Ejemplo de Manual de Empresa

Los ingenieros X, Y, Z en el 2010 la empresa VIMANSAA, la cual se dedica a proporcionar servicios de: venta, instalación y mantenimiento de sistemas de aire acondicionado, para los sectores domésticos y oficinas.

VIMANSAA siempre ha estado enfocada a dar calidad y confort al cliente con la máxima rapidez y eficacia, garantizando el mantenimiento de su instalación. Nuestro equipo de técnicos en aire acondicionado disponen de los mejores conocimientos y técnicas del sector; así mismo, nuestras tarifas son muy ajustadas al mercado.

Localizada en Ciudad del Carmen, una de las ciudades más industrializadas ubicada al sur del país ya que cuenta con un gran número de empresas de diferentes ramas y servicios.

Ofrecer un excelente servicio de asesoría para seleccionar el equipo idóneo, mantenimiento e instalación, satisfaciendo las necesidades del cliente y brindando un servicio de calidad.

Ser una empresa líder, basada en la calidad de su trabajo

Nuestro servicio hace la diferencia, garantizando la satisfacción del cliente, mediante la mejora continua de los servicios.

PUESTO Gerente.

DEPENDE DE: ----

SUBORDINADOS: Departamento de operaciones, recursos humanos y recursos financieros.

FUNCIONES:1. Administrar eficazmente la organización, supervisando que cada departamento

cumpla con su función.2. Supervisar que la empresa cumpla con los objetivos y política.

AUTORIDAD: Toma de decisiones que direccionan el rumbo de la empresa.

RESPONSABILIDADES:

1. Actualizarse continuamente acerca de las nuevas tecnologías y métodos de trabajo.2. Informarse de la situación del mercado para nuevas oportunidades de negocio. 3. Lograr posicionarse como una empresa competitiva.4. Hacer una empresa inteligente, dinámica, creativa y rentable.5. Cumplir la ética profesional de la empresa.6. Cumplir con el reglamento interno de la empresa.

AREA / PUESTO: Departamento de operaciones / Jefe de operaciones.

DEPENDE DE: Gerente.

SUBORDINADOS: Técnicos de aire acondicionado y personal de logística.

FUNCIONES:1. Coordinar y planear las ordenes de trabajo de los servicios.2. Presentar un estado de avance mensual de los servicios realizados.3. Elaborar y actualizar los procedimientos de trabajo.

AUTORIDAD: Asignación de actividades de acuerdo a las habilidades de los trabajadores.

RESPONSABILIDADES:

1. Gestionar el material, equipo y herramienta para desarrollar los trabajos. 2. Propiciar un ambiente laboral adecuado para el desempeño de las actividades.3. Implementar la seguridad e higiene en el trabajo.4. Cumplir la ética profesional de la empresa.5. Cumplir con el reglamento interno de la empresa.

Objetivos Generales IndicadorFrecuencia / Responsable

Meta ESTRATEGIAS

Lograr una mayor participación y

consolidación en el mercado regional, por medio de

nuestra competencia y un servicio al cliente excelente.

clientes insatisfechos /

clientes satisfechos

Cada que se dé un servicio (cuestionario de satisfacción) / Jefe

de operación

No rebasar más del 5% de quejas del total

de los servicios realizados al año

1. Establecer un programa de publicidad para dar a conocer a todo el mercado potencial la empresa.

2. Investigar los precios que ofrece la competencia y mantener un porcentaje más bajo para atraer a los clientes.

3. Capacitar al personal técnico en las áreas respectivas de trabajo.

4. Capacitar al personal en Atención al Cliente.5. Impartir charlas de Ética Profesional.

Lograr incrementar las ventas en un 100% en

relación a las ventas del año anterior.

Ventas del año actual / ventas del año pasado

Cada año / TodosNuestros clientes potenciales que

vuelvan clientes reales

1. Garantizar la calidad de los servicios ofrecidos y la calidad de los materiales utilizados.

2. Ofrecer precios razonables de los servicios ofrecidos.

3. Asistencia técnica antes, durante y después de la instalación o mantenimiento del equipo.

4. Realizar más inversión para obtener costos más bajos.

Certificarnos bajo la norma ISO 9001:2008

Auditorías internas reales /

auditorias programadas

Cada 3 meses / Gerente

Certificarnos en el año 2011

1. Capacitar a todo el personal con la norma ISO 9001:2008.

Departamento Objetivo IndicadorFrecuencia / Responsable

Meta ESTRATEGIAS

Operaciones

Cumplir con las órdenes de trabajo

programadas

Avance real vs avance

programado

Mensual / Jefe de operaciones y

técnicos

Cumplir al menos con el 90% de las órdenes

de trabajo

1. Elaborar un formato para el control y seguimiento de las solicitudes realizadas por los clientes.

Brindar servicio inmediato a los clientes

y con calidad

Fecha en que se realizó la solicitud de trabajo / fecha en que se llevaron a cabo los trabajos

Mensualmente / Jefe de

operaciones y técnicos

Cumplir en tiempo y forma los servicios

realizados

1. Implementar un sistema de servicio inmediato, de un mínimo de 1 hora y un máximo de 24 horas de acuerdo a la solicitud de los clientes.

Finanzas

Mantener actualizados los registros financieros

de la empresa.

Reporte de entradas y salidas

de efectivo

Mensualmente /Jefe de finanzas

Minimizar el tiempo de espera de resultados o datos estadísticos y estados de resultados

de la empresa

1. Adquirir un software contable que contribuya al control y orden de los registros financieros para reflejar los estados financieros de la empresa.

Recursos Humanos

Cumplir con el programa de

Capacitación del personal

Cursos reales vs cursos

programados

Bimestral / Jefe de recursos humanos

Cumplir al menos con el 95% de los cursos

programados

1. Programar oportunamente los servicios solicitados por los clientes.

Conexiones Eléctricas y del

dren de condensados

Instalación del Condensador

Instalación líneas de alta y

baja presión del Condensador

Conectar Condensadora la línea de 120 o 220

Volts.

Conectar Bomba al Condensador para

extracción de impurezas, humedad y formar vacío por 30

minutos.

Retirar Bomba de vacío del

Condensador, mantener válvulas cerradas y conectar

botella de gas refrigerante R-122

Instalar y asegurar Mini-

Split

Instalar soportes para el Mini-Split

habilitar barreno de 1-1/4”Ø en la pared

¿Funciona?SI

NO

Revisar conexiones

probar funcionalidad

Encender Compresor

Abrir válvulas de succión y compresión del

Condensador, abrir botella e inyectar gas

R-122. hasta obtenerpresión de 50 PSI

Cerrar botella de gas, retirar botella.

Dejar abiertas las válvulas de succión

y compresión

INICIO

¿Existen Fugas? ¿Opera bien?

NO

Reparar Fugas

SI

SI

Entrega al

Cliente

NO

FIN

Analizar fallas y Reparar

¿Presenta fugas?

SI Reparar Fugas (retiro y sustitución de

elemento dañado, recargar gas)

Inspección del condensador del estado de las

conexiones eléctricas y de las líneas de alta y baja

presión

Inspección de las condiciones de

presión de las líneas de alta (50 psi) y baja (20 psi) del

condensador

Desmontar evaporador para realizar limpieza,

aplicando espuma acida

Secado, armado y reinstalación de mini-split

Entrega al cliente

NO

INICIO

FIN

Factores críticos internos:

Factor Importancia % Calificación Resultados

Equipos de aire acondicionado de alta calidad 15 4 60

Infraestructura propia 3 2 6

Ubicación geográfica céntrica 2 2 4

Servicio de calidad 20 3 60

Herramienta y equipo de trabajo nuevo 10 3 30

Procedimientos y programas de trabajo establecido 10 3 30

Auditorias interna periódicamente 8 2 16El personal esta comprometido con la política de la empresa 9 4

36

Algunos de nuestros técnicos no cuentan con la experiencia necesaria 10 1 10

Infraestructura insipiente 3 1 3

Falta de experiencia administrativa 10 1 10

Total 100 265

Factores críticos externos:

Factor Importancia % Calificación Resultados

Aumentar la participación en el mercado regional 20 4 80Aprovechar la experiencia laboral en el área de trabajo de los empleados actuales 8 2 16

Capacitar al personal en las respectivas áreas de trabajo y en atención al cliente 6 3 18

Adquirir software de tecnología de punta para las áreas administrativas y operativas 2 3 6

Obtener las certificaciones correspondientes para obtener mayores contratos 15 4 60

Proveedores cercanos a nuestro alcance 10 3 30

La empresa tiene bastante competencia de otras empresas que ofrecen servicios similares en el mercado regional 15 1 15La empresa esta limitada con respecto a los recursos financieros y materias para poder invertir y así obtener mayor participación en el mercado 7 0 0La empresa no puede competir con el catalogo que maneja otras empresas 8 2 16

Ser una empresa nueva (falta de confianza del cliente) 9 1 9

Total 100 250

Criterio de Calificación:4= Excelente, 3= Bien, 2= Regular, 1= Malo, 0= Pésimo

A) INVERSIÓN INICIAL (EQUIPO Y HERRAMIENTA)

DESCRIPCIÓN CANTIDADES COSTO

ÁRBOL DE PRUEBAS CON JUEGO DE TRES MANGUERAS CON SUS CONECTORES.

2 $ 800.00

ADAPTADOR PARA VÁLVULA DE BOTELLA R-122. 2 $ 40.00

BANCO DE TRABAJO DE MADERA. 2 $ 700.00

BOMBA DE VACÍO. 1 $ 1,000.00

CAJA DE HERRAMIENTA PORTÁTIL DE FIBRA DE VIDRIO 2 $ 400.00BOTELLA DE GAS BUTANO CON BOQUILLA 6 $ 50.00ECALERA DE ALUMINIO DE 5 PELDAÑOS 2 $ 1,200.00ESCALERA RETRÁCTIL DE FIBRA DE VIDRIO DE 20 PELDAÑOS 2 $ 3,200.00EXTENSIÓN ELÉCTRICA DE 15 MTS. 4 $ 300.00

HIDROLAVADORA 1 $ 1,200.00

JUEGO DE BROCAS PARA METAL (ESTUCHE DE 25 PIEZAS) 2 $ 400.00

JUEGO DE BRICAS OARA PARED (ESTUCHE DE 25 PIEZAS) 2 $ 500.00

LOTE DE HERRAMIENTA MECANICA. 2 $ 2,000.00

MULTÍMETRO 2 $ 1,500.00

TALADRO CON BROQUERO DE ½” Ø 2 $ 1,500.00

CAMIONETA CON BATEA LARGA (MEDIO USO) 1 $ 30,000.00

SUBTOTAL $ 58,180.00

B) INVERSION INICIAL (MOBILIARIO)


ARCHIVERO 5 $ 800.00

ESCRITORIO 5 $ 2,000.00

IMPRESORA MULTIFUNCIONAL (BLANCO Y NEGRO) 2 $ 1,500.00

IMPRESORA MULTIFUNCIONAL (COLOR) 1 $ 1,500.00

LAP-TOP 16” CON ACCESORIOS 5 $ 8,000.00

JUEGO DE PAQUETE PAPELERIA 5 $ 2,000.00

TELEFONIA NEXTEL (TELEFONO MÓVIL CON RADIO-COMUNICADOR)

5 $ 2,000.00


C) GASTOS (MENSUALES)


AGUA 1 $ 300.00

LUZ 1 $ 2,000.00

TELEFONIA NEXTEL 5 $ 400.00

PAQUETE TELMEX CON INTERNET 1 $ 2,000.00

MANTENIMIENTO DE CAMIONETA DE TRABAJO 1 $ 2,500.00

GASOLINA PARA CAMIONETA DE TRABAJO 1 $ 6,000.00


D) INVERSIÓN MENSUAL EN MATERIALES Y EQUIPO (STOCK PARA ALMACÉN)


ROLLO DE CABLE ELÉCTRICO AWG No. 14 (100 MTS.) COLOR NEGRO

2 $ 1,500.0

ROLLO DE CABLE ELÉCTRICO AWG No. 10 (100 MTS.) COLOR ROJO 2 $ 1,500.00

CUBETA DE ESPUMA LIMPIADORA (19 LTS. C/U) 2 $ 1,000.00

BOTELLA DE GAS BUTANO CON QUEMADOR 5 $ 50.00

TUBO DE COBRE 7/8” DIAM. CED STD. (6.10 MTS. C/U) 20 $ 400.00

TUBO DE COBRE 5/8” DIAM. CED STD. (6.10 MTS. C/U) 20 $ 380.00

TUBO P.V.C. CED. STD . 1-1/4” DIAM. (6.10 MTS. C/U) 20 $ 200.00

CODO 90° P.V.C. CED. STD . 1-1/4” DIAM. 30 $10.00

T RECTA P.V.C. CED. STD . 1-1/4” DIAM. 30 $ 10.00

ANCLAS DE ACERO GALVANIZADO, PARA TUBO DE 1-1/4” DIAM 50 $10.00

PAQUETE MINI-SPLIT DE 1 TON. 15 $ 6,000.00

PAQUETE MINI-SPLIT DE 2 TON. 15 $ 7,000.00

CONDENSADOR DE 1 Ó 2 TON. 5 $ 2,000.00

COMPRESOR DE 1 Ó 2 TON. 5 $ 1,000.00

MINI-SPLIT 5 $ 2,000.00

SUBTOTAL $ 248,950.00

E) PRESUPUESTOS DE INSTALACIÓN

DESCRIPCIÓN CANT. COSTO

PAQUETE MINI-SPLIT DE 1 TON. (CONDENSADOR, MINI-SPLIT, CABLEADO ELÉCTRICO, TUBERÍA DE COBRE, INCLUYE MATERIALES E INSTALACIÓN

1 $ 8,000.00


1 $ 9,500.00

E) PRESUPUESTOS DE MANTENIMIENTO

DESCRIPCIÓN CANT. COSTO

APLICACIÓN DE LIMPIEZA A MINI-SPLIT 1 $ 500.00INSPECCIÓN Y PRUEBAS DE FUNCIONALIDAD 1 $ 100.00RECARGA DE GAS (INCLUYE INYECCIÓN DE GAS REFRIGERANTE Y PRUEBAS DE FUNCIONALIDAD)

1 $ 700.00

SUBTOTAL $ 1,300.00

F) GANANCIAS MENSUALES



30 $ 8,000.00


10 $ 9,500.00

APLICACIÓN DE LIMPIEZA A MINI-SPLIT 45 $ 500.00INSPECCIÓN Y PRUEBAS DE FUNCIONALIDAD 30 $ 100.00RECARGA DE GAS (INCLUYE INYECCIÓN DE GAS REFRIGERANTE Y PRUEBAS DE FUNCIONALIDAD)

25 $ 700.00

VENTA – RETIRO – SUSTITUCIÓN DE CONDENSADOR DE 1 Ó 2 TON.

5 $ 2,500.00

VENTA – RETIRO – SUSTITUCIÓN DE COMPRESOR DE 1 Ó 2 TON.

5 $ 1,500.00

VENTA – RETIRO – SUSTITUCIÓN DE MINI-SPLIT DE 1 Ó 2 TON. 5 $ 2,500.00

SUBTOTAL $ 410,500.00

A) INVERSIÓN INICIAL (EQUIPO Y HERRAMIENTA) $ 58,180.00

B) INVERSION INICIAL (MOBILIARIO) $ 78,500.00

C) GASTOS INICIALES (INSUMOS) $ 14,800.00

TOTAL $ 151,480.00

A) GASTOS (A PARTIR DEL 2° MES) $ 14,800.00

B) INVERSIÓN MENSUAL EN MATERIALES Y EQUIPO (STOCK PARA ALMACÉN)

$ 249,950.00

TOTAL $ 263,750.00

A) BASICO ESTIMADO MENSUAL $ 410,500.00

TOTAL $ 410,500.00

DESDE EL MOMENTO QUE INICIAMOS LA EMPRESA, PROCURAMOS 3 ETAPAS:

ETAPA A.- CONSTA DE INVERSIÓN INICIAL (EQUIPO, HERRAMIENTA Y MOBILIARIO) MÁS LOS GASTOS INICIALES (INSUMOS). TODO ESTO PARA ACTIVAR EL NEGOCIO.

$ 664,180.00

ETAPA B.- RE – INVERSIÓN MENSUAL, EN CUANDO AL TÉRMINO DEL 1er.MES DE INICIADA LA EMPRESA, SE REQUIERE DE UNA CAPITALIZACIÓN PARA MANTENER ACTIVO EL NEGOCIO.

$ 263,750.00

ETAPA C.- GANANCIAS. TOMANDO COMO HERAMIENTA UN BÁSICO (PRESUPUESTOS DE LOS TRABAJOS A REALIZAR) MENSUAL, ES COMO SE PROYECTAN Y/O ESTIMAN LASENTRADAS DE CAPITAL.$ 410,500.00

UNA VEZ ANALIZADAS LAS ETAPAS ARRIBA MENCIONADAS SE EFECTÚA EL CÁLCULO DEL PUNTO DE EQUILIBRIO:

PUNTO DE EQUILIBRIO = - ETAPA A - (ETAPA B X 7 MESES) + (ETAPA C X 7 MESES)

= - $664,180.00 - ($263,750.00 X 7 MESES) + ($410,500.00 X 7 MESES)

PUNTO DE EQUILIBRIO = $ 363,070.00 AL FINAL DEL SÉPTIMO MES

NOTA: PARA EL INICIO DEL 9° MES LA EMPRESA YA ES AUTOFINANCIABLE

CON ÉSTE ÚLTIMO MONTO NOS SIRVE PARA AUTO RE-INVERTIRLO AL INICIO DEL OCTAVO MES YA QUE CADA MES SE RE-INVIERTE $ 263,750.00 Y SE PROYECTAN GANANCIAS BRUTAS DE $ 410,500.00

MARGEN DE UTILIDAD MENSUAL = GANACIAS MENSUALES BRUTAS PROYECTADAS – RE-INVERSIÓN

= $ 410,500.00 - $ 263,750.00

MARGEN DE UTILIDAD MENSUAL = $ 146,750.00 A PARTIR DEL FIN DEL 8° MES.

Instalaciones de PEMEXKm. 4.5

Av. Navegantes

Av. Puerto de Campeche

IMSSde Santa Isabel

Calle

Jur

ista

sSuper de Millán

#25 Manzana 6Fracc. Sta. Teresa

VIMASAALocalización: Calle Juristas #25 Mza. 6, Fracc. Sta. Teresa , C.P. 24155Tel: 38-3-26-86 casa, 938-55-595-355 cel.

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