ELABORACIN DE INVENTARIOS

En un documento en Word mencione las distintas tcnicas de elaboracin de inventarios. Y explique cada una de ellas. Enva tu archivo a travs de este medio.

Con la realizacin del inventario se busca comparar las cifras que tenemos segn los libros con las existencias reales que hay en el almacn, calculando su valor y la calidad de las mismas, apunta Thierry Casillas, profesor de Pymes de EOI Escuela de Negocios. Aunque este clculo parece de sentido comn dentro de un negocio dedicado a la produccin o venta de artculos, resulta necesario en cualquier tipo de compaa ya que, como recuerda Casillas, incluso una empresa de servicios tiene un volumen de existencias, aunque slo sea el material de oficina, y hay que hacer recuento de ellas.

CUNDO HACERLO? Realizar inventario al menos una vez al ao no deja de ser una exigencia legal en la medida en que cualquier sociedad debe valorar sus existencias con vistas al cierre contable. Por esa razn, muchas empresas suelen aprovechar el final del ejercicio econmico para hacer recuento de sus activos.

Este inventario anual es una opcin que se puede realizar cuando existe un nmero limitado de referencias, dice Jos Ramn Mrquez de la Cuesta, profesor del Instituto de Formacin Empresarial de la Cmara de Madrid. El inconveniente, destaca, es que la empresa debe efectuar una interrupcin de sus actividades de almacenamiento, paralizando las entradas y salidas mientras dure el recuento.

Pero si no quieres detener tu actividad, tienes la posibilidad de hacer un inventario cclico, a lo largo del ejercicio. De esta forma, la empresa realiza cada semana o mes el recuento de un determinado nmero de referencias y cuando finalice el ao habr hecho ya el recuento total, aclara Mrquez de la Cuesta.

CLASIFICACIN POR ACTIVOS En cuanto a cmo debes clasificar tus bienes, recuerda que en un inventario que incluya todos los activos deber existir una divisin entre lo que llamamos partidas de activo circulante (existencias del almacn) y las de activo fijo (maquinaria, instalaciones, edificios, mobiliario, equipos informticos, etc). Todo eso, lgicamente, debe ser tambin objeto de inventario, seala Mrquez de la Cuesta.

Por lo que se refiere a los bienes consumibles (papel, bombillas, bolgrafos, papeleras), necesarios para la actividad pero de menor valor, se deben sumar en el circulante. Lo habitual es que se fije un lmite de precio (con relacin a su valor por unidad) y en funcin de ste se incluyan en una u otra partida.

EL INVENTARIO, PASO A PASO Puede que pienses que los bienes de tu empresa son tan limitados que casi los puedes ir contando sobre la marcha, pero no olvides que un inventario es un sistema de control y, cuanto ms preciso sea, mejor. Lo primero es verificar la ubicacin de los artculos, es decir, localizarlos. Esa tarea debera ser fcil si has hecho los deberes previos: codificarlos todos. Asignar a tus activos unos cdigos de ubicacin y de producto te servir tanto para identificar cada uno como su emplazamiento en el almacn.

Respecto a las herramientas necesarias, se trata de elaborar unas bases de datos, para lo cual debera bastarte con los programas informticos ms habituales. Desde Internet es posible descargar modelos de hojas de inventario en Excel.

Segn vayas haciendo el recuento de las existencias fsicas reales (tal como se les denomina en la jerga), producto a producto y referencia a referencia, y sepas el nmero de unidades que tienes de cada cosa, es importante que introduzcas esa cifra en una aplicacin informtica. Eso te permitir comparar el dato con el que figura en tus archivos de control. En caso de que haya diferencias en los nmeros, estaremos ante una desviacin, ya sea negativa o positiva (que falten o sobren productos).

Si concluido este recuento resulta que tus existencias no coinciden finalmente con las que esperabas, has de hacer una valoracin de esa desviacin o desajuste para proceder a su regularizacin. Dicho de forma ms sencilla: debes ajustar las cifras de tus libros de acuerdo con la realidad. Cuando realizas el recuento del inventario, ests obteniendo tambin los datos para tu inventario contable, y la regularizacin es por tanto una regularizacin contable, que afecta al balance de la compaa, explica Mrquez de la Cuesta.

TUS MRGENES DE MANIOBRA A modo de referencia, que sepas que siguiendo la llamada clasificacin ABC las empresas suelen considerar admisible una desviacin distinta dependiendo del tipo de producto. Para los artculos de clase A (los ms valiosos para tu negocio), la desviacin debera ser de cero; en la clase B se tolerara una mxima del +/-1%, mientras que en los productos de clase C se admite un margen mximo de hasta dos puntos porcentuales.

Si los desajustes son graves, puedes plantearte hacer un anlisis histrico de los movimientos de entrada y salida, en busca de posibles fallos en los registros que te aclaren los bailes de cifras y ayuden a evitar otros. En ese caso aclara Mrquez de la Cuesta, en lugar de una regularizacin contable lo que tendras que hacer es la rectificacin de un movimiento errneo.