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EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DE
DESARROLLO DE PERSONAL
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EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
C O N T E N I D O:
HOJA DE AUTORIZACIONES
INTRODUCCION
OBJETIVOS
POLITICAS GENERALES
FUNCIONES GENÉRICAS
FUNCIONES ESPECÍFICAS
MARCO JURÍDICO
PROCEDIMIENTOS:
o DETECCIÓN DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN
o CAPACITACIÓN Y ADIESTRAMIENTO DEL PERSONAL
Programación de la capacitación Organización de eventos de capacitación Valuación y seguimiento Autorización de cursos aislados Contratación de cursos
FORMATOS
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EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DDP -001 Perfil de Puesto por PersonaDDP -002 Lista de AsistenciaDDP -003 Control Anual de CursosDDP -004 Solicitud de Curso de CapacitaciónDDP -005 Cuestionario de Opinión
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EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
A U T O R I Z A C I O N E S
ELABORO
C.P. JOSUE J. LIEVANO MERIDADIRECTOR DE ADMINISTRACION
AUTORIZO:
DR. PABLO LIEDO FERNANDEZDIRECTOR GENERAL
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EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
INTRODUCCIÓN
El Manual de Procedimientos de Desarrollo de Personal de El Colegio de la Frontera Sur, es un instrumento para que la organización alcance alta productividad y eficiente desempeño que la introduzca a la excelencia, atendiendo, específicamente, las necesidades de desarrollo del elemento más importante: el personal.
La capacitación es un factor estratégico para que las organizaciones puedan ser competitivas, ello hace necesario capacitar perseverantemente a todos los empleados (base, confianza y técnicos), con lo que resulta conveniente diseñar y poner en marcha programas de capacitación basados en investigación de las necesidades de cada individuo, del área a la que pertenece y de la organización.
La capacitación sirve para que el personal se desarrolle con un proceso paulatino de aprendizaje, que permita la comprensión de las actividades propias de un puesto mejor.
La capacitación busca solucionar los problemas de las organizaciones. Guarda una estrecha relación con las deficiencias en cuanto a conocimientos, habilidades y actitudes del personal.
La Detección de las Necesidades de Capacitación (DNC) permite conocer los requerimientos del personal, lo que es de gran utilidad para establecer objetivos y acciones del plan de capacitación.
El Departamento de Desarrollo de Personal (DDP) de ECOSUR, en este marco, tiene como objetivo la administración de la capacitación, ya que planea las acciones para el diagnóstico, la oferta y la impartición de los cursos, el apoyo a los mismos y la documentación de todas estas acciones, apegándose a los procedimientos, registros y controles que establece la Ley Federal del Trabajo (LFT).
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EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
El papel de los jefes o mandos intermedios se orienta a contestar o a participar en las técnicas elegidas para la detección y en apoyar la asistencia de su personal a los eventos de capacitación.
Al personal capacitado le corresponde, en su caso, contestar los instrumentos que les presenten, asistir a los cursos y, posteriormente, aplicar lo aprendido.
Aprobado por la Junta de Gobierno de El Colegio de la Frontera Sur, en su primera sesión ordinaria celebrada en la ciudad de Cancún, Quintana Roo, el 04 de abril de 2003, con el acuerdo número JG-O-I-03-23.
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EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
OBJETIVO
Contar con un documento que permita conocer como se llevan a cabo las actividades asignadas al Departamento de Desarrollo de Personal.
Este Manual ha sido diseñado no sólo con el fin de cumplir con una disposición legal, sino como un instrumento guía para incrementar la productividad del personal y el desarrollo institucional.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Actualizar y perfeccionar los conocimientos y habilidades del trabajador en su actividad, así como proporcionar la información necesaria para la creación y aplicación de nueva tecnología.
Impartir la capacitación a través de la cual se puedan alcanzar niveles de productividad y calidad eficaz y eficientemente.
Cumplir con la disposición de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, en el artículo 123, fracción XIII y la LFT, artículo 132, fracción XV.
Facilitar a los colaboradores de ECOSUR su derecho para capacitarse y adiestrarse en su puesto y en el inmediato superior, elevando así su nivel de vida y su productividad.
Mejorar las aptitudes personales en los diferentes puestos de la Institución.
Prevenir riesgos de trabajo.
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EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
POLÍTICAS GENERALES
La capacitación estará, primordialmente, dirigida al personal administrativo y de apoyo.
La capacitación que este departamento puede ofrecer al personal técnico será sólo en eventos de capacitación (talleres o cursos) en temas de interés general a toda la comunidad (tales como programas de computación, ortografía, redacción, o cursos generales como superación personal y seguridad e higiene, entre otros).
La capacitación y el adiestramiento del personal sindicalizado deberán basarse fundamentalmente en las Condiciones Generales de Trabajo.
Para todos los eventos de capacitación la autorización corresponderá al jefe del área respectiva.
La capacitación y el adiestramiento es responsabilidad inherente a cada jefe y a cada trabajador.
El departamento de Desarrollo de Personal (DDP) tiene la responsabilidad de facilitar y optimizar la capacitación y de proporcionar las condiciones necesarias para que se realicen los eventos.
Cada área será responsable del contenido e intensidad de los cursos desarrollados, así como de la evaluación de los resultados en el trabajo.
La redefinición de planes y programas será responsabilidad del jefe inmediato y del departamento de Desarrollo de Personal.
Los jefes de las diferentes áreas deberán dar las facilidades para que sus colaboradores reciban la capacitación programada.
Toda la capacitación que sea recibida, fuera de este programa y que esté relacionada con el desempeño en el trabajo, deberá estar autorizada por el
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EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
jefe inmediato y, posteriormente, reportarse al DDP para que ahí se determine su pertinencia y se considere en el expediente personal.
Para la aplicación de este Manual se entenderá por:
CMCA: A la Comisión Mixta de Capacitación y Adiestramiento.
DNC: A la Detección de Necesidades de Capacitación.
DDP: Al Departamento de Desarrollo de Personal.
LFT: A la Ley Federal del Trabajo.
Unidades: A las Sedes ECOSUR ubicadas en el sureste de la República Mexicana: San Cristóbal de las Casas y Tapachula en Chiapas, Chetumal, Quintana Roo, Villahermosa, Tabasco y Campeche, Campeche.
POLÍTICAS ESPECÍFICAS:
PRESUPUESTO
La administración del presupuesto de capacitación será responsabilidad del departamento de Desarrollo de Personal.
El gasto por concepto de alquiler de espacios (salones, etc.), compra de equipo, contratación de instructores externos e inscripciones a cursos en instituciones especializadas, serán tramitados a través del Departamento de Adquisiciones y será cubierto con el presupuesto destinado al DDP
En el caso de cursos en instituciones especializadas, cada área involucrada deberá cubrir los viáticos, pasajes y gastos adicionales generados por concepto de estos eventos.
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EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Dichos gastos en capacitación deberán corresponder a las necesidades de capacitación detectadas por el DDP.
INSTRUCTORES
La capacitación y el adiestramiento se llevarán a cabo primordialmente por instructores internos, siempre y cuando éstos reúnan la capacidad técnica y didáctica para impartirlos.
Todo Instructor Interno deberá conocer con anticipación la problemática y las necesidades que dieron origen al evento.
Los instructores tanto internos como externos, deberán elaborar una carta descriptiva del curso para conocer la metodología a utilizar. En dicha actividad el DDP podrá apoyar en su elaboración y deberá estar autorizada por el o los jefes inmediatos de los participantes.
EVALUACIÓN
Todos los cursos y eventos de capacitación deberán ser evaluados por el DDP y, en su caso, por los participantes de cada evento.
La vigilancia y sugerencia de medidas tendientes a perfeccionar el sistema de procedimientos de capacitación del personal de base estarán a cargo de la Comisión Mixta de Capacitación y Adiestramiento.
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EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
MARCO JURIDICO
LEY FEDERAL DEL TRABAJO
Art. 132 Frac. XV Obligación del patrón a proporcionar la capacitación al trabajador.
Art. 132 Frac. XXVIII Obligación de integrar las comisiones mixtas de capacitación.
CAPÍTULO III BIS
Art. 153.- De la Capacitación y Adiestramiento de los Trabajadores.
DETECCION DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN
OBJETIVO
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EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Conocer los lineamientos que se seguirán para determinar las necesidades de capacitación a través de una detección sistemática, bajo una metodología en coparticipación con todos los involucrados, a fin de orientar correctamente dicha capacitación, de acuerdo a los requerimientos específicos de cada puesto.
ALCANCE
Este procedimiento será aplicable a todas las áreas de ECOSUR.
DEFINICIONES
Detección de necesidad de capacitación (DNC).- Es la diferencia cuantificable y medible que se obtiene al comparar los requerimientos de un puesto con los conocimientos, habilidades y actitudes de quien lo ocupa.
Investigación de Necesidades.- Es el proceso que nos permite precisar, lo más aproximado posible, las diferencias medibles y cuantificables existentes entre los conocimientos, habilidades y actitudes requeridas en un trabajador para que logre resultados productivos y los que posee actualmente.
POLÍTICAS
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EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
La investigación de necesidades deberá realizarse de acuerdo a los lineamientos descritos en este Manual.
Los programas de capacitación deberán orientarse a la satisfacción de la necesidad detectada.
Las necesidades encubiertas de capacitación serán atendidas con base al resultado de una investigación.
Es responsabilidad del departamento de Desarrollo de Personal llevar a cabo una investigación o Detección de Necesidades de Capacitación.
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EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DESCRIPCION DE LOS PROCEDIMIENTOS
IDENTIFICACIÓN
PROPÓSITO
QUE EN QUE PARA QUE PARA QUIEN- IMPLEMENTAR EL PROCEDIMIENTO PARA DETERMINAR LAS NECESIDADES DE CAPACITACIÓN
- A TRAVÉS DE UNA DETECCIÓN SISTEMÁTICA, DE ACUERDO A FUNCIONES Y PUESTO,
- INCREMENTAR O ACTUALIZAR LOS CONOCIMIENTOS PARA MEJORAR HABILIDADES.
- PERSONAL ADMINISTRATIVO Y DE APOYO ADCRITO A EL COLEGIO.
ALCANCE
- Aplicables al personal administrativo, de apoyo y técnico administrativo.
POLITICAS
- Cumplir con los objetivos institucionales de El Colegio a través de un programa integral de capacitación; para lo cual se llevará a cabo una Detección de Necesidades de Capacitación.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Clave:
DETECCION DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN Última Revisión: Enero 2005
Páginas: 6
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EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTO DE DETECCIÓN DE NECESIDADES DE CAPACITACION
RESPONSABLE ACCION NO. A C T I V I D A D
DDP Convoca 1 - Convoca a los jefes inmediatos del personal administrativo y técnico, para explicarles el procedimiento, elaborar los perfiles de puesto y calificar de acuerdo a la escala previamente establecida, en el formato instrumentado para ese fin.
Jefes inmediatos Asisten
Realizan
Clasifican
Efectúan
2 - Acuden a la reunión, conocen el procedimiento y definen necesidades.
-Determinan las competencias (conocimientos, habilidades y actitudes) ideales para el puesto que están desempeñando.
- Clasifican de acuerdo a competencias, considerando lo que el personal debe saber (conocimientos), manejar (habilidades) y comportarse (actitudes).
- Llenan el formato DDP-001: Perfil de Puesto por Persona.
DDP Ubica 3 - Orienta a los jefes en la determinación de dichas competencias.
Jefes Inmediatos Califican y envían
4 - Una vez determinadas, califican las competencias de cada uno de sus colaboradores de acuerdo a la escala establecida, determinan prioridades y las remiten al DDP.
DDP Recibe 5 - Recibe las calificaciones de las competencias y solicita al personal evaluado se autocalifiquen de acuerdo a la escala establecida.
Personal técnico y/o administrativo
Califica 6 Reciben el formato, autocalifican las competencias de acuerdo a la escala indicada y devuelven al DDP.
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EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DDP Recibe
Realiza
7 - Con los formatos calificados por ambas partes obtiene un promedio entre la calificación del jefe inmediato y del colaborador, el cual servirá de referencia para determinar las necesidades reales y prioritarias de capacitación propias del puesto.
- Una vez obtenida dicha información, la analiza y de acuerdo a las prioridades, elabora el Plan Anual de Capacitación Institucional.
Termina Procedimiento
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EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DIAGRAMA DE FLUJO DETECCIÓN DE NECESIDADES DE CAPACITACION
DDP JEFES INMEDIATOS PERSONAL TECNICOY/O ADMINISTRATIVO
INICIO
CONVOCA A JEFES DE PERSONAL ADMINISTRATIVO Y TECNICO PARA EXPLICACION DEL PROCEDIMIENTO Y ELABORAR LOS PERFILES DEL PUESTO
1
ASISTEN A REUNION, CONOCEN PROCEDIMIENTO, DETERMINAN LAS NECESIDADES IDEALES PARA EL PUESTO Y CLASIFICAN CONSIDERANDO LOS CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y ACTITUDES Y LLENAN FORMATO DDP-001
ASESORA PARA MEJOR CALIFICACION DE APTITUDES PARA EL PUESTO
CALIFICAN APTITUDES DEL PERSONAL A SU CARGO Y DETERMINAN NECESIDADES.
RECIBE CALIFICACIONES Y SOLICITA AL PERSONAL SE AUTOCALIFIQUE DE ACUERDO A ESCALAS.
RECIBEN FORMATO Y SE AUTOCALIFICAN
PROMEDIA LA CALIFICAN DEL JEFE LA DE CADA PERSONAL, ANALIZA NECESIDADES Y ELABORA PLAN ANUAL DE CAPACITACION INSTITUCIONAL
FIN DEPROCESO
2
3
4
5
6
7
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EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CAPACITACIÓN
OBJETIVO
Conocer los lineamientos que se alcanzarán para llevar a cabo un proceso de capacitación de calidad que impacte en los objetivos estratégicos de la organización, optimizando conocimientos, habilidades y actitudes del personal.
ALCANCE
Este procedimiento será aplicable al personal administrativo, de apoyo y técnico administrativo.
POLÍTICAS
La investigación de necesidades deberá realizarse de acuerdo a los lineamientos descritos en este Manual.
Los programas de capacitación deberán orientarse a la satisfacción de la necesidad detectada.
Las necesidades encubiertas de capacitación serán atendidas con base al resultado de una investigación.
Es responsabilidad del Departamento de Desarrollo de Personal llevar a cabo una investigación o Detección de Necesidades de Capacitación.
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EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Todos los programas de capacitación deberán estar aprobados por los responsables de área, mismos que tendrán la facultad de agregar, modificar o reprogramar de acuerdo a sus propias necesidades.
De acuerdo al Plan Anual de Capacitación, es necesario mantener un control de todos los gastos, incluyendo los costos que se generen por contratación de instructores externos (precio del curso y viáticos), o en el caso de instructores internos considerar los gastos por viáticos y material de apoyo.
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EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
IDENTIFICACIÓN
PROPÓSITO
QUE EN QUE PARA QUE PARA QUIEN- CONOCER - LINEAMIENTOS
QUE SE SEGUIRÁN
- REALIZAR UN PROCESO DE CAPACITACIÓN DE CALIDAD, QUE IMPACTE EN LOS OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DE LA ORGANIZACIÓN, OPTIMIZANDO CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y ACTITUDES
- PERSONAL ADMINISTRATIVO, DE APOYO Y TÉCNICO ADMINISTRATIVO.
ALCANCE
- Aplicable al personal administrativo, de apoyo y técnico administrativo.
POLITICAS
- La investigación de necesidades deberá realizarse de acuerdo a los lineamientos descritos en este Manual, sus programas de capacitación se orientaran a la satisfacción de la necesidad detectada. En tanto que las necesidades encubiertas de capacitación serán atendidas en base al resultado de una investigación.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Clave :
CAPACITACIÓN Última Revisión: Enero 2005
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTO DE CAPACITACIONRESPONSABLE ACCION No. A C T I V I D A D
DDP Realiza
Verifica
1 - Obtenida la información de la Detección de Necesidades de Capacitación (indicado en el procedimiento anterior), estructura el plan de trabajo anual y en caso de requerirlo solicita apoyo de las áreas involucradas.
- Requiere al Departamento de Programación y Presupuesto información del techo presupuestal con el que contará.
Departamento de Programación y Presupuesto
Informa 2 - Proporciona información vigente del presupuesto autorizado para el ejercicio.
DDP Estructura
Elabora
3 - Con la información de la DNC y del presupuesto autorizado, estructura el Programa de Capacitación para cada una de las Unidades que conforman El Colegio.
- Elabora el documento “Plan de Capacitación”, mismo que presenta, junto con el programa, a la Dirección de Administración para su visto bueno o corrección.
Dirección de Administración
Recibe
Autoriza
Rechaza
4
4.1
4.2
Recibe documento.Si procede:- Da su visto bueno y lo envía al DDP.
No procede:- Rechaza y remite para corrección al DDP.
DDP Remite
Revisa y corrige
5 - Recibe documento autorizado por la Dirección de Administración y lo remite a la Dirección General para su aprobación o corrección.
- Si no procedió y requiere correcciones, lo revisa, adecua y lo remite a la Dirección de Administración para su autorización.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Dirección General Recibe
Autoriza
Sugiere
6
6.1
6.2
- Recibe el archivo.
No procede:Sugiere mayores correcciones y remite al DDP.
Si procede:- Autoriza y lo remite al DDP.
DDP Recibe, corrige y convoca
Recibe y convoca
7
7.1
- No fue autorizado: recibe el documento para su corrección, verifica las sugerencias y envía para su visto bueno.
- Si fue autorizado: se reúne con la CMCA para presentar el Programa de Capacitación del Personal de Base.
CMCA Recibe
Indica y remite
Autoriza
8 - Revisa el Programa presentado:
No procede:Indica correcciones y remite al DDP.
Si procede:- Da su visto bueno.
DDP Recibe y Corrige
Envía
9
9.1
- Recibe documento para revisión, lo corrige y remite nuevamente a la CMCA.
- Con el visto bueno de la CMCA, envía a los jefes de Inmediatos la calendarización y duración de los eventos de capacitación a realizar durante el año para que lo programen y se notifique al personal.
Jefes Inmediatos Revisan y notifican
10 - Revisan el programa y comunican al DDP su aceptación o posibles reprogramaciones.
DDP Recibe y reprograma
11 - Recibe el Programa con el visto bueno, en su caso, realiza las reprogramaciones solicitadas y envía a los jefes inmediatos para su aplicación.
Termina Procedimiento
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE CAPACITACIONDDP DEPTO. DE PROG. Y
PRESUPUESTO DIRECCION DE ADMON.
INICIO
DE ACUERDO A LA INFORMACION, DETECCION DE NECESIDADES DE CAPACITACION, ESTRUCTURA PLAN DE TRABAJO ANUAL Y SOLICITA AL DEPTO. DE PROG. Y PRESUP. TECHO PRESUPUESTAL
1
DA VISTO
BUENOY REMITE
AL DDP
DA INFORMACION DEL PRESUPUESTO AUTORIZADO PARA EL EJERCICIO.
DIRECCION GENERAL CMCA JEFES INMEDIATOS
VERIFICADO EL PRESUPUESTO REALIZA PROGRAMA DE CAPACITACION PARA LAS UNIDADES, EFECTUA EL PLAN DE CAPACITACION Y REMITE A LA DIRECC. DE ADMON. PARA SU APROBACION
SI PROCEDE
REMITEAL
DDP PARACORRECCION
NO PROCEDE
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DDP DEPTO. DE PROG. Y PRESUPUESTO DIRECCION DE ADMON.
PROCEDIMIENTO DE CAPACITACION
DIRECCION GENERAL CMCA JEFES INMEDIATOS
RECIBE DOCUMENTO AUTORIZADO Y LO REMITE A LA DIRECCION GENERAL PARA REVISION Y AUTORIZACION
NO FUE AUTORIZADO, RECIBE, REVISA Y CORRIGE Y ENVIA NUEVAMENTE A LA DIRECCION DE AMON. PARA CONTINUAR EL PROCED.
RECIBEY REVISA
CONSIDERA CORRECCIONES
Y REMITEAL DDP
NO PROCEDE
AUTORIZAY ENVIA
ALDDP
SI PROCEDE
NO FUE AUTORIZADO:RECIBE, CORRIGE Y ENVIA PARA VISTO BUENO
RECIBE DOCTO. AUTORIZADO Y SE REUNE NUEVAMENTE CON LA CMCA PARA SU PRESENTACION.
INDICACORRECCIONES
Y ENVIA ALDDP
NO PROCEDE
NO PROCEDE, RECIBE, CORRIGE Y REMITE A LA CMCA
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DDP DEPTO. DE PROG. Y PRESUPUESTO DIRECCION DE ADMON
PROCEDIMIENTO DE CAPACITACION
DIRECCION GENERAL CMCA JEFES INMEDIATOS
DA VISTOBUENO Y
REMITE ALDDP
SI PROCEDE
SI PROCEDE:ENVIA A JEFES INMEDIATOS LOS EVENTOS A REALIZAR ANUALMENTE, SU CALENDARIZACION Y DONACION DEL CURSO
REVISAN Y AUTORIZAN O SOLICITAN, EN SU CASO REPROGRAMACIONES AL DDP
FIN DEPROCES
O
SI REQUIERE REPROGRAMACIONES, CORRIGE Y REMITE FINALMENTE A LOS JEFES INMEDIATOS PARA SU APLICACION
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTO DE LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DE CAPACITACIÓN
OBJETIVO
Coordinar y dirigir los eventos de capacitación y sus actividades para alcanzar los objetivos planteados y cumplir con calidad las acciones de esta etapa del proceso.
ALCANCE
Este procedimiento será aplicable al Departamento de Desarrollo de Personal y Unidades de ECOSUR.
POLÍTICAS
Para la organización de algún evento de capacitación en cualquiera de las Unidades, el DDP podrá apoyarse en el personal administrativo y en el de apoyo.
El material de apoyo que requiera el instructor, así como material de papelería deberá ser aportado por cada una de las Unidades en donde se llevará a cabo el evento de capacitación.
Al termino del evento de capacitación cada participante deberá registrar su asistencia, anotando los datos que se solicitan (Nombre completo, Departamento/área a la que pertenecen, puesto que desempeñan y Unidad a la que pertenecen) en el formato “Lista de Asistencia” (DDP-002).
Finalizado el curso, los participantes deberán evaluar el desarrollo del temario y la didáctica del instructor.
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EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
El participante que no reúna el 85% de asistencia al evento de capacitación, en el cual se inscribió, será dado de baja y no tendrá derecho a Constancia.
Se establece de manera oficial el uso de los siguientes formatos:
DDP -002 Lista de Asistencia.DDP- 005 Cuestionario de Opinión
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EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
IDENTIFICACIÓN
PROPÓSITO QUE EN QUE PARA QUE PARA QUIEN- ORGANIZAR Y COORDINAR
- LOS EVENTOS Y LAS ACTIVIDADES DE CAPACITACIÓN.
- CUMPLIR, CON CALIDAD, LOS PROGRAMAS DE CAPACITACIÓN.
- PERSONAL ADMINISTRATIVO Y DE APOYO.
ALCANCE
- Aplicable al departamento de Desarrollo de Personal, a los Administradores de Unidad y al personal involucrado.
POLITICAS
- Para la organización y logística de algún evento de capacitación en cualquiera de las Unidades, el DDP podrá apoyarse tanto en el personal administrativo como en el de apoyo. Y, en coordinación, con el Administrador de cada Unidad buscarán, al menos, dos opciones de posibles instructores externos para los eventos de capacitación, en función del contenido temático que ofrezcan, del precio y de los requerimientos de cada evento.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Clave:
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DE CAPACITACIÓN Última Revisión: Enero 05 Páginas: 6
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EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DE CAPACITACIÓNRESPONSABLE ACCION NO. A C T I V I D A D
DDP Busca 1 - De acuerdo al tipo de evento de capacitación, examina, en coordinación con los subdirectores y administradores de Unidad, a los posibles instructores (internos y/o externos).
Instructores Internos:Ver procedimiento: Capacitación Interna.
Instructor Externo Acepta 2 - Recibe solicitud para dar capacitación, revisa fechas y temario y remite su aceptación al DDP
DDPSolicita
3 Instructores Externos:- Solicita a los posibles instructores el temario del evento de capacitación, así como una carta descriptiva de la metodología a utilizar.
Instructor Externo Envía 4 - Envía sus propuestas y costos.
DDP Evalúa
Selecciona
5 - Evalúa las propuestas en base a las necesidades detectadas y cotización.
- Elige la mejor opción (costo y temario) y presenta al Director de Administración para su autorización.
Dirección de Administración
Revisa
Rechaza
Autoriza
6
6.1
6.2
- Revisa la propuesta.
No procede:- Remite al DDP para que solicite nuevo instructor o cotización.
Si procede:- Autoriza la contratación.
DDP Informa 7 No se autoriza:
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EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
VerificaRealiza 7.1
- Corrige y remite información requerida para su Visto Bueno
Si se autoriza:- Avisa al instructor seleccionado y acuerdan el (los) día (s) y el horario para impartir el curso.
Instructor Externo Recibe 8 - Acuerda fechas y horario y remite informe
DDP Solicita
Solicita
9
9.1
9.2
9.3
- Busca sala disponible para realizar el evento, dentro o fuera de la institución y la solicita.
- Elabora el formato ADQ-001 “Requisición de Compra y/o Servicios”, indicando el nombre del evento, así como la fecha, el lugar y el monto.
- En caso de que la sala en donde se llevará a cabo el evento se ubique fuera de las instalaciones de El Colegio, elabora otra requisición de compra por este concepto.
- Solicita a la Dirección de Administración, autorización de la (s) Requisición (es) de Compra y/o Servicios.
Dirección de Administración
Autoriza 10 - Autoriza la (s) Requisición (es) de Compra.
DDP Entrega 11 - Recibe y entrega a Adquisiciones la (s) Requisición (es) de Compra autorizada.
Adquisiciones Recibe y revisa
12 - Recibe la (s) requisición (es) de compra revisa y continua de acuerdo al procedimiento.
- Remite a Tesorería para trámite de pago.
Tesorería tramita 13 - Recibe y tramita pago vía depósito o cheque.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DDP Informa
Efectúa
Registra
14
14.1
14.2
14.3
- Paralelamente, informa con anticipación al personal y jefes inmediatos la programación del evento.
- Prevé el desarrollo adecuado de las actividades:
Prepara material y equipo (retroproyector,
pizarrón, rotafolio, televisión y video casetera), en caso de que se requiera.
Prepara recursos materiales (acetatos, manuales, fotocopias, etc.) requeridos en el evento.
- Durante el evento, solicita a los participantes registrarse en el formato DDP-002: Lista de Asistencia; y, al finalizar el mismo, entrega constancias o las remite posteriormente.
Al finalizar el curso solicita evaluación en el formato DDP-005
Personal y Jefes Inmediatos
Evalúan 15
15.1
- Durante la duración del curso se registran en el formato DDP--002.
- Al término del curso evalúan el desarrollo del temario y la didáctica del instructor, formato DDP-005.
DDP Recibe y registra
16 - Recibe evaluación y registra.
Termina Procedimiento
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DDP DIRECC. ADMON. ADQUISICIONES
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DE CAPACITACION
INICIO
CON APOYO DE LOS ADMDORES DE UNIDAD BUSCA INSTRUCTORES INTERNOS O EXTERNOS Y LOS CONTACTA
1
RECIBE SOLICITUD DE CAPACITACION Y RESPONDE
INSTRUCTOR EXTERNO
SOLICITAOTRAS
OPCIONES DEINSTRUCTOR,
TEMARIO OCOTIZACION
NO PROCEDE
TESORERIA
SOLICITA TEMARIO Y METODOLOGIA
ENVIA PROPUESTAS Y COSTOS
AUTORIZA AL DDP
CONTRATACION
SI PROCEDE
EVALUA PROPUESTAS DE ACUERDO A NECESIDADES Y COTIZACION
ELIGE MEJOR OPCION (COSTO Y TEMARIO) Y REMITE A LA DIREC. DE ADMON. PARA VISTO BUENO
PERSONAL Y JEFES INMED.
ELIGE MEJOR OPCION (COSTO Y TEMARIO) Y REMITE A LA DIREC. DE ADMON. PARA VISTO BUENO
2
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DIRECC. ADMON. ADQUISICIONES
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DE CAPACITACION
RECIBE, CORRIGE Y REMITE PARA VISTO BUENO
INSTRUCTOR EXTERNO TESORERIA
AVISA AL INSTRUCTOR Y ACUERDA FECHA
REVISA Y ACUERDA FECHAS Y HORARIOS
BUSCA SALA AL INTERIOR O EXTERIOR DE LA INSTITUCION
ELABORA FORMATO ADQ-001 POR CONCEPTO DE EVENTO
PERSONAL Y JEFES INMED.
REQUIERE SALA EXTERNA A LA INST., ELABORA FORMATO ADQ-001 POR ESTE CONCEPTO
REVISA Y AUTORIZA
SOLICITA AUTORIZACION A LA DIRECCION DE ADMON.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DIRECC. ADMON. ADQUISICIONES
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DE CAPACITACION
RECIBE Y ENVIA A ADQUISICIONES LA (S) REQUISICION (ES) AUTORIZADAS
INSTRUCTOR EXTERNO
SOLICITA REGISTRO DIARIO DE ASISENCIA
REGISTRA ASISTENCIA DIARIA
AL FINAL DEL CURSO SOLITIA EVALUACION
RECIBE Y TRAMITA DE ACUERDO A PROCED. Y ENVIA A TESORERIA PARA EL PAGO
RECIBE Y TRAMITA EL PAGO
INFORMA A JEFES INMEDIATOS Y PERSONAL PROGRAMACION DE EVENTOS
REALIZA ACCIONES PARA EL DESARROLLO DEL EVENTO (MATERIAL Y EQUIPO)
EVALUA AL TERMINO AL INSTRUCTOR Y TEMARIO Y REMITEN AL DDP
RECIBE Y REGISTRA
FIN DEPROCESO
TESORERIA TESORERIADDP
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EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
IDENTIFICACIÓN
PROPÓSITO QUÉ EN QUÉ PARA QUÉ PARA QUIÉNORGANIZAR Y COORDINAR
LOS EVENTOS Y LAS ACTIVIDADES DE CAPACITACIÓN IMPARTIDA POR EL PERSONAL INTERNO
CUMPLIR, CON CALIDAD, LOS PROGRAMAS DE CAPACITACIÓN
DEL PERSONAL ADMINISTRATIVO Y DE APOYO
ALCANCE
- Este procedimiento será aplicable al Departamento de Desarrollo de Personal, a los Administradores de Unidad, al personal involucrado e Instructores Internos.
POLITICAS
- El DDP en coordinación con el Área de Vinculación buscarán, al menos, dos opciones de instructores internos para los eventos de capacitación, en función de la disponibilidad que tengan, así como de los requerimientos de cada programa.
- El contenido temático deberá estar apegado a los requerimientos y políticas del Área de Vinculación.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Clave:
CAPACITACIÓN INTERNA Última Revisión: Enero 2005 Páginas: 4
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CAPACITACIÓN INTERNA
RESPONSABLE ACCION No. A C T I V I D A D
Administrador de Unidad
Analiza 1 - De acuerdo al tipo de evento de capacitación, analiza a los posibles instructores internos y remite propuestas al DDP.
DDP Verifica y solicita
2 - Coteja sus propuestas de instructor interno con las de las Unidades y solicita a Vinculación lista del personal que haya impartido cursos al interior de El Colegio.
Vinculación Entrega 3 - Facilita lista de instructores internos al DDP.
DDP Selecciona 4
4.1
- Selecciona la mejor opción.
- Contacta a los posibles instructores para solicitarle su apoyo para la realización del evento de capacitación, indicándoles las principales necesidades.
Instructor Interno Analiza 5 - Analiza la posibilidad, verifica su disponibilidad (fechas y horarios) y, en caso de requerirlo, solicita permiso de su jefe inmediato y confirma al DDP.
DDP Solicita 6 - Recibe confirmación y solicita una carta descriptiva del curso que impartirá en la que indique la metodología de trabajo y verifica que cumpla con las expectativas del evento.
Instructor Interno Efectúa y envía
7 - Realiza descripción del curso a impartir e incluye metodología a utilizar y remite al DDP.
DDP Rechaza e Inicia
8 -No cumple con lo requerido:Solicita nueva propuesta o inicia con la actividad 1.
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EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Calendariza
Verifica
8.1 -Cumple con lo requerido:- Establece con el instructor calendario del evento y material que requerirá.
- Busca el espacio adecuado para llevar a cabo el evento.
Instructor Interno Prepara 9 Prepara recursos materiales (acetatos, manuales, fotocopias, etc.) para realizar los eventos, y en su caso, solicita al DDP lo necesario.
DDP Informa y prepara
Solicita
Entrega
Registra
10
10.1
10.2
10.3
- Informa a los jefes inmediatos y al personal, el lugar, fecha y horario del curso. Prepara listas de asistencia y constancias.
- Durante el evento solicita a los participantes su registro diario de asistencia.
- Al término del curso entrega las constancias a los participantes que hayan cumplido al menos el 85% de asistencia.
- Registra el evento en el formato DDP-003, para control detallado de actividades.
Termina Procedimiento
PROCEDIMIENTO DE CAPACITACION INTERNA
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EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRACION UNIDAD VINCULACION INSTITUCION INTERNA
CAPACITACION INTERNA
INICIO
ANALIZA POSIBLES INSTRUCTORES INTERNOS
1
VERIFICA PROPUESTAS CONJUNTAS Y SOLICITA A VINCULACION LISTA
DDP
RECIBE Y REMITE INFORMACION
REVISA Y SELECCIONA
SOLICITA APOYO E INDICA NECESIDADES
ANALIZA, INFORMA DISPOSICION.
SOLICITA DESCRIPCION DEL CURSO Y METODOLOGIA.
REALIZA DESCRIPCION DEL CURSO Y METODOLOGIA.
NO CUMPLE CON NECESIDADES
SOLICITA NUEVAPROPUESTA
OINICIA
PROCED.
NO PROCEDE
ESTABLECALENDARIO Y
VERIFICAN MATERIALESY EQUIPOS
NECESARIOS
SI PROCEDE
PREPARA MATERIAL NECESARIO
INFORMA A JEFES INMEDIATOS Y PERSONAL
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRACION UNIDAD VINCULACION INSTITUCION INTERNA
CAPACITACION INTERNA
DURANTE EL EVENTO VERIFICA EL CONTROL DE ASISTENCIA.
FIN DEPROCESO
DDP
AL FINALIZAR EL CURSO ENTREGA CONSTANCIAS A QUIENES TUVIERON HASTA EL 85% DE ASISTENCIA.
REGISTRA EL CURSO PARA CONTROL
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EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIÓN DE CURSOS AISLADOS
OBJETIVO
Conocer los lineamientos que se seguirán para acceder a cursos aislados, independientes del Plan de Capacitación, de acuerdo a las necesidades específicas de cada área.
ALCANCE
Este procedimiento será aplicable al personal administrativo, de apoyo y/o técnico administrativo.
POLÍTICAS
La capacitación estará dirigida al personal administrativo, de apoyo y técnicos administrativos.
La capacitación y adiestramiento del personal sindicalizado deberán basarse fundamentalmente en las Condiciones Generales de Trabajo.
Todo evento de capacitación deberá contar con la aprobación del jefe de área respectivo.
La capacitación y el adiestramiento es responsabilidad inherente a cada jefe y a cada trabajador.
El Departamento de Desarrollo de Personal tiene la responsabilidad de facilitar la capacitación y de proporcionar las condiciones necesarias para que se realicen los eventos.
Cualquier curso que tenga relación con la actividad sustantiva de El Colegio tendrá prioridad sobre otros.
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EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
En caso de que el DDP no cuente con presupuesto suficiente para financiar algún curso que no esté previamente programado, podrá solicitar al área interesada aportar algún porcentaje de la cantidad final para realizar la capacitación.
Los cursos de capacitación solicitados deberán estar plenamente justificados tanto por el empleado como por el jefe inmediato.
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EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DESCRIPCION DE LOS PROCEDIMIENTOS
IDENTIFICACIÓN
PROPÓSITO QUE EN QUE PARA QUE PARA QUIEN-CONOCER -LOS
LINEAMIENTOS QUE SE SEGUIRÁN.
-PARA ACCEDER A CURSOS AISLADOS, INDEPENDIENTES DEL PLAN DE CAPACITACIÓN, DE ACUERDO A LAS NECESIDADES ESPECÍFICAS DE CADA ÁREA.
-PARA PERSONAL ADMINISTRATIVO DE APOYO Y TÉCNICO ADMINISTRATIVO.
ALCANCE
Este procedimiento será aplicable al personal administrativo, de apoyo y/o técnico administrativo.
POLITICAS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Clave :
AUTORIZACIÓN DE CURSOS AISLADOS Última Revisión: Ene 05
Páginas: 6
- El departamento de Desarrollo de Personal tiene la responsabilidad de facilitar la capacitación y de proporcionar las condiciones necesarias para que se realicen los eventos, por ello cualquier curso que tenga relación con la actividad sustantiva de El Colegio tendrá prioridad sobre otros.
- En caso de que el DDP no cuente con presupuesto suficiente para financiar algún curso que no esté previamente programado, podrá solicitar al área interesada aportar algún porcentaje del monto final.
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EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIÓN DE CURSOS AISLADOS
RESPONSABLE ACCION No. A C T I V I D A D
Personal administrativo, de apoyo y/o técnico administrativo.
Solicita 1 - Solicita a su jefe inmediato la autorización para asistir a un evento de capacitación, utilizando el formato DDP -004: Solicitud de curso, que indica la información necesaria: titulo del curso, la institución organizadora, el lugar, la duración, fechas de inicio/terminación, costo y justificación.
Jefe inmediato Recibe y verifica
2 - Recibe solicitud, verifica su justificación y autoriza, aprobando, si es el caso, se disponga de la partida presupuestal para pago de viáticos requeridos.
Personal administrativo, de apoyo y/o técnico administrativo.
Remite 3 - Una vez que ha sido autorizado, remite al DDP junto con la cotización y temario del evento para su visto bueno y registro.
DDP Recibe
Verifica
Determinan
Informa
4
4.1
4.2
- Recibe la solicitud, la cotización y el temario y valida que sea una necesidad requerida para el desempeño de las funciones encomendadas.
No es necesario: En caso de no coincidir con las necesidades detectadas o de no ser una necesidad prioritaria, se comunica con el solicitante para proponer una posible reprogramación para el siguiente periodo. Termina procedimiento.
Es necesario:- Si requiere capacitación de acuerdo a las necesidades detectadas, verifica el presupuesto con que cuenta su Unidad.
- En caso de no existir presupuesto o de ser escaso, se comunica con el jefe inmediato, y determinan las aportaciones que tanto el DDP como el área darán, o, en su defecto,
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Informa 4.3
reprogramarlo para el siguiente periodo y termina procedimiento.
Si tiene presupuesto:
- Si se cuenta con presupuesto avisa al solicitante para que realice el trámite correspondiente y continúa el procedimiento.
-
Personal administrativo, de apoyo y/o técnico administrativo.
Tramita
Entrega
Comprueba
5 - Una vez aprobada, de acuerdo al procedimiento establecido, tramita el pago de viáticos y pasajes.
- Después de haber asistido al curso y de acuerdo a los procedimientos establecidos en el Manual de Adquisiciones y Obra Pública, entrega la documentación correspondiente: factura, etc.
- Y en Contabilidad, realiza lo correspondiente, de acuerdo al procedimiento establecido, para comprobación de gastos de viáticos y pasajes.
Termina Procedimiento
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EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PERSONAL JEFES INMEDIATOS DDP
PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACION DE CURSOS AISLADOS
INICIO
SOLICITAN AL JEFE AUTORIZACION PARA ASISTIR A CURSO DE CAPACITACION A TRAVES DEL FORMATO DDP-004
1
RECIBE, VERIFICA JUSTIFICACION Y, SI CUENTA CON PRESUPUESTO PARA VIATICOS, AUTORIZA
RECIBE Y REMITE AL DDP UNA COTIZACION Y TEMARIO PARA SU VISTO BUENO Y REGISTRO
RECIBE Y VERIFICA
FIN DEPROCES
O
NO COINCIDE LAS NECESIDADES O NO ES PRIORITARIO SUGIERE REPROGRAMACION EN OTRO PERIODO.
NO ES NECESARIO:
TERMINA PROCEDIMIENTO
VERIFICA PRESUPUESTO, NO TIENE DETERMINAN APORTACIONES DEL AREA Y DDP O POSPONEN PARA OTRO PERIODO
SI ES NECESARIO:
TERMINA PROCEDIMIENTO
INFORMA AL SOLICITANTE PARA QUE CONTINUE CON EL TRÁMITE
SI TIENE PRESUPUESTO:
CONTANDO CON AUTORIZACION, TRAMITA PAGO DE VIATICOS Y PASAJES
ACUDE AL CURSO, RECIBE FACTURA, EN SU CASO DE ACUERDO A LA ENTREGA , O PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS AL REGRESO, A ADQUISIC. Y EL CORRESP. DE GTOS. DE VIATICOS EN CONTAB.
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EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMENTO PARA LA CONTRATACIÓN DE CURSOS
OBJETIVO
Conocer los lineamientos que se seguirán para llevar a cabo la contratación de cualquier tipo de evento de capacitación dirigido al personal administrativo, de apoyo y/o técnico administrativo, bajo un techo presupuestal previamente determinado.
ALCANCE
Este procedimiento será aplicable al DDP, Coordinadores y Administradores de Unidad, personal administrativo, de apoyo y técnico administrativo de ECOSUR.
POLÍTICAS
1. La capacitación y el adiestramiento se llevarán a cabo primordialmente por instructores internos, siempre y cuando, éstos reúnan la capacidad técnica y didáctica para impartirlos.
2. Todo Instructor Interno deberá conocer con anticipación la problemática y necesidades que dieron origen al evento.
3. Se deberán buscar al menos 2 opciones de instructor, los cuales deberán presentar por escrito su cotización y temario.
4. De acuerdo a las necesidades específicas de capacitación de un área, el instructor elegido deberá elaborar y entregar al DDP una “Carta Descriptiva” del evento en cuestión para conocer su metodología como instructor.
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EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
5. En lo posible, todos los cursos de capacitación, independientemente de su naturaleza, se impartirán en las instalaciones de El Colegio. Los cursos se darán en aulas o salas de juntas desocupadas, con previa autorización de los responsables.
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EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DESCRIPCION DE LOS PROCEDIMIENTOS
IDENTIFICACIÓN
PROPÓSITO
QUE EN QUE PARA QUE PARA QUIEN- Identificar o conocer
- Los lineamientos que se seguirán.
- Para llevar a cabo la contratación de cualquier tipo de evento de capacitación.
- Dirigido al personal administrativo, de apoyo y/o técnico administrativo, bajo un techo presupuestal previamente determinado.
ALCANCE
- Este procedimiento será aplicable al DDP, Coordinadores y Administradores de Unidad, personal administrativo, de apoyo y técnico administrativo.
POLITICAS
- Determinadas las necesidades de capacitación el DDP contactará al proveedor para verificar temas de los cursos, definir número de personal a capacitar, indicar la extensión del curso de acuerdo a la carestía en la oportunidad de capacitación, precisar el plantel de profesores y calcular el presupuesto.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Clave:
CONTRATACIÓN DE CURSOS Última Revisión: Enero 2005 Páginas: 6
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EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMENTO PARA LA CONTRATACIÓN DE CURSOSRESPONSABLE ACCION No. A C T I V I D A D
DDP Contacta 1 - Determinadas las necesidades de capacitación, contacta al proveedor y le solicita la propuesta de los cursos que impartirá.
Proveedor Realiza 2 - Realiza la propuesta definitiva y entrega al DDP la Carta Descriptiva de los cursos a impartir.
DDP Recibe y remite 3 - Recibe la propuesta, la examina y la remite al jefe inmediato superior del personal que recibirá el curso, para su análisis y para determinar si es viable y si cumple las expectativas de los solicitantes.
Jefe de Área Analiza 4
4.1
4.2
- Recibe el documento, lo analiza y decide:
No Procede:- Remite al DDP indicando correcciones o
cancelación.
Si Procede:- Envía con visto bueno.
DDP Rechaza
Elabora
5
5.1
No procede:
- Recibe y solicita correcciones o cancela servicios.
Si procede:
- Elabora una carta de aceptación por escrito, detallando las características del curso y las fechas y la remite al proveedor.
Proveedor Recibe y realiza 6 - Recibe el documento e inicia, independientemente, el proceso de preparación de los cursos.
DDP Efectúa 7 - Realiza una “Requisición de Compra y/o Servicios” (formato: ADQ-001), detallando todos
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EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
los puntos del curso/taller a contratar y el monto a pagar, y solicita firma de autorización al Departamento de Programación y Presupuesto.
Departamento de Programación y Presupuesto
Revisa y firma 8 - Revisa el presupuesto asignado, y, verifica montos, si se tiene el techo financiero estimado, firma la requisición de compra y devuelve el documento al DDP.
DDP Recibe 9 - Recibe el documento firmado y remite al Director de Administración para su autorización.
Dirección de Administración Autoriza 10 - Revisa que la ‘Requisición de Compra’, contenga las firmas previas, la autoriza y remite al DDP.
DDP Solicita 11 - Recibe y solicita a Adquisiciones realice el proceso necesario para liberar el pago y se proceda a la impartición del curso.
Adquisiciones Realiza 12 - Recibe solicitud y realiza el trámite de contratación, de acuerdo a su procedimiento establecido.
- Informa al proveedor para la firma del documento.
Proveedor Acepta 13
13.1
- Recibe el contrato de servicios y procede a realizar los cursos.
- Al finalizar los eventos, informa al DDP para que proceda su evaluación.
DDP Verifica y evalúa
14
14.1
- Verifica, en todo momento, que los cursos se encuentren apegados al programa.
- Al finalizar el curso, el DDP evalúa el evento, mediante el formato DDP-005 y entrega constancias.
Termina Procedimiento
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EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DDP JEFE DE AREA DEPTO. PROG. Y PRESUP.
CONTRATACION DE CURSOS
INICIO
CONTACTA AL PROVEEDOR Y SOLICITA PROPUESTAS DE CURSOS
1
REALIZA PROPUESTAS EN CARTA DEFINITIVA Y REMITE
PROVEEDOR
RECHAZA, SOLICITA
CORRECCION
NO PROCEDE
DIREC. ADMON.
RECIBE, EXAMINA Y ENVIA A JEFES PARA QUE VERIFIQUEN SI ES VIABLE POR NECESIDADES Y COSTOS
RECIBE, ANALIZA Y DECIDE:
AUTORIZA
SI PROCEDE
REMITE PARA CORRECCION O CANCELACION DE SERVICIOS
CONTACTA AL PROVEEDOR Y VERIFICA FECHAS Y COSTOS CON CARTA DE ACEPTACION
RECIBE ACEPTACION
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EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DIAGRAMA DE FLUJO CONTRATACION DE CURSOS
DDP JEFE DE AREA DEPTO. PROG. Y PRESUP.
FIN DEPROCESO
PROVEEDOR DIREC. ADMON.
REALIZA REQUISICION DE COMPRA Y O SERVICIOS (ADQ-001) Y SOLICITA AUTORIZACION A PROGR. Y PRESUP.
RECIBE DOCTO. Y SOLICITA AUTORIZACION DEL DIRECTOR DE ADMON.
REVISA Y VERIFICA PRESUPUESTO, FIRMA Y ENVIA AL DDP
RECIBE, REVISA Y FIRMA
RECIBE Y ENTREGA A ADQUISICIONES PARA EL PROCEDIMIENTOS DE PAGO
ADQUISICIONES
RECIBE Y TRAMITE CONFORME A PROCED. E INFORMA A PROVEEDOR PARA FIRMA
RECIBE CONTRATO Y EFECTUA EL CURSO
VERIFICA PERMANENTEMENTE QUE EL CURSO ESTE APEGADO A PROGRAMA
EVALUA AL FINALIZAR EL CURSO EN FORMATO DDP-005 Y ENTREGA CONSTANCIAS
FINALIZA EL EVENTO E INFORMA AL DDP
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EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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DDP-001: PERFIL DE PUESTO POR PERSONA
Nombre:
Puesto:
Fecha:
COMPETENCIAS Calif. Ideal Calif. Jefe Calif. Evaluado
PromedioCalif. Jefe+Calif.
Evaluado/2
CONOCIMIENTOS
HABILIDADES
ACTITUDES
ESCALA
5 EXCELENTE 4 MUY BIEN 3 BIEN
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2 REGULAR 1 DEFICIENTE
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DDP-002: Lista de Asistencia.
LISTA DE ASISTENCIA PAG: DE MOTIVO DEL EVENTO: LUGAR: IMPARTIDO POR: FECHA: DURACIÓN: INSTRUCTOR INTERNO EXTERNO DEPARTAMENTO: _____________________________________________________________ No. NOMBRE COMPLETO DEPARTAMENTO PUESTO UNIDAD
INSTRUCTOR (ES): __________________________________________ FIRMA
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DDP- 003: Control anual de Cursos
CONTROL ANUAL DE CURSOS
NOMBRE DEL CURSO/TALLER DIRIGIDO A
No. DE CURSOS
PARTICIP. X CURSO
DURACIÓNHRS./CURSO
FECHA DE INICIO
FECHA DE TERMINACIÓN
INVERSIÓN X CURSO
INVERSIÓNTOTAL
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DDP – 004 Solicitud de Curso de Capacitación
SOLICITUD DE CURSO DE CAPACITACIÓN
Nombre del solicitante:
Puesto:
Fecha:
Nombre del curso:
Institución:
Lugar:
Fecha de inicio:
Fecha de término:
Justificación:
Firma de AutorizaciónJefe Inmediato
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