Enfoque de Sistemas Administrativos

8/13/2019 Enfoque de Sistemas Administrativos

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CAPITULO III

EL ENFOQUE DE LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS ENLAS ORGANIZACIONES

A.Introduccin.B.El enfoque de los sistemas administrativos

en las organizaciones.C.Ambiente Administrativo.D.Conceptos bsicos.

1. Sistema.2. Procedimiento.3. Actividad.4. Operacin.5. Funcin.6. Estructura orgnica.7. Simplificacin del trabajo.8. Productividad.

E. Las reas de asesora en el sector pblico yprivado para el diseo de sistemas

administrativos.

1. Antecedentes de las unidades deorganizacin y mtodos.

2. Funciones de asesoramiento.3. Organizacin lineal y de staff.

F. Staff o Asesora.G.Razones para usar los servicios de un

departamento de staff o de asesoramiento.

H.Modelo General de un SistemaAdministrativo.

I. Unidades de organizacin y mtodos.J. Funciones genricas de una unidad de

organizacin y sistemas.K.Unidad de control de gestin.L. Funciones de una unidad de control de

gestin.


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M.Aspectos bsicos de una unidad de controlde gestin.

1. Participativo.2. Integracin.3. Dinamismo.4. Totalidad.5. Flexibilidad.6. Retroalimentacin.

Concluido el estudio de este captulo, el lector ser capaz de

Definir conceptos bsicos usados en los sistemas administrativos. Identificar las reas de asesora administrativa. Disear un Modelo de un Sistema Administrativo. Diferenciar unidades asesoras de unidades de control. Sealar las razones para usar los servicios de una unidad de Staff. Conocer las caractersticas de la Unidad de Organizacin y Mtodos


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A. Introduccin.

Los sistemas administrativos son considerados las herramientas bsicas

de cualquier organizacin. Cuando son bien concebidos, gracias a ellos, las

actividades administrativas pueden fluir normalmente.

La utilizacin de sistemas administrativos parece ser la metodologa

mas adecuada para el logro de los objetivos centrales de cualquier

organizacin. No se puede decir que el buen rendimiento, habilidad para

gerenciar, lograr nuevos negocios y crecimiento de una organizacin, etc. se

debe a la casualidad, sino que depende en gran parte de la planeacin y diseo

de los sistemas administrativos y de informacin como base fundamental en

todo proceso de decisiones.

La rapidez con que se producen los cambios, ya sean sociales,

ambientales, tecnolgicos, etc, conllevan a las organizaciones a idear sistemas

administrativos ms dinmicos, ms fluidos y flexibles que permitan rompercon la perpetuidad de las estructuras organizacionales y procedimientos

tradicionales con el fin de lograr valores programticos que permitan la

integracin de insumos complejos, tanto internos como externos.

En la actualidad, la mayora de las organizaciones modernas apuestan al

desarrollo de sistemas administrativos que le permitan hacer frente a la

complejidad y multiplicacin de las operaciones en forma bastante efectiva.


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B. El Enfoque de los sistemas administrativos en lasorganizaciones.

Los sistemas administrativos deben sustentarse bsicamente en tres

subsistemas:

1. Los subsistemas de planeacin, regulacin y control.2. El subsistema de operacin .3. El subsistema de apoyo, tanto administrativo como institucional.

Estos subsistemas, conformaran un modelo general de un sistema

administrativo, los cuales trabajando coordinadamente son los que lograrn el

engranaje adecuado para el buen funcionamiento de la organizacin.

El avance tecnolgico, el tamao de las organizaciones y la rapidez con

que se producen los cambios en el orden poltico, econmico, jurdico, fiscal

y social, estn obligando a idear procedimientos administrativos ms

dinmicos, ms fluidos y flexibles que a veces tienden a romper con las

estructuras y procedimientos del desempeo exacto y eficiente que aconseja la

administracin tradicional, a efecto de lograr valores programticos que

reclaman la unificacin e integracin de insumos complejos, tanto internos

como externos. Es decir, los requerimientos de operatividad para responder a

la dinmica del ambiente que se encuentran en la produccin, o sea en los

resultados; con un concepto de eficacia o efectividad, ms que en los

procedimientos internos, con un criterio de eficiencia.


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C. Ambiente Administrativo.

La forma como se establecen los enlaces entre la organizacin y suambiente es mediante los elementos cclicos: Insumo-Proceso Organizacional-

Producto-Retroalimentacin. Las transacciones que realiza la organizacin a

travs de estos enlaces varan en frecuencia, intensidad, duracin y direccin,

segn la disposicin que ocupa el sistema organizacional dentro del ambiente.

Se pueden distinguir por lo tanto dos clases de ambiente: el cercano,

inmediato o enfocado y el distante, mediato o difuso.

El Ambiente inmediato, cercano o enfocado, se compone de la

amalgama de personas, organizaciones y medio fsico con las cuales la

organizacin tiene transacciones o contactos directos e intensivos, adems de

ser los que condicionan las circunstancias que afectan la asignacin de

recursos y la absorcin de los productos.

Resulta obvio que las transacciones de una organizacin con su

ambiente inmediato o cercano son frecuentes, de una gran intensidad y muy

directas, aunque su duracin vara debido a la dinmica y al cambio a que

estn sujetas.

El contenido y forma del ambiente inmediato dependen de la naturaleza

de la organizacin y de sus actividades; sin embargo, en trminos generales

consta de componentes como las personas que absorben los bienes o servicios

de la organizacin, las instituciones directamente relacionadas con las

actividades de la misma, las unidades supervisoras tanto ejecutivas como

legislativas, la disponibilidad de recursos, etc.


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El ambiente distante, lejano o difuso: Se refiere a las fuerzas ms

amplias de la sociedad o las personas o entidades que influyen o tienen

impacto en forma indirecta sobre la organizacin o en forma directa sobre el

ambiente inmediato. Las transacciones de la organizacin con el ambiente

distante, a pesar de ser penetrantes, son por tanto indirectas, de baja frecuencia

e intensidad, aunque a veces de una mayor persistencia en el tiempo que las

del ambiente inmediato. Entre las fuerzas, organizaciones e individuos que

componen el ambiente distante de una organizacin se pueden mencionar las

condiciones econmicas generales, las tendencias demogrficas, el nivel

tecnolgico, la estabilidad poltica, el nivel cultural, la estructura de otros

sistemas no directamente relacionados, etc.

D. Conceptos Bsicos.

1. Sistema: Conjunto ordenado de procedimientos (operaciones ymtodos), relacionados entre s, que contribuyen a realizar una

funcin, a lograr un objetivo. Un sistema se compone:

Elementos Fsicos:

Formas Reportes Equipo Material Papel


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Elementos de Informacin:

Datos Archivo de Datos (Memoria) Instrucciones, Cmo Hacerlo ? Procedimientos, Qu hacer y cmo hacerlo ? (Mtodo) Medias evaluaciones-comparaciones.

Elementos Humanos:

Quin Acciones tomadas Conexiones-interrelaciones

2. Procedimiento: Es la sucesin cronolgica y secuencial deoperaciones concatenadas entre s, que se constituyen una unidad,

en funcin de la realizacin de una actividad o tarea especifica

dentro de un mbito predeterminado de aplicacin.

Es una serie de actividades u operaciones ligadas entre s

por un conjunto de empleados, ya sea dentro de un mismo

departamento o abarcando varias direcciones de una dependencia

para obtener el resultado que se desea. Ejemplos: Pago de

nmina, adquisicin de mobiliario, seleccin y contratacin de

personal, control de existencias, etc.

3. Actividad: Conjunto de actos o labores especficas (Operativas) arealizar por un individuo, departamento, unidad. Tambin puede

definirse como una o ms operaciones afines y sucesivas que


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forman parte de un procedimiento ejecutado por una misma

persona o una misma unidad administrativa.

4. Operacin: Es la divisin mnima del trabajo. Pueden ser Fsicaso mentales; en conjunto conforman una actividad y, si son

secuenciales, forman un procedimiento.

5. Funcin: Conjunto de actividades afines y coordinadas,necesarias para alcanzar los objetivos de un organismo social.

Con la funcin se identifican las atribuciones que se refieren a un

rgano y consiste en una trascripcin textual y completa de las

facultades conferidas a la entidad o a sus unidades administrativas

de acuerdo con las disposiciones jurdicas que dan base legal a

sus actividades.

6. Estructura Orgnica: Es la forma en que estn ordenadas lasunidades que componen una organizacin conforme a criterios de

jerarqua. Dentro de la Estructura Orgnica se consignan:

Principales puestos y unidades. Lneas de autoridad y responsabilidad. Niveles Jerrquicos.

7. Simplificacin del Trabajo: Es el uso organizado del sentidocomn para encontrar formas ms fciles y mejores de realizar

una tarea. La simplificacin del trabajo posibilita la

racionalizacin de las tareas, lo que permite el abatimiento de

costos, menor inversin de capital y el mejoramiento de la


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rentabilidad de nuestros recursos y de los interesados en la

empresa.

8. Productividad: Es una relacin entre los bienes o serviciosproducidos, y los factores o insumos empleados para ello. El

ndice as obtenido expresa el grado de aprovechamiento de los

recursos y es, por tanto, un indicador de eficiencia al producir un

bien o servicio.

La definicin de productividad puede darse en funcin de

tos los factores que intervienen en los procesos considerados,

aunque tambin puede referirse a un solo factor en particular. El

ndice que relaciona al total de produccin entre todos los

factores productivos se denomina productividad global o total. En

cuanto a ndices parciales o particulares puede hablarse de

productividad del trabajo, del capital o de las inversiones.

E. Las reas de Asesora en el Sector Pblico y Privado para elDiseo de Sistemas Administrativos.

1. Antecedentes de las unidades de organizacin y mtodos.En los aos 70 comenzaron a establecerse las bases para la

promocin y coordinacin de la Reforma Administrativas, donde

se dispuso que en las secretaras y los ministerios, as como

organismos descentralizados y empresas de participacin estatal,

se establezcan comisiones internas de administracin con el

propsito de realizar las reformas para el mejor cumplimiento de


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sus objetivos e incrementar su propia eficiencia; asimismo se

dispuso el establecimiento de unidades de organizacin y mtodo

(UOM)para el asesoramiento tcnico y la ejecucin de dichas

reformas. En este acuerdo se recomend que en cada unidad del

sector pblico se establecieran unidades de organizacin y

mtodo (UOM) encargadas de analizar y proponer medidas de

racionalizacin de administrativa; operan como rganos asesores

de funcionarios responsables de las reformas

microadministrativas.

Luego, fueron creadas las unidades de organizacin ymtodos en todo el sector pblico, como instrumentos

fundamentales para lograr la reforma administrativa de la

administracin pblica. Las unidades de organizacin y mtodos

se encargaban de asesorar tcnicamente el planteamiento y la

ejecucin de las reformas que dependieran directamente del

titular de cada dependencia del funcionamiento en el que se

delegar la autoridad en materia de coordinacin y

racionalizacin administrativa.

En la dcada de los ochenta se reorientan los esfuerzos y

se comienzan a crear las Unidades de Modernizacin en la

Administracin Pblica con objetivos orientados hacia la:

Racionalizacin administracin de recursos.

Reorganizacin y modernizacin de sus servicios. Simplificacin de sus trmites y servicios

administrativos.


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Finalmente en los aos noventa, se orientaron los esfuerzos

para salir de la crisis econmica, poltica y social. Las nuevas

relaciones abiertas con el Tratado de Libre comercio y la

globalizacin de la economa tendran profundas recuperaciones

en los distintos sectores productivos. Las estrategias de

mercados sin fronteras es consecuencia del desarrollo de la

tecnologa y la evolucin de las necesidades. La empresa se

orienta hacia el cliente para disear un producto que brinde los

servicios de alta calidad que los satisfagan plenamente.

2. Funciones de AsesoramientoEl asesoramiento en las organizaciones se da por el

crecimiento vertical de las mismas; es decir, por las relaciones

entre el superior y el subalterno, donde el primero delega

autoridad al segundo, quien a su vez delega a otro y as

sucesivamente, hasta formar una lnea de la cima al fondo de la

estructura orgnica.

As la funcin de autoridad de staff es de apoyo, destinada

al ejecutor y en la mayora de las empresas el trmino staff puede

deberse a la necesidad de ayuda en el manejo de detalles, la

necesidad de localizar datos precisos para tomar una decisin, y a

la de consejo tcnico y especializado en determinados problemas

administrativos. En muchas compaas de negocios los

funcionarios ejecutivos encuentran que las ramificaciones de los

modernos sistemas son tan numerosas que requieren ayuda en

forma de ejecutivos staff y de unidades de organizacin.


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La mayora de las relaciones entre autoridad y staff se

caracterizan por las relaciones de autoridad gerente a gerente y

existen muchos niveles administrativos en la estructura de la

organizacin. El obstentador de la autoridad staff comnmente

recibe el ttulo de ejecutivo de staff o funcionario de staff.

3. Organizacin Lineal y de Staff.Una forma muy usual de dividir el trabajo, con excepcin

de la aplicada en empresas muy pequeas, es repartirlos entre

ejecutivos de lneas y ejecutivos de staff. Los ejecutivos de lnea

son los que contribuyen directamente a obtener las utilidades, ya

sea con la fabricacin del producto o prestacin del servicio, o

bien, con su venta.

Los ejecutivos de staff facilitan el trabajo de lnea al

prestarles servicios, asesora e informacin y revisar su

desempeo en varios aspectos.

El uso de la autoridad de staff condiciona la autoridad

lineal y la convierte en una organizacin de lnea y de staff, tipo

que predomina en la mayora de los organizaciones.

F. Staff o Asesora

Este tipo de autoridad es especializada para los gerentes de lnea. Un

gerente asesor estudia los problemas, ofrece sugerencias y prepara planes para

el uso y la ayuda del gerente de lnea. Por lo general, el trabajo del asesor

puede ser aceptado, modificado o rechazado por el gerente de lnea. Los

consejos son de poca utilidad a menos que se utilicen.

Una gran porcin del trabajo de un asesor es vender, no hablar, y el

gerente de lnea debe darse cuenta que est recibiendo consejos, no rdenes.


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El verdadero fin de un funcionario staff en una organizacin, no

siempre se entiende con claridad; consiste en aconsejar, no en buscar el

consejo de su superior sobre un problema. Los miembros del staff estn para

ayudar, recomendar y aclarar dudas. Con demasiada frecuencia se aprueba

ntegramente el trabajo del staff, pero no se pone en prctica.

G. Razones para usar los servicios de un departamento de staff

o de asesoramiento.

Existen varias razones para requerir los servicios de un departamento de

staff, entre otras, podemos mencionar las siguientes:

Los jefes de lnea no tienen la preparacin tcnica especfica querequiere la eficiencia del servicio que ellos deberan realizar; por

ejemplo, las tcnicas de seleccin de personal de una organizacin.

Los jefes de lnea o funcionales, an, en el caso de que tengan lapreparacin suficiente que demanda la especializacin, por lo

general no tienen mucho tiempo para llevarla a cabo, de all que

requieran de segundas manos, los especialistas, por ejemplo, en los

casos de adiestramiento de obreros.

Por razones de uniformidad en su aplicacin, conviene encomendarlelos servicios especializados a un tcnico en la materia que

directamente coordine y supervise el trabajo.

H. Modelo general de un sistema administrativo.


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En el estudio de los sistemas organizacionales hemos visto que el

suprasistema ambiental suministra el marco de referencia dentro del cual

funcionan las organizaciones, y que el sistema administrativo es el medio que

une los otros subsistemas primarios, como lo son: el Tcnico, el Psicosocial, el

Estructural y el de Metas y Valores. Es decir, el sistema administrativo tiene

como objetivo primordial integrar las actividades, a fin de conseguir los

objetivos explcitos e implcitos.

En materia de organizacin y mtodos, la tecnologa se considera como

la nomenclatura ms adecuada para constituirse como rgano regulador, de

apoyo o de asesora; la cual est basada en el modelo terico del enfoque de

sistemas para el anlisis de la organizacin. El rea de influencia de estas

unidades parte del anlisis e interrelacin de las funciones bsicas que sean de

la competencia de las distintas reas de la empresa en estudio, conforme al

modelo general de un sistema administrativo.

Dicho modelo se utiliza como un enfoque sistmico que permite

confrontar las operaciones de las unidades de organizacin y mtodos, sus

acciones de regulacin y control, as como las de apoyo. El modelo consta de

tres subsistemas, que son:

Subsistema de planeacin, regulacin y control. Subsistema de operacin. Subsistema de apoyo.

Veamos el siguiente esquema donde se muestra un Modelo

Administrativo y sus componentes principales:

Modelo General de un Sistema Administrativo


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Elementos:

Planeacin Programacin Informacin y estadsticas Desarrollo institucional Evaluacin y control Presupuesto Organizacin Informtica

SubsistemaDe Planeacin,

Regulacin y Control

Elementos:

Orientacin institucional Construccin Produccin de bienes Prestacin de servicios Apoyo tcnico Promocin Venta de servicios

y/o productos

SubsistemaDe Operacin

SubsistemaDe Apoyo

Elementos:

APOYO ADMINISTRATIVO: Recursos humanos Recursos financieros Recursos materialesAPOYO INSTITUCIONAL Asuntos jurdicos Comunicacin social Relaciones pblicas

I. Unidades de Organizacin y Mtodos.


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Al implantarse un sistema en una organizacin se producen cambios

que afectan las operaciones de las unidades administrativas por lo tanto deben

revisarse los procedimientos para adaptarlos al nuevo sistema. Muchos

piensan que en una organizacin el principal problema es su tamao, en

realidad lo que mata a una empresa es el tamao mal administrado. La unidad

de Organizacin y Mtodos nace cuando la incertidumbre y la inestabilidad

econmica que puede vivir cualquier pas del mundo lleva a los empresarios y

gerentes a buscar soluciones rpidas para adaptarse a los grandes cambios

econmicos y en s, a las tendencias del mercado en cuanto a tecnologa de

informacin y tecnologas en general .

Una unidad de organizacin y mtodos es la encargada de conocer y

tratar los problemas en una organizacin tanto los estructurales como los de

procedimientos, problemas generados por cambios organizacionales o

adecuacin de sistemas formales, proponiendo soluciones a estos problemas

con el fin de mejorar la eficiencia en la organizacin. Para lograr tal objetivo

esta unidad debe mantener la flexibilidad en la empresa dejando a un lado las

estructuras rgidas, esta tarea es a veces muy difcil de cumplir ya que por

naturaleza las personas rechazan los cambios.

Es tambin tarea de la unidad de organizacin y mtodos buscar nuevos

sistemas que fortalezcan la competitividad y con ello incorporarse a la actual

globalizacin de mercados, esto obedece a la necesidad de encontrar y

presentar las mejores soluciones en cuanto a los mtodos de administracin y

direccin para atender los problemas de produccin, distribucin y control de

las operaciones. Otro de los fines de esta bsqueda de sistemas ptimos es la

necesidad de unificar criterios entre el anlisis y el diseo de los sistemas

administrativos enfocndolos en integracin a procesos electrnicos todo con

el fin de mantener a la empresa en una constante modernizacin


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En lo referente al segundo rubro, una vez definidas las polticas y

procedimientos que requieren las reas, se proceder a la captura y

preparacin de la informacin en los ambientes de: procesador de palabras, de

imagen y la presentacin que permita retroalimentar los sistemas que se

consideren estratgicos para la toma de decisiones, la consulta de informacin

ejecutiva, as como otros sistemas de ndole operativo. La distribucin de los

productos obtenidos en el desarrollo de los proyectos se har a travs de:

correo electrnico, fax, tlex, redes locales y reas de proceso de datos.

Para el desarrollo de los proyectos se contar con el apoyo de datos,

graficas, formatos e imgenes, todo en forma automatizada. Por ltimo, la

unidad de modernizacin administrativa contar para el control de los

proyectos con agendas electrnicas, hojas de clculo, notas importantes,

directorio telefnico y archivos de manera sistematizada.

J. Funciones Genricas de una Unidad de Organizacin y

Sistemas.

La Unidad de Organizacin y Sistemas (UOS) tiene mltiples

funciones, entre las que podemos destacar:

Elaborar programas que normen el curso de accin en la planeacin deprocesos y mtodos que puedan mejorar la operacin de la empresa.

Colaborar en el diseo y elaboracin de programas de operacin,ingresos y egresos que conforman la planeacin de la empresa,

estableciendo la coordinacin y el control adecuado tanto para su

autorizacin como para su ejecucin.


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Programar los estudios que se realizarn en la unidad, usando lastcnicas de anlisis administrativos idneas.

Determinar la viabilidad de los estudios solicitados a sta unidad paraproponer su realizacin, estableciendo las bases que lo fundamenten.

Lograr la participacin del personal de la empresa y su colaboracinpara implementar mejores sistemas de trabajo.

Proponer a la direccin general de la organizacin los estudios demejoramiento administrativo que estime procedentes.

Analizar y diagnosticar sobre mtodos de operacin administrativos enuso, que afecten los programas de trabajo de la institucin.

Servir de asesora a las reas de la empresa que lo soliciten, en todo loque respecta al ramo de los sistemas administrativos.

Dirigir las investigaciones que se requieren en la realizacin de losestudios, indicando a los responsables los objetivos de las mismas y el

programa de su ejecucin.

Dirigir y revisar las actividades de la unidad, estableciendo unaadecuada coordinacin entre las reas que la integran.

Determinar la responsabilidad y autoridad de los analistas queintervienen en los proyectos, segn su prioridad y complejidad en

coordinacin directa con el encargado de los mismos.

Acordar junto con los coordinadores de proyectos los objetivos yfunciones del personal a su cargo.

Dirigir la preparacin de manuales de organizacin, y presentarlos paraque puedan ser aprobados.


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Proponer los manuales administrativos que incluyan todos loselementos necesarios para cada sistema aprobado y vigilar tanto su

implementacin como su mantenimiento.

Comparar las distintas opciones con la finalidad de proponer la msadecuada; incluyendo el estudio de mtodos manuales y electrnicos

para demostrar cuales son ms eficientes en materia de sistemas

administrativos.

Coordinar la presentacin de los nuevos proyectos a los diferentesusuarios para obtener su aprobacin y proceder a su implantacin, as

como realizar la presentacin de estudios especiales. Organizar, y si es posible, intervenir en reuniones que tengan como fin,

el anlisis donde acte la UOM (Unidad de Organizacin y Mtodos).

Colaborar en la aplicacin de normas que regulen el adecuado curso delas actividades, en particular de sus reglamentos, instructivos y

circulares internos.

Supervisar que se lleve un catlogo de formas actualizado, as comoestablecer los perodos de revisin y modificacin de las que se utilicen

en la empresa.

Mantener contacto con asociaciones profesionales, en el caso del sectorpblico, con el rea normativa; otras unidades de organizacin y

sistemas, con el fin de intercambiar experiencias.

Investigar las innovaciones en materia de organizacin y mtodos; yadaptarlas a las necesidades de la empresa.

Proponer y desarrollar seminarios y cursos sobre organizacin yprocedimientos administrativos, a los distintos niveles jerrquicos; y


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sobre todo promover las tcnicas e instrumentos que requieran dichas

reas para su mejoramiento, con el fin de mantenerlas actualizadas.

Estructurar, implantar, mantener y actualizar programas permanentes deentrenamiento, capacitacin y desarrollo, que satisfagan las necesidades

actuales y futuras como medios correctivos de deficiencias del personal.

Autorizar y controlar los gastos de la gerencia, de acuerdo con elpresupuesto autorizado.

Proponer y desarrollar los estudios necesarios para el mejoraprovechamiento de las reas de trabajo.

K. Unidad de Control de Gestin

Todos los sistemas que conforman una organizacin especialmente el

sistema administrativo, se han modernizado a travs de los aos. Debido a

esto ha sido necesaria una mayor atencin al desarrollo de las funciones y al

cumplimiento y logro de las metas u objetivos.

Ante esta necesidad, la programacin de actividades reviste una

prioridad vital y esencial de las estrategias a seleccionar para facilitar la toma

de decisiones, contando con los instrumentos necesarios que permitan orientar

y evaluar el desarrollo de los planes y las actividades programadas.

Por esta razn, se dise el sistema de control de gestin con una

concepcin de un sistema de informacin en el que se persigue incrementar en

pocos indicadores los elementos necesarios para controlar el cumplimiento de

los objetivos y las metas establecidas en el programa de trabajo. Es decir, el

objetivo de una unidad de control de gestin es controlar el cumplimiento de

las metas establecidas as como tambin evaluar la eficiencia y eficacia de las

acciones y detectar oportunamente los problemas o errores que pudieran

presentarse para adoptar medidas correctivas pertinentes.


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El sistema de control de gestin se concibe no solo como el conjunto de

tareas orientadas a vigilar el cumplimiento de los objetivos y metas y a

controlar el avance de los programas y actividades, sino que intenta

convertirlo en un instrumento de control y evaluacin para las reas

responsables como: Unidad de control de gestin de la secretara

Subsecretara, Oficina de control de gestin de la Direccin General, etc.

L. Funciones de una Unidad de Control de Gestin.

Las funciones bsicas de una unidad de control de gestin son:

Llevar a cabo el seguimiento de los proyectos que realizan las reasque conforman una direccin, una subdireccin, gerencia, etc.

Proporcionar la informacin necesaria para la toma de decisiones. Fortalecer los mecanismos de comunicacin y coordinacin entre las

diferentes reas.

Detectar oportunamente los problemas y desviaciones, a fin de quese adopten las medidas correctivas pertinentes.

Mantener actualizados los estndares de documentacin yproporcionar el apoyo organizacional necesario.

En resumen son tres funciones principales que componen una unidad de

gestin, las cuales veremos en el siguiente esquema:

Seguimiento y Control. Auditoria de Sistema. Apoyo Organizacional.

Funciones de la Unidad de Control de Gestin


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Aspectos Bsicos de una Unidad de Control de Gestin

SEGUIMIENTO

Y CONTROL

AUDITORIA DE

SISTEMAS

APOYO

ORGANIZACIONAL

Programa de Trabajo Integracin

Seguimiento

Evaluacin

Actualizacin

Revisa y Evala los

sistemas informticos en

desarrollo y operacin. Apoya al seguimiento

y control.

ugerir medidas

eventivas y/o

correctivas.

Manuales

Administrativos.

Estndares de

Documentacin.

S

pr

M. Aspectos bsicos que contempla un sistema de control de

gestin.

1. Participativo:Implica la participacin activa de los responsablesde la ejecucin del programa de trabajo. Es decir, que cada

integrante del sistema debe realizar aportes significativos para el

logro de las actividades programadas.

2. Integracin: Adems de ser participativo debe ser integralporque se relacionan y se toman en cuenta todas las funciones

ejercidas por cada unidad de control de gestin. Es decir, que el

sistema abarca desde la formulacin del programa de trabajo


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realizado por la secretara hasta la evaluacin anual del desarrollo

del mismo ejercido por la direccin general.

3. Dinamismo: La informacin fluye dinmicamente, ya que elsistema se actualiza permanentemente y se retroalimenta en todas

las reas del mismo. Es decir, que para tomar decisiones

acertadas se debe conocer informacin reciente.

4. Totalidad:Debe cubrir todos los programas diseados por todaslas unidades de control de gestin que conforman los sistemas

administrativos. Es decir, la suma total de las acciones realizadas

por cada unidad de control de gestin da como resultado la

funcin general de un sistema de control de gestin.

5. Flexibilidad:Cada unidad por separado determina modalidades yfunciones que se diferenciarn por su naturaleza y relevancia. Es

decir, cada rea determinar su propio programa de trabajo

distinto a los otros programas dependiendo de los roles que

cumplan.

6. Retroalimentacin: Como una unidad de control verifica,controla e informa a la direccin general para que se tome una

decisin, se debe chequear constantemente si las funciones se

estn cumpliendo eficientemente para adoptar medidas

correctivas en caso necesario.

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