ENFOQUES DEL TIEMPO Y TIEMPO DISCRECIONAL

Tiempo Respuesta: es el que obliga a estar en función de dar respuesta a lo que se presenta y que no sabemos por anticipado, es simultáneo, impredecible y disperso. 

Tiempo Discrecional: es el tiempo controlado, focalizado, el que se puede decidir y se concreta la atención solamente en una cosa. Cada uno de estos tiempos es el 50 % de la jornada. Sin embargo existe la sensación de que el Tiempo Discrecional es menor y que se escapa del control. Es importante tener en cuenta estos diferentes tipos para no planificar la utilización de todo el tiempo, ya que parte de él es utilizado para el tiempo de respuesta. 

Por lo tanto, si bien se resaltó la importancia de la planificación, se debe saber que no todo el tiempo es planificado ni se debe planificar. Hay que evitar los extremos buscando la línea media que es poder decir que hay actividades que son panificables, que son anticiparles y hay otras que no lo son ni deben serlo. Planificar es tomar decisiones por anticipado, planteando cuáles son los objetivos para decidir adecuadamente. Los objetivos deben ser: 

Realistas estimulantes. Flexibles. Verificables.

EL PRINCIPIO 90/10.

Sólo aproximadamente el 10% de nuestra perturbación se relaciona con la experiencia presente. Al comprender la manera en que los sentimientos no resueltos del pasado emergen en forma periódica, resulta fácil comprender por qué podemos sentirnos tan heridos por nuestra pareja. Cuando nos sentimos perturbados, cerca del 90% de la perturbación se relaciona con nuestro pasado y no tiene nada que ver con lo que pensamos que nos está perturbando. En general, sólo aproximadamente el 10% de nuestra perturbación se relaciona con la experiencia presente. Veamos un ejemplo. Si nuestra pareja se muestra un poco crítica, puede herir nuestros sentimientos. Pero como somos adultos, somos capaces de comprender que no tiene la intención de ser crítica o quizá vemos que tuvo un mal día.

Esta comprensión hace que su crítica no resulte demasiado perjudicial. No la tomamos en forma personal. Pero otro día su crítica es muy dolorosa. Ese día nuestros sentimientos del pasado están emergiendo. Como resultado de ello somos más vulnerables a la crítica de nuestra pareja. Duele mucho porque de niño fuimos criticados severamente. La crítica de nuestra pareja duele más porque pone en evidencia nuestro doloroso pasado. De niños no éramos capaces de entender que éramos inocentes y que la negatividad de nuestros padres era problema de ellos.

En la niñez nos tomamos toda crítica, todo rechazo y toda culpa en forma personal. Cuando emergen estos sentimientos no resueltos de la niñez, podemos interpretar con facilidad los comentarios de nuestra pareja como si fueran el producto de la crítica, el rechazo y la culpa. Mantener una conversación adulta en esos momentos resulta difícil. Todo es malinterpretado.

Cuando nuestra pareja parece crítica, el 10% de nuestra reacción se relaciona con su efecto sobre nosotros y el 90% se relaciona con nuestro pasado. Imagine que alguien golpea un poco su brazo

(*)Tipos de instrumentos pueden ser: Lista de Cotejo (LC) o Guía de Observación (GO)

o se da la cara suavemente contra usted. No duele mucho. Ahora imagine que tiene una herida abierta o inflamada y alguien comienza a golpearla y choca contra usted. Duele mucho más.

Del mismo modo, si los sentimientos no resueltos están emergiendo, estaremos excesivamente sensibles a los golpes normales. Al principio de una relación podemos no sentirnos tan sensibles. A nuestros sentimientos del pasado les lleva tiempo emerger. Pero cuando finalmente lo hacen, reaccionamos en forma diferente ante nuestra pareja. En la mayoría de las relaciones, el 90% de lo que nos está perturbando no resultaría perturbador si nuestros sentimientos no resueltos del pasado no emergieran.

¿Cuál es este Principio?

El 10% de la vida está relacionado con lo que te pasa. El restante 90% está determinado por lo forma en que reaccionas a eso que pasa. ¿Qué quiere decir esto?

Nosotros realmente no tenemos control sobre el 10% de lo que nos sucede. No podemos evitar que el automóvil se descomponga, que el avión se retrase, que nos sorprenda la lluvia, que un automovilista pueda obstaculizarnos en el tráfico. Lo cual tirará por la borda todo nuestro plan.

No se tiene el control de este 10%.

El otro 90% es diferente. Solamente uno lo determinas. Cómo?... Con tu reacción. Tú no puedes controlar el semáforo en rojo, pero puedes controlar tu reacción. No dejes que la gente se aproveche de ti. Tú puedes controlar cómo reaccionas. Usemos un ejemplo: Estás desayunando con tu familia. Tu hija tira una taza de café y salpica tu camisa de trabajo. Tú no tienes control sobre lo que acaba de pasar. Lo siguiente que suceda será determinado por tu reacción.

Debido al incidente, maldices y regañas severamente a tu hijo por no tener cuidado. Él empieza a llorar. Después de reprenderlo, volteas hacia tu esposa y la culpas por colocar el recipiente cerca de la orilla de la mesa. A lo anterior, sigue una discusión entre ambos. Vociferando vas a la recámara a cambiarte la ropa. Cuando regresas tu hijo continúa llorando porque además de lo ocurrido, también perdió demasiado tiempo, lo que le impidió tomar el transporte escolar.

Tu pareja debe irse inmediatamente y no puede llevarlo. Muy molesto tomas al niño de la mano y suben al coche. Como ya estás atrasado, manejas a 90 kilómetros por hora en una calle en la que la velocidad permitida es de 70 kilómetros. Después de 15 minutos de retraso y de obtener una multa de tránsito llegas a la escuela. Tu hijo corre a la puerta sin decirte adiós.

Al llegar a la oficina, media hora tarde, te das cuenta de que olvidaste tu portafolio con los documentos de la reunión de trabajo que tenías programada. Tu día empezó de manera terrible y tal parece que se pondrá cada vez peor. Ansías que termine para que puedas regresar pronto a casa. Pero cuando llegas a tu hogar encuentras un distanciamiento marcado en la relación tanto con tu esposa como con tu hijo. ¿Por qué? Todo es una consecuencia de la manera en la que te comportaste en la mañana.

¿Por qué tuviste un pésimo día? ¿Qué lo causó?

a) El café que cayó sobre tu camisa.b) Tu hijo que tiró la taza.c) El agente de tránsito que te multó.d) La reunión sin documentos.e) Tu reacción.

La respuesta correcta es el inciso (e).

Tú no tenías control sobre lo que pasó con el café (10 por ciento). La forma en cómo reaccionaste ante este hecho fue lo que motivó tu mal día (90 por ciento).

Te presento lo que debió haber sucedido: La taza de café se voltea y salpica tu camisa. Tu hijo está a punto de llorar (10 por ciento). Tú cariñosamente le dices, “no te preocupes, sólo necesitas tener más cuidado la próxima vez”. Después de cambiarte, tomas tu portafolios y miras por la ventana al niño subirse al autobús escolar. Él voltea, te dice adiós con la mano. Tú le respondes con el mismo gesto (90 por ciento).

¿Notaste los contrastes? Dos escenarios distintos. Ambos empezaron igual. Los dos terminaron de manera muy diferente. ¿Por qué?: Porque realmente tú no tienes control sobre el 10 por ciento de lo que sucede. Pero sí en el otro 90 por ciento, que se determina por tus reacciones.

Situación (10 por ciento)

Reacción (90 por ciento)

Genera Da como resultado

El café derramado sobre tu camisa.

Negativas tanto con tu hijo como con tu esposa. 

Peleas, enojos, pérdida de tiempo.  Alteración de todo lo planeado para el día.

Problemas   en   casa,   en   el traslado hacia el trabajo y en el trabajo.      Un   estrés   lo   suficientemente poderoso como para desarrollar problemas físicos y emocionales severos. 

Situación (10 por ciento)

Reacción (90 por ciento)

Genera Da como resultado

El café derramado sobre tu camisa

Controladas   y positivas   con   tu hijo   y   con   tu esposa.

Mantener   lo programado   bajo control   y   sobre   todo conservar   nuestras relaciones   familiares estables (autocontrol).

Se evita el estrés y, sobre todo, se conserva nuestra salud física, mental y emocional. 

Ciclo de productividad.

La productividad implica la mejora del proceso productivo, la mejora significa una comparación favorable entre la cantidad de recursos utilizados (insumos) y la cantidad de bienes y servicios producidos. Con frecuencia el termino de productividad se confunde con el termino de producción muchas personas piensan que a mayor producción más productividad.

PRODUCCIÓN: es la actividad de producir bienes o servicios.

PRODUCTIVIDAD: se refiere a la utilización eficiente de los recursos (insumos) al producir bienes y/o servicios. Productos. Variables de productividad.

1.-Mano Obra: la mejora en la contribución de mano de obra a la productividad es el resultado de un esfuerzo laboral más sano, mejor educado y mejor fomentado.

2.-Capital: a medida que los impuestos incrementan el costo de capital, la inversión de capital se torna más cara.

3.- Artes y Ciencias de la Administración: la administración incluye mejoras llevadas a cabo por medio de la tecnología y la utilización de un conocimiento.

Ciclo de la productividad.

1.-MEDICION DE LA PRODUCTIVIDAD: cuando se inicia un programa de productividad debe comenzar a medirse.

2.-EVALUACIÓN DE LA PRODUCTIVIDAD: una vez medidos los niveles productivos tienen que evaluarse y compararse con los valores planeados.

3.-PLANEACIÓN DE LA PRODUCTIVIDAD: se planearan las metas a corto o largo plazo.

4.-MEJORAMIENTO DE LA PRODUCTIVIDAD: para que las metas se logren se llevan a cabo mejoras continuas.

El ciclo de la productividad nos muestra el mejoramiento de la misma. Un programa de productividad no es un proyecto de una sola vez, es un programa constante y continuo.

Circulo Virtuoso de La productividad:

Ley de Parkinson.

La ley de Parkinson afirma que "el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine".

Para muchos, cuando más tiempo se tenga para hacer algo, más divagará la mente y más problemas serán planteados.

Las tres leyes fundamentales de Parkinson son:

"El trabajo crece hasta llenar el tiempo de que se dispone para su realización".

"Los gastos aumentan hasta cubrir todos los ingresos".

"El tiempo dedicado a cualquier tema de la agenda es inversamente proporcional a su importancia".

Estas tres leyes, al igual que otras que Parkinson formuló, como la ley de la dilación o el arte de perder el tiempo y la ley de la ocupación de los espacios vacíos: por mucho espacio que haya en

Utilización inteligente de los Recursos Humanos, Tecnología, Energía, Materia Prima e información.

Disminución de costos y Aumento de

producción

Satisfacción y necesidades

Mejora competitiva.

Mejora Nivel de vida

Productividad

una oficina siempre hará falta, son leyes extraídas de la experiencia cotidiana, mediante las cuales, al tiempo que se describe o pone de manifiesto una determinada realidad, se denuncia la falta de eficiencia del trabajo administrativo.

La importancia de la Ley de Parkinson se deriva del hecho de que es una ley de crecimiento basada en un análisis de los factores que rigen tal crecimiento. La validez de esta ley, descubierta reciente- mente, ha de basarse sobre todo en pruebas estadísticas. Para el lector general quizá resulte más interesante la explicación de los factores que subyacen a la tendencia general que esta ley viene a definir. Prescindiendo de detalles técnicos (que son numerosos) podemos diferenciar, en principio, dos fuerzas motrices. Podemos representarlas, a estos efectos, por dos afirmaciones casi axiomáticas, a saber:

(1) «Todo funcionario necesita multiplicar el número de subordinados, no el de rivales»

(2) «Los funcionarios se crean trabajo unos a otros»

Para entender el Factor 1, imaginémonos a un funcionario llamado A que se encuentra abrumado de trabajo. Da igual que tal exceso de trabajo sea real o imaginario, que esa sensación (o ilusión) de A muy bien puede deberse a una disminución de su propia energía: síntoma normal de la mediana edad.

Bibliografías.

Stephen P; De Cenzo A (1996), Fundamentos de Administración, Conceptos y aplicaciones Distrito Federal. México Prentice Hall.

Terry & Franklin; (1985), Principios de Administración, Distrito Federal. México CECSA.

Sitios Web.

http://www.dre-learning.com/download/servicios/principio_90_10.pdf

http://www.inteligencia-emocional.org/aplicaciones_practicas/el_principio_90_10.htm

http://bioinfo.uib.es/~joemiro/teach/material/escritura/parkLawCol.pdf