RE

ING

SY

S

Sistema de Información para la Gestión Académico Administrativa en

Instituciones de Nivel Superior

RE

ING

SY

S

INTRODUCCIÓN

En la actualidad existe una creciente demanda e interés por instrumentos provistos por la ingeniería de software, que aporten soluciones flexibles y prácticas, capaces de gestionar en forma coherente y eficaz, la rápida evolución de las organizaciones y den soporte a una amplia variedad de procesos administrativos y de los recursos humanos.

Los procedimientos aplicados y apoyados en el uso de equipos de procesamiento de datos y computadores permiten el control de gran cantidad de información, facilitando su uso en el momento en que sea requerida.

Reingeniería y Sistemas, C. A. ha logrado combinar los conceptos y métodos derivados de la ingeniería de software para procurar esta herramienta.

En este aspecto hemos desarrollado diversas aplicaciones, que permiten manejar, con la incorporación de los conceptos de Reingeniería, la gerencia administrativa, la calidad total y su uso en los ambientes organizados.

El Sistema de Información Gestión Académico Administrativa en Instituciones de Nivel Superior (SARA®) es la solución para aquellas organizaciones que han decidido mejorar la competitividad, la calidad de los productos y servicios y la eficiencia en la administración de sus recursos.

RE

ING

SY

S

CARACTERÍSTICAS COMO PRODUCTO PROGRAMADO

El Sistema de Información SARA® representa un modelo conceptual de sistema de información adecuado a la gestión académica tanto para instituciones públicas como privadas.

El sistema ha sido desarrollado para satisfacer las siguientes premisas:

• Solventar el requerimiento de información para la toma de decisiones.• Facilitar el manejo y control de los recursos financieros durante la gestión

administrativa.• Garantizar el cumplimiento de la normativa vigente.• Contribuir con el desarrollo de las actividades Académico-Administrativas en las

instituciones.• Garantizar que los documentos y soportes administrativos se conviertan en un

valor funcional.

Cuenta con las siguientes características:

• Opera totalmente en ambiente Web. Procesamiento en línea y en tiempo real. Novedoso Subsistema de seguridad.• Totalmente integrado: Una transacción realizada en un módulo

automáticamente actualiza los archivos y registros de todos los módulos asociados o involucrados con ella.

• Los usuarios tienen absoluta autonomía para procesar sus datos y obtener la información en función de los privilegios asignados.

• Desarrollado en base a las disposiciones contenidas en el ordenamiento legal vigente.

• Garantiza el soporte documental de toda transacción.

RE

ING

SY

S

CARACTERÍSTICAS COMO HERRAMIENTA PARA LA GESTION ACADEMICA

El Sistema de Información para la Gestión Académico Administrativo en Instituciones de Nivel Superior SARA® se convierte en una herramienta indispensable para la gestión en una institución educativa.

En la medida que la institución aumenta su tamaño, también crecen los inconvenientes para administrar una Institución Educativa, y el crecimiento de esta no se puede limitar.

SARA permite administrar el crecimiento institucional sin incrementar proporcionalmente el gasto, convirtiendo dicho gasto en inversión, además facilita valiosos instrumentos para la planeación y ejecución académica y presupuestaria.

SARA ha sido diseñado para ser ejecutado en computadoras con arquitectura abierta, que puedan ser ampliadas en la medida de las necesidades, además incorpora las condiciones y regulaciones establecidas en las Normas y Reglamentos del Ministerio de Educación Superior, CNU y las normativa interna, para ser aplicados a plenitud.

SARA integra los siguientes aspectos:

• La Normativa Institucional• La demanda estudiantil• Los Recursos (Personal, Espacio Físico y Cronograma Académico)• Los programas de estudio• La Oferta Institucional• Los expedientes estudiantiles y docentes• Los Procesos Académicos y Administrativos• Los procesos de evaluación y acreditación

RE

ING

SY

SIntegración Funcional de Entidades:

• Reglamentos Nacionales e Internos• Órganos Institucionales Académicos, Administrativos y Planificadores• Recursos Institucionales como Oferta de Estudios, Docentes y Planta Física• Procesos de Ingreso, Evaluación, Acreditación y Egreso• Expedientes Estudiantiles y Docentes• Niveles de Seguridad

Docentes

Pensum

Planta Física

Nacionales

Internos

Académicas

Administrativas

Inscripción

Evaluación

Grado

Estudiantes

Expedientes

REGLAMENTOSRECURSOS

PROCESOS UNIDADES

Planificadoras

RE

ING

SY

SSERVICIOS QUE INTEGRAN EL SISTEMA

PROCESOSIngreso• Preinscripción• Ingreso• Inscripción (Nuevos, Regulares, Reingreso)

Egreso• Retiro y Deserción• Cambio de Carrera• Egreso (Grado)

Evaluación• Evaluación• Acreditación y/o Equivalencias

Planificación• Administración• Inicio Período Académico• Cierre Período Académico• Estimación de la Demanda

REGISTROS• Planta Física (Aulas, Laboratorios, Talleres, etc.)• Carreras, Especialidades, Menciones, Postgrados• Pensum• Materias (Regulares, Electivas, Pasantías, etc.)• Calendario y Cronograma Académico• Evaluaciones, Histórico de Notas• Cambios de Carrera• Cambios de Pensum (versiones)

EXPEDIENTES• Estudiantes• Docentes

RE

ING

SY

S ACADEMICASProceso Nuevo Período Determinar Calendario de Actividades

Fin Semestre actualCalendario Inscripciones

NuevosRegulares

Calendario Proceso de SelecciónCalendario ModificacionesCalendario Nuevo Semestre

Consejo de ProfesoresInducción Nuevos ProfesoresInicio de ActividadesEntrega Plan EvaluativoCorte 75%Fin de Semestre

Calendario de GradosCalendario de Eventos

DeportivosCulturalesEspecialesFestivos

Determinar Limites InstituciónEspacio FísicoPersonal Doc., Administrativo y Obrero.

Determinar Nueva MatriculaNuevosDesertoresPromocionesEgresos

Asignar ResponsabilidadesProc. de InscripciónAsig. de AyudasProc. de SelecciónInformación InternaProcesamiento de Datos

Culminación de Contratos Renovación de Contratos Aumentos y Disminución de Carga Promociones de Docentes Ubicar Cada Proceso 2da. Revisión Inicio Proceso de Inscripción Confirmar estimaciones y tomar las acciones de caso.Inicio de Actividades (Controlar la Ejecución)

ADMINISTRATIVAS

├Estimar Costos Aranceles├Plan de Captación├Establecer Gasto Acad.├Estimar Nro./Monto Ayudas├Calendario de Cobranza├Estimación Flujo de Caja├Estimación Nómina Prof.├Corte Administrativo├Culminación de Contratos├Nueva Contratación├Promover Personal

Solicitar Mat. y Equipos Requeridos

Plan de Preparación de la Instalación Física

Plan de Mantenimiento de Equipos

Verificar Inventarios

2da. RevisiónInicio de InscripcionesConfirmar estimacionesPlan de InversiónAsegurar Flujo de Caja

PLANIFICACION ACADEMICO-ADMINISTRATIVA

RE

ING

SY

SProcesos de Preinscripción • Registro de preinscripción

• Prueba de selección y registro de resultados

• Inscripción y consignación de documentos

Variedad de Reportes y Consultas- Rel. de Inscritos (Especialidad, Turno, Mención, etc.)- Rel. de No inscritos, Deserción, etc.- Rel. de Ocupación (Materia, Sección, No asignados, Aula)- Colisión de Horarios- Carga Docente y Desocupación Docente- Horarios Docentes, Aulas- Rel. Diaria de Caja- Estadísticas

REPORTES

Caja

- Aranceles- Matricula- Servicios

Preinscripción

- Documentos- Preinscripción

Selección

- Pruebas- Entrevista, etc.

Publicación

Reg. Oferentes

- OPSU- Otros

Inscripción

- Planilla Inscripción- Documentos- Selección de Materias- Carnet

Constancia

Oferente

RE

ING

SY

SProcesos de Inscripción (Presencial y/o WEB)• Inscripción de alumnos regulares (antes del inicio del periodo)

• Inscripción de alumnos no regulares

• Inscripción de alumnos por reincorporación o equivalencias

• Cambios en la inscripción

Variedad de Reportes y Consultas- Rel. de Inscritos (Especialidad, Turno, Mención, etc.)- Rel. de No inscritos, Deserción, etc.- Rel. de Ocupación (Materia, Sección, No asignados, Aula)- Colisión de Horarios- Carga Docente y Desocupación Docente- Horarios Docentes, Aulas- Rel. Diaria de Caja- Estadísticas

REPORTES

Caja

- Aranceles- Matricula- Servicios

Inscripción

- Asignación de Materias- Carnet

Constancia

Regulares y no regulares

Caja

- Aranceles- Matricula- Servicios

Acreditación, Equivalencias o reincorporación

Inscripción

- Selección de Materias- Carnet

Constancia

RE

ING

SY

SEVALUACION CONTINUA (Presencial y/o WEB):

• Plan de Evaluación

• Evaluación

• Resultados

Variedad de Reportes y Consultas

- Rel. de Planes Consignados (Especialidad, Docente, etc.)- Rel. de Evaluaciones (Ejecutadas, Pendientes, Retardos, etc.)- Rel. de Ocupación (Materia, Sección, No asignados, Aula)- Rel. de Aprobados, Reprobados, Deserciones, etc.)- Rel. de Culminación de Estudios- Constancias de Notas, Certificaciones- Estadísticas- Rel. Diaria de Caja

REPORTES

Plan de Evaluación

Emisión de listas

Docente

Reg. de la Evaluación

Estudiante

Consulta Evaluación

RE

ING

SY

S ESPECIALIDADES (OFERTA DE ESTUDIOS):• Especialidades (Profesiones, Departamentos, etc.)• Pensum (Versiones)• Asignaturas (Regulares, Electivas, Complementarias, etc.)• Horarios• Espacio Físico (Aulas, Laboratorios, Etc.)• Docentes (Profesores, Auxiliares, Preparadores, etc.)

Variedad de Reportes y Consultas

- Rel. de Asignaturas (Especialidad, Pensum, etc.)- Rel. de Horarios (Turno, Especialidad, etc.)- Rel. de Ocupación (Materia, Sección, No asignados)- Rel. de Ocupación (Aula, Laboratorio, etc.)- Rel. de Docentes- Estadísticas

REPORTES

Horarios

ESPECIALIDADES

Pensum

AsignaturasDocentes

Planta Física

RE

ING

SY

S

Docentes

Asignaturas

Horarios

Estudiantes

Evaluaciones

Listas

ASPECTOS DEL SERVICIO ADICIONAL• Desconcentración de Control de Estudios• Consulta de la Oferta de Estudios• Consulta de Evaluaciones• Contenidos Programáticos• Consulta de Horarios• Consulta del Espacio Físico (Aulas, Laboratorios, Etc.)• Consulta de Docentes (Profesores, Auxiliares, Preparadores, etc.)

ASPECTOS DEL FUNCIONAMIENTO ADICIONAL• Intranet• Internet

RE

ING

SY

S

Características:

Permite el mantenimiento de la información operativa y funcional de las estructuras que conforman la organización en cuanto a la actividad operacional documental.

Facilita la conformación y seguimiento de documentos y operaciones de la actividad entre las distintas unidades administrativas.

Permite la consolidación de la información relativa a los tipos de documentos, la construcción de expedientes, así como la identificación de la ruta o partes que conforman el flujo de los documentos dentro de los departamentos que conforman a la organización.

Permite la identificación y clasificación de las bases conceptuales que motivan el traslado y tránsito interno de documentos.

Facilita la administración de oficios de traslado o remisión, como proceso involucrado en la conformación de expedientes, así como su inventario.

Facilita el seguimiento para consulta de los expedientes y acciones llevadas a cabo para su conformación por condición documental.

Permite conocer dónde y en qué estado se encuentra cada documento o expediente y el tiempo transcurrido desde su recepción.

…. continúa

Control de Documentos

Controla las actividades derivadas del seguimiento y flujo de documentos dentro de la estructura operativa organizacional, facilitando la identificación de las reglamentaciones a cumplir para el traslado tanto de documentos y expedientes, mediante la incorporación de vínculos operacionales con el resto de las aplicaciones administrativas, así como permitir ampliar el panorama de gestión durante la consecución de los procesos documentales de la administración.

RE

ING

SY

S

Control de Documentos

•Garantizar la seguridad de la información para cumplir con la normativa vigente.

•Mantener un control de los documentos en línea, dentro y fuera de la red.•Protege y distribuye eficazmente la información confidencial. •Asigna contraseñas compartidas con permisos de acceso incorporados que

definen con precisión las acciones que un individuo puede realizar con un documento.

Recepción de Documentos

Tramitación

Archivo

Recepción

Tramitación

Evaluación

Seguimiento

Archivo

Estadísticas

Seguridad

RE

ING

SY

S

Sistemas Base de Datos

Seguridad

El módulo supervisor es la herramienta que administra la seguridad y configuración del sistema.

Presenta las siguientes características:

5. Identifica a cada usuario y sus particularidades, así como su asociación a grupos de trabajo y funciones.

7. Permite a la organización autorizar y controlar las actividades que pueden ejecutar los grupos o usuarios del sistema.

9. La actividad realizada por cada usuario es registrada y monitoreada, facilitando la evaluación y el seguimiento de ocurrencias.

11. La habilidad de registrar las ocurrencias, permite evaluar la actividad de la organización, obteniendo las estadísticas necesarias del funcionamiento operativo de la administración.

• El ambiente de seguridad no sólo registra la actividad del sistema, también incorpora la detección de intencionalidad, reportando en forma de alertas los intentos de acceso restringido de aquellos usuarios no autorizados.

Está orientado a tres vistas que garantizan la seguridad y su permanente operatividad:

17. La presencia de un administrador del Sistema18. La designación de un administrador de la Base de Datos19. La presencia de una unidad de Seguridad y control de alertas

RE

ING

SY

S

El Módulo de Seguridad y Supervisión integra los siguientes recursos tanto tecnológicos, como programados:

BASE DE DATOS

Seguridad

Administrador Aplicaciones

Sistema Operativo

Administrador Base de Datos

UsuariosGruposAccesos

Módulos

Transacción

Calendario

LOG

TransaccionesIntensiones

FIREWALL

Servidor WEB

Servidor de Aplicaciones

RE

ING

SY

SFICHA TECNICA

El sistema esta desarrollado usando la tecnología AJAX (Web 2.0) con interfase Web Desktop, permitiendo su operación en ambientes Intranet e Internet

L e n g u a je sL e n g u a je s L ib r e r ía sL ib r e r ía sPHP 5.2 o superior AdoDB PHP 5Java 1.5 JDK Ext JS 2.1JavaScripts 1.5 PHP-Java BridgePL/PG SQL JasperReport 3.0.0XML (Extensible Markup Language)JSON (JavaScript Object Notation)CSS versión 2.0 o superior

N a v e g a d o r e s

Internet Explorer 6FireFox 3.0 (PC, MAC)Opera 9+ (PC, MAC)Safari 2

R e q u e r im ie n t o s d e S o f t w a r e

GNU/Linux con Kernel 2.6 o Superior, o compatible UNIX

Apache Web Server 2.0 o superior

Java RunTime Enviroment 1.5 o superior

NFS Server/client 2.0

Samba Server/client 3.0

PostgreSQL version 8.2.4 o superior

RE

ING

SY

S

RE

ING

SY

S