El Modelo de Gestión del Conocimiento en Enagas. Javier Perera i Jose Miguel Tudela

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I Jornada CEJFE / EDO (UAB)Organitzacions líders pel coneixement i

l’aprenentatge

El Modelo de Gestión del Conocimiento en Enagas

Javier Perera - Director de Organización y RSC

Jose Miguel Tudela - Responsable Proyectos Excelencia y Sostenibilidad

Barcelona12 de maig de 2011

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Índice

1. ¿Por qué la Gestión del Conocimiento en Enagas?

2. Nuestro Modelo de Gestión de Conocimiento

3. Claves del Modelo para la Creación de Valor

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• Evolución acelerada de TECNOLOGÍAS emergentes.

• Aparición de NUEVOS COMPETIDORES y NUEVOS CANALES de distribución

• SOFISTICACIÓN de los nuevos productos y servicios.

• Dramática reducción de sus CICLOS DE VIDA.

• Presión constante sobre los MÁRGENES.

• Cliente más y mejor informado, más exigente e INFIEL.

• Transformación de los HÁBITOS DE COMPRA.

La capacidad de adaptación al cambio de las empresas y su habilidad para mejorar de forma continua, depende en gran medida de su CAPACIDAD DE

GESTIONAR EL CONOCIMIENTO INTERNO.

La clave está en…

... El Escenario actual está marcado por la globalización, el CAMBIO continuo y la INCERTIDUMBRE.

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... El Escenario actual está marcado por la globalización, el CAMBIO continuo y la INCERTIDUMBRE.

�El entorno de trabajo es cada vez más volátil, incierto y complejo,

con niveles sin precedentes de interconexión e interdependencias,

soportado por sistemas globales.

(*) Conclusiones del Global CEO Study bianual de Institute for Business Value e IBM Strategy & Change realizado en las 1500 empresas más relevantes de 60 países

�El 79% de los CEOs prevén que la complejidad del entorno

empresarial será mucho mayor en el futuro y más de la mitad dudan

de la capacidad para gestionarla. (*)

�Las empresas con mejor rendimiento gestionan esta complejidad a

favor de sus organizaciones, clientes y socios (Grupos de Interés).

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• La actividad principal de Enagas se concentra en tres bloques de actividad:

MANTENIMIENTO Y OPERACIÓN DE LA RED DE GAS

GESTIÓN GLOBAL DEL SISTEMA

CONSTRUCCIÓN DE INFRAESTRUCTURAS

MARCO DE ACTUACIÓN

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• Desde el punto de vista de Instalaciones y Centros de Trabajo Enagas presenta una importante

dispersión geográfica. • 44 Centros de Transporte

• 3 Plantas de Regasificación

• 15 Estaciones de Compresión

• 2 Almacenamientos Subterráneos

• 14 Gasoductos

MARCO DE ACTUACIÓN

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• Durante los últimos años, en Enagas se han realizado varias iniciativas relacionadas con el

ámbito de gestión del conocimiento:

• Si bien este conjunto de iniciativas ha servido para ir adoptando progresivamente una “Cultura

de Gestión del Conocimiento”, todas ellas se han abordado de forma local en algunas de las

Direcciones de la Compañía sin que existiese un enfoque conjunto y coordinado.

� Registro de lecciones aprendidas en proyectos de construcción

� Mejora de la Gestión Documental y de Proyectos a través de KM.

� Representación conjunta del Mapa de Procesos e Indicadores.

� Implantación y Mejora de la Intranet Corporativa, etc.

PROYECTO GLOBAL DE GESTIÓN DE CONOCIMIENTO

ANTECEDENTES

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• Existen dos Factores que han sido fundamentales de cara a favorecer la correcta implantación

de un modelo global de Gestión de Conocimiento:

M.C.D

Directores

J. Unidad

T.A.E.

Técnicos

(Administrativos) (Operarios) (Auxiliares)

DEMANDADO POR LAS ÁREAS

Durante la última autoevaluación

respecto al modelo EFQM se

identificó la necesidad de abordar

un proyecto global de gestión de

conocimiento en toda la

compañía:

• Equipo Evaluador: 34 personas de

distintas áreas de la organización.

IMPULSADO POR LA DIRECCIÓN

Este proyecto ha tenido el respaldo

de la Dirección incluyéndose en el

Plan Director de Calidad,

Excelencia y Sostenibilidad:

• Uno de sus objetivos estratégicos

es “el establecimiento de los

mecanismos necesarios para

conservar el conocimiento crítico de

la organización y transmitirlo y

difundirlo eficazmente para su

aplicación”.

FACTORES CLAVE PARA LA IMPLANTACIÓN DEL MODELO

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• El Modelo de Gestión del Conocimiento de Enagás persigue el aseguramiento de la mejora y la innovación a través de la identificación, almacenamiento, transferencia y generación del conocimiento asegurando la correcta interrelación de los procesos en los que se estructura, las personas que lo poseen y los sistemas de información en los que se gestiona:

Identificar y mantener el conocimiento

Mapa del conocimientoGestionar el conocimiento

Formación Ptos.Críticos

� Plan de transferencia de conocimiento y sucesiones

Compartir el conocimiento

Entornos colaborativos

Generar el conocimiento

InnovaciónCompartir el conocimiento



Innovación


Mapa del conocimiento

SISTEMAS

Asegurar la mejora e innovación

PERSONASPROCESOS

Gestionar el conocimiento

�Formación Ptos.Críticos

� Plan de transferencia de conocimiento y sucesiones

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Mapa de Conocimiento Integrado con el Mapa de Procesos y el Organigrama de la Compañía

Mapa de Disciplinas de la Compañía definido a dos Niveles: Disciplinas y Subdisciplinas de Conocimiento

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Mapa de Conocimiento Integrado con el Mapa de Procesos y el Organigrama de la Compañía

Disciplina 1

Disciplina 2

Disciplina 3

PN - 04 PN – 04 - 1

Disciplina 4

Disciplina 5

Disciplina 6

Disciplina 1

Disciplina 2

Disciplina 3

PN - 04 PN – 04 - 2Unidad 1 Unidad 2

Disciplina 1

Disciplina 2

Disciplina 3

Dirección 1

Disciplina 1

Disciplina 2

Disciplina 2

Disciplina 3

Unidad 2Dirección 1Dirección 1

Disciplina 1

Nombre

Indicador nivel conocimiento

Nombre

Nombre

Indicador nivel riesgo

PN - 04 PN – 04 - 1

PN - 04 PN – 04 - 1

PN - 04 PN – 04 - 1

PuestoPuesto

PuestoPuesto

PuestoPuesto

Nombre PuestoPuesto

Conocimiento compartido

Conocimiento almacenado

Conocimiento generado

Conocimiento compartido

Conocimiento almacenado

Conocimiento generado

Manuales

Planos

ARIS

SLM

Red

PROCESOSPROCESOS PERSONASPERSONAS SISTEMASSISTEMAS

Nivel 1Nivel 1

Nivel 2Nivel 2

Nivel 3Nivel 3

Nivel 1 y 2: A partir del mapa de procesos o biendel organigrama (unidadorganizativa), identificar lasdisciplinas asociadas.

Nivel 3: A partir del mapade disciplinas ir a:

�Procesos

�Personas

�Sistemas

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Mapa de Disciplinas de la Compañía definido a dos Niveles: Disciplinas y Subdisciplinas de Conocimiento

Diseño y operación del sistema gasista

Diseño, construcción

infraestructuras

Medición de energía y

calidad de gas

Gestión de activos

Legislación y regulación

Gestión ambiental

Gestión económica

Gestión social

Criterios de planificación del sistema

Sistemas predictivos de demanda y de simulación

Operaciones normales y especiales

Operación comercial

Ingeniería (conceptual, básica y de detalle)

Obra Civil y Trazados

Equipos y materiales (I+D,

funcionamiento, inspección y activación, adquisición...)

Electricidad y Protección catódica

Instrumentación y control

Telecomunicaciones y telemática

Tanques GNL

Tecnologías/sistemas de medición y calidad

Verificación y calibración

Determinación parámetros

físico-químicos

(odorización, cromatógrafo

s, ...)

Balance y facturación

Tipologías de mantenimient

o

Operación y mantenimiento de equipos

e instalaciones del sistema

Buques y sistemas de amarre

Retribución

Legislación europea

Legislación nacional

Gestión ambiental de Proyectos

Cambio Climático

Eficiencia energética

Aspectos ambientales relevantes (

Biodiversidad

Contabilidad financiera y analítica

Facturación

Presupuestación

Análisis y control de costes

Fiscalidad y tesorería

Financiación

Prevención de riesgos laborales

Igualdad y conciliación

Gestión del talento

Relaciones laborales

Entorno social local

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� Plan transferencia conocimiento y sucesiones

� Formación y Puestos Críticos

Identificación y Gestión de Puestos Críticos

Escuela de Formación

Planes de Transferencia de Conocimiento y Planes de sucesiones.

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� Enagas ha realizado en el año 2009 un proyecto específico en el cual se ha abordado el análisis e identificación de puestos críticos.

� Este proceso se ha abordado de forma conjunta y coordinada con una iniciativa de Evaluación de potenciales de cara a realizar en base a los dos ejercicios un Plan de Sucesiones y un Plan de Desarrollo individual y colectivo.




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39 Puestos Críticos

• 21 asociados a Procesos de Negocio.

• 9 asociados a Procesos Estratégicos

• 9 asociados a Procesos de Soporte

Total Puestos Evaluados: 94

Total Puestos:135

Plantilla:1067

A. Aplicación de criterios

1. Impacto estratégico1.1 - Proceso estratégico - negocio: Interviene en el proceso de definición de la estrategia a seguir1.2 - Impacto en resultados a medio/largo plazo: Sus decisiones impactan a medio/largo plazo en los resultados de Enagás1.3 - Misión, valores y Plan estratégico/sostenibilidad: Importante para cumplir con la misión, afianzar los valores y garantizar los hitos estratégicos a futuro

2. Impacto operacional2.1 - Impacto en Resultados a corto (eficiencia, costes)2.2 - Impacto Medio Ambiental2.3 - Impacto en la seguridad de las operaciones2.4 - Impacto en la garantía de sumistro2.5 - Gestión recursos (financieros, técnicos, humanos)

3. Coste de reposición3.1 Conocimiento propio del negocio3.2 Dificultad de adquisición en el mercado laboral3.3 Curva de aprendizaje

Criterios

Puestos Claves

Puestos Potenciales

Matriz: Puestos Potenciales VsPuestos Claves




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Escuela de Formación

� En 2009 Enagás puso en marcha su Escuela de Formación, habiendo obtenido resultados muy positivos en sus dos años de existencia:

� El Número de Formadores internos también se ha incrementado en un 19%llegando a 43 formadores, lo que demuestra el elevado grado de involucración interna con la iniciativa.

� Se han incrementado sustancialmente tanto el número de cursos realizados como el número de horas de formación.

2009 (3 meses)2009 (3 meses) 20102010

21Nº de cursos realizados

Nº de horas de formación

Nº Formadores Internos

2.493

36

81

11.164

43

Total EF Total EF EnagEnagááss

EF EF EnagEnagááss(San Fernando)(San Fernando)

Escuela de Formación 2010

+286%+286%

+114%+114%

∆∆ 10/0910/09

+19%+19%




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Planes de Transferencia de Conocimiento Gestionar el conocimiento



A2. Elaborar un plan de formación para el técnico de este ámbito A3. Identificar posibles backup dentro o fuera de la Dir. de Transporte.

A1. Analizar la idoneidad de que la gestión de este conocimiento se desarrolle fuera del ámbito de sede

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Electricidad

Protección

catódica

Obra civil

Medición

y calidad

Instrument.

y control

Integridad

gasoducto

Gasoducto

submarino

Electricidad

Protección

catódica

Obra civil

Medición

y calidad

Instrument.

y control

Integridad

gasoducto

Gasoducto

submarino

Definir un plan de formación sobre protección catódica

Transferir el conocimiento crítico a otras

personas dentro de la Dirección de Transporte.

Potenciar el soporte técnico en las zonas

A.1 Analizar si algunas actividades relativas a obra civil se pueden descentralizar de SedeA.2 Identificar un back-up de Gregorio Parra a nivel técnico en sedeA3. Identificar potenciales back up dentro o fuera de Transporte

A1. Analizar la adecuación del técnico E.Horta a las necesidades requeridas en el puestoA2. Establecer un plan de formación sobre el técnico actual para mejorar el nivel técnico de conocimiento sobre los equipos de medición y calidad de gas (condicionado al resultado de la E.1)A3. Necesidad de establecer un backup dentro de los técnicos de Sede con conocimiento en el ámbito de medición y calidadA4. Elaborar un plan de transferencia de conocimiento para que el técnico responsable de medición y calidad de gas, disponga de conocimientos de instrumentación y control.

Reforzar el soporte técnico desde sede central o zonal a las zonas en el ámbito de instrumentación y control, en la actualidad estas actividades se desarrollan desde la

zona. Definir tareas y asignar recurso a esta disciplina

Necesidad de integrar y consolidar todas las áreas de conocimiento del gasoducto bajo una visión global dentro de la unidad sur

Analizar la necesidad de definir un soporte a los técnicos de sede dentro del ámbito de gasoducto .

1

1

2

2

Definir posibles funciones que tendría este soporte.

Analizar si este soporte debe estar ubicado en sede o a nivel zonal.

Analizar si dentro de las funciones de este soporte se pueden integrar determinadas funciones de los jefes de zona. (*)

6

Fomentar la polivalencia y el back-up entre los técnicos de la unidad sur

7

6

A5. Mejorar la coordinación en sede entre el técnico de Transporte y los técnicos de la Unidad de Medición y Acceso a Red.

4

3

8

Reforzar el conocimiento en el área de gasoducto submarino: Analizar la idoneidad de que la gestión de este conocimiento se desarrolle fuera del ámbito de sede

5

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� Se ha definido una estructura común a todas las Comunidades de práctica.

� Piloto: Comunidad de Medición

Comunidades de Práctica (Entornos Colaborativos)

Biblioteca de documentos

Colecciones de archivos compartidos, con sistema de búsqueda de contenidos

Listado de mejores prácticas y lecciones aprendidas

Casos prácticos resueltos. Acceso a la biblioteca de documentos o al documento que explique la solución

Foro de discusiónConsultas al grupo, propuestas y mantener conversaciones sobre la materia objeto de interés

Gestor de ideasPropuesta de ideas (proceso gestionado por un Coordinador)

Cursos

Plan de Formación

Noticias Artículos de interés

Listado de vínculos Hipervínculos a otras páginas web de interés

Conferencias

Seminarios

Listado de proyectos en cursoÁrea de reuniones: acceso de los participantes del proyecto a la agenda de la reunión, lista de asistentes, documentos de consulta, acta de la reunión...Calendario con los eventos programados dentro del proyecto

Lista de tareas a realizar dentro del proyecto

Área de documentos: posibilidad de que los integrantes del proyecto puedan trabajar de forma conjunta con las últimas versiones (herramienta workflow)

AlertasNotificaciones por correo electrónico sobre modificaciones en el contenido de la Comunidad

Vínculo a Mapa de Procesos de ARIS:

Personas: Contactos (expertos), coordinador grupos de mejora

Procesos: Documentación de Procesos asociados

Sistemas: Vínculo a comunidades de prácticas, aplicaciones relacionadas

Miembros de la comunidad

Directorio de personas que están trabajando en la disciplina de conocimiento (grupos de correo electrónico predefinidos...)

Funcionalidades Comunidad de Conocimiento


Listado de proyectos

Formación

Calendarios de eventos

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Generación de Ideas Innovadoras

Generar el conocimient

o

Innovación

� Proceso de recepción y evaluación de ideasinnovadoras definido

� Formulario para la propuesta de ideas disponible en la intranet

� Buzón Corporativo y BdD de análisis

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Diseño y operación del

sistema gasista

Diseño, construcción y puesta e n servicio de infraestructur

as

Medición de energía y calidad de

gas

Gestión de activos

Legislaci ón y regulación

Gestión ambiental

Gestión económica

Gestión social

Criterios de

planificación del sistema

Sistemas

predictivos de

demanda y de simulaci

ón

Operaciones

normales y

especiales

Operación

comercial

(Contratación, programación, repartos

, balance

s, mercad

os secundarios,

facturación)

Ingeniería

(conceptual,

básica y de

detalle)

Obra Civil y Trazado

s

Equipos y

materiales

(I+D, funcionamiento, inspección y

activación,

adquisición...)

Electricidad y Protecci

ón catódica

Instrumentación

y control

Tecnologías/sistemas de medición y

calidad

Verificación y

calibración

Determinación parámet

ros f ísico-químicos (odorización,

cromatógrafos, ...)

Balance y

facturación

Tipologías de

mantenimiento

Operación y

mantenimiento de

equipos e

instalaciones del sistema

Buques y

sistemas de

amarre

Retribución

Legislación

europea

Legislación

nacional

Gestión ambiental de

Proyectos

Cambio Climátic

o (Emisiones de GEI)

Eficiencia

energética

Aspectos ambientales

relevantes

(consumo de agua y materias auxiliares, ruido, vertidos, derrame

s y residuos

)

Biodiversidad

Contabilidad

f inanciera y

analítica

Facturación

Presupuestación

Análisis y control

de costes

F iscalidad y

tesorería

F inanciación

Prevención de riesgos laborale

s

Igualdad y

conciliación

Gestión del

talento

Relaciones

laborales


Diseño y operación del

sistema gasista

Diseño, construcción y puesta e n servicio de infraestructur

as

Medición de energía y calidad de

gas

Gestión de activos

Legislaci ón y regulación

Gestión ambiental

Gestión económica

Gestión social

Criterios de

planificación del sistema

Sistemas

predictivos de

demanda y de simulaci

ón

Operaciones

normales y

especiales

Operación

comercial

(Contratación, programación, repartos

, balance

s, mercad

os secundarios,

facturación)

Ingeniería

(conceptual,

básica y de

detalle)

Obra Civil y Trazado

s

Equipos y

materiales

(I+D, funcionamiento, inspección y

activación,

adquisición...)

Electricidad y Protecci

ón catódica

Instrumentación

y control

Tecnologías/sistemas de medición y

calidad

Verificación y

calibración

Determinación parámet

ros f ísico-químicos (odorización,

cromatógrafos, ...)

Balance y

facturación

Tipologías de

mantenimiento

Operación y

mantenimiento de

equipos e

instalaciones del sistema

Buques y

sistemas de

amarre

Retribución

Legislación

europea

Legislación

nacional

Gestión ambiental de

Proyectos

Cambio Climátic

o (Emisiones de GEI)

Eficiencia

energética

Aspectos ambientales

relevantes

(consumo de agua y materias auxiliares, ruido, vertidos, derrame

s y residuos

)

Biodiversidad

Contabilidad

f inanciera y

analítica

Facturación

Presupuestación

Análisis y control

de costes

F iscalidad y

tesorería

F inanciación

Prevención de riesgos laborale

s

Igualdad y

conciliación

Gestión del

talento

Relaciones

laborales


Biblioteca de documentos

Colecciones de archivos compartidos, con sistema de búsqueda de contenidos

Listado de mejores prácticas y lecciones aprendidas

Casos prácticos resueltos. Acceso a la biblioteca de documentos o al documento que explique la solución

Foro de discusiónConsultas al grupo, propuestas y mantener conversaciones sobre la materia objeto de interés

Gestor de ideasPropuesta de ideas (proceso gestionado por un Coordinador)

Cursos

Plan de Formación

Noticias Artículos de interés

Listado de vínculos Hipervínculos a otras páginas web de interés

Conferencias

Seminarios

Listado de proyectos en cursoÁrea de reuniones: acceso de los participantes del proyecto a la agenda de la reunión, lista de asistentes, documentos de consulta, acta de la reunión...Calendario con los eventos programados dentro del proyecto

Lista de tareas a realizar dentro del proyecto

Área de documentos: posibilidad de que los integrantes del proyecto puedan trabajar de forma conjunta con las últimas versiones (herramienta workflow)

AlertasNotificaciones por correo electrónico sobre modificaciones en el contenido de la Comunidad

Vínculo a Mapa de Procesos de ARIS:

Personas: Contactos (expertos), coordinador grupos de mejora

Procesos: Documentación de Procesos asociados

Sistemas: Vínculo a comunidades de prácticas, aplicaciones relacionadas

Miembros de la comunidad

Directorio de personas que están trabajando en la disciplina de conocimiento (grupos de correo electrónico predefinidos...)

Funcionalidades Comunidad de Conocimiento


Listado de proyectos

Formación

Calendarios de eventos

Nombre y Apellidos

Nº EmpleadoCorreo electrónico

Dirección

Datos identificativos

Puesto Teléfono

Temática

Datos de la Idea

Descripción de la idea (Número máximo de caracteres: X)

Recursos necesarios para la implantación de la idea (económicos, humanos, materiales...). Especifique. (Número máximo de caracteres: X)

Beneficios esperados (en términos económicos o de eficiencia)(Número máximo de caracteres: X)

Impacto organizativo de la idea (Señale el número aproximado de personas afectadas)

de 0 a 10

de 10 a 100

de 100 a 500

más de 500

Toda la Organización

Documentación adicional Adjuntar Archivo



� Plan de sucesiones� Formación

� Plan de transferencia de conocimiento




Innovación SISTEMAS


PERSONASPROCESOS

Mapa de conocimiento

Procesos

Personas

Sistemas

PN – 04Gestión de

Infraestructuras y del ATR

PN - 03Desarrollo de

Infraestructuras

PN – 04Gestión de

Infraestructuras y del ATR

PN - 03Desarrollo de

Infraestructuras

Ahorro y eficiencia energética y económica de infraestructurasD

isciplina Ahorro y eficiencia

energética y económica de infraestructuras

NombreNombre Puesto: Tco. EspecializadoPuesto: Tco. Especializado

Experto

Riesgo alto

Almacenado y compartido en

red

I:\01_Infraestructuras\03_Manuales\

Comunidad de prácticas de Eficiencia

Energética en Intranet https://www.intranet.enagas.eng/irj/intranet

Comunidad de conocimiento

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Asegurar la adecuada dotación de recursos

Evitar riesgos de paralización de actividades por falta de recursos específicos y contingencias

Transferencia eficaz de conocimientos críticos

Facilitar el acceso a información segmentada

Facilitar la comunicación, adquisición e intercambio de conocimientos en temas determinados

Resolución rápida de problemas operativos

Transferencia de las mejores prácticas: generación de nuevas y mejores formas de ejecutar procesos confiriendo ventajas competitivas

Potenciación de la Innovación y la Mejora










PERSONASPROCESOS

Inicio de nuevas líneas de negocio

Incremento de la eficiencia

Identificación de ahorros

Incremento de la motivación y satisfacción de empleados

Visión global de las fuentes de conocimiento críticas de la Compañía

Identificación de expertos y grupos de trabajo en los distintos ámbitos de conocimiento críticos

Incrementar el capital intelectual

Mejora de la comunicación interna y de la formación

Optimización y selección de herramientas y sistemas de información

BENEFICIOS ESPERADOS

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3. Claves del Modelo para la Creación de Valor

• Para que el modelo se traduzca en una creación de valor real para la compañía, es necesario adicionalmente considerar las distintas dimensiones del Factor Humano:

CREACIÓN DE VALOR










PERSONASPROCESOS




� Plan transferenciaconocimiento y sucesiones





Innovación

TRABAJO EN EQUIPOINVOLUCRACIÓN

ESFUERZO

GENEROSIDAD

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Gracias por su Atención

Javier Perera - [email protected]

Jose Miguel Tudela - [email protected]

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