ARTÍCULO:ELARCHIVOELECTRÓNICOESLAÚLTIMAETAPADELDOCUMENTOELECTRÓNICO

DANIELATUESTARODRÍGUEZ

GestióndeProcesos,ProcedimientosyDocumentosElectrónicos

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Cuandoseabordaeltemadearchivoelectrónicosepuedepensarinmediatamentequeseenfrentaaunretotecnológico,yloes,sinembargoelretomascomplejoeselculturalyaqueunodelospilaresnecesariosparaabordarelarchivoelectrónicoademásdelsoftwareimplementadoylasregularizacionesonormativas.Elarchivoelectrónicoengeneralnoestabienpercibidoyaquenosehavistocomounanecesidad sobre todo si es de corto plazo. Gracias a que la tecnología y las nuevasherramientas de software permiten soluciones como el almacenamiento inmediato. Elinconvenienteesquedichoalmacenamientonogarantizalaconservacióndeldocumentoelectrónicoyporsupuestoimpidesurecuperaciónenunfuturo.Loquesignificaqueestetipodealmacenamientoeselequivalenteatenerunsitiofísicodealmacenamientollenode expedientesdepapel acumulados. Con la desventaja queel avancede la tecnologíaobstaculizará el acceso a la documentación almacenada si no se ha planificado lacompatibilidadfuturadeunformato.Los criterios y normas técnicas en el marco de gestión del Esquema Nacional deInteroperabilidad(ENI)pone la interoperabilidadalserviciode losciudadanos,yenestesentido son determinantes los criterios y normas técnicas que garantizan lainteroperabilidad,conservaciónyrecuperacióndeexpedientesydocumentoselectrónicos.Elarchivoelectrónicoeselfinaldelciclodetodoexpedienteelectrónico.Uncicloqueestacompuestopordiferentesaspectoscomolotecnológicoolonormativo,sinembargolosgestores documentales no contemplan el archivo definitivo y lomas preocupante es elhecho de terminar con la resolución de trámite sin concebir el archivo final como unanecesidad. Lo cual exige un cambio cultural con el que se ayudara a contar con unaaplicaciónadisposicióndetodoelarchivodefinitivocomoporejemploArchive.Losarchivossufrieronunaadaptaciónparaacogeralosnuevosdocumentoselectrónicosloscualestienenunasdeterminadasfuncionescomoidentificar,salvaguardarypreservarlosdocumentosasegurandoqueseránaccesiblesenunfuturo.La administración posee los archivos por lo mismo que tienen los registros, pero esosdocumentos no son de la administración, sino que son de los ciudadanos, en donde elarchivoeselgestordeesosderechosdelaciudadanía.En lasetapasdegestiónymantenimientosedebencumplirestrictamente requisitosdeautenticidad, integridad y fiabilidad. En la fase de preservación del archivo toma granrelevancialaintegridadyusabilidaddeldocumento,yaquelafiabilidaddeldocumentoestadirectamenteligadaasuproducción,mientrasquelaautenticidadyvalidezdeestesoloesvalidamientrasnohayacaducado,yesbasadaen lacadenadecustodiadel serviciodearchivo.Loquequieredecirquelosprocesosdeevaluaciónyseleccióndocumentaldebenserrigurososparaelestablecimientodeladisposicióndelosdocumentos.Loquesignificael establecimiento de plazos de vigencias de documentos electrónicos, así como deconservaciónpreventivaaefectosdeauditoriasorendicióndecuentas.Apartirdedichosplazos se realiza la seleccióndedocumentosque sondepermanente conservacióny seejecutaelprocesodelaeliminacióndelresto.

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Sinose realizaunprocesoenelquesedesarrollede formacorrectadichoscriteriosseestaría promoviendo la aparición de incompatibilidades, incoherencias, duplicidades,contradicciones,etc.ElEsquemaNacionaldeInteroperabilidad(ENI)ElEsquemaNacionaldeInteroperabilidad(ENI)ademásdeserunaobligaciónreglamentariaesunmedioquerequieredemuchoesfuerzoycambioculturalparaquelasorganizacionesque lo requieran puedan incrementar su eficiencia. Sin embargo se debe recalcar queinclusoconlanormativatécnicaexistentelacualaportaunagranayuda,esinevitablequese debe trabajar a fondo adaptando las características de la organización siguiendo laspautas,condistribucióndecargasdetrabajo,para lacreaciónygestióndedocumentoslegítimos,íntegrosydisponiblesalolargodeltiempo.Aunque se debe realizar una capacitación para que no ocurra que cuando se adaptanavancestecnológicosyanoseentiendacomose“vivía”sinestos.Políticadegestióndedocumentoselectrónicos,MinisteriodeHaciendayAdministracionesPúblicas(MINHAP)ElMINHAPcuentaconunapolíticadegestióndedocumentoselectrónicoslacualhasidoelaboradaporprofesionalesdelastecnologíasdelainformaciónylagestión,profesionalesenarchivo,conformandoungrupodetrabajoconrepresentacióndelosprincipalescentrosyorganizacionesdelMINHAP,asícomorepresentantesdeArchivosEstatales(MinisteriodeEducación,CulturayDeporte)ydelMinisteriodelaPresidencia.ElArchivoÚnicoUntemapendientequesinlugaradudaesunretoquesetienepordelanteendondesedebenhaceresfuerzosparatenerencuentaquelaprotecciónyanovaaestarsujetaalaproximidad física, sino a las especificaciones técnicas y regulaciones del acceso alalmacenamientodigital.Loqueobligaapensarendigital,yendomasalládeimitarenelmundodigitallaculturadelpapel.