DOCUMENTO GUÍA PARA LA ELABORACIÓN Y EVALUACIÓN DE...

DOCUMENTO GUÍA PARA LA ELABORACIÓN Y EVALUACIÓN DE PLANES DE MEJORA Y PLANES DE FORTALECIMIENTO

INSTITUCIONAL, DE LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIÓN SUPERIOR

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Dirección de Aseguramiento de la Calidad Página 1

DOCUMENTO GUÍA PARA LA ELABORACIÓN Y EVALUACIÓN DE PLANES

DE MEJORA Y PLANES DE FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL, DE LAS

INSTITUCIONES DE EDUCACIÓN SUPERIOR

1. INTRODUCCIÓN

El Consejo de Evaluación, Acreditación y Aseguramiento de la Calidad de la Educación

Superior, CEAACES, como organismo público que rige el sistema de educación superior,

en lo que concierne a la calidad, tiene como misión: “Contribuir al aseguramiento de la

calidad de las instituciones, programas y carreras que se ofrecen en las instituciones

que integran el Sistema Nacional de Educación Superior, mediante la aplicación de

procesos continuos de autoevaluación, evaluación externa y acreditación para

viabilizar la rendición social de cuentas de los Centros de Educación Superior, en

relación con el cumplimiento de sus misiones, fines y objetivos, y que respondan al

desarrollo integral que requiere el país”

El CEAACES, en cumplimiento a lo establecido en la disposición transitoria vigésima de

la Constitución que establece que “(. . .) En el plazo de cinco años a partir de la entrada

en vigencia de esta Constitución, todas las instituciones de educación superior, así

como sus carreras, programas y postgrados deberán ser evaluados y acreditados

conforme a la ley. En caso de no superar la evaluación y acreditación, quedarán fuera

del sistema de educación superior.”; concomitante al artículo 22 del Reglamento

expedido por el CEAACES mediante Resolución No. 002-052-CEAACES-2013, fecha en la

cual se establece que el CEAACES clasificará a las instituciones de educación superior,

identificando los grupos de similares características;..”.

El Art. 93 de la LOES se refiere al principio de calidad como la búsqueda constante y

sistemática de la excelencia…….mediante la autocrítica, la crítica externa y el

mejoramiento permanente; y el Art. 107 expresa que el principio de pertinencia

consiste en que la educación superior responda a las expectativas y necesidades de la

sociedad, a la planificación nacional, y al régimen de desarrollo.

Considerando que uno de los objetivos del CEAACES es contribuir al mejoramiento

constante y sostenido de la calidad de la educación superior, se ha elaborado el

presente documento guía para la elaboración del plan de mejoras y el plan de

fortalecimiento institucional de las instituciones de educación superior.



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2. OBJETIVO:

El objetivo del presente documento es orientar a las universidades y escuelas

politécnicas en la preparación de los planes de mejora (Instituciones que se

encuentran en las categorías A, B y C) y planes de fortalecimiento institucional

(Instituciones que se encuentran en la categoría D), de manera que logren el

mejoramiento continuo y sostenido de sus niveles de calidad.

3. FUNDAMENTO CONCEPTUAL:

La acreditación es un proceso cuyas primeras experiencias se pueden referir a Estados

Unidos en su afán de ordenar la formación en el campo de la medicina, o a Europa y su

interés en velar por el cumplimiento de la misión pública de las instituciones de

educación en relación a sus propósitos declarados, en un marco de mejoramiento

continuo de la calidad1.

En América Latina el proceso de acreditación parte de iniciativas de los gobiernos en su

interés de controlar la calidad de la educación superior. Inicia con Chile en 1990 y en la

misma década surgen agencias de acreditación en México, Costa Rica, Colombia y

Argentina.

En el 2003 se crea la Red Iberoamericana de Acreditación de la Educación Superior

RIACES, que agrupa a la mayoría de países de América Latina y del Caribe, además de

España.

Luego de un largo camino recorrido en el campo de la acreditación, se han aprendido

importantes lecciones; una de las más importantes es:

El trabajo del organismo de acreditación es necesario y permite de alguna manera

ejercer cierto control de la calidad de la educación a través de un proceso de

evaluación; pero en cuanto abandona la institución, todo lo que pase en ésta respecto

de la calidad está completamente en sus manos.

1 Toro Rafael (2012), Gestión interna de la calidad en las instituciones de Educación Superior, CINDA-RIL Editores, Chile

La Institución de Educación Superior es la

ÚNICA que puede generar calidad



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Cuando una institución inicia un proceso de gestión de calidad suele enfocarse en

cumplir lo que solicita el organismo de acreditación, pero debe comprender que eso

no es correcto. La IES debe preocuparse por cumplir de una manera sistemática y

sostenida con sus propósitos declarados (misión y visión); el cumplimiento con los

indicadores del modelo de evaluación del CEAACES será una consecuencia lógica de

ese propósito.

Una acreditación que genera obediencia no es buena (es similar al alumno que

contesta lo que el profesor desea), pues la IES debe intentar obtener logros mayores

que los que estipula el CEAACES.

El proceso aplicado por el CEAACES no busca obediencia sino excelencia. En ese

sentido, evalúa estándares mínimos que debería cumplir la IES en su camino hacia la

excelencia. El resultado de la evaluación institucional determina una aproximación

sobre la realidad institucional a partir de la cual la IES se edifica.

Con el objeto de generar un contexto referente a la calidad, se exponen cinco ideas

básicas que orientarán a las instituciones de educación superior en la definición de sus

planes de mejora y fortalecimiento institucional.

3.1 Consistencia

Existen muchos conceptos referidos a la gestión de la calidad; sin embargo, para fines

de este documento se asumirá que ésta es una actividad directiva estratégica que

busca lograr de manera sistemática, un incremento de la calidad en lo que dicha

institución se propone2.

La calidad se puede comprender como el “cumplimiento creciente de los propósitos

declarados por las instituciones de educación superior, en la medida en que estos

incorporen tanto los elementos provenientes del medio externo, consistencia externa,

2 Ibidem

La evaluación busca investigar cuán buena es la institución

para asegurar su propia calidad y mejorar



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como los provenientes de su propia misión, principios y prioridades, consistencia

interna”3.

Las instituciones declaran sus propósitos en su misión. La misión debería contener al

menos 3 elementos:

Principios declarados.- La institución define valores que van más allá del ámbito meramente educativo y que generan un contexto valorativo dentro del cual opera la IES.

Caracterización.- Corresponde a la parte central de la misión y define la esencia e identidad de la institución en cuanto a la parte académica y educativa. Toda la institución se diseña a partir de ella: perfiles de egreso, programas, metodologías, niveles de estudio, relaciones con la sociedad, entre otros. La misión es el faro que guía todo el quehacer de la IES.

Relación con el entorno.- La educación es un servicio público y por ello tiene el deber de ser pertinente ante la sociedad. En la misión se debe reflejar la manera en que la institución responde a este alto deber.

La misión constituye un ofrecimiento público de la institución a la sociedad; por

desgracia, muchas veces es etérea, poética y subjetiva, utilizada como un instrumento

de marketing. Una manera de resolver esta dificultad es creando adicionalmente una

misión extendida que contenga los propósitos específicos, que pueden ser traducidos

en indicadores claves de desempeño (ADN de la misión) y que deben ser verificados.

Otro elemento fundamental en el desempeño de una institución es la Visión; en ella se

plasman los anhelos de la IES para su futuro: ser una institución global, formar parte de

una Red reconocida de IES, ser un referente regional, etc., obedecen a lo que la

institución quiere ser en el futuro a mediano y largo plazo, lo que debe ser planificado

y ejecutado.

La definición de la visión es un ejercicio estratégico que obedece a un análisis de

diversos factores como la realidad socio-económica del país, las tendencias en la

3 Ibidem.

En el contexto de la calidad, la IES debe ser capaz de

cumplir con su misión



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educación, la evolución del conocimiento, las necesidades insatisfechas del entorno,

entre otros, y puede modificarse en el tiempo; es dinámica.

3.2 Enfoque

La IES debe trabajar enfocadamente para lograr los objetivos que se proponga y evitar

desperdiciar tiempo y recursos. Esto requiere definir prioridades en todos los campos;

la IES debe ser capaz de identificar los elementos vitales dentro de su gestión y

trabajar sobre ellos, evitando en lo posible trabajar en elementos triviales.

La Ley de Pareto (80/20) corresponde a un conocimiento empírico que ha demostrado

su validez en casi todos los campos. En este caso, se propone que el 80% de los

defectos se genera en el 20% de los procesos.

Cuando la IES identifica y gestiona sus aspectos vitales (20%), puede lograr resultados

impactantes (80%); por el otro lado, incorrectamente puede enfocarse en cuestiones

intrascendentes (80%) que tendrán un impacto muy limitado (20%).

Figura 1: Representación Ley de Pareto

80

20

20

80

La gestión institucional y la definición de planes de mejoramiento

tienen por objeto llevar a la institución de un estado presente con una

misión establecida, a un futuro prometedor de mediano y largo plazo



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Aplicaciones de esta ley en la elaboración del plan de mejoras/fortalecimiento

institucional de las IES, pueden ser:

Identificar las fortalezas y debilidades más importantes de la institución y priorizarlas.

Identificar las causas raíz de los problemas para definir los planes de acción, evitando enfocarse en causas triviales.

La IES debe trabajar de una manera estratégica en la elaboración del plan de mejoras o

plan de fortalecimiento institucional, identificando prioridades y enfocándose en las

acciones que generarán mejoramientos importantes, no desperdiciando tiempo y

recursos en aspectos poco prioritarios.

3.3 Efectividad.

Toda institución debería definir acciones que tengan un impacto importante en sus

resultados. Si se pudiera evaluar y graficar el efecto de una acción tomada en la

calidad, se verificaría que existen acciones que no generan cambios importantes en la

calidad y acciones que si lo generan.

Figura 2: Rendimientos decrecientes

(Basado en “Gestión interna de la calidad en las IES”, Toro J., 2012)

La ley de los rendimientos decrecientes puede explicar este comportamiento. El punto

de umbral corresponde a aquel antes del cual las actividades que se emprendan para

mejorar la calidad, tienen un impacto muy limitado; por ejemplo, la compra de títulos

para la biblioteca, aunque es necesario e importante disponer de una biblioteca con

CALIDAD

FACTOR DE CALIDAD Umbral Saturación



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títulos suficientes a la que los estudiantes puedan acceder, no tendrá un impacto

importante si los estudiantes no los usan.

A continuación está una zona en la que las acciones implementadas tienen un impacto

importante en la calidad; por ejemplo, además de dotar de títulos a la biblioteca, las

acciones que toma la IES a través de sus profesores para que los estudiantes utilicen de

una manera efectiva dichos títulos, mejora el proceso de enseñanza-aprendizaje y por

ende la calidad.

Existe una tercera zona a partir del punto de saturación donde por más inversión que

se realice en el factor de calidad seleccionado, el mejoramiento en la calidad será

nuevamente limitado; por ejemplo, la compra de más títulos no mejorará

importantemente la calidad debido a que los estudiantes no podrán leerlos todos.

En este punto se requiere trabajar sobre otros factores de calidad clave, que

generalmente se refieren a los procesos (la manera en que se hacen las cosas). Para

citar un ejemplo: mejorar la relación profesor-estudiante en el aula puede elevar el

nivel de calidad pero solamente hasta un punto; llegará un momento en que el

mejoramiento de esta relación no genere mejoramientos importantes en la calidad

(saturación). Entonces, trabajar en el mejoramiento de la metodología de enseñanza

para una misma relación profesor-estudiante en el aula permitirá elevar el nivel de

calidad. Lo expuesto se puede apreciar en el siguiente gráfico:

Figura 3: Potenciamiento de factores saturados

(Basado en “Gestión interna de la calidad en las IES”, Toro J., 2012)

FACTOR DE

CALIDAD

CALIDAD

CALIDAD

Mejora en otros factores que potencien recursos saturados



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La efectividad se puede entender como la capacidad de lograr los resultados

planteados (eficacia), optimizando el uso de recursos (eficiencia).

La IES debería definir acciones que permitan lograr resultados importantes en la

calidad.

Al inicio se podrán identificar fácilmente factores que permitan lograr incrementos

sustanciales en la calidad, como disponer de una plantilla suficiente de profesores

competentes, o dotar a la biblioteca de los títulos necesarios para generar aprendizajes

idóneos; pero a medida que se avanza en el camino de la calidad, el mejoramiento se

vuelve más difícil. La gestión de la calidad y el mejoramiento en este escenario no

puede obedecer a un arrebato de creatividad sino a un proceso sistemático que

desarrolle estrategias innovadoras.

Lo anterior se puede aplicar a aspectos donde se está empezando a trabajar; en estos

casos, con pequeños cambios se logran resultados importantes; sin embargo, cuando

una institución ya ha transitado por este camino, el mejoramiento se hace más difícil y

se requieren estrategias creativas que permitan avanzar por el camino del

mejoramiento continuo.

3.4 Proyección

Los estándares determinados por el CEAACES constituyen solamente la línea de partida

de lo que una IES debería cumplir para lograr sus propósitos. Si se revisan los

indicadores del modelo, todos tienen una razón de ser y generan un impacto positivo

en la calidad; sin embargo, solamente constituyen estándares mínimos.

En el camino hacia la excelencia, la regulación es un proceso inicial; en tanto que, el

aseguramiento de la calidad sobrepasa ampliamente los estándares mínimos, como se

puede apreciar en las figuras de la 4 a la 8.

Los planes de mejoramiento de las IES son mucho más grandes y

ambiciosos que lo que evalúa el modelo del CEAACES; basta fijarse en

los propósitos declarados en sus misiones y visiones, y en lo que

ofrecen a sus estudiantes y a la sociedad en su conjunto



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Figura 4: El camino hacia la excelencia

Elaborado: CEAACES

A continuación se pueden apreciar algunos de los resultados del proceso de

evaluación. Aún las universidades que se encuentran en la categoría A, tienen un

potencial de mejora importante en criterios como: eficiencia académica, investigación

y academia, como se aprecia en las figuras No. 5 y 8.

Figura 5: Resultados Universidades Categoría A pregrado y posgrado Elaborado: CEAACES

Regulación

Aseguramiento de la calidad

Excelencia



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Figura 6: Resultados Universidades Categoría D pregrado y postgrado Elaborado: CEAACES

Figura 7: Resultados Universidades categoría B pregrado

Elaborado: CEAACES



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Figura 8: Resultados Universidades categorías A y B posgrado Elaborado: CEAACES



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3.5 Urgencia e Importancia

Stephen Covey4 propone como uno de los hábitos de la gente altamente efectiva, el

enfocarse en lo importante, disminuyendo el tiempo que se dedica a lo urgente, para

proyectarse al futuro (el cuadrante I es el cuadrante del futuro). Pasar del cuadrante II

al I, es un proceso.

Define cuatro cuadrantes en los que una persona (institución) puede estar gastando su

tiempo y expone que la gente altamente efectiva dedica la mayor parte de su tiempo

al cuadrante I (Importante y No urgente). Además, propone que ninguna persona

debería dedicar tiempo al cuadrante IV porque es un desperdicio; y debería disminuir

el tiempo dedicado al cuadrante III.

Figura 8: Matriz URGENTE-IMPORTANTE

Elaborado: CEAACES (Adaptación del concepto de Stephen Covey)

Este concepto puede ser aplicado perfectamente al proceso que seguirán las IES en su

camino hacia el mejoramiento de la calidad y la excelencia, así como a la actividad de

elaboración del Plan de Fortalecimiento Institucional y Plan de Mejoras.

Una IES que se encuentra en la categoría D, requiere lograr una mejora significativa en

los indicadores del modelo de evaluación; tiene un plazo de 12 meses (máximo 24,

previo análisis y aprobación o no, por parte el Pleno del Consejo del CEAACES) para

4 Stephen Covey (1997 ). Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva. Espasa Libros. España

I II

IV III NO URGENTE URGENTE

NO

IMP

OR

TAN

TE

IMP

OR

TAN

TE



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lograrlo y pasar al menos a la categoría C; con seguridad requiere enfocarse en el

cuadrante II que corresponde a actividades que son importantes y además urgentes,

pero sin perder de vista sus propósitos definidos (cuadrante I). Por otro lado, una IES

que se encuentra en la categoría A, puede enfocarse más en el cuadrante I.

Lo anterior se justificará perfectamente cuando la IES elabore su Plan de

Fortalecimiento Institucional o Plan de Mejoras.

4. PLAN DE MEJORAS Y PLAN DE FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL

Posterior a la evaluación institucional, el CEAACES emitió el Reglamento para la

determinación de resultados del proceso de evaluación, acreditación y categorización

de las Universidades y Escuelas Politécnicas y de su situación académica e institucional.

El Capítulo VI corresponde a “De los planes de fortalecimiento institucional y de los

planes de mejoras”.

Del Plan de Fortalecimiento Institucional

En el artículo 18 de dicho Reglamento se establece para las universidades y escuelas

politécnicas ubicadas en categoría “D”, la presentación de un plan de fortalecimiento

institucional que les permita ubicarse al menos en categoría “C”, en el término máximo

de 60 días contados desde la fecha en que se notifique la resolución. Este plan será

aprobado por el Pleno del CEAACES en el término de 30 días, previo informe de la

Comisión Permanente de Evaluación, Acreditación y Categorización de Universidades y

Escuelas Politécnicas.

El plan de fortalecimiento institucional debe contemplar un plan de acción que se

ejecute en doce meses y debe contener en detalle:

Objetivos

Indicadores

Medios de verificación

Actividades

Presupuesto asignado para el cumplimiento del plan

Cronograma de trabajo

Documentos de respaldo



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Del Plan de Mejoras

Además, en el artículo 20 se establece que todas las universidades y escuelas

politécnicas deberán presentar al CEAACES, en el término máximo de 60 días

posteriores a la notificación de la resolución de los resultados de la evaluación, un plan

de mejoras que permita cumplir progresivamente con estándares de calidad

establecidos por el Consejo. El Pleno del CEAACES emitirá la resolución de aprobación

en el término máximo de 30 días. En el caso de que el Pleno no apruebe el plan, La

institución podrá presentar por una única ocasión un nuevo plan en el plazo máximo

de 15 días contados a partir de la correspondiente notificación.

El plan de mejoras debe contener en detalle:

Objetivos

Indicadores

Medios de verificación

Actividades

Presupuesto asignado para el cumplimiento del plan

Cronograma de trabajo

Documentos de respaldo

El cronograma del plan de mejoras deberá contemplar un horizonte de 24 meses.

4.1 Elaboración del Plan de Fortalecimiento Institucional y Plan de Mejoras.

El plan de fortalecimiento institucional y el plan de mejoras deben ser elaborados con

el propósito fundamental de elevar los niveles de calidad de la IES. La evaluación

realizada por el CEAACES es solamente un insumo para su elaboración. Adicionalmente

se deben considerar otros insumos importantes como el Informe de Autoevaluación

presentado, el Plan Estratégico de Desarrollo Institucional y los POA correspondientes,

otros documentos y directrices institucionales que la IES considere importantes para

mejorar su calidad, los objetivos país contenidos en el Plan Nacional de Desarrollo,

Plan del Buen Vivir, etc.



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Figura 5: Insumos para la elaboración de Plan de Mejoras/Fortalecimiento

Elaborado: CEAACES

4.1.1 Proceso de elaboración de planes.

El PEDI contiene la planificación institucional e integra elementos importantes de lo

que la IES es y de lo que pretende ser en el futuro. La elaboración del Plan de

Mejoras/Fortalecimiento institucional obtiene insumos importantes del PEDI. A

continuación se exponen algunos aspectos que deberán ser considerados.

a. Revisar los propósitos declarados de la IES (Misión, visión, valores).- La IES se

diseña a partir de sus propósitos declarados. Para evitar que la misión y visión

sean solamente declaraciones poéticas y subjetivas, se debe desglosarla en sus

partes y establecer Indicadores de impacto que permitan verificar y monitorear la

manera en que la IES está cumpliendo con su misión (ADN de la misión) y

acercándose a su visión (ADN de la visión). Adicionalmente debe definir los

valores institucionales y la manera en que la institución los difunde, y logra que

hagan parte de la cultura interna.

b. Revisar los objetivos estratégicos planteados por la IES y verificar la consistencia

interna y externa.- Los objetivos estratégicos son los grandes QUÉ, que se

orientan al logro de los propósitos declarados (misión y visión); generalmente, son

de largo plazo. Los objetivos estratégicos a su vez se desglosan en objetivos

tácticos e inclusive operativos, los cuales son de mediano y corto plazo.

Plan de Mejoras/Plan de Fortalecimiento

Informe de Autoevaluación

Informe de evaluación

institucional CEAACES

Plan Estratégico de Desarrollo Institucional,

POA

Objetivos estratégicos del país



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Figura 6: Esquema de desglose de objetivos estratégicos

Elaborado: CEAACES

La IES debe revisar sus objetivos estratégicos y verificar que los mismos alineen

con sus propósitos declarados (cumplimiento de la misión y logro de la visión). Se

debe considerar adicionalmente la orientación de los objetivos de país plasmados

en el Plan Nacional de Desarrollo y Plan del Buen Vivir. Para los objetivos

establecidos se deben definir indicadores que permitan verificar el avance logrado

en el tiempo.

c. Relacionar los objetivos estratégicos con los indicadores del modelo de

evaluación.- Una vez revisados los objetivos estratégicos y sus indicadores, se

debe relacionarlos, de ser posible, con los indicadores del modelo de evaluación

del CEAACES. Con seguridad se tendrán más indicadores de los planteados por el

modelo de evaluación del CEAACES, ya que la institución en un estado maduro de

calidad, se orienta a objetivos mucho más retadores que el mero cumplimiento.

d. Realizar un análisis interno y del entorno.- Conocer en qué es fuerte y débil la

institución, así como las oportunidades y amenazas que le presenta el medio

externo, es importante al momento de definir estrategias que ayuden a la IES a

lograr sus objetivos. Es importante que la IES desarrolle un ejercicio reflexivo

profundo para identificar sus fortalezas y debilidades internas en relación con su

capacidad para alcanzar los propósitos declarados (¿Cuáles son las debilidades que

me impiden cumplir con mi misión tal como está expresada y que me impiden

alcanzar la visión que nos hemos propuesto?, ¿Cuáles son las fortalezas de mi

institución que me apoyan para cumplir mi misión y lograr la visión?). Este análisis

debe ser completo y no solamente en relación a la evaluación del CEAACES que

consideró los criterios: Academia, eficiencia académica, investigación,

organización e infraestructura, los que también evolucionarán con el tiempo.

Objetivo Operativo

Objetivo Táctico

Objetivo

Estratégico

OE1

OT1.1 OO1.1.1

OO1.1.2

OT1.2 OO1.1.1

MISIÓN VISIÓN



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Con seguridad, las debilidades identificadas a través de un ejercicio crítico y

honesto se podrán relacionar con los indicadores determinados por el CEAACES.

Se deben identificar también las oportunidades y amenazas del medio externo,

que apoyan o limitan el cumplimiento de la misión y el logro de los objetivos

estratégicos. Realizar un análisis PESTA (de factores: políticos, económicos,

sociales, tecnológicos, ambientales), y de las cinco Fuerzas de Porter, permiten

identificar oportunidades y amenazas del medio externo, que afectan al

desempeño de la IES. Este debe ser un ejercicio periódico debido a que las

condiciones externas son cambiantes.

El análisis interno y del entorno sirve para definir estrategias.

Será un muy buen ejercicio en esta fase analítica, comparar los resultados propuestos por la IES en la autoevaluación y los resultados presentados en el informe de evaluación institucional presentado por el CEAACES; esto permitirá sacar importantes conclusiones que pueden nutrir el plan.

e. Definir las estrategias y planes de acción para lograr los objetivos.- Las estrategias

son los grandes CÓMO que permiten lograr los objetivos. Una vez que se ha

confirmado la consistencia interna y externa, se deben establecer las estrategias

para lograr los objetivos (para hacerlo se puede utilizar la información obtenida en

el análisis interno y externo; por ejemplo, a través de un ejercicio FODA).

La ejecución de las estrategias debería ser priorizada considerando aspectos

como: cumplimiento legal, impacto estratégico en la calidad, necesidad de

recursos, plazos de ejecución, entre otros. En el caso de las IES que se encuentran

en la categoría D, el plan se orientará a elevar los niveles de los indicadores del

modelo de evaluación del CEAACES de una manera focalizada (revisar el

fundamento conceptual); sin embargo, no puede dejar de realizar todo el ejercicio

previo que es el que le da contexto e identidad.

Las estrategias deben desglosarse en actividades y tareas, con asignación de

responsables, fecha de inicio y fin, presupuesto y medios de verificación

relacionados.

Se debe lograr que las estrategias, actividades y tareas tengan un impacto real en

la calidad (revisar 3.3, sobre rendimientos decrecientes), sin descartar la



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necesidad de realizar actividades que se encuentren antes del punto de umbral

(esto dependerá del estado de madurez de la gestión de la calidad, por parte de la

IES).

f. De ser el caso, definir acciones necesarias para los indicadores de la evaluación del

CEAACES que no estén contemplados aún, e incluirlas en el plan.

g. Establecer un cronograma de trabajo.- Con toda la información levantada,

elaborar un cronograma de trabajo. Para racionalizar el cumplimiento de

actividades se pueden utilizar herramientas como Diagramas Gantt.

h. Definir una estructura de seguimiento y control.- Muchos de los planes definidos

no se cumplen debido a una falta de seguimiento y control. Se debe definir

mecanismos para realizar un seguimiento efectivo del cumplimiento del plan y del

logro de los objetivos. Se puede pensar en herramientas como tableros de

comando. Adicionalmente, se debe establecer la periodicidad del seguimiento.

4.1.2 Estructura del plan de mejoras/Fortalecimiento institucional

El Plan de mejoras/Fortalecimiento institucional está formado de 3 partes:

1. Documento del Plan.- En el cual se exponen todos los elementos del plan como:

Introducción, antecedentes, objetivos, determinación de objetivos específicos,

la relación de estos con el aseguramiento interno de la calidad de la IES y una

sección con las conclusiones y anexos.

2. Plan de acción.- Corresponde al detalle de las acciones que implementará la IES

para mejorar de manera progresiva la calidad. Se traduce en el cronograma de

trabajo.

3. Estructura de seguimiento y control.- Corresponde a la estructura definida por

la IES para garantizar, 1) el cumplimiento de actividades del plan; 2) El logro de

los objetivos establecidos.

Elementos del Documento del plan

Tanto el plan de fortalecimiento institucional como el plan de mejoras, deben

contemplar los siguientes elementos:



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Introducción – Antecedentes.- En esta sección se realiza una breve presentación

de la institución para establecer un contexto. Se pueden incluir elementos como:

creación, ubicación, carreras que oferta, número de estudiantes, etc., que

permitan tener una idea muy clara y lo más completa posible de la institución Se

puede además hacer referencia al proceso de evaluación y la normativa que

soporta la elaboración de planes de Mejora/Fortalecimiento.

Filosofía institucional.- En esta sección se debe presentar la filosofía institucional

(misión, visión, valores), que corresponde a los propósitos declarados por la IES.

Adicionalmente, se debe contemplar la manera en que la IES monitorea que se

está cumpliendo con la misión y alcanzando la visión (indicadores de impacto,

ADN); así como la manera en que la IES trabaja para difundir y hacer que los

valores hagan parte de la cultura institucional en todos los niveles (describir los

mecanismos para verificar que este objetivo se está logrando). Se puede utilizar un

formato como el presentado a continuación:

MISIÓN (Colocar la misión institucional)

ELEMENTOS CONSTITUTIVOS (Desglosar la misión en los principales elementos constitutivos, de manera que estén contemplados todos)

Indicadores de impacto (Para cada elemento constitutivo establecer indicadores claves que permitan monitorear que el elemento se está cumpliendo).

Se debe generar algo similar para la visión.

Se evaluará la presentación que realice la IES sobre sí misma, de manera que se pueda tener una idea muy clara de su situación, del

proceso de evaluación, de los resultados.



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Objetivos Estratégicos.- A partir de la filosofía institucional se establecen los

objetivos estratégicos que guiarán el accionar de la IES en un período establecido.

Los objetivos estratégicos son los objetivos macro, globales. Los objetivos deben

orientarse a cumplir con la misión e impulsar a la IES a lograr su visión; todos los

objetivos deben ser “SMART”: específicos, medibles, alcanzables, relevantes y

asociados a una unidad de tiempo.

Los objetivos estratégicos deben desglosarse en una serie de objetivos tácticos (y si

se requiere, operativos), que le dan operatividad a la estrategia.

El logro de los objetivos operativos permite alcanzar los objetivos tácticos, y éstos a

su vez los estratégicos. En esta sección se deben definir los objetivos estratégicos,

tácticos y operativos.

Es importante verificar si los objetivos están alineados con los propósitos

declarados, si se relacionan con los objetivos país y si tienen un impacto en la

calidad de la educación (se pueden incluir otros aspectos que la IES considere

relevantes).

Tabla No. 1: Evaluación cualitativa de objetivos

Elaborado: CEAACES

OBJETIVOS

Relación con Misión y

Visión Institucional

Relación con Objetivos

País

Impacto en la calidad

de la educación

Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo

Objetivo 1

Objetivo 2

Objetivo 3

Objetivo 4

Objetivo 5

Se evaluará el desglose de la misión y visión institucional en sus partes constitutivas y los indicadores de impacto propuestos para medir el cumplimiento. Además, los mecanismos que aplica la IES

para difundir los valores y medir los resultados.



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Una manera de verificar si los objetivos se están logrando es medir por medio de

indicadores; se deben establecer los indicadores necesarios.

Adicionalmente se deben relacionar los objetivos e indicadores institucionales con

los indicadores del modelo del CEAACES.

Análisis situacional.- Existen factores internos y externos que afectan el

desenvolvimiento efectivo de la IES. Los factores internos son aquellos sobre los

cuales la IES puede tomar acción y se relacionan con sus fortalezas y debilidades.

Los factores externos son aquellos sobre los cuales la IES no tiene injerencia, pero

que es necesario identificar porque afectan su accionar; tienen que ver con las

oportunidades y amenazas.

En esta sección se deben identificar las fortalezas, debilidades, oportunidades y

amenazas, a partir de análisis como PEST, 5 Fuerzas de Porter, capacidades

internas, teniendo en mente la visión y objetivos estratégicos definidos (¿Qué

fortalezas tengo como institución que al utilizarlas me ayudaría importantemente a

lograr los objetivos y alcanzar la visión?; ¿Qué debilidades tengo como IES que me

impedirían o dificultarían lograr los objetivos?; ¿Qué oportunidades externas

existen que puedo aprovechar para lograr los objetivos?; ¿Qué amenazas externas

existen que me pueden impedir lograr los objetivos?).

En esta sección se puede adicionalmente realizar un análisis entre la

autoevaluación institucional y los resultados de la evaluación del CEAACES, que

genere insumos para la elaboración del plan.

Se evaluará:

El alineamiento de los objetivos con los propósitos declarados (misión, visión).

El desglose y alineamiento de objetivos estratégicos en tácticos y operativos.

Capacidad de indicadores para medir el logro de los objetivos.

Relacionamiento de objetivos con indicadores CEAACES.



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Definición de estrategias.- En esta sección se deben establecer las estrategias que

permitirán alcanzar los objetivos. Aunque se pueden aplicar diferentes enfoques

para el efecto, se podría realizar a través del análisis FODA. La información

obtenida del análisis situacional es de mucha utilidad en esta fase (se pueden

definir estrategias que permitan utilizar las fortalezas, aprovechar las

oportunidades, eliminar o disminuir debilidades y amenazas, para lograr los

objetivos; también se pueden definir estrategias combinadas FO, FA, DO, DA. Se

recomienda revisar bibliografía al respecto). Se debe apreciar la perfecta relación

entre los objetivos y las estrategias definidas.

Las estrategias que se definan deben apoyar la consistencia interna y externa;

deben ser actividades que impacten considerablemente a la calidad de la

educación y de los profesionales que está formando y deben proyectar a la IES más

allá del cumplimiento base (modelo CEAACES).

Tabla No. 2: Evaluación cualitativa de estrategias

Elaborado: CEAACES

De las estrategias definidas se desprenderán los planes de acción.

ESTRATEGIAS

Consistencia

(Ver 3.1)

Impacto en la calidad

(Rendimientos

decrecientes, ver 3.3)

Proyección

(Ver 3.4)

Urgencia e

Importancia

(Ver 3.5)

Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo C I C II

Estrategia 1

Estrategia 2

Estrategia 3

Estrategia 4

Estrategia 5

Se evaluará el análisis interno y externo realizado por la IES, que le permita identificar sus fortalezas y debilidades, así como las

oportunidades y amenazas.



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Conclusiones.- Señalar las conclusiones sobre todo el trabajo realizado.

Referencias bibliográficas: Se deberán señalar las fuentes bibliográficas que fueron

utilizadas para el desarrollo del plan. El trabajo realizado debe obedecer a un

ejercicio soportado en fuentes que ayuden a la IES a mejorar el plan presentado

(no se juzgarán las fuentes utilizadas, pero no son aceptables aquellas como blogs,

wikis, etc.). Utilizar el formato APA.

Anexos: Son los documentos que se incluyen para respaldar particularidades

descritas en el plan.

Se evaluará

La consistencia entre los objetivos y las estrategias planteadas. La calidad de las estrategias en relación a la tabla anterior. Si las estrategias nacieron de algún tipo de análisis (p.e.

fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas)

Se evaluará la pertinencia y correspondencia de las conclusiones con todo el trabajo desarrollado y si éstas proyectan a la IES a

tomar decisiones.

Se evaluará que los anexos sean relevantes a lo que respaldan. En caso de presupuesto y documentos legales, deben estar

aprobados por la autoridad competente.



[Año]


Elementos del Plan de acción

El plan de fortalecimiento institucional y el plan de mejoras contemplarán un plan de

acción que deberá contener OBLIGATORIAMENTE al menos los siguientes elementos:

Objetivos: Objetivos estratégicos, tácticos (y operativos donde corresponda). Se

recuerda que deben estar alineados a los propósitos declarados por la institución

(misión y visión).

Indicadores: Con base en los objetivos planteados se deben establecer indicadores

que permitirán medir el cumplimiento de los objetivos.

Indicadores del modelo de evaluación CEAACES relacionados: Se deben colocar

los indicadores del modelo de evaluación utilizado por el CEAACES en las partes

que corresponda.

Estrategias: Se deben colocar las estrategias definidas en el documento del plan

Actividades y Tareas: Corresponde al conjunto de acciones o tareas a implementar

y que se desprenden de las estrategias definidas. Las actividades deben estar

contempladas para un período máximo de 24 meses para el caso de planes de

mejora, y de hasta 12 meses para el caso de planes de fortalecimiento

institucional. Pueden haber actividades que tengan un nivel de complejidad

mayor; en este caso, se requiere subdividirlas en acciones más sencillas,

denominadas tareas; tanto las tareas como las actividades deben ser verificables y

entendibles.

Fechas de ejecución: Cada actividad debe tener una fecha de inicio y una fecha de

finalización. Los plazos establecidos deben corresponder a la duración racional de

la actividad, evitando contemplar plazos exagerados para actividades simples o

Se evaluará que las actividades y tareas tengan relación con las estrategias definidas y permitan ver de manera secuencial su

cumplimiento



[Año]


plazos muy cortos para actividades complejas. También debe considerarse un plazo

adecuado debido a imprevistos que pudieran surgir.

Responsable: Cada actividad o tarea debe tener un responsable para su ejecución.

Las personas responsables no necesariamente son quienes ejecutan las

actividades, pero si quienes garantizan su cumplimiento dentro de los plazos

establecidos, así como la eficacia y eficiencia de las acciones implementadas. Los

responsables deben proveer las evidencias de realización (medios de verificación).

Presupuesto: Es el valor monetario destinado para la ejecución de las tareas o

actividades que serán implementadas. El presupuesto establecido debe ser

realista, obedecer a un proceso de análisis responsable. La IES deberá verificar que

el presupuesto esté aprobado por la autoridad competente de la institución.

Medios de verificación: Corresponde a un detalle de los instrumentos o medios a

través de los cuales se acreditará el cumplimiento de las actividades y objetivos

establecidos. Los medios de verificación proporcionan al evaluador evidencia de

Se evaluará que los plazos sean consistentes con la duración estimada de la actividad.

Se evaluará que exista un responsable para la ejecución de cada actividad.

Se evaluará que las actividades que requieran un presupuesto, lo tengan contemplado.



[Año]


cumplimiento. Se debe cuidar que los medios de verificación sean adecuados y

suficientes, y que permitan verificar el cumplimiento de las actividades.

Cronograma de Trabajo: Las acciones propuestas en el plan deber estar plasmadas

en un Diagrama de Gantt, que deberá ser anexado.

Estructura de seguimiento y control

La IES debe definir una estructura que le permita realizar un seguimiento efectivo del

cumplimiento de las actividades del plan y del logro de los objetivos planteados. Es

importante que el seguimiento sea periódico y participen las personas responsables

del cumplimiento de las actividades.

Se debe buscar que las actividades sean ejecutadas en los plazos definidos, evitando

retrasos innecesarios; sin embargo, cuando por alguna circunstancia especial no se

ejecute alguna actividad, se deben establecer las acciones correctivas necesarias.

La unidad encargada del seguimiento y control, debe tener la responsabilidad y

autoridad suficiente para poder demandar de los responsables el cumplimiento de las

actividades. Se deben definir mecanismos para informar y retroalimentar

periódicamente a los principales directivos de la IES, acerca del cumplimiento de

actividades y el logro de los objetivos; estas reuniones deberían ser documentadas y

evidenciar las decisiones que se toman como resultado del seguimiento.

4.1.3 Método de evaluación de planes

La evaluación de los Planes de Mejora/Fortalecimiento institucional se realizará

considerando las siguientes ponderaciones:

Se evaluará que los medios de verificación planteados sean pertinentes y relevantes a la actividad propuesta.



[Año]


Tabla No. 3: Criterios de evaluación de planes mejora/fortalecimiento y ponderaciones

Elaborado: CEAACES

A su vez, dentro de cada criterio se han definido ponderaciones para los diversos

ítemes que la componen, así:

1. Documento del Plan:

Tabla No. 4: Criterios de evaluación del documento del plan y ponderaciones

Elaborado: CEAACES

CRITERIOS DE EVALUACIÓN PONDERACIÓN

1 Documento del plan 40%

2 Plan de acción 40%

3 Estructura de seguimiento interno 20%

TOTAL 100%

ÍTEMES DE EVALUACIÓN PONDERACIÓN

1 Introducción - Antecedentes 5 %

2 Operacionalización de la filosofía institucional (indicadores de

impacto) 20%

3 Objetivos estratégicos-tácticos (alineamiento con filosofía

institucional) 15%

4 Indicadores para objetivos estratégicos 10%

5 Análisis situacional 5%

6 Estrategias (A partir de análisis situacional) 20%

7 Relación de objetivos e indicadores institucionales con los

indicadores del modelo del CEAACES 10%

8 Conclusiones 5%

9 Anexos (Documentos de respaldo) 10%

TOTAL 100%



[Año]


2. Plan de Acción:

Tabla No. 5: Criterios de evaluación de planes y ponderaciones

Elaborado: CEAACES

3. Estructura de seguimiento interno

Tabla No. 6: Criterios de evaluación de estructura interna de seguimiento y ponderaciones

Elaborado: CEAACES

Todos los ítemes de evaluación tienen rúbricas de calificación que permiten otorgar un

puntaje objetivo a cada elemento del plan.

El plan se considera APROBADO cuando ha obtenido una calificación igual o superior a 80/100

CRITERIOS DE EVALUACIÓN PONDERACIÓN

1 Periodicidad de seguimiento 20%

2 Responsable de seguimiento 30%

3 Mecanismos para acciones correctivas 20%

4 Instrumentos para información y retroalimentación a

autoridades 30%

TOTAL 100%

CALIFICACIÓN OBTENIDA DECISIÓN

1 Igual o superior a 80/100 APROBADO

2 Inferior a 80/100 NO APROBADO

ÍTEMES DE EVALUACIÓN PONDERACIÓN

1 Actividades y tareas 50%

2 Fechas de ejecución 10%

3 Responsables 5%

4 Presupuesto 20%

5 Medios de verificación 15%

TOTAL 100%

DOCUMENTO GUÍA PARA LA ELABORACIÓN Y EVALUACIÓN DE PLANES DE MEJORA Y PLANES DE FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL, DE LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIÓN SUPERIOR


ANEXO A. Formato del Plan de Trabajo

INSTITUCIÓN:

CONTACTO OFICIAL:

FECHA DE INICIO DEL PLAN:

FECHA DE FINALIZACIÓN DEL PLAN:

PERIODICIDAD DE SEGUIMIENTO

FECHA Y HORA DE SEGUIMIENTO

LUGAR

TAREA 1.1.1 20/03/2014 15/04/2014 500

TAREA 1.1.2 mar-14 abr-14 0

TAREA 1.1.3 1200

TAREA 1.2.1

TAREA 1.2.2

TAREA 1.3.1

TAREA 1.3.2

TAREA 2.1.1

TAREA 2.1.2

TAREA 2.1.3

TAREA 2.2.1

TAREA 2.2.2

TAREA 2.2.3

TAREA 2.3.1

TAREA 2.3.2

TAREA 3.1.1

TAREA 3.1.2

TAREA 3.1.3

TAREA 1.2.1

TAREA 1.2.2

TAREA 1.3.1

TAREA 1.3.2

TAREA 4.1.1

TAREA 4.1.2

TAREA 4.1.3

TAREA 4.2.1

TAREA 4.2.2

TAREA 4.2.3

TAREA 4.3.1

TAREA 4.3.2

EstrategiasFórmula de cálculo

ACCIÓN 4.2

ACCIÓN 4.3

ACCIÓN 2.1

ACCIÓN 2.2

ACCIÓN 2.3

OBJETIVO TÁCTICO 1.1

INDICADOR 1

INDICADOR 2

ESTRATEGIA 1

ESTRATEGIA 2

ACCIÓN 1.1

ACCIÓN 1.2

ACCIÓN 1.3

Director de

Aseguramiento de

Calidad

Indicadores (modelo de

evaluación)

relacionados

OBJETIVO TÁCTICO 1.2

INDICADOR 3 ESTRATEGIA 3

ACCIÓN 3.1

ACCIÓN 3.2

ACCIÓN 3.3

INDICADOR 4 ESTRATEGIA 4

ACCIÓN 4.1

OB

JE

TIV

O E

ST

RA

TÉ

GIC

O 1

Objetivos Tácticos

PLAN DE MEJORAS/FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL

Cronograma

Medio de verificación Presupuesto

(USD)

Responsable

(Cargo)Fecha de

Inicio

Fecha de

Finalización

Objetivos Extratégicos Indicador Acciones Tareas

DOCUMENTO GUÍA PARA LA ELABORACIÓN Y EVALUACIÓN DE PLANES DE MEJORA Y PLANES DE FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL, DE LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIÓN SUPERIOR


REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

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mantenimiento y mejoramiento. Antioquia: Publicaciones Universidad.

Dirección General de Investigación y Acreditación Universitaria, Asamblea Nacional de Rectores.

(2005). Modelo de Autoevaluación con fines de mejora de las carreras universitarias. Lima:

Publicaciones de la Asamblea Nacional de Rectores.

SINAES. (2003). Proceso de Acreditación: Sistema Nacional de Acreditación de la Educación

Superior. Recuperado el 15 de julio de 2013, de sitio web de Sistema Nacional de

Acreditación de la Educación Superior:

www.sinaes.ac.cr/proceso_acreditacion/guiaelaborarplanmej.doc

Unidades Tecnológicas de Santander. (2011). Acreditación: Unidades Tecnológicas de Santander.

Recuperado el 15 de julio de 2013, de sitio web de Unidades Tecnológicas de Santander:

http://200.21.199.181/oaca/images/Guia%20elaboracion%20plan%20de%20mejoramient

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Covey S. (1997). Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva. Espasa Libros. España

Toro J. (2012). Gestión interna de la calidad en las instituciones de educación superior. Centro

Interuniversitario de Desarrollo CINDA- RIL Editores. Chile

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