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eAdmin 學校行政管理工具

Digital Routing 文件傳遞系統啟動指引 (中學版適用)

開始使用 Digital Routing 文件傳遞系統前，請細看以下步驟，管理人員需按以下步驟設

定系統。

設定系統︰

基本設定 (文件指示、傳遞文件指示、系統屬性)

日常工作︰

新增文件傳遞

簽署文件傳遞 (作出相應回應行動)

檢視已完成的文件傳遞

其他功能︰

列印、儲存草稿、檢視已完成文件傳遞

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A. 系統設定

步驟一：設定系統管理員 (由 eClass 管理員)

1. 登入內聯網

2. 進入學校基本設定 > 身份角色

3. 按「+」，增設新的身份角色 (如︰Digital Routing Admin)

4. 按入剛新增的身份角色，於「成單名單」新增用戶；

5. 於「模組管理權限」內點選「文件傳遞管理」，按「儲存」

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步驟二：進入文件傳遞

所有教職員用戶均可以經由學校行政管理工具或主頁「文件傳遞」圖示

進入文件傳遞。

1. 登入 eClass 內聯網 > 學校行政管理工具 > 資源管理 > 文件傳遞

步驟三：設定模組「系統特性」 (電郵通知)

1. 進入學校行政管理工具 > 資源管理 > 文件傳遞 > 設定 > 系統特性

2. 按「編輯」>「啟用」

有新傳遞到達用戶：當有新傳遞建立後，系統自動發送電郵通知用戶。

於自己建立的傳遞中有新回應：當建立者發放的傳遞有新的回應，系統自

動發送電郵通知建立者。

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步驟四：建立「預設文件指示」

每個傳遞必須要填寫文件指示，指引接收者在該項目上需要作出的回應。

有兩種建立模式：

一）公眾：文件傳遞管理員可預先設定學校常用指引，作公眾的文件指示。

二）個人1：用戶可製作個人常用的文件指示。

1. 進入設定 > 預設文件指示

2. 選擇文件指示建立模式

公眾的文件指示

按「公眾」>「新增」

個人的文件指示

按「個人」>「新增」

3. 建立文件指示

加入「標題」和相關「內容」，按「呈送」。

1備註: 每位教職員用戶也可以設立個人的文件指示。

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步驟五：建立「預設傳遞指示」

建立一份文件傳遞時，可設立多於一輪傳遞給予不同的接收者。

如有需要，可填寫傳遞指示，指引該輪傳遞的接收者作出的相關回應行動。

有兩種建立模式：

一）公眾：文件傳遞管理員可預先設定學校常用指引，作公眾的傳遞指示。

二）個人2：用戶可製作個人常用的傳遞指示。

1. 進入設定 > 預設傳遞指示

2. 選擇傳遞指示建立模式

公眾的傳遞指示

按「公眾」>「新增」

個人的傳遞指示

按「個人」>「新增」

3. 建立傳遞指示

加入「標題」和相關「內容」，按「呈送」。

2備註: 每位教職員用戶也可以設立個人的傳遞指示。

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B. 日常工作

步驟一：進入文件傳遞所有教職員用戶均可以經由學校行政管理工具或主頁「文件傳遞」圖示

進入文件傳遞。

1. 登入 eClass 內聯網 > 學校行政管理工具 > 資源管理 > 文件傳遞

2. 製作文件傳遞

於文件傳遞 > 管理 > 現有文件傳遞，按「新增」

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步驟二：新增文件傳遞內容

1. 輸入文件傳遞「標題」。

2. 選擇「文件指示」範本或輸入有關文件指示。

3. 選擇文件來自「檔案上載」/ *「電子文件」/「實質地點」/「N.A.」。

I. 「檔案上載」：用戶從自己的電腦選擇檔案上載

II. *「電子文件」：從電子文件模組內選擇檔案

III. 「實質地點」：供參考的文字性資料，如：飲水機 (不能移動的物品)

IV. 「N.A.」，不適用

4. 「允許參與者新建傳遞」：讓接收者可以在項目中建立新一輪傳遞。

5. 「標籤」：方便日後搜尋相同標籤字眼的項目。

6. 完成後按「下一步」繼續。

* 需購買 eClass 的電子文件 (Digital Archive) 模組，才可使用相關功能。

填寫文件標題

填寫文件指示

選擇文件

增加標籤

選擇預設指示

選擇有關檔案

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步驟三：新增發送對象及設定傳遞行動

1. 選擇文件傳遞「發送的對象」。

2. 可以選擇文件傳遞中「只可檢視用戶」。

3. 可選擇「傳遞指示」範本或輸入有關傳遞指示。

4. 提供選項給接收的對象。

I. 提供網上回條(若設置此項，則用戶必須填寫網上回條)＊＊可參考備註

II. 允許留下意見或評論＊＊可設定是否公開回應給其他使用者觀看

III. 允許加入附件＊＊可設定是否公開回應給其他使用者觀看

5. 設定傳遞的「生效日期」。

I. 「基於時段」(設定日期時間)

II. 「立即開始傳遞」

6. 「不允許多人同時編輯意見或評論」：此設定可令用戶在指定時間內，不能同

時編輯意見或作評論。

7. 選擇傳遞「狀況」，按「呈送」於生效日期發佈或儲存為「草稿」。

填寫文件標題

選擇對象

選擇對象回應形式

傳遞開始的生效時間

於指定時間內，不能同時編輯意見或評論

選擇狀況:發佈文件傳遞或儲存草稿

可選擇只檢視用戶

可選擇預設傳遞指示

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備註：回條類型：條列或表格 (下載範例製作有關回條)

用戶名稱顯示設定：「顯示用戶名稱」或「隱藏用戶名稱」

檢測回條統計數字：「隨時」/「遞交回條後」/「傳遞終結後」/「永不」

I. 類型一：條列

i. 在「條列」旁「按此下載範例」下載有關範例

ii. 製作相關回條題目及選項

iii. 回條類型：選擇「條列」並上載有關範例

iv. 預覽有關回條內容

問題類型題目/標題選項

NA 顯示文字 /

MC (選擇題) 問題內容選項資料

MMC (多項選擇

題)

問題內容選項資料

SQ( 短答題) 問題內容

LQ (長答題) 問題內容

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II. 類型二：表格

i. 在「表格」旁「按此下載範例」下載有關範例

或按「說明」顯示更多類型及應用範例下載

ii. 製作相關回條題目及選項

iii. 回條類型：選擇「表格」並上載有關範例

iv. 預覽有關回條內容

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步驟四：建立多於一輪傳遞 (不是必須)

新增文件傳遞時，建立者可以立即設定多於一輪傳遞。

於第一輪傳遞中，當所有的跟進者完成「簽署／確認」的傳遞後，系統便會自動發

送所有回應到下一輪用戶跟進。

1. 按左下角建立多於一輪傳遞。

2. 系統會出現下一個傳遞設定視窗。

3. 設定下一輪傳遞，有兩種形式。

I. 參照步驟三內的設定

II. 按右上角複製現有傳遞設定。

i. 在小視窗中，選擇複製現有傳遞後，按「呈送」。

ii. 在複製設定後，用戶可再作修訂。

III. 如想刪除下一輪傳遞，可按右上角的。

填寫文件標題

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步驟五：接收文件傳遞

1. 跟進者收到文件後，登入 eClass 主頁，會出現文件傳遞的提示。

2. 經由學校行政管理工具或主頁「文件傳遞」圖示進入文件傳遞。

登入 eClass 內聯網 > 學校行政管理工具 > 資源管理 > 文件傳遞

3. 跟進者收到新文件後，按項目標題進入傳遞內容。

傳遞會依據跟進狀況以不同顏色顯示。

填寫文件標題

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4. 跟進者可下載附件檔案、作出相應回應並簽署確認。

5. 建立傳遞者可按「進行中」/「尚未查看」，發送提示電郵到跟進用戶。

6. 當項目狀況為綠色(已簽署或回應的項目)，建立傳遞者可按

「完成文件」整存傳遞項目。

7. *按[存檔]儲存檔案到「電子文件」模組內。

* 需購買 eClass 的電子文件 (Digital Archive) 模組，才可使用相關功能。

按此下載文件

填寫回條並簽署確認

寫下意見或評論／上載附件

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C. 其他功能

1. 列印文件傳遞---列印各傳遞項目內用戶跟進狀況資料。

2. 文件傳遞草稿---檢視已儲存的文件傳遞草稿或製作文件傳遞草稿

3. 已完成文件傳遞---檢視已整存的傳遞項目。

i. 可按進項目標題，重新開放文件。

如需參考相關模組的文件，可以於 eClass 首頁右上角，按進入文件下載。如需要客戶

支援，可電郵至 [email protected] 或致電 3913 3122。

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