Archivos y transformación digital

Eficie

ncia

x d

ifere

ncia

:

Joan Carles Faus Mascarell Segovia 27/05/2016

http://web.aoc.cat/governdigital/wp-content/uploads/sites/5/2014/12/OlgaDiaz_AscenMoro_Ordenanca-AE-i-Transparencia.pdf

http://www.aeval.es/export/sites/aeval/comun/pdf/calidad/informes/Informe_Percepcion_2016.pdf

Servicio de Archivos (SdA)

IMAB: Archivo Histórico AM@: Archivo Municipal Administrativo

(Cultura, Tradiciones, Feria y Fiestas) (Administración, Modernización, Gobierno abierto)

Población: 78.543 habitantes Presupuesto: 75.893.390 € Plantilla: 472 empleados

250.000 eExpedientes 1.200.000 eDocumentos 40.000/24.000 registros e/s

Reingeniería documental para la eficiencia administrativa

Simplificación administrativa Simplificación documental

mejora procedimiento

Eficiencia Seguridad Exigencia

contextualización

Disposición evidencial información

Simplificación Eficiencia social

reingeniería documental

info

rmáti

ca

Reingeniería documental para la eficiencia administrativa

Tècnica Administrative Process Study,

la novedad de la cual radica en el tratamiento de la

documentación como productos y/o referencias

necesarias para la fabricación de los siguientes

productos o referencias, desde el inicio de un

procedimiento hasta su final

Formación postgrado y especialización

MÉTODO vs actitudes & solucions TIC

Reingeniería documental para la eficiencia administrativa

Tècnica Administrative Process Study,

la novedad de la cual radica en el tratamiento de la

documentación como productos y/o referencias

necesarias para la fabricación de los siguientes

productos o referencias, desde el inicio de un

procedimiento hasta su final

Formación postgrado y especialización

MÉTODO vs actitudes & solucions TIC

Eficiencia requiere Simplificación documental:

Impacto de la reducción documental

Reclamaciones a la Oficina Municipal de Información al Consumidor (OMIC) SIMPLIFICACIÓN

Circuito (Documentación básica) Elim. Observaciones Coste Presen Telem.

Hoja de reclamación municipal / GVA 80 80 5

Justificante recepción de notificación de reclamación interpuesta

35 35 4

Respuesta de la empresa 80 80 5

Solicitud de la empresa de adhesión a la a la Junta Arbitral de Consumo

SI Substituido por casilla en hoja de respuesta

5 2 2

Justificante recepción de notificación al ciudadano del resultado de la mediación

35 35 4

Justificante recepción de notificación al ciudadano de la inhibición de la OMIC

SI No inicia cómputo de plazo 35 0 0

Justificante recepción del traslado de la queja a la empresa SI No inicia cómputo de plazo 35 0 0

Justificante recepción de notificación al ciudadano del traslado de queja a la empresa

SI No inicia cómputo de plazo 35 0 0

Hoja de reclamación municipal / GVA SI Presentación directa a la JAC 80 0 0

Justificante recepción de notificación de reclamación interpuesta a la empresa

SI Presentación directa a la JAC 35 0 0

Total 455 232 20

Total anual (número de trámites =971) 441.805 225.272 19.420

Costes iniciales anuales 441.805 €

Ahorro anual por la reducción Presencial 216.533 €

Telemática 422.385 €

Impacto de la reducción documental

Ahorro anual acumulado (ahorro unitario x frecuencia) costes tras la simplificación

€ ahorro €

Costes

iniciales € presencial telemática Presencial telemática

8.386.576 1.610.415,3 7.573.119,3

Reducción costes unitarios Costes

iniciales €

Costes tras la simplificación €

vía presencial % reducción vía telemática %reducción

6.646 4.759 -28,39 1.667 -74,92

Ahorro documental, fases inicial y de tramitación Referencias eliminadas €

Instancia Tramitación

1.004 € 1.000 €

Número referencias eliminadas Referencias iniciales Referencias eliminadas

Instancia Tramitación Instancia Tramitación

Obligatorias Opcionales Obligatorias Opcionales Obligatorias Opcionales Obligatorias Opcionales

87 18 42 25 43 5 14 6

105 67 48 20

Principales cargas documentales eliminadas a la ciudadanía número porcentaje

Desplazamientos para impulsar la tramitación 26 21,40%

Acreditación de la identidad 10 17,80%

Información procedente del Ayuntamiento 8 14,40%

Acreditaciones específicas del procedimiento 8 14,40%

Justificantes de recepción 7 12,50%

Información procedente de otras AAPP 7 12,50%

Autorizaciones propias para la tramitación 2 3,50%

Trámites con otras AAPP e Instituciones 2 3,50%

desplazamientos recibos

bancarios acuses de

notificación

Defectos procedimentales: 34%

fotocopia DNI

Información municipal

Inf. inútil: 32%

información específica

Proc.: 14%

información otras AAPP

autorizaciones y trámites otras AAPP

Interoperabilidad: 20%

Alfons Cornella - 2011-06-06, http://www.infonomia.com/articulo/ideas/7206

Eficiencia x diferencia

Dimensiones operativas:

Mapa de Circuitos

administrativos

Dimensiones operativas: secuencia documental

Dimensiones operativas: Variables de Información

REF. DOCUMENTALS

Codi

Var.DESCRIPCIÓ VARIABLE 411 492 421 412 414 415 416 417 418 413 422 419 420

1 Data generació document A X 2

2 Data inici A X

3 Data fi A X

4 Notari. Número col·legiat A X

5 Notari. Nom A X X X X X X

6 Notari. Primer cognom A X X X X X X

7 Notari. Segon cognom A X X X X X X

8 Notaria A

9 Data escriptura A X X X

10 Protocol A X X X X X X

11 Operació. Codi A

12 Operació. Tipologia A

13 Valor del bé o dret transmès A X

14 Referència cadastral A X X X

15 Alteració cadastral A X

16 Veracitat cadastral A X

17 Porció cadastral o % atribuït per dret A X

18 Bé immoble. Carrer A X X X X X X X

19 Bé immoble. Número A X X X X X X X

20 Bé immoble. Codi postal A X X X X X X X

21 Bé immoble. Província A X X X X X X

22 Bé immoble. Municipi A X X X X X X X

23 Transmetent. DNI A X X 2 2

24 Transmetent. Nom A X X 2 2

25 Transmetent. Primer cognom A X X 2 2

26 Transmetent. Segon cognom A X X 2 2

27 Transmetent. Carrer A X X X X

28 Transmetent. Número A X X X X

29 Transmetent. Codi postal A X X X X

30 Transmetent. Província A X X X X

31 Transmetent. Municipi A X X X X

32 Adquirent. DNI A X X X X X

33 Adquirent. Nom A X X X X X

34 Adquirent. Primer cognom A X X X X X

35 Adquirent. Segon cognom A X X X X X

36 Adquirent. Carrer A X X X

37 Adquirent. Número A X X X

38 Adquirent. Codi postal A X X X

39 Adquirent. Província A X X X

40 Adquirent. Municipi A X X

41 Quantitat aboanda A

42 Número rebut A

43 Tipus ingés A

44 Número expedient A X X X X X

45 Referència A

46 Remesa A

47 Bé immoble. Data de transmissió A X X X X X

48 Bé immoble. Any de revissió cadastral A

49 Bé immoble. Valor cadastral del sol A X X X X X

50 Bé immoble. Valor cadastral anterior a revissió A

•

• redocumentar vs

edocumentar

• Automatización (pragmática y asumible)

• Competitividad administrativa

• Esencial / superfluo

análisis secuencial

modelo costes = DOCUMENTO

modelo informacional digital

modelo prefijado UDC

ciudadanía

mapa circuitos administrativos

menos es más

substrato documental

expedientes válidos

Sostenibilidad ciclo de vida

Interno

Coste mínimo expediente

Referencias documentales

obligatorias Variables

Información

Patrimonio informativo digital

Reinventar evidencias documentales = tic

Metadatos

Reingeniería documental y transformación digital

•

• redocumentar vs

edocumentar

• Automatización (pragmática y asumible)

• Competitividad administrativa

• Esencial / superfluo

análisis secuencial

modelo costes = DOCUMENTO

modelo informacional digital

modelo prefijado UDC

ciudadanía

mapa circuitos administrativos

menos es más

substrato documental

expedientes válidos

Sostenibilidad ciclo de vida

Interno

Coste mínimo expediente

Referencias documentales

obligatorias Variables

Información

Patrimonio informativo digital

Reinventar evidencias documentales = tic

Metadatos

Archiv(er)os XXI

multidisciplinariedad capacitación

experimentación integración funciones

organización

Reingeniería documental y transformación digital

Joan Carles Faus Mascarell

arxiuadm@gandia.org