas en el cliente. La ejecución efectiva de lo

planificado dependerá también del seguimiento y el control eficiente que se

haga de las mismas evitando desviaciones y fallas que puedan alterar dicha

planificación y la posterior entrega del proyecto final, esto dependerá mucho

de la dirección o del trabajo que realice el líder del proyecto.

Organizar las ideas, definir bien el

problema y las necesidades

Iniciar el proyecto

Planificar

Ejecutar lo planificado

Controlar la ejecución

Cerrar el proyecto

Permitirá efectivamente:

Logrando entregar el proyecto sin problemas

Solución Satisfactoria

INFOGRAFÍA

Centro de Apoyo Tecnológico a Emprendedores. (15 de enero de 2013).

Bilib. Recuperado el 20 de mayo de 2014, de

http://www.bilib.es/recursos/articulos-tecnologicos/articulo-

tecnologico/doc/guia-basica-para-la-gestion-de-proyectos-it-de-forma-

exitosa/

Crow, Alissa. (Fecha de publicación desconocida). EHow en español.

Recuperado el 20 de mayo de 2014, de

http://www.ehowenespanol.com/fases-gestion-proyectos-software-

lista_510510/

Vicuz. (29 de octubre de 2013). Wikipedia. Recuperado el 20 de mayo de

2014, de http://es.wikipedia.org/wiki/Gesti%C3%B3n_de_proyectos