DISEÑO DE UN MANUAL DE FUNCIONES PARA IMPORTADORA DE REPUESTOS EL NUEVO PUNTO C.A. UBICADA EN EL MUNICIPIO DE

UREÑA, ESTADO TÁCHIRA, REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

YONATHAN ALEXIS GIRALDO RESTREPO

FUNDACION DE ESTUDIOS SUPERIORES COMFANORTE “FECS” ADMINISTRACION DE NEGOCIOS INTERNACIONALES

SAN JOSE DE CUCUTA2012

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DISEÑO DE UN MANUAL DE FUNCIONES PARA IMPORTADORA DE REPUESTOS EL NUEVO PUNTO C.A. UBICADA EN EL MUNICIPIO DE

UREÑA, ESTADO TÁCHIRA, REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

YONATHAN ALEXIS GIRALDO RESTREPOCódigo 1007027157

Proyecto de Prácticas Empresarial presentado como requisito para optar al título de Administración de Negocios Internacionales

Presentado a:CARLOS PARRA

Ingeniero Industrial

FUNDACION DE ESTUDIOS SUPERIORES COMFANORTE “FECS”ADMINISTRACIÓN DE NEGOCIOS INTERNACIONALES

2012

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CONTENIDO

Págs.

INTRODUCCION 9

1. EL PROBLEMA 111.1 TÍTULO 111.2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 111.3 OBJETIVOS 121.3.1 Objetivo General 121.3.2 Objetivos específicos 121.4 JUSTIFICACIÓN 121.5 ALCANCES 131.6 LIMITACIONES 13

2. MARCO TEÓRICO 142.1 ANTECEDENTES INVESTIGATIVOS 142.2 FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA 142.3 BASES CONCEPTUALES 152.4 HIPÓTESIS 202.4.1 Señalamiento de las Variables. 22

3. DISEÑO METODOLÓGICO 233.1 TIPO DE INVESTIGACIÓN 233.2 POBLACIÓN Y MUESTRA 243.3 INSTRUMENTOS 243.4 FUENTES DE INFORMACIÓN 243.5 ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN 243.6 ANÁLISIS Y TABULACIÓN 25

4. DIAGNÓSTICO 314.1 INFRAESTRUCTURA FÍSICA 314.2 ÁREA ADMINISTRATIVA 314.3 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 334.4 ANÁLISIS DOFA 334.5 RESULTADOS ESPERADOS 35

5. PROPUESTA DISEÑO DEL MANUAL DE FUNCIONES PARA IMPORTADORA DE REPUESTOS EL NUEVO PUNTO C.A. 37

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5.1 DEFINICIÓN Y FUNDAMENTACIÓN 375.2 OBJETIVOS DEL MANUAL DE FUNCIONES 375.3 JUSTIFICACIÓN DEL MANUAL 385.4 ETAPA DE PLANEACIÓN 395.5 ETAPA DE EJECUCIÓN 395.6 DISEÑO DEL MANUAL DE FUNCIONES 405.7 ADMINISTRACIÓN DE LA PROPUESTA 505.8 RECURSOS PARA LA PROPUESTA 50

6. CONCLUSIONES 51

7. RECOMENDACIONES 52

BIBLIOGRAFÍAS 53

ANEXOS 54

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LISTA DE FIGURAS

Págs.

Figura 1. Estructura organizacional 33

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LISTA DE CUADROS

Págs.

Cuadro 1. Matriz DOFA 35

Cuadro 2. Manual de Funciones del Gerente 41

Cuadro 3. Manual de Funciones de la Secretaria 42

Cuadro 4. Manual de Funciones del Contador 43

Cuadro 5. Manual de Funciones del Auxiliar Contable 44

Cuadro 6. Manual de Funciones del Jefe de Mercadeo 45

Cuadro 7. Manual de Funciones de los Asesores Comerciales 46

Cuadro 8. Manual de Funciones de Servicios Generales 47

Cuadro 9. Manual de Funciones del mensajero 48

Cuadro 10. Manual de Funciones del Vigilante 49

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LISTA DE GRÁFICAS

Págs.

Gráfica 1. Conocimiento sobre la existencia del manual de funciones 25

Gráfica 2. Gráfico porcentual correspondiente al análisis estadístico 25

Gráfica 3. Operación laboral 25

Gráfica 4. Relaciones interpersonales 27

Gráfica 5. Relaciones interpersonales con los jefes 27

Gráfica 6. Gráfico correspondiente al análisis estadístico 28

Gráfica 8. Sentido de pertenencia 28

Gráfica 9. Mejoramiento por el desempeño laboral 29

Gráfica 10. Habilidades y aptitudes 29

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LISTA DE ANEXOS

Págs.

Anexo A. Encuesta 55

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INTRODUCCION

La incertidumbre económica, social y política a la que se enfrentan las empresas venezolanas, obliga a tener una visión del entorno empresarial para tomar alternativas estratégicas que favorezcan la gestión de la empresa. Lograr lo que se anhela, depende de la calidad y cantidad de información que posea la empresa sobre sí mismos y del medio ambiente que los rodea, cualquier error de apreciación de los factores del ambiente afectaran los resultados de las nuevas acciones a tomar.

El desarrollo del presente trabajo constituye el diseño de un manual de funciones para Importadora de Repuestos El Nuevo Punto C.A., ubicada en el municipio de Ureña, Estado Táchira, República Bolivariana de Venezuela, con el fin de facilitar el conocimiento de la institución desde el punto de vista estructural y sirviendo de guía hacia sus colaboradores, para que conozcan el funcionamiento de la empresa a la cual pertenecen, fomentando la responsabilidad y la calidad de los servicios prestados para que hagan de esta una empresa competitiva.

El desarrollo del presente trabajo inicia definiendo el problema en el cual se proporciona la conceptualización de la situación actual de la empresa. El primer capítulo determina la relación entre la estructura organizacional de la Importadora de Repuestos El Nuevo Punto C.A., ubicada en el municipio de Ureña, Estado Táchira, República Bolivariana de Venezuela; con la finalidad de formular lineamientos que permitan perfeccionar el mejoramiento continuo de su desempeño laboral.

En el capítulo II, se desarrollan las bases que soportan teóricamente las variables objeto de estudio, partiendo desde los antecedentes investigativos vinculados con el tema en cuestión y los modelos teóricos de la gerencia estratégica propuesta fundamentalmente por los autores Fred (2008) y Serna (2003)

En el capítulo III, se presenta lo relacionado al procedimiento metodológico, para cumplir con los objetivos plantados, contextualizando esta propuesta en un estudio cuantitativo, en vista de que se plantean las variables con sus dimensiones previamente definidas, por lo que sólo se va a analizar desde un nivel descriptivo el tema, se investigan las necesidades y falencias del cliente interno de la empresa.

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En el capítulo IV se presentan el análisis de los resultados obtenidos, se realizo análisis por dimensión e indicadores además de ello se elaboro la matriz de análisis de factores internos y externos para la contracción de la matriz DOFA que presenta las estrategias sugeridas a seguir por la empresa.

El capítulo V se formula el diseño del Manual de Funciones como propuesta operativa, que permitirá mejorar y optimizar el rendimiento y comportamiento de los empelados y a su vez ayudará a la eficacia y eficiencia de las actividades de la empresa. También se presentarán los recursos a utilizar y el cronograma de actividades a cumplir de manera sistematizada, ya que existe el desconocimiento de la naturaleza de las funciones; siendo éste el motivo de la presenta práctica investigativa.

Finalmente se presenta en el capítulo V las conclusiones y recomendaciones.

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1. EL PROBLEMA

1.1 TÍTULO

Diseño de un manual de funciones para Importadora de Repuestos El Nuevo Punto C.A., ubicada en el municipio de Ureña, Estado Táchira, República Bolivariana de Venezuela.

1.2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

En la actualidad las organizaciones tienen un gran reto, actuar con dinamismo y creatividad frente a las fluctuaciones de turbulento entorno caracterizado fundamentalmente por una creciente inflación aunada a una devaluación de la moneda que mina aún más el poder adquisitivo de la población y por si fuera poco las regulaciones e intervenciones del Estado que han originado en su conjunto, una evidente recesión económica que el sector empresarial se ha visto en la necesidad de revisar sus procesos y su plataforma organizacional para ser capaz de competir y permanecer en el mercado con una rentabilidad para ello sin duda , debe de valerse de las herramientas gerenciales más actuales.

Aunado a ello se suma el desempeño de los empleados ha incidido en el desarrollo de Importadora de Repuestos El Nuevo Punto C.A., que carece de una estructura organizacional bien definida, volviendo su ambiente laboral improductivo.

Los trabajadores no laboran por una meta en común, no se aprovecha al máximo su rendimiento, ni se les involucra en las decisiones de la empresa incidiendo directamente en su comportamiento.

Lo anterior, debido a la falta de un manual de funciones en la Importadora de Repuestos El Nuevo Punto C.A., el cual constituye una base fundamental de toda la organización debido a su constante crecimiento y desarrollo, pues los trabajadores y directivos se forman de la organización a la que pertenecen y que incide directamente en el desempeño de la misma, dotándola de recursos de naturaleza técnica y de una estructura administrativa para que el desempeño laboral de sus actividades sea efectivo.

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El diseño de un manual de funciones para Importadora de Repuestos El Nuevo Punto C.A., contribuye a mejorar las relaciones interpersonales notablemente, puesto que se hará más satisfactorio el trabajo, desarrollando confianza mutua entre los miembros del equipo y la gerencia; mejoraría la comunicación, tendrían sentido de pertenencia por su trabajo y se lograrían ideas innovadores que alcancen las metas y se adapten a cualquier cambio en particular.

1.3 OBJETIVOS

1.3.1 Objetivo General. Diseñar un manual de funciones para Importadora de Repuestos El Nuevo Punto C.A., que permita la coordinación de las actividades funcionales.

1.3.2 Objetivos específicos. Realizar un diagnóstico de factores internos mediante el análisis DOFA.

Diseñar un modelo de estructura organizacional que permita mejorar eficientemente los roles de desempeño de los cliente internos.

Formular un plan de acción que sirva de guía para su correspondiente aplicación.

1.4 JUSTIFICACIÓN

En estos tiempos cambiantes en que los valores evolucionan rápidamente y los recursos se vuelven escasos, cada vez es más necesario comprender aquello que influye sobre el rendimiento de los individuos en el trabajo y el elemento técnico en las organizaciones; por lo tanto es preciso revisar los planteamientos que se han mantenido al respecto de la evolución de organización de trabajo sin obviar que esta se desarrolla en un determinado entorno social. Es así que está constituida por un sistema de cometidos funcionales y jerárquicos, enlazados entre sí y orientados hacia el fin común de producir bienes, pero debido a las falencias que se han detectado en el desempeño laboral, se ha demandado necesariamente de una forma de organización de acuerdo a sus necesidades.

En este marco, los trabajadores de Importadora de Repuestos El Nuevo Punto C.A. requieren no sólo de un espíritu emprendedor en beneficio de ellos y de la

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empresa, sino también de manual de funciones bien estructurado que favorezca el buen desempeño de sus funciones.

Considerando que el recurso humano es el cimiento de cualquier empresa, ya que de él depende su funcionamiento, estabilidad y desarrollo; con el presente trabajo de práctica se pretende conocer los problemas que influyen directamente en el desempeño laboral de los trabajadores. Lo cual impacta significativamente en su rendimiento, las relaciones empleado-gerente, el sentido real de pertenencia, la comunicación, el liderazgo, la integración y lo más importante la satisfacción personal del medio en el que se desenvuelven, a través de un estudio que permita establecer áreas de mejora para su inmediata atención.

Por tal razón, se ha considerado necesario realizar una investigación con el propósito de mejorar la funcionalidad en la empresa, creando esquemas de responsabilidad compartida para la entrega de un producto o servicio final eficiente y eficaz.

De acuerdo a lo anterior, se puede afirmar que el presente trabajo de práctica es factible ya que cobra vital importancia y relevancia, al contar con recursos necesarios, como tiempo, dedicación, facilidad de información y un presupuesto considerado para llevar a cabo su correcta aplicación, el mismo que permitirá lograr mejores resultados en el desempeño laboral y por ende una mayor eficiencia organizacional.

1.5 ALCANCES

Este trabajo de investigación se circunscribe, al análisis bajo un enfoque estratégico, para el primer semestre del año 2013, como apoyo al fortalecimiento de la gerencia.

Dicho análisis abarca los factores internos que impactan las actividades de la empresa.

1.6 LIMITACIONES

Se cuenta con la disponibilidad del tiempo y el acceso a la información necesaria para el buen desarrollo del presente trabajo de práctica.

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2. MARCO TEÓRICO

2.1 ANTECEDENTES INVESTIGATIVOS

CASTILLO ESTUPIÑÁN, Fabiola. “Manual de funciones y procedimientos administrativos del Tejar de Pescadero S.A.”, Tesis de grado. Universidad Francisco de Paula Santander, Facultad de Ciencias Empresariales, Plan de Estudios de Administración de Empresas, San José de Cúcuta, 1992. 9

En este estudio se hace un análisis detallado de la situación de la empresa, se elabora el manual de funciones y procedimientos administrativos que comprende el análisis, evaluación, descripción de cargos, las funciones y requisitos para la ocupación de cargo.

ROSAS ANGARITA, Ileana Margarita. PABÓN RODRÍGUEZ, Sandra. Propuesta para la organización administrativa y funcional de la educación no formal que se ofrece en el Colegio Técnico Cooperativo Calasanz de Juan Atalaya. San José de Cúcuta. Proyecto de grado. Universidad Francisco de Paula Santander, Facultad de Ciencias Empresariales, Plan de estudio de administración de empresas.2000. 139 p.

El presente proyecto buscó ante todo crear condiciones y ofrecer oportunidades de desarrollo y capacitación a una comunidad que carece de medios para poder mejorar su calidad de vida. Adicionalmente, se buscó que el centro de Educación No Formal Calasanz, disponga de una estructura y organización administrativa que haga más eficiente la oferta del servicio de capacitación, para que se pueda obtener una mayor cobertura y calidad. En tal sentido, se desarrolló una investigación de campo para identificar las necesidades de los clientes potenciales y poder mejorar la oferta de formación oportuna y focalizada, optimizándose así la utilización de los recursos.

MOLINA MALDONADO, Javier Orlando. RODAS RINCON, William Mauricio. Estructuración administrativa del supermercado la 17 mediante el diseño de los sistemas de personal, financiero, comercial y de servicios. San José de Cúcuta. Proyecto de grado Universidad Francisco de Paula Santander, Facultad de

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ciencias empresariales, plan de estudios de administración de empresas. 1.999. 292 p.

La empresa “supermercado la 17”, se ha venido desarrollando durante su existencia con base en cálculos empíricos. Se ha generado una desorganización en la cual no se distingue claramente las partes operativas y administrativas; por lo tanto se hace necesario un diseño administrativo que contribuya al ordenamiento y mejoramiento continuo de todas las áreas de la empresa y estar acorde con los avances a los diferentes campos donde se pueda desarrollar la misma.

2.2 FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA

En consideración a las teorías administrativas, la presente investigación se enmarca bajo la teoría del enfoque situacional contingencia, al respeto Chiavenato (2006), señala que no hay nada absoluto en las organizaciones ni en la teoría administrativa: todo es relativo y siempre depende de algún factor. El enfoque situacional explica que hay una relación funcional entre las condiciones del ambiente y las técnicas administrativas apropiadas para alcanzar con eficacia los objetivos de la organización.

Las bases teóricas están constituidas por el abordaje de diversos aspectos conceptuales y analíticos que orientan el sentido de la presente investigación, determinando la representación del análisis y la visión del problema, donde se toma en cuenta la posición de los distintos autores seleccionados.

Por su parte David (2008) define la gerencia estratégica como la formulación, ejecución y evaluación de acciones que permitirán que una organización logre sus objetivos, la formulación de estrategias incluye la identificación de debilidades y fortalezas internas de una organización, la determinación de las amenazas y oportunidades de una firma, el establecimiento de misiones de la compañía, fijación de objetivos.

Fortalezas Internas Son actividades internas de una organización que se lleva a cabo especialmente bien. Las funciones de gerencia, mercadeo, finanzas, producción, investigación y desarrollo de un negocio deben auditarse o examinarse con el objeto de identificar y evaluar fortalezas internas en especial importancia.

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Debilidades Internas; Se refiere a las actividades internas de gerencia, mercadeo, finanzas, producción, investigación y desarrollo que limitan o inhiben el éxito general de una organización. Una industria debe tratar de seguir estrategias que efectivamente mejoren las áreas con debilidades internas.

Oportunidades Externas: Son tendencias económicas, sociales, políticas, tecnológicas y competitivas, así a hechos que podrían de forma significativa beneficiar a una organización en el futuro. La resolución de los computadores, la biotecnología, los cambios en la población, cambios valores y actitudes con respecto al trabajo, la tecnología espacial, así como la cada vez mayor competencia de las empresas extranjeras son algunos de los cambios más importantes.

Amenazas Externas: Ellas consisten en tendencias económicas, sociales, políticas, tecnológicas y competitivas, así como hechos que son potencialmente dañinos para la posición competitiva presente o futura de una organización.

Adicionalmente Serna (2003) indica que las opciones estratégicas deberán convertirse en planes de acción concretos, con definición de responsables, para ello es indispensable proyectar en el tiempo cada uno de los proyectos estratégicos, definir los objetivos y las estrategias de cada área funcional dentro de estos proyecto, así como diseñar planes de acción concretos.

Consiste en relacionar oportunidades, amenazas, fortalezas y debilidades preguntándose cómo convertir una amenaza en oportunidad y como aprovechar una fortaleza, como anticipar el efecto de la amenaza y prevenir el efecto de una debilidad.

La matriz DOFA es una importante herramienta de formulación de estrategias que conduce al desarrollo de cuatro tipo de estrategias: FO, DO, FA, DA.

La matriz DOFA tiene como objetivo comparar y determinar las estrategias, aunque no todas serán seleccionadas para su aplicación en el logro de los objetivos de la compañía, las letras significan:

D: DebilidadesO: OportunidadesF: Fortalezas

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Las Estrategias FO: se basan en el uso adecuado de las fortalezas internas de la organización con el objeto de aprovechar las oportunidades.

Según David (2008) sería ideal para una empresa poder usar sus fortalezas y explotar sus oportunidades.

Las Estrategias DO: tienen como objetivo mejorar sus debilidades valiéndose de las oportunidades.

Las Estrategias FA: se basan en la utilización de las fortalezas de una empresa para evitar o reducir el impacto de las amenazas.

Las Estrategias DA: se basan en derrotar las debilidades reduciendo las amenazas, intentando minimizar debilidades y amenazas mediante estrategias de carácter defensivo, puesto que gran número de las amenazas y debilidades pueden llevar a la empresa a una posición inestable.

En el análisis DOFA deben incluirse factores claves relacionados con la organización, los mercados, la competencia, los recursos financieros, la infraestructura, el recurso humano, los inventarios, el sistema de mercadeo y distribución, la investigación y desarrollo, las tendencias políticas, económicas y tecnológicas y variables de competitividad.

Los pasos según Serna (ob.cit) son los siguientes:

Hacer una lista de las fortalezas internas claves.Hacer una lista de las debilidades internas claves.Hacer una lista de las oportunidades externas importantes.Hacer una lista de las amenazas externas claves.Comparar las fortalezas con las oportunidades y registrar las estrategias FO en la casilla correspondiente.Comparar las debilidades con las oportunidades y registrar las estrategias DO resultantes.Comparar las fortalezas con las amenazas y registrar las estrategias FA resultantes.Hacer comparaciones de las debilidades con las amenazas y registrar las estrategias DA resultante.

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A cada estrategia resultante se le debe colocar una identificación formada por el valor de los factores internos y externos respectivamente.

El objetivo de esta fase comparativa es la generación de estrategias alternativas factibles para luego en la siguiente etapa seleccionar o determinar cuáles son las mejores de ellas.

La Pequeña y Mediana Empresa (PYMES). Tal como lo señala Barragan y Pagan (2005) los negocios familiares ofrecen una fuente de empleo para el dueño y sus familiares, este tipo de negocio opera para satisfacer las metas personales de su dueños, tales como ser su propio jefe, estar dentro de la industria de su preferencia o tal vez tener la posibilidad de trabajar en un ambiente informal.

Según Rodríguez (2001), las PYMES obedecen al concepto de polo de desarrollo a partir de una forma social definida: la familia. La pequeña empresa surge principalmente de un esfuerzo familiar, que a través de una tarea artesanal, constituye una fuerza productiva capaz de generar un ingreso conjunto superior al que las partes podrían obtener en forma individual.

Según Armas (1999), existen diversas formas de medir el tamaño de una empresa. La más generalizada se basa en el número de empleados, aunque también se utilicen como indicadores el monto del capital o de los activos. Las definiciones reflejan el grado de industrialización o dinamismo de la economías. En Venezuela de acuerdo al Instituto Nacional de Estadísticas (INE) (2001) una microempresa es aquella que tiene hasta cinco trabajadores, una pequeña entre 5 y 20, una mediana tiene entre 21 y 100 trabajadores y una grande más de 100.

Godoy (2000), señala las PYME como organizaciones económicas de actividades industriales, comerciales, y de servicios que combinan capital, recurso humano y medios productivos, para generar un bien o servicio, han sido consideradas estratégicamente como uno de los eslabones indispensables para el desarrollo de cualquier país, si se parte de que una de las misiones es la producción versátil y flexible que le permiten abastecer la demanda de bienes y servicios de calidad; así mismo satisfacer necesidades especificas de grandes empresas, crear fuentes de empleo, absorber mano de obra no especializada, y fortalecer la estructura industrial de las naciones desarrolladas.

Manual de funciones. En primer y como se desprende de la definición acerca de la naturaleza y contenido de las funciones organizacionales, las personas que

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trabajan en común deben cumplir ciertas funciones. En segundo, las funciones que se pide cumplir a las personas deben diseñarse intencionalmente para garantizar la realización de las actividades requeridad y la adecuada correspondencia entre éstas a fin de que los individuos puedan trabajar fluida, eficaz y eficientemente en grupos. Sin duda, los administradores saben que al establecer esta estructura intencional cumplen la función de organizar. Harold Doontz. (2005 Pág. 246).

Las funciones para la ciencia de la administración sirven de asistencia y orientación de todas las unidades administrativas de la empresa al reflejar la estructura organizacional y sus características gráficas y actualizaciones.

Para el área de organización y sistema, sirve para reflejar la estructura así como velar por su permanente revisión y actualización (en las empresas pequeñas y medianas, generalmente la unidad de personal asume esta función), la cual se da a conocer a toda la compañía a través de los manuales de organización.

Gestión del Talento Humano. Para ubicar el papel de la administración del talento humano es necesario empezar a recordar algunos conceptos. Así pues, precisa traer a la memoria el concepto de administración general. Aunque existen múltiples definiciones, más o menos concordantes, para que el propósito de este ensayo diremos que es: “La disciplina que persigue la satisfacción de objetivos organizaciones contando para ello una estructura y a través del esfuerzo humano coordinado”.

Como fácilmente puede apreciarse, el esfuerzo humano resulta vital para el funcionamiento de cualquier organización; si el elemento humano está dispuesto a proporcionar su esfuerzo, la organización marchará; en caso contrario, de detendrá. De aquí que toda organización debe prestar primordial atención a su personal. (talento humano).

Talento Humano. Su función está compuesta por áreas tales como reclutamiento y selección, contratación, capacitación, inducción de personal y su permanencia en la empresa. Dependiendo de la empresa donde la función de Recursos Humano opera, pueden existir otros grupos que desempeñen distintas responsabilidades que pueden tener que ver con aspectos tales como la administración de la nómina de los empleados. Para ejecutar la estrategia de la organización es fundamental la administración de los Recursos Humanos, para lo cual se deben considerar conceptos tales como la comunicación organizacional, el liderazgo, el trabajo en equipo, la negociación y la cultura organizacional (Internet).

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Sistemas de variables. Una variable es una de las formulas más comunes en el proceso de la operacionalización de los elementos teóricos de una investigación. Se parte del supuesto de que el estudio de una realidad, y más concretamente de un problema, no se puede asumir globalmente, o sea en su totalidad, ya que no existe la investigación de lo general a lo particular.

Cerda, (2005). Asimismo, Tamayo, A. y Tamayo, C. (2004), plantean que una variable es “un aspecto o dimensión de un fenómeno que tiene como característica la capacidad de asumir distintos valores, ya sea cuantitativo o cualitativamente” (p.114). Estas variables definen la relación causa-efecto que se da entre uno o más fenómenos estudiados.

Conceptualización de las Variables. La gestión gerencial bajo el enfoque estratégico, se entiende como el proceso de determinar los niveles de conocimientos y aplicación de la planificación en los gerentes para direccionar a la empresa hacia los objetivos considerando los factores internos y externos que le afectan.

Sustentado por lo señalado por Serna (Ob.cit), la planeación estratégica es un proceso mediante el cual la organización define su visión a largo plazo, y las estrategias que alcanzara, con base en el análisis de sus fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas.

Por otro lado, Hernández y otros (2006), en cuanto a la definición operacional señala: “Constituyen el conjunto de procedimientos que describen las actividades que un observador debe realizar para recibir impresiones sensoriales, las cuales indican la existencia de un concepto teórico en mayor o menor grado”. (p. 99).

2.3 BASES CONCEPTUALES

ACTIVIDADES: se constituyen en le conjunto de tareas o realizaciones que deben desarrollar coordinadamente para alcanzar un objetivo especifico, teniendo en cuenta los recursos humanos, financieros, bibliográficos, físicos, el tiempo y la metodología empleada para su ejecución.

CALIDAD: se entiende por esta la satisfacción del cliente o usuario, por lo tanto se debe determinar por medio de encuestas.

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CANTIDAD: relación entre las cantidades de bienes o de servicios realizados y los programados.

CONTROL: es la medición y corrección de las actividades de los subordinados y de los superiores para asegurar que losa eventos se ajusten a los planes. Por lo tanto mide el desempeño en relación con las metas o los planes, muestran donde existen desviaciones y al poner en movimiento las acciones para corregirlas, contribuye a asegurar el cumplimiento de los planes.

EFICACIA: es el análisis de la oportunidad con que las entidades encargada de la producción de bienes y/o servicios, logran los resultados así como la relación que estos guardan con sus objetivos y metas que sus organismos de dirección les definen para un período determinado, en términos de cantidad, calidad y oportunidad. Se evalúa comprando los resultados obtenidos y los recursos utilizados (humanos, físicos y financieros) contra los resultados y recursos planeados:

MANUAL: documento escrito de las funciones y requerimientos necesarios para desarrollar las actividades dentro del proceso.

OPORTUNIDAD: coeficiente entre el tiempo de relación y el tiempo programado

ORGANIZACIÓN: es la parte de la administración que comprende el establecimiento de una estructura intencional de papeles para las personas de una empresa. Es intencional en el sentido de asegurar que se han asignado todas las tareas necesarias para lograr los objetivos y se esperan que se asignen a las personas que mejor pueden realizarlo.

PROCEDIMIENTO: secuencia lógica de las actividades desarrolladas desde el inicio de las operaciones hasta obtener el resultado por medio de los informes.

PROCESO: pasos necesarios para sacar una conclusión de la información para ello se necesita que los datos se centren en el Departamento que organicen cronológicamente los documentos los codifique y posteriormente los introduzca al sistema.

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2.4 HIPÓTESIS

¿De qué manera incide el manual de funciones para mejorar el desempeño laboral de la Importadora de Repuestos El Nuevo Punto C.A. ubicada en el Municipio de Ureña, Estado Táchira, República Bolivariana de Venezuela.?

2.4.1 Señalamiento de las Variables. Las variables utilizadas son:

Variable Independiente (X) Manual de Funciones (causa)

Variable Dependiente (Y) Desempeño laboral (efecto)

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3. DISEÑO METODOLÓGICO

3.1 TIPO DE INVESTIGACIÓN

La presente investigación es de tipo descriptivo, por cuanto se obtendrá información directamente de las fuentes, a través de entrevista al gerente y encuesta al Talento Humano de la empresa.

Sobre el particular Sabino (2002), afirma que los estudio de campo son aquellos que se realizan de manera directa en el ambiente natural y real donde suceden los acontecimientos para describirlos. “Los datos se obtienen de manera directa de la realidad objeto de estudio” (p. 65).

3.2 POBLACIÓN Y MUESTRA

Importadora de Repuestos El Nuevo Punto C.A. ubicada en el Municipio de Ureña, Estado Táchira, República Bolivariana de Venezuela, cuenta en la actualidad con una población de 10 clientes internos.

Debido a la limitada cantidad de población no se sacará ninguna muestra poblacional. Se utilizará la totalidad de la población conformada por 10 empleados así:

1 Gerente General1 Secretaria Auxiliar Contable1 Asesor Contable Externo1 Director de Asesoría Comercial2 Asesores de Ventas1 Mensajero 1 Servicios Generales1 Vigilante

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3.3 INSTRUMENTOS

Entrevista. Aplicada al Gerente de Importadora de Repuestos El Nuevo Punto C.A., con el fin de conocer la situación actual de la empresa.

Encuesta. Aplicada a la muestra poblacional conformada por los 12 trabajadores de la empresa. (Véase el Anexo A).

Observación Directa. Se llevó a cabo mediante visitas periódicas a la empresa, para tener conocimiento de los procesos que se llevan a cabo durante un día de labor cotidiano en la empresa.

3.4 FUENTES DE INFORMACIÓN

Información primaria. Aquí se encuentra toda la información oral o escrita, que se recopila a través de relatos o escritos transmitidos por el personal de las diferentes áreas que conforman la empresa; esto se lleva a cabo a través de la entrevista encuestas y estudio de campo (visitas periódicas).

Información Secundaria. Juega un papel importante en toda la investigación, comprende la información recolectada a través de datos e informes internos suministrados. Simultáneamente se hará revisión bibliográfica de textos, revistas y documentos relacionados con el tema. mediante libros, revistas, folletos, internet, entre otros

3.5 ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN

Obtenida la información por la aplicación del instrumento, se procedió a la organización de los datos. Así lo sugiere Hurtado (ob.cit.), cuando señala que “el análisis de los datos constituye un proceso que involucra la clasificación, la codificación, el procesamiento y la interpretación de la información obtenida durante la recolección de la información “(p.484).

En este sentido, la información se vació y ordeno en matrices de análisis y gráficas representativas apoyadas en la estadística descriptiva, donde se observo las

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frecuencias de los datos así como los porcentajes obtenidos. Se determino el promedio de valores de las respuestas para cada ítem.

3.6 ANÁLISIS Y TABULACIÓN

Una vez aplicadas las técnicas e instrumentos de recolección de datos descritas en el capitulo anterior, se obtienen los resultados que se presentan a continuación.

Se encuestaron ocho de los 10 empleados que tiene la empresa. El resultado obtenido se observa a continuación:

Pregunta 1. ¿Conoce usted el manual de funciones de la empresa?. Los ocho encuestados, es decir el 100% de la muestra respondió que no lo conocen, ya que la empresa no tiene esta herramienta administrativa.

Gráfica 1. Conocimiento sobre la existencia del manual de funciones

Análisis cuantitativo. De los 10 empleados encuestados 6, es decir el 60%, no conocen lo que es un manual de procedimientos; Cuatro (4), esto es el 40%, respondió que si tiene conocimiento sobre lo que es un manual de funciones. Se deduce, que la mayoría de empleados no sabe o n o conoce lo que es un manual de funciones, por lo que se hace necesaria su diseño e implementación.

Pregunta 2. ¿Conoce o le han entregado sus funciones?.

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Gráfica 2. Gráfico porcentual correspondiente al análisis estadístico pregunta 2 de la prueba piloto.

Análisis cuantitativo. Los 10 empleados encuestados, es decir el 100%, fueron enfáticos en afirmar que no conocen, ni se les han entregado las funciones correspondientes a sus cargos. Se observa entonces que es una necesidad prioritaria de la empresa para mejorar su eficiencia administrativa el diseño e implementación del manual de funciones.

Pregunta 3. ¿Cómo opera en su trabajo específicamente?.

Gráfica 3. Operación laboral

Análisis cuantitativo. De los ocho (8) encuestados tres (3) respondieron que operan normalmente es decir el 37,5%, mientras que cinco (5) cuyo valor porcentual corresponde al 62,5% señalaron que tienen problemas de operación.

Análisis cualitativo. Se observa que la mayoría de empleados de Importadora de Repuestos El Nuevo Punto C.A., tiene problemas de operación con respecto a labor que desempeñan dentro de la empresa

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Pregunta 4. ¿Cómo son sus relaciones con sus compañeros?.

Gráfica 4. Relaciones interpersonales

Análisis cuantitativo. Según las respuestas, de los ocho empleados encuestados dos (2) es decir, el 25% respondieron que éstas eran excelentes; cuatro (4) señalaron la opción “buenas” para el 50% y los restantes opinaron que las relaciones interpersonales con sus compañeros de trabajo eran “regulares” para el 25%.

Pregunta 5. ¿Cómo son sus relaciones con sus jefes?.

Gráfica 5. Relaciones interpersonales con los jefes

Análisis cuantitativo. De los ocho empleados encuestados cuatro (4) respondieron que eran excelentes estas relaciones; mientras que los cuatro (4) restantes señalaron la alternativa “buenas” para el 100%,

Análisis cualitativo. Se observa que existe un buen ambiente de trabajo, por las respuestas entregadas por los encuestados.

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Pregunta 6. ¿Le gustaría conocer sus funciones en la empresa?.

Gráfica 6. Gráfico correspondiente al análisis estadístico de la pregunta 6.

Análisis cuantitativo. Los ocho (8) encuestados, es decir, el 100% respondieron que les gustaría conocer sus funciones dentro de la empresa,

Análisis cualitativo. Es notable el interés de los empleados por conocer el manual de funciones. Por esto se considera prioritaria su aplicación.

Pregunta 8. Cómo considera Ud. El sentido de pertenencia hacia la empresa?

Gráfica 8. Sentido de pertenencia

Análisis cuantitativo. Los ocho (8) encuestados, es decir, el 100% respondieron que no tienen sentido de pertenencia por la empresa porque además no saben qué es eso.

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Análisis cualitativo. Es notable el desconocimiento por el sentido de pertenencia de los empleados por la empresa; esto sucede porque difícilmente pueden sentirse que pertenecen a esta organización.

Pregunta 9. Cree Ud. Que la gerencia se preocupa por mejorar el desempeño laboral de la empresa?

Gráfica 9. Mejoramiento por el desempeño laboral

Análisis cuantitativo. De los 10 empleados encuestados 6, es decir el 60%, no conocen opinan que el gerente no se preocupa por mejorar el desempeño laboral de sus trabajadores; Cuatro (4), esto es el 40%, respondió que no tienen conocimiento de este tema y que a ellos solo les interesa conservar su trabajo.

Pregunta 10. Como considera las habilidades y aptitudes demostradas por parte suya en la empresa?

Gráfica 10. Habilidades y aptitudes

Análisis cuantitativo. Según las respuestas, de los ocho empleados encuestados dos (2) es decir, el 25% respondieron que éstas eran excelentes; cuatro (4)

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señalaron la opción “buenas” para el 50% y los restantes opinaron que las habilidades y aptitudes en su trabajo eran “regulares” para el 25%.

Conclusiones del análisis. Ante todo se puede concluir lo siguiente: Es una necesidad sentida de la Importadora de Repuestos El Nuevo Punto C.A., el diseño, elaboración e implementación de los manuales de funciones.

Tiene algunas debilidades que deben ser subsanadas tales como: crear un clima organizacional a partir de los principios corporativos como son la misión y visión.

Delegación de funciones por parte de la gerencia. Dando oportunidad a los subalternos de coadyuvar en la toma de decisiones, pues son éstos quienes atienden directamente al cliente y conocen mejor sus necesidades de servicio y la forma de mejorar en la atención y cumplimiento de los pedidos

Presenta deficiente imagen como empresa distribuidora de repuestos, esto se debe a la falta de organización interna y a la falta de publicidad a nivel externo.

Se ha preocupado poco por darle capacitación a los empleados y no tiene un adecuado sistema de compensación y estímulo al empleado para que mejore su rendimiento y se esmere por la empresa adquiriendo de paso, mayor sentido de pertenencia y compromiso empresarial.

La mayor amenaza es la competencia, si la empresa no mejora en sus aspectos organizacionales, es muy difícil competir en igualdad de condiciones frente a otras empresas del medio que ya tienen una mejor organización. Esto requiere de una inversión.

Lo anterior aunado al alto desempleo que presenta el país, la falta de divisas y la devaluación de la moneda (Bolívar), la creación de nuevos impuestos como el del bono de guerra y la aplicación del IVA a productos que afectan la canasta familiar hacen perder la capacidad de adquisición de las personas, por lo que la demanda de productos como los vehículos decrece y se incrementa la adquisición de repuestos menos costosos y de inferior calidad.

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4. DIAGNÓSTICO

La ausencia de una infraestructura organizacional que permita el desarrollo de las empresas Venezolanas, se ha constituido como una barrera frente a los cambios que se han venido operando a través del tiempo, sobre todo en estos últimos años como consecuencia de la internacionalización de la economía se han enfrentado a compañías mundiales con bases sólidas que las están obligando a reorganizarse de tal modo que puedan competir de manera eficaz y acorde con la actualidad.

Importadora de Repuestos El Nuevo Punto C.A., no es la excepción, no posee los mecanismos necesarios que le permitan maximizar los resultados obtenidos en todos los aspectos.

El instrumento utilizado para realizar el diagnóstico fue la entrevista al Gerente de la empresa (Véase el Anexo A), para llegar a la recolección de la información y análisis de la misma.

4.1 INFRAESTRUCTURA FÍSICA

Importadora de Repuestos El Nuevo Punto C.A., se encuentra ubicada en la calle 3 No 7 – 114 Barrio La Guajira, Ureña Edo. Táchira, República Bolivariana de Venezuela. Está legalmente constituida y su identificación tributaria es RIF. J-40082171-1, cuenta con una estructura propia suficientemente amplia lo cual permite una buena distribución de cada una de las áreas de la empresa, además posee iluminación y ventilación adecuada haciendo que el ambiente de trabajo sea armonioso y por lo tanto cumple así las normas básicas de Seguridad Industrial.

4.2 ÁREA ADMINISTRATIVA

Para llevar a cabo el diagnóstico se toman todos los aspectos que conforman la actividad de la empresa, razón por la cual se analizará cada una de sus divisiones en forma minuciosa para tener una idea real de su funcionalidad y de las necesidades propias de cada sección con sus respectivos niveles de comunicación.

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Organización. Importadora de Repuestos El Nuevo Punto C.A es una empresa dedicada a la compra y venta de todo tipo de repuestos para vehículos.

La empresa presenta los siguientes cargos:

Gerente General. Área de Recursos humanosÁrea FinancieraÁrea de Mercadeo

Misión. Importadora de Repuestos El Nuevo Punto C.A. somos una empresa dedicada a atender las necesidades de repuestos y servicios en el mercado automotor a través del mejor equipo humano, brindando un excelente servicio de venta, post venta y mantenimiento a nuestros clientes. Somos distribuidores de repuestos originales y alternativos de calidad a precios competitivos.

Visión. Para el 2015 la Importadora de Repuestos El Nuevo Punto C.A. será la mejor empresa comercializadora de repuestos automotriz en el país, brindando un excelente servicio en venta y post-venta, generando valor agregado para nuestros clientes y la sociedad.

Objetivos corporativos:

ATENCIÓN AL CLIENTE: Nuestra atención al cliente debe convertirse en nuestro mecanismo de interacción, mejorando los procesos de comunicación y convirtiéndonos en un aliado estratégico para ellos.

CALIDAD DE SERVICIO: Debemos garantizar calidad TOTAL de nuestros productos y servicios contando con proveedores certificados para que de esta forma seamos una empresa que no solo ofrezca soluciones si no que posea la experiencia suficiente para volverse una autoridad en el tema.

MEJORAMIENTO CONTINUO: Nuestros empleados y personal técnico debe capacitarse constantemente en las diferentes herramientas que diseñemos con el fin de mejorar cada día nuestros productos y servicios.

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ALIADOS ESTRATEGICOS: Nuestra empresa buscará aliarse con otras organizaciones para de esta forma poder ofrecer soluciones globales a nuestro cliente.

4.3 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Figura 1. Estructura organizacional

Fuente: Importadora de Repuestos El Nuevo Punto C.A.

4.4 ANÁLISIS DOFA

El proceso de planeación de la calidad requiere un análisis del entorno para asegurar que aquello que quieren los clientes se consiga. Por esto, se vio la necesidad de realizar un estudio sistemático tanto interno como externo. Es decir, se realizó un análisis DOFA (debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas tanto a nivel interno como externo).

Debilidades Internas. Se refiere a las actividades de gerencia, mercadeo, finanzas, producción, investigación y desarrollo que limitan o inhiben el éxito de la empresa,

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por tanto ésta debe tratar de seguir estrategias que mejoren las áreas con debilidades internas.

Oportunidades Externas. Se refiere a las tendencias económicas, políticas, tecnológicas y competitivas, así como a hechos que podrían de forma significativa beneficiar a una empresa en el futuro.

Las oportunidades externas para Importadora de Repuestos El Nuevo Punto C.A. son:

Adquirir tecnología de punta en busca del mejoramiento continuo de los procesos, en cuanto a calidad, rendimiento, eficiencia y eficacia especializando cada una de las actividades, obteniendo así mayor productividad.

Evaluar la oportunidad de invertir en aspectos relacionados con la calidad de los procesos y productos con miras a obtener la certificación de calidad conforme a la norma internacional ISO 9000.

Aceptación de los repuestos en otros mercados.

Fortalezas Internas. Se refiere a actividades internas de una organización que se lleven a cabo especialmente bien. Las funciones de gerencia, mercadeo, finanzas, producción, investigación y desarrollo deben examinarse con el objeto de identificar y evaluar fortalezas internas de especial importancia.

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Cuadro 1. Matriz DOFA

FACTORES INTERNOS

FORTALEZAS DEBILIDADESPosicionamiento en el MercadoProducto de buena calidadExcelente imagen corporativaPrecios competitivosExperiencia en el manejo de repuestos

Carencia de manual de funcionesFalta sentido de pertenencia por parte de los trabajadoresDependencia de proveedores nacionalesNecesidad de publicidadAusencia de visitas directivas a los clientes

FACTORES EXTERNOS

OPORTUNIDADES AMENAZASObtener exclusividadCrecimiento en el mercadoDevaluación de la moneda venezolanaImplementación de nuevas líneas de repuestosMejorar el volumen de ventasMercado mal atendido

Competencia desleal agresivaPresencia de importadores directos nacionalesMarcas diversas que ofrece la competencia

4.5 RESULTADOS ESPERADOS

Como resultado del estudio de campo se obtuvo que el diseño de un Manual de Funciones permitirá tomar correctivos en muchos aspectos como: mejorar la comunicación e instrucciones que conciernen al empleado, lograr y mantener un sólido plan de organización, como una guía eficaz para la preparación, clasificación y compensación del personal clave, determinar la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la empresa y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa.

Las mejoras realizadas a futuro permitirán que la empresa optimice sus recursos su comunicación, coordinación y transmitir en forma ordenas y sistemática la información de la organización.

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Con estos argumentos se comprueba la hipótesis previamente planteada, es decir, el diseño del manual de funciones mejora el desempeño de las funciones de empresa.

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5. PROPUESTA DISEÑO DEL MANUAL DE FUNCIONES PARA IMPORTADORA DE REPUESTOS EL NUEVO PUNTO C.A.

5.1 DEFINICIÓN Y FUNDAMENTACIÓN

El Manual de Funciones es un documento que delimita permite recopilar información de la empresa y sirve de guía para ejecutar las actividades de la misma de manera eficaz y eficiente con el fin de alcanzar los objetivos propuestos.

Determina los campos de actuación de cada área de trabajo, así como de cada función, así como las tareas específicas y la autoridad asignada a cada miembro de la empresa.

Con el propósito de ampliar y dar claridad a la definición, citamos algunos conceptos de diferentes autores:

Duhat Kizatus Miguel A., lo define como “un documento que contiene, en forma ordenada y sistemática, información y/o instrucciones sobre historia, organización, política y procedimientos de una empresa, que se consideran necesarios para la menor ejecución del trabajo”.

Para Terry G.R. “es un registro inscrito de información e instrucciones que conciernen al empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa”.

Continolo G., lo conceptualiza como “una expresión formal de todas las informaciones e instrucciones necesarias para operar en un determinado sector; es una guía que permite encaminar en la dirección adecuada los esfuerzos del personal operativo”.

5.2 OBJETIVOS DEL MANUAL DE FUNCIONES

El manual de funciones se estructura para lograr los siguientes propósitos:

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Satisfacer los requerimientos de Importadora de Repuestos El Nuevo Punto C.A. en pro de la eficiencia organizacional, productiva y de calidad en el servicio.

Determinar con claridad y coherencia las funciones o actividades específicas de cada cargo.

Establecer los requisitos de los empleados en términos de preparación académica y experiencia.

Comprometer a los miembros de Importadora de Repuestos El Nuevo Punto C.A. en el desempeño de calidad para cada cargo; buscando un recurso humano calificado.

Especificar los canales de información para la planeación, diseño, implementación y control en la modernización administrativa de la organización.

5.3 JUSTIFICACIÓN DEL MANUAL

El Manual de Funciones constituye un valioso instrumento técnico de gestión para la empresa, que permite que los trabajadores en los diferentes niveles jerárquicos de su estructura orgánica tengan claridad y pleno conocimiento de su competencia funcional y responsabilidad a nivel de cada puesto de trabajo. Por lo que la Importadora deberá contar con un manual de funciones para alcanzar la competitividad deseada.

El establecimiento de funciones específica, la asignación del recurso humano con criterio de equidad y pertinencia, posibilita un clima laboral favorable en la organización, estimulando que el empleado participe en la gestión con propuestas, sugerencias y recomendaciones para mejorar el funcionamiento de los sistemas y subsistemas administrativos de la empresa y elevar el desempeño laboral.

En las encuestas realizadas la mayoría de la población coincidía en que la empresa necesita un manual de funciones.

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5.4 ETAPA DE PLANEACIÓN

Actividad 1. Investigación Preliminar. Conocer la dependencia objeto de estudio. El conocimiento de la dependencia que se va estudiar se realizará por medio de la elaboración y aplicación de entrevistas a la totalidad del personal vinculado con el Departamento Contable.

Estudio y análisis de la información obtenida: Se analizará la siguiente información de la dependencia objeto de estudio:

Estructura Organizacional. Procedimientos que se llevan a cabo. Normatividad aplicable. Recursos financieros, humanos y físicos.

Actividad 2. Organización y evaluación de la información recolectada. Como resultado de esta actividad se elaborará un diagnóstico preliminar que permitirá conocer el actual funcionamiento de los principales procesos realizados por la dependencia en desarrollo de su objeto.

Actividad 3. Diseño de instrumentos. Diseñar los Papeles o formas de Trabajo. Estos serán elaborados teniendo en cuenta los parámetros estandarizados suministrados por la Importadora de Repuestos El Nuevo Punto C.A. para el diseño de manuales de funciones y a la vez respaldarán los resultados que se obtengan durante su aplicación.

Actividad 4. Elaboración del cronograma de actividades. Se presentará a las directivas de Importadora de Repuestos El Nuevo Punto C.A. y consolidarán en un documento las fechas para desarrollar las entrevistas de los funcionarios de la dependencia para obtener la información requerida para el diseño de las Funciones.

5.5 ETAPA DE EJECUCIÓN

Actividad 1. Diseño de los procesos. Aplicación de Formas. Las formas se aplicarán de acuerdo con el cronograma de entrevistas a cada funcionario sobre cada proceso a su cargo.

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Obtención de formatos. Durante las entrevistas se recolectarán documentos o formas utilizados en cada proceso.

Evaluar y validar la información obtenida. Se someterán la información obtenida a un análisis para encontrar el diseño requerido. En la medida que se vaya validando los resultados simultáneamente se irá construyendo el borrador del manual de funciones.

5.6 DISEÑO DEL MANUAL DE FUNCIONES

La información de soporte para el diseño del manual de funciones se recolecto, analizó y se concluyo mediante la observación directa, entrevista estructurada y no estructurada. (Véanse Anexo A).

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Cuadro 2. Manual de Funciones del Gerente

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Manual De Funciones

Nombre del cargo: Gerente (área: administrativa)

Jefe inmediato: Gerencia

Número de personas en el cargo:

1

objetivo:mantener un control y supervisión de la empresa

Funciones

1.asumir el control sobre el personal al servicio2.planificar, organizar, controlar y orientar las distintas áreas de trabajo3.supervisar la gestión del presupuesto de naturaleza económica4. entregar informes mensuales5. disposición a nuevas tareas asignadas

Perfil del cargo: será la encargada de dirigir, coordinar y supervisar que todas las actividades de la empresa se cumplan para ello debe hacer un seguimiento y control de todas y cada una de las aéreas que pertenecen a la empresa

Requisitos requisitos intelectuales:escolaridad: ingeniería en administración de empresasformación en psicologíaingeniero industrialadministración de recursos humanosexperiencia: 4 añosActitudes: honesto, responsable, respetuoso, tolerante, criterio, autonomía, puntualidad. Responsabilidades adquiridas: supervisión y control de personal para garantizar el buen funcionamiento de la empresa.ambiente: oficinariesgo: mínimo

Cuadro 3. Manual de Funciones de la Secretaria

Manual de funciones

Nombre del cargo: Secretaria (área: administrativa)

Jefe inmediato: Gerente

Número de personas en el cargo: 1

objetivo:ayudar a llevar un orden de los archivos y documentos de la empresa

Funciones

1.resivir,revisar,contestar,enviar y archivar la correspondencia y documentos de la empresa2.llevar la agenda del gerente y anunciar las personas que lo soliciten3. contestar las líneas telefónicas4. elaborar y presentar informes mensuales5. disposición a nuevas tareas asignadas

perfil del cargo: servir de apoyo y coordinación para que los servicios administrativos y ejecutivos se desarrollen adecuadamente y eficiente

requisitos requisitos intelectuales:escolaridad: bachiller comercialatención al clientetécnica en sistemasexperiencia: 2 añosactitudes: honesto, responsable, respetuoso, tolerante, criterio, autonomía, puntualidad, orden, discreción, compromisoResponsabilidades adquiridas: recibir y enviar documentos confidenciales de la empresa y mantener discreción de no publicar datos.ambiente: oficinariesgo: mínimo

Cuadro 4. Manual de Funciones del Contador

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Manual de funciones

Nombre del cargo: Contador publico

Jefe inmediato: Gerente

Número de personas en el cargo:

1

Objetivo:Mantener las cuentas al día para saber el estado económico de la empresa

Funciones

1.clasificar, registrar, analizar e interpretar la información financiera del plan de cuentas2.llevar en orden los libros mayores3.prepara y presentar informes sobre la situación financiera de la empresa4. preparar y presentar tributo al orden municipal, departamental y nacional5. clasificar los estados financieros6. asesorar al gerente y a la junta de socios7. disposición a nuevas tareas asignadas

Perfil del cargo: le reportara al gerente el estado actual de la empresa en la parte económica con el fin de llevar una contabilidad clara y precisa

Requisitos requisitos intelectuales:escolaridad: profesional en el área de contaduría publicaexperiencia: 1añosactitudes: honesto, responsable, respetuoso, tolerante, criterio, autonomía, puntualidad, orden, discreción, compromiso, eficaz, agilidad mental y destreza para los númerosResponsabilidades adquiridas: mantener e informar de los estados financieros de la empresa. ambiente: oficinariesgo: mínimo

Cuadro 5. Manual de Funciones del Auxiliar Contable

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Manual de funciones

Nombre del cargo: Auxiliar contable (área: control)

Jefe inmediato: Contador publico

Número de personas en el cargo:

1

Objetivo:Ayudar a llevar las finanzas de la empresa para garantizar un orden equitativo.

funciones

1.cotrolar y determinarlos manejos en efectivo2.registrar las operaciones contables de cuentas de recibo de pago3.elavorar cheques, declaraciones tributarias, pólizas, facturas, recibo de caja4. disposición a nuevas tareas asignadas

perfil del cargo:

se encargara de asistir al contador público, este también está encargado de las cuentas de la empresa

requisitos requisitos intelectuales:escolaridad: conocimientos generales de contabilidad y administración, técnico en sistemasexperiencia: 2 añosactitudes: proactivo, maduro, honesto, responsable, respetuoso, tolerante, criterio, autonomía, puntualidad, orden, discreción, compromiso, solución de problemas, seriedad, discreción.responsabilidades adquiridas: control y manejo de las cuentas de la empresaambiente: oficinariesgo: mínimo

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Cuadro 6. Manual de Funciones del Jefe de Mercadeo

Manual de funciones

Nombre del cargo: Jefe de mercadeo (área: administrativa)

Jefe inmediato: Gerente

Número de personas en el cargo:

1

Objetivo:Buscar nuevas estrategias para comercializar el producto

Funciones

1.buscar e investigar nuevas estrategias de venta del producto2.crear nuevos productos e innovarlos ya existentes para ser cada día mejor3.analisar la rentabilidad de los productos en el mercado4. Fija políticas de venta y promociones5. Estar presto a cualquier otra disposición

Perfil del cargo:

Será el encargado de estar buscando nuevas estrategias de mercadeo para aplicarlas a los productos de la empresa para ampliar las ventas

Requisitos Requisitos intelectuales:Escolaridad: especialización en márquetinExperiencia: 5 añosActitudes: estratégico, honesto, responsable, respetuoso, tolerante, innovador, discreción.Responsabilidades adquiridas: será el encargado de velar que el producto se comercialice y produzca buena rentabilidad para la empresaAmbiente: oficina, áreas de la empresa y en la calleRiesgo: mínimo

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Cuadro 7. Manual de Funciones de los Asesores Comerciales

Manual de funciones

Nombre del cargo: Asesor comercial (área: operativa)

Jefe inmediato: Jefe de mercadeo

Número de personas en el cargo:

1

Objetivo:Vender todos los productos de la empresa con buen trato y cordialidad.

Funciones

1. Recibir cordialmente al cliente2. Atender y vender los productos3. Mantener limpio el punto de venta4. Llevar cuentas de lo vendido5. Disponibilidad a otras tareas que se lo deleguen

Perfil del cargo:

Persona acta para dale al cliente el gusto de se atendido con cordialidad y darle el producto para que los consuman bien sea para llevar o para consumir inmediato.

Requisitos Requisitos intelectualesEscolaridad: bachillerExperiencia: 6 mesesActividades: agilidad, destroza, control, credibilidad, convencimiento, puntualidad, agilidad mental.Responsabilidades: resistencia a largas jornadas de pie y caminata continúaCondiciones de trabajoAmbiente: mucho ruido y personal diferente de llevarRiesgo: leve.

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Cuadro 8. Manual de Funciones de Servicios Generales

Manual de funciones

Nombre del cargo: Servicios generales (área operativa)

Jefe inmediato: Gerente

Número de personas en el cargo:

1

Objetivo:Mantener el ambiente de la empresa limpio y agradable.

Funciones

1. Barrer2. Trapear3. Rastrillar4. Limpiar5. Lavar6. Disponibilidad a otros oficios

Perfil del cargo:

Se busca una persona que sea capaz de mantener un óptimo las instalaciones de la empresa.

Requisitos Requisitos intelectualesEscolaridad: primariosExperiencias: 6 mesesActitudes: agilidad, velocidad. ResponsabilidadResponsabilidades: mantener todas las áreas limpias y aseadas Condiciones de trabajoAmbiente: todos las áreas de trabajo de oficina y de producciónRiesgo: mínimoRequisitos físico: constante movimiento y resistencias muscular

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Cuadro 9. Manual de Funciones del mensajero

Manual de funciones

Nombre del cargo: Mensajero - Conductor (área: operativa)

Jefe inmediato: Almacenista

Número de personas en el cargo:

1

Objetivo:Llevar el producto a las casas garantizando un mejor servicio.

Funciones

1. Transportar el producto desde la empresa hasta el cliente2. Servir como ayudante de venta en el punto de venta3. Estar dispuesto a otras actividades.

Perfil del cargo:

Son los encargados de llevar puerta a puerta el producto a domicilio pedio por los clientes una internet, teléfono, etc.

Requisitos Requisitos intelectualesEscolaridad: bachillerExperiencia: 1 añoActividades: conocimiento del artículo, confianza, empatía, capacidad de comunicación, conocimiento de las personas.Responsabilidades: mantener el cliente satisfecho en cuanto a puntualidad y calidadCondiciones de trabajoAmbiente: se desplazara por el casco urbano del municipio y en algunas ocasiones a partes cercas del puebloRiesgo: posibles accidentes de tránsito por retardo en el horario de entrega.Requisitos físicos: excelente reacción y rapidez visual.

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Cuadro 10. Manual de Funciones del Vigilante

Manual de funciones

Nombre del cargo: Vigilante (área: operativa)

Jefe inmediato: Gerente

Número de personas en el cargo:

1

Objetivo:Mantener vigilada la empresa tanto interna como externamente.

Funciones

1. Velar por la seguridad y mantenimiento de la empresa. 2. Responder por los elementos que se le asignen. 3. Impedir el ingreso de personas extrañas a la empresa sin una debida

autorización. 4. Controlar la entrada y salida del personal. 5. • ejecutar las demás funciones que le asigne el jefe inmediato.

Perfil del cargo:

persona capaz de velar por la seguridad de la empresa.

Requisitos Requisitos intelectualesEscolaridad: bachillerExperiencia: 1 añoRequisitos físicos: libreta militar, excelente reacción y rapidez visual.

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5.7 ADMINISTRACIÓN DE LA PROPUESTA

La administración de esta propuesta está a cargo del gerente de la empresa, el mismo que estará en capacidad de seleccionar al personal acorde a los requerimiento tanto para el campo laboral como para la capacitación tomando en cuenta las necesidades de la empresa, el gerente también estará en capacidad de tomar decisiones para adquisición e implementación de programas y equipos tecnológicos que se requiera para la ejecución de la propuesta.

Una de las actividades fundamentales del gerente es el de socializar el organigrama funcional y su correspondiente manual a todos los empleados, con el fin de que se difunda, conozcan y analice y discutan para aportar positivamente ideas para el crecimiento de la empresa.

5.8 RECURSOS PARA LA PROPUESTA

GASTOS VALOR BfAsesores 3.088Material de investigación 500Tecnológicos 1000Varios 300TOTAL GASTOS 4.888

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6. CONCLUSIONES

De acuerdo con los objetivos planteados y los resultados obtenidos durante el desarrollo de los capítulos anteriores del presente trabajo de práctica, se pueden estables las siguientes conclusiones:

La empresa no cuenta con un modelo empresarial que permita la organización, coordinación, ejecución y el control de las actividades diarias de la misma.

Las autoridades deben aprender a ser directivos. Esto significa aprender a dirigir, liderar, ayudar al colaborador a lograr un buen desempeño. Aprender a apoyar para que ejecuten metas no inferiores a lo que estén capacitados para hacer, ni superiores a sus capacidades humanas así como laborales; por cuanto, el establecimiento de metas demasiado fáciles ni infunden respeto ni producen el mejor rendimiento posible y, al ser muy difíciles o imposibles de lograr, causa de frustración, falta de respeto por el sistema, lo cual refuerza el hábito de no cumplir con los resultados.

La tarea de entender a una organización es compleja por cuando ella se desenvuelve en un mundo en el cual nada está quieto y hay incertidumbre. De otro lado, el líder organizacional es como un piloto de un avión, requiere de instrumentos que en poco tiempo le informen sobre su avión (organización) y las condiciones del vuelo (entorno); a efectos de llevar la nave a su objetivo (alcanzar la visión, cumplir la misión y los objetivos, etc).

El manual de funciones incide positivamente en la productividad de la empresa ya que los empleados trabajarán de forma más eficiente elevando su rendimiento laboral.

Debido a la falta de un manual de funciones los empleados no trabajan por una meta en común, simplemente se dedican a cumplir órdenes por lo que n se les involucra en las decisiones de la empresa dejando de lado la motivación y el incentivo que les haga sentir parte de la organización.

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7. RECOMENDACIONES

Implementar el Manual de Funciones propuesto ya que permite mejorar, optimizar el rendimiento y comportamiento de los empleados y ayuda a la eficacia y eficiencia de las actividades de la empresa.

Planificar las actividades diarias para un mejor cumplimiento socializando la información a todos los trabajadores de la empresa, quienes al tener claras sus tareas y responsabilidades no estarán a la expectativa y esperando órdenes de los directivos.

Dotar al empleado de la documentación necesaria concerniente a las actividades que debe realizar.

Saber cómo y dónde obtener la información necesaria para cada actividad. Cada persona debe saber dónde conseguir la información y le debe ser facilitada.

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BIBLIOGRAFÍAS

CUERVO, A. Introducción a la Administración de Empresas. Editoria Civistas, Madrid. 1994.

CHIAVENATO, Idalberto. Administración de recursos humanos 3ª Edición. Editorial Mac Graw Hill. Madrid. 2007, 1056 p.

DOLAN, S. La gestión de los recursos humanos. 3ª Edición. Editorial Mac Graw Hill. Madrid. 2007.

STONER, Freeman y GILBERT, J. Administration. México: Prentice Hall, 344 p.GITMAN, L. Principios de la administración. 2ª Edición. Editorial Mac Graw Hill. Madrid. 2007.

GÓMEZ, Francisco. Sistema y procedimiento administrativo. Caracas: Fragor, 2005. 125 p.

MUÑIZ, R. Marketing en el siglo XXI. Editorial centro de estudios financieros. México, 2000.

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ANEXOS

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Anexo A. Encuesta

FUNDACION DE ESTUDIOS SUPERIORES COMFANORTE “FECS”ADMINISTRACIÓN DE NEGOCIOS INTERNACIONALES

Objetivo: Encuesta aplicada a los empleados de la Empresa IMPORTADORA DE REPUESTOS EL NUEVO PUNTO C.A. UBICADA EN EL MUNICIPIO DE UREÑA, ESTADO TÁCHIRA, REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA.

Responda según su criterio, esperamos su sinceridad en la respuesta:

1. ¿Conoce usted el manual de funciones de la empresa? Si____ No____

2. ¿Cómo opera en su trabajo específicamente? Normalmente_____ Tiene problemas de operación_____ Tiene problemas interpersonales____

3. ¿Cómo son sus relaciones con sus compañeros? Excelentes____ Buenas____ Regulares____ Malas____

4. ¿Cómo son sus relaciones con sus jefes? Excelentes____ Buenas____ Regulares____ Malas____

5. ¿Le gustaría conocer sus funciones en la empresa? Si___ No____

6. Considera que a la empresa le hace falta que tenga los manuales de funciones? Si____ No____

7. Describa a continuación los pasos de su trabajo actual en la empresa: _______________________________________________________________ __________________________________________________________________

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