ANA MAGDELYN CASTILLO ARANSÁENZ MIGUEL ÁNGEL ESTELA GIRALDO

LIZARDO PASQUEL COBOS FERNANDO RAMIRO PINTO HINOJOSA

FERNANDO MARTÍN ROBLES SOTOMAYOR

EEELLL SSSIIISSSTTTEEEMMMAAA NNNAAACCCIIIOOONNNAAALLL DDDEEE

AAARRRCCCHHHIIIVVVOOOSSS YYY E EELLL PPPAAATTTRRRIIIMMMOOONNNIIIOOO

DDDIIIGGGIIITTTAAALLL DDDEEELLL EEESSSTTTAAADDDOOO

TESINA

CURSO DE FORMACIÓN DE FEDATARIOS JURAMENTADOS

CON ESPECIALIZACIÓN EN INFORMÁTICA

2009

2

La información es poder.

3

ÍÍÍNNNDDDIIICCCEEE

INTRODUCCIÓN 05

CAPÍTULO I. EL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS EN EL PERÚ 09

ACTUAL ESTRUCTURA DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS 09

EL PATRIMONIO DOCUMENTAL DE LA NACIÓN 09

LEY ORGÁNICA DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN 11

EL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS 11

LEY GENERAL DEL PATRIMONIO CULTURAL DE LA NACIÓN 12

NORMAS SOBRE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS DICTADOS POR EL ÓRGANO RECTOR DEL SISTEMA 13

CONCLUSIÓN 14

CAPÍTULO II. DOCUMENTACIÓN DIGITAL DEL ESTADO 15

MICROFORMAS, DOCUMENTOS DIGITALES Y ARCHIVOS ELECTRÓNICOS 15

INFRAESTRUCTURA OFICIAL DE FIRMA ELECTRÓNICA, FIRMAS Y CERTIFICADOS DIGITALES 17

NTP SOBRE GESTIÓN DE REGISTROS 18

NTP SOBRE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN 20

LA AGENDA DIGITAL PERUANA 21

CONCLUSIONES 22

CAPÍTULO III. LA EXPERIENCIA INTERNACIONAL 23

CARTA PARA LA PRESERVACIÓN DEL PATRIMONIO DIGITAL DE LA UNESCO 23

LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN MÉXICO 24

LA ACTIVIDAD ARCHIVÍSTICA SOBRE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS EN COLOMBIA 25

LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN COSTA RICA 27

ESPAÑA Y LA NORMATIVIDAD COMUNITARIA 28

ALGUNAS CARACTERÍSTICAS COMUNES 30

ASPECTOS QUE DEBERÍA CONTENER UNA REGULACIÓN SOBRE ARCHIVOS DIGITALES 32

CONCLUSIÓN 33

CAPÍTULO IV. LAS EXPERIENCIAS NACIONALES: DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS Y TICS 34

LA EXPERIENCIA RENIEC 34

LA EXPERIENCIA CONASEV 35

LA EXPERIENCIA DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN 39

ALGUNAS CONSIDERACIONES COMUNES EN LAS EXPERIENCIAS NACIONALES 41

CONCLUSIÓN 41

4

CAPÍTULO V. EL PATRIMONIO DIGITAL Y SU MARCO NORMATIVO 42

LA GESTIÓN DEL PATRIMONIO DIGITAL 42

EL PROYECTO INTERPARES 46

EL PATRIMONIO DIGITAL EN EL CASO PERUANO 47

CONCLUSIÓN 49

CONCLUSIONES 50

RECOMENDACIONES 52

FUENTES DE INFORMACIÓN 54

ANEXOS 60

GUÍA DE ENTREVISTA REPRESENTANTE INSTITUCIONAL 61

GUÍA DE ENTREVISTA EXPERTO 64

ENTREVISTA JEFE INSTITUCIONAL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN 67

ENTREVISTA EXPERTO INFORMÁTICO 71

FUENTES INFORMATIVAS OBTENIDAS EN INTERNET 77

5

INTRODUCCIÓNIINNTTRROODDUUCCCCIIÓÓNN

La normativa archivística del Perú consta de leyes y reglamentos que se remontan a la última parte del siglo pasado1. La Ley de Defensa, Conservación de Incremento de Patrimonio Documental de la Nación y su Reglamento datan de 1972 y 1975 respectivamente. La Ley del Sistema Nacional de Archivos y su Reglamento fueron dictados en 1991 y 1992.

En los setentas el soporte de la documentación por excelencia era el papel. A principios de los noventas, el soporte para documentos electrónicos recién se consolidaba masivamente. En esta parte del mundo la noción de gobierno electrónico era más bien doctrina que se enseñaba en la cátedra de las universidades, antes que estrategia o acción de los planes operativos de las Entidades estatales. En buena cuenta, la estructura normativa de la archivística peruana se encontraba divorciada de la sociedad de la información.

Esta situación, en los tiempos actuales parece haber variado poco en cuanto a archivística se refiere. La emisión, conservación, archivo y servicio de documentos electrónicos están regulados por normas administrativas internas, en el mejor de los casos; por el ejercicio decisorio de los funcionarios o servidores, en el horizonte medio; o sin regulación alguna, en el peor escenario.

El marco que regula la emisión de microformas asigna la obligación a entidades que deben contar con ambientes y condiciones especiales de seguridad, lo cual implica la disposición de un marco presupuestario necesario, o a contratar a un tercero que dé el servicio. Esta situación genera que tanto la emisión de microformas como la creación y mantenimiento de microarchivos estén en poder de organizaciones o empresas privadas, o de las Entidades

1 Decreto Ley Nº 19414, Ley de Defensa. Conservación e Incremento de Patrimonio Documental de la Nación

(16.05.1972) Decreto Supremo Nº 022-75-ED, Reglamento del Decreto Ley 19414 (29.10.1975) Ley Nº 25323, Ley del Sistema Nacional de Archivos (11.06.1991) Decreto Supremo Nº 008-92-JUS, Reglamento de la Ley Nº 25323 (26.06.1992) Decreto Supremo Nº 005-93-JUS, Modificación del Decreto Supremo Nº 008-92-JUS. Ley Nº 28296, Ley General del Patrimonio Cultural de la Nación. Decreto Supremo Nº 011-2006-ED, Reglamento de la Ley Nº 28296

6

estatales con mayor capacidad económica, dejando a su suerte a la mayor parte de las organizaciones públicas.

En las entidades estatales que cuentan con regulación interna de documentos electrónicos, así como aquellas que cuentan con línea de emisión de microformas y un microarchivo institucional, la regulación es propia, asumiendo el papel de instancia rectora las oficinas o direcciones de informática.

El Archivo General de la Nación parece no tener intervención alguna en el soporte no convencional. A ello se suma la poca capacidad presupuestal con que cuenta para la gestión y el cumplimiento de sus fines, al no contar con recursos presupuestales ordinarios en cantidad suficiente y una pequeña cobertura de fondos directamente recaudados.

Bajo este escenario, resulta importante analizar la viabilidad de modificar el marco legal vigente para agregarle al Archivo General de la Nación la función de órgano rector en conservación del acervo electrónico y digital de las Entidades estatales. O concluir en que la organización de estos debe ser delegada con una cierta autonomía a las Entidades estatales de mayor capacidad presupuestal.

Si ello no es posible, entonces se requiere revisar la normatividad sobre normas técnicas peruanas, las que regulan el uso de TICs, así como la Agenda Digital del Estado, los planes de desarrollo de gobierno electrónico, los acuerdos y documentos internacionales, así como el derecho comparado, para establecer un marco regulatorio, quizá sin necesidad de dictar normas con rango de ley, sino simplemente regulaciones por el Archivo General en tanto órgano rector del sistema administrativo archivístico.

Este planteamiento inicial justifica la elaboración de la tesina en el marco del Curso de Formación de Fedatarios Juramentados con Especialización en Informática 2009. El grupo de trabajo está conformado por un equipo mixto de profesionales abogados que prestan sus servicios tanto el Estado como desempeñándose en el ejercicio independiente de la profesión. La experiencia que este grupo tiene en la producción de documentos electrónicos, así como en la conservación de documentos en soporte convencional resultó valiosa para el enfoque del trabajo.

El objeto del trabajo es contrastar el actual Sistema Nacional de Archivos, con existencia formal a través de la legislación que la regula, con la actividad de archivística digital que se desarrolla en las entidades públicas del país, y dar algunas aproximaciones de cuál será el futuro de esta actividad.

Resulta importante, desde el plano de la Archivística, así como de la perspectiva del Derecho Informático, y de la producción de microformas, documentos y archivos digitales.

El grupo de trabajo, a pesar que la investigación ha adoptado la forma de una tesina. Se ha partido de una hipótesis inicial, con el objetivo de determinar el alcance del trabajo, supuesto que se presenta a continuación.

7

La producción de documentos digitales y digitalizados, y microformas, y la conservación de archivos de documentación digital y de microarchivos, se hace sin intervención del órgano rector de archivos, a pesar que existe una única disposición reglamentaria que lo facultaría a intervenir y que su intervención habría sido prevista tácitamente en el marco legal dictado para la regulación del uso de tecnologías de la información y comunicaciones y en la normatividad internacional reconocida por el país.

Es objetivo general analizar el Sistema Nacional de Archivos en el Perú y contrastar su regulación con el nuevo régimen de derechos que traen las Tecnologías de la Información y Comunicaciones.

Son objetivos específicos: agrupar la normativa sobre archivística en soporte convencional; determinar la convergencia de esta normativa tradicional con la nueva normativa sobre tecnologías de la información y comunicaciones que tratan sobre microformas y microarchivos, gestión de registros y gestión de archivos de registros, firmas y certificados digitales; contrastar la realidad peruana con la existente en el derecho comparado; y determinar un rumbo para regular este campo aún desierto.

El marco histórico se desenvuelve en la normativa dictada y vigente en los últimos cuarenta años, en el período comprendido entre el año 1970 y el año 2009.

El tipo de investigación es Jurídico Proyectiva y Jurídico Propositiva2. Se analizará una institución jurídica vigente para luego de evaluar fallos y estadística, proponer cambios o reformas normativas en concreto.

La Tesina consta de cinco capítulos: el Sistema Nacional de Archivos en el Perú; Documentación Digital en el Estado; La Experiencia Internacional; Las Experiencias Nacionales: Documentos Electrónicos y TICs; y, el Patrimonio Digital y su Marco Normativo.

En el Sistema Nacional de Archivos en el Perú se hace una síntesis de la legislación y reglamentación en materia de archivo, en soporte convencional y en soporte electrónico.

En Documentación Digital en el Estado se hace una integración de las disposiciones sobre documentos en soporte electrónico, microarchivos y microformas, Normas Técnicas Peruanas, así como se analiza el escenario planteado para el desarrollo del Gobierno Electrónico y la Modernización de la Gestión Pública por intermedio de las TICs.

En La Experiencia Internacional se analiza el caso de cuatro países, en cuanto a archivística, uso y conservación de documentación electrónica: México, Colombia, Costa Rica y España. Se hace mención a la Carta para la Preservación del Patrimonio Digital de la UNESCO.

En Las Experiencias Nacionales: Documentos Electrónicos y TICs se describe brevemente la experiencia de tres entidades públicas peruanas y el

2 En palabras de Witker, Jorge, La Investigación Jurídica, Primera Edición, McGraw-Hill, México, 1995, pp. 10-11 citado por Salomón Valdivia “… 5) Tesis jurídico-proyectiva, si se hace una suerte de futurología del funcionamiento de una institución jurídica, partiendo de premisas actualmente vigentes; y, 6) Tesis jurídico-propositiva, si se cuestiona una ley o institución jurídica vigente para luego evaluar sus fallas, proponer cambios o reformas en concreto, según afirma el autor”. Consulta: 19/11/ 2009, http://www.unsa.edu.pe/escuelas/de/rev_derecho/REVISTA09/SValdiviaM.pdf

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uso de las TICs para la emisión, conservación, uso y custodia de documentos electrónicos y su relación con el Archivo General de la Nación, órgano rector del Sistema Nacional de Archivos. Estas tres entidades son: el Registro Nacional de Identificación y Estado Civil (RENIEC), la Comisión Nacional Supervisora de Empresas y Valores (CONASEV) y el Archivo General de la Nación (AGN).

Finalmente, en el Patrimonio Digital y su Marco Normativo se busca hacer una aproximación hacia una salida tomando en cuenta los escenarios, normativas y experiencias descritas en los capítulos anteriores, rumbo a una estructura o sistema del Patrimonio Digital Peruano.

9

CAPÍTULO I.CCAAPPÍÍTTUULLOO II..

EL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS EELL SSIISSTTEEMMAA NNAACCIIOONNAALL DDEE AARRCCHHIIVVOOSS

EN EL PERÚEENN EELL PPEERRÚÚ

Actual estructura del Sistema Nacional de Archivos

Las instituciones del Sector Público elaboran diariamente gran cantidad de documentos para el cumplimiento de sus funciones. Esos documentos forman parte de un concepto, de una institución jurídica, denominada Patrimonio Documental de la Nación, el mismo que se encuentra regulado y protegido por leyes, reglamentos y disposiciones de carácter especial. Con la finalidad de protegerlo en 1991 se creó en el ordenamiento jurídico nacional, un sistema administrativo denominado Sistema Nacional de Archivos.

A continuación, las principales normas que regulan lo concerniente al Sistema Nacional de Archivos y a su objeto de protección, el Patrimonio Documental de la Nación.

El Patrimonio Documental de la Nación

En 1972 se promulgó la Ley de Defensa, Conservación e Incremento del Patrimonio Documental de la Nación3 mediante la cual se reconoció la importancia de los documentos como fuente para el conocimiento y declaró de utilidad pública la defensa, conservación e incremento de aquellos, obligando al Estado a protegerlos.

Por primera vez desde la creación de la República, se reconocía la importancia de la preservación de los documentos, considerándolos como Patrimonio Nacional y dictándose una serie de medidas de protección.

El Decreto Ley constituyó una norma verdaderamente innovadora – pese a poseer sólo 17 artículos – debido a que estableció, en primer lugar, cómo se encontraba constituido el Patrimonio Documental de la Nación; y, en segundo lugar, recogió instituciones y principios de la doctrina archivística, se definió lo que era un archivo, los procesos archivísticos de conservación, la transferencia, el servicio y la eliminación de documentos, entre otras.

3 Decreto Ley Nº 19414 del 16 de Mayo de 1972.

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“El Patrimonio Documental de la Nación está constituido por la Documentación existente en los archivos de todas las reparticiones y organismos del Sector Público Nacional; en los archivos históricos, notariales, eclesiásticos, parroquiales y de conventos, en los archivos particulares y en general por el material documental, aun de origen privado, que sirve de fuente de información para estudios históricos y de desarrollo cultural, social, económico, jurídico o religioso de la Nación”4.

Definió Archivo como la entidad encargada de la conservación, ordenamiento y clasificación de los fondos documentales, debidamente organizados para prestar un servicio eficiente. Esta acepción puede ser concordada con la del Diccionario de Terminología Archivística5:

“Un documento de archivo es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, de acuerdo con unas características de tipo material y formal (…)”

Se estableció dentro del ciclo de vida de la documentación que obrase en los archivos del Sector Público, aquella que tuviese más de treinta años de antigüedad, sería transferida al Archivo General de la Nación o a los Archivos Departamentales; se arribó a la clasificación de Archivos en Históricos, de Gestión, e Intermedios.

Al Archivo General de la Nación le asignaron la función de velar por el cumplimiento de la norma, otorgándosele facultades para autorizar la transferencia de la propiedad de bienes integrantes del Patrimonio Documental de la Nación y para dictar normas en materia de clasificación, conservación y depuración de los archivos.

En 1975 se dictó el Reglamento del Decreto Ley, estableciendo procedimientos y requisitos para la transferencia documental, el traslado de documentos del Archivo General de la Nación o de los Archivos Departamentales, salida lícita e ilícita de documentos del país, la elaboración de un registro del Patrimonio Documental de la Nación en poder de particulares, la conservación y eliminación documental.

Precisó los requisitos que un documento debería tener para ser considerado Patrimonio Documental de la Nación. La acepción de documento incluida en el Reglamento fue la siguiente:

“El término "documento" se entiende en su acepción extensiva y comprende, entre otros, material impreso, manuscrito, mecanografiado, gráfico, fotográfico, sonoro, fílmico y audiovisual6”.

Si bien en estos dos dispositivos se mencionó al Archivo General de la Nación, los Archivos Departamentales y los archivos de las reparticiones y organismos del Sector Público Nacional, no se creó un sistema administrativo que permitiera establecer un conjunto de mecanismos destinados a integrar al

4 Artículo 2º, Leg. Cit. 5 Dada en 1993, referencia citada en 1999 por Francisco Fuster Ruiz, 1999, “Archivística, archivo, documento de archivo... necesidad de clarificar los conceptos”. 6 Articulo 3º del Reglamento del Decreto Ley Nº 19414, aprobado por Decreto Supremo Nº 022-75-ED.

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Archivo General de la Nación, con los Archivos Departamentales y con los archivos del resto de instituciones públicas del país.

Ley Orgánica del Archivo General de la Nación

En 1981 se promulgó la Ley Orgánica del Archivo General de la Nación7, disposición que le dio autonomía a esta entidad pública, encargándole la defensa, conservación e incremento del Patrimonio Documental de la Nación.

Sus principales funciones con la planificación, dirección, normalización y racionalización de las actividades archivísticas a nivel nacional y la creación de los Archivos Departamentales.

En este dispositivo tampoco se establece un sistema administrativo que integre a los archivos del sector público nacional y demás archivos que contengan documentos del mencionado patrimonio.

El Sistema Nacional de Archivos

En 1991 se creó el Sistema Nacional de Archivos8, con la finalidad de integrar estructural, normativa y funcionalmente a los archivos de las instituciones públicas, al Archivo General de la Nación y a los Archivos Departamentales (Regionales), a través de la aplicación de principios, normas técnicas y métodos de archivo, con el propósito de garantizar la defensa, conservación, organización y servicio del Patrimonio Documental de la Nación.

Esta norma constituyó por primera vez un sistema administrativo que integró a la totalidad de archivos del Sector Público, así como a los archivos notariales y estableció niveles o una jerarquía entre los diferentes archivos de las entidades. El Archivo General es instituido como órgano o ente rector y central del Sistema, dotado de facultades normativas en materia de archivos y documentos y facultades sancionadoras para hacer cumplir las disposiciones existentes.

El sistema de archivos se encuentra compuesto por el Archivo General de la Nación, los Archivos Departamentales (Regionales) y los archivos públicos.

Los fines del Archivo General de la Nación incluyen la formulación de propuestas de política pública en materia archivística; la normalización y racionalización de la producción administrativa y la eliminación de documentos en la Administración Pública; la proposición de medidas de preservación del Patrimonio Documental de la Nación y el servicio de restauración y reprografía de documentos a nivel nacional; la organización, supervisión y evaluación del personal de archivo; la normalización del acceso a toda clase de documentos; y, la promoción del cumplimiento de las normas legales y complementarias sobre archivos y documentos, con facultad sancionadora administrativa y de denuncia para el inicio de las acciones legales contra los infractores.

En 1992 se aprobó el Reglamento de la Ley Nº 25323, que reguló lo concerniente al Sistema Nacional de Archivos, el Archivo General de la Nación,

7 Decreto Legislativo Nº 120. 8 Ley Nº 25323.

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los órganos consultivos en materia de archivos, los Archivos Regionales, los Archivos Públicos. Asimismo, contiene definiciones importantes como la de Patrimonio Documental de la Nación, documento público, Sistema Nacional de Archivos y Archivos Públicos.

El documento público era aquel otorgado o extendido por las instituciones o personas en el ejercicio de una actividad o función pública con el que se afirma, prueba o justifica algún hecho y que sirven para la defensa de los derechos9.

El reglamento estableció que los Archivos Departamentales dependían administrativamente de sus respectivos Gobiernos Regionales y normativamente del Archivo General de la Nación, ejerciendo las mismas funciones dentro del ámbito de su competencia territorial, con excepción de la autorización de eliminación de documentos, función exclusiva del órgano rector del Sistema.

Ley General del Patrimonio Cultural de la Nación

En el 2004 se promulgó la Ley General del Patrimonio Cultural de la Nación10 estableciendo el nuevo marco jurídico legal respecto al Patrimonio Cultural de la Nación.

Lo novedoso de este dispositivo es que integra el concepto de “Patrimonio Documental de la Nación” en una institución mayor a la que se denomina “Patrimonio Cultural de la Nación”. Esta norma señala:

“Los bienes integrantes del Patrimonio Cultural de la Nación se clasifican en: (...)

- Manuscritos raros, incunables, libros, documentos, fotos, negativos, daguerrotipos y publicaciones antiguas de interés especial por su valor histórico, artístico, científico o literario.

(...) - Documentos manuscritos, fonográficos, cinematográficos,

videográficos, digitales, planotecas, hemerotecas y otros que sirvan de fuente de información para la investigación de los aspectos científico, histórico, social, político, artístico, etnológicos y económico. (...)11

Se designa como organismo competente para la identificación, inventario, inscripción, registro, investigación, protección, conservación, difusión y promoción de los bienes integrantes del Patrimonio Cultural de la Nación de su competencia al Archivo General de la Nación12.

Su Reglamento13 amplió la noción de documento e insertó una nueva institución, el “Patrimonio Cultural Archivístico”, en el sentido que también son documentos los documentos digitales.

9 En 1992 el Código Procesal Civil recogería esta acepción. En el artículo 235º se indica lo siguiente: “Es documento público:

1. El otorgado por funcionario público en ejercicio de sus atribuciones; y 2. La escritura pública y demás documentos otorgados ante o por notario público, según la ley de la materia (…)”

10 Ley Nº 28296. 11 Artículo 1º, Leg. Cit. 12 En conjunto con el Instituto Nacional de Cultura y la Biblioteca Nacional. Artículo 19º Leg. Cit. 13 Aprobado mediante Decreto Supremo Nº 011-2006-ED.

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“El Patrimonio Cultural Archivístico es el conjunto de documentos de cualquier época, manifestada en todas sus expresiones, en lenguaje natural y cualquier expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas tanto en soporte convencional o informático, generados y/o recibidos en cumplimiento de las competencias y actividades de las entidades públicas o privadas del ámbito nacional.

Los documentos cuya procedencia institucional se haya perdido o pertenecen a personas naturales, formarán series fácticas (artificiales) o colecciones, según sea el caso (…)”14

Esta constituye la única referencia a un documento electrónico en el marco del Sistema Nacional de Archivos; no obstante lo cual, no se ha encontrado norma que desarrolle alguna de las actividades por parte del Archivo General de la Nación.

De esta manera el Patrimonio Documental de la Nación integrante del Patrimonio Cultural de la Nación, bajo la denominación de Patrimonio Cultural Archivístico amplió sus alcances, del soporte convencional (generalmente papel) a los archivos digitales (documentos electrónicos).

Normas sobre archivos y documentos dictados por el órgano rector del sistema

El Archivo General de la Nación, en tanto órgano rector y central del Sistema Nacional de Archivos, ha dictado una serie de normas que regulan la conservación, transferencia, eliminación, entre otros, de los documentos que integran el Patrimonio Documental de la Nación. Las principales son:

1. Normas Generales del Sistema Nacional de Archivos para el Sector Público Nacional. Aprobadas mediante Resolución Jefatural Nº 073-85-AGN-J: S.N.A. 01 Administración de Archivos; S.N.A. 02 Organización de Documentos; S.N.A. 03 Descripción Documental; S.N.A. 04 Selección Documental; S.N.A. 05 Conservación de Documentos; S.N.A. 06 Servicios Archivísticos.

2. Reglamentos: “Reglamento de Aplicación de Sanciones Administrativas por Infracciones en Contra del Patrimonio Documental Archivístico y Cultural de la Nación”15; “Reglamento del Registro Nacional de Colecciones Documentales y Archivos Históricos Públicos o de Particulares”16.

3. Directivas: “Procedimiento de Transferencia del acervo documental en el desarrollo de la Transferencia de las Competencias Sectoriales a los Gobiernos Regionales y Locales”17; “Normas para la Formulación y Aprobación del Plan Anual de Trabajo del Órgano de Administración de Archivos de las entidades de la Administración Pública”18; “Normas para la elaboración de Informes Técnicos de Planes Anuales de Trabajo de los Órganos de Administración de Archivos de las Regiones”19; “Foliación de documentos archivísticos en los Archivos integrantes del Sistema Nacional

14 Artículo 69º Leg. Cit. 15 Aprobado por Resolución Jefatural Nº 076-2008-AGN/J 16 Aprobado por Resolución Jefatural Nº 485-2008-AGN/J. 17 Directiva Nº 002-2008-AGN/DNDAAI aprobada mediante Resolución Jefatural Nº 374-2008-AGN/J 18 Directiva Nº 003-2008-AGN/DNDAAI aprobada mediante Resolución Jefatural Nº 346-2008-AGN/J 19 Directiva Nº 004-2008-AGN/DNDAAI aprobada mediante Resolución Jefatural Nº 347-2008-AGN/J

14

de Archivos”20; “Proceso de Regularización Administrativa de Escrituras Públicas y Actas Notariales Protocolares Irregulares que se conservan en el Archivo General de la Nación y Archivos Regionales”21; “Directiva de Expedición de Testimonios de Testamentos por Escritura Pública y Devolución de Testamentos Cerrados y Ológrafos que se conservan en el Archivo General de la Nación y Archivos Regionales”22; “Normas para la Transferencia de los Archivos Notariales”23; y, “Normas para el traslado y devolución de Libros de Registros Civiles del Sistema Nacional de Archivos”24.

4. Manuales: Manual del Reglamento de Aplicación de Sanciones Administrativas por Infracciones en contra del Patrimonio Documental de la Nación25; Manual para el Registro Nacional de Colecciones Documentales y Archivos Históricos Públicos o de Particulares26.

CONCLUSIÓN: EL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS, BAJO LA DIRECCIÓN DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, TIENE UN MARCO LEGAL Y REGLAMENTARIO ARCHIVÍSTICO VIGENTE DIRIGIDO HACIA EL SOPORTE CONVENCIONAL (SOPORTE PAPEL).

20 Directiva Nº 005-2008-AGN/DNDAAI aprobada mediante Resolución Jefatural Nº 375-2008-AGN/J 21 Directiva Nº 006-2008-AGN/DNDAAI aprobada mediante Resolución Jefatural Nº 483-2008-AGN/J 22 Directiva Nº 007-2008-AGN/DNDAAI aprobada mediante Resolución Jefatural Nº 484-2008-AGN/J 23 Directiva Nº 001-2009-AGN/DNDAAI aprobada mediante Resolución Jefatural Nº 470-2009-AGN/J 24 Directiva Nº 003-2009-AGN/DNDAAI aprobada mediante Resolución Jefatural Nº 148-2009-AGN/J 25 Aprobado mediante Resolución Jefatural Nº 138-2009-AGN/J 26 Aprobado mediante Resolución Jefatural Nº 169-2009-AGN/J

15

CAPÍTULO II.CCAAPPÍÍTTUULLOO IIII..

DOCUMENTACIÓN DIGITAL EN EL ESTADODDOOCCUUMMEENNTTAACCIIÓÓNN DDIIGGIITTAALL EENN EELL EESSTTAADDOO

Microformas, Documentos Digitales y Archivos Electrónicos

En el año 1991 se dictó el Decreto Legislativo 681 sobre normas27 que regulan el uso de tecnologías avanzadas en materia de archivo de documentos e información, tanto respecto a la elaborada en forma convencional como a la producida por procedimientos informáticos28. A partir de entonces la generación de información en soporte no convencional y su almacenamiento hicieron de uso frecuente los términos "microforma", "microduplicado", "micrograbación" y “microarchivo"29. Según la propia norma la define, una microforma es:

“Imagen reducida y condensada, o compactada, o digitalizada de un documento, que se encuentra grabado en un medio físico técnicamente idóneo, que le sirve de soporte material portador, mediante un proceso fotoquímico, informático, electrónico, electromagnético, o que emplee alguna tecnología de efectos equivalentes, de modo que tal imagen se conserve y pueda ser vista y leída con la ayuda de equipos visores o métodos análogos; y pueda ser reproducida en copias impresas, esencialmente iguales al documento original. Están incluidos en el concepto de microforma tanto los documentos producidos por procedimientos informáticos o telemáticos en computadoras o medios similares como los producidos por procedimientos técnicos de microfilmación siempre que cumplan los requisitos establecidos en la presente ley. (…) “

Si bien la microforma nació como sinónimo de microfilm, tiempo después su concepto jurídico se ampliaría de lo electromagnético a lo electrónico, con el devenir se ha extendido de “fichero electrónico” o “archivo electrónico” o “registro electrónico”, entendido éste, como la unidad electrónica que contiene una cantidad determinada de bits o información en sistema binario. El microfilm ha sido desplazado por el “documento digitalizado” o el “documento digital”, o

27 Decreto Legislativo Nº 681 (14OCT1991). 28 Recién con la promulgación de la Ley Nº 27291 del año 2000 se incluyó en el Código Civil la manifestación de voluntad a través de medios electrónicos y la posibilidad de conservación en medios como la microforma: “(…) Artículo 141-A.- Formalidad En los casos en que la ley establezca que la manifestación de voluntad deba hacerse a través de alguna formalidad expresa o requiera de firma, ésta podrá ser generada o comunicada a través de medios electrónicos, ópticos o cualquier otro análogo. Tratándose de instrumentos públicos, la autoridad competente deberá dejar constancia del medio empleado y conservar una versión íntegra para su ulterior consulta”. 29 Conjunto ordenado, codificado y sistematizado de los elementos materiales de soporte o almacenamiento portadores de microformas grabados, provisto de sistemas de índice y medios de recuperación que permiten encontrar, examinar visualmente y reproducir en copias exactas los documentos almacenados como microformas.

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ambos. El conjunto de todos ellos reunidos recibe el nombre genérico de “registro”30.

La acepción actual de microforma es la de una reproducción documental que traslada la información contenida en soporte convencional (papel) a un soporte caracterizado por el uso de tecnología.

Los medios portadores de microformas pueden, desde la vigencia del Decreto Legislativo 681, sustituir a los expedientes y documentos originales, para todos los efectos legales, con algunas excepciones puntuales31, en aplicación del principio de Equivalencia Funcional y siempre y cuando la información sea auténtica.

Se exigió como condición vinculada que la información sea archivada con las mismas o mejores condiciones de seguridad y metodología de conservación que los documentos en soporte papel. Con ello, se dio paso a un nuevo sistema de archivos que se denominó la Archivística Digital.

Había un único detalle, quizá comprensible desde el enfoque histórico32, pero que marcó el rumbo de la relación existente entre las microformas y el Sistema Nacional de Archivos: el marco legislativo fue estructurado sólo para empresas e instituciones del sector privado. Resalta para el sustento de la anterior información el siguiente considerando del dispositivo legal:

“Que el reconocimiento de valor legal a los archivos conservados mediante microformas, con procedimientos técnicos de micrograbación o microfilmación permitirá considerable ahorro de espacio y costos en las empresas33, colaborando a su eficiencia y productividad; (…)”.

El sector público no estuvo comprendido originalmente en el sistema de microformas y microarchivos. Fue el Congreso de la República peruano el que cinco años después, en 1996, aprobó la Ley Nº 26612 incluyendo a las personas jurídicas de derecho público interno del Sector Público dentro de los alcances del Decreto Legislativo 68134.

Esta disposición sobrepuesta omitió considerar que las empresas del sector privado no tienen una relación administrativa regular, menos vinculante, con el Archivo General de la Nación, a menos que se trate de patrimonio documental o patrimonio cultural nacional. En cambio, la relación entre las entidades públicas y el Archivo General de la Nación y, en consecuencia, el Sistema

30 Según la Norma Técnica Peruana NPT-ISO 15489-1 2004 “INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN. Gestión de registros. Parte 1: Generalidades”, Pág, 5, un registro es la información creada, recibida, y mantenida como evidencia e información de una organización o persona, en la ejecución de obligaciones legales o en la transacción del negocio. 31 “Artículo 11.- Las copias autenticadas no sustituyen a los títulos valores originales para el efecto de despachar ejecución o de exigir la prestación incorporada en el título”. Leg. Cit. 32 La normativa sobre microformas y microarchivos se dio durante el gobierno del Presidente Alberto Fujimori, vía delegación de facultades legislativas por el Congreso de la República, con el fin de modernizar el Estado Peruano a inicios de su periodo gubernamental y de la década de los noventas. 33 Resaltado por los autores para efectos ilustrativos. 34 Por la Ley 26612 se agregó el último párrafo al artículo 14º del Decreto Legislativo 681,el que señalaba:

“Las personas jurídicas de derecho público interno, podrán ser autorizadas expresamente a organizar ellas mismas sus archivos mediante la tecnología de las microformas de que trata esta ley, con sujeción a las reglas y disposiciones que se emitan en forma reglamentaria por Decreto Supremo del Sector Justicia, resguardando la seguridad e integridad de los datos informáticos públicos o información microfilmada o digitalizada y la debida aplicación a la Administración Pública de las normas contenidas en la presente ley”.

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Nacional de Archivos, es la de un ente rector con sus obligados dentro de un sistema de gestión administrativa.

Con la adición legal incompleta se generó un escenario en el que las entidades públicas tenían el marco legal propicio para generar documentos y archivos con la ayuda de la tecnología pero sin intervención del Sistema Nacional de Archivos.

Resulta pertinente citar además a los nuevos operadores de derecho informático y de tecnologías de la información que iniciaron sus actividades bajo este marco legal: Las empresas o instituciones que iniciaban su proceso de micrograbación y microarchivo por cuenta propia, debían contar con intermediarios que den fe pública de estos procesos. Estos intermediarios recibieron el nombre de fedatarios informáticos35, quienes se sumaron a los notarios. Las empresas y las entidades podían tener un microarchivo a su cargo, pero en su defecto, podían recurrir al servicio de empresas de archivo que prestaran este servicio. Todos los actores, para el efecto, debían previamente cumplir con obtener un certificado de idoneidad técnica, el que es concedido por una autoridad designada36.

La Infraestructura Oficial de Firma Electrónica, las Firmas y Certificados Digitales

En el año 2000 se aprobó la Ley Nº 27269, Ley de Firmas y Certificados Digitales, cuyo objetivo fue regular el uso de la firma electrónica concediéndole la misma validez y eficacia jurídica que una firma manuscrita que conllevase manifestación de voluntad.

La mayor parte de la doctrina concuerda en afirmar que existen dos tipos de firma que puede suscribirse con la ayuda de la tecnología: la firma electrónica37 básica y la firma electrónica avanzada38. La firma digital peruana39 es una firma electrónica avanzada.

El efecto de adosar una firma digital a un documento digital es la de darle a este último la calidad de instrumento público y, en consecuencia, el mérito probatorio de una prueba plena.

Por su parte, la ley define al certificado digital de la siguiente manera:

El certificado digital es el documento electrónico generado y firmado digitalmente por una entidad de certificación, la cual vincula un par de claves con una persona determinada, confirmando su identidad.

35 El fedatario público es un abogado que accede al ejercicio de dar fe pública, previa superación con éxito de curso de aprendizaje especializado en diversas materias, la mayoría de ellas ligadas al derecho informático, sustenta un trabajo y obtiene su licencia mediante dos procedimientos regulados, sin límite de plazas a nivel nacional. 36 Originalmente la certificación de idoneidad técnica la daba el Instituto de Investigación Tecnológica y de Normas Técnicas (ITINTEC). Desde la aprobación del Reglamento del Decreto Legislativo 681, esta función se transfirió al Instituto Nacional de Defensa de la Competencia y de la Protección de la Propiedad Intelectual (INDECOPI) 37 Cualquier sonido, símbolo o proceso electrónico que permite al receptor de un documento electrónico identificar al menos formalmente a su autor. 38 Aquella certificada por un prestador acreditado, que ha sido creada usando medios que el titular mantiene bajo su exclusivo control, de manera que se vincule únicamente al mismo y a los datos a los que se refiere, permitiendo la detección posterior de cualquier modificación, verificando la identidad del titular ye impidiendo que desconozca la integridad del documento y su autoría. 39 “Artículo 3.- Firma digital.- La firma digital es aquella firma electrónica que utiliza una técnica de criptografía asimétrica, basada en el uso de un par de claves único; asociadas una clave privada y una clave pública relacionadas matemáticamente entre sí, de tal forma que las personas que conocen la clave pública no puedan derivar de ella la clave privada”. Ley 26612, Ley de Firmas y Certificados Digitales.

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La ley agregó nuevos actores e instituciones: los Titulares40 de la firma digital, los Prestadores de Servicios de Intermediación Digital, que podían ser una Entidad de Certificación41, una Entidad de Registro o Verificación42, o un Prestador de Servicios de Valor Añadido43. Todos ellos, autorizados por la Autoridad Administrativa Competente44. El conjunto constituía la denominada Infraestructura Oficial de Firma Electrónica (IOFE).

La Ley de Firmas y Certificados Digitales no empezó a operar de inmediato, requería que previamente la IOFE se constituyera. No obstante, el legislador previó la demora y dejó inserta en una disposición transitoria45 una forma de usar firmas y certificados digitales, fuera de la IOFE, pero con validez y eficacia legal, sustentada en las organizaciones de certificación, registro o verificación46.

Esta situación ha subsistido desde el año 2000 hasta la fecha, habiendo transcurrido una década sin IOFE, etapa durante la cual, tanto empresas privadas como organizaciones del sector público, han estructurado sistemas de documentación y archivo con firmas y certificados digitales, haciendo ejercicio de la excepción transitoria mencionada.

Este escenario ha devenido en una cantidad de documentos digitales con firma digital y certificados digitales -sin una cifra estimada hasta el momento-generados fuera de la IOFE.

NPT sobre Gestión de Registros

En el año 2004 se aprobó la Norma Técnica Peruana “NTP-ISO 15489 -1. INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN. Gestión de registros. Parte 1: Generalidades. 1ª Edición”.

Es importante resaltar que esta norma está dirigida a la gestión de registros, no a la gestión de archivo de registros. Sin embargo, tiene importancia dentro del tema estudiado porque se enfoca en la etapa de administración de la información.

La noción de gestión de registros está relacionada con el control eficiente y sistemático de la creación, recibo, mantenimiento, uso y disposición de registros, incluyendo los procesos para capturar y mantener evidencia de

40 Persona natural con capacidad de ejercicio civil o persona jurídica vigente debidamente representada, que posee un certificado digital otorgado por una Entidad de Registro o Verificación, en el marco de las disposiciones de la materia y dentro de la Infraestructura Oficial de Firma Electrónica. 41 Organización que tiene a su cargo la emisión, cancelación de certificados digitales y el reconocimiento de los emitidos por otras entidades de certificación extranjeras previamente incorporadas a la IOFE. 42 Organización que tiene a su cargo la identificación de los titulares del certificado digital, así como la aprobación o no de las solicitudes de emisión, modificación, reemisión, suspensión o cancelación de certificados digitales. 43 Los Prestadores de Servicios de Valor Añadido son aquellos que participan en el envío de documentos electrónicos firmados digitalmente, dan el servicio de sellado de tiempo, certifican el almacenamiento de documentos electrónicos bajo el sistema de intermediación digital, generan certificados de autenticación. 44 La Autoridad Administrativa competente es el Instituto Nacional de Defensa de la Competencia y de la Protección de la Propiedad Intelectual (INDECOPI). 45 (…) DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS, TRANSITORIAS Y FINALES Primera.- Mientras se cree el Registro señalado (…) la validez de los actos celebrados por Entidades de Certificación y Entidades de Registro o Verificación, en el ámbito de la presente ley, está condicionada a la inscripción respectiva dentro de los 45 (cuarenta y cinco) días siguientes a la creación en el referido Registro. (…) 46 Todas ellas provenientes del extranjero, con intermediación de proveedores locales del de los servicios de instalación, mantenimiento y otras relacionadas.

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información sobre actividades y transacciones de la organización, en forma de registros.

Un registro debe estar caracterizado por ser auténtico, confiable, íntegro y de uso. Es auténtico si prueba que es lo que pretende que sea, si ha sido creado o enviado por la persona encargada de su creación o envío; si ha sido generado o enviado en el tiempo previsto. Es confiable si genera fe sobre todo su contenido, si es una representación fiel de las operaciones, actividades o hechos realizados. Es íntegro si el registro está completo y no ha sido alterado, si está protegido contra intentos o alteraciones no autorizadas. Y, finalmente, un registro es utilizable si puede ser ubicado y recuperado.

Dentro de las definiciones que contiene está la de autoridad de archivo47 que es la agencia de archivo, la institución de archivo, el programa de archivo, la agencia o programa responsable de la selección, obtención y preservación de los archivos, haciéndolos accesibles y aprobando la destrucción de los otros registros.

En el año 2005 se aprobó la Norma Técnica Peruana “NTP-ISO/TR 15489 -2. INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN. Gestión de registros. Parte 2: Directrices. 1ª Edición”.

Esta norma es una guía de implementación de la NTP-ISO 15489 -1 facilitando la metodología para su implementación en las organizaciones que tienen la necesidad de gestionar sus registros. En la parte introductoria hace una mención interesante sobre los soportes sobre los cuales se hace la gestión de registros:

“… a menos que se indique otra cosa, en esta NTP los sistemas pueden ser interpretados como de papel/manuales o electrónicos, y un documento puede ser tanto papel, microforma o electrónico (...)”.

Los procesos de gestión de registros son: captura; registro; clasificación; acceso y clasificación de seguridad; identificación del estado de disposición; almacenaje; uso y recuperación; implementación de la disposición.

En el proceso Almacenamiento, la decisión para capturar un registro implica la intención de almacenarlo. Es necesario asegurar las condiciones de almacenamiento para protección accesibilidad y gestión de los registros. También es importante determinar el medio eficiente y efectivo de mantenimiento, manipuleo y almacenamiento de registros. Las organizaciones deben hacer su análisis de riesgo de los registros, que implica también el desarrollo de un plan de recuperación en caso de desastre así como la continuación de las operaciones regulares de la organización durante y después de éste.

El almacenamiento de registros en forma electrónica requiere el uso de planes de almacenamiento adicionales y de estrategias similares para prevenir su pérdida. Para ello debe tenerse sistemas de respaldo, procesos de

47 La NTP Parte 1 cita como referencia normativa la ISO 5127 “Información y Documentación-Vocabulario”. En esta norma la definición citada es la de autoridad archivística (archival authority)

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mantenimiento para prevenir el daño físico al medio de soporte de los registros y un plan de renovación de hardware y software por obsolescencia de la solución tecnológica, lo que afectaría la legibilidad de los registros electrónicos.

NTP sobre Gestión de la seguridad de la información

En el año 2004 se aprobó la Norma Técnica Peruana “NTP-ISO/IEC 17799:2004 EDI. Tecnología de la Información. Código de buenas prácticas para la gestión de la seguridad de la información. 1ª Edición”48. En el año 2007 se aprobó la “NTP-ISO/IEC 17799:2007 EDI. Tecnología de la Información. Código de buenas prácticas para la gestión de la seguridad de la información. 2ª Edición”, de uso obligatorio en el Estado peruano -en el contexto de la creación de la infraestructura de Gobierno Electrónico-, por considerarla vital para el objetivo trazado.

De acuerdo a este Código, la información49 está considerada como un activo de valor para la organización que requiere de protección, ante las amenazas y vulnerabilidades que permite la interconexión de comunicaciones, incluyendo en su ámbito de protección tanto a la información en soporte convencional, como a la información en soporte electrónico.

La Seguridad de la Información está comprendida como la preservación de la confidencialidad, integridad, disponibilidad de la información, y su autenticidad, no repudio, confiabilidad y contabilidad. Según lo señala la propia norma:

“El sistema de almacenamiento y utilización debería asegurar una identificación clara de los registros y de su periodo de retención legal o regulatorio. Esto debería permitir la destrucción apropiada de los registros tras dicho periodo cuando ya no los necesite la organización. para dar cumplimiento a estas obligaciones la organización debería (...) publicar guías (...) establecer un calendario de retenciones que identifique los períodos para cada tipo esencial de registros; se debería mantener un inventario de las fuentes de información clave; implantar los controles y medidas apropiadas par al protección de los registros y la información esencial contra su pérdida, destrucción o falsificación (…)”

Los registros importantes de la organización deben ser protegidos frente a su pérdida, destrucción y falsificación en concordancia con los requisitos regulatorios, contractuales y de la organización. Hay que clasificarlos por tipos contables, bases de datos, transacciones, auditoría, procedimientos operativos, con los detalles de plazos de conservación y medios de almacenamiento (papel, microformas). Las claves criptográficas relacionadas con archivos cifrados o firmas digitales deben guardarse de forma segura.

La degradación de los medios de conservación de los registros es un factor a considerar, debiendo implantarse procedimientos para el almacenamiento y utilización, según recomendación del fabricante y, en caso sea a largo plazo, estimar la posibilidad de almacenarlo en papel o microformas.

48 Tiene asimismo su antecedente remoto en la Norma ISO/IEC 17799:2000, constituyendo un estándar o código de buenas prácticas para la seguridad en la información, que a su vez se remonta a la norma británica BS 7799-1 publicada en el año 1995. 49 “15.1.3. Salvaguarda de los registros de la organización”. Código de buenas prácticas para la gestión de la seguridad de la información.

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Cuando ello ocurra deben incluirse los procedimientos que aseguren el acceso a los datos, previendo el cambio de tecnología.

La Agenda Digital Peruana

En el 200650 se aprobó el Plan de Desarrollo de la Sociedad de la Información en el Perú - La Agenda Digital Peruana, constituyéndose, según propia declaración, “en un documento de política pública con acciones, estrategias y metas para el desarrollo, implementación y promoción de la sociedad de la Información en el Perú, modernizando el Estado y desarrollando un esquema en beneficio de la población en general”.

La Agenda Digital Peruana se materializa a través de la Oficina Nacional de Gobierno Electrónico e Informática51, instancia que busca propiciar el uso efectivo de las TICs, haciendo que cada institución pública se integre funcionalmente a una red de servicios transaccionales y de información; promoviendo el desarrollo de servicios que permitan a los ciudadanos realizar trámites diversos a través de un solo portal, consolidando servicios e información por internet, servicios basados en un enfoque de procesos; y, finalmente, constituyéndose en una instancia de encuentro con representantes de instituciones públicas, universidades y el sector privado, con el fin de aprovechar las TICs aplicadas a la modernización de la gestión pública.

Con ese propósito, existe la necesidad de definir estándares que permitan la interoperabilidad de los sistemas entre las instituciones públicas y con el sector privado. Estos estándares son:

• Procesos de intercambio de información documentaria mediante medios digitales

• Interfases y esquemas de intercambio de información mediante servicios de información (web services).

• Estándares metodológicos en gerencia de proyectos en tecnología y aplicación de políticas de seguridad de información, ciclo de desarrollo de software y modelamiento (sic) de procesos.

• Desarrollo de portales y administración de los contenidos institucionales y sitios web, mediante el uso de tecnologías que faciliten el intercambio de información.

• Tecnologías y componentes de arquitectura abierta y modular que permitan la interoperativilidad (sic) de aplicaciones de Gobierno Electrónico (protocolos, interfases, mensajes, estructura de datos, encriptación).52

El objetivo de la Agenda Digital Peruana es acercar los servicios estatales a los ciudadanos y empresas mediante el uso de TICs, innovando prácticas que simplifiquen los procedimientos tradicionales, implementando proyectos de gobierno electrónico.

También son objetivos estratégicos: el desarrollo de proyectos que permitan integrar sistemas e instituciones claves para el desarrollo del e-gobierno; la mejora de los procesos de la administración pública haciéndolos eficientes, transparentes y con enfoque al usuario, informatizándolos a través

50 Aprobado mediante Decreto Supremo Nº 031-2006-PCM 51 ONGEI, instancia de gobierno que depende de la Presidencia del Consejo de Ministros, a cargo del Primer Ministro. 52 Op. Cit.

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de las TICs; el desarrollo de una infraestructura de telecomunicaciones acorde con el desarrollo de la Sociedad de la Información y el e-gobierno; y, la generación de capacidades en estudiantes, población adulta y grupos vulnerables en el uso de la TICs, para su inserción en la Sociedad de la Información y el e-gobierno.

Cita, como condiciones para el logro del objetivo planteado, ocho condiciones: Liderazgo Político; Gobierno Electrónico enmarcado dentro de Políticas de Estado; Desarrollo Cultural; Alianzas con el sector privado; Proyectos emblemáticos del alto impacto y corto plazo; Reforzamiento de la Institucionalidad; Poseer los recursos humanos técnicos y recursos financieros; Red de Comunicaciones idónea.

CONCLUSIONES:

• LA EMISIÓN DE DOCUMENTACIÓN DIGITAL EN EL PERÚ NACIÓ DIRIGIDA AL SECTOR PRIVADO. CUANDO SE INCORPORÓ AL SECTOR PÚBLICO SE OMITIÓ AGREGAR LAS OBLIGACIONES FORMALES QUE LAS ENTIDADES TIENEN CON EL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS.

• LA AGENDA DIGITAL PERUANA PREVÉ EL ESTABLECIMIENTO DE ESTÁNDARES DE INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN MEDIANTE MEDIOS DIGITALES, INTERFACES DE INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN VÍA WEB SERVICES; ESTÁNDARES METODOLÓGICOS EN GERENCIA DE PROYECTOS DE TICS; DESARROLLO DE PORTALES Y SITIOS WEB QUE FACILITEN EL INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN; TICS Y ARQUITECTURA ABIERTA Y MODULAR QUE PERMITAN INTEROPERABILIDAD DE APLICACIONES DE E-GOBIERNO.

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CAPÍTULO III.CCAAPPÍÍTTUULLOO IIIIII..

LA EXPERIENCIA INTERNACIONALLLAA EEXXPPEERRIIEENNCCIIAA IINNTTEERRNNAACCIIOONNAALL

Carta para la Preservación del Patrimonio Digital de la UNESCO

En París, en abril del año 2003, durante la segunda reunión del Consejo Intergubernamental del “Programa Información para Todos” celebrada en la sede de la Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura (UNESCO), se presentó la versión revisada de la Carta para la Preservación del Patrimonio Digital53, luego de un periodo de consultas a los países miembros.

Resulta interesante citar los alcances de aquello que la Carta denomina “Patrimonio Digital”:

“El patrimonio digital consiste en recursos únicos que son fruto del saber o la expresión de los seres humanos. Comprende recursos de carácter cultural, educativo, científico o administrativo e información técnica, jurídica, médica y de otras clases, que se generan directamente en formato digital o se convierten a éste a partir de material analógico ya existente. Los productos “de origen digital” no existen en otro formato que el electrónico54.

Los objetos digitales pueden ser textos, bases de datos, imágenes fijas o en movimiento, grabaciones sonoras, material gráfico, programas informáticos o páginas Web, entre otros muchos formatos posibles dentro de un vasto repertorio de diversidad creciente. A menudo son efímeros, y su conservación requiere un trabajo específico en este sentido en los procesos de producción, mantenimiento y gestión”.

La carta aborda en forma genérica pero firme aspectos de ineludible tratamiento relativos al acceso a este patrimonio, al peligro de su pérdida, a la necesidad de actuar y de brindar medidas que incidan en todo el ciclo de vida de la información digital, a elaborar estrategias y políticas para seleccionar los elementos que deben conservarse, a cómo proteger efectivamente éste legado brindando inclusive algunos alcances de lo que deben contemplar los Estados Miembros en cuanto a funciones y atribuciones que involucren a todos los sectores de la sociedad, estableciendo alianzas y cooperación efectiva a nivel

53 Carta para la Preservación del Patrimonio Digital. http://arpa.ucv.cl/texto/Preservaci%F3nPatrimonioDigitalUNESCO.pdf54 Resaltado por los autores para efectos ilustrativos.

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internacional para difundir en forma debida los alcances de ésta temática con visión de futuro.

La carta también alude a que los Estados Miembros habrán de disponer de mecanismos jurídicos e institucionales adecuados para garantizar la protección del patrimonio digital, haciendo que la legislación sobre archivos se aplique al patrimonio digital, como parte de una política nacional de preservación.

Como medida específica relativa al tratamiento de la integridad del documento digital se propone prevenir la manipulación o modificación deliberada de éste por lo que estima de suma importancia disponer de un marco tanto jurídico como técnico en el que se proteja la autenticidad.

Con el uso de la tecnología para la producción de documentos, se debe tener en cuenta problemas relativos a la vulnerabilidad y su poder lesivo en cuanto a la intimidad de las personas, su rápida obsolescencia, la pérdida de datos por las migraciones. Se considera que los soportes informáticos tienen un valor de eficiencia jurídica y que se debe fomentar la seguridad y la confianza en la comunicación electrónica. Además de lo rápido como se actualiza el hardware y el software es necesario tener presente las condiciones ambientales para la consideración de los diferentes soportes informáticos.

La Gestión Documental en México

El Archivo General de la Nación de México es el ente rector en materia de archivos. Dentro de su normativa general tiene a los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, cuya publicación data de febrero de 200455.

Este instrumento introdujo el concepto de documento electrónico en los siguientes términos: “Información que puede constituir un documento de archivo cuyo tratamiento es automatizado y requiere de una herramienta específica para leerse o recuperarse”.

En cuanto a su organización se prevé que las dependencias y entidades pueden contar con un área coordinadora de archivos. El responsable del área, con conocimientos y experiencia en archivística, será nombrado por el titular de la dependencia o entidad, quien establecerá su nivel jerárquico y tendrá entre sus funciones la de coordinar con el área de tecnologías de la información de la dependencia o entidad, las actividades destinadas a la automatización de los archivos y a la gestión de documentos electrónicos.

En defecto del área coordinadora las funciones descritas son llevadas a cabo por el responsable del archivo de concentración de la dependencia o entidad.

Si bien no se establece un criterio uniforme respecto a la instancia responsable de determinar las políticas de automatización de archivos para todo el ámbito estatal, sí existe un entendimiento de que su tratamiento

55 Archivo General de la Nación de México. http://www.agn.gob.mx/

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involucra necesariamente a las áreas de gestión de tecnologías de la información de las entidades públicas, y que en el nuevo escenario no resulta suficiente desplegar esfuerzos sólo desde la ciencia archivística tradicional.

Respecto a la administración y conservación de documentos electrónicos corresponde a las dependencias y entidades tomar las medidas necesarias, cuyo contenido y estructura permitan su identificación como documentos de archivo, asegurando la identidad e integridad de la información.

Las dependencias y entidades aplican medidas técnicas para administrar y conservar, con aseguramiento de la validez, autenticidad, confidencialidad, integridad y disponibilidad de los documentos electrónicos de acuerdo con las especificaciones de soportes, medios y aplicaciones, tomando en cuenta el marco nacional e internacional. También realizan programas de respaldo y migración de los documentos electrónicos.

No se ha encontrado en la revisión de la normativa archivística de México, estándares tecnológicos para la gestión documental que permita evidenciar un tratamiento homogéneo a nivel de entidades del Estado.

La actividad archivística sobre documentos electrónicos en Colombia

El órgano rector en materia archivística es el Archivo General de la Nación56. Desde la década de los 80 se ha expedido una vasta normatividad referida a la gestión documental en medio electrónico aunque de manera dispersa por lo que citarla en detalle resulta un extenso catálogo normativo.

El Decreto Ley 1167 de 1980, determina las pautas según las cuales se organizará el Registro Nacional de Valores e Intermedios, cuyos archivos pueden conservarse por cualquier medio técnico adecuado que garantice su reproducción exacta.

La Ley 6 de 1992 establece, dentro de un marco tributario, que a la reproducción impresa de imágenes ópticas no modificables, efectuadas por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos Nacionales sobre documentos originales relacionados con los impuestos que administra, le corresponde valor probatorio.

El Decreto Ley 2620 de 1993 que reglamenta el procedimiento para la utilización de medios técnicos adecuados para conservar los archivos de los comerciantes, permite la conservación de sus archivos utilizando cualquier medio técnico adecuado que garantice la reproducción exacta de documentos, tales como la microfilmación, la micrografía y los discos ópticos entre otros.

El Decreto Ley 2150 de 1995 suprime y reforma regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la administración pública, autorizando el uso de sistemas electrónicos de archivos y transmisión de datos; prohibiendo limitar el uso de las tecnologías de archivo documental por parte de los particulares, entre otros.

56 Archivo General de la Nación de Colombia. http://www.archivogeneral.gov.co/

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El Decreto 1094 de 1996, que reglamenta el Estatuto Tributario Factura Electrónica dispone que las personas o entidades que opten por utilizar la factura electrónica como documento equivalente a la factura de venta deberán hacerlo a través de una red de valor agregado.

La Ley 270 de 1996 sobre el uso y valor probatorio de las nuevas tecnologías en la Administración de Justicia prevé que el Consejo Superior de la Judicatura debe propender por la incorporación de tecnología de avanzada al servicio de la administración de justicia, enfocándose principalmente a mejorar las prácticas de las pruebas, la formación, conservación y reproducción de los expedientes, la comunicación entre despachos y a garantizar el funcionamiento razonable del sistema de información.

La Circular 2 de 1997 del Archivo General de la Nación establece parámetros a tener en cuenta para la implementación de nuevas tecnologías en los archivos públicos, entre los que se encuentra el que las Entidades Estatales podrán usar tecnologías de punta en la administración de sus archivos, pudiendo utilizar cualquier soporte documental, por medio técnico, electrónico, óptico, informático o telemático para el cumplimiento de sus funciones.

La Ley 527 de 1999 define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos del comercio electrónico y las firmas digitales, y establece las entidades de certificación; hace referencia al manejo de datos del comercio electrónico, de las firmas digitales, su admisibilidad y fuerza probatoria, y los criterios de valoración y conservación.

La Ley 594 del 2000, Ley General de Archivos, en la parte sobre los Programas de gestión documental, prevé que las entidades públicas deben elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos. Los documentos emitidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos.

A partir de esta última norma se inició en Colombia el tratamiento al documento emitido por medios electrónicos proporcionándole la equivalencia funcional que la doctrina le atribuye, siempre que cumplan con garantizar su autenticidad e integridad, dejando atrás las disposiciones anteriores que sólo se dirigían a regular aspectos de conservación y reproducción a partir de medios electrónicos.

No se encontró estándares tecnológicos para el manejo de la gestión documental.

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Los sistemas de información en Costa Rica

El Archivo Nacional de Costa Rica57 es la entidad rectora del Sistema Nacional de Archivos y la que administra el patrimonio documental de la Nación; dicta, a través de la Junta Administrativa, las directrices sobre la materia.

La Ley General de Control Interno58 contiene una disposición sobre sistemas de información, que indica que deberá contarse con sistemas de información que permitan a la Administración Activa tener una gestión documental institucional, entendiendo ésta como el conjunto de actividades realizadas con el fin de controlar, almacenar y, posteriormente, recuperar de modo adecuado la información producida o recibida en la organización, en el desarrollo de sus actividades, con el fin de prevenir cualquier desvío en los objetivos trazados.

Dicha gestión documental deberá estar relacionada con la gestión de la información, en la que deberán contemplarse las bases de datos corporativas y las demás aplicaciones informáticas, las cuales se constituyen en importantes fuentes de la información registrada.

En cuanto a la información y comunicación, son deberes del jerarca59 y de los titulares subordinados, como responsables del buen funcionamiento del sistema de información, entre otros, el establecer las políticas, los procedimientos y recursos para disponer de un archivo institucional, de conformidad con lo señalado en el ordenamiento jurídico y técnico.

En el 2008 la Junta Administrativa del Archivo Nacional aprobó la Directriz con las regulaciones técnicas sobre la administración de los documentos producidos por medios automáticos

En materia de gestión de documentos dispone la existencia de una coordinación interdisciplinaria entre los archivistas, administradores e informáticos, en el diseño y desarrollo de aplicaciones informáticas que respondan a necesidades reales de información de los archivos centrales de cada Institución.

Los responsables en materia de gestión documental deben dictar políticas y procedimientos de uso y conservación de documentos en soporte electrónico; regular el uso de correo electrónico y de otras herramientas informáticas; implementar mecanismos y procedimientos para garantizar que los documentos electrónicos almacenados en su versión final no puedan ser modificados; seleccionar los documentos electrónicos que se van a conservar según la Tabla de Plazos de Conservación Documental; conservar datos de referencia de información y necesidad tecnológica para su almacenamiento y acceso (metadatos), de los documentos durante todo su ciclo de vida; elaborar manuales de procedimientos que aseguren la integridad y confiabilidad de los documentos electrónicos; que delimiten los dominios de trabajo dentro del

57 Archivo Nacional de Costa Rica. http://www.archivonacional.go.cr/ 58 Ley No. 8292 del 31 de julio del 2002 59 La figura administrativa corresponde en el Perú al Titular del Pliego.

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sistema de información; que tengan información de referencia cruzada para relacionar documentos textuales con automáticos; y asegurar las modalidades de autenticación, de duplicación, de seguimiento, de recuperación y de verificación de los documentos.

En materia de conservación de documentos, proveer de espacios físicos con condiciones ambientales idóneas y mobiliario adecuado para la conservación de documentos en soporte electrónico.

En materia informática, normalizar los programas y sistemas informáticos en el proceso de gestión documental, garantizando la compatibilidad de la información entre las unidades administrativas; que se facilite el acceso a la información sin costos adicionales para el usuario; que se garantice la actualización permanente de los equipos y programas informáticos; que se investigue; se capacite al personal; se cuente con procedimientos de actualización permanente de los equipos y programas informáticos; que se protejan los dispositivos informáticos contra fluctuaciones de voltaje, que se establezca una política institucional para la generación de respaldos periódicos de información que garantice la permanencia, la integridad, la autenticidad y la accesibilidad de la información en los documentos, entre otros.

Esta experiencia, como se ha señalado, resulta una propuesta de avanzada que contempla el tratamiento de la información a lo largo de su ciclo vital, dando especial relevancia a las características particulares de vulnerabilidad que presentan los nuevos soportes documentales.

España y la Normatividad Comunitaria

En el sitio web del Ministerio de la Cultura del Gobierno de España60 se puede encontrar la “Guidelines on best practices for using electronic information. DLM-FORUM Electronic Records”, documento de la Comunidad Europea que contempla un tratamiento multidisciplinario completo y extenso sobre el tratamiento de la información digital, entre los que se encuentra, cómo está estructurada la información electrónica; el ciclo de vida de la información acceso y responsabilidad de uso; el diseño, creación y mantenimiento de la información electrónica; los plazos de preservación de la información electrónica; y, el acceso y distribución de la información electrónica.

Resulta importante resaltar una de las conclusiones de este documento para efectos de la investigación:

Ninguna solución puede ser válida para todos los países y para todas las situaciones. Corresponde a cada país definir su propia política en materia de información electrónica, en colaboración con todos los involucrados.61

En el 2007, la Subdirección General de los Archivos Estatales analizó y propuso el Desarrollo de la Norma Española de Descripción Archivística

60 Gobierno de España. Ministerio de Cultura. http://www.mcu.es/archivos/CE/RecProf/NormasDocumentos.html 61 Es una traducción libre de los autores, obtenida del documento citado, cuyo texto original dice “No single approach can be valid for all countries and all situations. So it is up to you to work out your own policy for electronic information in collaboration with everyone else envolved”.

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(NEDA), dictando disposiciones que se constituyen como marco de referencia para una regulación autónoma dentro de cada ámbito político jurisdiccional de España, en atención a los nuevos retos que presenta el escenario de producción, conservación y acceso a fuentes de información en la actualidad, proporcionando así, los lineamientos para una adecuada técnica descriptiva.

De acuerdo con el análisis y diagnóstico elaborado, se propone el desarrollo de nuevas Normas Españolas de Descripción Archivística (NEDA), en plural, adaptadas al nuevo contexto social y tecnológico, tomando como base las normas internacionales en materia de archivos ya aprobadas (ISAD (G) 2, la ISAAR (CPF) 2 y la EAD) y en fase de desarrollo (EAC, ISAF, entre otras); la práctica archivística española en los procesos técnicos de identificación y descripción de fondos y colecciones; la experiencia acumulada en el desarrollo de sistemas de información archivística; toda la documentación generada a lo largo del proyecto NEDA1 y sus resultados; otros esfuerzos normativos regionales y nacionales (MDM, NODAC, DACS, RAD2, entre otras); la normalización de la descripción bibliográfica a nivel internacional y nacional (FRBR, FRAR, Declaración de Principios Internacionales de Catalogación, ISBDs, GARR, GSARE, MARC21, RC, RDA, entre otras).

Las NEDA tienen como Objetivos Generales constituir una herramienta normativa técnica, aplicable en cualquier tipo de centro de archivo y a cualquier tipo de recurso archivístico (textuales, gráficos, audiovisuales y electrónicos). Entre ellos se tiene a los siguientes:

- Favorecer la realización de prácticas archivísticas adecuadas y homogéneas en los procesos técnicos de identificación y descripción de los fondos y colecciones, orientadas a mejorar el acceso del usuario a los recursos archivísticos.

- Favorecer la homogeneización de las entradas y salidas de datos de descripción en los sistemas de información archivística, para facilitar el intercambio y comunicación de información entre sistemas y mejorar los procesos de migración de datos de unos sistemas a otros (transferencia de información descriptiva a lo largo del ciclo vital del documento; cambio de unos sistemas por otros); y, ayudar a la construcción de bases de datos y ficheros de autoridades colectivos, integrados en sistemas unificados de información archivística.

Las NEDA tienen como Objetivos Específicos:

- Las NEDA deberán proporcionar normas, de aplicación obligatoria, que establezcan los tipos de representaciones o descripciones de las entidades que forman parte de los sistemas de información archivística, así como sus interrelaciones fundamentales, basadas en un modelo conceptual de datos de alto nivel consensuado, que identifique las entidades archivísticas, sus atributos y relaciones.

- Las NEDA deberán facilitar normas, de aplicación obligatoria, relativas a la introducción de datos de descripción en los sistemas de

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información archivística, es decir, normas de estructura de datos para los distintos tipos de descripciones de las entidades archivísticas, basadas en el mencionado modelo conceptual de datos, suficientemente detalladas pero independientes de cualquier estructura o sintaxis particular de almacenamiento de datos; y, normas de contenido de datos para los componentes estructurales fijados en las normas anteriores.

- Las NEDA deberán facilitar reglas, de aplicación opcional o recomendable, relativas a la salida de datos de descripción de los sistemas de información archivística, es decir, reglas de aplicación opcional de presentación de datos en pantalla o en salida impresa. Por ejemplo, para las descripciones de los documentos de archivo: etiquetado de acuerdo con la estructura en áreas y elementos de la ISAD (G) 2; orden y puntuación de las ISBDs. Por ejemplo, para las descripciones de las instituciones, personas y familias: etiquetado de acuerdo con la estructura en áreas y elementos de la ISAAR (CPF)2; orden y puntuación de las GARR.

- Recomendaciones de codificación de datos para el intercambio o comunicación entre sistemas, empleando diferentes sistemas de metadatos (EAD, EAC, MARC21, Dublin Core).

Algunas características comunes

Este recorrido descriptivo muestra en el plano internacional una carencia de estándares homogéneos en el tratamiento de la problemática y una desigual incorporación de algunas consideraciones doctrinarias importantes que vienen siendo materia de importantes consensos en el seno de importantes organismos especializados y de aportes conocidos de expertos en la materia.

En esa línea, se ha conciliado en la necesidad de disponer de procedimientos de gestión para garantizar la preservación y acceso continuo a las informaciones archivísticas, dadas las especificidades de este tipo de materiales archivísticos:

1. El contenido no es directamente accesible a la comprensión humana, se requiere decodificar.

2. Necesidad de transferir los datos periódicamente de un soporte a otro para garantizar: preservación, accesibilidad y compatibilidad con las nuevas tecnologías.

3. Contenido y soporte son separables. Riesgo de pérdida de integridad.

4. Los metadatos62 sobre el contexto y la estructura de un documento son imprescindibles para su comprensión y uso.

5. Dependen de los metadatos del sistema electrónico: HW, SW, lenguaje, estructura de datos.

62 Datos relativos a otros datos, por lo general muy estructurados y codificados para su procesamiento e interrogación por computadora. 2003. UNESCO. "Directrices para la preservación del patrimonio digital". Pág. 166. http://unesdoc.unesco.org/images/0013/001300/130071s.pdf

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Frente a esta realidad, en su ponencia denominada “Gestión de Documentos Archivísticos Digitales”, las autoras Claudia Lacombe Rocha y Margareth da Silva63 se plantean como parámetros y objetivos a considerar en el diseño de una política pública de gestión del patrimonio digital que permita asegurar que esta información permanezca auténtica a largo plazo, y en condiciones de accesibilidad, los siguientes aspectos:

- Necesidad de que el documento archivístico sea fidedigno y auténtico para proporcionar evidencia de las actividades para ello los procedimientos de producción y manutención a largo plazo deben ser rigurosos y de calidad.

- La preservación requiere acciones archivísticas que deben ser incorporadas en todo el ciclo de vida, desde la etapa de planeamiento y concepción de los sistemas electrónicos para que no haya pérdida o adulteración.

Los objetivos para obtener esos resultados serían establecer políticas, procedimientos, directrices, normas y prácticas para apoyar a los organismos productores a crear y mantener documentos fidedignos, auténticos y preservados; y, garantizar la participación de los archivos en todo el ciclo de vida de los documentos para asegurar su captura, preservación y accesibilidad continua.

Con la Carta de la UNESCO de 2003, se inició un foro de discusión sobre la creciente problemática de preservación del patrimonio digital y a ello le siguieron los emprendimientos de muchos países por incorporar los aspectos más relevantes de este problemática. Sin embargo en el caso de Colombia, el tema venía siendo abordado en forma dispersa y poco orgánica desde el inicio del nuevo milenio.

México dio un paso importante en 2004, recogiendo normativamente las características de los documentos archivísticos digitales que hacen necesario su particular tratamiento multidisciplinario:

a. Autenticidad, es decir, de un documento debe poder probarse que es lo que dice ser, que ha sido enviado o recibido por la persona de la que se pretende que lo ha enviado o recibido; y que esto se ha hecho en el momento en el que se pretende que se ha hecho;

b. Fiabilidad, es decir, un documento debe ser una representación exacta y completa de la acción que refleja;

c. Integridad, es decir, un documento debe permanecer completo e inalterado, excepto en el caso de modificaciones regladas;

d. Disponibilidad, es decir, deben tomarse las precauciones adecuadas para que un documento pueda seguir siendo recuperado y utilizado.

63Lacombe Rocha, Claudia y Margareth da Silva GESTIÓN DE DOCUMENTOS ARCHIVÍSTICOS DIGITALES” Coloquio Internacional sobre el Patrimonio documental en Papel y Digital (La Habana-Cuba). Marzo de 2005.

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Las estrategias que se han trabajado a partir de la Norma Internacional ISO 15489 sobre Gestión del Patrimonio Digital (2001), y la Carta de la UNESCO referida en el numeral 3.1. (2003), han servido de base a experiencias como la de Costa Rica, que ha podido llegar a un estado más avanzado en el establecimiento de regulaciones con mayores niveles de especificidad.

Aspectos que debería contener una regulación sobre Archivos Digitales64

ASPECTO A CONSIDERAR MEXICO COLOMBIA COSTA RICA ESPAÑA PERU

Cuenta con un Sistema Nacional de Archivos SI SI SI NO SI Cuenta con una política nacional de preservación del patrimonio Digital NO NO NO NO NO

Tiene un enfoque multidisciplinario de la archivística digital, (jurídico-tecnológico). SI SI SI SI NO

Designa el organismo responsable de coordinar la preservación del patrimonio digital y de regular los procesos archivístico-tecnológicos vinculados a la gestión de archivos digitales.

NO NO SI NO NO

Define Patrimonio Digital NO NO NO NO NO Establece requisitos razonables para el acceso y uso de la información NO NO SI SI NO

Establece determinados niveles de seguridad. SI NO SI SI NO Dispone de criterios objetivos que permitan promover el equilibrio entre el interés público y el de los creadores o propietarios de la información

NO NO NO NO NO

Identifica los riesgos de pérdida: 1. Obsolescencia de los equipos y/o

programas. 2. Pérdida de integridad. 3. Pérdida de fiabilidad.

SI NO SI SI NO

Enuncia métodos para el mantenimiento y conservación. NO SI SI SI SI

Contempla actividades de divulgación y promoción respecto a:

1. Potencial de los productos digitales. 2. Dificultades de la gestión de

documentos digitales. 3. Necesidad de su preservación en

todo ámbito de actividad humana.

NO NO NO NO NO

Dispone medidas que incidan en todo el ciclo de vida de la información digital. NO NO SI SI NO

Establece sistemas y/o procedimientos fiables que generen objetos digitales auténticos y estables.

SI SI SI SI

Permite la participación entidades de la sociedad civil y del propio Estado en el diseño de las políticas públicas de Preservación del Patrimonio Digital

NO NO NO NO NO

Los procesos de selección y valoración cuentan con principios, políticas, procedimientos y normas bien definidos.

NO NO NO NO NO

Establece la posibilidad de alianzas estratégicas para el logro de los objetivos de preservación.

NO NO NO NO NO

64 Basadas en las Declaraciones de la Carta de Preservación del Patrimonio Digital de la UNESCO

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CONCLUSIÓN: DE LA REVISIÓN DE LAS EXPERIENCIAS INTERNACIONALES SE PUEDE AFIRMAR QUE CADA PAÍS TIENE DIVERSO GRADO DE NORMATIVIDAD, DIVERSAS INSTITUCIONES QUE RIGEN EL SISTEMA DE ARCHIVOS Y DIVERSA FORMA DE ENFOCAR EL TEMA, Y QUE EN CADA CASO ÉSTA FUNCIONA PARA SU PROPIA REALIDAD. DE ELLO SE COLIGE QUE NO EXISTE UNA SOLUCIÓN VÁLIDA PARA TODOS LOS PAÍSES, POR LO QUE CORRESPONDE QUE EN CADA CASO SE ESTABLEZCA UNA ESTRATEGIA PROPIA INCLUYENDO A TODOS LOS INVOLUCRADOS.

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CAPÍTULO IV.CCAAPPÍÍTTUULLOO IIVV..

LAS EXPERIENCIAS NACIONALES: DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS Y TICS

LLAASS EEXXPPEERRIIEENNCCIIAASS NNAACCIIOONNAALLEESS::DDOOCCUUMMEENNTTOOSS EELLEECCTTRRÓÓNNIICCOOSS YY TTIICCSS

La Experiencia RENIEC

En el año 2004 el Gerente de Informática y algunos colaboradores del Registro Nacional de Identificación y Estado Civil65 expusieron una idea ante el Jefe Nacional66: desarrollar un proyecto que permitiera facilitar la gestión documentaria y ayudar a la toma de decisiones, que ayude en la ecoeficiencia del recurso papel, que constituya una decisión de gobierno electrónico y que la solución pueda ser compartida con otras entidades públicas.

El proyecto se denominó “Sistema Integrado de Trámite Documentario”, fue puesto en operación en el año 2005. Se hizo obligatorio a nivel organizacional en todo el país, a partir del año 2006 y fue registrado en INDECOPI y puesto a disposición de la Oficina Nacional de Gobierno Electrónico e Informática en el año 200967.

La solución consiste en crear expedientes electrónicos teniendo como origen un documento ingresado por alguna de las mesas de partes a nivel nacional, o un documento digital generado por alguna de las instancias administrativas de la Institución. Recibido ese primer documento, es puesto on line a disposición del destinatario o del gestor de la documentación y las comunicaciones, sin importar el lugar en el que fue ingresado. Se procede al escaneo, se ingresan los datos de origen e ingresa al flujo, dándose inicio al expediente respectivo.

A ese documento original se le agrega, en un árbol lógico que es el expediente electrónico, todos y cada uno de los documentos que contienen decisiones, opiniones, informes y documentos anexos (gráficos, sonoros, entre otros). Cada documento posterior al primero es suscrito por un funcionario con una firma digital (firma que cuenta con certificado digital

65 http://www.reniec.gob.pe Consulta: 15 de noviembre de 2009. 66 El Jefe Nacional Eduardo Ruiz Botto; Gerente de Informática Jesús Fernández Lanzos; Sub Gerente de Ingeniería del Software Kattyana Chaparro; Programador William Cutipa; entre otros. 67 http://www.softwarepublico.gob.pe/detsoftware.php?codsoftware=537 Consulta: 27 de noviembre de 2009.

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proporcionado por un proveedor externo, a mérito de lo permitido en la Ley de Firmas y Certificados Digitales, en tanto no se constituya la IOFE), lo que le da al documento sustento jurídico administrativo, no siendo necesario un despacho con expedientes en papel, ni firmas físicas. Únicamente se requiere la firma física en caso el documento tenga que salir de la Entidad hacia una autoridad o un ciudadano que así lo requiera.

El sistema permite la constitución de expedientes electrónicos, a través de "árboles de decisión", permitiendo el seguimiento del documento a través de toda la ruta, y sin usar medios alternativos como el correo electrónico o la intranet institucional. Cada documento emitido hasta por el tercer nivel organizacional, cuenta con firma con certificado digital de validez internacional.

En la base de datos de la Entidad se encuentran almacenados todos los documentos digitales emitidos desde el inicio del trámite documentario. Se estiman, según cifras de su Gerencia de Informática, que estos bordean los dos millones de documentos digitales y digitalizados, a mediados del año 2009. Según estadísticas de la propia Gerencia, en el lapso, se han salvado el equivalente a 700 árboles. Se estima que el ahorro en dinero es de algunos millones de soles.

Con el registro en INDECOPI el RENIEC busca replicar la solución no sólo a nivel Estado. Han mostrado su interés por el sistema varios ministerios, un poder del Estado, Organismos Reguladores, Organismos Autónomos, Organismos Descentralizados e incluso un Colegio de Abogados.

El trabajo diario con esta solución ha mejorado el índice de productividad de las personas, permite la ubicación de documentos en tiempo inmediato, es una herramienta eficiente para la solución de crisis, y permite la inalterabilidad y seguridad de la documentación que obra en la base de datos.

En el aspecto técnico el SITD esta desarrollado en 2 plataformas. La Cliente Servidor: Oracle Developer Suite 6i (Forms 6i, Reports 6i); y la Web: Oracle Developer Suite 10g (Forms 10g, Reports 10g).

El aplicativo requiere para su funcionamiento tres servidores: Servidor de Base de Datos: Oracle Data Base 10g; Servidor de Aplicaciones: Oracle Application Server 10g; y, Servidor de Compilados (Cliente Servidor): Windows 2003.

Para la ejecución del Sistema en los terminales de los usuarios se requiere mínimo, en hardware: Pentium 3 con 128 mb de memoria (recomendable Pentium 4 con 512 mb de memoria); en software: Windows 2000, Office 2000 y Acrobat Profesional 7.0. Cuenta con Certificado Digital (Firma Digital).

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La Experiencia CONASEV

La Comisión Nacional Supervisora de Empresas y Valores (CONASEV) fue creada68 en 1968. Su ley orgánica es de 1992, la que determina que CONASEV es una institución pública del Sector Economía y Finanzas, cuya finalidad es promover el mercado de valores, velar por el adecuado manejo de las empresas y normar la contabilidad de las mismas. En ese sentido, tiene como misión:

"Promover la eficiencia del mercado de valores y productos, así como del sistema de fondos colectivos, a través de la regulación, supervisión y difusión de información, fortaleciendo la confianza y la transparencia entre sus participantes; apoyados en una organización tecnológicamente competitiva que privilegia el conocimiento, el desempeño y la ética profesional." 69

A fin de ser una organización tecnológicamente competitiva, el año 1999 CONASEV inició la primera fase de su Sistema de Administración Documentaria; hacia el año 2001 se concluyó la segunda fase, cuyo aspecto destacable era que involucraba al 98 por ciento del personal de CONASEV.

Estos avances no eran aún significativos y básicamente habían consistido en la adquisición de computadoras personales y la implementación de un software interno, que no sustituían en absoluto al uso del soporte papel ni las firmas manuscritas, por ello el año 2002 aún presentaba problemas diversos, como los siguientes:

Congestión en el área de recepción de documentos, en los periodos críticos (Información Estacional).

H/H (Horas hombre) dedicados a manipulación de papel para la digitalización. Eso era un problema de eficiencia.

Inseguridad de documentos (infidencia).

Alto costo de envío de información para los supervisados y para CONASEV.

Problemas de espacio en Archivo Central.

Generación de documentos sin criterio uniforme (porqué, para qué y cuándo hacer un memorando).

Numeración correlativa de documentos independiente por cada área, controlado por secretarias (codificación de número engorroso, imposible administrar).

Impresión y copias de documentos sin control.

Poco conocimiento de normas del Archivo General de la Nación.

68 El 28 de mayo de 1968. Inició sus operaciones el 02 de junio de 1970. Actualmente se rige por su Ley Orgánica, Decreto Ley Nº 26126 publicada el 30 de diciembre de 1992. http://www.conasev.gob.pe/Acercade/LEY_18302.pdf. Consulta: 25 de noviembre de 2009. 69 Comisión Nacional Supervisora de Empresas y Valores – CONASEV. http://www.conasev.gob.pe/Acercade/Acer_vision.asp Consulta:

19 de noviembre de 2009.

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Ante esa situación, las autoridades en ese entonces, observaron que se requería una redefinición en la administración de los documentos y la información.

En ese sentido tres aspectos tenían que ser redefinidos:

1. Necesidad de solución integral para administrar los documentos y la información en las tres etapas siguientes:

- Generación (Externa e Interna)

- Seguimiento (ciclo documental)

- Almacenamiento o Archivo final

2. Cambios tecnológicos: énfasis en minimizar el uso de soportes físicos y automatización de procesos

3. Cambios Jurídicos: elaborar normas y directivas para dar valor legal a la solución tecnológica (interna y externa)

A fin de dar solución a esta problemática, se realizó un trabajo de digitalización de la documentación, que incluía una solución integral al problema del manejo documental y de la información, cuyos objetivos eran mejorar la eficiencia de los procesos para el cumplimiento de los plazos señalados en el Texto Único de Procedimientos Administrativos de CONASEV, conseguir una gestión documental virtual con las seguridades tecnológicas y legales, y minimizar el uso del papel físico en todas las actuaciones que realice la entidad.70

Esa solución tenía premisas tecnológicas y jurídicas que cumplir. Las Premisas Tecnológicas eran:

Solución basada en el uso de Internet y PKI.

Envío de documentos y recepción de notificaciones firmados digitalmente (con cargo electrónico).

Personal de CONASEV debe contar con certificados digitales, igual para personas de las empresas supervisadas.

Las Premisas Jurídicas eran:

Legislación Peruana regula de forma integral el uso de nuevas tecnologías.71

Principio de Equivalencia Funcional: otorgar a la tecnología el mismo tratamiento legal que el de las figuras tradicionales72.

Cargo de recepción de las entidades supervisadas, resuelto por MvNet con el Cargo Electrónico, el cual incluye el sello electrónico de tiempo y su disponibilidad permanente a través de la bitácora MvNet.

70 Pregunta 01 de la Entrevista al Ing. Héctor Saravia Martínez 71 Ley de Certificados y Firmas Digitales (Ley 27629) y su Reglamento vigente en ese entonces; el Decreto Legislativo Nº 681 y su Reglamento (Documentos Electrónicos y su Archivo Digital); Código Civil - sobre Manifestación de Voluntad por Medios Electrónicos (Artículos 141º, 141-A y 1374º) 72 Medio Físico en el sentido de Medio Electrónico

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El Domicilio Electrónico, problema resuelto por MvNet a través de la concordancia de las normas comunes del Código Civil, Ley General de Sociedades y Ley del Procedimiento Administrativo General, con las normas informáticas.

Efectos legales de los documentos intercambiados vía MvNet, los cuales se encuentran en la capacidad de acreditar cualquier hecho ocurrido y producir la necesaria certeza ante los jueces respecto de los hechos controvertidos.

Ante tal problemática, y teniendo presente las premisas tecnológicas y jurídicas que el sistema digitalizado debía satisfacer, se implementó un modelo que permitía emitir un cargo electrónico firmado digitalmente cuando los documentos eran ingresados, en cuyo servidor se manejaba tanto un domicilio electrónico, como una bitácora y un software de Sistema de Gestión de Documentos, el cual trabajaba con una ventanilla única, todo ello certificado digitalmente por una autoridad de certificación que era parte neutral73.

Este trabajo de digitalización, permitió en menos de dos años que se desterrara el uso del papel en el trabajo de CONASEV, grandes archivos de papel pudieron eliminarse gracias a las microformas digitalizadas con intervención de fedatario juramentado, la inversión inicial que significó la digitalización de la documentación existente y la implementación del Sistema de Gestión de Documentos, fue recuperada con los ahorros en papel y demás accesorios de escritorio que se dejaron de adquirir, y con la eficiencia y transparencia que alcanzó el trabajo desarrollado por CONASEV.

Fue la entidad peruana pionera en implementar un sistema digitalizado para desarrollar el trabajo de sus documentos e información, ello implicó también redefinir funciones internas, optimizar los flujogramas, y en general, desarrollar un rápido y fluido trabajo documentario.

En las Memorias Institucionales de CONASEV, se aprecia que en el año se produjo el desarrollo e implementación del sistema de intercambio de información con tecnología PKI-MvNET, el cual permitió mantener un intercambio fluido y seguro de información entre CONASEV y sus supervisados, además de permitirle, abarcar un mayor universo de entidades supervisadas conectadas a CONASEV, y posteriormente, facilitar la implementación de una Ventanilla Única de recepción de documentación a CONASEV y a la Bolsa de Valores de Lima, de modo tal que, los supervisados vean disminuidos los costos derivados de su obligación de presentar información.74

El año 2003 fue de consolidación, y en el que CONASEV logra ser una organización tecnológicamente competitiva. Por una parte concluyó el proyecto de Microformas Digitales, el cual consistió en la conversión de los documentos del Archivo Central de soporte papel a Microformas Digitales, con un total de

73 Se escogió como Entidad Certificadora a Digital Signature Trust (identrust) representada en el Perú por Cosapi Data S.A. 74 Comisión Nacional Supervisora de Empresas y Valores – CONASEV. “Memoria Institucional 2002”. Pag 59.

http://www.conasev.gob.pe/Acercade/memoria2002.pdf Consulta: 19 de noviembre de 2009.

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1,815,000 páginas digitalizadas; por otra, la puesta en producción del Sistema MvNet el 01 de junio de 2003 permitió que en ese año el 87% (267) de las Empresas supervisadas utilicen el Sistema. Paralelamente a ello, le brinda el marco jurídico apropiado para el funcionamiento de MvNet, ya que CONASEV aprobó su Reglamento de Uso75.

Entre los logros más destacables del sistema MvNet, se citan los siguientes:

Se ha logrado reducir a segundos el proceso de difusión de información al público en general.

Se ha optimizado el tiempo de notificación de las comunicaciones formales de CONASEV a las empresas.

Se han reducido los tiempos de respuesta por solicitudes de información de CONASEV y la Bolsa de Valores de Lima.

La actividad de supervisión y control de CONASEV se ha visto mejorada.

Se han logrado reducir los costos de procesamiento de la información dentro de CONASEV.

Las empresas supervisadas se han visto beneficiadas porque han reducido sus costos de transacción, teniendo en cuenta que el Sistema MvNet es considerado como la “Ventanilla Única”, a través de la cual las empresas remiten su información sólo una vez mediante este sistema.76

Ese trabajo de aplicación de alta tecnología de la información en el Sector Público, permitió que CONASEV se convierta en la primera institución del país que ya no recibe ni envía documentos físicos a las empresas que supervisa en ninguna de sus fases de supervisión y control, y le hizo merecedor a uno de los principales galardones del concurso "Vale un Perú", premio 77en el ámbito de las tecnologías de la información, que promueven la aplicación de alta tecnología en el Perú78.

La Experiencia del Archivo General de la Nación

El Archivo General de la Nación institución a cargo de la defensa, conservación e incremento del Patrimonio Documental de la Nación, custodia la mayor cantidad de documentación generada por los organismos del Estado.

75 Mediante la Resolución CONASEV N° 008-2003- EF/94.10. 76 Comisión Nacional Supervisora de Empresas y Valores – CONASEV. “Memoria Institucional 2003”. Pp. 54-55. http://www.conasev.gob.pe/Acercade/memoria2003.pdf Consulta: 19 de noviembre de 2009. 77 Otorgado por América Sistemas y Common Perú, dos de las más importantes empresas 78 Al entrevistar al Ing. Héctor Saravia Martínez, quien durante los años 2000 a 2008 se desempeñó como Gerente de Sistemas en CONASEV manifestó que este proyecto fue posible gracias al fuerte impulso que le dio el Presidente del Directorio de CONASEV y fue financiado por el Banco Interamericano de Desarrollo (BID) dentro del programa de Modernización del Estado, quienes influyeron de manera importante para que el Ministerio de Economía y Finanzas mediante su Unidad de Coordinación de Préstamo Sectorial aprobara el Proyecto. Refirió que las dificultades presentadas en el desarrollo del Proyecto, fueron mínimas en los ámbitos tecnológico o normativo, ya que ambos se habían previsto adecuadamente; sin embargo, durante su implementación los problemas principales se suscitaron en el ámbito cultural, debido a la resistencia de gerentes y personal de CONASEV para dejar de usar el soporte papel y ante la imposibilidad de poder rectificar un memorando o informe que tuviese algún error, lo que fue subsanado gracias a la disposición interna de sanción al que no utilizase el Sistema y a prestar una mayor atención en la formulación de documentos, lo cual coadyuvó a volver más eficiente el trabajo de la Institución.

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En él se encuentran documentos generados en los Ministerios, Organismos Públicos adscritos a estos, Municipalidades, Poder Judicial, Notarías, así como documentos provenientes de la época colonial y virreinal.

Mucha de esta documentación debido al paso del tiempo, a los agentes del medio ambiente y a la manipulación constante por el uso, presenta desde un pequeño deterioro hasta uno de grandes proporciones. Sin embargo, debido principalmente a la falta de presupuesto no se ha podido realizar una tarea de restauración de documentos de grandes proporciones.

Pese a la falta de apoyo de parte del Gobierno Central en materia presupuestal y gracias a la colaboración de organizaciones de la Sociedad Civil, se ha avanzado en la informatización. Los aportes de los gobiernos de Japón y Francia han permitido crear una base de datos de los registros de inmigrantes de ciudadanos de esos países.

El financiamiento del Gobierno de España ha permitido la creación de bases de datos de otros fondos documentales bajo la custodia del Archivo General de la Nación, las bases de datos de los registros de algunos archivos notariales.

Estos procesos de informatización o elaboración de bases de datos han permitido mejorar el servicio de atención a los ciudadanos y ha contribuido a evitar un mayor deterioro de los documentos. Pese a estos avances, la mayor cantidad de los fondos documentales no cuentan con una base de datos que permita identificar el contenido del mismo. Todos estos esfuerzos no habían culminado con el paso siguiente: la digitalización de los documentos y la creación de archivos electrónicos.

De acuerdo a la legislación actual que rige el Patrimonio Documental de la Nación, este no puede ser eliminado por lo que su digitalización, tiene como principales objetivos la mejor conservación del documento original y la mejora de la atención en el servicio (fundamentalmente de acceso a reproducciones certificadas o lecturas del contenido).

Es recién en el año 2006 que, a través de un Convenio entre el Archivo General de la Nación y la Sociedad Genealógica de Utah, que se lleva a cabo el primer y más importante proceso de digitalización y creación de archivos electrónicos de documentos. Mediante este acuerdo se empieza la digitalización de las partidas o actas de nacimientos, defunciones y matrimonios de la provincia de Lima que conserva el Archivo General de la Nación.

Actualmente, el proceso de digitalización continúa en ejecución, habiéndose iniciado a la par un proceso de elaboración de índices de los documentos digitalizados. Esto ha permitido que la prestación de los servicios sea de manera más rápida y eficiente. Gracias a la experiencia del Archivo General de la Nación, se ha podido extender la digitalización a los Archivos Regionales del país.

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El Convenio suscrito permitirá digitalizar todas los cientos de miles de actas de nacimiento, matrimonio y defunción que el Archivo General de la Nación conserva79.

Algunas consideraciones comunes en las experiencias nacionales

ASPECTOS DE UN MODELO DE GESTIÓN DE DOCUMENTACIÓN DIGITAL

RENIEC CONASEV AGN

Tiene un enfoque multidisciplinario de la archivística digital (jurídico-tecnológico). SI SI SÍ

Identifica y selecciona el Patrimonio Digital NO NO NO Establece requisitos razonables para el acceso y uso de la información SI SI SI

Establece determinados niveles de seguridad. SI SI SI Identifica los riesgos de pérdida:

1. Obsolescencia de los equipos y/o programas. 2. Pérdida de integridad. 3. Pérdida de fiabilidad. .

SI SÍ S/D80

Enuncia métodos para el mantenimiento y conservación. SI SI SI Dispone medidas que incidan en todo el ciclo de vida de la información digital. NO NO NO

Hace uso de Firmas y Certificados Digitales SI SI NO Establece la posibilidad de alianzas estratégicas para el logro de los objetivos de preservación. SÍ NO SI

La entidad ha dejado de usar el soporte papel en sus trámites internos SI SI NO

Todo el personal de la entidad utiliza Firma Digital NO NO NO Se ha dejado de usar la firma manuscrita en los trámites internos de la entidad SI SI NO

Se continúan utilizando los cargos en papel SÍ NO SI Utilizan el Cargo Electrónico SI SI NO Almacenan los archivos digitales en ECM NO SI NO Almacenan los archivos digitales en Base de Datos SÍ NO SÍ

CONCLUSIÓN: LAS EXPERIENCIAS NACIONALES REVISADAS PERMITEN ESTABLECER QUE LAS ENTIDADES PÚBLICAS PUEDEN DESARROLLAR DE MANERA AUTÓNOMA, SOLUCIONES TECNOLÓGICAS PARA LOS DOCUMENTOS DIGITALES, EXPEDIENTES ELECTRÓNICOS Y SU ARCHIVO, UTILIZANDO REGULACIÓN PROPIA, HACIENDO USO DE FIRMAS Y CERTIFICADOS DIGITALES, Y APLICANDO POLÍTICAS PROPIAS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN; TODO ELLO SIN INTERVENCIÓN DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS.

79 Resulta interesante anotar que en las discusiones que tuvo el grupo sobre la experiencia del Archivo General de la Nación cayó en la cuenta que la experiencia de digitalización que lleva a cabo mediante convenio con la Sociedad Genealógica de Utah, a pesar de lo paradójico que resulta, también posee las mismas características de las anteriores experiencias nacionales: se ha desarrollado una solución tecnológica, para beneficio de los usuarios, pero con prescindencia del Sistema Nacional de Archivos. 80 Sin datos.

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CAPÍTULO V.CCAAPPÍÍTTUULLOO VV..

EL PATRIMONIO DIGITAL Y EELL PPAATTRRIIMMOONNIIOO DDIIGGIITTAALL YY SU MARCO NORMATIVOSSUU MMAARRCCOO NNOORRMMAATTIIVVOO

La Gestión del Patrimonio Digital.

A lo largo de la investigación se aprecia que existe un patrimonio cultural compuesto por los archivos bajo el soporte convencional (mayoritariamente en papel). Sin embargo, el avance de las TICs ha planteado una nueva realidad, que ha llevado a que organismos internacionales y diversos autores se preocupen por la posibilidad de perder esa riqueza cultural, denominada patrimonio digital.

Según García Melero “se podría definir el patrimonio digital como el conjunto de objetos, creados de forma numérica o procedentes de la digitalización de documentos analógicos, que tienen un valor perdurable para una comunidad. Estos materiales precisan de un sistema informático para ser producidos y consultados y están compuestos por información textual, icónica, sonora, programas de ordenador o por una combinación de todas o algunas de estas categorías, en cuyo caso recibe la denominación de multimedia, codificada en formato digital”. 81

Cabe señalar, que no todos los objetos digitales constituyen el patrimonio digital, desde la década del 90, con la explosión del internet, la generación de objetos digitales ha ido en aumento, las personas interactúan en la red escribiendo mails, haciendo notas en las redes sociales, chateando, efectuando aportes en los foros, subiendo videos en youtube, agregando fotos en Flickr (por citar a las dos páginas más populares de videos y fotos que se encuentran en internet en la actualidad), haciendo transacciones electrónicas, efectuando e-commerce, entre otras.

81 Luis Angel García Melero “La recopilación y conservación del patrimonio digital”. Pag 7. http://bv.gva.es/documentos/Ponencias/Melero.pdf

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Por ello, la UNESCO, aclara que “no todos los objetos digitales merecen ser conservados. El patrimonio digital está constituido únicamente por aquellos que se considera que poseen un valor permanente”82.

Este patrimonio digital, puede existir en cualquier idioma, “encontrarse” en cualquier lugar del mundo y hallarse dentro de cualquiera de los campos del conocimiento humano. Pero para tener claro cuáles objetos digitales deben conformar el patrimonio digital, es necesario recurrir a otros dos conceptos, a fin de clarificar el de patrimonio digital.

Por una parte, se debe entender que patrimonio es “… nuestra herencia del pasado, nuestros bienes actuales y lo que legamos a las generaciones futuras”83.

Por otra parte, es necesario tener en claro el concepto de documento archivístico. En el Coloquio Internacional sobre el Patrimonio Documental en Papel y Digital, realizado en La Habana, Cuba, en el año 200584 se arribó a la acepción que el documento archivístico digital se encuentra constituido por la información registrada, producida o recibida en el transcurso de las actividades de una organización o persona, dotada de organicidad, que tiene elementos constitutivos suficientes para servir de prueba de esas actividades, cuyo soporte es el formato digital y ha sido producido, procesado y almacenado por un computador.

A partir de allí, se puede entender la diferencia que existe entre el patrimonio digital y los documentos archivísticos digitales, siendo éste último un concepto más amplio y equiparable con el de objeto digital. Asimismo, se aprecia la diferencia entre el género (que es el patrimonio) y la especie (que es el patrimonio digital), constituida únicamente por los recursos únicos que se han producido en formato digital, y que son consecuencia del conocimiento o la expresión de los seres humanos.

Si bien, ya se puede tener en claro que no todo objeto digital o documento archivístico digital necesariamente va a formar parte del patrimonio digital, ello no obsta para que la abundancia de patrimonio digital vaya en aumento, situación debida a que el patrimonio digital está constituido por una gran cantidad de objetos, como los puntualizados por la UNESCO85:

Las publicaciones electrónicas, que ponen la información a disposición de un vasto número de lectores y se distribuyen por medios diversos.

Los documentos "semipublicados"; por ejemplo, artículos anticipados y tesis conservadas en formato informático, y otros

82 UNESCO “Directrices para la Preservación del Patrimonio Digital”. Pag. 22 http://unesdoc.unesco.org/images/0013/001300/130071s.pdf83 Ibid. Op cit 84 CONARQ – Conselho Nacional de Arquivos – Brasil. “Coloquio Internacional sobre el Patrimonio Documental en Papel y Digital - La Habana – Cuba – Marzo 2005. Gestión de los documentos archivísticos digitales” Pag 4. http://www.documentoseletronicos.arquivonacional.gov.br/Media/publicacoes/coloquio_internacional_sobre_el_patrimonio_documental_2.pdf85 UNESCO “Directrices para la Preservación del Patrimonio Digital”. Pag. 29-31 http://unesdoc.unesco.org/images/0013/001300/130071s.pdf

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archivos de uso restringido dentro de comunidades específicas como universidades y sociedades académicas.

Los registros de actividades, transacciones, correspondencia, etc., tanto personales como de diversos organismos.

Los conjuntos de datos recolectados para registrar y analizar, entre otros, los fenómenos científicos, geoespaciales, espaciales, sociológicos, demográficos, educativos, sanitarios y medioambientales.

Los materiales educativos utilizados por los sistemas de enseñanza asistida por computadora.

Las herramientas informáticas, como las bases de datos, los modelos, las simulaciones y los programas informáticos.

Los documentos inéditos únicos, como informes de investigación, narraciones orales de historia y folclor.

Los “manuscritos” electrónicos, como borradores de escritos y correspondencia personal.

Los productos de entretenimiento, de carácter comercial o no, creados por las empresas cinematográficas, de música, de juegos o de radio y televisión.

Las obras gráficas y las fotografías documentales realizadas por medios digitales.

Las copias digitales de imágenes, sonidos, textos y objetos tridimensionales efectuadas a partir de originales no digitales.

Entonces, el patrimonio digital si bien no está constituido por todo documento archivístico digital, ni por todo objeto digital, con la utilización de la informática y el internet en aumento, se convierte en un patrimonio abundante en la actualidad, que merece ser protegido, almacenado y conservado.

Al respecto, en el mundo se vienen desarrollando diversos proyectos de desarrollo de gestión de patrimonio digital. Existen, a nivel de proyectos tres tipos de modelos. Como refiere Altuna Esteibar, estos son el modelo integral, el selectivo y el híbrido86.

El modelo integral, también llamado exhaustivo es en el que se utiliza la aplicación de robots o crawlers para la captura masiva automática, bien por dominios, bien por lengua, bien por área temática, de la colección de documentos de la web. Un ejemplo de la aplicación de este modelo, es el Kulturarw3, proyecto desarrollado por la Biblioteca Nacional de Suecia y que viene siendo replicado en Noruega y Finlandia.

En el modelo selectivo se limita la cobertura temática a la hora de crear la colección digital. La ventaja de este modelo es el desarrollo de una colección

86 Belén Altuna Esteibar “Patrimonio digital: a vista de pájaro”. Pag. 6. http://www.asnabi.com/revista-tk/revista-tk-19/11altuna.pdf

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más equilibrada, con un acceso más completo a la colección pero que puede proporcionar una visión limitada de la realidad actual y tiene un costo más alto por intervenir el experto humano en la selección. Este modelo es el seguido por PANDORA19, desarrollado por el Archivo Web de Australia.

El modelo híbrido vendría a ser una solución optimizadora de las dos visiones anteriores: por una parte, se recoge automática y exhaustivamente todo aquello que esté en una determinada lengua, en un determinado dominio, en servidores de una determinada zona geográfica, etc. y además habría una serie de tareas selectivas para incorporar objetos digitales temáticamente. Este modelo, es el que ha recogido el proyecto PADICAT – Patrimonio Digital de Catalunya, desarrollado en España y encabezado por la Biblioteca de Catalunya.

A partir de estas experiencias es posible afirmar que no hay una sola respuesta ante el problema de cómo gestionar el patrimonio documental.

Existen modelos en los cuales se ha decidido guardar toda la información digital, sin importar que sean objetos digitales o patrimonio digital, ello debido a que los archivos digitales documentales pueden ser guardados sin el problema que se presenta en el soporte físico, en el cual es imposible guardar todo por el espacio que ocupa.

Otros modelos siguen el mismo razonamiento del patrimonio documental físico que selecciona el patrimonio digital bajo una concepción singular. Si bien los documentos digitales ocupan un espacio mínimo, llegará un momento en que debido a su gran cantidad será imposible su organización o la capacidad de los servidores o hardware de almacenamiento de información serán insuficientes, o se producirán problemas de accesibilidad.

Finalmente, hay modelos que deciden guardar todos los objetos digitales confiando en que los avances de la tecnología permitirán siempre tener soportes que permiten su almacenamiento; sin embargo, para mejorar el tema de accesibilidad, seleccionan y clasifican el patrimonio digital.

A manera de resumen es posible arribar a un punto común: que no existe un único modelo que sea válido para la gestión del patrimonio digital, las experiencias demuestran que diversas concepciones pueden manejarse de manera eficiente en dicha gestión, por lo que cada una debe adecuarse a la realidad concreta en que se desarrollará.

Ello permite colegir que es necesario, antes de iniciar la implementación de tecnologías para la gestión del patrimonio digital, que exista un adecuado diagnóstico de la realidad y que el proyecto prevea las etapas en que se irá desarrollando, en las cuales también deberá tomarse en cuenta los aspectos normativos y culturales que a la par de la tecnología, sean necesarios trabajar.

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El Proyecto InterPARES

InterPARES87 es un proyecto de investigación internacional para la preservación permanente de archivos electrónicos auténticos que abarca un horizonte temporal de doce años, de 1999 a 2012.

Según el sitio web del Proyecto InterPARES, éste tiene sus antecedentes en el School of Library, Archival and Information Studies de la Universidad de Columbia Británica, en Vancouver, Canadá. Conforme la reseña hecha por Alicia Barnard Amozorrutia88 este proyecto tiene, a la fecha, tres fases.

El aporte de este proyecto al debate sobre la gestión de documentos digitales, parte de una conceptualización multidisciplinaria del objeto de estudio, el documento digital, y de las características particulares que éste puede presentar como retos a la archivística tradicional. Comprender por ejemplo que conceptos como la integridad, la fiabilidad o la conservación, así como los riesgos de pérdida, tienen en éste ámbito y más allá de las consideraciones de la ciencia archivística, componentes tecnológicos que deben ser abordados a fin de lograr estrategias eficientes de preservación a largo plazo, es la línea de investigación seguida por esta experiencia.

La primera fase del proyecto ha centrado su objeto de estudio en el desarrollo de conocimientos teórico metodológico que permitan asegurar la autenticidad de archivos creados o mantenidos en bases de datos y sistemas electrónicos de gestión documental, aunque sólo respecto de aquellos denominados históricos. A tal efecto, la autenticidad de un documento digital, está basada en el empleo de recursos tecnológicos que preserven la integridad y confiabilidad de los documentos.

En las siguientes fases, el proyecto ha mantenido su enfoque tecnológico-archivístico, identificando los mismos requerimientos de autenticidad y fiabilidad pero ahora ya, para todo el ciclo de vida del documento, introduciendo como elemento de análisis, el debate sobre el concepto de ciclo de vida documental en el ámbito digital. Todo lo cual ha servido a la tercera fase de esta experiencia para buscar la validación de sus conclusiones, a través de los estudios de casos concretos.

Este proyecto ha permitido no sólo el debate, aún vigente, respecto a la preservación en forma autentica y a largo plazo de los documentos digitales; sino que ha facilitado una aproximación al objeto de estudio a través de conceptos, metodologías y lecciones aprendidas que lo hacen referente de cualquier esfuerzo de análisis posterior.

El proyecto InterPARES busca la conservación a largo plazo de documentos archivísticos generados o mantenidos en formato digital. Los documentos electrónicos del Sector Público se encuentran en bases de datos y están dentro de un sistema de gestión de documentación.

87 International research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems. www.interpares.org 88 Estándares e Iniciativas para la Gestión de Archivos en el Contexto Internacional. Complemento de la Gestión de Calidad, Conferencia presentada en la II CONVENCIÓN INTERNACIONAL DE ARCHIVISTAS "COINDEAR" Universidad del Quindío – Armenia, Colombia, septiembre 24, 2008. http://www.interpares.org/display_file.cfm?doc=ip1-2-3_dissemination_cp_barnard_coindear_2008.pdf

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Los objetivos de este esfuerzo de investigación estuvieron dirigidos a desarrollar sistemas interactivos de los documentos electrónicos producidos, para su uso artístico, científico y de gobierno; formular métodos para conservar su autenticidad y confiabilidad; seleccionar aquellos que habiendo superado la etapa de uso frecuente poseen un valor legal, administrativo, social o cultural; y proponer métodos y estrategias para mantener los documentos electrónicos en forma auténtica a largo plazo; identificar los elementos de una infraestructura electrónica para la creación y conservación de documentos.

El proyecto InterPARES definió al documento como información registrada, en tanto mensaje con significado. Se definió al documento archivístico electrónico como el creado de forma electrónica, haciendo la diferencia del mensaje recibido en forma electrónico pero archivado en papel, es un mensaje en papel, mientras que un documento en papel pero escaneado y usado como fichero es un documento archivístico electrónico. A ello se suma los documentos nacidos, mantenidos y utilizados en forma electrónica.

Existen otros proyectos dirigidos a preservar el patrimonio digital, como el de E. David PADI, denominado Digital Preservation Europe o Proyecto Caspar89.

El Patrimonio Digital en el Caso Peruano

En el Perú poco o nada se ha avanzado en cuanto a preservación del Patrimonio Digital.

A pesar de la referencia incluida en el Reglamento de la Ley General del Patrimonio Cultural de la Nación sobre los documentos en soporte informático, no existe norma que reglamente la generación de documentos digitales, su almacenamiento, uso y transferencia bajo la esfera de acción del Sistema Nacional de Archivos.

Como se ha fundamentado en el capítulo respectivo, ello puede obedecer a que la actividad de generación de microformas y microarchivos nació dirigida hacia el sector privado, y que al hacerlo de esta forma, las obligaciones propias de un miembro de un sistema administrativo quedaron excluidas, motivo por el cual el Archivo General de la Nación y el Sistema Nacional de Archivos no tienen intervención activa en la regulación de la actividad documental digital.

¿Qué hacer ante este panorama? ¿Es necesario fomentar una iniciativa legislativa? ¿Tiene el Archivo General de la Nación la facultad de regular administrativamente la generación de documentos digitales, el archivo de microformas, bases de datos, contenedores de documentos? ¿Puede dictar un dispositivo sobre el ciclo de vida del documento digital?

Lo cierto que las entidades públicas vienen generando millones de documentos electrónicos que son guardados, dependiendo del tamaño de la organización y su poder adquisitivo, en los discos duros de los ordenadores, en

89 Los trabajos realizados pueden revisarse en: E-David en http://www.edavid.be/eng/index.php PADI (preservación de información digital) en: http://www.nla.gov.au/padi/topics/4.html, Digital Preservation Europe en: http://www.digitalpreservationeurope.eu/ o Caspar en: http://www.casparpreserves.eu/. Consultas: 15 de noviembre de 2009.

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las bases de datos centrales o en los contenedores de documentos institucionales. No todos, sólo algunos, y no en todos los departamentos del país, tienen documentos con firma digital y una estructura tecnológica en hardware y software que asigne un grado de confianza en la custodia, vigencia y uso de los registros.

Por lo general los repositorios electrónicos, dependen de las decisiones del servidor o funcionario público a cargo. Y en la mayoría de casos, los documentos digitales deben estar perdiéndose.

Pero para aquellas iniciativas exitosas, que constituyen un parangón a seguir, resulta necesario que en el joven contexto de gobierno electrónico, se dirijan los esfuerzos para conseguir los objetivos planteados en la Carta para la Preservación del Patrimonio Digital de la UNESCO.

Ello implica tener una autoridad a cargo de regular los documentos digitales, su emisión, uso, almacenamiento y transferencia.

Parece ilógico suponer que la solución pasa por crear un nuevo organismo cuando ya existe el Archivo General de la Nación. Pero también resulta ilógico suponer que el legislador pueda dictar una ley para ampliar sus facultades archivísticas en comunión con las TICs. Lo paradójico radica en que el Archivo General de la Nación es una institución con un presupuesto mínimo. ¿Cómo asignarle la función de regular tecnología, cuando no tiene la tecnología necesaria para tal propósito? ¿Cómo exigirle tener técnicos capacitados en tecnología archivística, si la escala remunerativa apenas alcanza para retener a los técnicos que posee en soporte convencional?

Los autores del trabajo han estimado que el marco legal favorece el inicio de las actividades del Archivo General de la Nación como órgano rector en estas actividades y que el sistema administrativo en soporte convencional sólo necesita extender sus regulaciones al campo digital. Las políticas y estrategias de Gobierno Electrónico están definidas, antes que centralizar la actividad de gobierno electrónico en una sola entidad, en generar una red de transacciones de información entre Entidades, motivo por el cual resulta de importancia la generación de estándares entre estas.

Para tal efecto, en el corto plazo, debe emitir una Resolución que regule la conservación de la documentación digital del Estado.

En el mediano plazo, el Archivo General de la Nación debe dirigir sus esfuerzos en el entorno de la Agenda Digital del Estado Peruano. Ello implicará, antes que pretender la transferencia de los archivos de los registros digitales, la postulación de proyectos novedosos, entre los que podría mencionarse a la creación de un portal web del Patrimonio Digital del Estado.

De la mano de la dación de una norma que regule el ciclo de vida del documento digital, las entidades públicas deberán interconectarse con este sitio web y proporcionar a los ciudadanos, y al Archivo General de la Nación, acceso a la documentación que corresponde a su archivo medio y a su archivo histórico.

49

De la misma manera, en uso del denominado accountability y de la normatividad sobre transparencia y acceso a la información pública, el archivo de gestión debe ser accesible también por este portal

Esta metodología de trabajo podría permitirle al Archivo General de la Nación cumplir su doble papel funcional: dictar el marco regulatorio y controlar el cumplimiento de éste. Es recomendable que se convoque a las entidades y organizaciones involucradas en los procesos de aplicación de estándares de comunicaciones y transferencia de información, de administración de registros y de archivo de registros, empezando con la Oficina Nacional de Gobierno Electrónico e Informática.

A largo plazo, y de la mano de mayores recursos presupuestales, el Archivo General de la Nación debería ocuparse en resolver el problema de la transferencia de la documentación digital.

Esta bitácora de trabajo, permitiría en un horizonte palpable poder referirse en justa expresión de un “Patrimonio Digital del Estado Peruano”.

En estos días se viene debatiendo en el Congreso de la República un proyecto de Ley para la creación del Ministerio de la Cultura, al cual se adscribiría el Archivo General de la Nación. De concretarse esta propuesta, parecería la ocasión perfecta para formular proyectos que permitan despegar a esta Entidad en materia de archivística digital.

En todo caso, lo cierto es que hoy el patrimonio digital del Estado como tal, no existe. Y los documentos que están llamados a constituirlo, se encuentran en poder y a discreción de los titulares de las diversas entidades públicas.

CONCLUSIÓN: LOS DIVERSOS MODELOS DE GESTIÓN DEL PATRIMONIO DIGITAL FUNCIONAN EFICIENTEMENTE EN LA MEDIDA QUE SE DESARROLLAN DE ACUERDO A SU REALIDAD CONCRETA, POR LO QUE ES NECESARIO EFECTUAR UN ADECUADO DIAGNÓSTICO DE LA REALIDAD NACIONAL Y PREVER LOS ASPECTOS NORMATIVOS Y CULTURALES QUE A LA PAR DE LA TECNOLOGÍA SE TRABAJARÁN, EN EL PROYECTO DE IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE PATRIMONIO DIGITAL EN EL PERÚ.

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CONCLUSIONESCCOONNCCLLUUSSIIOONNEESS

1. EL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS, BAJO LA DIRECCIÓN DEL ARCHIVO GENERAL

DE LA NACIÓN, TIENE UN MARCO LEGAL Y REGLAMENTARIO ARCHIVÍSTICO VIGENTE

DIRIGIDO HACIA EL SOPORTE CONVENCIONAL (SOPORTE PAPEL).

2. LA EMISIÓN DE DOCUMENTACIÓN DIGITAL EN EL PERÚ NACIÓ DIRIGIDA AL SECTOR

PRIVADO. CUANDO SE INCORPORÓ AL SECTOR PÚBLICO SE OMITIÓ AGREGAR LAS

OBLIGACIONES FORMALES QUE LAS ENTIDADES TIENEN CON EL SISTEMA NACIONAL

DE ARCHIVOS.

3. LA AGENDA DIGITAL PERUANA, PREVÉ EL ESTABLECIMIENTO DE ESTÁNDARES DE

INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN MEDIANTE MEDIOS DIGITALES, INTERFACES DE

INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN VÍA WEB SERVICES; ESTÁNDARES METODOLÓGICOS

EN GERENCIA DE PROYECTOS DE TICS; DESARROLLO DE PORTALES Y SITIOS WEB

QUE FACILITEN EL INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN; TICS Y ARQUITECTURA ABIERTA Y

MODULAR QUE PERMITAN INTEROPERABILIDAD DE APLICACIONES DE E-GOBIERNO.

4. DE LA REVISIÓN DE LAS EXPERIENCIAS INTERNACIONALES SE PUEDE AFIRMAR QUE

CADA PAÍS TIENE DIVERSO GRADO DE NORMATIVAD, DIVERSAS INSTITUCIONES QUE

RIGEN EL SISTEMA DE ARCHIVOS Y DIVERSA FORMA DE ENFOCAR EL TEMA, Y QUE EN

CADA CASO ÉSTA FUNCIONA PARA SU PROPIA REALIDAD. DE ELLO SE COLIGE QUE NO

EXISTE UNA SOLUCIÓN VÁLIDA PARA TODOS LOS PAÍSES, POR LO QUE CORRESPONDE

QUE EN CADA CASO SE ESTABLEZCA UNA ESTRATEGIA PROPIA INCLUYENDO A TODOS

LOS INVOLUCRADOS.

5. LAS EXPERIENCIAS NACIONALES REVISADAS PERMITEN ESTABLECER QUE LAS

ENTIDADES PÚBLICAS PUEDEN DESARROLLAR DE MANERA AUTÓNOMA, SOLUCIONES

TECNOLÓGICAS PARA LOS DOCUMENTOS DIGITALES, EXPEDIENTES ELECTRÓNICOS Y

SU ARCHIVO, UTILIZANDO REGULACIÓN PROPIA, HACIENDO USO DE FIRMAS Y

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CERTIFICADOS DIGITALES, Y APLICANDO POLÍTICAS PROPIAS DE SEGURIDAD DE LA

INFORMACIÓN; TODO ELLO SIN INTERVENCIÓN DEL SISTEMA NACIONAL DE

ARCHIVOS.

6. LOS DIVERSOS MODELOS DE GESTIÓN DEL PATRIMONIO DIGITAL FUNCIONAN

EFICIENTEMENTE EN LA MEDIDA QUE SE DESARROLLAN DE ACUERDO A SU REALIDAD

CONCRETA, POR LO QUE ES NECESARIO EFECTUAR UN ADECUADO DIAGNÓSTICO DE

LA REALIDAD NACIONAL Y PREVER LOS ASPECTOS NORMATIVOS Y CULTURALES QUE

A LA PAR DE LA TECNOLOGÍA SE TRABAJARÁN, EN EL PROYECTO DE

IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE PATRIMONIO DIGITAL EN EL PERÚ.

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RECOMENDACIONESRREECCOOMMEENNDDAACCIIOONNEESS

1. QUE SE DICTEN DISPOSICIONES CON RANGO DE LEY O DECRETO SUPREMO,

ASIGNÁNDOLE FUNCIONES DE ORGANISMO RECTOR EN ARCHIVÍSTICA DIGITAL Y EN

PATRIMONIO DIGITAL AL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, CONFORME LO

RECOMENDADO POR LA CARTA DE PROTECCIÓN DEL PATRIMONIO DIGITAL DE LA

UNESCO.

2. QUE EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN REGULE LA CONSERVACIÓN Y NORMAS DE

SEGURIDAD EN LA GESTIÓN DEL PATRIMONIO DIGITAL QUE CUSTODIAN LAS

ENTIDADES DEL ESTADO DENTRO DE SUS ARCHIVOS DE GESTIÓN O INTERMEDIOS,

DE ACUERDO A LAS YA EXISTENTES NORMAS SOBRE REGISTROS, ARCHIVO DE

REGISTROS, SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN, FIRMAS Y CERTIFICADOS DIGITALES Y

DEMÁS NORMAS LEGALES TECNOLÓGICAS VIGENTES RELACIONADAS CON SU

OBJETO.

3. QUE SE DISEÑE UNA ESTRATEGIA INTEGRAL DE GOBIERNO ELECTRÓNICO SOBRE

PATRIMONIO DIGITAL DEL ESTADO, ELABORADO ENTRE LA OFICINA NACIONAL DE

GOBIERNO ELECTRÓNICO Y EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, QUE PERMITA

ABORDAR LA PROBLEMÁTICA EN EL CORTO, MEDIANO Y LARGO PLAZO, Y SE INTEGRE

A LA AGENDA DIGITAL DEL ESTADO PERUANO. PARA ESTE DISEÑO SE DEBE

EFECTUAR PREVIAMENTE UN TRABAJO DE DIAGNÓSTICO, CON EL OBJETO DE

ESTABLECER EL MODELO DE GESTIÓN DEL PATRIMONIO DIGITAL QUE SE AJUSTA

MEJOR A LA REALIDAD PERUANA, CON LA INTERVENCIÓN DE LOS PRINCIPALES

INVOLUCRADOS, PERMITIENDO LA OPINIÓN DE TODOS AQUELLAS QUE PUEDAN

COLABORAR.

4. QUE EL ESTADO PERUANO ASIGNE LOS FONDOS PRESUPUESTALES NECESARIOS

PARA LLEVAR ADELANTE LOS PROYECTOS RELACIONADOS CON EL PATRIMONIO

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DIGITAL, TANTO PARA LA OBTENCIÓN DE HARDWARE, SOFTWARE, REDES DE

COMUNICACIÓN Y LA CONTRATACIÓN DE PROFESIONALES Y FUNCIONARIOS

CAPACITADOS DE ALTO NIVEL EN ESTA MATERIA.

54

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Guía de entrevista Representante Institucional Objetivo del estudio Aportar información específica respecto a sistemas para la generación de documentos archivísticos digitales, puestos en práctica en entidades publicas seleccionadas, de modo que se haga posible extraer aprendizajes de su experiencia que puedan beneficiar a usuarios en otras entidades públicas o a una propuesta de política pública para la preservación del patrimonio digital del Estado. A saber: − dificultades y obstáculos encontrados, − ventajas de esta modalidad de flujo documental, y − vacíos y propuestas legales. Grupo meta Responsables de sistemas de generación de documentos archivísticos digitales en entidades públicas bajo estudio: AGN y CONASEV. Presentación Somos un grupo de alumnos del Curso de Formación de Fedatarios Juramentados con Especialización en Informática, organizado el 2009 por el Colegio de Abogados de Lima y el Centro de Estudios de la Sociedad y Tecnologías de la Información-CENTIC. En el marco de este curso hemos sido encomendados con la realización de un breve estudio que conduzca a levantar información relevante sobre “El Sistema Nacional de Archivos en el Perú: Un Nuevo Régimen de Derechos en el Marco de las Nuevas Tecnologías de la Información y comunicaciones. Análisis y Propuestas”. Es en ese contexto que hemos visto pertinente acercarnos a experiencias innovativas exitosas en el ámbito de la administración pública para, a partir de éstas, explorar propuestas que hagan posible diseminar estas buenas prácticas en forma general a todo al ámbito público. El objetivo de este instrumento es conocer el funcionamiento y las dificultades identificadas en los proyectos relativos a los sistemas para la generación de documentos archivísticos digitales, puestos en práctica en entidades públicas seleccionadas. Estaremos muy agradecidos con Ud. si colabora en nuestra búsqueda de información, compartiendo con nosotros la experiencia que tenga respecto al proyecto de aquella naturaleza puesto en práctica en la entidad que representa. Su participación en la presente entrevista es anónima. Acto seguido se le formulará algunas preguntas y le rogaríamos que reflexione antes de dar su respuesta. Estas respuestas serán filmadas, grabadas o tomadas por escrito. Los materiales (grabaciones o texto) permanecerán en nuestras manos y serán utilizados exclusivamente para la reflexión y aprendizaje en el sector público nacional. Le agradecemos sinceramente por la posibilidad que nos proporciona de aprender algo nuevo a través de Usted.

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Preguntas orientadoras para la entrevista (1) ¿Cuáles fueron los objetivos institucionales fijados para desarrollar un Sistema Integrado de Trámite Documentario / Sistema de Digitalización Documental? (2) ¿Cómo fue diseñado y puesto en práctica el mencionado Sistema? Detallar en su respuesta cómo se arribó a la decisión de organizar el sistema y, en concreto, quiénes intervinieron en la decisión final. (3) ¿Qué dificultades se presentaron durante la implementación del proyecto y cómo las superaron? (4) Qué dificultades ha traído el uso de esta nueva tecnología para su eficacia externa (validez legal y reconocimiento formal de los documentos en soporte digital)? (5) Pensando las dificultades mencionadas, ¿qué sugerencias podría hacer para mejorar el funcionamiento del sistema?, Por ejemplo:

a) ¿Se debería modificar la norma de emisión de microformas digitales para darle valor legal a los documentos basados en criterios como el de “confianza en el sistema tecnológico”

b) Cual es el papel que reconoce a los “fedatarios informáticos” en el funcionamiento del sistema y en general en el ámbito de la administración pública

c) Se debería designar una autoridad que dicte la reglamentación para la emisión, conservación, transferencia y servicio a partir de documentos electrónico.

d) Otras (6) Independientemente de las dificultades mencionadas, ¿piensa que algo ha aportado a su entidad esta nueva modalidad para la gestión documental?, ¿cuáles serían los principales aprendizajes positivos y cuáles los beneficios? (7) Para terminar, le pedimos por favor que nos acompañe en un ejercicio de imaginación, asumiendo que han transcurrido aproximadamente 5 años: − ¿Cuáles son los rasgos principales que puede vislumbrar tendrán su entidad y un

sistema como este? − ¿Seguirá existiendo el sistema?, ¿cumplirá mejor con sus objetivos? o ¿atravesará

por nuevas dificultades y dilemas? − ¿Será factible diseminar sistemas de la misma naturaleza hacia otras entidades de

la administración pública?

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Datos de control I. Generalidades (si es posible obtener de fuentes secundarias) (1) Educación superior: grados, títulos y otros estudios. (2) Años de experiencia laboral (total). (3) Entidad y unidad organizativa a la que pertenece. (4) Cargo y ámbito bajo su responsabilidad. II. Observaciones en el transcurso de la entrevista (1) Lugar y fecha. (2) Hora de inicio. (3) Hora de finalización. (4) Disponibilidad para la participación del entrevistado: buena, regular, mala. (5) Otras observaciones del entrevistador y que puedan ser de utilidad para el análisis.

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Guía de entrevista Experto Objetivo del estudio Aportar información específica respecto a sistemas para la generación de documentos archivísticos digitales, puestos en práctica en entidades publicas seleccionadas, de modo que se haga posible extraer aprendizajes de su experiencia que puedan beneficiar a usuarios en otras entidades públicas o a una propuesta de política pública para la preservación del patrimonio digital del Estado. A saber: − dificultades y obstáculos encontrados, − ventajas de esta modalidad de flujo documental, y − vacíos y propuestas legales. Grupo meta Expertos en gestión de proyectos que tengan como componentes esenciales a sistemas para la generación de documentos archivísticos digitales en entidades públicas. Presentación Somos un grupo de alumnos del Curso de Formación de Fedatarios Juramentados con Especialización en Informática, organizado el 2009 por el Colegio de Abogados de Lima y el Centro de Estudios de la Sociedad y Tecnologías de la Información-CENTIC. En el marco de este curso hemos sido encomendados con la realización de un breve estudio que conduzca a levantar información relevante sobre “El Sistema Nacional de Archivos en el Perú: Un Nuevo Régimen de Derechos en el Marco de las Nuevas Tecnologías de la Información y comunicaciones. Análisis y Propuestas”. Es en ese contexto que hemos visto pertinente acercarnos a experiencias innovativas exitosas en el ámbito de la administración pública para, a partir de éstas, explorar propuestas que hagan posible diseminar estas buenas prácticas en forma general a todo al ámbito público. El objetivo de este instrumento es conocer el funcionamiento y las dificultades identificadas en los proyectos relativos a los sistemas para la generación de documentos archivísticos digitales, puestos en práctica en entidades públicas seleccionadas. Estaremos muy agradecidos con Ud. si colabora en nuestra búsqueda de información, compartiendo con nosotros la experiencia que tenga respecto al proyecto de aquella naturaleza puesto en práctica en la entidad que representa. Su participación en la presente entrevista es anónima. Acto seguido se le formulará algunas preguntas y le rogaríamos que reflexione antes de dar su respuesta. Estas respuestas serán filmadas, grabadas o tomadas por escrito. Los materiales (grabaciones o texto) permanecerán en nuestras manos y serán utilizados exclusivamente para la reflexión y aprendizaje en el sector público nacional. Le agradecemos sinceramente por la posibilidad que nos proporciona de aprender algo nuevo a través de Usted.

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Preguntas orientadoras para la entrevista (1) ¿Cuáles fueron los objetivos fijados para el proyecto MvNet de CONASEV? (2) ¿Cómo fue diseñado y puesto en práctica el mencionado Sistema? Detallar en su respuesta cómo se arribó a la decisión de organizar el sistema y, en concreto, quiénes intervinieron en la decisión final. (3) ¿Qué dificultades se presentaron durante la implementación del proyecto y cómo las superaron? (4) Qué dificultades ha traído el uso de esta nueva tecnología para su eficacia externa (validez legal y reconocimiento formal de los documentos en soporte digital)? (5) Pensando las dificultades mencionadas, ¿qué sugerencias podría hacer para mejorar el funcionamiento del sistema?, Por ejemplo:

e) ¿Se debería modificar la norma de emisión de microformas digitales para darle valor legal a los documentos basados en criterios como el de “confianza en el sistema tecnológico”

f) Cual es el papel que reconoce a los “fedatarios informáticos” en el funcionamiento del sistema y en general en el ámbito de la administración pública

g) Se debería designar una autoridad que dicte la reglamentación para la emisión, conservación, transferencia y servicio a partir de documentos electrónico.

h) Otras (6) Independientemente de las dificultades mencionadas, ¿Qué aportó a la entidad esta nueva modalidad para la gestión documental?, ¿cuáles serían los principales aprendizajes positivos y cuáles los beneficios? (7) Para terminar, le pedimos por favor que nos acompañe en un ejercicio de imaginación, asumiendo que han transcurrido aproximadamente 5 años: − ¿Cuáles son los rasgos principales que puede vislumbrar tendrán la entidad y un

sistema como este? − ¿Seguirá existiendo el sistema?, ¿cumplirá mejor con sus objetivos? o ¿atravesará

por nuevas dificultades y dilemas? − ¿Será factible diseminar sistemas de la misma naturaleza hacia otras entidades de

la administración pública?

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Datos de control I. Generalidades (si es posible obtener de fuentes secundarias) (1) Educación superior: grados, títulos y otros estudios. (2) Años de experiencia laboral (total). (3) Entidad y unidad organizativa a la que pertenece. (4) Cargo y ámbito bajo su responsabilidad. II. Observaciones en el transcurso de la entrevista (1) Lugar y fecha. (2) Hora de inicio. (3) Hora de finalización. (4) Disponibilidad para la participación del entrevistado: buena, regular, mala. (5) Otras observaciones del entrevistador y que puedan ser de utilidad para el análisis.

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Entrevista doctor LIZARDO PASQUEL COBOS, Jefe Institucional del Archivo General de la Nación

Objetivo del estudio Aportar información específica respecto a sistemas para la generación de documentos archivísticos digitales, puestos en práctica en entidades publicas seleccionadas, de modo que se haga posible extraer aprendizajes de su experiencia que puedan beneficiar a usuarios en otras entidades públicas o a una propuesta de política pública para la preservación del patrimonio digital del Estado. A saber: − dificultades y obstáculos encontrados, − ventajas de esta modalidad de flujo documental, y − vacíos y propuestas legales. Grupo meta Responsables de sistemas de generación de documentos archivísticos digitales en entidades públicas bajo estudio: AGN y CONASEV. Presentación Somos un grupo de alumnos del Curso de Formación de Fedatarios Juramentados con Especialización en Informática, organizado el 2009 por el Colegio de Abogados de Lima y el Centro de Estudios de la Sociedad y Tecnologías de la Información-CENTIC. En el marco de este curso hemos sido encomendados con la realización de un breve estudio que conduzca a levantar información relevante sobre “El Sistema Nacional de Archivos en el Perú: Un Nuevo Régimen de Derechos en el Marco de las Nuevas Tecnologías de la Información y comunicaciones. Análisis y Propuestas”. Es en ese contexto que hemos visto pertinente acercarnos a experiencias innovativas exitosas en el ámbito de la administración pública para, a partir de éstas, explorar propuestas que hagan posible diseminar estas buenas prácticas en forma general a todo al ámbito público. El objetivo de este instrumento es conocer el funcionamiento y las dificultades identificadas en los proyectos relativos a los sistemas para la generación de documentos archivísticos digitales, puestos en práctica en entidades públicas seleccionadas. Estaremos muy agradecidos con Ud. si colabora en nuestra búsqueda de información, compartiendo con nosotros la experiencia que tenga respecto al proyecto de aquella naturaleza puesto en práctica en la entidad que representa. Su participación en la presente entrevista es anónima. Acto seguido se le formulará algunas preguntas y le rogaríamos que reflexione antes de dar su respuesta. Estas respuestas serán filmadas, grabadas o tomadas por escrito. Los materiales (grabaciones o texto) permanecerán en nuestras manos y serán utilizados exclusivamente para la reflexión y aprendizaje en el sector público nacional. Le agradecemos sinceramente por la posibilidad que nos proporciona de aprender algo nuevo a través de Usted.

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1. ¿Qué es el Archivo General de la Nación y cuál es su función principal?

Es un organismo del Poder Ejecutivo encargado de la defensa, conservación, incremento y puesta en servicio de la documentación integrante del Patrimonio Documental de la Nación. Además, es el órgano rector y central del Sistema Nacional de Archivos, cuenta con facultad normativa para regular en materia de documentos y de archivo. Actualmente, se viene llevando a cabo una renovación de las normas de archivo y documentos, pues la mayor parte de ellas datan de hace mucho tiempo atrás. También se están regulando supuestos no previstos en las normas anteriores y se está imponiendo sanciones a las entidades que no cumplen con aplicar la normatividad aprobada por el órgano rector.

2. ¿Los documentos que se encuentran bajo la custodia del Archivo General

de la Nación se encuentran digitalizados?

La gran mayoría de documentos no se encuentran digitalizados, pues la institución no cuenta con recursos económicos suficientes para adquirir equipos de digitalización y contratar personal especializado, ó para contratar los servicios de institución especializada.

3. ¿Cuáles son esas experiencias en materia de digitalización?

La digitalización en el Archivo General de la Nación recién empieza en el año 2006 cuando se suscribe un convenio de cooperación con la Sociedad Genealógica de Utah y se empieza a digitalizar la documentación correspondiente a los registros civiles, desde lo más reciente hasta lo más antiguo.

Antes de la firma de este convenio el Archivo General de la Nación había empezado a utilizar las nuevas tecnologías con el propósito de crear registros o bases de datos para hacer más eficiente la prestación de los servicios al público. Así en esta primera década del siglo XXI se han elaborado registros del movimiento migratorio de aquellas personas provenientes de países como Japón, Francia, Italia y China. Esto debido al interés de los gobiernos de estos países por contar con esta información, para lo cual se suscribieron sendos convenios con el Archivo General de la Nación.

4. ¿A la fecha se ha concluido la digitalización de la documentación de los

registros civiles?

No, pues los documentos ha digitalizar se cuentan por millones. Paralelamente se viene llevando a cabo la indexación de las imágenes digitales, pues no hacerlo significa llevar a cabo una digitalización en vano; debido a que realizar búsquedas de imágenes digitales sin índices, sería mucho más difícil que realizar búsquedas de documentos en soporte convencional.

Además, gracias a este convenio pudimos recuperar imágenes de documentos microfilmados y trasladarlas a formato digital. Digo perdido porque para la institución era demasiado oneroso hacer este cambio. El archivo electrónico de esta documentación se encuentra en disco duro móvil y en él se almacenan los registros civiles del periodo comprendido entre 1874 y 1930.

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5. ¿Qué esperan obtener con la digitalización que vienen llevando a cabo?

En el Archivo General de la Nación se está digitalizando aquella documentación considerada de valor permanente, pero no con el objetivo de eliminarla pues ello significaría la pérdida de nuestro Patrimonio Cultural y la comisión de un delito, sino para contribuir a su conservación, pues se evitaría la manipulación constante que contribuye a su deterioro y se optimizaría el servicio.

6. ¿El Archivo General de la Nación ha emitido normas sobre la

conservación de archivos electrónicos?

No, debido a la falta de presupuesto que impide la contratación de personal especializado en archivos electrónicos y demás aspectos relacionados, ó la capacitación adecuada del existente no se ha llevado a cabo la regulación de los archivos. Además debemos tener en cuenta que con la legislación de Patrimonio Documental de la Nación y del Sistema Nacional de Archivos, no se otorga facultades al Archivo General de la Nación para regular en aspectos de documentos electrónicos, esto debido a que en la época en que fueron aprobadas no se pensaba siquiera en la aparición de archivos electrónicos. Es recién con la aprobación del Reglamento de la Ley de Patrimonio Cultural de la Nación, en el año 2006, que se habla de archivos digitales o electrónicos y se les considera como parte del Patrimonio Cultural de la Nación bajo la denominación de Patrimonio Cultural Archivístico, el cual se encuentra – de acuerdo con la ley y el reglamento – bajo la custodia del Archivo General de la Nación, otorgándosele a esta entidad facultades para regular la gestión de aquel y para sancionar a los que cometan actos que vulneren el Patrimonio.

7. ¿En su opinión los archivos electrónicos son parte del Patrimonio

Cultural de la Nación?

Como lo dije el Reglamento de la Ley de Patrimonio Cultural establece que sí forman parte de él. es más amparado en esta norma el Archivo General de la Nación empezará a tomar una serie de medidas para entrar en este campo con la finalidad de regular la conservación de los archivos electrónicos en las instituciones públicas. Un primer paso será la regulación, mientras que el segundo estará dirigido al cumplimiento de las disposiciones de la materia que se aprueben, a través de la aplicación de sanciones. Actualmente, el Archivo General de la Nación viene sancionando por el incumplimiento de normas sobre el Patrimonio Cultural de la Nación, el Patrimonio Documental de la Nación y el Sistema Nacional de Archivos, a través de su Reglamento de Aplicación de Sanciones, quizá se amplié este para imponer sanciones a los que no cumplan las disposiciones sobre archivos electrónicos.

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Datos de control

I. Generalidades (si es posible obtener de fuentes secundarias) (1) Educación superior: grados, títulos y otros estudios.

• Abogado de la Universidad Nacional Federico Villareal. • Estudios de Maestría en derecho civil Comercial de la universidad San

Martín de Porres. • Post Grado – PGP en la universidad de ESAN. • Diplomado en “Ley de Contrataciones” – Colegio de Abogados de Lima. • Curso Formación de Fedatarios Juramentados con Especialización en

Informática. • Estudios de Archivística en España, Chile, Colombia. • Pas Docente de la Universidad San Martín de Porres. • Pas Docente de la Escuela Nacional de Control. • Docente de la Escuela Nacional de Archiveros en la especialidad de. • Legislación Archivística, Derecho Administrativo, Administración Pública y

Educación Cívica. • Ponente Expositor en diferentes Eventos Archivísticos Nacionales e

Internacionales.

(2) Años de experiencia laboral (total). 35 AÑOS

Sector privado: 10 AÑOS Sector público: 25 AÑOS

(3) Entidad y unidad organizativa a la que pertenece.

Archivo General de la Nación Jefatura

(4) Cargo y ámbito bajo su responsabilidad.

Jefe del Archivo General de la Nación.

II. Observaciones en el transcurso de la entrevista (1) Lugar y fecha. (2) Hora de inicio. (3) Hora de finalización. (4) Disponibilidad para la participación del entrevistado: buena, regular, mala. (5) Otras observaciones del entrevistador y que puedan ser de utilidad para el análisis.

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Entrevista HÉCTOR SARAVIA, experto informático Objetivo del estudio Aportar información específica respecto a sistemas para la generación de documentos archivísticos digitales, puestos en práctica en entidades publicas seleccionadas, de modo que se haga posible extraer aprendizajes de su experiencia que puedan beneficiar a usuarios en otras entidades públicas o a una propuesta de política pública para la preservación del patrimonio digital del Estado. A saber: − dificultades y obstáculos encontrados, − ventajas de esta modalidad de flujo documental, y − vacíos y propuestas legales. Grupo meta Expertos en gestión de proyectos que tengan como componentes esenciales a sistemas para la generación de documentos archivísticos digitales en entidades públicas. Presentación Somos un grupo de alumnos del Curso de Formación de Fedatarios Juramentados con Especialización en Informática, organizado el 2009 por el Colegio de Abogados de Lima y el Centro de Estudios de la Sociedad y Tecnologías de la Información-CENTIC. En el marco de este curso hemos sido encomendados con la realización de un breve estudio que conduzca a levantar información relevante sobre “El Sistema Nacional de Archivos en el Perú: Un Nuevo Régimen de Derechos en el Marco de las Nuevas Tecnologías de la Información y comunicaciones. Análisis y Propuestas”. Es en ese contexto que hemos visto pertinente acercarnos a experiencias innovativas exitosas en el ámbito de la administración pública para, a partir de éstas, explorar propuestas que hagan posible diseminar estas buenas prácticas en forma general a todo al ámbito público. El objetivo de este instrumento es conocer el funcionamiento y las dificultades identificadas en los proyectos relativos a los sistemas para la generación de documentos archivísticos digitales, puestos en práctica en entidades públicas seleccionadas. Estaremos muy agradecidos con Ud. si colabora en nuestra búsqueda de información, compartiendo con nosotros la experiencia que tenga respecto al proyecto de aquella naturaleza puesto en práctica en la entidad que representa. Su participación en la presente entrevista es anónima. Acto seguido se le formulará algunas preguntas y le rogaríamos que reflexione antes de dar su respuesta. Estas respuestas serán filmadas, grabadas o tomadas por escrito. Los materiales (grabaciones o texto) permanecerán en nuestras manos y serán utilizados exclusivamente para la reflexión y aprendizaje en el sector público nacional. Le agradecemos sinceramente por la posibilidad que nos proporciona de aprender algo nuevo a través de Usted.

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Preguntas de la entrevista: (1) ¿Cuáles fueron los objetivos fijados para el proyecto MvNet de CONASEV? Mejorar la eficiencia de los procesos para el cumplimiento de plazos TUPA. Conseguir una Gestión Documental virtual con las seguridades tecnológicas y legales. Minimizar el uso del papel físico en todas las actuaciones que realice la entidad. (2) ¿Cómo fue diseñado y puesto en práctica el mencionado Sistema? Detallar en su respuesta cómo se arribó a la decisión de organizar el sistema y, en concreto, quiénes intervinieron en la decisión final. El sistema fue diseñado el año 2001 por el equipo interno de la Gerencia de Sistemas la cual lideraba; nos pusimos una meta muy alta, la idea de minimizar o eliminar el papel de todas las actuaciones de la Entidad obligó a contemplar los aspectos tecnológicos y legales con profundidad. El proyecto fue financiado por el BID dentro del programa de Modernización del Estado, estos proyectos tenían que pasar previamente por la aprobación de la UCPS (Unidad de Coordinación de Préstamo Sectorial) del MEF quienes no entendían del tema; antes de ir a la UCPS teníamos que convencer al Directorio de Conasev que estaba conformado por 9 personas, de las cuales 8 eran abogados. El Directorio quedó convencido gracias al apoyo del Presidente y de los consultores externos que contratamos. Quedó claro la posición de la mayoría del Directorio, si el proyecto fracasaba sencillamente el Gerente de Sistemas tendría que dejar la Institución. La UCPS aprobó el proyecto gracias a la presión del BID que sí entendió el alcance del proyecto y que justificó todos los requerimientos sin ningún problema, incluso al ser un tema tecnológico nuevo a nivel internacional, accedió que no se puntuara el aspecto económico sino sólo el técnico, esto para garantizar una buena solución y no necesariamente la más barata. (3) ¿Qué dificultades se presentaron durante la implementación del proyecto y cómo las superaron? El principal problema fue el CULTURAL, el personal de la CONASEV no estaba preparado para asimilar la nueva tecnología, había mucha resistencia del personal y algunos gerentes incluso el Gerente General no apoyaba el proyecto. Se tuvo que incluir muchas charlas al personal y a los gerentes de las empresas supervisadas. El proyecto estuvo muchas veces a punto de ser abortado, solo la persistencia del Gerente de Sistemas, el gran apoyo del Presidente del Directorio y el pedido masivo de las empresas supervisadas pudo superar los impases. Ante la gran resistencia del personal de CONASEV, se tuvo que reducir los alcances del proyecto, muchos creían que el nuevo sistema iba a reemplazar a personas ya que se estaban mecanizando y automatizando muchos procesos; al final se dejaron algunas actividades manuales para evitar la resistencia.

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(4) Qué dificultades ha traído el uso de esta nueva tecnología para su eficacia externa (validez legal y reconocimiento formal de los documentos en soporte digital)? Al inicio se tuvieron algunas dificultades tecnológicas que fueron superados, no hubo problema por parte de los supervisados quienes usaban el sistema sin ningún inconveniente; el problema estaba en los usuarios internos y en algunos gerentes; el Presidente puso orden y obligó a usar el sistema bajo sanción. Todos se alinearon. Hubo un gerente que quizo seguir con los procesos en papel pero los supervisados se quejaron al Presidente quien actuó de inmediato y puso a Control Interno a supervisar el cumplimiento de las normas internas que se habían elaborado, no sin antes advertir a todos los gerentes a quienes invitó a retirarse de la Institución si no querían trabajar con la nueva modalidad tecnológica. Fue un apoyo muy importante. También se quizo poner como inconveniente al sistema debido a que era imposible reemplazar un memo ya que la firma digital no podía mostrar una fecha anterior; cuando existía el papel muchos gerentes reemplazaban los memos o informes fácilmente; Control Interno observó el procedimiento y dio la razón al sistema; esta “dificultad” nos obligó a mejorar nuestra actuación interna y ser mas cuidadosos con el contenido de los documentos elaborados. Nunca hubo problema con la validez legal de los documentos o de la solución, todo esto fue totalmente sustentado en la etapa inicial del proyecto, además que se tuvo que elaborar norma interna y externa que fue sometida a opinión de terceros y expertos para mejor sustento legal. (5) Pensando las dificultades mencionadas, ¿qué sugerencias podría hacer para mejorar el funcionamiento del sistema?, Por ejemplo:

i) ¿Se debería modificar la norma de emisión de microformas digitales para darle valor legal a los documentos basados en criterios como el de “confianza en el sistema tecnológico” Considero que tiene muchas formalidades que no le dan un valor agregado y que lamentablemente tiene muchas actuaciones que pueden hacerse en soporte papel; luego de todo el tiempo transcurrido y de la madurez que ha conseguido este sistema, creo que deberían fijarse TODAS las actividades en medio digital para hacerlas mas eficientes e incluso para evitar firmar actas en fechas que no corresponden al momento real en que se elaboraron.

j) Cual es el papel que reconoce a los “fedatarios informáticos” en el funcionamiento del sistema y en general en el ámbito de la administración pública.

Entiendo que la necesidad de una tercera parte neutral hace necesaria la participación de los “fedatarios informáticos”; si bien esto puede ser visto como un costo adicional, creo que en nuestra realidad se hace necesaria para evitar malos manejos con documentos, de esta forma al final los costos de conflictos se verán reducidos. Hoy en día vemos como muchos documentos en papel son formalizados por notarios y sin embargo no dan garantía que sean reales, los conflictos aumentan los costos bajo esta modalidad; si los documentos fueran digitales y con las formalidades reglamentadas sería muy difícil cometer un dolo.

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k) Se debería designar una autoridad que dicte la reglamentación para la

emisión, conservación, transferencia y servicio a partir de documentos electrónico. No creo que sea necesario, con lo que tenemos hasta ahora debería bastar. Lo ideal es que la ONGEI se encargue de todos estos asuntos, pero por alguna razón estos temas han caído en el ámbito del Ministerio de Justicia, sigo pensando que ONGEI es la autoridad en este aspecto; esta entidad es la que debe coordinar con el Ministerio de Justicia, INDECOPI o con la que resulte involucrada en algún tema.

l) Otras

Para que el mecanismo de Gobierno Electrónico se implemente de manera adecuada en el Sector Público, es necesario que la responsabilidad de cumplir con las metas establecidas en la Agenda Digital recaiga en los Gerentes Generales o en las máximas autoridades de las entidades, hoy en día se coloca como responsable a los Jefes de las áreas informáticas y ellos no tienen ningún poder de decisión de colocar los temas tecnológicos en los presupuestos de las entidades. Debería además, haber un mejor control de las entidades que están cumpliendo la Agenda Digital, y sugiero que se publique en el Portal del Estado Peruano, las entidades que cumplen y las que no cumplen con ingresar al manejo digital de los documentos.

La Alta Dirección de las Entidades Públicas no están entendiendo a cabalidad lo necesario que es ingresar a una Gestión Documental Digital, y esto está llevando al País a un manejo arcaico de los documentos con las consecuencias serias que vemos cada día: documentos que se “filtran” del Ministerio Público, del Poder judicial e incluso de las fuerzas armadas, que mejor ejemplo que el espía de la FAP?. El día de ayer salió un comentario que hizo en CADE Bernardo Hernández, Director de Marketing de Google, el menciona que “Todas la empresas modernas deben pensar en el formato digital en la gestión de sus negocios. No hacerlo puede poner en peligro su continuidad en el mercado” (El Comercio, 22/11/2209, Sección Economía, Página A15); si bien las empresas públicas no cierran, su ineficiencia nos cuesta a todos los que tributamos, si tuviera que optar yo prefiero que la cierren por ineficiente.

(6) Independientemente de las dificultades mencionadas, ¿Qué aportó a la entidad esta nueva modalidad para la gestión documental?, ¿cuáles serían los principales aprendizajes positivos y cuáles los beneficios? El principal aporte fue al País; ya que se desarrolló una solución de Gobierno Electrónico que funcionó bajo los requerimientos tecnológicos y legales; tema que debe ser replicado en las demás entidades. La entidad se vio beneficiada porque se tenía un control completo de los procesos y además con una vista completa del panorama, cosa que no es muy fácil tenerla cuando se manejan papeles. Otro beneficio grande fue la facilidad para realizar búsquedas y poder acceder a documentos; esto era extremadamente complicado cuando se encontraba en formato papel.

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Otra ventaja que se tuvo fue la seguridad de los documentos, con los papeles la información se filtraba fácilmente a la prensa especializada y a sectores privados; luego de implementar la solución se pudo establecer los privilegios de acceso a los documentos a personal autorizado, y se tenía perfecto conocimiento de quien o quienes habían realizado acceso a los documentos. Personalmente considero que el principal beneficio fue comprobar que en una Entidad Pública se puede trabajar sin papeles, y que una vez ingresado a este tema ya es imposible el retorno a la modalidad de trabajo con papeles. (7) Para terminar, le pedimos por favor que nos acompañe en un ejercicio de imaginación, asumiendo que han transcurrido aproximadamente 5 años (a partir de la fecha): − ¿Cuáles son los rasgos principales que puede vislumbrar tendrán la entidad

y un sistema como este? Los rasgos principales es la modernidad y eficiencia en el manejo inteligente de la información. Tener la información (documentos) de manera rápida y de forma segura ayuda grandemente en la toma de decisiones de cualquier empresa.

− ¿Seguirá existiendo el sistema?, ¿cumplirá mejor con sus objetivos? o ¿atravesará por nuevas dificultades y dilemas? Que sepa el sistema sigue; si quieren dejarlo de lado les sería harto complicado ya que no solo habría que deshacer el sistema sino también todo el marco normativo que se ha elaborado sobre la base de la existencia del MvNet; eso sería muy complicado ya que incluso las empresas supervisadas tendrían que cambiar en su forma de enviar y recibir información. Veo difícil que esto suceda. Espero que la CONASEV haya seguido con el fortalecimiento del MvNet en aras de mejorar y cumplir con mayor cabalidad los nuevos retos y objetivos que tiene como empresa supervisora en el mercado de valores. Espero que si atraviesen por nuevas dificultades, eso es muy bueno ya que obliga a superar toda barrera o problema (ya sea tecnológico o legal) que se pueda presentar; precisamente, al inicio de la implementación del sistema se tuvieron una serie de inconvenientes que luego de ser solucionadas hizo mas robusto al sistema.

− ¿Será factible diseminar sistemas de la misma naturaleza hacia otras entidades de la administración pública? Es totalmente posible, en realidad es una solución aplicable a cualquier empresa ya sea pública o privada, pero es muy necesario en las empresas públicas para estar mas acorde con los tiempos de modernidad y eficiencia en los procesos.

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Datos de control I. Generalidades (si es posible obtener de fuentes secundarias) (1) Educación superior: grados, títulos y otros estudios. Ba. En Ingeniería de Sistemas (UNI) Magíster en Administración de Negocios (ESAN) (2) Años de experiencia laboral (total). 28 años, 11 de ellos en el Sector Público. (3) Entidad y unidad organizativa a la que pertenece actualmente: BCTS Consulting S.A. Gerente Unidad Content Managment & Archiving (4) Cargo y fecha en la que laboró en CONASEV. Gerente de Sistemas Del 17 de julio de 2000 al 11 de septiembre de 2008.

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Fuentes Informativas obtenidas en Internet

1. ALTUNA ESTEIBAR, BELÉN “Patrimonio Digital: a vista de pájaro” Consulta: 10 de noviembre de 2009 http://www.asnabi.com/revista-tk/revista-tk-19/11altuna.pdf

2. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DE COLOMBIA

Legislación Consulta: 07 de noviembre de 2009 http://www.archivogeneral.gov.co/

3. ARCHIVO NACIONAL DE COSTA RICA

Legislación Consulta: 07 de noviembre de 2009 http://www.archivonacional.go.cr/

4. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DE MÉXICO

Legislación Consulta: 07 de noviembre de 2009 http://www.agn.gob.mx/

5. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DEL PERÚ

“Nuestra Institución". Lima, Perú. Consulta: 07 de noviembre de 2009. http://www.archivogeneral.gob.pe/home/Nuestra%20Institucion.html

6. Carta para la Preservación del Patrimonio Digital - UNESCO

http://unesdoc.unesco.org/images/0013/001300/130071s.pdf

7. Carta para la Preservación del Patrimonio Digital http://arpa.ucv.cl/boletin/boletin10/convocatorias.html

8. Caspar

http://www.casparpreserves.eu/

9. COMISIÓN NACIONAL SUPERVISORA DE EMPRESAS Y VALORES DEL PERÚ – CONASEV "Acerca de CONASEV". Lima, Perú. Consulta: 22 de noviembre de 2009. http://www.conasev.gob.pe/Acercade/Acer_vision.asp

10. Conarq – Conselho Nacional de Arquivos – Brasil

“ COLOQUIO INTERNACIONAL sobre el Patrimonio Documental en Papel y Digital – La habana Cuba - Marzo 2005 http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm

11. Definición de documentos archivísticos electrónicos en el sector público y su

fiabilidad y su autenticidad. http://archivo.cartagena.es/recursos/tecto0_sectorpublico.pdf

12. DURANTI, LUCIANA

DIRECTRICES PARA LA PRESERVACIÓN DEL PATRIMONIO DIGITAL http://www.digitalpreservationeurope.eu/

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Estándares e Iniciativas para la Gestión de Archivos en el Contexto Internacional. Complemento de la Gestión de Calidad, Conferencia presentada en la II CONVENCIÓN INTERNACIONAL DE ARCHIVISTAS “COINDEAR” Universidad del Quindío – Armenia. Colombia “Definición de documentos archivísticos electrónicos en el sector público y su fiabilidad y autenticidad”, Hanoi Consulta: 10 de noviembre de 2009 http://archivo.cartagena.es/recursos/texto0_sectorpublico.pdf

13. GARCÍA MELERO, LUIS ÁNGEL

“La recopilación y Conservación del Patrimonio Digital”, Valencia, España Consulta: 10 de noviembre de 2009 http://bv.gva.es/documentos/Ponencias/Melero.pdf

14. Gestión de los documentos archivísticos digitales

http://www.documentoseletronicos.arquivonacional.gov.br/Media/publicacoes/coloquio

15. Gestión de Documentos. Necesidad de una Política Pública

http://www.congresoap.gov.ar/sitiio/docs/ponencias/S/Szlejcher.pdf

16. GOBIERNO DE ESPAÑA, MINISTERIO DE CULTURA http://www.mcu.es/archivos/CE/RecProf/NormasDocumentos.html

17. Hacia una teoría archivistita de la conservación digital: los hallazgos

conceptuales del proyecto internares http://archivo.cartagena.es/recursos/texto3_duranti01.pdf

18. International Research On Permanent Authentic Records in Electronic System

www.interpares.org

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