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Informe Nro. DFOE-OP-8-200821 de octubre, 2008

DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVADIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA

ÁREA DE FISCALIZACIÓN SERVICIOS DE OBRAS PÚBLICAS Y TRANSPORTEÁREA DE FISCALIZACIÓN SERVICIOS DE OBRAS PÚBLICAS Y TRANSPORTE

INFORME SOBRE LOS RESULTADOS DEL ESTUDIO RELACIONADO CON LAINFORME SOBRE LOS RESULTADOS DEL ESTUDIO RELACIONADO CON LA CAPACIDAD INSTITUCIONAL DEL CONSEJO DE TRANSPORTE PÚBLICO ENCAPACIDAD INSTITUCIONAL DEL CONSEJO DE TRANSPORTE PÚBLICO EN

EL PROCESO DE DESARROLLO DE LAS INFRAESTRUCTURASEL PROCESO DE DESARROLLO DE LAS INFRAESTRUCTURAS DEL TRANSPORTEDEL TRANSPORTE

20082008

CONTENIDO

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Informe Nro. DFOE-OP-8-2008

PÁGINA Nro.

RESUMEN EJECUTIVO ..............................................................................................................................

1. INTRODUCCIÓN ………………………………………………………………………………………………….……………3

1.1. ORIGEN DEL ESTUDIO....................................................................................................................................... 31.2. OBJETIVO GENERAL DEL ESTUDIO................................................................................................................. 31.3. ALCANCE DEL ESTUDIO.................................................................................................................................... 31.4. GENERALIDADES DEL CONSEJO DE TRANSPORTE PÚBLICO....................................................................21.5. COMUNICACIÓN VERBAL DE LOS RESULTADOS Y ENTREGA DEL BORRADOR DEL INFORME...............2

2. RESULTADOS ……………………………………………………………………………………………………………… 3

2.1. GESTIÓN INSTITUCIONAL.................................................................................................................................. 32.1.1. GESTIÓN DE LA CONTRALORÍA DE SERVICIOS............................................................................................... 3

2.1.2. GESTIÓN DEL DEPARTAMENTO DE INSPECCIÓN Y CONTROL..........................................................................6

2.1.3. GESTIÓN DEL REGISTRO DE ACTAS DE SESIONES DE LA JUNTA DIRECTIVA.....................................................8

2.2. TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN.................................................................................................................... 92.2.1. PLANIFICACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y PROYECTO DE IMPLEMENTACIÓN DE

LAS NORMAS TÉCNICAS PARA LA GESTIÓN Y CONTROL DE TI.........................................................................9

2.2.2. CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y LA PLATAFORMA TECNOLÓGICA EXISTENTE............12

2.2.3. CONDICIONES FÍSICAS Y OPERATIVAS DE LAS INSTALACIONES DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN.................14

2.3. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y RECURSO HUMANO..........................................................................162.3.1. ESTRUCTURA ORGÁNICA............................................................................................................................ 16

2.3.2. REGLAMENTO AUTÓNOMO DE SERVICIOS.................................................................................................... 19

2.3.3. RECURSOS HUMANOS................................................................................................................................ 20

2.4. INSTALACIONES FÍSICAS................................................................................................................................ 222.4.1. SEDE CENTRAL......................................................................................................................................... 22

2.4.2. OFICINAS REGIONALES.............................................................................................................................. 25

3. CONCLUSIONES…………………………………………………………………………………………27

4. DISPOSICIONES……………………………………………………………………………………………………………...28

4.1. A LA JUNTA DIRECTIVA DEL CONSEJO DE TRANSPORTE PÚBLICO.......................................................284.2 AL DIRECTOR EJECUTIVO DEL CONSEJO DE TRANSPORTE PÚBLICO..................................................29

ANEXOS......................................................................................................................................




RESUMEN EJECUTIVORESUMEN EJECUTIVO

El Consejo de Transporte Público (CTP) fue creado mediante la Ley Nro. 7969-2000, con el encargo de dotar al país de un sistema de transporte público eficiente y moderno, capaz de adaptarse a los constantes cambios de la sociedad, en armonía con el entorno urbano.

En relación con ese encargo, se evaluó la capacidad administrativa, técnica y tecnológica del CTP en el logro de sus objetivos de creación y si con esto contribuye al proceso de desarrollo de las infraestructuras del transporte.

En el análisis de gestión institucional se determinó la lenta respuesta del CTP a los trámites presentados ante la Contraloría de Servicios de ese Consejo, aspecto en el que incide la insuficiencia de personal tanto de esa unidad, como del departamento de Inspección y Control. Por otra parte, se estableció un atraso en el proceso (impresión, firma y transcripción) asociado a las actas de la Junta Directiva.

Respecto de las tecnologías de información (TI), se carece de un verdadero plan estratégico institucional, el cual oriente al CTP en el futuro respecto de esta temática. Además, no se han ejecutado acciones efectivas en procura del cumplimiento de las "Normas técnicas para la gestión y el control de las tecnologías de información", emitidas por este órgano contralor y vigentes a partir del 31 de julio de 2007. Se carece de sistemas de información adecuados e integrados, hay deficiencias en relación con la se-guridad física, ambiental y lógica de los componentes de tecnologías de información.

Aun cuando se ha observado una evolución positiva en el último año, en cuanto a la dotación de recurso humano en el CTP, todavía una tercera parte del personal sigue siendo pagado con recursos del MOPT, lo que dificulta consolidar una estructura orgánica que atienda con eficiencia la demanda de servicios. Se ha avanzado en el trámite de un Reglamento Autónomo de Servicios, pero todavía está pendiente de publicar.

Los inmuebles donde presta sus servicios el CTP son apartamentos construidos originalmente para fines habitacionales, por lo que no reúnen las condiciones adecuadas para una eficiente prestación de servicios, ni para la integridad física del personal. Entre otras gestiones para solventar esta situación se firmó un convenio para el uso y disfrute de unas instalaciones propiedad del MOPT. Según ese convenio el Consejo "deberá realizar una evaluación preliminar del inmueble, a fin de determinar las mejoras, reformas o modificaciones", con lo que aún no se ha cumplido.

En visita selectiva a oficinas regionales se constató que no disponen de suficiente e idóneo personal para realizar visitas de campo y atender denuncias; que falta espacio y mobiliario adecuado para el archivo y resguardo de expedientes y de documentación, que estas regionales no funcionan como efectivos canalizadores de gestiones recibidas de usuarios fuera de San José y que una sede que no está en uso genera gastos.




Para corregir las deficiencias determinadas se dispone a la Junta Directiva que impulse normativa y acciones para mejorar el rendimiento del recurso humano y la efectividad de los procedimientos institucionales, así como que emita un marco estratégico de tecnologías de información y el correspondiente plan estratégico. Además, se dispone al Director Ejecutivo, mejorar la plataforma y la gestión de las tecnologías de información, consolidar la estructura orgánica, dar continuidad a las mejoras en los procesos de trabajo y procurar la corrección de las debilidades relativas a las instalaciones físicas, tanto de la sede central como de las oficinas regionales, así como propiciar la mejora en la operación de estas sedes.




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INFORME SOBRE LOS RESULTADOS DEL ESTUDIO RELACIONADO CON LAINFORME SOBRE LOS RESULTADOS DEL ESTUDIO RELACIONADO CON LA CAPACIDAD INSTITUCIONAL DEL CONSEJO DE TRANSPORTE PÚBLICO ENCAPACIDAD INSTITUCIONAL DEL CONSEJO DE TRANSPORTE PÚBLICO EN

EL PROCESO DE DESARROLLO DE LAS INFRAESTRUCTURASEL PROCESO DE DESARROLLO DE LAS INFRAESTRUCTURASDEL TRANSPORTEDEL TRANSPORTE

1. INTRODUCCIÓN

1.1. Origen del estudioEl estudio se realizó con fundamento en las competencias conferidas a esta

Contraloría General de la República en los artículos 183 y 184 de la Constitución Política, 17 y 18 de su Ley Orgánica Nro. 7428, en otras leyes conexas y en atención al Plan Anual Operativo del Área de Fiscalización Servicios de Obras Públicas y Transporte de la División de Fiscalización Operativa y Evaluativa (DFOE).

1.2. Objetivo general del estudioEvaluar si la capacidad administrativa, técnica y tecnológica del Consejo de

Transporte Público (CTP) le permite el logro de sus objetivos de creación y si con esto contribuye al proceso de desarrollo de las infraestructuras del transporte.

1.3. Alcance del estudioEl estudio abarcó el examen de la gestión realizada por el CTP en el periodo

del 1° de enero de 2007 al 31 de marzo de 2008, ampliándose en los casos que se consideró necesario.

Por la incidencia que tienen sobre el cumplimiento de los objetivos de creación se profundizó en el análisis de la temática relacionada con la estructura organizacional, el recurso humano y la plataforma tecnológica del CTP.

Para la ejecución del trabajo se observaron las políticas definidas en el Manual general de fiscalización integral y en el Manual de normas generales de auditoría para el sector público, así como las técnicas y prácticas de la profesión de auditoría.




1.4. Generalidades del Consejo de Transporte Público

El Consejo de Transporte Público (CTP) se creó mediante la Ley Reguladora del Servicio Público de Transporte Remunerado de Personas en Vehículos en la Modalidad Taxi, Ley Nro. 7969. Ese Consejo surgió como un órgano con desconcentración máxima, adscrito al Ministerio de Obras Públicas y Transportes (MOPT), con personería jurídica instrumental, especializado en materia de transporte público. El artículo 7 de dicha Ley señala las atribuciones que en el ejercicio de sus competencias tiene ese Consejo, orientadas a labores de coordinación, planeación, ejecución, desarrollo y modernización del transporte público.1

Las funciones que realiza el Consejo están contenidas en el documento denominado "Manual de Organización y Funciones del Consejo de Transporte Público, Junio de 2000". La organización del CTP fue autorizada por el Ministerio de Planificación y Política Económica (MIDEPLAN), mediante el oficio Nro. 042-2000 del 11 de mayo de 2000.

Como máximo jerarca del CTP está la Junta Directiva, la cual cuenta con tres unidades asesoras que son: la Secretaría Ejecutiva, la Auditoría Interna y la Dirección de Planificación y Desarrollo del Transporte. Luego, bajo la dependencia de la Junta Directiva se encuentra la Dirección Ejecutiva. Dicha Dirección cuenta, a nivel de asesoría, con las unidades de Informática, Contraloría de Servicios y Asuntos Jurídicos, así como con el Departamento de Recursos Humanos. Además, bajo la dependencia de la Dirección Ejecutiva están: la Dirección de Administración y Finanzas, compuesta por los departamentos Administrativo, de Proveeduría y Financiero y la Dirección Técnica, integrada por los departamentos de Ingeniería, de Regionales, de Inspección y Control y de Administración de Concesiones.

1.5. Comunicación verbal de los resultados y entrega del borrador del informeEn reunión celebrada en el Despacho de la Viceministra de Transportes, el 30

de julio de 2008, se expusieron los resultados del estudio al que se refiere el presente informe a los siguientes funcionarios del Consejo de Transporte Público (CTP): Dra. Viviana Martín Salazar, presidenta de la Junta Directiva, y Máster Javier Vargas Tencio, director ejecutivo a.i.

Mediante el oficio Nro. FOE-OP-360 del 30 de julio de 2008, se le hizo entrega del borrador de este informe, impreso y en disco compacto, a la Presidenta de la Junta Directiva del CTP. Además, se le indicó que contaba con un plazo de ocho días hábiles para formular y remitir a esta Área de Fiscalización, las observaciones que tuviera al respecto, acompañadas del respectivo sustento documental y en un disco compacto.

En atención a lo anterior, se recibió del MBA. Javier Vargas Tencio, director ejecutivo del CTP, el oficio Nro. DE-084117, del 25 de agosto de 2008, de cuyo contenido

1 Publicada en La Gaceta Nro. 20 del 28-01-2000.




se derivan algunas observaciones incluidas en este informe y la modificación en los plazos de cumplimiento de algunas de las disposiciones del presente documento, conforme a las justificaciones ofrecidas en ese oficio.

2. RESULTADOS

2.1. Gestión institucional

La obligación de rendir cuentas por la gestión de los funcionarios públicos deviene de la propia Constitución Política, en su numeral 11.

Sobre el particular, a nivel doctrinario se plantea en el curso virtual de la Fundación CEDDET, que las organizaciones:2

"(…) gestionan el conocimiento y comparan sus resultados con los de otras organizaciones con el fin de adherirse a las mejores prácticas en cada sector (benchmarking). / (…) concentrar los esfuerzos en aquellos procesos de producción de los servicios públicos que los ciudadanos–clientes demandan y valoran. (…)Gestionar todos los aspectos del cambio. Pueden considerarse cinco factores: / tecnología, empleados, organización, culturas y políticas. Un cambio en cualquiera de ellos tiene efectos sobre los otros cuatro, por lo que es preciso gestionarlos simultáneamente.".

Respecto de la gestión del CTP se analizó el caso de las unidades Contraloría de Servicios, Departamento de Inspección y Control y la Secretaría Ejecutiva, determinándose lo siguiente:

2.1.1. Gestión de la Contraloría de Servicios

El artículo 4° del Decreto Ejecutivo Nro. 34587-PLAN, denominado "Creación, Organización y Funcionamiento del Sistema Nacional de Contralorías Servicios", establece que ese Sistema se crea "como un instrumento para promover el mejoramiento continuo en la prestación de los servicios públicos que brinda el Estado costarricense y la participación del usuario.". 3

Por otra parte, el artículo 14 del decreto ejecutivo citado, en relación con el apoyo institucional a las contralorías de servicios indica:

"Artículo 14.—Dotación de recursos. Para el cumplimiento de sus funciones los jerarcas respectivos deberán dotar a las Contralorías de Servicios de los recursos necesarios, que garanticen su óptimo funcionamiento. Asimismo, con el fin de garantizar la continuidad y calidad en el servicio que brindan, el

2 Fiscalización del Sector Público, 6ª edición, abril a junio de 2008.

3 Publicado en La Gaceta Nro. 127 del 2-07-2008, que tiene como antecedente el Decreto Ejecutivo Nro. 26025, publicado en La Gaceta Nro. 96 del 26-05-1997.




jerarca las dotará de un mínimo de dos funcionarios, incluido el (la) Contralor (a) de Servicios, con carácter exclusivo y perfil profesional para desempeñar el puesto, de acuerdo con lo establecido en el artículo 11.".

Además, se resalta en este cuerpo normativo que las contralorías de servicios no deben ser simples tramitadoras o receptoras de denuncias, sino impulsoras de la eficiencia institucional, para lo cual deben recibir todo el apoyo requerido.

Al respecto, en el Plan Estratégico 2008-2010 del CTP se incorporó dentro de las acciones estratégicas a implementar, la siguiente:

"2.6 Definir y simplificar los procedimientos que permitan la oportuna atención de las denuncias interpuestas por los clientes del Consejo de Transporte Público.".

En relación con la atención de las denuncias por parte de la Contraloría de Servicios en el CTP, este órgano contralor determinó que según el flujo de trabajo generado en esa unidad, se tiene que en el periodo del 1° de enero de 2006 al 31 de diciembre de 2007 se recibieron para trámite 743 requerimientos y se resolvieron o estaban pendientes la siguiente cantidad, al 21 de abril de 2008:4

AÑO 2006 AÑO 2007CANTIDAD % CANTIDAD %

TOTAL RECIBIDAS 365 100,0 378 100,0RESUELTAS 129 35,3 180 47,6PENDIENTES 236 64,7 198 52,4

Nótese como a esa fecha, más del 50% de las denuncias recibidas al 31 de diciembre de los años 2006 (64,7%) y 2007 (52,4%) estaban pendientes de resolución, teniéndose que parte de esas gestiones (un 41,4% del año 2006 y un 22,8% del año 2007) requieren de la atención de instancias distintas a la Contraloría de Servicios, en tanto que el resto (un 23,3% del año 2006 y un 29,6% del año 2007) sí corresponde a esta unidad administrativa. Respecto de los casos aún no resueltos señaló el Contralor de Servicios la incidencia que tiene el hecho de que esa Unidad en realidad actúa como mediadora entre el usuario y la Administración, lo que lleva a que algunos casos tengan que gestionarse a través de otras instancias del Consejo, entre esas la Dirección Técnica, o incluso ante operadores del servicio. Esto lleva a que la resolución de algunos casos requieren incluso, la atención de la Junta Directiva:5

4 Oficio Nro. CSCTP08-0976 del 21-04-2008, suscrito por el Ing. Hernán Bermúdez Sánchez, contralor de servicios a.i. del CTP.

5 Oficio Nro. CSCTP08-0976 del 21-04-2008.




Para complementar lo indicado por el Contralor de Servicios, se le solicitó a la Ing. Aura Álvarez Orozco, directora técnica del CTP, respecto de las denuncias de los años 2006 y 2007 que tenían la condición de pendientes y que fueron trasladas al Área Técnica para su atención, que indicara el estado en que se encontraban dichas denuncias y cuáles eran las razones por las que permanecían pendientes de resolución, siendo que algunas correspondían al año 2006. Las denuncias con estas características se refieren a los asuntos que se reseñan a continuación:

CANTIDAD DE DENUNCIAS

ASUNTO

AÑOS2006 200716 18 Irrespeto a paradas obligatorias.3 -- Desigualdad, discriminación en el servicio.40 5 Irrespeto a horarios o ampliación a los mismos.6 -- Reestructuración vial.2 2 Competencia desleal.11 -- Violación a la Ley de Tránsito.41 71 Unidades en mal estado, condiciones técnicas, mal servicio.1 -- Contaminación del medio ambiente.7 7 Irrespeto a recorrido.10 7 Recargo de pasajeros.1 1 Ampliación de paradas.-- 2 Incumplimiento a la persona adulta mayor.-- 2 Incumplimiento a la Ley 7600.

138 115 TOTALES

Fuente: Elaboración propia con base en el oficio Nro. CSCTP08-0976 del 21-04-2008 de la Contraloría de Servicios del CTP.

Sobre el particular, la Ing. Álvarez Orozco manifestó el efecto que ha tenido la disminución de personal en los años 2006 y 2007 en el Departamento de Inspección y Control, a causa de separaciones originadas en casos de corrupción denunciados por medios de prensa; además, de la distracción del personal de ese Departamento y del de Ingeniería para atender recursos de amparo.

Respecto de la escasez de recursos asignados a la Contraloría de Servicios, en el transcurso del presente estudio se recibió copia de oficio sin número, del 15 de mayo de 2008, remitido al Contralor de Servicios a.i por dos funcionarias de esa unidad administrativa, en el que se ratificó la situación crítica que se tiene por la carencia de recurso humano. 6 Asimismo, sobre este tema, en el Informe Nro. DFOE-OP-05/2007 de este órgano contralor se señaló la insuficiencia de recursos asignados a la Contraloría de Servicios y la consecuente incidencia en la atención de las denuncias planteadas ante esa instancia.6 Tres funcionarios. Oficio Nro. DE-08-1907 del 23-04-2008, del Director Ejecutivo a.i.




Como un aspecto adicional, se tiene que en respuesta a la consulta planteada al Contralor de Servicios a.i. sobre la infraestructura de que se dispone y los procedimientos que se aplican para la recepción, trámite y resolución de los asuntos presentados ante las oficinas contraloras, que según dispone el artículo 54 de la Ley Reguladora del Servicio Público de Transporte Remunerado de Personas en Vehículos en la Modalidad de Taxi, deben operar en todas las provincias y en las zonas norte y sur del país, indicó en el referido oficio Nro. CSCTP08-0976 que: "(…) dado el limitante de recurso humano con que cuenta las Sedes Regionales, en algunos casos solamente se encuentran dos o tres personas que realizan diversas labores, por lo que la apertura de oficinas contraloras provinciales no existe…".7

Ahora bien, mediante el oficio Nro. DE-084117, del 25 de agosto de 2008, suscrito por el MBA. Javier Vargas Tencio, director ejecutivo del CTP, se confirman los datos referentes a los porcentajes de denuncias pendientes de resolución, de un 23.3% del año 2006 y un 29.6% del año 2007, que son injerencia de la Contraloría de Servicios.

Por otra parte, agrega la Administración en ese oficio, refiriéndose a la Contraloría de Servicios, que "(…) ésta dependencia cuenta con una base de datos (realizada en hoja de cálculo de Microsoft Excel®…)". Esta última observación ratifica lo expuesto en el inciso iii- del punto 2.2.2 del presente documento, donde se afirma que "la mayoría de la información de las distintas dependencias se maneja en documentos de hoja electrónica de Microsoft Excel®".

2.1.2. Gestión del Departamento de Inspección y Control

En el "Manual de Organización y Funciones del Consejo de Transporte Público, Junio de 2000", antes citado, entre otras funciones asignadas al Departamento de Inspección y Control están las relacionadas con la calidad del servicio de transporte público terrestre, tanto en aspectos operativos, como de condiciones mecánicas de la flota vehicular dedicada a ese transporte, así como en la atención de denuncias relativas a esa actividad.

Consultado el Ing. Freddy A. Quesada Alfaro, jefe del Departamento de Inspección y Control, sobre la programación de actividades, los resultados de la ejecución del programa, el personal asignado, los informes emitidos, la utilización de esos informes y las medidas preventivas y correctivas aplicadas a los operadores de transporte remunerado de personas, tanto en la modalidad autobuses (concesionarios y permisionarios) como taxis, correspondientes al periodo del 1° de enero de 2007 al 31 de marzo de 2008, manifestó que en el año 2007 se hizo un esfuerzo por esquematizar las denuncias por fecha de presentación y operador del servicio, lo que permitió disminuir los asuntos pendientes. Este procedimiento también se está aplicando en el año 2008, en procura de mejorar la eficiencia y girar en forma oportuna las recomendaciones correspondientes, o remitiendo los informes a las instancias internas que proceda para su resolución final.8

7 Ley Nro. 7969, publicada en La Gaceta Nro. 20 del 28-01-2000.




Dentro de la documentación que respalda la respuesta del Jefe del Departamento de Inspección y Control, se incluyen algunos oficios relativos a los "Traslados de correspondencia" mediante los cuales se asigna al personal del Departamento de Inspección y Control los asuntos a atender, originados en las denuncias recibidas desde el año 2004. Esta inoportunidad en la atención de asuntos constituye un incumplimiento del literal f) del artículo 7° de Ley Nro. 7969-2000, mediante la que se creó el CTP, que establece como una de sus atribuciones:

"Conocer, tramitar y resolver, de oficio o a instancia de parte, las denuncias re-ferentes a los comportamientos activos y omisos que violen las normas de la legislación del transporte público o amenacen con violarlas.".

En concordancia con esta norma, se indicó en el Plan Operativo Institucional del año 2008, que uno de los servicios del CTP es: 9

"Atender, analizar, tramitar, dar seguimiento y procurar la solución de quejas y denuncias presentadas por los ciudadanos, con el objeto de garantizar los derechos de los usuarios y los operadores de los servicios de transporte público terrestre."

En el caso específico de varios de los asuntos que no han sido atendidos en forma oportuna en el Departamento de Inspección y Control, y que provienen de denuncias presentadas originalmente ante la Contraloría de Servicios, se tiene que el referido Decreto Ejecutivo Nro. 34587-PLAN, antes mencionado, en su artículo 20 señala:

Artículo 20.—Del plazo para resolver. Las inconformidades o denuncias interpuestas por los usuarios deberán ser tramitadas con la mayor diligencia. La Contraloría de Servicios estará obligada a contestar en un plazo máximo de cinco días. Cuando por razones de complejidad la solución definitiva no pueda brindarse en el plazo anterior, la Contraloría de Servicios dispondrá de un plazo de hasta quince días hábiles más, y excepcionalmente, podrá prorrogarse por quince días hábiles más si se requiere de mayor tiempo para la investigación, en ambos casos deberá dejarse constancia de las razones en el expediente.

Como ya se indicó, consultada la Directora Técnica respecto de las denuncias de los años 2006 y 2007 que tienen la condición de pendientes al mes de mayo del 2008, y que fueron trasladas al Departamento de Inspección y Control del Área Técnica para su atención, sobre las razones por las que permanecen en esa condición, manifestó que la causa a la que principalmente se atribuye el escaso nivel de respuesta de ese Departamento a los requerimientos que se le hacen, es la insuficiencia de personal.10

8 Oficios Nro. DIC-08-0441 y DIC-08-0446, del 7 y 8-05-2008.

9 Oficio Nro. DPD-2008-108 del 22-04-2008, suscrito por Director a.i.10 Oficio Nro. DTE-08-0388 del 6-06-2008.




2.1.3. Gestión del registro de actas de sesiones de la Junta Directiva

Dentro de la actividad de respaldo de las funciones de la Junta Directiva está el proceso de toma de actas, el cual genera su asentamiento (impresión), aprobación, firma y transcripción.

Al respecto, la Ley General de la Administración Pública (LGAP) en su artículo 56 establece:

"(…) 2. Las actas se aprobarán en la siguiente sesión ordinaria. Antes de esa aprobación carecerán de firmeza los acuerdos tomados en la respectiva sesión, a menos que los miembros presentes acuerden su firmeza por votación de dos tercios de la totalidad de los miembros del Colegio./.3. Las actas serán firmadas por el Presidente y por aquellos miembros que hubieren hecho constar su voto disidente.".

Además, en el Informe Nro. AI-I-08-002 "Resultado de la gestión de fiscalización y seguimiento", correspondiente al año 2007, preparado por la Auditoria Interna, se hace referencia al atraso en el registro de las actas de la Junta Directiva, citándose como antecedentes relacionados con el tema, el Informe Nro. DFOE-OP-48/2004 de esta Contraloría General y los oficios de esa unidad de Auditoría identificados con los números AI-07-054, AI-07-235, AI-08-075 y AI-08-0150.

En oficio remitido a la Secretaria Ejecutiva del CTP, se le solicitó que indicara "(…) los números de las actas, y las correspondientes fechas, de las últimas sesiones ordinaria y extraordinaria que están asentadas (impresas), aprobadas y firmadas en el Libro de Actas de la Junta Directiva…".

Como respuesta a dicha consulta, la Secretaria Ejecutiva indicó que se está en trámite de firma por parte de la Presidencia de la Junta Directiva, de las actas de las sesiones ordinarias Nro. 55-2007 a la Nro. 93-2007 y de las sesiones extraordinarias de la Nro. 04-2007 a la Nro. 10-2007.

Nótese como se mantiene el atraso en el proceso asociado a las actas de la Junta Directiva, situación que fue advertida por la Auditoría Interna en el referido Informe Nro. AI-I-08-002, así como, entre otros en el oficio Nro. AI-08-0150 del 3 de marzo de 2008, remitido a la Dra. Viviana Martín Salazar, presidenta de la Junta Directiva del CTP, por el Lic. Ricardo Jiménez Godínez, auditor interno.

2.2. Tecnologías de Información

2.2.1. Planificación de las actividades de tecnologías de información y proyecto de implementación de las Normas técnicas para la




gestión y control de TI

Las tecnologías de información y comunicación (TIC) se han constituido en una herramienta fundamental en todas las organizaciones y su utilización se ha generalizado, con el fin de fortalecer los procesos clave en procura de mejorar los servicios a los usuarios y de coadyuvar en el logro de los objetivos organizacionales. En razón del valor agregado que aportan dichas TIC, existe una tendencia a adherirse a los avances tecnológicos, llevando a las organizaciones a efectuar inversiones significativas de recursos en este campo. Ese incremento en la inversión de recursos públicos en TIC, debe convertirse en un elemento de atención a efecto de asegurar que se efectúen bajo principios de eficiencia y eficacia, y que la utilización de esas tecnologías efectivamente conlleve un mejoramiento en los servicios que se prestan a los usuarios.

Para procurar un uso eficiente de los recursos invertidos en TIC, la Administración debe apoyarse en un marco estratégico de tecnologías de Información que coadyuve a la mejor gestión de las tecnologías de información y comunicación en la organización, el cual debe estar constituido por políticas, normas, procedimientos y directrices que regulen la gestión de esas tecnologías, la cual está relacionada estrechamente con los procesos de la organización, con prácticas, procedimientos y criterios técnicos de aceptación general y con la gestión de riesgos, de calidad, de proyectos, de seguridad, de costos y de comunicación, entre otros componentes, los cuales deben interactuar conjuntamente en procura de lograr resultados satisfactorios.

En relación con este tema, esta Contraloría General emitió el documento “Normas Técnicas para la Gestión y el Control de las Tecnologías de Información”, cuyo primer capítulo atañe a las Normas de aplicación general y que entre otros asuntos se refiere al establecimiento de un marco estratégico de TI, gestiones de calidad, riesgos, y seguridad de la información; y el capítulo II que se ocupa de la Planificación y organización de TI. 11

a) Respecto de las acciones relacionadas con la planificación de las actividades relativas a las tecnologías de información (TI) se estableció lo siguiente:

En el mes de febrero del año 2007, la Junta Directiva del CTP acordó dar por recibido el informe con los resultados de la consultoría realizada por la firma Complexus CCG, sobre lo que se denominó "Plan Estratégico en Sistemas de Información", y comisionó a la Dirección Ejecutiva para que asumiese dicho plan. Sin embargo, se determinó que estrictamente este informe no constituye un Plan Estratégico de TI sino que se trata de un compendio de cuatro informes independientes, a saber: "Diagnóstico de la Situación Actual de TI"; "Establecimiento de la Situación Deseada"; "Análisis y Formulación de Brechas Estratégicas" y "Formulación de Proyectos".12

En el mes de marzo del año 2007 el Director Ejecutivo a.i. manifestó a esta Contraloría General que estaba en proceso la contratación de servicios profesionales para

11 Publicado en La Gaceta Nro. 119 del 21-06-2007; vigente a partir del 31-07-2007.

12 Según artículo 4.1 de la Sesión Ordinaria Nro. 14-2007 del 20-02-2007.




la formulación de un Plan Estratégico de Tecnologías de Información; sin embargo, se determinó que tal proceso consistió en la Contratación de Servicios Profesionales para el soporte a los servidores y sistemas operativos, el cual tampoco constituye un Plan Estratégico de TI, por cuanto los servidores y los sistemas operativos son elementos de los sistemas informáticos y no de los procesos organizacionales de la gestión de TI. 13

Sobre este tema, el Director Ejecutivo del CTP informó que no se ha oficializado un plan estratégico institucional de TI.14

b) Respecto del proyecto de implementación de las normas técnicas para la gestión y control de las TI, al que el CTP se encuentra obligado en cumplimiento del artículo 6° de la resolución en que se emitieron las citadas normas, esta Contraloría General dispuso que éste debería hacerse en los primeros seis meses del plazo de dos años concedido a las entidades para cumplir con la normativa en comentario.

En relación con el proyecto de implementación de la norma y el avance en el cumplimiento de las normas en general se determinó lo siguiente:

i- El equipo de trabajo, con representación de las unidades que correspondan re-querido en el artículo 6º citado, se constituyó de manera inadecuada, como resultado de la solicitud de información de esta Contraloría General en torno a este requisito. La solici-tud se tramitó el 14 de mayo de 2008 y la comisión fue constituida dos días después, el 16 de mayo de 2008, lo cual deja entrever que las acciones del CTP en torno a este tema ha-bían sido a esa fecha escasas o nulas. Ese equipo de trabajo está constituido únicamen-te por tres miembros: la Directora de Informática, el Director Ejecutivo y un representante de la Dirección Técnica.15

ii- No se ha cumplido con la designación de un responsable del proceso de imple-mentación, a quien corresponde asumir la coordinación del equipo de trabajo.

iii- No existe un estudio detallado con el fin de determinar las normas técnicas que aplican a la realidad tecnológica de la entidad, a efecto de definir las prioridades respecto de su implementación.

iv- No se ha documentado la planificación de las actividades por realizar, con el propósito de implementar la citada normativa. Dicha planificación debería considerar al menos lo siguiente: plazos por actividad, encargados del cumplimiento, costos estimados, fuentes de financiamiento y requerimientos de infraestructura, personal y recursos técni-cos.

13 Oficio DE-07-1385 del 20-03-2007, citado en el Informe DFOE-OP-5-2007.

14 Oficio DE-08-2716 del 6-06-2008.

15 Oficio DINF-08-111 del 21-05-2008.




Sobre el particular, ante la solicitud de la información antes citada, la Directora de Informática aportó un documento denominado "Manual de políticas y lineamientos en Tecnologías de Información", el cual no constituye el proyecto de implementación de la norma, por cuanto las políticas que enumera son en realidad lineamientos relativos a aspectos informáticos como: operación y utilización de los servicios de red y del correo electrónico; adquisición y contratación de recursos informáticos; así como seguridad en términos de restricciones a usuarios, respaldo de datos, software permitido, contraseñas y antivirus, los cuales son componentes operativos de los sistemas. Además, este Manual fue confeccionado únicamente por la Dirección de Informática y no por un equipo de trabajo con representación de las unidades competentes.

v- En relación con los avances institucionales en torno al cumplimiento de algu-nos de los componentes básicos de las referidas normas técnicas, las autoridades cita-das, presentaron argumentos escuetos que dejan entrever un escaso o nulo avance en el cumplimiento de la norma técnica en cuestión. Por ejemplo, al referirse a seguridad de las TI se hace referencia a enunciados como control de acceso, configuraciones adecuadas y resguardo del cuarto de comunicaciones, pero no se brindan detalles concretos sobre su puesta en práctica en función de la seguridad física y lógica necesaria para restringir el acceso de usuarios, técnicos o personal no autorizado a los sitios físicos y lógicos donde se almacenan sistemas, datos, programas y dispositivos de red, a efecto de proteger la in-formación contra usos indebidos, modificación, daño o pérdida. 16

2.2.2. Características de los sistemas de información y la plataforma tecnológica existente

El CTP carece de sistemas de información adecuados e integrados que permitan un uso eficiente y económico de la información financiera y administrativa requerida para el desarrollo de sus actividades. Al respecto, se determinó que en la actualidad se mantienen vigentes las observaciones contenidas en el “Diagnóstico del Estado Actual de las Tecnologías de Información (TI)” que conoció la Junta Directiva del CTP en el mes de febrero de 2007 y que se refieren a lo siguiente:

i- Las principales aplicaciones en operación son las siguientes: Sistema de Información de Control Único de Transporte (SICUT); Núcleo Administrativo Financiero (NAF); y los registros de pago de cánones, pólizas del INS, correspondencia, permisos especiales para excursiones y escaneo de imágenes.

Del SICUT sólo un pequeño módulo es utilizado, sus transacciones son escasas, y únicamente 7 de sus 100 tablas registran movimientos importantes. Este sistema ya no se utiliza para registrar información histórica en el Departamento de Administración de Concesiones por debilidades en cuanto a datos y la emisión de reportes, situación que ratificó la Jefa del Departamento de Informática.17

ii- Muchas de las aplicaciones se presentan como “sistemas de información,” cuando en realidad no lo son, y las únicas que califican como tales son el SICUT y el NAF; no obstante, como ya se señaló, la primera está en proceso de migración y

16 Oficios DINF-08-111 del 21-05-2008 y DE-08-2716 del 6-06-2008.17 Oficio DINF-08-0090 del 25-04-2008 en respuesta al FOE-OP-178 del 21-04-2008.




desecho, y la segunda en etapa de prueba. El resto, no obstante contener pequeñas estructuras de datos, no califican como sistemas de información, dado su pequeño tamaño y su escaso grado de complejidad.

iii- La Dirección de Administración y Finanzas carece de un sistema integrado en materia de recursos humanos, finanzas, contabilidad, inventarios, aprovisionamiento, control de activos y control de contrataciones. El Área Técnica no cuenta (a excepción del SICUT) con sistemas de apoyo para el diseño de rutas e infraestructura de transporte, análisis de demanda, registro de mediciones, registro de calidad de los servicios y control de concesiones y permisos; en tanto que la Secretaría Ejecutiva y la Dirección Ejecutiva carecen de un sistema de gestión de actas y acuerdos.

Como consecuencia de lo anterior, la mayoría de la información de las distintas dependencias se maneja en documentos de hoja electrónica de Microsoft Excel® y de procesador de texto de Microsoft Word®, la cual es almacenada en computadores de escritorio, sin que se lleve ningún control o procedimiento de respaldo, exponiéndose a alta vulnerabilidad.

Aunado a lo anterior, la Jefa del Departamento de Recursos Humanos informó que el programa de cómputo para el registro de la planilla del CTP genera inconvenientes en razón de que requiere de manipulación de su código de programación para el cálculo de cada pago quincenal, debido a que las aplicaciones no están terminadas, para lo cual el funcionario encargado de la planilla se da a la tarea de revisar “a pie” toda la planilla en cada quincena, antes de generar el archivo de pago correspondiente. 18

iv- Las condiciones de seguridad (de manera no automatizada) en las que se encuentran los servidores y los nodos de conexión de la red no son las mejores y distan de ser aceptables. Las condiciones ambientales en cuanto a polvo, temperatura, posibilidad de incendio, suministro de energía y acceso de personal no autorizado son deficientes. Asimismo, existen limitaciones de espacio físico, lo que provoca que las condiciones de los sitios donde se encuentran los servidores en el Departamento de Informática, el equipo de red y los switches de las varias dependencias no sean las mejores.

v- Se carece de un inventario actualizado de los equipos informáticos adquiridos; tampoco se posee un registro de las condiciones iniciales con que fueron adquiridos y sus ulteriores modificaciones, e igual condición se tiene en relación con el registro de equipo dañado o en reparación, con el equipo descontinuado y con el equipo devuelto a bodega de activos. Además, no existe un registro de los proyectos que justifiquen la adquisición de los equipos o sistemas, así como bitácoras de modificación a sistemas, actualizaciones de sistemas operativos, motores de base de datos y herramientas informáticas. Asimismo, no se lleva un registro de expedientes por proveedores o por marca de equipo.

vi- En materia de políticas de adquisición, operación, seguridad y gestión de los equipos informáticos, el marco orientador sigue siendo el dispuesto por el MOPT, a través de su Centro de Informática, por cuanto el CTP carece de un marco propio, así como de

18 Oficio DRH-1001-2008 del 9-06-2008.




documentación referente a diseño y especificación de las aplicaciones implementadas por funcionarios de la Dirección de Informática.

Al respecto, la Dra. Viviana Martín Salazar, presidenta del Consejo de Transporte Público concuerda, en cuanto a los factores internos limitantes de la capacidad institucional, que los sistemas tecnológicos del CTP están obsoletos, lo cual impide que la información fluya de una manera ágil para la toma de decisiones, limitando así una adecuada gestión, y que como parte de la política estratégica institucional, han de tomarse medidas que garanticen la continuidad y calidad del transporte remunerado de personas. 19

2.2.3. Condiciones físicas y operativas de las instalaciones de tecnologías de información

Se efectuó una visita a algunas de las instalaciones de Tecnologías de Información (TI), con el propósito de inspeccionar la infraestructura; las condiciones de seguridad física y ambiental; las aplicaciones utilizadas; los recursos humanos y los posibles riesgos asociados con la seguridad de los datos, las operaciones, las comunicaciones, el acceso a la información y la integridad de archivos y documentos. A continuación se hace referencia a aspectos puntuales observados en las dependencias visitadas:

2.2.3.1 Sede Central

La entidad se ubica en una serie de edificios de apartamentos alquilados y separados unos de otros. Por lo general, cada dependencia opera en un apartamento independiente de dos plantas. Se dispone de una red de cómputo privada, con cableado estructurado, dos servidores y dos enrutadores, ubicados en el cuarto de servidores de la Dirección de Informática. Los enrutadores administran la distribución de la comunicación con las demás dependencias, mediante una red con topología de estrella, con enlaces externos al MOPT, al COSEVI y a las sedes regionales. Cada una de las dependencias cuenta con un switch, al cual se conectan las diferentes estaciones de trabajo de los funcionarios, las cuales poseen su respectiva tarjeta de red que hace posible la conectividad. Por lo general, cada switch se encuentra dentro de una caja metálica empotrada en la pared en un lugar elevado, donde también se ubica una unidad UPS.

a) En cuanto a la seguridad física y ambiental, se observó que en la Dirección de Informática, las tapas cobertoras de los switches, se ubican en un lugar inadecuado y se mantienen abiertas (ver fotografía Nro. 1). En 4 de las 5 dependencias visitadas el respectivo switch se encontró expuesto o sin caja cobertora, con los cables conectores expuestos a los usuarios. En el Departamento de Ingeniería, el switch se encontró formando parte de un bastidor dentro de una cocineta, donde los funcionarios cocinan y

19 Oficio sin Número del 16-05-2008.




consumen alimentos. El bastidor está colocado adyacente a un dispensador de agua, un horno de microondas y una mesa. Además se observó que en la Dirección Ejecutiva las canaletas presentan perforaciones por donde los cables fueron extraídos e introducidos al cielorraso sin protección,

b) Respecto de la seguridad lógica de las operaciones y el control de acceso a las aplicaciones, aparte de las unidades UPS y de las claves de usuario normales, no se determinó mayor prevención en las estaciones de trabajo de las dependencias usuarias. En relación con la administración de datos, las bases de datos se mantienen en dos servidores ubicados en el denominado Cuarto de Servidores de la Dirección de Informática o en las respectivas estaciones de trabajo de los usuarios.

c) Sobre el desarrollo y mantenimiento de aplicaciones, únicamente en la Dirección de Informática se efectúan esas labores, en caso de requerirse. En cuanto a la ejecución de las gestiones ordinarias relacionadas con trámites para el otorgamiento de permisos o concesiones, las terminales de trabajo se utilizan, en mayor medida, para la consulta de información proveniente de bases de datos propias (registro de cánones y de códigos de conductor) o para la consulta de datos disponibles en páginas Web de instituciones estatales, a través de la red Internet (COSEVI y CCSS).

2.2.3.2 Oficinas Regionales

Las sedes visitadas se ubican en edificios independientes, no obstante algunos de ellos forman parte de un plantel regional del MOPT. A efecto de ejecutar su labor ordinaria en torno a los trámites para el otorgamiento de permisos y concesiones, las sedes regionales se enlazan internamente con las bases de datos ubicadas en los servidores de la Sede Central, tanto para consultas de códigos de conductor, a través de la aplicación denominada SICUT, como del pago de cánones, para verificar la conformidad de los respectivos requisitos. También se enlazan vía Internet con las páginas de la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS), para la consulta de cumplimiento de pago de cuotas obrero-patronales; del Consejo de Seguridad Vial (COSEVI), para la consulta de multas por infracciones a la Ley de Tránsito y del Instituto Nacional de Seguros (INS), para la consulta de pólizas. El sistema opera sólo en una vía, pues las estaciones de trabajo de las sedes regionales no están capacitadas ni tienen privilegios para el registro de datos en los servidores de la Dirección de Informática de la Sede Central, sino únicamente para realizar las consultas antes citadas.

a) Las sedes regionales no están autorizadas para otorgar los denominados permisos permanentes para los operadores de transporte público, por cuanto deben ser tramitados en la Sede Central en San José y aprobados por la Junta Directiva. Únicamente pueden otorgar los permisos ocasionales, por ejemplo para turismo, excursiones, transporte de estudiantes o salidas del país, los cuales se conceden por períodos cortos (un mes o fines de semana).

El sistema de cómputo facilita la consulta desde las sedes regionales, de los requisitos aplicables para solicitar dichos permisos permanentes, a efecto de completar




los documentos que se requieren, pero no evita que el expediente, conformado por los documentos de rigor, deba ser remitido físicamente a San José, mediante vehículo propio de la institución o mediante el servicio de mensajería que ofrecen las empresas de autobús. En este último caso, los expedientes llegan a la terminal de autobuses en San José, donde acude un mensajero del CTP para su traslado a la Sede Central, a efecto de iniciar el respectivo trámite para la aprobación por parte de la Junta Directiva, y luego, se procede al trámite inverso para el retorno de los expedientes a las sedes regionales.

b) En cuanto a seguridad de la información y de las operaciones electrónicas, aparte de las unidades UPS y de las claves de usuario normales, no se observó mayor prevención por la seguridad lógica en las estaciones de trabajo, en relación con el acceso a las aplicaciones y a las bases de datos anteriormente comentadas. Se determinó que los switches ubicados en las sedes regionales están sub-utilizados, ya que se usan como máximo 3 de los 24 puertos disponibles.

c) Respecto de la seguridad física y ambiental de los equipos de tecnologías de información en las sedes regionales visitadas, se encontró que no cuentan con canaletas para la disposición de los cables en su conexión con el switch, los cuales se encuentran expuestos. Así por ejemplo, en la sede de Alajuela la caja del switch se ubica en área de atención al público, y en la de Liberia, el switch se encuentra fuera de servicio, debido a problemas de comunicación propios de la red del ICE.

2.3. Estructura Organizacional y Recurso Humano

2.3.1. Estructura orgánica

a) Según el Plan Estratégico 2008-2010 una de las acciones a implementar es la siguiente: 20

"1.1 Contar con una organización administrativa adecuada, que permita prestar un servicio público eficiente, acorde a los derechos de los usuarios, en términos de respuestas objetivas y en tiempo.".

La incorporación de esta acción dentro de dicho plan evidencia la necesidad de consolidar la estructura orgánica del CTP para cumplir con los objetivos de su creación (Ley 7969-2000).

Por otra parte, en el Resumen ejecutivo del Informe final del "Estudio de oferta y demanda de Transportes de la GAM", en lo que interesa para el caso, se indica: 21

20 Aprobado por la Junta Directiva en el artículo 5.1 de la sesión ordinaria Nro. 76-2007 del 11-10-2007.21 Estudio preparado por el L. C. R. Logística S.A. para el Ministerio de Vivienda y Asentamientos Humanos, PRU-GAM, Planificación Regional y Urbana del Gran Área Metropolitana (GAM) del Valle Central de Costa Rica, financiado con fondos de la Unión Europea. 31-08-2007. Aprobado




"(…) El CTP (ente gestor) requería urgentemente ser sometido a un proceso de fortalecimiento técnico, actualización en materia de transporte público y cambio de cultura organizacional, pues de otra forma no podría cumplir sus funciones de planificación y gestión operativa.".Asimismo en dicho documento, en el "Resumen de recomendaciones a nivel

administrativo del transporte urbano", se plantea textualmente:

Sistema existente en 2007

Sistema propuesto

Cultura organizacional El MOPT y varias de sus instituciones adscritas presentan vacíos evidentes que reflejan confusión en cuanto a cual debe ser su cultura organizacional. Algunas de las entidades creadas para descentralizar funciones del MOPT, por ejemplo el CTP y CONAVI, arrastran viejos enfoques organizacionales de su antigua institución matriz, que no calzan con la realidad y el contexto imperante en el 2007.

Redefinir patrones organizacionales del MOPT y de las instituciones adscritas a él para asegurar cumplimiento de deberes bajo las nuevas condiciones del entorno, por ejemplo, el CTP debería ejercer más funciones técnicas y disminuir el peso de la verificación de trámites administrativos y legales como actividad principal.

Adicionalmente, el "Resumen de recomendaciones a nivel administrativo de políticas de transporte público", expone en forma textual:

Sistema existente en 2007

Sistema propuesto

Liderazgo técnico El MOPT y el CTP muestran vacíos evidentes a nivel técnico, sus actividades se centran más en aspectos legales y administrativos.

El MOPT y el CTP deben ser fortalecidos técnicamente. El CTP debe cumplir las funciones técnicas para las que fue creado y actuar como Ente Gestor del transporte público.

por la Junta Directiva del CTP en la sesión ordinaria Nro. 11-2008 del 14-02-2008.




En relación con lo adecuado de la estructura orgánica para atender las funciones del CTP, al consultarle a la Dra. Viviana Martín Salazar, Presidenta de la Junta Directiva, al referirse a los factores internos relevantes asociados a los sistemas de organización administrativa, que en su opinión limitan la capacidad institucional para el logro de los objetivos, manifestó: 22

"Aparente desarticulación entre la estructura organizativa actual del CTP y los objetivos o acciones estratégicas establecidas en la Ley y en los planes del Consejo de Transporte Público. En ese sentido se están realizando acciones correctivas para definir una estructura idónea del CTP acorde a las necesidades y proyectos actuales y futuros, mediante la contratación de la empresa Deloitte.".

b) En efecto, se constató que el año 2007, la Junta Directiva adjudicó a la empresa Deloitte & Touche, S.A. la licitación pública Nro. 02-2007, denominada “Consultoría para el diseño de procesos, procedimientos, cargas de trabajo, estructura organizacional del Consejo de Transporte Público”. 23

El contrato correspondiente a dicha licitación pública, bajo el nombre "Contrato para la contratación de consultoría para el diseño de procesos, procedimientos, estructura organizacional, cargas de trabajo, manual de puestos, cultura organizacional y proceso de evaluación del desempeño del Consejo de Transporte Público entre el Consejo de Transporte Público y la empresa Deloitte & Touche…", identificado con el Nro. CSP 001-2008, fue suscrito el 3 de marzo de 2008 por el Lic. Javier Vargas Tencio, director ejecutivo a.i. del CTP; el señor Carlos J. Gallegos Echeverría, en representación de la empresa, y tiene el V° B° de la Licda. María Elena Rojas Abarca, directora de la Asesoría Legal del CTP.

Respecto del contenido del citado contrato, se tiene que en la cláusula segunda se señala:

"El objeto del presente contrato consiste en revisar el plan estratégico del Consejo de Transporte Público y alinear los procesos, estructura organizacional y cultura de la organización con la estrategia de la institución.".

Por otra parte, en el punto 3.2 de la tercera cláusula se establece que la Dirección Ejecutiva, al dar la orden de inicio debía designar un supervisor/contraparte y una comisión que se encargará de revisar y discutir con el personal de la empresa contratada los avances del proyecto.

22 Oficio sin número del 16-05-2008.

23 Según acuerdo del artículo 3.2 de la sesión ordinaria Nro. 80-2007 del 25-10-2007.




Según informó el Director Ejecutivo a.i., la fecha de orden de inicio del contrato es el 29 de abril de 2008 y que los funcionarios designados como "supervisor/contraparte" son la Bach. Alejandra Mora Badilla, Asistente Administrativa de la Dirección Ejecutiva, y el Lic. Juan Manuel Delgado Naranjo, Director Administrativo Financiero. Señaló además el Director Ejecutivo que: "Posteriormente se conformará la comisión que revisará y discutirá los informes que presentará el contratista, ya que el primer análisis de valor será entregado el día 19 de junio de los corrientes.". Nótese que según lo dispuesto en el citado punto 3.2 del contrato el nombramiento de esta comisión debió comunicarse al dar la orden de inicio, lo cual no se cumplió por parte del Director Ejecutivo. 24

La conformación de esa comisión tiene relevancia, por cuanto en el punto 5.1 de la cláusula quinta del contrato se enumeran una serie de informes que el contratista preparará y someterá a conocimiento de dicha comisión contraparte.

Se deriva del contenido de dicho contrato, que supuestamente con esta consultoría se abarcaría en forma amplia la estructura organizativa y sus procesos, por lo que como efecto esperado se tiene la definitiva consolidación de dicha estructura, tanto en lo referente al contenido formal, como de recurso humano y de procedimientos.

2.3.2. Reglamento autónomo de servicios

Para materializar la actividad de la estructura orgánica se requiere de funcionarios, para quienes es necesario emitir regulaciones que ordenen su relación de servicio y describan sus deberes y responsabilidades, objetivo exigido por la normativa laboral que resulta aplicable a los servidores en referencia, que con fundamento en la jerarquía de las fuentes del ordenamiento jurídico administrativo del artículo 6° de la Ley General de la Administración Pública (LGAP) aplicarían para el caso, pudiéndose citar, entre otros, los numerales 191 y 192 constitucionales; el artículo 112 de la LGAP, el Estatuto del Servicio Civil, el Código de Trabajo y los reglamentos autónomos.

Es así como en el artículo 6.10 de la sesión ordinaria Nro. 62-2007, del 23 de agosto de 2007, la Junta Directiva aprobó el "Reglamento Autónomo de Servicio del Consejo de Transporte Público" y le encargó al Director Ejecutivo que coordinara lo pertinente para su pronta publicación. Consultado al respecto, este funcionario indicó que el Reglamento ha sido objeto de algunas modificaciones que "(…) serán sometidas a la aprobación en principio de la Junta Directiva…y posteriormente a la Dirección General de Servicio Civil, siendo que una vez que esta Institución emita su aprobación será remitido a la señora Ministra de Obras Públicas y Transportes, para su firma y posterior publicación, procedimiento que aproximadamente podría estar concluyéndose a finales del mes de junio del presente año.". 25

Esto, no obstante que la versión original del citado Reglamento ya se había remitido a la Dirección General del Servicio Civil con las correspondientes modificaciones,

24 Oficio Nro. DE-082827 del 13-06-2008.

25 Oficio Nro. SE/CTP-08-05-000365-A de la Secretaría Ejecutiva del CTP y Nro. DE-082445 del 21-05-2008.




acordadas por la Junta Directiva en su sesión ordinaria del 23 de agosto de 2007, recibiéndose de esa Dirección autorización para el trámite de publicación, lo cual no se completó, por cuanto según el Director Ejecutivo a.i. se requieren adiciones en relación con la asistencia de los funcionarios y el pago de horas extras. 26

Llama la atención esta argumentación, toda vez que el referido proyecto de reglamento dedica los siguientes capítulos y artículos a los temas de la jornada extraordinaria y de la asistencia:

CAPÍTULO DENOMINACIÓN ARTÍCULOSVII De la prestación de servicios 36 al 39XIII Registro y control de puntualidad y asistencia a

labores74 al 82

XIV De las llegadas tardías 83 al 85XV De las ausencias y del abandono del trabajo 86 al 91XVI De las ausencias y los subsidios por enfermedad y

licencias por maternidad92 al 95

Fuente: Proyecto de reglamento aprobado por la Junta Directiva en la sesión ordinaria Nro. 62-2007 del 23-08-2007.

2.3.3. Recursos humanos

a) Al 23 de abril de 2008 se tenía la siguiente conformación de personal:

FUENTE DE PAGO CANTIDAD DE FUNCIONARIOS PORCENTAJECTP 107 64,9MOPT 56 33,9COSEVI 1 0,6SERVICIO CIVIL 1 0,6TOTAL 165 100%

Fuente: Elaboración propia con base en oficio Nro. DE-08-1907 del 23-04-2008, firmado por el Director Ejecutivo a.i. del CTP.

En relación con la fuente de pago, esta situación es muy diferente a la que se tenía al 14 de febrero de 2007, cuando el CTP contaba con 162 funcionarios, de los cuales el 86% de la planilla (139) era pagada con recursos del MOPT, un 10% (16) por el COSEVI, y únicamente un 4% (7) con recursos del CTP. No obstante, nótese que todavía una tercera parte del personal sigue siendo pagado con recursos del MOPT.

26 Oficios Nro. DE-080555 y Nro. DE-081155 del 5-02-2008 y 10-03-2008, de la Dirección Ejecutiva del CTP y respuesta de la Asesoría Jurídica de la Dirección General de Servicio Civil, oficio Nro. AJ-154-2008 del 24-03-2008.




Esta conformación de la planilla no le permite al CTP consolidar su estructura orgánica, y le impide a su personal arraigar su valor de pertenencia a la institución, por lo cual lo procedente es que se concluya en definitiva el análisis integral sobre la cantidad y calidad del recurso humano requerido y de las correspondientes cargas de trabajo, con el propósito de contar con una estructura orgánica que atienda de manera eficiente la demanda de servicios. 27

El "Manual de normas generales de control interno para la Contraloría General de la República y las entidades y órganos sujetos a su fiscalización" y sus modificaciones, en su numeral 5.6 "Archivo institucional" establece los requerimientos sobre la preservación y archivo de la documentación institucional. 28

Al ser los expedientes de personal un documento administrativo de fundamental importancia como respaldo del historial de los funcionarios de la institución, es necesario, entre otras formalidades, que estén debidamente foliados, como parte de los procedimientos de control que establece la citada norma.

De la revisión de los expedientes se observó que carecen de número de folio en los documentos generados a partir del año 2007 (de ese año hacia atrás sí están foliados), lo que constituye una inobservancia al referido Manual, la cual debe ser corregida.

b) Como herramienta fundamental para la buena marcha de toda organización, y particularmente en la prestación de servicios públicos, es indispensable contar con recurso humano capacitado, competente y orientado de manera continua a ampliar y actualizar el conocimiento. Al respecto plantea la Fundación Española CEDDET:29

"Gestión del conocimiento. La empresa debe transformarse en una organización de aprendizaje, donde la información existente en cualquiera de sus unidades y la capacidad de innovación de todos sus empleados sea aprovechada de forma eficiente para la mejora continua. En este contexto, la flexibilidad y potencia de las nuevas tecnologías de la información alcanzan toda su virtualidad. La información se genera, se procesa y se transmite de forma diferente.".

La incidencia de las actividades asociadas al recurso humano es fundamental en la prestación del servicio y debe analizarse en forma integral para solucionar las deficiencias que le aquejan. Al respecto, este órgano contralor, en su Memoria Anual 2007 señaló la

27 Oficio Nro. RH-0446-2007, del 22-03-2007, del Departamento de Recursos Humanos del CTP.

28 La Gaceta Nro. 107 del 05-06-2002 y Nro. 248 del 24-12-2003.

29 Módulo I.2 de la sexta edición del Curso Virtual Fiscalización del Sector público, abril a junio del año 2008.




necesidad de una gestión integral que considere la planificación de necesidades, la organización del trabajo, los sistemas de compensación y el desarrollo del personal.

De acuerdo con lo que se estableció en el estudio, en el caso del personal del CTP, hay una gran escasez de cursos de reforzamiento o especialización en temas afines a la actividad sustantiva.

Esto lo ratificó la Dra. Viviana Martín Salazar, Presidenta de la Junta Directiva, al evacuar una consulta sobre los factores internos que limitan la capacidad institucional para el logro de los objetivos, cuando señaló:30

"Carencia de centros de capacitación especializados en Transporte Público a nivel nacional, que permita a su vez que se puedan capacitar de manera continua a nuestros funcionarios y especializarlos.".

2.4. Instalaciones Físicas

Como ya se había expuesto en el Informe Nro. DFOE-OP-43/2002 del 20 de diciembre de 2002, de este órgano contralor, "(…) la cercanía física de las unidades administrativas es un elemento indispensable en toda organización, en virtud de que promueve la integración del personal y facilita el intercambio de información y el flujo de documentos entre las diversas dependencias, lo cual coadyuva a que la función administrativa sea más ágil y oportuna. Esta situación cobra importancia en una organización como el Consejo, cuyo fin principal está dirigido a la prestación de servicios, y en donde circula documentación de gran trascendencia y relevancia para el desarrollo del país.".

Si bien se resolvió lo relativo a la cercanía de las oficinas, en las instalaciones donde opera el Consejo existe otra serie de inconvenientes, según se expone a continuación.

2.4.1. Sede central

a) En relación con las instalaciones de la sede central en donde de ubica actualmente el CTP, en su Plan Anual Operativo 2007, se señalaron, entre otros aspectos, debilidades asociadas a la carencia de instalaciones propias, integradas y accesibles para personas con discapacidad, así como con la insuficiencia de espacio y las limitaciones para hacerle mejoras.

Por su parte, el Contralor de Servicios a.i. también se refirió a la incidencia negativa de la deficiencia de las instalaciones en su gestión31.

30 Mediante oficio Nro. 3498 (FOE-OP-182) del 22-04-2008, contestado con el oficio sin número del 16-05-2008.

31 Oficio Nro. CSCTP08-0976, del 21-04-2008.




Además, la Dra. Viviana Martín Salazar, presidenta de la Junta Directiva del CTP, en su oficio sin número del 16 de mayo del 2008, mencionó en el punto “5. Factores internos limitantes de la capacidad institucional:” lo siguiente:

"La carencia de instalaciones físicas adecuadas para el CTP no permite el interactuar a las diferentes unidades, por lo que se hace necesario contar con un edificio propio acorde a las necesidades requeridas. En este asunto se ha realizado gestiones ante la Señora Ministra, a fin de solventar esta necesidad lo más pronto posible.".

En una visita realizada por funcionarios de este órgano contralor a las diferentes dependencias del CTP se determinó lo siguiente:

i- Todas las dependencias operan en edificios alquilados, los cuales son inmuebles cuya estructura fue diseñada para apartamentos habitacionales, por lo que no reúnen condiciones propicias para funcionar como oficinas para el servicio público.

ii- Algunas oficinas (vgr. la Dirección de Informática, Dirección de Asuntos Jurídicos, los departamentos de Inspección y Control e Ingeniería y la Dirección Administrativa Financiera), se ubican en la segunda planta de esos apartamentos, con un único acceso por una escalera de madera de diseño recto que tiene un ancho de 0,96 metros y una pendiente bastante elevada, la cual supera los 3,50 metros de alto, sin ningún descanso intermedio (ver fotografías Nro. 2), lo que las convierte en un acceso peligroso, situación que están al margen de lo que establece el Reglamento de Construcciones32. En el caso de la oficina de Asuntos Jurídicos esas escaleras dan acceso de entrada y salida a quince funcionarios, más el público que requiere de esos servicios. Los departamentos de Inspección y Control e Ingeniería se ubican en una segunda planta, en la que laboran 26 funcionarios, y además se atiende público. En este último caso se tiene un agravante adicional y es que en la planta baja de donde se encuentran esos departamentos, se ubica una bodega de la Dirección de Ingeniería de Tránsito del MOPT, en la que se elaboran las señales verticales de tránsito, razón por la cual se almacenan pinturas y disolventes para la demarcación vial horizontal, así como los vehículos que realizan esos trabajos. Los funcionarios de esas oficinas del CTP manifestaron su preocupación por el peligro que significa el manejo de sustancias volátiles, así como los fuertes olores que les llegan a la segunda planta.

iii- Algunas cocheras de los apartamentos fueron habilitados para la atención del público, como es el caso del Departamento de Concesiones y Permisos y la Ventanilla Única y Contraloría de Servicios.

32 Publicado en La Gaceta Nro. 56, Alcance 17 del 22-03-1983.




iv- Los usuarios y el personal no cuentan con un área adecuada de parqueo y deben ubicar sus vehículos a la orilla de la calle, la cual tiene un alto tránsito, debido a que en el sector también están la Dirección de Ingeniería de Tránsito del MOPT y la Unidad de Guardacostas del Ministerio de Seguridad Pública, por lo que se exponen a eventuales atropellos y robos.

v- Las diferentes instalaciones en donde se ubican varias direcciones y departamentos (Auditoría Interna, Planificación y Desarrollo, Asuntos Jurídicos, Unidad de Recursos Humanos, entre otras) no cumplen con la Ley de Igualdad de Oportunidades para las Personas con Discapacidad ni con la Ley del Adulto Mayor, situación que fue reconocida por la propia presidenta de la Junta Directiva, Dra. Viviana Martín Salazar, en el oficio antes mencionado, cuando en el punto 2.8 de la sección “Acciones Estratégicas a Implementar” planteó la siguiente:

"Promover acciones para el cumplimiento de la Ley 7600 (Igualdad de Oportunidades para las personas con discapacidad) y la Ley del Adulto Mayor.”, acciones que también deben promoverse en sus instalaciones, cuya finalidad es prestar un servicio público.".

b) Según consta en un documento de convenio aportado por el Director Ejecutivo a.i., se tiene en trámite de ley la donación del inmueble donde operó el Departamento de Licencias del MOPT (área de 3.022,70 m²), para trasladar las instalaciones del CTP.33

Adicionalmente, dicho funcionario aportó otro documento que se denomina: “Convenio de uso y disfrute de instalaciones Ministerio de Obras Públicas Transporte y el Consejo de Transporte Público”, el cual estará vigente hasta tanto la Asamblea Legislativa no promulgue la ley mediante la cual autorice la donación del citado inmueble a favor del Consejo. En la cláusula segunda “DE LAS OBLIGACIONES DEL CONSEJO” se indica (…) que deberá realizar una evaluación preliminar del inmueble, a fin de determinar las mejoras, reformas o modificaciones que deban realizarse a dicho edificio"; acción con la que a la fecha de emisión del presente informe no se había cumplido. 34

2.4.2. Oficinas regionales

El CTP cuenta con diez oficinas regionales en todo el país, ubicadas en los cantones centrales de Pérez Zeledón, San Carlos, Puntarenas, Limón, Cañas, Liberia, Alajuela, Cartago, Heredia y San Ramón. De estas, las cinco primeras utilizan instalaciones cedidas por el Consorcio Riteve S y C, las otras cuatro están instaladas en

33 Oficio Nro. DE-081982 del 28-04-2008.

34 Aprobado por la Junta Directiva del CTP mediante Artículo 5.4 de la Sesión Ordinaria 36-2008 del 22-05-2008. Suscrito por la titular del MOPT y por la Presidenta y el Director Ejecutivo del CTP (Oficio Nro. 20083135 del 06-06-2008 de la Dirección Jurídica del MOPT).




oficinas cedidas en calidad de préstamo (MOPT y otras instituciones) y la de San Ramón cuenta con instalaciones propias. 35

El funcionamiento de las sedes regionales está regulado por el Decreto Ejecutivo Nro. 28599-MOPT del 24 de abril de 2000. Además, como complemento, el Jefe del Departamento de Regionales del CTP ha emitido algunas circulares en las que se complementa sobre el particular.

a) En el informe de la Auditoría Interna Nro. AI-I-07-014, del 11 de diciembre de 2007, denominado “Estudio sobre la funcionalidad de la operación de las Regionales del CTP", se concluyó que esas sedes muestran un gran descuido en su aspecto físico, escaso personal e insuficiente capacitación, y una deficiente prestación servicios, en lo relativo a su oportunidad y cobertura de servicios.

El Director Ejecutivo a.i. indicó a esta Contraloría General que en el mes de febrero del 2008, el Jefe del Departamento de Regionales de turno, le remitió un informe relacionado con el contenido de dicho informe de la Auditoría Interna, el cual, al mes de junio de 2008, estaba en análisis y estudio por parte de la Dirección Ejecutiva, con el fin de valorar su procedencia y tomar las medidas que correspondan para su eventual implementación, medidas que teniendo en cuenta el tiempo transcurrido deberán concretarse a la brevedad posible. 36

b) Se efectuó una visita a las oficinas regionales de: Heredia, Alajuela, San Ramón, Puntarenas, Cañas y Liberia observando problemas comunes identificados en las sedes visitadas, y que también fueron citados en el referido Informe Nro. AI-I-07-014 de la Auditoría Interna. Al respecto, pueden mencionarse los siguientes: la insuficiencia de personal y de vehículos, lo que limita las verificaciones de campo y las inspecciones; la necesidad de remitir algunos trámites a las oficinas en San José, en condiciones inapropiadas de transporte y seguridad, aparte de que sufren demoras para su resolución final, que puede ser hasta de seis meses; falta de espacio y de mobiliario adecuado para el archivo y resguardo de expedientes y escasa relación con el Departamento de Regionales de la sede central.

En cuanto a situaciones particulares pueden reseñarse las siguientes:

SEDE REGIONAL OBSERVACIONESHeredia No cuenta con vehículo, por lo que el traslado de

correspondencia a las oficinas centrales se hace utilizando el vehículo de la oficina regional de Alajuela, el cual no tiene chofer asignado, que sí

35 Convenio con Riteve vigente por 10 años a partir del 2002. Oficio Nro. DPD-0127-2008 del 13-05-2008, de la Dirección de Planificación y Desarrollo del CTP.

36 Oficio Nro. DAF-080167 del 25-02-2008, suscrito por el Lic. Juan Manuel Delgado Naranjo.




hay en Heredia, quien atiende las dos oficinas.La encargada tiene la función adicional de firmar documentos de la oficina de Alajuela, ya que el encargado de esta sede no tiene la firma registrada.

Alajuela Solo labora un funcionario.La instalación eléctrica es compartida con otra dependencia del MOPT, por lo que no es suficiente para abastecer a ambas oficinas y en repetidas ocasiones los interruptores se desconectan y se quedan sin fluido eléctrico.Dificultades de espacio para atender al público por insuficiencia de instalaciones.Inmueble inseguro para los usuarios, ya que al frente de la oficina se realizan maniobras con equipo pesado de construcción de carreteras.(Ver fotografía Nro. 3)

Puntarenas Según el encargado desde que se construyó ese edificio, el CTP no le ha dado mantenimiento. Muestra algunos deterioros importantes, sobre todo por fugas de agua llovida.

Liberia En operativos conjuntos con la Policía de Tránsito se han identificado documentos de permisos para diversos fines supuestamente falsificados.

Además, en cuanto a la Oficina Regional de Cañas debe indicarse que está ubicada en el inmueble construido para ser usado como sede del CTP por RITEVE S y C, contiguo al sitio donde se realiza la revisión técnica, a cuatro kilómetros del centro de Cañas, sobre la Ruta Nacional Nro. 1 hacia San José; sin embargo, esa oficina regional no está funcionando y el escaso mantenimiento que se le da, está a cargo del personal de vigilancia privada, no obstante que tal labor le corresponde al CTP, según se dispone en el numeral 3.1.13 del contrato de prestación de servicios para la creación y funcionamiento de estaciones para la revisión técnica integrada vehicular, celebrado entre el CTP y el Consorcio RITEVE SyC. Esas instalaciones están totalmente desocupadas, excepto por la existencia de mobiliario cubierto con plástico, que fue trasladado a esas oficinas en el mes de abril del 2006, con la expectativa de utilizarlo en su operación, lo cual no se concretó.

Cabe indicar que según la cláusula 3.2.13 del contrato antes mencionado, las instalaciones que Riteve SyC debía ampliar para la operación de la sede del CTP serían las de Liberia, que es donde actualmente funciona la oficina regional; sin embargo, la que se amplió fue la estación de Cañas, la cual se encuentra en desuso. Esta situación ocasionó que se construyera una edificación que no está cumpliendo con el objetivo previsto y más bien ha estado generando al Consejo gastos en el pago de la vigilancia y servicios públicos. Según información obtenida en el Departamento Financiero, en el periodo de enero 2007 a mayo del 2008, se han pagado aproximadamente ¢8.312.686,86,




es decir, un promedio de ¢488.981,58 por mes 37. Además, por falta de uso, se observó que las instalaciones están bastante deterioradas.

3. CONCLUSIONES

El CTP enfrenta dificultades de tipo administrativo, técnico y tecnológico para el logro de sus objetivos de creación, con lo que se limita su contribución al proceso de desarrollo de las infraestructuras del transporte. Algunas de esas situaciones son las siguientes:

La gestión de la Contraloría de Servicios y del Departamento de Inspección y Control son deficientes por la demora e inoportunidad en la atención de los casos que se les plantean, aparte de un insuficiente seguimiento de los asuntos a su cargo, con lo que se genera una deficiente atención al usuario. La principal causa a la que se atribuye esta situación es la escasez de personal.

Asimismo, el proceso asociado a las actas de la Junta Directiva no se mantiene actualizado.

El CTP no cuenta con un Plan Estratégico Institucional de Tecnologías de Información, por lo que carece de políticas, normas, procedimientos y directrices que regulen y orienten la gestión de esas tecnologías. Además, no se han ejecutado acciones efectivas en procura del cumplimiento de la normativa emitida por esta Contraloría General, denominada "Normas técnicas para la gestión y el control de las tecnologías de información", vigente a partir del 31 de julio de 2007.

Se carece de sistemas de información adecuados e integrados que permitan obtener, procesar, generar y comunicar de manera eficaz, eficiente y económica, la información financiera y administrativa requerida para el desarrollo de sus actividades, ya que la mayoría de la información se genera en documentos de hoja electrónica de Microsoft Excel® y de procesador de texto de Microsoft Word®.

También se observaron deficiencias en relación con la seguridad física y ambiental de los componentes de tecnologías de información, y no se cuenta con mayor seguridad lógica en las operaciones de las estaciones de trabajo de las dependencias usuarias, tanto en la sede central como en las regionales.

Además, una tercera parte del personal sigue siendo pagado con recursos del MOPT, lo que impide consolidar la estructura orgánica y dificulta el arraigo del valor de pertenencia a la institución y la conformación de un equipo humano idóneo y capacitado para el cumplimiento de sus funciones. También se carece de normativa particular para regular la relación de servicio de los funcionarios, y no se imparten cursos de reforzamiento o especialización en temas afines a la actividad sustantiva.

37 Oficio Nro. DFI-08-254, del 13-06-2008.




Por otra parte, los inmuebles donde se prestan los servicios de la sede central son apartamentos construidos originalmente para fines habitacionales, por lo que no reúnen las condiciones adecuadas para una operación eficiente.

Además, las oficinas regionales no disponen de suficiente e idóneo personal para realizar visitas de campo y atender denuncias, ni del espacio y mobiliario requeridos para el debido archivo y resguardo de expedientes y de documentación. Asimismo, no funcionan como efectivos prestatarios del servicio a usuarios de sus zonas, ya que son solo intermediarios de gestiones que finalmente deben atenderse en la sede central, con amplios tiempos de respuesta, que en algunos casos son hasta de seis meses.

4. DISPOSICIONES

Con fundamento en lo expuesto, así como en las potestades conferidas en los artículos 183 y 184 de la Constitución Política, y los artículos 12 y 21 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, se emiten las siguientes disposiciones, con la aclaración de que contienen en la mayoría de los casos las sugerencias de la Administración para ampliar los plazos de algunas de ellas, de acuerdo con las justificaciones ofrecidas en el oficio Nro. DE-084117, del 25 de agosto de 2008, suscrito por el MBA. Javier Vargas Tencio, director ejecutivo del CTP.

4.1. A la Junta Directiva del Consejo de Transporte Público

a) Girar instrucciones a la Dirección Ejecutiva para que en la implementación de los resultados de la “Consultoría para el diseño de procesos, procedimientos, cargas de trabajo, estructura organizacional del Consejo de Transporte Público” adjudicada a la empresa Deloitte & Touche, S. A. en el año 2007 y en trámite de ejecución, se diseñe y ponga en práctica una estrategia que permita consolidar el proceso de dotación de personal idóneo y así disponer de ese importante recurso para dar cumplimiento a los objetivos institucionales y a las labores encomendadas por la normativa que le rige. Esta disposición aplica tanto para la sede central como para las oficinas regionales y debe cumplirse y comunicar sus resultados a este órgano contralor, en el transcurso de los próximos seis (6) meses, contados a partir de la fecha en que conozca el presente informe. Sobre el particular ver los puntos 2.1.1, 2.1.2, 2.3.1. y 2.3.3 de este informe.

b) Implementar las medidas necesarias para corregir la situación de retraso asociada al proceso de ratificación, impresión y firma de las actas de las sesiones de la Junta Directiva. Esta disposición debe cumplirse y comunicar sus resultados a este órgano contralor en el transcurso de los próximos cuatro (4) meses, contados a partir de la recepción del presente informe. Sobre el particular véase el punto 2.1.3 de este informe.

c) Formular un Plan Estratégico de Tecnologías de Informa-ción que describa la orientación que tomará la organización en el futuro en la temática de




las TI, de lo cual se derivarán los objetivos y las metas que se desean alcanzar en el cor-to, mediano y largo plazo, los cuales se irán incorporando de manera coherente y estruc-turada en los planes operativos institucionales, en estrecha vinculación con la disponibili-dad presupuestaria. Esta disposición debe cumplirse y comunicar sus resultados a este órgano contralor, en el transcurso de los próximos seis (6) meses, contados a partir de la fecha en que se conozca el presente documento. Al respecto, obsérvese el punto 2.2.1 del presente informe.

d) Definir el uso que se dará a las instalaciones de la sede regional ubicada en el cantón de Cañas, que fueron construidas por el Consorcio Riteve S y C para ser utilizadas por el CTP, las cuales no están en operación pero generan gastos para cubrir los pagos de vigilancia y de servicios públicos. Sobre el cumplimiento de esta disposición debe informarse a este órgano contralor en el transcurso de los seis (6) meses posteriores a la fecha en que se conozca el presente informe. Al respecto, obsérvese el literal b) del punto 2.4.2 del presente documento.

4.2 Al Director Ejecutivo del Consejo de Transporte Público

a) Girar las instrucciones pertinentes para que en cumplimiento del artículo 6º de la Resolución que emitió las "Normas técnicas para la gestión y el control de las tecnologías de información", se considere para el plan de implementación de esas nor-mas, que el equipo de trabajo debe ser representativo de la entidad; la designación de un responsable del proceso; el estudio detallado de las normas que le aplican a la entidad, de conformidad con su realidad tecnológica; las prioridades de implementación y la planificación de actividades con plazos, responsables, costos y otros requerimientos asociados. Esta disposición debe cumplirse y comunicar sus resultados a este órgano contralor, en el término de tres (3) meses, contado a partir de la fecha en que se conozca el presente informe. Al respecto, obsérvese el literal b) del punto 2.2.1 del presente docu-mento.

b) Gestionar lo pertinente para que dentro del proyecto de mejoras de tecnologías de información que está en trámite, se incorporen las actividades necesarias para dotar al CTP de sistemas de información y tecnología acorde para que la información financiera y administrativa requerida para el desarrollo de las actividades sea obtenida, procesada y comunicada de manera eficaz, eficiente y económica. Además, que se realicen las modificaciones procedentes para mejorar la seguridad física, ambiental y lógica de los programas y el equipo de cómputo de la sede central y de las oficinas regionales, y solventar de este modo lo expuesto en los puntos 2.2.2 y 2.2.3 de este informe. Esta disposición debe cumplirse y comunicar sus resultados a este órgano contralor, en el transcurso de los próximos ocho (8) meses, contados a partir de la fecha en que se conozca el presente informe.

c) Completar ante las instancias respectivas el trámite correspondiente a la modificación, aprobación, autorización y publicación del "Reglamento Autónomo de Servicio del Consejo de Transporte Público". Esta disposición debe cumplirse y comunicar sus resultados a este órgano contralor en el transcurso de los




próximos tres (3) meses, contados a partir de la recepción del presente informe. Al respecto, obsérvese el punto 2.3.2 del presente documento.

d) Girar instrucciones para que la documentación que se mantiene en los expedientes de personal sea foliada en su totalidad y que esa práctica se mantenga en forma permanente, como medida de control interno que favorece la seguridad física y la integridad y confiabilidad de la información que contienen esos expedientes. Esta disposición debe cumplirse y comunicar sus resultados a este órgano contralor, en el transcurso de los próximos tres (3) meses, contados a partir de la fecha en que se conozca el presente documento. Sobre el particular véase el punto 2.3.3 de este informe.

e) Establecer medidas de carácter preventivo, orientadas a brindar seguridad en las oficinas donde se ubican cada una de las direcciones, departamentos y unidades de ese Consejo. Especial atención debe brindarse al caso de los departamentos de Inspección y Control y de Ingeniería, dada la manipulación con pinturas y solventes que realiza la Dirección de Ingeniería de Transito del MOPT, en la planta baja de las instalaciones donde se ubican esas dependencias. Esta disposición debe cumplirse y comunicar sus resultados a este órgano contralor en el plazo máximo de cuatro (4) meses calendario, contado a partir de la fecha de conocido este informe. Al respecto, obsérvese el literal a) del punto 2.4.1 del presente documento.

f) Cumplir la cláusula segunda del convenio suscrito el 23 de mayo de 2008 entre ese Consejo y el Ministerio de Obras Públicas y Transportes, que tiene como objeto el préstamo de las instalaciones de un bien inmueble propiedad de ese Ministerio para la operación y funcionamiento del Consejo, en lo referente a realizar una evaluación preliminar de ese bien, con el fin de determinar las mejoras, reformas o modificaciones que deban realizarse, de modo que se logren óptimas condiciones de funcionalidad, seguridad y servicio, tanto para los funcionarios como para los usuarios. Esta disposición debe cumplirse y comunicar su resultado a este órgano contralor, en el transcurso de los próximos ocho (8) meses, contados a partir del momento en que se conozca este informe; y además, debe remitirse a esta Contraloría General, en el término de un (1) mes, contado partir del conocimiento del presente documento, un cronograma de las acciones por ejecutar en el citado plazo de ocho (8) meses, con un detalle de las actividades por realizar y su fecha prevista de término, así como la identificación de los encargados de su ejecución y cumplimiento. Al respecto, obsérvese el literal b) punto 2.4.1 del presente documento.

g) Elaborar un plan de mantenimiento para cada una de las oficinas regionales con que cuenta ese Consejo, con el fin de minimizar el acelerado deterioro de sus instalaciones y de esta forma se preste un mejor servicio a sus usuarios, condiciones más confortables para los funcionarios, la adecuada protección del equipo y mobiliario y el debido archivo y resguardo de los expedientes y de la documentación que se genera y mantiene en cada una de esas oficinas. Esta disposición debe cumplirse y co-municar sus resultados a esta Contraloría General, en el transcurso de los tres (3) meses posteriores a la fecha en que se conozca el presente documento. Al respecto, obsérvese el punto 2.4.2 del presente documento.




Este órgano contralor se reserva la posibilidad de verificar, mediante los medios que considere pertinentes, la efectiva implementación de las disposiciones emitidas, así como de valorar la aplicación de los procedimientos administrativos que correspondan, en caso de incumplimiento injustificado de tales disposiciones.

La información que se solicita en este informe para acreditar el cumplimiento de las disposiciones anteriores, deberá remitirse, en los plazos antes fijados, al Área de Seguimiento de Disposiciones de la Contraloría General de la República. Además, en un plazo de (15) quince días hábiles, contados a partir de la recepción del presente informe, deberá informar a dicha Área sobre las acciones concretas llevadas a cabo.



ANEXO DE FOTOGRAFÍAS

SEDE CENTRAL, Dirección de Informática

Foto Nro. 1: Cajas de switches abiertas y en lugar inadecuado.

SEDE CENTRAL

Foto Nro. 2: Escala de diseño recto. Ancho 0,96 m. Departamentos de Inspección y Control e Ingeniería.

OFICINA REGIONAL DE ALAJUELA

Foto Nro. 3: Se aprecia la cantidad de equipo que transita dentro del Plantel del MOPT. Al fondo, con pintura de color celeste, se observa la oficina regional del CTP en Alajuela.

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