EL PAPEL DEL CONTROLLER EN LA EMPRESA
Transcript of EL PAPEL DEL CONTROLLER EN LA EMPRESA
EL PAPEL DEL CONTROLLER EN LA EMPRESA
Valencia, 18 de noviembre de 2008
Contenidos
1. La importancia de la información para la toma de decisiones
2. Funciones del departamento de control de gestión
3. Algunos ejemplos
4. Perfil del controller y ubicación en el organigrama de la empresa
5. Conclusión
6. Preguntas, discusión
Contenidos
1. La importancia de la información para la toma de decisiones
2. Funciones del departamento de control de gestión
3. Algunos ejemplos
4. Perfil del controller y ubicación en el organigrama de la empresa
5. Conclusión
6. Preguntas, discusión…
Actualmente las empresas se ven obligadas a competir en un entorno:
Globalizado
Con rápidos cambios
Con presiones sobre los márgenes:
•incrementos de costes
•disminución de precios de venta
1. La importancia de la información para la toma de decisiones
EL PAPEL DEL CONTROLLER EN LA EMPRESA
En este entorno competitivo la información sobre la marcha del negocio se convierte en un factor clave para el éxito:
Información en cantidad y con la calidad suficiente como para poder pilotar el negocio tomando las decisiones adecuadas
1. La importancia de la información para la toma de decisiones
EL PAPEL DEL CONTROLLER EN LA EMPRESA
Qué decisiones son las adecuadas?
Aquellas que permitan a la empresa conseguir los objetivos determinados por su plan estratégico
Los objetivos estratégicos determinan cómo competirá la empresa en el mercado:
•Crecimiento
•Diferenciación
•Liderazgo en costes
•Nichos de mercado
•Combinaciones de varias
•…
1. La importancia de la información para la toma de decisiones
EL PAPEL DEL CONTROLLER EN LA EMPRESA
Conclusión:
En el entorno competitivo actual es muy importante contar con la información que permita conectar los resultados de nuestras decisiones con los objetivos marcados en el plan estratégico de la empresa
1. La importancia de la información para la toma de decisiones
EL PAPEL DEL CONTROLLER EN LA EMPRESA
Contenidos
1. La importancia de la información para la toma de decisiones
2. Funciones del departamento de control de gestión
3. Algunos ejemplos
4. Perfil del controller y ubicación en el organigrama de la empresa
5. Conclusión
6. Preguntas, discusión…
Función principal de un departamento de control de gestión:
Generar información relevante, fiable, y de manera rápida, para apoyar la correcta toma de decisiones
2. Funciones del departamento de control de gestión
EL PAPEL DEL CONTROLLER EN LA EMPRESA
Más en detalle…
Establecimiento de procedimientos de trabajo
Planes de auditoría interna
Cierres periódicos. Elaboración de cuentas de resultados analíticas. Control presupuestario
Definición y control de otros indicadores no recogidos en las cuentas de resultados (KPI’s)
Establecimiento de mecanismos de control interno
2. Funciones del departamento de control de gestión
EL PAPEL DEL CONTROLLER EN LA EMPRESA
Establecimiento de procedimientos de trabajo:
•Que garanticen el correcto registro de las transacciones de la compañía
•Que minimicen el empleo de recursos
•Que minimicen los riesgos de error y los riesgos financieros
•Que permitan el fácil acceso a la información generada en los registros contables y, en general, en el soporte informático de la empresa
•Hay que procedimentar como mínimo todos los ciclos involucrados con ventas, compras, cobros, pagos y gestión y control de stocks.
2. Funciones del departamento de control de gestión
EL PAPEL DEL CONTROLLER EN LA EMPRESA
Planes de auditoría interna
Planificación de una serie de pruebas de para garantizar la corrección de la información y minimizar el tiempo empleado en corregir errores. Ejemplos:
•Cuadres de cuentas por cobrar y de cuentas por pagar
•Inventarios de materias primas y productos terminados
•Inventarios de activos
•Identificación de otras áreas de riesgo
2. Funciones del departamento de control de gestión
EL PAPEL DEL CONTROLLER EN LA EMPRESA
Cierres periódicos y elaboración de cuentas de resultados analíticas. Control presupuestario
•Definición de los criterios generales para la elaboración de cuentas de resultados analíticas (por centros de producción, por centros de coste, grupos de clientes, por grupos de productos…)
•Elaboración periódica (trimestral, mensual) de cuentas de resultados para:
•Comparar los resultados del periodo objeto de análisis con el PRESUPUESTO, con periodos anteriores, etc.
• Evaluar las magnitudes principales: Ventas, Margen Bruto, Cash Flow, EBITDA, BAI.
2. Funciones del departamento de control de gestión
EL PAPEL DEL CONTROLLER EN LA EMPRESA
Cierres periódicos y elaboración de cuentas de resultados analíticas. Control presupuestario
• Tras el análisis de la cuenta de resultados hay que ser capaz de responder a algunas preguntas:
•Sabemos por qué ganamos (perdemos) dinero?
•Nos aproximamos a nuestro objetivo?
•Son necesarias medidas correctoras?
2. Funciones del departamento de control de gestión
EL PAPEL DEL CONTROLLER EN LA EMPRESA
Definición y control de otros indicadores no recogidos en la cuenta de resultados:
•Indicadores de tipo financiero y no financiero
•Orientados a medir el cumplimiento de otros objetivos estratégicos en 4 direcciones:
•Cliente
•Procesos internos (KPI’s)
•Finanzas
•Formación y crecimiento
2. Funciones del departamento de control de gestión
EL PAPEL DEL CONTROLLER EN LA EMPRESA
Contenidos
1. La importancia de la información para la toma de decisiones
2. Funciones del departamento de control de gestión
3. Algunos ejemplos
4. Perfil del controller y ubicación en el organigrama de la empresa
5. Conclusión
6. Preguntas, discusión…
Perfil profesional:
•Gusto por el trabajo con información (numérica) y habituado a manejar grandes cantidades de datos.
•Conocedor del negocio, del proceso productivo, del mercado, etc.
•Orientado a objetivos
•Capacidad para relacionarse con otros departamentos de la empresa
•Mentalidad analítica
4. Perfil profesional y organigrama
EL PAPEL DEL CONTROLLER EN LA EMPRESA
4. Perfil profesional y organigrama
EL PAPEL DEL CONTROLLER EN LA EMPRESA
Dirección General
Comercial Finanzas
Administración
RR.HH. Producción
operaciones
logística
Posibles ubicaciones en el organigrama:
Controller
Controller
Contenidos
1. La importancia de la información para la toma de decisiones
2. Funciones del departamento de control de gestión
3. Algunos ejemplos
4. Perfil del controller y ubicación en el organigrama de la empresa
5. Conclusión
6. Preguntas, discusión…
Conclusiones sobre el puesto de controller:
•Oportunidad para participar de primera mano en la gestión de la empresa
•Responsable del diseño y correcto funcionamiento del sistema de información
•Persona de confianza del consejo de administración / dirección general. Referencia para otros departamentos de la empresa
•Oportunidades de desarrollo profesional
5. Conclusión
EL PAPEL DEL CONTROLLER EN LA EMPRESA
Contenidos
1. La importancia de la información para la toma de decisiones
2. Funciones del departamento de control de gestión
3. Algunos ejemplos
4. Perfil del controller y ubicación en el organigrama de la empresa
5. Conclusión
6. Preguntas, discusión…
ANEXO 1
Ejemplo de una cuenta de resultados mensual
EL PAPEL DEL CONTROLLER EN LA EMPRESA
EL PAPEL DEL CONTROLLER EN LA EMPRESAEL PAPEL DEL CONTROLLER EN LA EMPRESA. Anexo 2
ANEXO 2
Establecimiento de centros de coste y elaboración de cuentas de resultados analíticas en un grupo
industrial
EL PAPEL DEL CONTROLLER EN LA EMPRESA
Page1/10
Internal procedure:UC 01
ControllingDepartment
Release date:25/07/08
UC Closing Model
BU Paper Mill Casino
BU Paper Mill Porcari
BU Paper Mill PDR
BU Paper Mill FDV
BU Converting Lucca
BU Converting Cassino
Commercial BU Jumbo Rolls
BU Commercial Brand
BU Commercial Private Label
BU Commercial AFH
MARKET
UC closing model
General BU Set Up
Mills: cost centersCommercial : Income and
cost centers
BU Headquarters (Not industrial Overhead BU)
EL PAPEL DEL CONTROLLER EN LA EMPRESA. Anexo 2
Page1/10
Internal procedure:UC 01
ControllingDepartment
Release date:25/07/08
UC Closing Model
BU Paper Mill Casino
BU Paper Mill Porcari
BU Paper Mill PDR
BU Paper Mill FDV
BU Converting Lucca
BU Converting Cassino
Commercial BU Jumbo Rolls
Commercial BU Brand
Commercial BU Private Label
Commercial BU AFH
MARKET
UC closing model
Jumbo Rolls & Consumer products: internal and external flows
A
B
B
B
EL PAPEL DEL CONTROLLER EN LA EMPRESA. Anexo 2
Page1/10
Internal procedure:UC 01
ControllingDepartment
Release date:25/07/08
UC Closing Model
UC closing modelTechnical notes
A
Sales to market considering:
Invoice Price
-(commercial variable costs:commisions to agents, discounts & bonus, credit insurance, “green point” contributions)
= Net income
-(Transportation cost “only freight to customer”)
=Net Net Income (N^2 Income)
B
CONVERTING
Sales to Finished product Commercial BU considering Internal Transfer Price (ITP) made by:
Variable production costs (Budget)
+ Mark Up 15% over Variable Production costs (Budget)
= Internal Transfer Price
Where variable production costs=
Jumbo Roll consumption+raw materials consumption+energy+ direct maintenance+directproduction headcount+pallet
PAPER MILL
Sales to JR Commercial BU considering Internal Transfer Price (ITP) as an approach to Market Price. Current Internal Transfer Price: 980 EUR / Tn (CIP)
Same assumption is made for transfers between JR Commercial BU and Converting BU
INTERNAL TRANSFER PRICE
Jumbo Rolls & Consumer products: internal and external flows
EL PAPEL DEL CONTROLLER EN LA EMPRESA. Anexo 2
Page1/10
Internal procedure:UC 01
ControllingDepartment
Release date:25/07/08
UC Closing Model
UC closing modelTechnical notes
Converting Business Units: general Profit & Loss structure, JDE BU’s specifications(and master accounts links)
BU Converting Lucca BU Converting Cassino
SALES to Commercial BU’s
Branded products
Private Label Products
AFH Products
ASSUMPTION:
All the production coming from the converting lines is automatically sold to the Commercial BU’s (Brand, P/L, AFH), considering the avobe mentioned ITPrice
176090
BU VPFL
(CG PFLUC)
176091
BU VPFC
(CG PFCSS)
INCOME
EL PAPEL DEL CONTROLLER EN LA EMPRESA. Anexo 2
Page1/10
Internal procedure:UC 01
ControllingDepartment
Release date:25/07/08
UC Closing Model
UC closing modelTechnical notes
Converting Business Units: general Profit & Loss structure, JDE BU’s specifications(and master accounts links)
BU Converting Lucca BU Converting Cassino
JR Purchases (& Consumption)
From Commercial BU JR (Sub 199)
From Third Parties (Sub XX0)
Intercompany (Wepa Group) (Sub XX1)
176080
BU JRCLU
(CG BCLU)
176081
BU JRCSS
(CG BCCSS)
COSTS (Stock Purchases)
Raw Materials Purchases (& Consumption)
From other Converting BU’s (Sub 199)
From Third Parties (Sub XX0)
Intercompany (Wepa Group) (Sub XX1)
176040
BU VMAUL
(CG MAULU)
176041
BU VMAUCSS
(CG MAUCSS)
Finished Products Purchases (& Consumption)
From Third Parties (Sub XX0)
Intercompany (Wepa Group) (Sub XX1)
176090
BU VPFL
(CG PFLU)
176091
BU VPFCSS
(CG PFCSS)
EL PAPEL DEL CONTROLLER EN LA EMPRESA. Anexo 2
Page1/10
Internal procedure:UC 01
ControllingDepartment
Release date:25/07/08
UC Closing Model
UC closing modelTechnical notes
Converting Business Units: general Profit & Loss structure, JDE BU’s specifications(and master accounts links)
BU Converting Lucca BU Converting Cassino
Energy Costs
COSTS (Variable production costs)
Direct personnel costs:
Maintenance costs & Spare Parts consumption
General BU booking Specific “EA”
booking
X
X
Specific & General BU
booking
Specific “EA”
booking
X
X
X
X
Specific & General BU
booking
Specific “EA”
booking
EL PAPEL DEL CONTROLLER EN LA EMPRESA. Anexo 2
Page1/10
Internal procedure:UC 01
ControllingDepartment
Release date:25/07/08
UC Closing Model
UC closing modelTechnical notes
Converting Business Units: general Profit & Loss structure, JDE BU’s specifications(and master accounts links)
BU Converting Lucca BU Converting Cassino
Pallet consumption & Pallet Rent
COSTS (Variable production costs)
Specific & General BU
booking
Specific “EA”
booking
X
X
EL PAPEL DEL CONTROLLER EN LA EMPRESA. Anexo 2
Page1/10
Internal procedure:UC 01
ControllingDepartment
Release date:25/07/08
UC Closing Model
UC closing modelTechnical notes
Converting Business Units: general Profit & Loss structure, JDE BU’s specifications(and master accounts links)
BU Converting Lucca BU Converting Cassino
Lease costs (machinery and mills)
Not direct personnel
Logistics
Quality Control
Production
Other costs:
Production Logistics
Insurance
External services
Etc.
Leasing, financial costs
Amortization, depreciation
COSTS (Overhead and other costs)
Specific & General BU
booking
Specific “EA”
booking
X
X
EL PAPEL DEL CONTROLLER EN LA EMPRESA. Anexo 2
Page1/10
Internal procedure:UC 01
ControllingDepartment
Release date:25/07/08
UC Closing Model
UC closing modelTechnical notes
Paper Mill Business Units: general Profit & Loss structure, JDE BU’s specifications(and master accounts links)
SALES to Commercial BU JR
ASSUMPTION:
All the production coming from the paper mills is automatically sold to the JR Commercial BU, considering the ITPrice (Currently 980 EUR/Tn)
176087
BU VJRR
(CG PFLUC)
176088
BU VPFC
(CG PFCSS)
INCOME BU PM PDR BU PM FDV
176085
BU VJRC
(CG BCSS)
176086
BU VJRP
(CG BPOR)
BU PM Cassino BU PM Porcari
EL PAPEL DEL CONTROLLER EN LA EMPRESA. Anexo 2
Page1/10
Internal procedure:UC 01
ControllingDepartment
Release date:25/07/08
UC Closing Model
UC closing modelTechnical notes
Paper Mill Business Units: general Profit & Loss structure, JDE BU’s specifications(and master accounts links)
176067
BU VCELR
(CG CPDR)
176068
BU VCELV
(CG CFDV)
BU PM PDR BU PM FDV
176065
BU VCELC
(CG CCSS)
176066
BU VCELP
(CG CPOR)
BU PM Cassino BU PM Porcari
PULP Purchases (& Consumption)
(invoice price + transportation on purchases and other purchasing costs)
From other P. Mill BU’s or generic purchasing BU (Sub 199)
From Third Parties (Sub XX0)
Intercompany (Wepa Group) (Sub XX1)
COSTS (Stock Purchases)
Waste Purchases (& Consumption)
From other P. Mill & Converting BU’s (Sub 199)
From Third Parties (Sub XX0)
Intercompany (Wepa Group) (Sub XX1)
176077
BU VMACPDR
(CG MACPDR)
176078
BU VMACFDV
(CG MACFVD)
176075
BU VMACCS
(CG MACCSS)
176076
BU VMACPO
(CG MACPOR)
176047
BU VMAUPDR
(CG MAUPDR)
176048
BU VMAUFDV
(CG MAUFDV)
176045
BU VMAUCSS
(CG MAUCSS)
176046
BU VMAUPOR
(CG MAUPOR)
Raw Materials Purchases (& Consumption)
From other P. Mill BU’s (Sub 199)
From Third Parties (Sub XX0)
Intercompany (Wepa Group) (Sub XX1)
EL PAPEL DEL CONTROLLER EN LA EMPRESA. Anexo 2
Page1/10
Internal procedure:UC 01
ControllingDepartment
Release date:25/07/08
UC Closing Model
UC closing modelTechnical notes
Paper Mill Business Units: general Profit & Loss structure, JDE BU’s specifications(and master accounts links)
Energy Costs
COSTS (Variable production costs)
Direct personnel costs:
Maintenance costs & Spare Parts consumption
General BU booking Specific “EA”
booking
X
Specific & General BU
booking
Specific “EA”
booking
BU PM PDR BU PM FDVBU PM Cassino BU PM Porcari
X X X
X X X X
X X X X
Specific & General BU
booking
Specific “EA”
booking
EL PAPEL DEL CONTROLLER EN LA EMPRESA. Anexo 2
Page1/10
Internal procedure:UC 01
ControllingDepartment
Release date:25/07/08
UC Closing Model
UC closing modelTechnical notes
Paper Mill Business Units: general Profit & Loss structure, JDE BU’s specifications(and master accounts links)
Lease costs (machinery and mills)
Not direct personnel
Logistics
Quality control
Production
Other costs:
Production Logistics
Insurance
External services
Etc.
Leasing, financial costs
Amortization, depreciation
COSTS (Overhead and other costs)
Specific & General BU
booking
Specific “EA”
booking
X
X
BU PM PDR BU PM FDVBU PM Cassino BU PM Porcari
XX
EL PAPEL DEL CONTROLLER EN LA EMPRESA. Anexo 2
Page1/10
Internal procedure:UC 01
ControllingDepartment
Release date:25/07/08
UC Closing Model
UC closing modelTechnical notes
Commercial Business Units: general Profit & Loss structure, JDE BU’s specifications
Sales to market (invoice price)/ to group companies (Intercompany Price)
Sales to other internal BU’s (Converting / Paper mills / internal transfers) (Internal Transfer Price)
-Variable Commecial Costs
-Commisions to agents
-Discount & Bonus
-Credit Insurance
-“Green point” fees
= Net Sales
Transport on sales
= Net Net Sales (N^2 Sales)
Cost of Sales: Internal & External Purchases (Consumption) of finished products
= Gross Margin
Commercial expenses & Logistics
Warehouses lease, outsourcing etc..
Personnel
Other
=EBITDA
Commercial BU Jumbo Rolls
Commercial Brand/AFH/Private
Label
176690/176691/176692
176680
Specific & General BU
booking
Specific “EA”
booking
X
X
Specific BU booking
X
X
X
EL PAPEL DEL CONTROLLER EN LA EMPRESA. Anexo 2
ANEXO 3
Ejemplos de un manual de procedimientos administrativos
EL PAPEL DEL CONTROLLER EN LA EMPRESA
FB España MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Página:1/6
Código Procedimiento:FB 01
Sección:LOG
Fecha:13/03/00
RECEPCIÓN PEDIDOS VENTA
SEC.LOGIST
REV.
Pág. 1 de 6
RECEPCIÓN PEDIDOS VENTA
DOCUMENTO FÍSICO JUSTIFICANTE DEL PEDIDO
RECEPCIÓN DE PEDIDOSDEP. LOGÍSTICA
EXCEL
PRODUCCIÓNORGANIZA LA PRODUCCIÓN EN FUNCIÓN DE LOS PEDIDOS RECIBIDOS
FLUJOGRAMA
A
INFORMACIÓN SOBRE PEDIDOS
NO SERVIDOS
B
C
D
E
ARCHIVO PEDIDOSCORRECTO?SI
CONTACTARCON EL CLIENTE
LOGÍSTICANO
INCIDENCIA?SI
NO
INFORMACIÓN NIVEL DE
INVENTARIO
EXCEL
F
CONTACTARCON EL CLIENTE
LOGÍSTICA
LOGÍSTICACONTACTA CON
LA EMPRESADE TRANSPORTE
G
DOS HOJASDE CARGA
LOGÍSTICA
RECEPCIÓNTRANSPORTELOGÍSTICA
H
A1
A2
A3
EL PAPEL DEL CONTROLLER EN LA EMPRESA. Anexo 3
FB España MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Página:2/6
Código Procedimiento:FB 01
Sección:LOG
Fecha:13/03/00
RECEPCIÓN PEDIDOS VENTA
SEC.LOGIST
REV.
Pág. 2 de 6
RECEPCIÓN PEDIDOS VENTA
FLUJOGRAMA
IA2 HOJAS DE
CARGA
CARRETILLERO
A3
J
ALMECÉN LOGÍSTICA
TODO CORRECTO?NO
SI
COPIAHOJA CARGA
TOMA DEDECISIÓN
LOGÍSTICA
A1K
ALBARANES
L
A4
COPIAHOJA CARGA
EL PAPEL DEL CONTROLLER EN LA EMPRESA. Anexo 3
FB España MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SEC.LOGIST
REV.FINANCIALS
Pág 3 de 6RECEPCIÓN PEDIDOS VENTA
COPIA PARA ELDEP. LOGÍSTICA
COPIA PARAEL CLIENTE
COPIA PARA ELTRANSPORTISTA
HISTORIAL DE PEDIDO
EMITE LA FACTURA
CORRESPONDIENTE
ADMINISTRACIÓN
FLUJOGRAMA
Página:3/6
Código Procedimiento:FB 01
Sección:LOG
Fecha:13/03/00
RECEPCIÓN PEDIDOS VENTA
A4 ALBARANESA5
M
EL PAPEL DEL CONTROLLER EN LA EMPRESA. Anexo 3
FB España MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Página:4/6
Código Procedimiento:FB 01
Sección:LOG
Fecha:13/03/00
RECEPCIÓN PEDIDOS VENTA
SEC.LOG.
REV.
Pág. 4 de 6
A
B
C
El departamento de logística comprobará que el pedido recibido se ajusta a las condiciones previamente pactadas con el cliente. En caso de discrepancia, el departamento se pondrá en contacto con el cliente a fin de aclarar los motivos de la discrepancia. Una vez solucionada la incidencia, el pedido continuará el flujo normal.Logística introducirá la información del pedido en una base de datos, HOJA EXCEL. Los campos a cumplimentar son: nombre del cliente, fecha de entrada, fecha de carga y entrega, producto, número de palets, lugar y hora de entrega y número de pedido.
La base de datos es compartida con el departamento de producción, quién deberá adoptar las decisiones pertinentes con el propósito de asegurar el cumplimiento, sin incidencias, de las instrucciones introducidas en la base de datos por el departamento de logística.
La incidencia se produce al no poderse servir la mercancía bajo las condiciones previamente pactadas con el cliente. En ese caso, el departamento de Logística se pondrá en contacto con el cliente para informarle y proponerle alternativas que permitan solucionar la incidencia.
RECEPCIÓN PEDIDOS VENTA
NORMA TECNICA
D
Los pedidos se recibirán vía fax o e-mail (sólo de forma excepcional se recogerán pedidos por teléfono) . La razón: tener en soporte físico de las instrucciones del cliente.
E
EL PAPEL DEL CONTROLLER EN LA EMPRESA. Anexo 3
FB España MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Página:5/6
Código Procedimiento:FB 01
Sección:LOG
Fecha:13/03/00
RECEPCIÓN PEDIDOS VENTA
SEC.LOG.
REV.
Pág. 5 de 6
F
G
El responsable de almacén recibe de los operarios del almacén las cantidades que de cada tipo de producto se han fabricado durante la jornada laboral, introduciendo dicha información en la base de datos, formato EXCEL, a primera hora del día siguiente.
El departamento de Logística utiliza la información disponible en la base de datos para contactar con las diferentes agencias de transporte. La agencia deberá informar del número de matrícula del camión que va a hacer la ruta. El departamento utilizará dicho número como referencia al confeccionar las hojas de carga.El departamento de logística verificará la matricula del camión a su llegada, tras lo cual entregará las dos copias de la hoja de carga a su conductor.El camionero entrega las hojas de carga al carretillero, quien anota el turno de carga. Una vez efectuada la carga, el carretillero y el camionero deberán anotar en la hoja de carga las incidencias detectadas, debiendo el departamento de logística tomar una decisión al respecto. El camionero deberá firmar las dos copias de la hoja de carga y entregarlas en el departamento de logística, quien le haráentrega del albarán.Se hace llegar una copia de la hoja de carga al responsable de almacén, quien a primera hora del día siguiente, procede a dar de baja de la base de datos las cantidades enviadas el día anterior. Esta acción junto a la indicada en el punto “F” permiten mantener un cierto control sobre el nivel de inventarios existente en el almacén.
RECEPCIÓN PEDIDOS VENTA
NORMA TECNICA
H
I
J
EL PAPEL DEL CONTROLLER EN LA EMPRESA. Anexo 3
FB España MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Página:6/6
Código Procedimiento:FB 01
Sección:LOG
Fecha:13/03/00
RECEPCIÓN PEDIDOS VENTA
SEC.LOG.
REV.
Pág. 6 de 6
K
L
Al día siguiente de la carga, el departamento de logística procede a dar de baja de la “base de datos de pedidos no servidos” aquellos enviados el día anterior. De esta forma, sólo los pedidos pendientes de envío quedarán reflejados en la misma.
El departamento de logística, confecciona tres copias del albarán:- Una copia junto con la hoja de carga y la orden del cliente (HISTORIAL DEL PEDIDO) será enviada al departamento de administración, una vez verificado que los documentos coinciden, y que se ha dado correctamente de baja, en el nivel de inventario, las cantidades servidas a los clientes.
- Una copia para el cliente. - Una copia para el transportista como justificante de su trabajo. El transportista deberá recoger la firma y sello del cliente a la recepción del pedido como prueba de su conformidad. El conductor la entregará a su agencia de transportes, quién la deberá hacer llegar a FB España al mismo tiempo que envía la factura de sus
servicios.
El historial del pedido está compuesto por: Las instrucciones del cliente, la hoja de carga y una copia del albarán.
RECEPCIÓN PEDIDOS VENTA
NORMA TECNICA
M
EL PAPEL DEL CONTROLLER EN LA EMPRESA. Anexo 3
FB España MANUAL DE PROCEDIMIENTOSFACTURACIÓN VENTA
SEC.ADM.
REV.
Pág. 1 de 5
Página:1/5
Código Procedimiento:FB 01
Sección:ADM.
Fecha:13/03/00
FACTURACIÓN VENTA
A5 HISTORIAL DE PEDIDO
COTEJAR DOCUMENTACIÓNRECIBIDA
ADMINISTRACIÓNFLUJOGRAMA
CORRECTO?
SI
NO CONTACTARCON EL CLIENTE
DEP. COMERCIALA
LOGIC GESTIÓNEMISIÓN DE FACTURAS
A6
EL PAPEL DEL CONTROLLER EN LA EMPRESA. Anexo 3
FB España MANUAL DE PROCEDIMIENTOSFACTURACIÓN VENTA
SEC.ADM..
REV.
Pág. 2 de 5
Página:2/5
Código Procedimiento:FB 01
Sección:ADM.
Fecha:13/03/00
FACTURACIÓN VENTA
COPIA CONTABILIZAR FACTURAS
LOGIC CONTAB DOCVENTASFLUJOGRAMA
A6ENVIA AL
DEP. CONTAB.
ADMINISTRACIÓN
TIPOCLIENTE
CLIENTE CONREPRESENTANTE
CLIENTE SINREPRESENTANTE
ORIGINAL RECIBOY CARTA
B
EMISIÓN RECIBOS
C
D
A7
ENVIO POP CORREO AL
CLIENTE
ADMINISTRACIÓN
COPIA DEL RECIBOY CARTA
ADMON.
ORIGINAL Y COPIADEL RECIBO
Y CARTA
ADMON.
EL PAPEL DEL CONTROLLER EN LA EMPRESA. Anexo 3
FB España MANUAL DE PROCEDIMIENTOSFACTURACIÓN VENTA
SEC.ADM.
REV.
Pág. 3 de 5
Página:3/5
Código Procedimiento:FB 01
Sección:ADM
Fecha:13/03/00
RECEPCIÓN PEDIDOS VENTA
ORIGINAL Y COPIAFLUJOGRAMA
A7ENVIA AL CLIENTE
ADMINISTRACIÓN
ECOPIA
ADMINISTRACIÓN
COPIAF
ARCHIVO REP.FACTURAS
ENVIADAS A CADAREPRESENTANTE
FACTURA PORSERVICIOS
ADMINISTRACIÓN
CONTABILIZAR FACTURAS
LOGIC CONTAB
ARCHIVO
SE EFECTÚA ELPAGO
ADMINISTRACIÓNARCHIVO BANCO G
EL PAPEL DEL CONTROLLER EN LA EMPRESA. Anexo 3
FB España MANUAL DE PROCEDIMIENTOSFACTURACIÓN VENTA
SEC.ADM.
REV.
Pág. 4 de 5
Página:4/5
Código Procedimiento:FB 01
Sección:ADM.
Fecha:13/03/00
FACTURACIÓN VENTA
El departamento de administración debe comprobar que las condiciones económicas reflejadas en el pedido del cliente coinciden con las condiciones comerciales pactadas. En caso de discrepancia, el departamento comercial se pondrá en contacto con el cliente con el fin de determinar el motivo de la discrepancia. Una vez resuelta la incidencia, se procederá a la emisión de las facturas.
En el supuesto de que la información cotejada sea correcta, el departamento de administración procederá a la emisión de las correspondientes facturas según condiciones pactadas con el cliente.
El departamento de administración emitirá una factura original y cuatro copias:– El original y la copia serán enviados al cliente– Se enviará una copia al departamento de contabilidad. Una vez contabilizada se archivará por fechas. de la misma. Este
departamento deberá emitir un recibo para cada una de las facturas recibidas:• Si el cliente tiene representante, el recibo se enviará al representante.
• En caso de no tener representante, el recibo se enviará directamente al cliente.
– Se archivará una copia en el archivo de representantes. A final de mes, se enviaran las facturas al representante que le corresponda, enviando éste a su recepción una factura por el importe de las comisiones que le corresponden.
– Otra copia se archivará en el departamento de administración junto al historial del pedido.
El departamento de administración enviará original de la factura y una carta al representante del cliente para que efectúe la oportuna gestión de cobro. El departamento archivará la copia de la factura y de la carta enviada al representante.
A
B
C
EL PAPEL DEL CONTROLLER EN LA EMPRESA. Anexo 3
NORMA TECNICA
FB España MANUAL DE PROCEDIMIENTOSFACTURACIÓN VENTA
SEC.ADM.
REV.
Pág. 5 de 5
Página:5/5
Código Procedimiento:FB 01
Sección:ADM
Fecha:13/03/00
FACTURACIÓN VENTA
NORMA TÉCNICA
Si el cliente no tiene representante, el departamento archivará original y copia de las facturas emitidas. Se sigue el criterio“número de factura” al archivar.
El departamento de administración archivará la copia recibida junto al historial del pedido.
El departamento de administración, archiva una copia de las factura en el “archivo de representantes”. A final de mes, se envían las facturas que correspondan a cada uno de los representantes, los cuales enviarán a su recepción la facture con el cargo correspondiente a su comisión por servicios.
El pago a los representantes se hace siguiendo las condiciones de forma y plazo previamente acordadas con ellos.
D
F
E
G
EL PAPEL DEL CONTROLLER EN LA EMPRESA. Anexo 3