Macroproceso: Comunicación

Proceso: Divulgación Producción Académica

Consecución bibliográfica

1. Información General del Documento

Objetivo:

Realizar la consecución bibliográfica y venta de las publicaciones a diferentes dependencias de la Universidad o a entidades particulares.

Alcance:

El procedimiento comienza con la recepción de la lista de publicaciones solicitadas y finaliza con la entrega de las mismas por parte de la Librería y la cancelación de la factura o cuenta de cobro por parte de la entidad solicitante. Aplica para el Nivel Nacional.

Definiciones:

1. Usuario: Persona o entidad que habitualmente compra nuestras publicaciones en cualquiera de nuestras librerías.

2. Entidad particular: Empresa ajena a la Universidad Nacional.

3. Cotización: Informe verbal o escrito sobre el precio de una o más publicaciones.

4. Proveedor: Entidad que nos envía publicaciones para la venta.

5. Orden de Compra: Documento donde se relacionan los títulos de las publicaciones con las cantidades que el cliente quiere comprar.

6. Factura o cuenta de cobro: documento que detalla las publicaciones vendidas con los respectivos precios y cantidades, indicando la forma de pago.

7. Remisión: documento donde se detalla el nombre de las publicaciones, cantidades y valores recibidos o enviados.

Documentos de Referencia:

1. Listado de publicaciones solicitadas

2. Formato de cotización para consecución bibliográfica U-FT-03.002.022

3. Cuadro control de solicitudes consecución bibliográfica U-FT-03.002.004

4. Formato de pedidos U-FT-03.002.021

5. Formato control de libros por baja calidad U-FT-03.002.023

6. Autorización de Transferencia Interna - ATI: Documento que autoriza a una dependencia de la Universidad a transferirle un valor determinado a otra dependencia, que detalla el concepto de dicha transferencia.

7. Procedimiento Recepción y manejo de libros en consignación U-PR-03.002.007

Condiciones Generales:

1. Correo Electrónico

2. Sistema Financiero Quipu

3. Sistema Integrado de Administración Editorial - SIAED

2. Información Específica del Procedimiento

ID

Actividad

Descripción

Responsable

Cargo/Rol

Registros

Sistemas de Información

1

Asesorar al usuario

a) Recibir las solicitudes de publicaciones de las diferentes dependencias de la Universidad Nacional o de entidades particulares vía e-mail o de forma personal.

b) Prestar atención personalizada y ofrecer la asesoría correspondiente.

Enviar las solicitudes a la Secretaria de la Librería.

Libreros /

Secretaria /

Administrador de Librerías

Listado de publicaciones solicitadas por el usuario

Correo electrónico

2

Organizar la información

La Secretaria de la Librería:

a) Organiza la información de las solicitudes.

b) Diligencia la información correspondiente en el formato U-FT-03.002.022 Cotización para consecución bibliográfica.

Diligencia lo correspondiente en el formato U-FT-03.002.004 Control de solicitudes para consecución bibliográfica.

Secretaria Librería

U-FT-03.002.022 Formato de cotización para consecución bibliográfica

U-FT-03.002.004 Formato control de solicitudes para consecución bibliográfica

Excel

3

Solicitar cotizaciones a los proveedores

Realizar el proceso de búsqueda y consecución de las publicaciones con cada uno de los proveedores, tanto nacionales como internacionales.

NOTA: Los proveedores a nivel nacional, generalmente son los únicos distribuidores de determinados sellos editoriales; mientras que sí el proveedor es internacional, se requiere importar las publicaciones, en este caso se debe preparar cuadro comparativo de las cotizaciones recibidas para tomar la decisión respecto al proveedor que presente la mejor oferta.

Libreros /

Secretaria /

Administrador de Librerías

Listado de publicaciones solicitadas

U-FT-03.002.022 formato de cotización para consecución bibliográfica

Excel

Correo electrónico

4

Sugerir publicaciones homogéneas

Para los títulos solicitados por el usuario pero que no se encuentran disponibles en el mercado:

a) Sí el usuario lo permite, se realizan sugerencias de publicaciones homogéneas.

Se incorporan estas nuevas publicaciones a cotizar al usuario, en el formato U-FT-03.002.022 Cotización para consecución bibliográfica.

Libreros /

Secretaria /

Administrador de Librerías

U-FT-03.002.022 Formato de cotización para consecución bibliográfica

Excel

Correo electrónico

5

Recibir las cotizaciones de los proveedores

El proveedor vía telefónica o por e-mail envía la confirmación de la disponibilidad y el valor de las publicaciones, con esta información se diligencian las casillas correspondientes en el formato U-FT-03.002.004 Control de solicitudes para consecución bibliográfica

Libreros /

Secretaria /

Administrador de Librerías

U-FT-03.002.004 Control de solicitudes para consecución bibliográfica

Excel

6

Evaluar ofertas de proveedores, elaborar cotización y enviar al usuario

Una vez se evalúa la información recibida de los proveedores, se elabora la cotización en el formato U-FT-03.002.022 Cotización para consecución bibliográfica, se realiza trámite de firma y se envía al solicitante.

Libreros /

Secretaria /

Administrador de Librerías

U-FT-03.002.022 Formato de cotización para consecución bibliográfica

Excel

Correo electrónico

7

Recibir aceptación de la cotización por parte del usuario

Mediante el envío de un correo electrónico, una orden de compra, con cargo a un contrato previamente firmado, un ATI o un ATC que relaciona las publicaciones que adquiere, la dependencia de la Universidad o entidad solicitante acepta las condiciones de venta de la Editorial.

Nota: Este documento debe ser firmado por el Director de la Editorial.

Libreros /

Secretaria /

Administrador de Librerías

Lista de publicaciones en Orden de Compra

ATI o ATC

Contrato de Compra-venta con entidad particular

Excel

Correo electrónico

8

Solicitar las publicaciones al proveedor

Una vez es notificada la aceptación de la cotización por parte del usuario, se procede a la consecución de las publicaciones en las librerías y/o con los respectivos proveedores.

Se deja registro en el formato de pedidos U-FT-03.002.021

Libreros /

Secretaria /

Administrador de Librerías

Formato de pedidos

U-FT-03.002.021

Excel

Correo Electrónico

9

Recibir las publicaciones en el centro de almacenamiento

Ver procedimiento U-PR-03.002.007 Recepción y manejo de libros en consignación paso No. 3

Auxiliar Centro de Almacenamiento

Remisión del Proveedor

N.A.

10

Revisión física de publicaciones

El auxiliar de la librería realiza la revisión de calidad de las publicaciones que serán entregadas al usuario, en caso de detectar inconformidades diligencia el formato U-FT-03.002.023 Control de libros por baja calidad y da aviso al proveedor para que realice el cambio respectivo antes de que expida la factura y la envíe a la Editorial UN.

Auxiliar de calidad de libros de la Librería UN

Formato control de libros por baja calidad

U-FT-03.002.023

Excel

11

Alistar publicaciones para entrega al usuario

El auxiliar de calidad de libros de la Librería entrega las publicaciones al librero encargado, quien realiza en el sistema SIAED la confirmación de la remisión recibida del Centro de almacenamiento.

Los libreros y/o el auxiliar de calidad de libros de la Librería realizan la marcación de las publicaciones a entregar a las dependencias de la Universidad Nacional o a la entidad particular.

Los libreros realizan registro de la información en el formato de cotización para consecución bibliográfica U-FT-03.002.022

Auxiliar de calidad de libros de la Librería UN / Libreros /

Administrador de Librerías

Confirmación de Remisión en SIAED

U-FT-03.002.022 Formato de cotización para consecución bibliográfica

Sistema integrado de administración editorial -SIAED

12 

Facturar o elaborar cuenta de cobro

Para entidades particulares y dependencias de la Universidad Nacional se realiza la facturación en el SIAED.

Para dependencias de la Universidad Nacional adicionalmente se solicita a la Oficina de apoyo administrativo y financiero la elaboración de la cuenta de cobro generada por el sistema financiero Quipú.

Para entidades particulares se solicita a la Oficina de apoyo administrativo y financiero la elaboración de la factura en Quipú.

Libreros /

Secretaria /

Administrador de Librerías

Factura

Correo Electrónico

Sistema integrado de administración editorial -SIAED

Sistema Financiero Quipú

13

Entregar las publicaciones a la entidad solicitante

En caso que el usuario sea la Biblioteca Central de la sede Bogotá o para las bibliotecas de las otras sedes de la Universidad, las publicaciones son entregadas directamente a estas dependencias con la factura generada en el sistema de administración editorial SIAED, y se realiza solicitud del servicio de transporte a la Oficina de soporte administrativo y financiero.

Las dependencias reciben las publicaciones y verifican lo recibido para posteriormente autorizar el envío de la cuenta de cobro.

En caso de que el usuario sea otra dependencia de la Universidad, las publicaciones deben ser entregadas en el almacén general de la Universidad con la respectiva cuenta de cobro, ATI o ATC, factura del SIAED discriminando el nombre de la publicación, cantidad y valor unitario.

Cuando el usuario sea una entidad externa, las publicaciones son enviadas directamente con la respectiva factura, teniendo en cuenta acuerdos realizados previamente.

Auxiliar Centro de Almacenamiento / Libreros /

Secretaria /

Administrador de Librerías

Conductor

Remisión de la Librería, cuenta de cobro o Factura

Sistema integrado de administración editorial -SIAED

Sistema financiero Quipú

14

Realizar seguimiento al proceso de pago.

Dado que generalmente estas facturas o cuentas de cobro contemplan plazo de pago a 30 días, la secretaria de la librería se encarga de realizar seguimiento al pago.

Secretaria

Factura o cuenta de cobro

N.A.

Elaboró:

Nancy Maribel Pachón Rodríguez

Revisó:

Lucila Ibáñez Ibañez –

Andrea Olarte Amariles

Aprobó:

Alfonso Espinosa Parada

Cargo:

Profesional Universitario

Cargo:

Jefe Oficina de Difusión y Divulgación – Administradora Librería

Cargo:

Director

Fecha:

21 de octubre de 2015

Fecha:

21 de octubre de 2015

Fecha:

23 de octubre de 2015

Código: U.PR.03.002.014 Versión: 1.0 Página 4 de 12