Diseño de un modelo de gestión documental con acciones de ...

Diseño de un modelo de gestión documental con

acciones de mejora para los procesos de archivo que actualmente realiza la empresa EDL SAS

Diseño de un modelo de gestión documental con acciones de mejora para los procesos de

archivo que actualmente realiza la empresa EDL SAS

Omar Javier Chacón Matiz

Rafael Antonio Martínez Quiroga

Proyecto de trabajo de grado presentado como requisito para optar al título de:

Ingeniería de Sistemas e Ingeniería de Software

Unipanamericana Compensar, Bogotá

Director:

Profesor: Juan Carlos García Pinzón

Línea de Investigación:

GRUPO DE INVESTIGACIÓN

Fundación Universitaria Panamericana

Ingeniería

Ingeniería de Sistema

Bogotá, Colombia

2016



Diseño de un modelo de gestión documental con acciones de mejora para los procesos de

archivo que actualmente realiza la empresa EDL SAS

Harold Alberto Pineda Valiente

Proyecto de trabajo de grado presentado como requisito para optar al título de: Ingeniería de Sistemas e Ingeniería de Software

Unipanamericana Compensar, Bogotá

Director:

Profesor: Juan Carlos García Pinzón

Línea de Investigación:

GRUPO DE INVESTIGACIÓN

Fundación Universitaria Panamericana

Ingeniería

Ingeniería de Software

Bogotá, Colombia

2016



Agradecimientos

Agradezco primero a Dios por permitirme lograr este objetivo, a la compresión de mi

esposa, padres e hijos que me han estado ahí, a superar todas las dificultades durante mi carrera,

el apoyo de los profesores por su tiempo y dedicación en todo el proceso de este proyecto.


Agradezco el apoyo incondicional de mis padres y hermanos, la comprensión de mis hijas

por disponer de tiempo valioso para ellas y permitir que con responsabilidad y dedicación lograr

culminar y presentar con éxito mi proyecto de grado.


El agradecimiento es para mis padres que día a día me dieron la oportunidad de crecer y

me dieron las herramientas para salir al mundo a vivirlo, como segundo agradecimiento a cada

una de las empresas donde trabaje me dieron el conocimiento para poder desempeñarme en mi

labor, por ultimo a mis compañeros de proyecto de grado por su trabajo para que esto sea un

éxito.




Declaración

Los autores certifican que el presente trabajo es de su autoría, para su elaboración se han

respetado las normas de citación tipo APA, de fuentes textuales y de parafraseo de la misma

forma que las cita de citas y se declara que ninguna copia textual supera las 400 palabras. Por

tanto, no se ha incurrido en ninguna forma de plagio, ni por similitud ni por identidad. Los

autores son responsables del contenido y de los juicios y opiniones emitidas.

Se autoriza a los interesados a consultar y reproducir parcialmente el contenido del

trabajo de investigación titulado Diseño de un modelo de gestión documental SAS, siempre

que se haga la respectiva cita bibliográfica que dé crédito al trabajo, sus autores y otros. SAS,

siempre que se haga la respectiva cita bibliográfica que dé crédito al trabajo, sus autores y otros.

Estudiantes




Profesor

Ingeniero Juan Carlos García Pinzón



Resumen

El desarrollo de este proyecto tiene como propósito identificar los procesos de gestión

documental realizados en EDL SAS, además de las necesidades existentes frente a los

requerimientos de normatividad, general de la nación que garanticen la preservación del

contenido documental generado en la realización de sus operaciones. general de la nación en

donde esta define una garantía y preservación del contenido generado en la realización de sus

operaciones.

Durante el proceso de investigación se desarrolló una metodología analítico proyectiva,

utilizando como mecanismo de recolección de la información, encuestas dirigidas a las áreas

involucradas en los procesos documentales; Evidenciando que la entidad cuenta con un modelo

de gestión documental interna que cumple con algunos parámetros establecidos por la ley, pero

no cumple con la mayoría de los requisitos contemplados en la ley general de archivos, y

tomando en cuenta los requerimientos exigidos por el cliente para la custodia de la información,

es necesario que EDL SAS implemente un modelo de gestión documental que además de

cumplir con los requerimientos de ley, logre organizar, sistematizar y estandarizar los procesos

documentales existentes.

Para ello se propone a EDL SAS la implementación de un modelo de gestión documental

ajustado a la ley general de archivos y que en primera instancia logre organizar el manejo dado

al archivo generado por los proyectos, desde su etapa de creación hasta su transferencia al

archivo central, incluyendo el manejo y recepción de información en medios digitales, de igual

forma se entrega el prototipo de un software de gestión documental, con el cual se pretende

sistematizar los procesos generados en el modelo de gestión documental y permitir a EDL SAS

contar con una herramienta de registro, consulta y seguimiento de los archivos documentales



generados en el desarrollo de sus actividades. Logrando establecer una dinámica de archivo

documental ajustada a la ley y que ante cualquier requerimiento reduzca los tiempos de

respuesta, ya que anticipadamente los procesos documentales cumplen con los requisitos

exigidos para la transferencia de archivos de entidades públicas o privadas a el archivo general

de la nación.

Palabras Claves

1. Proceso 2. Gestión 3. Prototipo 4. Modelo 5. Documentación 6. Normatividad 7. Archivo



Abstract

The present project of degree I develop with the intention of identifying inside the

processes of documentary management implemented by EDLobligation to present identical

procedures wing law 594 of 2000 of the general file of the nation and that in his(her,your)

custody must guarantee the preservation of the content developed during the execution of

his(her,your) labor.

garantize the custody of the information, his location and I access to the documents of

centralized and organized form. Expiring with the requirements of law. the custody of the

information, his location and I access to the documents of centralized and organized form.

Expiring with the requirements of law.

Keywords

Process

Document management

Prototype

Model



Contenido

Agradecimientos ................................................................................................................. 3

Declaración ......................................................................................................................... 4

Resumen .............................................................................................................................. 5

1. Problema de Investigación. .................................................................................... 13

2. Pregunta problema .................................................................................................. 14

3. Introducción ............................................................................................................ 15

4. Justificación ............................................................................................................ 17

5. Objetivos ................................................................................................................. 18

5.1. Objetivo general .................................................................................................. 18

5.2. Objetivos específicos........................................................................................... 18

6. Marco conceptual .................................................................................................... 19

6.1. Gestión documental ............................................................................................. 19

6.2. Procesos ............................................................................................................... 19

6.2.1. Planeación .................................................................................................... 19

6.2.2. Producción Documental ............................................................................... 20

6.2.3. Distribución y Trámite de documentos ........................................................ 20

6.2.4. Organización de documentos ....................................................................... 20

6.2.5. Trasferencia de documentos ......................................................................... 20

6.2.6. Disposición final de los documentos ............................................................ 21

6.2.7. Preservación a largo plazo ............................................................................ 21

6.2.8. Valoración .................................................................................................... 21

6.3. Ciclo o fases de la vida archivística ................................................................ 21



6.4. Archivo de gestión .................................................................................................. 22

6.4.1. Ciclo de un documento ................................................................................. 23

6.5. Archivo central .................................................................................................... 23

6.5.1. Comité archivo ............................................................................................. 24

6.5.2. Tablas de retención documental ................................................................... 24

6.6. Inventario ............................................................................................................ 26

6.7. Archivo histórico ................................................................................................. 27

6.8. Estado actual del archivo EDL SAS ................................................................... 27

7. Marco Legal ............................................................................................................ 37

7.1. Constitución política de Colombia ...................................................................... 38

7.2. Ley ....................................................................................................................... 38

7.3. Artículos .............................................................................................................. 38

8.4. Modelo arquitectura ANSI SPARC .................................................................... 43

9. Metodología y Materiales ....................................................................................... 44

9.1. Diseño de Metodología ....................................................................................... 44

9.2. Delimitación del problema .................................................................................. 44

9.2.1. Espacio ......................................................................................................... 44

9.2.2. Universo ....................................................................................................... 44

9.2.3. Tipo de investigación ................................................................................... 44

Instrumentos .................................................................. ¡Error! Marcador no definido.

9.3. Presupuesto ............................................................................................................. 46

10. Resultados ............................................................................................................... 46

10.1. Entregables .......................................................................................................... 46

10.1.1. Entrega de documentos al área de Archivo ................................................ 46

10.1.2. Lineamientos de Proceso de gestión documental ....................................... 47

10.1.3. Actas de Comité de archivo ........................................................................ 47



10.1.4. Formato de Clasificación Documental ....................................................... 47

10.1.5. Cuadro de Clasificación ............................................................................. 47

10.1.6. Tablas de retención ..................................................................................... 48

10.1.7. Pruebas de Software empresarial................................................................ 48

10.1.8. Encuestas de archivo de área ...................................................................... 49

10.2. Prototipo .............................................................................................................. 49

10.2.2. Especificación de requisitos ....................................................................... 49

10.2.2. Modelos de Casos de Uso .......................................................................... 49

10.2.3. Especificaciones de Casos de Uso .............................................................. 50

10.2.4. Interfaces del sistema ................................................................................. 50

10.2.5. Modelo de Análisis y Diseño ..................................................................... 50

10.2.6. Modelo de Datos ........................................................................................ 50

10.2.7. Pruebas Funcionales ................................................................................... 51

11. Conclusiones ........................................................................................................... 52

Bibliografía ....................................................................................................................... 54



Tabla de Ilustración

Imagen 2 ciclo documental .............................................................................................. 23

Imagen 3 series y subseries .............................................................................................. 25

Imagen 4 Formato unico de inventario ............................................................................ 26

Imagen 5 Caja X-100 ....................................................................................................... 30

Imagen 6 Caja .................................................................................................................. 31

Imagen 7 estante de cajas ................................................................................................. 32

Imagen 8 Estantes de Folios ............................................................................................. 33

Imagen 9 Archivo de Planos ........................................................................................... 34

Imagen 10 Estantes de Digitales ...................................................................................... 35

Imagen 11 Mueble disquetes ............................................................................................ 36

Imagen 12 Muebles de Cd’s ............................................................................................ 36

Imagen 13 Fases ANSI SPARC ..................................................................................... 36

Imagen 14 Ciclo ANSI SPARC ...................................................................................... 36

Imagen 15 Modelo ANSI SPARC ................................................................................. 36

Imagen 16 Respuestas Sotfware Prototipo ....................................................................... 36

Tabla de anexos

1.Instructivo de organización de proyectos para entrega al archivo

2. Lineamientos de Procesos GD



3. Acta de Comité Archivo

4. Clasificación documental

5. Cuadro de Clasificación Documental

6. Tabla de retención (TRD)

7. Formato pruebas de software EDL SAS

8. Encuesta Para Archivo Central

9. Procesos Documentales (Archivo de Gestión)

10. Procesos de GD par EDL

Tablas

Tabla de Presupuesto………………………………………………………………..45



1. Problema de Investigación.

E.D.L SAS es una empresa privada la cual licita a entidades públicas para la ejecución de

proyectos de infraestructura vial de gran envergadura; Dentro de la ejecución de dichos contratos

se crea documentación de diferentes tipos tales como cartas, memorandos, medios digitales,

planos, informes y documentación contractual propias del contrato. Al finalizar dicha labor toda

la documentación producida es remitida a la oficina principal con el fin de que se genere un

archivo para el contrato en caso de futuras consultas.

Las normas colombianas aplicadas para los archivos documentales exigen establecer

procedimientos y soluciones que garanticen la preservación de la documentación, EDLestándares

ni soluciones ajustadas a dichas leyes, lo que ha llevado a presentar perdida de información,

duplicidad documental, bajas garantías ante las consultas realizadas, perdida de licitaciones por

falta de soportes documentales de las labores realizadas, que reunidos conllevan a que la entidad

no esté preparada a enfrentar los requerimientos de ley existentes en materia de gestión

documental se evidencia que EDL SAS no cuenta con un sistema de información que

garantice mantener un registro detallado de la documentación desde su etapa de producción hasta

la disposición final, impidiendo establecer responsabilidades entre los actores involucrados en el

proceso y reduce los argumentos válidos ante la necesidad de una decisión. Válidos ante la

necesidad de una decisión.



2. Pregunta problema

¿Cuál es la solución para optimizar el manejo de la información del área de archivo en la

empresa EDL SAS?



3. Introducción

Los procesos de archivo y gestión documental presentes en las empresas tanto públicas como

privadas se han convertido en uno de los componentes administrativos con mayor importancia en

el desarrollo de las operaciones, y de acuerdo al modelo implementado para su gestión la

empresa estará en capacidad de realizar un almacenamiento y consulta de su información sin

problemas y en caso de surgir algún interrogante la respuesta simplemente está en dirigirse al

histórico documental existente.

Ante la necesidad del gobierno colombiano de establecer en las entidades públicas pautas

aplicadas a la organización de los procesos documentales, se crea en 1989 el archivo general de

la nación, una entidad que a partir de ese momento fomentaría en el país y en las instituciones

mecanismos y directrices para lograr que se estandarizaran los procesos manejados a nivel

documental en el país la ley 594 del 2000 se convierte en la ley general de archivos, dado que

esta ley contribuye con la organización y de los procesos documentales en las entidades públicas

y privadas.

La firma ENRIQUE DAVILA LOZANO E.D.L SAS es una empresa del orden privado

pero que dentro de su actividad comercial, licita y ejecuta contratos con entidades del estado,

convirtiéndose de acuerdo al decreto 2609 del 2012 en su artículo 3 el cual establece que las

entidades privadas contratistas que presten servicios a las entidades públicas, aplicaran las

normas que en materia de archivo y gestión documental establece el archivo general de la nación,

por ello E.D.L SAS debe incluir dentro de sus procedimientos documentales lo establecido en la

ley 594 e implementar procedimientos claros que permitan establecer un modelo de gestión



documental ajustado a las normas colombianas y que facilite la entrega de información al archivo

general de la nación conforme a los parámetros establecidos..



4. Justificación

La dependencia de los usuarios a la consulta y custodia de la información ha provocado que

las empresas e incluso los gobiernos concluyan que la información es el activo más valioso que

se tiene dentro de una organización, y que del manejo que se le depende en gran medida el

progreso y sostenibilidad del Core de negocio, por ello se han establecido y replicado la

implementación de procesos de gestión documental convirtiéndose en punto fundamental para

el manejo eficiente de los roles y actividades cotidianas. convirtiéndose en punto fundamental

para el manejo eficiente de los roles y actividades cotidianas.

Si bien es cierto, la manipulación organizada de la información, aumenta las posibilidades de

eficiencia y respuesta ante una necesidad, es importante considerar que cada día es necesario a

nivel organizacional, reducir los tiempos de respuesta y minimizar los procesos en la gestión de

la información, es por esto que los sistemas de información juegan un papel importante y aún

más cuando están asociados a la gestión documental.

La implementación de un modelo de gestión documental asociado a un sistema de

información, incrementaría el nivel de productividad para las áreas involucradas en los procesos,

reduciendo costos por restauraciones ante la pérdida de información, simplificaría las consultas y

agilizaría los tiempos de respuesta y toma de decisiones contribuyendo con el fortalecimiento del

Core del negocio y el crecimiento de EDL SAS.



5. Objetivos

5.1. Objetivo general

Diseñar un prototipo de software con base al modelo de gestión documental propuesto a

la empresa EDL SAS, para mejorar los procesos documentales y cumplir con la normatividad

del Archivo General de la Nación

.

5.2. Objetivos específicos

Realizar el levantamiento de información sobre el proceso de archivo que maneja la

compañía.

Identificar las falencias existentes en la compañía, referente a los procesos de gestión

documental y el cumplimiento de las normas exigidas por los organismos de control.

Medir la calidad de software de acuerdo a ítems definidos de los sistemas usados

actualmente en EDL SAS.

Establecer mediante la investigación de políticas documentales un modelo de gestión

adaptable al tipo de documentación manejado en la empresa EDL SAS.

Elaborar un prototipo en primera versión para el manejo de archivo recibido de los

proyectos.



6. Marco conceptual

6.1. Gestión documental

De acuerdo al esquema se requiera para la implementación den la empresa, la gestión

documental está dada por un conjunto de procesamiento que determinan la administración de un

documento dentro de la entidad. Como se hace referencia a lo citado,

“Un programa de gestión documental se puede definir como el conjunto de instrucciones en

las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al

interior de cada entidad, tales como producción, recepción, distribución, trámite, organización,

consulta, conservación y disposición final de los documentos” (Palacios Preciado, 2014) el cual

tiene como objetivo de la empresa el cual tiene como objetivo de la empresa

6.2. Procesos

Por el artículo 9 del Decreto se encuentran incluidos las fases de gestión documental

archivístico y se caracteriza en no ser lineales y simultaneas estas son: al medio ambiente cultura

y archivístico y se caracteriza en no ser lineales y simultaneas estas son:

6.2.1. Planeación

Está constituida por la planificación técnica que se da durante todo el ciclo de vida del

documento, esta debe regirse al cumplimiento administrativo legal y técnico que se emplea a

cada uno de los documentos (Palacios Preciado, 2014)



6.2.2. Producción Documental

Son todos los documentos o medios creados en el cumplimiento de las funciones propias de

la entidad, dentro de esta se encuentra la producción de documentos digitales, físicos, material de

diseño en fin todo el contenido que en determinado momento la entidad genere en cumplimiento

de su labor.

6.2.3. Distribución y Trámite de documentos

Es la encargada de que la información deba llegar a las personas correspondientes, estas se

basan en tres fases: Distribución interna, externa y envió de documentos, en

esta última interviene lo que son el medio de comunicación como lo son fax correo electrónico y

a misma mensajería, esto debe tener para cada uno de los documentos

6.2.4. Organización de documentos

Es el proceso que se le dan a las operaciones técnicas de cada documento en las fases de

gestión documental y que lleva a clasificarlo, ubicarlo y ordenarlos adecuadamente para tenerlo

en conservación

6.2.5. Trasferencia de documentos

En la que adopta bajo la normatividad de las entidades la trasferencia de documentos de

acuerdo a las fases hacia el modelo de archivo de generación y la migración o correcciones de

los metadatos de generación y la migración o coerciones de los metadatos (Palacios Preciado,

2014)



6.2.6. Disposición final de los documentos

En este se selecciona los documentos de cualquier etapa, este con el fin de conservar

temporalmente o permanente a la eliminación teniendo en cuenta las políticas que se

establecieron en los TRD

6.2.7. Preservación a largo plazo

En este caso las acciones o conjunto de estándares establecidos con anterioridad, garantizan

la preservación de un documento, tomando en cuenta la creación de reglas asociadas al ambiente

y los medios de conservación que permitan garantizar que el la salud histórica del documento.

6.2.8. Valoración

Es la que determina o evalúa las características y condiciones técnicas teniendo en cuenta los

sub procesos tales como “los valores primarios y secundarios para determinar el destino final de

un documento. (Palacios Preciado, 2014)

6.3.Ciclo o fases de la vida archivística

De acuerdo al norma colombiana y el articulo establecido, se debe tener claro cuál es el

procedimiento que interrelacionan cada una de las unidades. Por lo cual el ciclo de vida de in

archivo se pude representar mediante etapas que atraviesa los documentos de una entidad este

tipo de series se dictan como “Ciclo Vital Del Documento. Etapas sucesivas por las que

atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación

temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.” en la siguiente

ilustración se demuestra cómo se conforma dicho ciclo



Imagen 1 Ciclo de archivo

Por tal motivo en el desarrollo de este trabajo es muy importante tener establecido los ocho

procesos archivísticos contemplados por el Archivo General de la Nación, con el propósito de

recrear un modelo de organizacional y que controle todos los documentos generados por la

empresa EDL SAS, por lo cual, se mencionara cuáles son los procesos y el ciclo de vida de in

archivo el cual tiene como objetivo de la empresa

6.4. Archivo de gestión

Representa las operaciones a las cuales está sometido un documento elaborado, y en este se

ve involucrados ciertos procesos que son: creación revisión y finalización, en el proceso de

gestión se contempla la circulación o tramite que tiene el documento para dar respuesta o



solución a las peticiones solicitadas por la entidad, cabe resaltar que el documento en su proceso

de trámite se puede consultar y utilizar cuando lo requiera la entidad.

6.4.1. Ciclo de un documento

En esencia es el proceso establecido por las entidades, para crear una trazabilidad en el ciclo

de vida de los documentos estableciendo fases, las cuales se definen como creación, trámite o

vigencia y por ultimo disposición final, este funcionamiento o ciclo que tiene un documento se

tiene como definición (Gestión de vida de un documento) (Gonzales Florez, 2014)

Imagen 1 ciclo documental

6.5. Archivo central

Es el proceso de trasferencia del archivo central, y su objetivo principal es mantener en

conservación los documentos transferidos por la gestión administrativa de la entidad, por lo



tanto, los documentos pasan a un estado de semiactivos, en los que en la entidad o un ente

público puede consultar, una vez recibido los documentos el comité de archivo agrupa y realiza

clasificaciones documentales de acuerdo a cada área de la entidad, utilizando así la serie o

subseries documentales para las trasferencias e inventarios que puedan tener.

6.5.1. Comité archivo

De acuerdo al artículo 16 del decreto 2578 de 2012 del Ministerio de Cultura, se establece la

conformación del Comité Interno de Archivo, que para las entidades de las áreas Tecnologías de

la Información y las Comunicaciones, con ellos se crea un memorando con el fin de coordinar el

grupo de gestión de la información. (Nacion A. G., 2015)

6.5.2. Tablas de retención documental

Las tablas de retención son las que manejan el control de los documentos con base a una lista

de con códigos de series y sub-series, de la cuales se les asignan un tiempo de permanencia en

cada etapa de vida de archivo los beneficios e información más eficiente. Las entidades

obtendrán las bondades de contribuir en la racionalidad de la producción documental, esto con el

fin de traer beneficios a la empresa los cuales se menciona a continuación: regular las

trasferencias de documentos en sus diferentes estados o fases, garantizar la selección

conservación de los tipos de documentos y lo más importante permite identificar que

documentos contribuyen al modelo administrativo de la empresa, permitiendo eliminar del

archivo de gestión



6.5.3. Procesos técnicos

En los procesos se debe tener principios básicos para la operación documental su inicio debe

tener proceso técnico los cuales contribuyen a herramientas para la gestión documental, estas

están nombradas: identificación, valoración con estos se reproducen las tablas de retención que

ayudan al control y por ultimo esta la selección y eliminación de los documentos

6.5.3.1. Identificación

La identificación procede a caracterizar y describir cada documento de la entidad con su

motivo de análisis, esto tiendo como base el organigrama de la empresa para determinar el

proceso denominado clasificación, con ello se puede ubicar el nivel de clasificación que tiene la

empresa; una vez identificados las clasificaciones de documentales se obtendrá un nivel

documental como lo indica la siguiente imagen

Imagen 2 series y subseries

La serie nos refleja cómo se debe constituir las unidades documentales que pueden ser

simples o complejas, estas series inventariadas ayudan a controlar las trasferencias documentales

y a valorar las actividades que se reflejan en la entidad (Nacion A. G., 2015)



6.5.3.2.Valoración

Este tipo de selección se determina en valoración documental con el objetivo de proteger el

patrimonio documental y saber la permanecía que debe tener la transición de cada documento

con el fin de manejar el tiempo de fases de archivo

6.5.3.3. Selección

Este proceso tiene como objetivo tener la determinación parcial de conservación de cada

documento gracias al muestreo que se realizó con anterioridad, este selección ayuda a tener un

mejor control y facilita el acceso de documentos requeridos por la entidad, reduce en espacio

materiales y tiempo al requerirlos, a ello se debe tener pautas generales en el ámbito

administrativo que tiene la gestión documental

6.6.Inventario

Un inventario documental sirve para indicar que cantidad de expedientes que existen

actualmente en la área de archivo y como objetivo principal es tener el proceso administrativo de

documentos existentes o nuevos de la entidad, adicional es el único que permitirá realizar el

traspaso o tramite de los valores primarios, el tiempo de disposición que tiene los documentos en

el archivo central, se centra en la fechas de extremas como indica la ilustración 4

Imagen 3 Formato unico de inventario



6.7. Archivo histórico

Este es el que trasfiere los documental que pasaron del archivo de gestión y central, esto se

realiza de acuerdo al comité de archivo quien toma al a determinación de cuales documentos

pasan a ser permanentes (Palacios Preciado, 2014)

6.8. Estado actual del archivo EDL SAS

Actualmente la compañía cuenta con un archivo histórico y de consulta diaria divido por

áreas ya que de acuerdo al modelo que maneja la organización esta implementado de la siguiente

manera.

1. Archivo contable

2. Archivo de personal

3. Archivo de proyectos

4. Plano teca

5. Archivo digital

6.8.1. Archivo de personal

¿Cómo se hace en EDL SAS? Se ha establecido como modelo archivístico para el área de

personal la creación de un archivo de persona activo e inactivo el cual es conservado en cajas

X100, dentro de ellas está todo el paquete que reúne la documentación generada a nombre del

empleado durante el tiempo que estuvo al servicio de EDL SAS, se cuenta con una herramienta

de software que permite crear un registro en una base de datos donde se indica los datos básicos

del empleado y la caja en la que está ubicado.



6.8.2. Archivo Contable

¿Cómo se hace en EDL SAS? Conformado por los soportes contables obtenidos durante la

ejecución de cada uno de los contratos, dado que la estrategia aplicada para el manejo y consulta

de la información está enfocada en la implementación del software contable SOFTLAND ERP el

cual, genera resultados a consultas especificas indicando al usuario la fecha y centro de costos de

la transacción solicitada, con esta información los libros contables son empastados en caratulas

duras y marcados con una fecha final, una fecha inicial y el nombre del centro de costos es decir

el nombre de la empresa a la que pertenece.

Pero que dice la ley según el artículo 28 de la ley 962 de 2005 “los libros y papeles del

comerciante deberán ser conservados por un periodo de 10 años, contados a partir de la última

fecha del asiento contable” de acuerdo a esto la empresa EDL SAS actualmente está activa y con

un registro mercantil vigente por ende no existe ultimo asiento contable y toda la información

debe estar custodiada en forma electrónica y física en caso de reclamaciones o auditorias por

parte de los entes de control.

6.8.3. Archivos de contratos.

Una vez firmado el acta de inicio del contrato, se empieza la producción de documentos

referentes a las actividades propias del contrato, dado que todas las entidades y todos los

contratos solicitan información diaria, semanal, y mensual esto depende expresamente del tipo de

contrato y la necesidad que tenga el cliente de estar informado referente a las actividades.



Por ello el archivo SAS como archivo histórico posee un archivo documental de todos los

contratos ejecutados el cual se en organizado de la siguiente manera. Esta organizado de la

siguiente manera. organizado de la siguiente manera.

En la oficina principal existe un área exclusiva para almacenar esta información la cual

cuenta con estantería y muebles para su almacenamiento en los cuales reposan informes, carpetas

y cajas especiales para el manejo de archivo de referencia X100 en las cuales esta la

documentación rotulada de acuerdo a la asignación generada en un software desarrollado a la

medida en el cual se crean registros con un consecutivo para cada contrato y cada caja; de esta

forma toda la documentación desarrollado a la medida en el cual se crean registros con un

consecutivo para cada contrato y cada caja; de esta forma toda la documentación es almacenada

en una base de datos.



Imagen 3 Caja X-100



Imagen 4 Caja



Imagen 5 estante de cajas



Imagen 6 Estantes de Folios

6.8.4. Archivo de planos

Para esta sección de archivo o edificación que inicia desde el número uno (1), y en estos

momentos finaliza en 14.1 ya que muchos de estos planos corresponden a una sub serie

documental derivada del mismo proyecto. Ya que muchos de estos planos corresponden a una

sub serie documental derivada del mismo proyecto.

Ante esto la norma 594 y al decreto 2609 existe un acuerdo 49 del 2000 el cual modifica

algunas particularidades de los artículos 46,47,48 de la ley 594 en el cual se toca el punto de



conservación de documentos. Refiriéndose a las condiciones ambientales, y físicas que se deben

tener en cuenta a la hora de implementar un sistema de gestión documental Y en ella se

especifica que para el uso y conservación de la documentación se deben tener unidades que

permitan y sobre todo garanticen la conservación del documento dado que se deben contar con

espacios que cuenten con las condiciones físicas recomendadas en dicho acuerdo, las cuales no

son impuestas pero se convierten en una guía para garantizar la preservación.

Imagen 7 Archivo de Planos



6.8.5. Archivo Digital

En cuanto al archivoCD’s, Disquetes de 15 años. Y que el contenido existente en esos

medios contiene información que hace referencia a proyectos ejecutados. que es información

recopilada de 15 años. Y que el contenido existente en esos medios contiene información que

hace referencia a proyectos ejecutados.

Imagen 8 Estantes de Digitales

Referente a los medios digitales el acuerdo 49 del 2000 dice (Laverde, 2000) “Los disquetes

y C.D. podrán contar con una unidad de conservación plástica en polipropileno u otro polímero

químicamente estable y que no desprenda vapores ácidos o contener moléculas ácidas retenidas

en su estructura. Cada unidad de conservación contendrá sólo un disquete o C.D” de acuerdo a lo

anterior para preservar los medios digitales es necesario implementar mecanismos especializados

para garantizar la conservación de los medios.



Imagen 9 Mueble disquetes

Imagen 10 Muebles de Cd’s



7. Marco Legal

En la siguiente información se dará a conocer la normatividad que aplica de manera

apropiada para un proyecto de Gestión Documental, es de prioridad que la gestión documental

este alineada con la normatividad que expone la entidad regladora la cual es el Archivo General

de la Nación, la que permite dar acceso a información actualizada sobre todos los lineamientos

generados por el gobierno.

En búsqueda de la normatividad colombiana, el archivo general de la nación es el ente que en

materia archivística regula sobre todas las entidades de carácter público y a través de la ley 594

del 2000 estipulo en los lineamientos que deben tener todas las entidades públicas para el manejo

de la información ya que esta hace parte del patrimonio nacional y debe garantizarse su custodia

y acceso a consulta en cualquier circunstancia por otro lado mediante la resolución 2609 del

2014 se estipulo en el artículo 3 “ Responsabilidad de gestión de documentos”, (Ministerio de

Cultura, 2012) que es obligación de los contratistas de las entidades públicas garantizar la

custodia y consulta de la información manejada en los contratos ya que hacen parte del

patrimonio documental de la nación es por esto que EDL SAS dentro de sus procedimientos

actuales debe implementar un programa de gestión documental que garantice lo anterior y que

esté acorde a las leyes impartidas por los entes colombianos.

Referente a la custodia de las historias laborales la legislación colombiana no establece una

imposición referente al manejo que las empresas deben darle al archivo de sus empleados, sin

embargo un empleado puede generar reclamaciones y la ley si protege este tipo de solicitudes,

mediante los siguiente argumentos legales. A continuación se señalara las leyes decretos y

artículos que se relacionan en la gestión documental



7.1. Constitución política de Colombia

Capítulo 2 Constitución política de Colombia - De los derechos, las garantías y los deberes

Artículo 8. “Es obligación del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales y

naturales de la Nación”. (Archivo General de la Nacion, 2014)

Artículo 20. “Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y

opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos

de comunicación. Estos son libres y tienen responsabilidad social. Se garantiza el derecho a la

rectificación en condiciones de equidad. No habrá censura”. (Nacion A. G., 2015)

7.2.Ley

Ley 594 del 2000 conocida como la ley general de archivos en la cual el ministerio de

cultura estableció criterios para la normatividad de los documentos como lo complementa los

siguientes artículos

7.3. Artículos

Artículo 23. “Formación de archivos. Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos,

los archivos se clasifican en:

a) Archivo de gestión. Comprende toda la documentación que es sometida a continua

utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la

soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los

asuntos iniciados;



b) Archivo central. En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos

archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero

que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y

particulares en general.

c) Archivo histórico. Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los

documentos de archivo de conservación permanente.” (Nacion A. G., 2015)

Artículo 25. De los documentos Contables, notariales y otros. “El Ministerio de la Cultura, a

través del Archivo General de la Nación y el del sector correspondiente, de conformidad con las

normas aplicables, 45 DISEÑO E IMPLEMENTACION DE UN MODELO DE GESTION

DOCUMENTAL PARA LA SERIE HISTORIAS LABORALES DEL AREA DE TALENTO

HUMANO PARA LA EMPRESA COLGRABAR reglamentará lo relacionado con los tiempos

de retención documental, organización y conservación de las historias clínicas, historias

laborales, documentos contables y documentos notariales. Así mismo, se reglamentará lo

ateniente a los documentos producidos por entidades privadas que presten servicios públicos”

Decreto 2609 de 2012 la cual permite establecer la responsabilidad que en materia de

gestión documental tiene la empresa EDL SAS ya que por ser contratista está obligada a

implementar procesos documentales que satisfagan las disposiciones contempladas en la ley 594

del 2000 (Ministerio de Cultura, 2012)

El artículo 264 del mismo Código Sustantivo de Trabajo, hace referencia a los Archivos de

las empresas, señalando: “Las empresas obligadas al pago de la jubilación deben conservar en



sus archivos los datos que permitan establecer de manera precisa el tiempo de servicio de sus

trabajadores y los salarios devengados”.

Artículo 488. Regla General. Las acciones correspondientes a los derechos regulados en este

código prescriben en tres (3) años, que se cuentan desde que la respectiva obligación se haya

hecho exigible, salvo en los casos de prescripciones especiales establecidas en el Código

Procesal del Trabajo o en el presente estatuto.

Artículo 489. Interrupción de la prescripción. El simple reclamo escrito del trabajador,

recibido por el empleador, acerca de un derecho debidamente determinado, interrumpe la

prescripción por una sola vez, la cual principia a contarse de nuevo a partir del reclamo y por un

lapso igual al señalado para la prescripción correspondiente.

8. Metodologías de diseño y desarrollo de software

Se realizara un prototipo de software ya que es útil para comunicar y definir ideas, y se

usará como apoyo al modelo de gestión documental definido para EDL SAS.

8.1. Modelo de Prototipo

Identificar requerimientos básicos de usuario

Desarrollar un prototipo inicial

Usar el prototipo

Revisión



El modelo permite que todo el sistema o algunas partes se construyan rápidamente para

comprender con facilidad y definir ciertos aspectos con desarrollador cliente usuario

final esté de acuerdo con lo que se necesita, así como presentar una propuesta para desarrollar

esa necesidad e ir minimizando el riesgo de lo que se quiere al momento de mostrar un

producto final.

Este es un modelo a escala NO FUNCIONAL donde vamos a evaluar aspectos de diseño

De igual manera es un modelo con características esenciales ya que este solo contiene

unas características básicas.

Diseño básico del prototipo

Construcción del prototipo

inicial Verificación de

requerimientos

Imagen 11 Modelo ANSI-SPARC

INVESTIGACION

DISEÑO Y

ANALISIS Y

EVALUACION



8.2.Modelo de Construcción

PLAN RAPIDO

RETROALIMAENTACION

DESARROLLO CONSTRUCCION PROTOTIPO


8.3.Modelado diseño rápido

Este modelo lo usamos para generar un prototipo inicial donde queremos entregar la idea de

un producto de software a la medida definiendo funcionalidades básicas como apoyo al modelo

de gestión documental.

Este consiste en la representación de un diseño como punto de partida de la propuesta para un

sistema de información.



8.4.Modelo arquitectura ANSI SPARC

es una arquitectura de tres niveles centrada en generar un esquema que permita la

separación de las aplicaciones de los datos, el manejo de múltiples vistas por parte de los

usuarios y el uso de un catálogo para almacenar el esquema de las base de datos, en el cual

comúnmente se ejecutan 3 niveles conocidos como nivel interno, nivel conceptual y nivel

externo, gracias a este tipo de arquitectura se puede lograr una independencia lógica y física de

las bases de datos, permitiendo realizar modificaciones sin afectar las estructuras originalmente

planteadas




9. Metodología y Materiales

9.1. Diseño de Metodología

Proyectiva

9.2. Delimitación del problema

9.2.1. Espacio

El área de estudio comprende que la empresa EDLSAS tiene como objetivo principal la

organización e inventarios del archivo que se gestiona que se gestión en la empresa

actualmente

9.2.2. Universo

Para el desarrollo de la investigación del presente trabajo de grado se cuenta con la

colaboración del área administrativa de la compañía EDL SAS. (Hurtado, 2010)

9.2.3. Tipo de investigación

En la presente investigación se utilizó un tipo de investigación proyectiva. Según el libro

Hurtado, “consiste en la elaboración de una propuesta o de un modelo, como solución a un

problema o necesidad de tipo práctico, ya sea de un grupo social, o de una institución, en un área

particular del conocimiento, a partir de un diagnóstico preciso de las necesidades del momento,

los procesos explicativos o generadores involucrados y las tendencias futuras”. (Hurtado, 2010)

A partir de esto es donde se conduce un prototipo de software para el modelo de gestión en la

empresa EDL SAS que satisface las necesidades de la misma para obtener resultados favorables

y beneficios en el manejo de su información.



Inicialmente se empieza realizando la investigación de material de gestión documental

dirigido tanto para entes públicos como privados esto con el fin de tomar esta información como

referencia en el transcurso del presente trabajo. Esta metodología debe reflejar cuales son los

procesos que debe alcanzar para obtener un función permanente, iniciando por la elección de un

enfoque metodológico específico y finalizando que es lo que se va a construir, diseñar,

desarrollar y presentar los resultados de la investigación.

Con base a esto de acuerdo a cada uno de los ítems investigativos tanto en información

empresarial, como de la referencia, el punto de partida para el prototipo de software que se

quiere presentar, se tiene en cuenta el diseño metodológico para planificar cada una de las

actividades del proyecto y determinar hasta qué punto del mismo vamos a profundizar para

generar la entrega final.

9.2.4. Instrumentos

Los instrumentos que se utilizan para esta metodología, fueron las entrevista de campo,

las encuestas para el levantamiento de información de gestión documental, la observación

sistemática del proceso de gestión actualmente utilizado por la empresa EDL, las pruebas

funcionales del sistema en uso del área y el inventario del cual se tiene en el recreado los tipos

documentales que tiene actualmente la empresa, estos instrumentos se ven los resultados en los

anexos No 5, 11, 4



9.3.Presupuesto

El presupuesto que se da a continuación está definido según las actividades o recursos que

se utilizaran para el desarrollo de la investigación.

Tabla 1. Presupuesto

ACTIVIDAD O RECURSOS COSTO – GASTO

MENSUAL

COSTO – GASTO

TOTAL

Papelería ( CDs, USB, esferos) 40.000 120.000

Fotocopias e impresiones 10.000 40.000

Internet 100.000 400.000

Transportes 100.000 400.000

Total 250.000 960.000

Fuente: Elaboración Propia.

10. Resultados

10.1. Entregables

A continuación se enumeran y describen cada uno de los artefactos que serán entregados

a la empresa con el fin de implementar la norma establecía por el archivo general de la nación.

Esta lista constituye la configuración del proceso de gestión documental y que proponemos que

sea implementada para la empresa EDL SAS

10.1.1. Entrega de documentos al área de Archivo

En el anexo No 01 se tiene el proceso de entrega de las licitaciones finalizadas por el área de

proyectos, en él se encontrará el paso a paso que debe hacer el funcionario par al entrega como

los indica la imagen 13



Imagen 15 referencia de entregables

10.1.2. Lineamientos de Proceso de gestión documental

En el protocolo de gestión documental se enlistan los procesos y actividades requeridos

por el Archivo General de la Nación anexo No 02

10.1.3. Actas de Comité de archivo

En la organización y control de la información, se determina cuáles son los criterios que

debe tener cada uno de los documentos de la empresa EDL SAS, las actas de comité de archivo

indica los responsables, asistentes y compromisos que deben tomar frente a los documentos de

empresa, anexo el formato No 03

10.1.4. Formato de Clasificación Documental

En la descripción de la información, se busca determinar la clasificación documental

adecuada que maneja la empresa, anexo formato No 04

10.1.5. Cuadro de Clasificación

Se recopila la información obtenida por el formato de Clasificación documental, generado

la tipología de documentos que maneja la empresa EDL SAS, anexo No 05



10.1.6. Tablas de retención

De acuerdo con el cuadro de clasificación se da a conocer los tiempos de retención

documental, para las fases del archivo central e archivo histórico de cada una de las áreas de la

empresa EDL SAS en el anexo No 06

10.1.7. Pruebas de Software empresarial

Se evidencia que el software que antiguamente manejaban no cumplía con la normativa

establecida por el Archivo General de la Nación y no logro el requerimiento de la empresa, así

mismo se realizó el análisis con el prototipo propuesto se adjunta el documento con la

información correspondiente ver anexo No 07 de las pruebas generadas por el software

Imagen 16 Resultados de pruebas software



10.1.8. Encuestas de archivo de área

En ella se observa el manejo documental de las áreas comprometidas en los proyectos y

administración interna que tiene la compañía EDL SAS anexo No 08

10.1.9. Proceso Documentales

De acuerdo a la reglamentación emitida por el Archivo General de la Nación se amoldan

los procesos que debe terne la documentación en la fase de archivo de gestión para la empresa

EDL SAS este resultado se encuentra en el anexo No 09

10.1.10. Procesos de GD para EDL

En la descripción de la información, se propone el proceso ideal que debe tener la

empresa en la información de archivo de proyectos y archivo digital esta se observa en el anexo

No 10

10.2. Prototipo

10.2.2. Especificación de requisitos

Es la descripción de las necesidades y requisitos definidos para el diseño del proceso de

Gestión Documental, además de los interesados que se identificaron. Esto se encuentras en el

anexo de la carpeta Prototipo allí está la información de desarrollo

10.2.2. Modelos de Casos de Uso

El modelo de Casos de Uso presenta las funciones del sistema y los actores que hacen uso

de ellas. Anexo Carpeta Prototipo



10.2.3. Especificaciones de Casos de Uso

Es la descripción detallada para el proceso de GD, donde se incluyen: precondiciones,

flujo de eventos, requisitos no-funcionales asociados. Anexo Carpeta Prototipo

10.2.4. Interfaces del sistema

Se trata de prototipos que permitirán hacerse una idea más o menos precisa de las

interfaces o servicios que proveerá el sistema.

10.2.5. Modelo de Análisis y Diseño

Este modelo establece la realización de los casos de uso en clases y pasando desde una

representación en términos de análisis hacia una de diseño, de acuerdo al avance del proyecto.

Anexo Carpeta Prototipo

10.2.6. Modelo de Datos

Previendo que la persistencia de la información del sistema será soportada por una base

de datos no relacional, este modelo describe la representación lógica de los datos persistentes.

Anexo Carpeta Prototipo



10.2.7. Pruebas Funcionales

Se realiza las mismas pruebas que se realizó en el software que utiliza la empresa con el

fin de no obtener los mismo errores y generar la mejor confiabilidad del producto anexo No 11

Imagen 17 Resultados de pruebas Prototipo



11. Conclusiones

El diseño de la propuesta termina por evidenciar los procesos adecuados que debe terne en

cuenta la empresa para el manejo de gestión documental requerido por la constitución. Si se

desea se pueden ver los diagramas de procesos el anexo 10

Aunque se encontraron múltiples vulnerabilidades y riesgos en el archivo de la empresa la

implementación de un sistema, asegurar la necesidad de reglamentar y gestionar que se

describe es una muy buena alternativa.

La prueba del software actual que tiene la compañía se evidencia las falencias sobre los

estándares solicitado y reglamentado por el Archivo General De La Nación, de tal forma que

se realiza el prototipo acorde a la norma

En la investigación sobre os estándares de Gestión Documental se definió cual es el proceso

fundamental para implementar en la empresa, por definición y organización la fase de

Archivo Central, la cual ayudara a la empresa obtener una organización de la información



12. Recomendaciones

Se sugiere que el director de tecnología sea el encargado de terminar la programación del

prototipo, para que la problemática que se presenta actualmente en la empresa EDL SAS

sea solucionada y cumpla con la normatividad colombiana.

Se recomienda realizar la programación para la fase de archivo de Gestión de

Documentos con el fin de optimizar los tiempos destinados en el trámite de los

documentos,

Se sugiere que en la competición del software se tenga en cuenta la administración de

todos los niveles de Gestión documental, con ello lograr unificar las sedes regionales que

tiene la empresa y manejar una centralización de los procesos documentales.



13. Referencias bibliográficas

Bibliografía

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numero 2609 de 2012: http://www.mintic.gov.co/portal/604/articles-3528_documento.pdf

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XP-SCRUM. Obtenido de REVITA INVENTUM:

http://biblioteca.uniminuto.edu/ojs/index.php/Inventum/article/view/9

14. Glosario

C

Caja de Almacenamiento, 26, 27

Conjunto de programas y rutinas que permiten a la

computadora realizar determinadas tareas., 1, 17,

26, 27, 39

D

Decisión del Consejo de Ministros, o de una entidad

equivalente, que aprueba disposiciones de

carácter general, 19, 37

E

Edificio o local donde se conservan los documentos

ordenados y clasificados que produce una

institución, personalidad, etc., en el ejercicio de

sus funciones o actividades, 1, 2, 4, 5, 10, 11, 12, 13,

14, 17, 18, 19, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 31, 33, 35, 37,

38, 40

El diseño de sistemas es el arte de definir la

arquitectura de hardware y software,

componentes, 17

El disquete o disco flexible (en inglés, diskette o

floppy disk) es un soporte de almacenamiento de

datos de tipo magnético, formado por una fina

lámina circular (disco) de material magnetizable y

flexible (de ahí su denominación), 33

ENRIQUE DAVILA LOZANO EDL SAS, 1, 2, 4, 5, 7, 10, 11, 12,

16, 17, 19, 25, 26, 27, 35, 37, 38, 39

es el conjunto de tecnologías, normas y técnicas que

permiten a la empresa administrar su flujo de

documentos, 1, 2, 4, 5, 12, 13, 14, 16, 17, 18, 19, 20,

23, 25, 32, 35, 37, 39

L

Lista ordenada de bienes y demás cosas valorables

que pertenecen a una persona, empresa o

institución, 10, 25, 40

M

Manera en que está compuesto algo o forma en que

se estructuran sus elementos constituyentes, 10,

36



P

Parte de un tratado, ley o documento oficial que

forma con otras iguales una serie numerada y

ordenada, 36, 37, 38

R

Regla o norma establecida por una autoridad superior

para regular, de acuerdo con la justicia, algún

aspecto de las relaciones sociales, 10, 36, 40

T

Tabla De Retencion, 11, 21

U

Un proceso es un conjunto de actividades

planificadas que implican la participación de un

número de personas y de recursos materiales

coordinados para conseguir un objetivo

previamente identificado, 9, 19, 23

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