REINGSYS

Sistema de Información para la Gestión del Personal

REINGSYS

INTRODUCCIÓN

En la actualidad existe una creciente demanda e interés por instrumentos provistos por la ingeniería de software, que aporten soluciones flexibles y prácticas, capaces de gestionar en forma coherente y eficaz, la rápida evolución de las organizaciones y den soporte a una amplia variedad de procesos administrativos y de los recursos humanos.

Los procedimientos aplicados y apoyados en el uso de equipos de procesamiento de datos y computadores permiten el control de gran cantidad de información, facilitando su uso en el momento en que sea requerida.

Reingeniería y Sistemas, C. A. ha logrado combinar los conceptos y métodos derivados de la ingeniería de software para procurar esta herramienta.

En este aspecto hemos desarrollado diversas aplicaciones, que permiten manejar, con la incorporación de los conceptos de Reingeniería, la gerencia administrativa, la calidad total y su uso en los ambientes organizados.

El Sistema de Información Gestión de Personal (Humano®) es la solución para aquellas organizaciones que han decidido mejorar la competitividad, la calidad de los productos y servicios y la eficiencia en la administración de sus recursos.

REINGSYS

CARACTERÍSTICAS COMO PRODUCTO PROGRAMADO

El Sistema de Información HUMANO® representa un modelo conceptual de sistema de información adecuado a la gestión de personal tanto para instituciones públicas como privadas.

El sistema ha sido desarrollado para satisfacer las siguientes premisas:

• Solventar el requerimiento de información para la toma de decisiones.• Facilitar el manejo y control de los recursos financieros durante la gestión

administrativa.• Garantizar el cumplimiento de la normativa vigente.• Contribuir con el desarrollo de las actividades de Administración de Personal en

las instituciones.• Garantizar que los documentos y soportes administrativos se conviertan en un

valor funcional.

Cuenta con las siguientes características:

• Opera totalmente en ambiente Web. Procesamiento en línea y en tiempo real. Novedoso Subsistema de seguridad.• Totalmente integrado: Una transacción realizada en un módulo

automáticamente actualiza los archivos y registros de todos los módulos asociados o involucrados con ella.

• Los usuarios tienen absoluta autonomía para procesar sus datos y obtener la información en función de los privilegios asignados.

• Desarrollado en base a las disposiciones contenidas en el ordenamiento legal vigente.

• Garantiza el soporte documental de toda transacción.

REINGSYS

CARACTERÍSTICAS COMO HERRAMIENTA PARA LA GESTION DE PERSONAL

El Sistema de Información para la Gestión de Personal HUMANO® se convierte en una herramienta indispensable para la gestión en toda institución.

En la medida que la institución aumenta su tamaño, también crecen los inconvenientes para administrar el personal y cumplir con las exigencias de Ley y los convenios con los trabajadores, y el crecimiento de esta no se puede limitar.

HUMANO permite administrar el crecimiento institucional sin incrementar proporcionalmente el gasto, convirtiendo dicho gasto en inversión, además facilita valiosos instrumentos para la planeación y ejecución académica y presupuestaria.

HUMANO ha sido diseñado para ser ejecutado en computadoras con arquitectura abierta, que puedan ser ampliadas en la medida de las necesidades, además incorpora las condiciones y regulaciones establecidas en las Leyes y Normas vinculadas, además de ser adecuado a los contratados colectivos y convenimientos establecidos, para ser aplicados a plenitud.

HUMANO integra los siguientes aspectos:

• La Normativa Nacional e Institucional• La demanda laboral• Los Recursos (Personal, Costos de Personal y Cronograma de Pagos)• Los Contratos Colectivos• Las Relaciones con terceros (Retenciones de Ley, ISLR, Proveedores)• Los Expedientes del Personal• Los Procesos Administrativos (Nominas, Pagos y Prestaciones Sociales)• Los procesos de evaluación y reclasificación

REINGSYS

El sistema posee una estructura de módulos integrados, es decir, una variedad de servicios en torno a un núcleo base, donde están disponibles una serie de módulos especializados para cubrir todas las funciones de planificación y gestión administrativa necesarias. Estos módulos pueden incorporarse por etapas sin que ello ocasiones inconvenientes de tipo técnico u operativo.

La interoperatividad entre los servicios, se logra utilizando el protocolo S. O. A. P:

• No está asociado con ningún lenguaje • No se encuentra asociado a ningún protocolo de transporte • No está atado a ninguna infraestructura de objeto distribuido • Aprovecha los estándares existentes en la industria • Permite la interoperabilidad entre los múltiples entornos

REINGSYS

HUMANO intenta satisfacer los siguientes objetivos:

1.1 Objetivos de carácter general.

• Cumplir con las Normas y Procedimientos establecidos y por los organismos contralores.

• Incrementar el número, la calidad y la efectividad de los controles internos de las instituciones.

• Aumentar la eficiencia y eficacia del personal que labora en la unidad de Recursos Humanos ó Direcciones de Personal.

• Incrementar el nivel de satisfacción del trabajador receptor del servicio de administración.

1.2 Objetivos de Carácter Particular.

• Asegurar la privacidad de la información, permitiendo que la información y su procesamiento retorne a las unidades de Personal.

• Delegar y reasignar responsabilidades.• Establecer un plan de actividades para garantizar el desempeño de los

responsables, y la ejecución misma de los procesos requeridos por la aplicación.

• Reducir los tiempos de producción de información en cada uno de los procesos ordinarios involucrados.

• Asegurar el menor tiempo posible en la producción de información ocasional y extraordinaria, bien sea para actividades internas como por estimaciones o cambios en la contratación de labores.

• Reducir los costos de producción de las nominas de pago y minimizar el numero de omisiones o errores que comenten los administradores

• Facilitar las actividades de auditoria

REINGSYS

Humano, se encuentra conformado por cuatro (4) grandes servicios:

3. Expedientes del Personal4. Ambiente de Datos y Reglas de Pago5. Nominas de Pago6. Prestaciones Sociales

Estos servicios están asociados con los procedimientos de:

10. Contratación, evaluación, reclasificación y mejoramiento del Personal11. Estructura Organizacional y Convenios de Pago12. Nominas de Pago13. Egreso del Personal

REINGSYS

Humano, cuenta con herramientas que permiten la conformación del expediente del personal, puede ser conformado según las necesidades de la organización:

1.- A partir del Ingreso.• Registro de datos básicos.• Registro de datos personales.• Registro de datos socio económicos.• Registro de familiares.• Datos del cargo.• Registro descriptor de cargos.• Registro descriptor de ubicaciones administrativas.• Registro descriptor de tipos de movimientos de personal.• Registro descriptor de ubicación político-territorial.• Registro identificador de las nóminas de pago.• Registro descriptor de conceptos que administra la aplicación.• Registro identificador de tipos de trabajadores.

2.- Promociones.Expediente administrativo sobre la actuación y promoción del trabajador. Dicho expediente registra las promociones que puedan ser asignadas, según lo establecido tanto en la Ley del Trabajo, como en la Ley de Carrera Administrativa.

3.- Suspensiones.Registro, control y seguimiento de suspensiones.

4.- Egresos.Finalización del contrato de trabajo.

El sistema a solicitud, puede incorporar en sus bases de datos toda la documentación y soportes que integran el expediente y posibilitar su consulta digitalmente, sin recurrir al expediente físico.

REINGSYS

Expedientes de Personal, se encuentra conformado por los distintos procesos y procedimientos que regulan las relaciones laborales y su documentación desde el ingreso o contratación del personal

Los Expedientes del Personal, se originan o se constituyen desde el proceso de ingreso, mediante este procedimiento de colectan los datos del nuevo trabajador, considerando las formas o planillas que resumen curricular del mismo.

Estas se mantienen actualizadas hasta el egreso del trabajador, motivando la colección de información con cada acto de evaluación y/o reclasificación y con los distintos pagos otorgados durante su vida laboral con la organización.

REINGSYS

PROCESO DE CONTRATACION E INGRESO

El proceso de Contratación e Ingreso, se encuentra supeditado a:4. Registro de Datos necesarios para la conformación del expediente del personal5. Registro de la documentación de soporte acorde con la ley y las políticas de la

organización6. Clasificación del personal e ingreso automático a sistema de pago7. Inscripción en los regimenes establecidos para el IVSS, FAO y cualquier servicio

adicional que disponga la institución como seguros colectivos

REPORTESVariedad de Reportes y Consultas

- Rel. de Ingresos (Por clasificación, Sexo, Edad, etc.)- Rel. de Soportes (Consignados y por Consignar)- Rel. de Ocupación Laboral- Registros de Ley y Servicios Institucionales (IVSS, FAO(LPH),etc.)- Rel. de Capacitación del Personal- Consulta del Expediente del Trabajador-Estadísticas

Oferente

Consignación de soportes

REINGSYS

CUALIDADES DEL SISTEMA

El personal puede ser calificado y organizado en función de las características y necesidades de la organización:

EN FUNCION DE SU CLASIFICACION• Empleados Fijos• Obreros Fijos• Empleados Contratados• Obreros Contratados• Pensionados• Jubilados• Merito• Incapacitados• Sobrevivientes• Becarios• Pasantes• Ayudas• Beneficencia, etc.

EN FUNCION DE SUS FRECUENCIAS DE PAGO• Semanales• Quincenales• Mensuales• Ocasionales

EN FUNCION DE SU DISTRIBUCIONPresenta tres niveles de distribución u organización, Empresa o entidad principal, Sucursales o Direcciones y Agencias o Órganos adscritos

EN FUNCION DE LA MODALIDAD DE PAGO• Depósitos en cuentas bancarias• Cheques

REPORTES

REINGSYS

PROCESOS DE NOMINA

Los proceso para la elaboración de las Nominas, se encuentra sometidos a:

• Planificación de las Nominas (Ordinarias) y su sometimiento al calendario de Pagos. No se emiten nominas si estas no se encuentran planificadas y autorizada su emisión.

• El Proceso de Producción de la Nomina, donde intervienen, los expedientes del personal, Las afectaciones de Ley, los contratos Colectivos y convenios de Pago. Además se incorporan las mejoras, novedades, mas las consideraciones de la planificación, como vacaciones, cancelación de Utilidades o Aguinaldos, etc.

• Los pagos, correspondientes al resultado de las nominas, donde se obtienen todos los subproductos necesarios por la administración, comprobantes contables, relaciones de nomina, relaciones Bancarias, relaciones e Cheques, y transferencias electrónicas o depósitos.

• Cierre de Nomina, proceso que determina que la nomina ha cumplido su cometido; en este proceso se activan todos los mecanismos de almacenamiento en históricos de remuneración, respaldos de la producción y calculo de las prestaciones sociales.

De igual forma, pueden ser incorporadas a la planificación, la emisión de tantas nominas especiales o extraordinarias como sean necesarias.

REPORTESProcesos de Nomina

REINGSYS

PRODUCCION DE LAS NOMINAS

El Proceso de Producción de la Nomina, o calculo de las nominas, donde intervienen, los expedientes del personal, Las afectaciones de Ley, los contratos Colectivos y convenios de Pago. Además se incorporan las mejoras, novedades, mas las consideraciones de la planificación, como vacaciones, cancelación de Utilidades o Aguinaldos, etc.

REPORTESVariedad de Reportes y Consultas

- Reportes de Prenominas (Por Tipos de Nomina, Frecuencias de Pago, Ubicaciones Adm., etc.)- Reportes de Nominas (definitivas)- Relaciones de Conceptos (Asignaciones, Deducciones y Aportes Patronales)- Resumen de Nominas (Por Nominas, Por Contratos Colectivos, Por Ejecutores, etc.)- Resumen Bancario (Por Banco, Por depósitos, Por cheques)- Reporte de Producción de Nomina

REINGSYS

MODULOS AUXILIARES DE NOMINAEl módulo de nóminas esta conformado por los siguientes ambientes:

1.- Cálculo, retenciones y pagos del I.S.L.R.a. Registro del AR-I, en sus cuatro períodos de ocurrencia.b. Cálculo del Porcentaje de I.S.L.R.c. Elaboración del AR-CV.

2.- Cálculo y pagos de vacaciones.Permite crear una programación anual de vacaciones, así como, realizar el cálculo y pago correspondiente en forma automática o bajo solicitud.

3.- Cálculo y pago de Utilidades o bonificación de fin de año.Agiliza el proceso de cancelación del bono de fin de año.

4.- Registro de contratación colectiva.Permite registrar las diferentes formas de contratación y su afectación de acuerdo al tipo de nómina y las exigencias de la contratación.

5.- Retenciones y pagos por embargos.Permite el control de la información relativa a los embargos que afectan al trabajador, tales como: Identificación de tribunales y salas, clasificación de los embargos y su registro, este se aplicara en forma automática.

6.- Emisión de nóminas.Permite la elaboración de nómina de pago, procesando en forma general los conceptos relacionados con el tipo de nómina y frecuencia de pago.

7.- Soportes administrativos.a. Listados de firmas.b. Estados de cuenta. c. Ordenes de depósitos por bancos. d. Relaciones de pagos.e. Relaciones de: Asignaciones, deducciones, aportes patronales. f. Prenóminasg. Soportes para las ordenes de pago

REPORTES

REINGSYS

CONCEPTOS DE PAGO

Los conceptos que intervienen en la conformación de la nomina son el instrumento relevante para garantizar la exactitud y transparencia en la plantación y producción de las nominas de pago.

Estos pueden conformarse, clasificar y programar utilizando las siguientes modalidades:

Por su tipo, pueden ser identificados como: asignaciones, deducciones, aportes patronales o informativos.

Por la eficiencia en su utilización, pueden ser organizados como:Del sistema, utilizado para aquellos cálculos que el mismo sistema pueda establecer o determinar, sin necesidad de intervención de operadores, ni ocupación de registros o espacio físico en las bases de datos.Fijos, aquellos conceptos que en forma permanente deben estar presentes en la nomina, ejemplo de ello son los utilizados como descuentos gremiales, bonificaciones fijas, etc.Novedades, son aquellos conceptos que estarán presentes solo para el proceso de producción del periodo de pago actuante.Créditos, son aquellos conceptos que operan durante un lapso de tiempo en forma de cuotas y depende de un saldo. Cada concepto opera bien sea en unidades, montos, formulas, además se cuenta con un poderoso diccionario de datos, donde se cualifican variables de interés para la determinación de los mismos, caso de sueldo o salario integral, días a pagar, etc.

Estas facilidades, garantizan que la nomina pueda operar en forma autónoma en una gran cantidad de conceptos, bien sea que dependan de fechas, días, salarios, jornadas extras, etc., evitando la posibilidad de errores por equivocaciones en la transcripción de datos.

REINGSYS

CONCEPTOS DE PAGO

Por su tipo de contratación o convenio de pago, pueden ser identificados y programados de diversas modalidades en función de la clasificación del personal, ejemplo podrán ser que las primas por hijo del personal obrero tiene atributos distintos a la del personal empleado.

Por su aplicación contable y presupuestaria, cada concepto puede ser identificado para afectar cuentas contables y presupuestarias según su referencia, identificando además el concepto de entidad ejecutora o centro de gasto o costo.

RESUMEN

Los conceptos podrán ser configurados:

13. Como asignaciones, deducciones, aportes patronales o informativos14. Programados bien sea en unidades, montos, valores, porcentajes, formulas,

funciones, apoyados en diccionarios de datos, limitados en máximos y mínimos, y generar automáticamente otros conceptos.

15. Organizados para dar eficiencia al procesamiento de las nominas como del sistema, fijos o novedades, asociados a créditos.

16. Normalizar la codificación de conceptos identificando un mismo concepto programado con funciones distintos asociadas a las clasificaciones del personal o atendiendo a las distintas contrataciones colectivas.

17. Asociarlos a los distintos centros de gasto o de costos, identificados con su respectiva cuenta contable o categoría presupuestaria.

REINGSYS

MODULO DE PRESTACIONES SOCIALES

Mantiene un registro actualizado de la información relativa a la carga (pasivos) generada como consecuencia de la actividad del trabajador y las erogaciones que por justa ley debe realizar el patrono (Estado), en los instantes de las modificaciones o de la aplicación de reglamentos de la Ley Orgánica del Trabajo, así como, a los convenimientos que por condición contractual se ejecutan según la atención a las condiciones laborales.

Facilita el cálculo de la indemnización por antigüedad de cada trabajador, aplicando las condiciones estipuladas en la Ley Orgánica del Trabajo, y según el estado laboral al momento de aplicación del mismo.

El módulo prestaciones representa una valiosa herramienta para solventar todas aquellas situaciones relacionadas con la gestión administrativa que conlleva la administración del recurso humano y asegurar un mejor desempeño por parte del personal que en ella labora.

Esta conformado por los siguientes procesos:1.- Registro de prestaciones.

Permite el control de la información relacionada con la identificación de las variables que afectan las prestaciones sociales, tales como: identificación de cargos, conceptos de nómina, contratos colectivos, tasas de interés, condiciones reglamentadas por la Ley Orgánica del Trabajo, entre otros.

2.- Registro de adelanto de prestaciones.Facilita el registro y control de los montos que por concepto de adelantos de prestaciones han sido otorgados a los trabajadores.

3.- Cálculo y pago de liquidaciones.Facilita la emisión de la planilla de liquidación y de adelantos de prestaciones, según los requerimientos de las condiciones laborales actuales y en concordancia con las disposiciones internas del organismo.

REINGSYS

Características:

Permite el mantenimiento de la información operativa y funcional de las estructuras que conforman la organización en cuanto a la actividad operacional documental.

Facilita la conformación y seguimiento de documentos y operaciones de la actividad entre las distintas unidades administrativas.

Permite la consolidación de la información relativa a los tipos de documentos, la construcción de expedientes, así como la identificación de la ruta o partes que conforman el flujo de los documentos dentro de los departamentos que conforman a la organización.

Permite la identificación y clasificación de las bases conceptuales que motivan el traslado y tránsito interno de documentos.

Facilita la administración de oficios de traslado o remisión, como proceso involucrado en la conformación de expedientes, así como su inventario.

Facilita el seguimiento para consulta de los expedientes y acciones llevadas a cabo para su conformación por condición documental.

Permite conocer dónde y en qué estado se encuentra cada documento o expediente y el tiempo transcurrido desde su recepción.

…. continúa

Control de Documentos

Controla las actividades derivadas del seguimiento y flujo de documentos dentro de la estructura operativa organizacional, facilitando la identificación de las reglamentaciones a cumplir para el traslado tanto de documentos y expedientes, mediante la incorporación de vínculos operacionales con el resto de las aplicaciones administrativas, así como permitir ampliar el panorama de gestión durante la consecución de los procesos documentales de la administración.

REINGSYS

Control de Documentos

•Garantizar la seguridad de la información para cumplir con la normativa vigente.

•Mantener un control de los documentos en línea, dentro y fuera de la red.•Protege y distribuye eficazmente la información confidencial. •Asigna contraseñas compartidas con permisos de acceso incorporados que

definen con precisión las acciones que un individuo puede realizar con un documento.

Recepción de Documentos

Tramitación

Archivo

Recepción

Tramitación

Evaluación

Seguimiento

Archivo

Estadísticas

Seguridad

REINGSYS

Sistemas Base de Datos

Seguridad

El módulo supervisor es la herramienta que administra la seguridad y configuración del sistema.

Presenta las siguientes características:

5. Identifica a cada usuario y sus particularidades, así como su asociación a grupos de trabajo y funciones.

7. Permite a la organización autorizar y controlar las actividades que pueden ejecutar los grupos o usuarios del sistema.

9. La actividad realizada por cada usuario es registrada y monitoreada, facilitando la evaluación y el seguimiento de ocurrencias.

11. La habilidad de registrar las ocurrencias, permite evaluar la actividad de la organización, obteniendo las estadísticas necesarias del funcionamiento operativo de la administración.

• El ambiente de seguridad no sólo registra la actividad del sistema, también incorpora la detección de intencionalidad, reportando en forma de alertas los intentos de acceso restringido de aquellos usuarios no autorizados.

Está orientado a tres vistas que garantizan la seguridad y su permanente operatividad:

17. La presencia de un administrador del Sistema18. La designación de un administrador de la Base de Datos19. La presencia de una unidad de Seguridad y control de alertas

REINGSYS

El Módulo de Seguridad y Supervisión integra los siguientes recursos tanto tecnológicos, como programados:

BASE DE DATOS

Seguridad

Administrador Aplicaciones

Sistema Operativo

Administrador Base de Datos

UsuariosGruposAccesos

Módulos

Transacción

Calendario

LOG

TransaccionesIntensiones

FIREWALL

Servidor WEB

Servidor de Aplicaciones

REINGSYS

FICHA TECNICA

El sistema esta desarrollado usando la tecnología AJAX (Web 2.0) con interfase Web Desktop, permitiendo su operación en ambientes Intranet e Internet

L e n g u a je sL e n g u a je s L ib r e r ía sL ib r e r ía sPHP 5.2 o superior AdoDB PHP 5Java 1.5 JDK Ext JS 2.1JavaScripts 1.5 PHP-Java BridgePL/PG SQL JasperReport 3.0.0XML (Extensible Markup Language)JSON (JavaScript Object Notation)CSS versión 2.0 o superior

N a v e g a d o r e s

Internet Explorer 6FireFox 3.0 (PC, MAC)Opera 9+ (PC, MAC)Safari 2

R e q u e r im ie n t o s d e S o f t w a r e

GNU/Linux con Kernel 2.6 o Superior, o compatible UNIX

Apache Web Server 2.0 o superior

Java RunTime Enviroment 1.5 o superior

NFS Server/client 2.0

Samba Server/client 3.0

PostgreSQL version 8.2.4 o superior

REINGSYS

REINGSYS