Pregunta 1: Explique la importancia que tienen para los proyectos los procedimientos administrativos Los procedimientos administrativos son los medios a travs de los cuales se detallan todas aquellas tareas y actividades requeridas para la implementacin y operacin del proyecto. Dichas tareas deben ser resueltas de manera eficiente a travs de una programacin, coordinacin y control adecuados por la estructura organizativa diseada. Pregunta 2: Seale a su juicio, las razones por las cuales no es aconsejable calcular el costo administrativo como el porcentaje de costo total. Ese clculo asume que cualquier alternativa de procedimiento administrativo que se adopte en la implementacin del proyecto tendr un costo similar en trminos relativos al costo de cada proyecto. Esto es falso dado que en cada proyecto de inversin se presentan caractersticas especficas y normalmente nicas, que obligan a definir una estructura organizativa acorde con los requerimientos propios que exija su ejecucin. Adems los procedimientos cambian segn el avance del desarrollo cientfico y tecnolgico, lo que influye de una manera sustantiva en los sistemas administrativos. En otros casos, la tarea emprica que deber emprenderse en torno a los procedimientos administrativos se ver enfrentada al anlisis cualitativo y cuantitativo de opciones distintas, que, aun cumpliendo con los objetivos propuestos, pueden tener claramente costos distintos. Pregunta 3: Seale la interrelacin existente entre estudios del proyecto y los procedimientos administrativos. Dada la importancia de los procedimientos administrativos, su definicin debe tomar en cuenta los resultados del anlisis organizacional en cuanto a costos y eficiencia, las conclusiones respecto de canales de distribucin, fuerza de ventas o sucursales, entre otras del estudio de mercado; y las decisiones tomadas en los estudios de localizacin y de tamao. Por ello, para obtener el mejor resultado global posible, la mayora de los proyectos mantienen una relacin coordinada, complementaria y de simultaneidad en las decisiones. Pregunta 4: Explique las razones que deben considerarse al adoptar procedimientos administrativos internos para el proyecto. Los sistemas de informacin, las unidades de computacin, la contabilidad, la administracin de personal, las investigaciones relativas al producto, el transporte y otros aspectos administrativos debern estudiarse exhaustivamente con el fin de determinar si se realizan en el interior de la

unidad empresarial o si son susceptibles de contratarse con terceros. En cada caso se deber efectuar una correcta evaluacin de las variables ms importantes que pueden significar la adopcin de la alternativa que alcance las mayores ventajas de costo. Sin perjuicio de lo anterior, el evaluador deber incorporar en su anlisis aquellos factores relevantes del carcter cualitativo que pueden determinar la decisin ms ventajosa para el xito del proyecto. Pregunta 5: En qu circunstancias podra ser aconsejable disponer de una unidad empresarial autosuficiente en los procesos administrativos? Resulta vlido considerar que una opcin de participantes externos podr requerir menos inversiones, puesto que la tarea especfica se entrega a un tercero, quien podr disponer de sus propios espacios fsicos. Pero esto no se puede generalizar puesto que en ocasiones puede ser mucho ms econmico que las actividades de dicha unidad sean llevadas a cabo por la propia empresa (Autosuficiente). Sobre todo en el caso en que es necesario que dicha unidad cuente con informacin confidencial, y por tanto se tenga el requerimiento de que esta unidad sea controlada por la propia organizacin. Por lo tanto, se implanta una unidad administrativa autosuficiente cuando se posee la capacidad de espacios y se cuentan con los recursos apropiados (tanto de personal capacitado como de inversin econmica segura para desarrollar dicha unidad) para una buena gestin de estos. Pregunta 6: Seale los factores que deben tenerse en cuenta para valorar adecuadamente las ventajas que representa una determinada opcin en los procedimientos administrativos que se utilizarn en un proyecto de inversin:

Participacin de unidades externas al proyecto

Tamao de la estructura organizativa

Tecnologa administrativa

Complejidad de las tareas administrativas El anlisis de estos factores har posible detectar con mayor precisin el efecto sobre las inversiones, especialmente en obras fsicas, como tambin el equipamiento requerido para su operacin. Conociendo dicha situacin, podrn estimarse la dimensin fsica necesaria para la operacin, las necesidades de equipamiento de las oficinas, las caractersticas del recurso humano que desempear las funciones y los requerimientos de materiales, entre otras cosas.

Pregunta 7: De qu modo el anlisis organizacional afecta al monto de la inversin inicial? El efecto sobre las inversiones se manifiesta por la necesidad de disponer tanto de una infraestructura fsica (oficinas, salas de espera, estacionamientos, etctera), adecuada a los requerimientos del proyecto, como del equipamiento para su operacin. La inversin en obra fsica ser distinta para un mismo proyecto si el edificio de las oficinas administrativas y gerenciales se construye, compra o arrienda. En el primer caso, la inversin se derivar del costo del terreno y de la edificacin, datos que pueden obtenerse cotizando con empresas constructoras; si se compra la edificacin, se obtendr el costo de adquisicin ms los de remodelacin y acondicionamiento, y si se arrienda, slo se considerar el acondicionamiento y otros gastos de iniciacin. El acondicionamiento de las oficinas tampoco puede improvisarse. Las condiciones ambientales no son las mismas para todas las unidades de la organizacin. Mientras que en las oficinas que reciben y atienden clientes y pblico en general prima una norma esttica, en las restantes se responde a una norma y un criterio de funcionalidad. Del mismo modo para el equipamiento requerido, debern estudiarse las instalaciones, el mobiliario, los vehculos, el sistema de control, la impresin de formularios, el despacho de correspondencia, el material de oficina, sistemas de comunicaciones externas e internas y de procesamiento de datos. Adems el estudio organizacional debe proveer informacin respecto de inversiones que habr que realizar durante la ejecucin del proyecto, o con fines ya sea de mantenimiento o ampliacin de la estructura organizativa inicial. Pregunta 8. Cul es el costo de operacin que se relaciona ms directamente con la estructura organizativa? Qu elementos deben tenerse en cuenta para calcularlo? El costo de operacin relacionado ms directamente con la estructura organizativa es, obviamente, la remuneracin del personal ejecutivo, administrativo y de servicio. El elemento ms relevante en el clculo de las remuneraciones del personal es la caracterizacin del profesional a cargo de cada tarea especfica. Esta caracterizacin har posible determinar los requisitos de cada cargo y asignar una renta proporcional a las responsabilidades y funciones que le corresponden. La determinacin de la remuneracin demanda adems una investigacin preliminar para definir las rentas de mercado de esos profesionales y su disponibilidad o escasez. En este ltimo caso, la disponibilidad o escasez de personal en la regin en que se localice el proyecto y los posibles incentivos no

monetarios que deban implementarse para asegurar la cantidad de profesionales requeridos, pasan a constituir factores necesarios de estudio. En el anlisis de la remuneracin, se debern considerar como costos separados aquel que recibe finalmente el profesional y aquel que debe pagar el proyecto (que incluye leyes sociales, impuestos, cuotas de administradoras de fondos de pensiones, etc.). As mismo, no deben obviarse los costos indirectos derivados de beneficios sociales, servicios de bienestar, etctera. Pregunta 9. Seale al menos ocho de los principales resultados que se obtienen del estudio organizacional de un proyecto.

La proyeccin fsica de oficinas. Equipamiento de las oficinas e instalaciones adicionales como sistemas

de comunicaciones externas e internas y de procesamiento de datos. Tamao de la estructura organizativa expresada en el grado de

departamentalizacin, esferas de control y delegacin. Naturaleza y contenido de cada puesto de la organizacin. Elaboracin de los procedimientos administrativos, considerando su

grado de tecnologa administrativa y complejidad. La evaluacin de la conveniencia organizativa del outsourcing

administrativo. Incentivos no monetarios, es decir servicios complementarios como uso de

vehculos por personal ejecutivo, beneficios sociales, casinos, salas cunas y otros.

Consecuencias econmicas de todos los anteriores factores. Pregunta 10 Comente con las siguientes afirmaciones:

a) La estructura organizativa de un proyecto puede definirse sin considerar las caractersticas propias de ste, especialmente si el estudio se hace en nivel de prefactibilidad. Un estudio de prefactibilidad determina la viabilidad de realizar un proyecto y para ello es necesario realizar una serie de estudios especficos entre los que se encuentra incluido el estudio organizacional. Dicho estudio aporta al estudio de prefactibilidad un conjunto de flujos de caja que pueden afectar en gran medida la puesta en marcha e implementacin de un proyecto. Por lo tanto, para realizar una aproximacin confiable, dado al grado de incertidumbre inherente a todo estudio organizacional, deben tomarse en cuenta los aspectos nicos del proyecto en cuestin.

b) Contrariamente al estudio tcnico, que puede definir alternativas tecnolgicas diferentes a distintos periodos de la vida til de un proyecto, el estudio organizacional define una estructura ptima que debe mantenerse durante toda la vida til del proyecto.

Ms bien la estructura organizacional debe ser lo suficientemente flexible para permitir realizar modificaciones futuras por parte del responsable final de la ejecucin del proyecto, que dificlmente ser quien realice el estudio previo, y para llevar a cabo cambios necesarios para la adecuacin del proyecto a variaciones futuras del medio. En el estudio organizacional, el evaluador asume normalmente que la estructura organizativa se mantiene estable pero esto es debido a la imposibilidad de proyectar sus cambios a futuro.

c) Un cambio en los procedimientos administrativos determinados para un proyecto obliga a variar la estructura organizacional definida y, en consecuencia, los niveles de inversin y costos de operacin. Esto es cierto porque se deber considerar las inversiones y los costos ocasionados por la adicin de unidades administrativas, en cuanto a espacio, procesos, equipo nuevo, uso de outsourcing administrativo, etc.

d) Dada la menor importancia relativa de la cuanta de las inversiones y los costos derivados de los aspectos organizacionales de un proyecto, en relacin con los de produccin, es recomendable recurrir a estndares generales para el clculo de stos, puesto que la mayora de las veces el costo de la mejor informacin no es compensado por el beneficio de la mayor precisin. Si bien es cierto que el objetivo de un estudio de proyectos es determinar la viabilidad de realizar una inversin, no siendo justificable una exactitud exagerada en la determinacin de la estructura y sus costos, es falso que el estudio organizacional sea de menor importancia relativa con respecto a las conclusiones de otro tipo de estudios. El clculo de las inversiones derivadas de la organizacin se basa directamente en los resultados de la estructura organizativa diseada: su dimensionamiento y la definicin de las funciones que le correspondern a cada unidad. Debido a ello, el conjunto de flujos de caja estimados en el estudio organizacional tiene relevancia en cuanto a la evaluacin de los recursos econmicos necesarios para desarrollar una eficiente administracin del proyecto. Adems en cada proyecto de inversin se presentan caractersticas especficas y normalmente nicas, que obligan a definir una estructura organizativa acorde con los requerimientos propios. Es verdadero el hecho de que existan algunos elementos bsicos, normas y criterios que permiten una aproximacin confiable de la composicin de la estructura, basados en criterios de racionalizacin administrativa que contribuyen a la elaboracin de flujos de caja ms reales para la evaluacin del proyecto.

Problema 1. En el estudio de un proyecto se encuentran las dos siguientes alternativas para el equipamiento de las oficinas administrativas de la empresa que se creara con su implementacin. a) La compra de equipos muy tecnificados, de alta inversin y bajo costo de operacin. b) La compra de equipos ms simples, pero que necesitan una mayor dotacin de personal. La primera alternativa requiere una inversin inicial de $80,000,000, gastos de mantenimiento por $6,000,000 anuales, personal por $12,000,000 y gastos de operacin por $4,000,000. Los equipos tienen una vida til de 10 aos, al cabo de los cuales se estima tendrn un valor de rescate de $7,000,000. La segunda alternativa requiere una inversin de $40,000,000. Sus gastos de mantenimiento anuales se estiman en $4,500,000, las remuneraciones del personal en $18,000,000 y los gastos de operacin en $4,000,000. Sin embargo, ser necesario arrendar ms oficinas para instalar al personal, por un costo de $12,000,000 anuales, e incurrir en otros gastos de oficina por $3,000,000. Si el costo de los recursos fuese del 12%, qu alternativa recomendara? De qu otra manera puede llegar a una solucin? Para este problema se asumir lo siguiente:

El costo de recursos se tomar como costo de capital, es decir la tasa de retorno exigida a la inversin realizada en un proyecto, para compensar el costo de oportunidad2 de los recursos destinados a l y el riesgo que deber asumir.

Los gastos en remuneraciones de personal y gastos de operacin son anuales por lo general y as se tomarn. Tambin se asumirn gastos anuales para los otros gastos de oficina.

La vida til de los equipos es de 10 aos para ambas alternativas. Se ocuparn los siguientes factores y la notacin de Ingeniera Econmica, sexta edicin de Leland Blank y Anthony Tarquin.

Factor Ecuacin en la notacin estndar

Ecuacin con frmula de factor Notacin Nombre

(P/F,i,n) Valor presente, pago nico

P=F(P/F,i,n) = (1 + ) (P/A,i,n) Series

uniformes de valor presente

P=A(P/A,i,n) = [((1 + ) 1) (1 + ) ]

(A/P,i,n) Recuperacin de capital

A=P(A/P,i,n) = [(1 + ) ((1 + ) 1) ] (A/F,i,n) Factor de

amortizacin A=F(A/F,i,n) = [ ((1 + ) 1) ]

Los valores numricos de los factores anteriores se obtuvieron de las tablas de factores de inters compuesto, en el libro anteriormente mencionado. Alternativa de equipos muy tecnificados

Costos de inversin $80,000,000 Costos anuales

De mantenimiento De personal De operacin

$6,000,000 $12,000,000 $4,000,000

Total $22,000,000 Valor de rescate $7,000,000 Vida til 10 aos

Alternativa de equipos ms simples

Costos de inversin $40,000,000 Costos anuales

De mantenimiento De personal De operacin De arrendamiento Otros gastos de oficina

$4,500,000 $18,000,000 $4,000,000 $12,000,000 $3,000,000

Total $41,500,000 Vida til 10 aos

$80,000,000

$22,000,000

$7,000,000

0 1 10 aos

Mtodo del Valor Presente Neto (VPN)

Alternativa de los equipos muy tecnificados = $80,000,000 + $22,000,000 ( , 12%, 10) + $7,000,000 ( , 12%, 10) = $80,000,000 + $22,000,000 (5.6502) + $7,000,000 (0.3220) = $206,558,400

Alternativa de los equipos ms simples = $40,000,000 + $41,500,000 ( , 12%, 10) = $40,000,000 + $41,500,000 (5.6502) = $274,483,300

Ventaja econmica = $206,558,400 - $274,483,300 = -$67,924,900 Conclusin: Dado que la alternativa de los equipos muy tecnificados tiene una ventaja econmica de $67,924,900 de valor presente neto sobre la alternativa de los equipos ms simples, la alternativa ms rentable econmicamente es la de los equipos ms tecnificados para una tasa del 12% y una vida til de 10 aos. Mtodo del Valor Anual (VA)

Alternativa de los equipos muy tecnificados = $80,000,000 ( , 12%,10) + $22,000,000 + $7,000,000 ( , 12%, 10)

= $80,000,000(0.17698) + $22,000,000 + $7,000,000 (0.05698)

$41,500,000

0 1

$40,000,000

10 aos

= $48,579,200

Alternativa de los equipos ms simples = $40,000,000( , 12%, 10) + $41,500,000 = $40,000,000(0.17698) + $41,500,000 = $36,557,260

Ventaja econmica = $36,557,260 - $48,579,200 = -$12,021,940 Conclusin: Dado que la alternativa de los equipos muy tecnificados tiene una ventaja econmica de $12,021,940 anuales sobre la alternativa de los equipos ms simples, la alternativa ms rentable econmicamente es la de los equipos ms tecnificados para una tasa del 12% y una vida til de 10 aos.