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EL SISTEMA DE COSTES DEL BANC DE SANG I TEIXITS

Anna Serra Busquets

Control de gestión

Isabel López Asión

Adjunta a gerencia

Ramon Pau Pla Illa

Gerente

Banc de Sang i Teixits

Área temática: D) Contabilidad y Control de Gestión

182d

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Para conseguir sus fines y objetivos, toda empresa, sea de la magnitud que sea, toma

decisiones que le permiten mantener su adaptación constante al entorno. Para ello, es

necesario, disponer de una información que facilite y mejore el proceso de decisión y

maximización de la eficacia de la organización.

El Banc de Sang i Teixits, una de las empresas públicas más singulares y dinámicas

del sistema sanitario del país, dispone de diferentes herramientas para llevar a cabo

su gestión. Una de éstas, es el sistema de costes, elemento de información clave para

la toma de decisiones en todas las áreas de la empresa.

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1.- La empresa, Banc de Sang i Teixits

2.- Organización y estructura de la empresa

3.- De la Contabilidad general a la Contabilidad analítica

4.- Cálculo de los costes reales

4.1.- Modelo de costes: Full Cost

4.2.- Estructura de costes

4.3.- Procedimiento seguido en el cálculo de costes reales

4.3.1.- Criterios de distribución de los costes reales

4.3.2.- Distribución de los costes

4.4.- Ejemplos costes reales de productos

5.- Implantación programa para el cálculo del coste estándar

5.1.- De costes reales a costes estándares (teóricos)

5.1.1.- Adaptación ficheros costes reales a teóricos

5.1.2.- Planificación de tareas

5.2.- Cálculo de los costes estándares (teóricos)

5.2.1.- Datos maestros. Estructura de la información

5.2.2.- Mapa general del diagrama de flujo de costes

5.2.3.- Procesos de cálculo de coste y actualización coste plan

5.2.4.- Estructura de coste en varios niveles

5.3.- Ejemplos costes estándar de productos

6.- Aplicaciones de los costes

7.- Bibliografía

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1.- La empresa, Banc de Sang i Teixits

El Banc de Sang i Teixits, BST, es la empresa pública del Departamento de Salud de la Generalitat de Cataluña que tiene como objetivo garantizar el abastecimiento y el buen uso de la sangre y los tejidos en Cataluña, siendo el centro de referencia en inmunología diagnóstica y de desarrollo de terapias avanzadas.

Es una de las empresas públicas más singulares y dinámicas del sistema sanitario del país, destaca su fórmula jurídica, autofinanzamiento y control de la gestión económica.

Breve presentación de la empresa,

Historia: El BST nace el año 1995 como fruto de un proceso de integración y consolidación de 12 bancos de sangre hospitalarios de Cataluña.

Visión: Ser una organización innovadora que avanza hacia la consolidación de un modelo sostenible de excelencia, que actúa internacionalmente y que es referente en las áreas de: donación y transfusión de sangre; tejidos, diagnóstico biológico y terapias avanzadas. Con espíritu de servicio, abierta y cercana a la sociedad, que genera confianza, basada en el conocimiento, con un cultura estimulante y un equipo humano cohesionado y comprometido.

Valores corporativos: Coherencia, compromiso con las personas, transparencia, innovación e investigación, experiencia y conocimiento, excelencia y servicio a la sociedad.

Perspectivas de futuro: Orientar la oferta hacia nuevas demandas; Construir una marca sólida; Diseñar e implementar medidas para mejorar la satisfacción de los clientes internos y externos; Desarrollar el Plan de investigación con sus líneas prioritarias; Exportar conocimientos a escala nacional e internacional; Ser autosuficientes; Garantizar la calidad de la donación y la transfusión, ejercer función de hemovigilancia efectiva en todo el territorio catalán y profundizar en la seguridad transfusional ("Riesgo Cero"); Aumentar la capacidad de innovación; Incorporar nuevos productos; Consolidar el Programa de Sangre de Cordón; Ser una empresa responsable y sostenible.

La calidad: Impregna todos los procesos y todos los centros de la organización, es un aspecto estratégico. Ello se refleja, en la consecución de nuevas certificaciones y acreditaciones según estándares de diferentes organizaciones, instituciones o sociedades científicas propias de los diferentes campos de actuación del BST,

• Certificación ISO 9001 • Estándares de acreditación en transfusión sanguínea. Comité de Acreditación

en Transfusión (CAT). Asociación Española de Hematología y Hemoterapia. Sociedad Española de Transfusión Sanguínea

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• Estándares de acreditación en progenitores hematopoyéticos. Comité Conjunto de Acreditación en Trasplante Hematopoyético ONT-JACIE-CAT (CCA) y la Coordinación Autonómica de Cataluña (OCATT)

• NETCORD-FACT International Standards for Cord Blood Collection, Processing, Testing, Banking, Selection and Release

• Standards for Histocompatibility Testing, EFI • El Sello IQ

Modelo de gestión empresarial: Implantación del modelo EFQM (European Foundation for Quality Management) en nuestra gestión empresarial y consecución del sello de Excelencia Europea 400+.

Investigación: Actividad estratégica para dar servicios de máxima calidad y seguridad, y para incorporar rápidamente las mejoras que se generan en su campo de actuación y contribuir a desarrollar nuevas herramientas diagnósticas y terapéuticas. Participamos en proyectos de investigación propios o en colaboración con todos los centros del Instituto Catalán de la Salud, con gran parte de los de la Red Hospitalaria de Utilización Pública y con las universidades catalanas, y promovemos alianzas estratégicas con centros investigadores de todo el mundo.

Actividades de docencia: “Programa de Postgrado en Medicina Transfusional y Terapia celular y tisular” formación especializada a los profesionales de las Ciencias de la Salud, desde el proceso de donación de sangre y tejidos hasta la evaluación de su efecto en el enfermo receptor.

2.- Organización y estructura de la empresa

Todas las empresas organizan sus recursos (humanos, financieros y materiales) para alcanzar los objetivos deseados. Son muchos los modelos o estilos de organización que podemos encontrar.

El BST se ha organizado con el objetivo de lograr un uso más efectivo de los recursos con los que cuenta. La suma de esfuerzos y trabajo en equipo le ha permitido ser un referente en su sector.

Organigrama

El crecimiento y evolución de la empresa ha ido acompañada de los cambios necesarios en su estructura. En la actualidad, el BST sigue un modelo organizativo matricial, combinando dos tipos de estructura al mismo tiempo (vertical y horizontal), es decir, los procesos bajo la responsabilidad de la Direcciones Corporativas y Divisiones de Actividad participan de manera transversal en los Centros Territoriales.

Representación gráfica. Organigrama del BST.

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Mapa de procesos

La empresa está estructurada en procesos (estratégicos, clave y de soporte), éstos se dividen en divisiones o procesos específicos (líneas de negocio), y éstas, a su vez, en subprocesos o centros de coste (centros, laboratorios, departamentos o secciones).

Divisiones: Un total de 5: sangre, tejidos, diagnóstico (inmunohematología y inmunobiología), coagulopatías congénitas y terapias avanzadas (xcelia).

• Sangre: engloba la promoción, obtención, procesamiento, conservación, control de calidad, distribución, transfusión de la sangre, del cordón y de las células progenitoras.

• Tejidos: engloba la promoción, obtención, procesamiento, conservación, control de calidad y distribución de tejidos humanos.

• Diagnóstico: servicio integral en el ámbito del soporte inmunológico mediante pruebas diagnósticas, estudios de problemas y diseño de protocolos (inmunohematología y inmunobiología).

• Coagulopatías congénitas: coordina y gestiona los servicios de hemofilia de Cataluña.

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• Terapias avanzadas: Xcelia. Objetivo: desarrollar medicamentos celulares y de ingeniería tisular personalizada y seguros, que promuevan la salud de las personas.

Centros: Un total de 13 (Central, Vall Hebron, Sant Pau, Clínico, Badalona, Bellvitge, Manresa, Mútua de Terrassa, Lleida, Girona, Tarragona, Tortosa y Reus)

Representación gráfica. Mapa procesos del BST.

Planif icació Estratègica

Autoavaluació EFQM

Política de Persones i Valors

Política de Qualitat

Innovació i Recerca

Relacions Externes Mapa

de Riscos

Diagnòstic laboratori (Immunologia / Immunohematologia)

BiobancCoagulopaties Teràpies

avançades

Validació

Cordó

Llet Materna

Progenitors

Processament

Promoció Emmagatzematge / DistribucióDonació / Extracció Ús clínic

Petició Recepció de la mostra Anàlisi Validació Lliurement de

resultats

Sang

SO

CIE

TAT

SO

CIE

TAT

Gestió de les persones

Gestió de la comunicació

Gestió econòmico-f inancera

Gestió proveïdorsGestió TIC

Gestió logística

Gestió equips i infraestructures

Gestió mediambiental

Gestió de projectes

Talent i Creativitat

Gestió de la salut i seguretat

Capacitació i Formació

PR

OC

ES

SO

S

ES

TR

ATÈG

ICS

PR

OC

ES

SO

S

DE

SU

PO

RT

PR

OC

ES

SO

S C

LA

U

Marc Regulatori

Comunicació Corporativa

Control de Gestió

Codi Ètic i Valors

Veu dels Professionals

Veu Client /Societat

Auditories Internes / Auditories Externes / Plans de Millora

DESENVOLUPAMENT ESTRATÈGIC MILLORA CONTINUA

Teixits

Hemovigilància

Promoció ProcessamentEmmagatzematge

/ DistribucióValidació

Biovigilància

Donació / ExtraccióImplant

Recerca

Altres usosDAL: Divisió per l’Avaluació i la Logística de la donació

3.- De la Contabilidad general a la Contabilidad analítica

Para conseguir sus fines y objetivos, toda empresa toma decisiones que le permiten

mantener su adaptación constante al entorno. Para ello, es necesario, disponer de una

información que facilite y mejore el proceso de decisión y maximización de la eficacia

de la organización.

El BST sigue el modelo de empresas públicas y consorcios (EPiC) de la sanidad

catalana que ha sido elogiado como modelo de negocio. Dicho modelo dispone de las

siguientes herramientas:

• Sistemas de información adecuados

• Plan Estratégico

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• Balance Scorecard (BSC)

• Encuesta de evaluación y Mapa de Riesgos

• Estrategia de comunicación corporativa

• Responsabilidad social corporativa (RSGencat)

Durante los años anteriores a la crisis, la estrategia más común en la mayoría de

empresas se dirigía a incrementar los ingresos (ventas), reforzando tanto el equipo

comercial como las estrategias de marketing; pero pocas se preocupaban de ahorrar

costes a través del desarrollo y implantación de procesos adecuados.

En la actualidad, la supervivencia de muchas empresas no pasa tanto por mirar hacia

fuera sino por mirar hacia dentro, ajustando al máximo las estructuras de costes a la

nueva realidad que rodea al mundo empresarial. En el BST, otra herramienta de gran

importancia en la gestión, y más en estos momentos de crisis, son los costes de

productos y servicios.

Los costes de productos constituyen un ente muy importante, un elemento de

información fundamental, ya que son una herramienta de la gerencia en las grandes,

medianas y pequeñas empresas de cualquier sector, para la toma de decisiones en

todas las áreas de la empresa, tanto en épocas de bonanza como en situaciones de

dificultades.

Para que un sistema de costes funcione, hay que establecer dentro de la empresa una

sistemática adecuada en la recogida de la información y estructurada según los

centros de coste existentes. El BST, para poder desarrollar el cálculo de los costes

reales de los diferentes productos y servicios, parte de los datos que facilita su

contabilidad analítica.

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La contabilidad analítica no es más que un conjunto de técnicas, que a partir de los

datos de la contabilidad financiera, permiten determinar analíticamente el resultado de

la empresa. Dentro de la contabilidad analítica encontramos la contabilidad de costes,

ésta última suministra la información analítica relativa a los costes de los productos y

servicios que genera la empresa.

4.- Cálculo de los costes reales

Existen múltiples sistemas o modelos que son de aplicación en la contabilidad de

costes según sea el método de imputación de éstos. En el BST, se ha empleado un

modelo de costes empleado por muchas empresas industriales de diferentes sectores

productivos, que se adapta plenamente a la estructura y características de la empresa,

y cuya aplicación no es muy costosa. El modelo de costes en cuestión es el Full Cost.

4.1.- Modelo de costes: Full Cost

El modelo full cost (o absortion cost o costes completos) quiere dar una información

completa de los costes generados en fabricar y vender productos (o servicios). Para

ello, todos los costes de la empresa son llevados al producto.

Se puede diferenciar dos tipos de full cost,

• Full cost literal: Los productos o servicios absorben todos los costes de los

factores (costes de fabricación o procesamiento, comerciales y de

administración). Se utiliza como base de argumentación comercial y como

herramienta en la toma de decisiones estratégicas.

• Full cost de producción o industrial: Los productos o servicios sólo absorben los

costes de procesamiento. Generalmente, se utiliza para valorar las existencias.

4.2.- Estructura de costes

La estructura del full cost y la utilizada en el cálculo de costes reales de productos y

servicios del BST, queda resumida en el esquema siguiente:

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COSTES DE PROCESAMIENTO

COSTES DIRECTOS:

• Materias primeras • Reactivos

COSTES INDIRECTOS:

• Materiales • Personal • Otros gastos • Amortización

COSTES NO ASIGNABLES (Costes de estructura de la empresa)

FULL COST

Destacar la diferencia entre costes directos y costes indirectos. Unos costes son más

fáciles de vincular a los productos (costes directos) que otros (costes indirectos),

• Costes directos: Aquellos costes que se explican por la existencia del producto

y dejan de tener sentido cuando el producto se elimina, es decir, cuando se

puede decir que la causa de estos costes es el producto. Son costes

imprescindibles para la existencia del producto, es decir, tienen una relación de

causalidad con el producto. La razón de ser de estos costes es el producto; y,

al contrario, para que este producto exista deben existir estos costes.

• Costes indirectos: No son fácilmente atribuibles a cada producto.

4.3.- Procedimiento seguido en el cálculo de costes reales

La puesta en marcha de este modelo de costes implica,

• Conocer y recoger información: asistencial, estructural y económica.

o Asistencial: lista de productos y servicios, y la actividad realizada de éstos.

o Estructural: mapa de procesos específicos (divisiones o líneas de negocio)

y a su vez, los subprocesos o centros de coste; estableciendo la

interrelación entre ellos y entre los componentes que forman la información

asistencial.

o Económico: partidas de coste a repartir (materiales, personal,…) y los

elementos que las configuran; junto con el coste real realizado.

- Traslado de la información (gastos por naturaleza) de la

Contabilidad General a las secciones definidas en la información

estructural.

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- Asignación de costes de las secciones auxiliares (soporte o

estructura) a las secciones principales (centros de coste del proceso

clave o productivo).

- Detalle exhaustivo de todos los costes y por centro de coste:

fungible (valoración a “coste medio ponderada”); personal (por

categorías); servicios exteriores (por partidas y/o apuntes

contables); amortizaciones (por elemento inventariado).

• Mapear circuito de los productos en las diferentes secciones de cada proceso;

generar las hojas de cálculo con la información recogida; con la ayuda de los

diferentes responsables, asignar los factores de uso (cantidad teórica de cada

elemento necesario para su obtención); calcular costes productos en curso y

acabados.

Representación gráfica de las fases del procedimiento de cálculo de costes reales

4.3.1.- Criterios de distribución de los costes reales

El criterio de distribución utilizado,

“Distribución proporcional de los costes a los productos según el consumo teórico de los diferentes elementos (materias primeras, reactivos, personal,…) durante las sucesivas etapas de su elaboración”.

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4.3.2.- Distribución de los costes

La distribución se hace mediante la repartición de los costes totales que se han

producido de un determinado elemento (personal de enfermería, bolsas para la

extracción de sangre, guantes, puntas de pipeta, alcohol, reparación balanza,…) entre

todos aquellos productos que lo incorporan a su proceso productivo en aquel centro de

coste.

Para cada centro de coste, las variables que intervienen en la repartición son: el factor

de uso, la cantidad de producto o servicios realizados, coste total del elemento que

interviene.

FACTOR DE USO (Fu): Cantidad teórica que se necesita de un elemento para poder elaborar un producto (para cada centro de coste).

Ejemplo: Elemento Fu Producto

Bolsa para la extracción de sangre 1 Sangre total (1u) Equipo de plaquetoaféresi 1 Plaquetas de aféresis (1u) Personal (enfermería) 18 Sangre total (1u)

CANTIDAD (Q): Número de unidades del producto elaboradas durante el período (en el BST, 1 año); para cada centro de coste.

Ejemplo: Producto Q

Sangre total (EM-Central) 113.807 Corneas 290 Piel (cm2) 74.461

COSTE TOTAL DEL ELEMENTO (C): Coste total del consumo del elemento durante el período (para cada centro de coste).

Ejemplo: Elemento CeCo Coste total del elemento (€)

Bolsa para la extracción de sangre Badalona 220.320 Microcubetas hemoglobina Girona 10.757,66 Personal (enfermería) Tarragona 913.361,63

Una vez definidas las variables, el proceso a seguir para la distribución de los costes

es el siguiente,

1. Se asigna a cada producto los factores de uso (Fu) de los diferentes

elementos que intervienen en su elaboración.

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2. Se multiplica cada factor de uso (Fu) por la cantidad de productos

elaborados (Q) en aquel periodo.

3. Se distribuye el coste total de cada elemento (C) que ha tenido un servicio

para cada producto mediante la aplicación de la siguiente fórmula:

Coste producto (para elemento 1) = (Fu x Q)1 x C / ? (Fu x Q)n

4.4.- Ejemplos de costes reales de productos

Exposición centrada en un ejemplo de la división de la sangre: De la obtención de una bolsa de sangre a su transfusión (“de vena a vena”).

División sangre

1) De la obtención una unidad de sangre (producto en curso) al suministro de una

unidad de hematíes, plasma o plaquetas (producto acabado),

Productos en curso

Activitat 10 11 12 13centres Activitat Activitat Activitat ActivitatBellvitge 2.241 0 16.683 14Badalona 291 0 7.952 6Clínic 2.143 0 16.896 5

TOTAL COSTOS AMB ESTRUCTURA - UNITARIS Mútua Terrassa 1.439 0 10.277 51Sant Pau 1.618 0 15.040 454Lleida 2.163 18.091 4.982 25Tarragona 2.261 23.683 4.590 484Girona 1.261 31.863 3.276 120Promoció 30.517 188.664 93.074 0HVH-EM 15.083 115.027 0 0HVH-DI 2.017 0 13.378 391HVH-Transfusió 0 0 0 0

F. ÚS (u) F. ÚS (u) F. ÚS (u) F. ÚS (u)Oferiments ST- EM ST- DI Autotransfusió

COSTOS CENTRES Centre de cost OF ST (EM) ST (DI) AU

Total Matèria Primera TOTAL BST 1,2927 20,4328 17,8518 5,1797

Total Reactiu TOTAL BST 0,3147 0,0770 0,0897 0,3302

Total Facturació Interna TOTAL BST 0,0000 0,0000 0,0000 0,0000

TOTAL COSTOS DIRECTES TOTAL BST 1,6074 20,5098 17,9415 5,5098

Total Material TOTAL BST 0,0169 0,0237 0,0384 0,0202

Total Neteja TOTAL BST 0,0337 0,0370 0,0127 0,0084

Total Oficina TOTAL BST 0,5667 0,6649 0,1411 0,0637

Total Personal TOTAL BST 11,5540 29,3231 25,8235 21,4202

Total Altres despeses - Específic TOTAL BST 3,7723 5,5824 4,1817 2,7345

Total Altres despeses - General TOTAL BST 8,6625 8,3219 5,5661 2,0132

Total A - Específica TOTAL BST 0,0778 0,9474 0,1886 0,2112

Total A - General TOTAL BST 0,9685 1,0151 0,4550 0,2122

TOTAL COSTOS INDIRECTES TOTAL BST 25,6040 45,8668 36,3586 26,6837TOTAL BST

TOTAL COSTOS PROCESSAMENT TOTAL BST 27,2114 66,3767 54,3001 32,1935

TOTAL COSTOS ESTRUCTURA TOTAL BST 3,9966 8,9074 9,9765 6,4314

TOTAL FULL COST TOTAL BST 31,2080 75,2841 64,2766 38,6249

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Productos acabados

Activitat Activitat ActivitatUNITARI - AMB ESTRUCTURA 261.576 40.456 18.612

Adquisició PA Adquisició PA Adquisició PA

0 182 0F. ÚS (u) F. ÚS (u) F. ÚS (u)

Hematies SAG-M leucodeplecionades Plasma fresc congelat inactivat amb blau de metilè Plaquetes recuperades mescla (pool) leucodeplecionades (>3u)COSTOS - UECS 04174 20077 12046MP - Extracció (sang) 55,15 16,97 63,64MP - Extracció (autòloga) 0,00 0,00 0,00MP - Extracció (plaquetes afèresi) 0,00 0,00 0,00MP - Extracció (plasma afèresi) 0,00 0,00 0,00MP - LST 17,10 5,26 19,73MP - Control de Qualitat 0,30 0,09 0,35MP - Adquisició externa donacions 0,22 0,07 0,25Matèria primera 0,06 10,81 79,84Reactiu 0,02 0,02 0,02Facturació interna 0,00 0,00 0,00TOTAL COSTOS DIRECTES 72,86 33,22 163,83Material 0,04 0,04 0,04Neteja 0,00 0,00 0,00Oficina 0,07 0,07 0,07Personal 2,82 7,06 4,81Altres despeses - Específic 0,03 11,09 0,05Altres despeses - General 0,47 0,47 0,47A - Específica 0,03 0,00 0,05A - General 0,13 0,13 0,13TOTAL COSTOS INDIRECTES 3,59 18,88 5,62

COSTOS PROCESSAMENT 76,45 52,10 169,46COSTOS ADQUISICIÓ Producte acabat 0,00 0,15 0,00COSTOS ESTRUCTURA 0,98 0,67 2,17

FULL COST UNITARI 77,43 52,92 171,62

PREU UNITARI (08) 110,32 66,60 249,48

Marge - 2008 32,89 13,69 77,86

PREU UNITARI (09) 111,86 78,42 252,98

Marge - 2009 34,43 25,50 81,36

2) Pruebas de transfusión,

Activitat 23 24 25 27 37centres Activitat Activitat Activitat Activitat ActivitatBellvitge 67.590 16.737 25.352 3.264 31.799Badalona 52.550 11.062 14.344 1.245 19.796Clínic 0 0 0 0 0

TOTAL COSTOS AMB ESTRUCTURA - UNITARIS Mútua Terrassa 21.514 6.690 7.856 132 8.101Sant Pau 21.240 20.294 11.296 4.060 21.620Lleida 30.946 17.590 13.357 310 12.610Tarragona 41.125 12.872 10.013 2.249 9.047Girona 35.945 8.368 12.378 1.222 12.227Promoció 0 0 0 0 0HVH-EM 0 0 0 0 0HVH-DI 0 0 0 0 0HVH-Transfusió 128.398 27.195 42.105 15.838 45.495

F. ÚS (u) F. ÚS (u) F. ÚS (u) F. ÚS (u) F. ÚS (u)Grup ABO/Rho(D) Escrutini anticossos irregulars Prova creuada per unitat Fenotip Rh Acte transfusional

COSTOS CENTRES Centre de cost TR1 / 9 TR18 / 10 TR24 / 9999 / 4959 TR3 / 500-504 78004

Total Matèria Primera TOTAL BST 0,1024 0,0492 0,0545 0,1070 0,7730

Total Reactiu TOTAL BST 0,8584 1,1539 0,0053 0,9722 0,0037

Total Facturació Interna TOTAL BST 0,0000 0,0000 0,0000 0,0000 0,0000

TOTAL COSTOS DIRECTES TOTAL BST 0,9608 1,2031 0,0598 1,0792 0,7768

Total Material TOTAL BST 0,0022 0,0024 0,0020 0,0014 0,0062

Total Neteja TOTAL BST 0,0053 0,0053 0,0053 0,0053 0,0053

Total Oficina TOTAL BST 0,0430 0,0501 0,0440 0,0386 0,0459

Total Personal TOTAL BST 3,8748 10,7776 3,4939 3,2517 5,9866

Total Altres despeses - Específic TOTAL BST 0,1986 0,1934 0,1877 0,1099 0,1720

Total Altres despeses - General TOTAL BST 0,8778 1,4573 1,0436 1,0320 1,2567

Total A - Específica TOTAL BST 0,0160 0,0197 0,0130 0,0053 0,0128

Total A - General TOTAL BST 0,1099 0,1375 0,1148 0,1028 0,1282

TOTAL COSTOS INDIRECTES TOTAL BST 5,1274 12,6433 4,9042 4,5471 7,6137

TOTAL BST

TOTAL COSTOS PROCESSAMENT TOTAL BST 6,0881 13,8464 4,9640 5,6263 8,3904

TOTAL COSTOS ESTRUCTURA TOTAL BST 1,1712 2,6117 0,9408 1,1425 1,5903

TOTAL FULL COST TOTAL BST 7,2593 16,4582 5,9048 6,7687 9,9807

TOTAL BST

TARIFA - 2008 TOTAL BST 5,6500 13,8300 13,3300 13,2705 16,2000

Marge - 2008 TOTAL BST -1,6093 -2,6282 7,4252 6,5017 6,2193

TARIFA - 2009 TOTAL BST 5,7300 14,0200 13,5100 5,0200 16,2000

Marge - 2009 TOTAL BST -1,5293 -2,4382 7,6052 -1,7487 6,2193

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5.- Implantación programa para el cálculo del coste estándar

La evolución tecnológica experimentada en los últimos años, ha promovido el desarrollo de gran cantidad de aplicativos destinados a facilitar el cálculo de costes a todo tipo de empresas y sectores. De este modo, cada empresa, para agilizar y mejorar los procesos de cálculo de costes, elige e implanta aquel aplicativo existente en el mercado que se adapta mejor a sus características y necesidades.

En el BST, se tomo la decisión de implantar en el área de gestión (procesos: estratégico y soporte), el ERP-SAP. Durante su implantación, 2009 y 2010, se identificó la necesidad de incorporar el módulo de costes (SAP-COPC).

5.1.- De costes reales a costes estándares (teóricos)

Al no poder integrar el ERP-SAP del área de gestión con los diferentes ERPs de producción, el coste calculado es solo teórico (ahora bien, éste está actualizado).

5.1.1.- Adaptación ficheros costes reales a teóricos

A partir de los costes reales calculados de los diferentes productos y servicios que configuran la empresa, se han calculado los costes estándar o teóricos. Para ello,

• se adaptaron a una versión más cercana a los criterios SAP, depurando: o unidades y elementos de coste o materiales y puestos de trabajo (eliminando duplicados y sustitutivos, o

incorporando nuevos) • se analizaron los cálculos de coste reales para calcular los recargos teóricos.

5.1.2.- Planificación de tareas

Una vez adaptados los datos de coste reales, se llevaron a cabo las siguientes tareas,

Tema Descripció

Inicio de la programación Programas de carga de datos maestros:•Listas de Materiales•Puestos de trabajo•Hojas de ruta

Inicio de la definicion de modelos

Definición en SAP de modelos de calculo de coste por cada linea de negocio

Inicio de la carga de datos maestros

Extraccion, depuración y carga en SAP de Datos Maestros:•Materiales•Listas de Materiales

Inicio de la definicion de recargos

Analisis y definicion de recargos

Datos Maestros

Carga en SAP de Maestro de Materiales (P.Acabado, Materia Prima, Reactivos) à nº SAP BST

Asignación de CeCo’s a Puestos de Trabajo

Carga en SAP de:• Nº material actual BST• Unidades Medida Alternativas

Product Costing Verificación resultado Ejecucion Calculo Coste

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Finalmente, y aun habiendo depurado los costes reales, se hizo un gran esfuerzo, en la revisión y validación de los resultados obtenidos a través del sistema.

5.2.- Cálculo de los costes estándares (teóricos)

5.2.1.- Datos maestros. Estructura de la información

Los datos maestros utilizados en COPC (módulo de Product Costing de SAP), son:

• Materiales: producto (en curso o acabado) o servicio a calcular el coste. • Lista de materiales: cantidad de elemento fungible necesario en su obtención. • Hojas de ruta: tiempo por categoría de personal requerido en el procesamiento. • Costes Adicionales: costes de servicios exteriores que intervienen. • Recargos: costes de estructura a imputar.

Para poder desarrollar el modulo de costes para el cálculo de los costes de productos o servicios, se tuvo que:

• Informar y cargar datos maestros, ð Logística: materiales, listas de materiales, puestos de trabajo y hojas de

ruta. ð Controlling: clases de coste (secundarios), clases de actividad y

planificación de clases de actividad. • Parametrizar esquemas de cálculo de coste: bases de cálculo, regargos

(porcentuales y cantidad), abonos a CeCos.

De forma gráfica, la estructura de datos maestros y el diagrama de flujo que el sistema sigue en cada cálculo de coste, queda representado a continuación:

Datos• ComponentesFunciones • Calcular el coste de conjuntos de elementos de coste

Datos• Valores de recargosFunciones • Identificar los costes de estructura aplicados a cada PA

Datos• Costes adicionales por clase de costeFunciones • Identificar el resto de componentes de coste de:

•Limpieza•Oficina•Amortizaciónes•Otros costes

Datos• Puesto de trabajo• TarifaFuncions • Identificar el tiempo requerido por categoria de personal para el procesamiento del PA

Datos• Materia Prima• ReactivosFunciones • Identificar materiales necesariospara el procesamiento del PA

Vistas• Contabilidad 1 y 2• Calculo de costes 1 y 2

MaestroMateriales

Lista de Materiales

Hojas de Ruta

Costes Adicionales

Recargos

Calc. CosteComponente

Datos Maestros utilizados en COPC

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5.2.2.- Mapa general del diagrama de flujo de costes

El flujo de costes de la empresa queda representado de forma general en el siguiente diagrama,

Lérida

Proveedor(Centre NO BST)

Extracción

ControlCalidad

Centros territoriales (12) Central

EM

UDTM

LIRAD

CQ

OF

ST

PQA

PLA

PL+PQ

PS/PH

Proveedor(Fraccionamiento

del plasma)

Proveedor(Proc. Ossos)

AU

CQmedia

UECS

LST

CORDÓN

TEJIDOS

Extracción

media

LSTmedia

Extracción(Compra PC)

0,42%

INMUNO

PruebasControlCalidad Proc. Ossos

(Compra)

unitari

LSTunit

LIRADunit

ADQU. SERVEIS EXTERNS

Otros gastos

(pruebas)

Pruebas

Pruebas

PruebasLSTmedia

unitari

Pruebas

PC

PC

Varios

Transfusión

Extracción

ST/EM

ST/DI

T

5.2.3.- Procesos de cálculo de coste y actualización coste plan

El cálculo de coste (ejecución) y su liberación (proceso, con el cual, se actualiza el coste plan de todos los productos y servicios, tanto acabados como en curso, de todos los centros de coste del sistema) puede ser realizado de 2 formas:

Selección del Material y Centro

Selección de Variante de CC

Ejecución y grabación CC

Marcado y Liberación CC

Actualizaciónprecio Material

Creación Ejecución CC Lanzamiento CC Evaluación resultadosy liberación

Actualización precioMateriales

Calculo de coste individual

Cálculo de coste Masivo

Para obtener costes estándares fiables, de los productos y servicios calculados, en ambos procesos se requiere de calidad y rigor en los datos maestros (materiales, lista de materiales, hojas de ruta, costes adicionales y recargos). Se ha dedicado mucho esfuerzo en este proceso de calidad y así llegar a conseguir costes estándares correctos, validados y consensuados con los diferentes responsables.

En el resumen de la ejecución del mes de marzo de 2011, podemos evidenciar, el volumen de costes teóricos de productos existentes y actualizados:

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AÑO 2011 MarzoRESÚMEN EJECUCIONES Z112 + Z212 Coste (u)

TOTAL MATERIALES 15.557

CALCULADOS 11.516LIBERADOS 11.516PENDIENTES DE CÁLCULO 4.041

CALCULADOS / TOTAL MATERIALES 74,02%LIBERADOS / TOTAL MATERIALES 74,02%PENDIENTES DE CÁLCULO / TOTAL MATERIALES 25,98%

(Desglose aproximado pendientes cálculo: sangre (37productos x 8 grupos x 11 centros= 3.234), tejidos (40 productos x 11 centros = 440), resto (pruebas = 367).

5.2.4.- Estructura de coste en varios niveles

El sistema permite navegar por el producto acabado, es decir, ver toda la trazabilidad (toda su composición, elemento a elemento, desde el producto acabado a su origen).

Gráficamente,

Prod. Acabado

Lista Materiales

Materia Prima

Reactivos

Prod.en curso

Lista Materiales

Prod. Acab. 1 / centro 1


Prod. Acab. 2/ centro 1


Lista Materiales

Materia Prima

Reactivos

Centro: BST central

Centro : Hospital St.Pau

NIV

EL

1

NIV

EL

2

NIV

EL

3

Costes Adicion.

Hojas de Ruta

Recargos

Costes Adicion.

Hojas de Ruta

Recargos

5.3.- Ejemplos costes estándar de productos

Exposición de diferentes ejemplos y visualizaciones (divisiones: sangre y tejidos),

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División sangre

1) Producto en curso:

a. Unidad de sangre de donación (interna y externa), según centro de coste,

RESUM EXECUCIÓ Z212 - ANY 2011 Març DESGLOSSAMENTCodi Descripció material Centre Cost u Material Personal C.Adicionals10001875 ST- DI HVH 62,65 24,48 28,07 10,1010001875 ST- DI S.PAU 65,10 24,42 30,4 10,2710001875 ST- DI CLÍNIC 76,38 24,64 23,03 28,7210001875 ST- DI BADALONA 69,14 24,49 37,35 7,3110001875 ST- DI BELLVITGE 65,18 24,03 32,68 8,4810001875 ST- DI MANRESA 61,91 24,29 28,96 8,6610001875 ST- DI TERRASSA 61,91 24,29 28,96 8,6610001875 ST- DI GIRONA 63,26 23,34 29,46 10,4810001875 ST- DI LLEIDA 53,52 24,26 20,63 8,6210001875 ST- DI TARRAGONA 57,07 25,45 25,57 6,0510001875 ST- DI TORTOSA 57,07 25,45 25,57 6,0510001875 ST- DI REUS 57,07 25,45 25,57 6,05

PROMIG - ST(DI) 65,34 24,42 28,63 12,3010001876 ST- EM GIRONA 66,54 23,30 31,91 11,3510001876 ST- EM LLEIDA 54,65 24,26 20,63 9,7410001876 ST- EM TARRAGONA 58,53 25,45 27,00 6,0810001876 ST- EM CENTRAL 93,78 25,50 43,22 25,08

PROMIG - ST(EM) 80,80 25,00 37,04 18,77PROMIG PONDERAT - ST 75,94 24,82 34,40 16,74

b. Unidad de sangre de donación interna, en un centro de coste (Girona),

Visualización del cálculo de coste: detallado

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Recurs Recurs (text) Valor total Moneda Qtt. UMTancament 0,50 EURA - General 0,10 EURA - Específica 0,21 EURAltres despeses - General 0,98 EURAltres despeses - Específic 7,23 EURPersonal - Promoció 1,29 EUROficina 0,13 EURNeteja 0,01 EURMaterial 0,03 EUR

COSTOS ADICIONALS 10,48 EUR9000 40001626 BOSSA RC CONCENTRATS D'HEMATIES (AUTOM) 22,15 EUR 1,00 UN9000 40001577 BST-314960 QUESTIONARI DONANT CATALA 0,02 EUR 0,00 UN9000 40002236 BST LLIBRE CONTROL 0,05 EUR 0,04 UN9000 40000157 CAPIL.LAR VIDRE SENSE HEPARINA 1,5X70 MM 0,01 EUR 0,55 UN9000 40002282 OBSEQUI DONANTS DE SANG 0,17 EUR 0,17 UN9000 40001603 CARAMELS EN SOBRETS INDIVIDUALS BST 0,00 EUR 0,00 UN9000 40001588 CARTELL "AMB UNA VEGADA NO N'HI HA PROU" 0,02 EUR 0,66 UN9000 40000113 Cel·lulosa s/p pretallat 4x5cm 0,01 EUR 0,01 UN9000 40000859 CONTENIDOR 5L 0,00 EUR 0,00 UN9000 40000815 CONTENIDOR 1L PER AGULLES D'UN SOL US 0,01 EUR 0,01 UN9000 40000924 CONTENIDOR 10L 0,01 EUR 0,00 UN9000 40002228 Esparadrap paper amb adhesiu 2,5cm x 10m 0,01 EUR 0,03 UN9000 40000751 ETIQUETA AUTOAD. RODONA 10MM C/VERD 0,00 EUR 0,00 UN9000 40001362 ETIQUETA AUTOAD 50X40MM TÈRMICA BLANCA 0,00 EUR 1,00 UN9000 40000872 ETIQUETA AUTOAD. RODONA 19MM C/GROC 0,00 EUR 0,00 UN9000 40001587 FYERS - "AMB UNA VEGADA NO N'HI HA PROU" 0,02 EUR 1,05 UN9000 40000107 Gasa quirúrgica cotó 20x40cm estèril 0,00 EUR 0,02 UN9000 40000790 Gasa cotó 100% 20x20cm 13 fils tallada 0,00 EUR 0,00 UN9000 40000718 Got plàstic blanc 220cc. d'un sol ús 0,01 EUR 1,00 UN9000 40000785 Guants cures làtex s/pols P no estèril 0,01 EUR 0,23 UN9000 40000063 Guants cures làtex a/pols P no estèril 0,00 EUR 0,01 UN9000 40000787 Guants cures vinil s/pols P no estèril 0,00 EUR 0,02 UN9000 40001619 Llanceta punció capilar 23Gx3mm estèril 0,06 EUR 1,00 UN9000 40001635 BST LLIBRE ENTRETENIMENTS 0,01 EUR 0,01 UN9000 40000991 HEMOCUE-MICROCUBETES D'HEMOGLOBINA 0,23 EUR 0,00 UN9000 40000153 PAPER FILTRE 420X320 MM 0,00 EUR 0,00 UN9000 40000030 Tira adhesiva compresa central 20x70mm 0,01 EUR 0,86 UN9000 40000717 Tovalló cel.lulosa blanc 30x30cm 2 capes 0,00 EUR 0,01 UN9000 40000344 Tub sang 100x16 buit 8,5ml act+gel groc 0,13 EUR 1,00 UN9000 40000156 Tub sang 75x13 buit 1,8ml citrat t/blau 0,09 EUR 1,00 UN9000 40000350 Tub sang 100x16 buit 10ml EDTA K2 t/lila 0,19 EUR 2,00 UN9000 40000289 ANTISEPTIC INCOLOR 0,05 EUR 0,01 UN9000 40000821 COURE SULFAT 0,06 EUR 0,00 UN9000 40000713 NETEJADOR DESINFECTANT (CUBETES HEMOCUE) 0,01 EUR 0,00 UNMATERIAL 23,34 EUR281400 PTGIRO01 EXTR05 AUX.ADMINISTRATIU/A 3,63 EUR 0,18 H281400 PTGIRO02 EXTR06 AUX.INF 2,13 EUR 0,14 H281400 PTGIRO03 EXTR08 CAP DE CENTRE 1,56 EUR 0,02 H281400 PTGIRO04 EXTR13 DUI 10,99 EUR 0,40 H281400 PTGIRO05 EXTR14 DUI (ICS) 2,36 EUR 0,06 H281400 PTGIRO06 EXTR17 FACULTATIU I 1,09 EUR 0,05 H281400 PTGIRO07 EXTR18 FACULTATIU II 1,15 EUR 0,03 H281400 PTGIRO08 EXTR19 FACULTATIU III 5,38 EUR 0,09 H281400 PTGIRO09 EXTR24 SUPERVISOR 0,57 EUR 0,02 H281400 PTGIRO10 EXTR30 T.PROMOCIO (ICS) 0,49 EUR 0,02 H281400 PTGIRO11 EXTR31 XOFER 0,11 EUR 0,00 HPERSONAL 29,46 EURTOTAL COST 63,28 EUR

2) Producto acabado: Unidad de hematies leucodeplecionado A+

Visualización del cálculo de coste: por elementos de coste,

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3) Proceso de obtención y suministro de una unidad de sangre de cordón umbilical,

Obtención, procesamiento,

congelación unidad de cordón

762,67

descongelación y entrega unidad de

cordón3.856,79

División tejidos

1) Proceso de obtención y fraccionamiento de tejido óseo (fémur),

PC (Femur)576,16€

PACap de femur =193,52

Femur condil = 325,063...

6.- Aplicación de los costes

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La aplicación de los costes es común para todo tipo de empresas, sea cual sea su magnitud, y sectores (construcción, automóviles, industria auxiliar, sanidad,…).

Principalmente, destacar su aplicación:

- En la valoración de existencias

- Como elemento de gestión,

• Facilita la toma de decisiones en todas las áreas de la empresa. • Contribuye a planificar, controlar, evaluar y mejorar la eficiencia de las

operaciones. • Referente para establecer precios y políticas de comercialización. • Permite evaluar los productos y sus componentes en relación con los de la

competencia y centrarse en las posibilidades de mejora. • Posibilidad de realizar simulaciones a tiempo real, coste actualizado. • Determinar el resultado de explotación: diferencia entre los ingresos de las

ventas y el coste de lo vendido (suma de los costes directos y indirectos). • Driver de reparto, Fu, de gastos reales en el “reporting” de control de gestión.

7.- Bibliografía

“Control de gestión” - UOC

“Curso Superior de control de costes” - Afige

“Contabilidad y Gestión de costes” Oriol Amat - Gestión 2000

“Optimizar costes para ganar más” - Expansión.com

“Análisis de costes (ABC)” R. Mareque - Centro Transfusión de Galicia

Web de la empresa, BST (www.bancsang.net)

Memoria EFQM, BST

EL SISTEMA DE COSTES DEL BANC DE SANG I TEIXITS Anna … · datos de la contabilidad financiera,...

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