El Procedimiento Administrativo

Una visión práctica

Mayo de 2016

• Contexto

• El nuevo procedimiento administrativo electrónico:– Fase de inicio

– Fase de instrucción

– Fase terminación

• Administración electrónica vs Gobierno Abierto

Índice

VISIÓN: Unas administraciones públicas y unas instituciones públicas de la UE abiertas, eficientes e integradoras, que presten servicios públicosdigitales sin fronteras, personalizados, fáciles de utilizar y de extremo a extremo a todos los ciudadanos y empresas de la UE,aplicando enfoques innovadores para diseñar y prestar mejoresservicios de conformidad a las necesidades y las demandas de laciudadanía y las empresas.

Plan de Acción sobre Administración Electrónica 2016- 2020

OBJETIVO: Eliminar los obstáculos digitales que se oponen al Mercado Único Digital y evitar la fragmentación que se puede generar en el contexto de transformación de las Administraciones Públicas.

Escenario a partir de la Ley 11/2007 LAESP

Reconocimiento de las actuaciones administrativas por medios electrónicos, más centrado en el FRONT OFFICE que en el BACK OFFICE.

Nos obliga a disponer de soluciones para garantizar el derecho de la ciudadanía a relacionarse por medios electrónicos con las AAPP:

– Sede electrónica

– Registro electrónico

– Trámites electrónicos

– Notificación electrónica

– Archivo documentos electrónicos

– Plataformas de interoperabilidad

– Despliegue ENS/ENI …

Administración electrónica instrumento necesario para la Transformación Digitaly el Gobierno Abierto

Un nuevo escenario: un nuevo modelo de Administraci ón

La tramitación electrónica no es una forma especial de gestión de los procedimientossino que debe constituir la actuación habitual de las Administraciones Públicas.

Documento electrónico: soporte general de la actividad administrativa

Amplia configuración de los derechos de la ciudadanía:

LEY 39/2015

LPA

LEY 39/2015

LPA

ART. 13 LPA ���� DERECHOS DE LAS PERSONAS (con capacidad de obrar) EN LA RELACIÓN CON LAS AAPP

ART. 14 LPA�DERECHO Y OBLIGACIÓN A RELACIONARSE ELECTRÓNICAMENTE CON LAS AAPP

ART. 53 LPA���� DERECHOS DEL INTERESADO EN EL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO (que es electrónico).

Nuevo principio de actuación: interoperabilidad de los medios electrónicos y sistemas, y la prestación conjunta de servicios – Obligación de las AAPP a relacionarsepor medios electrónicos

Novedades más importantes “ad extra”: Ley 39/2015 LPACAP

• Se amplia el concepto de interesado • Nuevos medios para acreditar representación + registro electrónico apoderamientos.• Sujetos obligados ex lege a la relación electrónica

INTERESADOS:

• Asistencia a los interesados uso medios electrónicos. • Registro funcionarios habilitados para identificación y firma.• Modificación cómputo plazos y calendario días inhábiles

REGISTRO ELECTRÓNICO���� OFICINAS DE ASISTENCIA

• Posibilidad de solicitar la tramitación SIMPLIFICADA DEL PROCEDIMIENTO

Como norma general: por escrito y electrónicos

DOCUMENTOS Y ACTOS ADMINISTRATIVOS

Identificación vs firma electrónica:• Obligación de las AAPP de verificar la identidad del interesado siempre.• Obligación firma en determinadas actuaciones establecidas por ley.

FIRMA ELECTRÓNICA:

Obligatorio para todas las AAPP.Para procedimientos cerrados

ARCHIVO ELECTRÓNICO

Voluntariedad en la elección excepto los colectivos obligados por la ley.

NOTIFICACIONES ELECTRÓNICAS

Elementos principales “ad intra”: Ley 40/2015 LRJSP

CONVOCATORIAS Y SESIONES ÓRGANOS COLEGIADOS (ART. 17)

• Posibilidad de uso de medios electrónicos y de participar en sesiones a distancia.• Se ha de asegurar la identidad de los miembros participantes.• Preferencia por el uso de medios electrónicos para remitir las convocatorias.

• Posibilidad de registrar las sesiones + acompañar el acta con el archivo de la grabación (con certificado de autenticidad emitido por el secretario) de documentos electrónicos usados en la sesión. •Deber de conservación de los archivos grabados y los ficheros electrónicos para garantizar la integridad, autenticidad y el acceso futuros.

ACTAS DE ÓRGANOS COLEGIADOS (ART. 18)

SEDE ELECTRÓNICA (ART. 38)

• Mantiene el régimen de la LAE, • No especifica contenido obligatorioPORTAL INTERNET (ART. 39)

Punto de acceso electrónico que permite el acceso a través de Internet a la información publicada, y en su caso, a la sede electrónica

• IDENTIFICACIÓN DE LAS AAPP: Sello electrónico (art. 40)• FIRMA ACTUACIÓN ADMINISTRATIVA AUTOMATITZADA: Sello electrónico (art. 41.a) y Código Seguro de Verificación (41.b)• FIRMA ELECTRÓNICA PERSONAL AL SERVICIO AAPP (art. 43)

- Por el titular del órgano o empleado públic correspondiente- Cada AP determina los sistemas de firma a usar- La firma se podrá referir, por seguridad pública, sólo al

número de identificación profesional.

IDENTIFICACIÓN AAPP (ART. 40 i 41)

• Apoderamiento apud acta• Acreditación inscripción registro electrónico de apoderamientos.

(... Cuando la Ley así lo determine...):• Los grupos de afectados,• Las uniones y entidades sin personalidad jurídica• Los patrimonios independientes o autónomos.

+ INTERESADOS

+ MEDIOS REPRESENTACIÓN

NUEVA HERRAMIENTA

Creación del Registro de apoderamientos

AMPLIACIÓN SUJETOS OBLIGADOS RELACIÓN ELECTRÓNICA

LIBERTAD DE ELECCIÓN

Excepto SUJETOS OBLIGADOS POR LEY:

• Personas jurídicas• Profesionales colegiados• Empleados Administraciones Públicas• Etc

Excepto SUJETOS OBLIGADOS POR REGLAMENTO: • Por razón de su capacidad económica, técnica, dedicación profesional u otros motivos que acrediten que tienen acceso y disponibilidad de medios electrónicos.

FASE DE INICIO

NUEVA HERRAMIENTA

Creación del Registro de funcionarios

habilitados

DIGITALIZACIÓN DEL REGISTRO DE ENTRADA

REGISTRO ELECTRÒNICO (L.11/2007 LAESP)

Oficina de ASISTENCIA AL REGISTRO

(L.39/2015 LPACAP)

Del Registro Electrónico a las Oficinas de Asistencia al Registro

Selección firmaelectrónica

Revisión de la Ordenanza AE y aprobación del procedimiento

Publicar el sentido del

silencio

Seguridad y protección de datos personales

DIGITALIZACIÓN DEL REGISTRO DE

ENTRADA

AspectosJurídicos

Adaptación BPM y Màtrix

AspectosTecnológicos

Adquisicióndispositivos

Conexión a redes de Interoperabilidad

Expedienteintegral

Redimensionar los recursos informáticos

Proyecto Digitalización Registro de Entrada Sant Feliu

Análisis y reformulación

AspectosOrganizativos

Cambio cultural

Interrelacionesdoc.- BPM- QdC

Formación

Sobre la aportación de documentación

� Aportar documentos originales (sólo excepcionalmente por normativa)

� Aportar datos o documentos ya presentados a cualquier AAPP, debiendo indicar en qué momento y ante qué órgano administrativo los presentó – Se presume la consulta autorizada salvo oposiciónexpresa o ley especial aplicable requiera consentimiento expreso

� Aportar documentos elaborados por cualquier AAPP (requiere consentimiento del interesado para ser consultados o recabados) – Se presume la consulta u obtención autorizada salvo que conste su oposición expresa o ley especial aplicable requiera consentimiento expreso.

Los interesados NO estarán obligados a:

Los interesados se responsabilizarán de la veracidad de los documentos que presenten (declaraciones responsables).

CUESTIONES A CONSIDERAR:

• Fija los trámites en que es necesaria la firma electrónica de forma muy genérica: con el literal del artículo es necesaria para el 90% de las interacciones con la Administración Local.

• La Ley no aclara el tipo de firma para el trámite concreto-> se continua con el mismo problema que ya teníamos con la LAESP, de determinación de la firma a utilizar.

• Iniciativa del Consorcio AOC: Protocolo de identificación y firma electrónica de Catalunya.

Únicamente se puede solicitar SE (art. 11.2 LPACAP):

a) Formular solicitudes.b) Presentar DR o CP.c) Interponer recursos.d) Desistir de acciones.e) Renunciar a derechos.

Identificación vs Firma electrónica

Actividad administrativa automatizada

Actividad administrativa automatizada

ÓRGANOCertificado deSede electrónica

Certificado deSede electrónica

Web segur https: Evidencia electrónica

Política de firma y certificados electrónicos

Firmaslongevas

Firmaslongevas

Otros sistemas de firmaOtros sistemas de firma

FASE INSTRUCCIÓN: Ecosistema del expediente electrónico

Gestión documental

Expedientes electrónicos

Servicios electrónicos comunes

La foliación y el índice electrónico

•Recoge los requisitos mínimos sobre la estructura y el formato de los expedientes electrónicos para la interoperabilidad.

•Inclusión en los expedientes de un índice electrónico firmado por el órgano o entidad actuante que garantice la integridad del expediente electrónico y permita la recuperación.

•El cierre del expediente no ha de entenderse como el cierre del procedimiento administrativo correspondiente.

•La foliación del expediente se tiene que poder hacer en cualquier momento del ciclo de vida del expediente.

Expediente en formato electrónico = Agregación ordenada de documentos + índice numerado + copia electrónica certificada de la resolución.

Normas Técnicas de Interoperabilidad

Requisitos legales para la validez de las copias (condición de copia auténtica) Art. 27LPACAP:

Original electrónico o copia autentica

Elaboración de una copia• Ha de contener metadados que indiquen que es COPIA y se ha de

visualizar en el documento

Por último, el Reglamento del Esquema Nacional de Interoperabilidad debe fijar las Normas Técnicas de Interoperabilidad de Procedimientos de copiado auténtico y conversión entre documentos electrónicos (D.A.1ª.j).

COPIA AUTENTICA

Elaboración de una copia a través proceso DIGITALITZACIÓN =Original papel

COPIA AUTENTICA

Elaboración de una copiaOriginal electrónico

COPIA AUTENTICA

d) Las copias en soporte papel de documentos originales emitidos en dicho soporte se proporcionarán mediante una copia auténtica en papel del documento electrónico que se encuentre en poder de la Administración o bien mediante una puesta de manifiesto electrónica conteniendo copia auténtica del documento original.

• Ha de contener metadados que indiquen que es COPIA y se ha de

visualizar en el documento

• Ha de contener metadados que indiquen que es COPIA y se ha de

visualizar en el documento

COPIA AUTENTICA

Participación de la ciudadanía en el procedimiento de elaboración de normas de carácter reglamentario

ES NECESARIA CONSULTA PÚBLICA CON CARÀCTER PREVIO a la elaboración del proyecto o anteproyecto de reglamento para recavar la opinión de sujetos y organizaciones más representativas potencialmente afectados por la futura norma.

NECESIDAD DE DAR AUDIENCIA a la ciudadanía PUBLICANDO EL TEXTO EN LA WEB cuando la norma afecte a derechos e intereses legítimos de las personas.

TODO ESTO SIN PERJUICIO DEL TRÁMITE DE INFORMACIÓN PÚBLICA POSTERIOR A LA APROBACIÓN INICIAL DEL REGLAMENTO (Art. 49 LRBRL), para la presentación de alegaciones, sugerencias y reclamaciones.

NECESIDAD DE PONER A DISPOSICIÓN de la ciudadanía todos los DOCUMENTOS necesarios, que deberán ser claros, concisos y reunir toda la información precisa para poder pronunciarse sobre la misma.

FASE TERMINACIÓN: Los órganos colegiados en la LRJSP

VOLUNTAD CLARA DE LA LRJSP de regular el funcionamiento de los órganos colegiados por medios electrónicos.

NOVEDADES: • Posibilidad de grabación de las sesiones• Posibilidad de celebración de sesiones a distancia

Se puede deducir, con un enfoque hermenéutico de la normativa AE, el uso de medios electrónicos en:

� Convocatorias de sesiones� Acceso a documentación� Presentación de mociones, propuestas, enmiendas, ruegos o preguntas� Grabación de los plenos

EXCLUSIÓN ÓRGANOS COLEGIADOS DE GOBIERNO

(DA 21 LRJSP)!!!!

• Medio preferente para notificar y en todo caso sujetos obligadosa recibirlas por este medio.

• Por reglamento, se puede establecer la obligatoriedad.• Se garantiza la intermodalidad para la ciudadanía.

La notificación electrónica

Art 40-44 LPACAP

DILIGENCIA DE NOTIFICACIÓN:•Justificante electrónico de validez•Evidencias electrónicas de todo el proceso

Acciones para la implantación:

Ámbito JURÍDICO:•Regulación de la notificación Ámbito ORGANIZATIVO:•Adaptación de procedimentos•Gestión del consentimiento •Gestión de la convivència paper/elect•FormaciónÀmbito TECNOLÓGICO:•Selección plataforma de notificación •Adaptación de la Seu-e•Archivo de notificaciones y evidencias•Adaptación del gestor de expedientes

Proceso de notificación:

Cómo? (Art. 43.1)• Comparecencia en la sede electrónica (acceso del interesado o representante al contenido de la notificación)• Dirección electrónica habilitada única

Cuando se entiende practicada? (Art. 43.2)• En el momento del acceso a su contenido• Si obligatoriedad o decisión del interesado �10 días sinacceso = rechazo

Cuando se entiende completa la obligación de notificar? (Art. 43.3)

• Puesta a disposición de la notificación en la sede electrónica o dirección habilitada única.

Gestión documental y el Archivo único

Documentación administraciones

Ciclo de vida de los documentos: Sistema de Gestión Documental

Consulta

Documentaciónsemiactiva

PIC (Paquete consulta)

PIT (Paquete transferencia)

Documentaciónde conservación permanente

DocumentaciónActiva y semiactiva

TAAD

La integración de herramientas de gestión en el SGD

Documentación de soporte

Manuales, instrucciones, protocolos, ..

Entornos en papelArchivos físicos de

las oficinas

Entorno electrónicoWeb semántica

Carpetas corporativas en la red (X, L, M,..)Aplicaciones corporativas (SdE, Matrix, ..)

Sistema de Gestión Documental

GD- MATRIX

Políticas del GestorDisposición

Conservación y retenciónMigración

Acceso y seguridad

Herramientas de gestiónCuadro de clasificación

Tipologías documentalesCalendarios de retención y

eliminaciónCatálogo de procedimientosCatálogo de documentos y

datos interoperables

ResponsabilidadesMantenimiento del QdCGestor de documentos

Roles

+ de 94.000 expedientes / + de 945.000 documentos / 6.000 documentos a la semana

Análisis de documentos

Manual de Procedimientos

QdC documental:SERIES DOCUMENTALES Catálogo de procedimientos

Descripción de Procedimientos

EQUIPOS DE TRABAJOINTERDISCIPLINARIOS

METODOLOGÍADE

SIMPLIFICACIÓN

Simplificación administrativa

Evolución proyecto Seguridad en Sant Feliu

Adecuación a los Esquemas Nacionales de Seguridad e Interoperabilidad

Automatización de la transparencia

A qué estamos esperando?

www.santfeliu.cat