ANBALISIS Y DISEÑOS DE SISTEMAS DE INFORMACION

TALLER 2 Y 3

VIVIANA MORENO CHACHANOY

OSCAR JAVIER MORENO IBARRA

ARMENIA

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIAS DE LA INFORMACION BIBLIOTECOLOGIA, DOCUMENTACION Y

ARCHIVISTICA

SEPTIEMBRE 2012

ANALISIS Y DISEÑOS DE SISTEMAS DE INFORMACION

TALLER 2 Y 3

VIVIANA MORENO CHACHANOY

OSCAR JAVIER MORENO IBARRA

ANGELICA MARIA RAMIREZ AGUDELO

TUTORA

INGENIERA DE SISTEMAS Y COMPUTACION

ARMENIA

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIAS DE LA INFORMACION BIBLIOTECOLOGIA, DOCUMENTACION Y

ARCHIVISTICA

SEPTIEMBRE 2012

INTRODUCCION

El desarrollo del siguiente trabajo tiene como finalidad la comprensión de los

diagramas de flujo y los diccionarios de datos, y lo importante que es su uso a

nivel administrativo ya que representa a todo el sistema por medio de símbolos

que lo que se representa.

Hoy en día los sistemas de información juegan un papel interesante en las

organizaciones experimentando en ellas un cambio sustancial en los últimos

años, hasta el punto de supeditar su éxito o fracaso tanto en el entorno

económico como social. Dentro de una organización los sistemas de información

actúan como “sistema nervioso” o como su “columna vertebral” puesto que se

encargan de hacer llegar a tiempo la información necesaria a todos los

departamentos, áreas, equipos de trabajo, etc., convirtiéndose así en una forma

rápida y eficaz de actuar. Las necesidades de las empresas u organizaciones son

dadas por el entorno competitivo, exigiendo cada vez más un óptimo

funcionamiento con el propósito de lograr ventaja sobre la competencia.

Diagrama de Flujo es una representación gráfica de la secuencia de etapas,

operaciones, movimientos, decisiones y otros eventos que ocurren en un

proceso. Esta representación se efectúa a través de formas y símbolos gráficos.

El empleo de la maquina en las funciones del procedimiento de datos han hecho

necesario un flujo ordenador de la información. Sin embargo para que esto

funcione es necesario de las capacidades humanas como la lógica, práctica y

atención indispensables para la elaboración de un diagrama de flujo o un

diccionario de datos.

JUSTIFICACION

Realizar Los diagramas de flujo favorecen la compresión del proceso a través de

mostrarlo como un dibujo, es claro que el cerebro humano reconoce fácilmente

estos.

Permiten identificar los problemas y las oportunidades de mejora del proceso.se

identifican los pasos redundantes, los flujos de los re-procesos, los conflictos de

autoridad, las responsabilidades, los cuellos de botella y los puntos de decisión.

OBJETIVOS GENERALES

Representar gráficamente mediante un diagrama de flujo y un diccionario de datos un

proceso llevado a cabo en una compañía.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Aprender a realizar un diagrama de flujo y un diccionario de datos.

Analizar el proceso que se lleva en una empresa y representarlo gráficamente.

Permitir una comprensión más rápida de los procesos que se desempeñan en una

compañía.

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

1. OBJETO

Hacer una relación sistemática y detallada de las unidades archivísticas de un

fondo, siguiendo la organización de las series documentales. Puede ser

esquemático, general, analítico y preliminar. Establecer un procedimiento

que le permita a las empresas del estado, empresas particulares, facilitar el

registro, el uso y consulta de documentos en la etapa de archivo de central,

optimizando el proceso de transferencias documentales; normalizando todas

las actividades basadas en la aplicación de conformidad en las tablas de

retención documental.

2. ALCANCE

Elaborar el inventario de los fondos de todas y cada una de las unidades

archivísticas, teniendo en cuenta en su descripción los parámetros legales.

Aplica a toda la documentación desde la apertura de una carpeta, hasta

cumplir con el tiempo definido en las tablas de retención documental para el

traslado al archivo central. Comprende desde el cumplimiento con el tiempo

definido en las tablas de retención documental en el Archivo de Gestión

hasta su transferencia al Archivo Central, o al Archivo de Custodia.

3. GLOSARIO

Archivo Central: Unidad administrativa donde se agrupa documentos

transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad, una vez

finalizado su trámite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta

por las propias oficinas y particulares en general.

Archivo Gestión: Es en donde se reúne la documentación en tramite

en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua

utilización y consulta administrativa para las mismas oficinas u otras

que lo soliciten.

Ciclo Vital de documentos: Es la denominación que se da a las

distintas fases o etapas por las que va pasando el documento, desde

su creación a su eliminación o selección para su custodia permanente

Fondos: Conjunto de archivos recopilados a través del tiempo por una

entidad y que son producto del cumplimiento de su misión y

respaldado por las funciones que se le han asignado.

Inventario: Es el instrumento que describe la relación sistemática y

detallada de las unidades de un fondo, siguiendo la organización de las

series documentales. Puede ser esquemático, general, analítico y

preliminar.

Serie Documental: Conjunto de unidades documentales de estructura

y contenido homogéneos emanados de un mismo órgano o sujeto

productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especificas.

Ejemplos: hojas de vida, historias laborales, contratos, actas, informes,

etc.

Transferencia Documental: Remisiones de documentos del archivo

de gestión al archivo central y de este al histórico de conformidad con

las tablas de retención documental adoptadas por el cliente.

Unidad administrativa: Unidad técnico-operativa de una institución.

Unidad de conservación: Cuerpo que contiene en forma adecuada

una unidad documental. Pueden ser unidades de conservación entre

otras, una caja, una carpeta.

4. RESPONSABLES

Los Administradores de Archivo y sus Auxiliares son los responsables por el

cumplimiento del presente procedimiento. El jefe de la dependencia quien se

encargara de realizar las actividades pertinentes para el cumplimiento de las

condiciones básicas establecidas en el procedimiento de organización y

traslado documental.

5. CONDICIONES GENERALES

Que exista un archivo, y que se tenga un compromiso contractual con el

cliente al mismo tiempo deben conocer y aplicar el procedimiento.

6. CONTINGENCIA

Son aquellos eventos que se pueden presentar en el proceso establecido

para la remisión de documentos de un archivo a otro:

AL TRANSFERIR LAS CAJAS AL ARCHIVO CENTRAL NO ESTÁN COMPLETAS

Se debe tener en cuenta si el responsable es el cliente cuando este es el

encargado de enviar los documentos a la empresa, o si la empresa es la

responsable por haber recogido los documentos en las dependencias del

cliente, dependiendo de lo anterior el Administrador de Archivo debe reportar

inmediatamente a los productores de los documentos, con el fin de dar una

solución oportuna al inconveniente presentado.

ENVIAR LAS CAJAS SIN IDENTIFICACIÓN

El Administrador del Archivo reporta al cliente inmediatamente esta novedad

con el fin de poder identificar las cajas, evitando una posible confusión y mal

manejo de la información.

LLEGAN LAS CAJAS Y NO ESTÁN PROGRAMADAS

El Administrador del Archivo las recibe haciendo claridad de que el

tratamiento va a ser en la fecha indicada o en su defecto las devolverán al

cliente.

EN LA RELACIÓN DE INVENTARIOS LLEGAN MÁS O MENOS DE LO QUE SE

RELACIONA

El Administrador del Archivo reporta al cliente inmediatamente esta novedad,

para evitar futuros inconvenientes con el mismo.

EL TITULO DE LA CARPETA Y SU CONTENIDO NO CORRESPONDEN

El Administrador del Archivo reporta al cliente esta novedad con el fin de

verificar si existen dudas por parte del cliente o del Administrador y de esta

manera dejar claro el titulo de la carpeta y su contenido.

LA SERIE DOCUMENTAL NO CORRESPONDA A LA DEPENDENCIA

El Administrador del Archivo devuelve al cliente las unidades transferidas.

LA DEPENDENCIA MANDA ARCHIVOS EN AZ.

El Administrador del Archivo devuelve los documentos para que el cliente de

el tratamiento de acuerdo a las instrucciones dadas previamente.

7. ANEXOS

Corresponde a los formatos utilizados y elementos que ayudan a establecer

un proceso seguro de la transferencia documental:

Formato Único de Inventario debidamente diligenciado y firmado por

cada uno de los responsables dentro del proceso de transferencia.

Un Cd con una copia magnética del inventario.

Cronograma de transferencias ajustado según corresponda fecha

pactada por la dependencia y el jefe de bodega.

8. SALUD OCUPACIONAL Y SEGURIDAD INDUSTRIAL

Los riesgos ocupacionales del presente procedimiento están asociados a los

riesgos ergonómicos,

Características de los diagramas de flujo

Capacidad de Comunicación

Permite la puesta en común de conocimientos individuales sobre un proceso,

y facilita la mejor comprensión global del mismo.

Claridad

Proporciona información sobre los procesos de forma clara, ordenada y

concisa.

Simbolizada:

La aplicación de la simbología adecuada a los diagramas de sistemas y

procedimientos evita a los analistas anotaciones excesivas, repetitivas y

confusas en su interpretación.

Compresión e interpretación

Permite simplificar su compresión.

Uso

Permite facilitar su empleo

DICCIONARIO DE DATOS

Validar la integridad y exactitud del diagrama de flujo de datos.

Proporcionar un punto de partida para desarrollar pantallas e informes.

Determinar el contenido de los datos almacenados en archivos.

Desarrollar la lógica para los procesos del diagrama de flujo de datos.

proporciona continuidad durante el ciclo de desarrollo.

CONCLUSIONES

En la actualidad los diagramas de flujo son considerados en la mayoría de

las empresas o departamentos de sistemas como uno de los principales instrumentos

en la realización de cualquier método o sistema.

Su utilización en estos ámbitos es tan importante, debido a que permiten la

visualización de las actividades innecesarios y verifica si la distribución deltrabajo está

equilibrada, o sea, bien distribuida en las personas, sin sobrecargo para algunas

mientras que otros trabajan con mucha holgura.

En cuanto a la técnica de ordenación por el método de burbuja, queda claro que la

técnica mejor usada para dicho método, consiste en hacer varias pasadas a través del

array. En cada pasada, se comparan parejas sucesivas de elementos. Si una pareja

está en orden creciente (o los valores son idénticos), se dejan los valores como están.

Si una pareja está en orden decreciente, sus valores se intercambian en el array.

Para el método de búsqueda Binaria, lo prerrequisitos principales para dicha búsqueda

son:

La lista debe estar ordenada en un orden específico de acuerdo al valor de la

clave (elemento a buscar).

Debe conocerse el número de elementos.

La búsqueda secuencial también la podemos conocer o encontrar con el termino de

"Búsqueda Lineal".

Este método de búsqueda es muy lento, pero si los datos no están en el orden es el

único método que puede emplearse para hacer las búsquedas.

Es fácil adaptar la búsqueda secuencial para que utilice una lista enlazada ordenada, lo

que hace la búsqueda más eficaz. Es fácil mantener el orden insertando cada registro

en el lugar donde termina una búsqueda sin éxito y cada búsqueda termina cuando se

encuentra un registro con una clave no menor que la clave de búsqueda.

CIBERGRAFIA

http://html.rincondelvago.com/diagramas-de-flujo_1.html