DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS EN EXPEDIENTES

<INTRODUCCIÓN>

La Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de la Administraciones Públicas, impone el formato electrónico del expediente administrativo, como consecuencia los documentos que se incorporen a los expedientes también deben ser electrónicos.

Con este objetivo se está procediendo a normalizar las solicitudes que dan lugar a expedientes administrativos y que se puedan convertir en documentos electrónicos utilizando eStima. El arbol de documentos a utilizar sera el siguiente:

Este documento describe cómo:

• Añadir un documento a un expediente de forma que sea electrónico, para ello deberemos importarlo o escanearlo y posteriormente compulsarlo.

• Registrar, en el registro de entrada/salida, una solicitud o documento que se incorpore a un expediente.

• Recuperar documento registrados en el registro de entrada/salida e incorporarlos a un expediente.

ARBOL DE DOCUMENTOS

Entrada

Acuse de notificacion con firma - (ACK_FIRMA)

Acuse de notificación - (ACK)

Procedimientos tributarios

Orden Domiciliación bancaria - (ORDENDOM)

Recurso / Revisión en vía administrativa - (REVA)

Solicitud de devolución de ingresos indebidos - (SOLDEV)

Solicitudes de aplazamiento, fraccionamiento de pago - (SOLFRA)

Solicitudes de beneficios fiscales (bonific. y exenciones) - (SOLBENE)

Documentacion complementaria

DNI - (E200)

Declaracion responsable de representación voluntaria - (REPVOL)

Declaración responsable de representación legal - (REPLEG)

Declaración responsable y representacion herencia yacente - (DERES)

Otros documentos de Entrada

Otros documentos de entrada con compulsa - (OTRCC)

Otros documentos de entrada sin compulsa - (OTRSC)

Procedimientos de Inspección

Actas de inspección firmadas - (ACTINSFIR)

Diligencias de inspección firmadas - (DILINSFIR)

Diligencias de sanción firmadas - (DILSANFIR)

Propuestas de sanción firmadas - (PROSANFIR)

Comunicacion requerimientos inspeccion

Comunicación requerimientos inspección con compulsa o firma - (CREGINSCC)

Comunicación requerimientos inspección sin compulsa - (CREGINSSC)

Procedimientos de apremio

Embargos de bienes inmuebles - (ENBBI)

Embargos de cuentas bancarias y de devoluciones de la AEAT - (ENBCC)

Embargos de sueldos, salarios y pensiones - (ENBSSP)

Insolvencias – (insolvencias)

Este documento describe cómo:

• añadir un documento a un expediente de forma que sea electrónico, para ello debermos importarlo o escanearlo y posteriormente compulsarlo.

• Registrar, en el registro de entrada/salida, una solicitud o documento que se incorpore a un expediente.

• Recuperar documento registrados en el registro de entrada/salida e incorporarlos a un expediente.

AÑADIR UN DOCUMENTO A UN EXPEDIENTE

Para añadir los nuevos documentos al expediente, dentro del expediente en Documentos → Añadir deberemos:

A) ESCANEAR UN DOCUMENTO

Directamente desde la aplicación de eStima, si estamos añadiendo una copia en papel.

Nos aparecerá la pantalla de escaneo y se cargará el plugin de JAVA. Habrá que seleccionar el Tipo de documento y el dispositivo que utilicemos para escanear.

Tras pulsar en Escanear veremos las páginas escaneadas. Pulsar el botón Guardar y cerrar para incorporar el documento.

Una vez escaneado veremos el documento asociado.

Deberemos asignarle un Estado de elaboración, accediendo al detalle del documento con el icono

Si hemos escaneado una copia, seleccionaremos “Copia electrónica auténtica de documento papel”

Si hemos importado un original electrónico firmado, seleccionaremos “Original”

B) IMPORTAR UN DOCUMENTO

Si tenemos un documento electrónico firmado proporcionado por el contribuyente o bien un documento electrónico sin compulsar (nos han enviado por email un pdf con copia de una acreditación bancaria, por ejemplo)

Deberemos seleccionar el Estado de elaboración.

Si hemos escaneado una copia, seleccionaremos “Copia electrónica auténtica de documento papel”

Si hemos importado un original electrónico firmado, seleccionaremos “Original”

Tras aportar los documentos veremos que el estado en que aparecen es “Aportado/Pendiente Compulsa”

También se puede acceder desde el apartado documentos del expediente.

Si el documento importado es un documento electrónico firmado, la aplicación validará la firma y en caso de ser correcta aparecerá como Aportado/Firmado. Principalmente ocurrirá conlos documentos recibidos vía ADELEC pues ya son compulsados al incorporarse al registro de entrada.

COMPULSA DE DOCUMENTOS

Para compulsar el documento pulsaremos sobre el “Estado/Acción” y seleccionaremos la opción “Compulsa” en la ventana que se nos despliega.

Una vez seleccionada la opción pasaremos a la pantalla de firma:

Si tenemos varios certificados en la lista podemos acceder a su información pinchando en

Luego de pulsar el botón firmar

Cuando el proceso finalice correctamente aparecerá la siguiente pantalla.

Una vez compulsado el estado del documento habrá cambiado:

REGISTRO DE ENTRADA DE LOS DOCUMENTOS

Una vez compulsados los documentos deberemos registrarlos

La oficina registro que tendremos configurada será la Tributaria.

Para ello en “Mis Preferencias” seleccionaremos Tributaria en la “Oficina de registro”.

Para realizar asientos de entrada o de salida proceder del modo habitual, adjuntando el documento compulsado que podremos descargar de eStima.

INTEGRACIÓN ESTIMA – REGISTRO ENTRADA

eStima permite recuperar los documentos incorporados a un registro de entrada e incorporar la información en un expediente.

En la pantalla de creación del expediente deberemos:

• Seleccionar Telemático como “Canal de entrada”

• Seleccionar Registro general en “Presentado en”

• Incorporar el número de registro de entrada, que es el número que aparece tras idasiento en la URL del detalle del registro.

En esta entrada la url que vemos en el navegador es:

http://registroesw.dphuesca.es/index.php/mod.asientos/mem.verasiento/relentidad.64/reloficina.1/ idasiento.376208 /tasientoes.E/tasiento.E/regini./orden./torden./chk.4d23ff0c639997a671e28e06697b1138

El número de asiento que debemos incorporar a eStima es 376208.

Tras incorporar el número de asiento se cargan automáticamente en el expediente los documentos del asiento, si los tuviese.