Presentacin de PowerPoint

DISEO ORGANIZACIONALMg. Emma Ramos Farron

Diferenciacin e Integracin La diferenciacin indica el grado de diferencias que existen entre los componentes internos de la organizacin.Lawrence y Lorsch identificaron cuatro tipos de diferenciacin entre los subsistemas:

En primer lugar, las personas de diferentes unidades de trabajo tienden a desarrollar su propia perspectiva en cuanto a las metas de la organizacin y las formas de perseguirlas. Por ejemplo, los contadores podran ver el control de costos como el elemento ms importante para el xito de la organizacin, mientras que los comercializadores quieren ms variedad de productos y mejor calidad. En segundo, personas de la misma unidad de trabajo suelen tener una percepcin del tiempo diferente. Por ejemplo, el personal de produccin est acostumbrado a manejar crisis que se tienen que resolver de inmediato, mientras que el personal de investigacin si desarrollo quizs est preocupado por problemas cuya solucin tardar muchos aos.

Integracin

Los principales mecanismos de Integracin son:DISEO ORGANIZACIONAL

DISEOS MECANICISTAS Y ORGANIZACIONES BUROCRTICAS

Mecanicista vs. OrgnicaMecanicistaAlto grado de especializacinDepartamentalizacin rgidaCadena de mando definidaAmplitudes de control definidasCentralizacinAlto grado de formalizacinOrgnicaEquipos interfuncionalesEquipos integrados por niveles jerrquicosLibre flujo de informacinAmplitudes de control extensasDescentralizacinFormalizacin escasa

ORGANIZACIONES ADAPTABLESLos diseos orgnicos son configuraciones ms recientes en la teora administrativa y se derivan del enfoque de sistema abierto.Organizaciones adaptables

DISEOS ORGNICOS

Los diseos orgnicos pueden presentar formas distintas.Estructuras sencillas: las estructura sencilla consta de uno o pocos gerentes de cpula, algunos gerentes intermedios y personal no administrativo que ejecuta el trabajo.Es la denominada Estructura Plana, comn en las pequeas organizaciones emprendedoras.

FACTORES QUE AFECTAN AL DISEO ORGANIZACIONALFACTORES SITUACIONALES(Situacin en que la empresa existe)

FORTALEZAS Y DEBILIDADES

El ambiente tiene la propiedad de determinar la naturaleza del diseo y el comportamiento organizacional. Los elementos de macroambiente o ambiente general (por ejemplo las variables econmicas, tecnolgicas, sociales, legales, culturales, polticas y demogrficas) se deben tener en cuenta en el diseo organizacional. Los elementos del microambiente o ambiente de tarea (por ejemplo, los proveedores, cliente, competidores, y agencias reguladoras) tambin deben ser tenidos en cuenta.

Ambiente

Estrategia La estructura sigue la estrategia: la estructura organizacional funciona en la medida en que apoya y soporta la estrategia definida para alcanzar los resultados organizacionales esperados.

Tecnologa

Tamao y el ciclo de vida

Quin determina el Diseo Organizacional?

En las organizaciones ms exitosas, todas las personas participan en esta tarea. Se debe considerar algunos aspectos:

ManualesAdministrativosSon documentos que sirven como medios de comunicacin y coordinacin que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemtica, informacin de una organizacin (antecedentes, legislacin, estructura, objetivos, polticas, sistemas, procedimientos, etc) as como las instrucciones y lineamientos que se consideren necesarios para el mejor desempeo de las tareas.Manuales Administrativos

OBJETIVOS

CLASIFICACIN 1. POR SU NATURALEZA O AREA DE APLICACIN

MACROADMINISTRATIVOS: contienen la infor- macin de ms de una organizacin.

MICROADMINISTRATIVOS: corresponden a una sola organizacin y pueden referirse a ella en forma general o a una de sus rea en forma especfica.

CLASIFICACIN 2. POR SU CONTENIDODe organizacinDe normas y procedimientos

POR AREAS FUNCIONALES

DireccinVentasProduccinAdministracin

MANUAL DEORGANIZACIN

MANUAL DE ORGANIZACIN

CONCEPTOEl manual de organizacin es un conjunto de referencias de organizacin usados frecuentemente por los directores, tienen mucha utilidad como instrumentos administrativos para ayudar a realizar el trabajo con mayor eficacia.

OBJETIVOS

OBSERVACIONES COMPLEMENTARIAS PARA LA ELABORACIN Y REDACCIN DEL MANUAL DE ORGANIZACINDescripcin de los elementos de la Unidad Administrativa: debe principiarse por la unidad de ms alto nivel jerrquico.

Descripcin de puestos: debe principiarse por el puesto de trabajo de la autoridad mxima de la empresa.

Vigencia: fecha a partir de la cual debe ser formalmente observado el contenido del manual.

4. Sancin de la autoridad superior: aprobacin, Vo. Bo. o autorizacin de aplicacin y uso del manual

5. Identificacin y presentacin: el manual debe llevar su cartula e ndice de contenido

6. Aspectos de redaccin, limpieza y empastado. Se aconseja utilizar hojas movibles que permitan las modificaciones, cambios y mejoras.OBSERVACIONES COMPLEMENTARIAS PARA LA ELABORACIN Y REDACCIN DEL MANUAL DE ORGANIZACIN

DESCRIPCIN TECNICA DE PUESTOS IDENTIFICACIN:Cdigo del puestoTtulo del puestoUbicacin administrativa Inmediato superiorSubalternos

I. IDENTIFICACIN:Cdigo del puesto: Este es un nmero clave que en algunas empresas se utiliza para efectos de ordenamiento y fcil localizacin de los mismos. En algunos casos, se otorga el nmero que presupuestariamente le corresponde.

Titulo del puesto: Anotar el nombre con que formalmente (va presupuesto, nmina de pago, contrato de trabajo, etc) se ha denominado el puesto.

Ubicacin administrativa: En este apartado se debe anotar el rgano administrativo en donde se encuentra el puesto indicado o en donde se le puede localizar.

Inmediato Superior: Sealar el nombre del puesto de la persona de quien recibe rdenes y/o instrucciones directamente en su trabajo.

Subalternos: Indicar el nombre de los puesto a los cuales dirige, supervisa o controla directamente en el desarrollo del trabajo.

II. DESCRIPCINNaturaleza: (descripcin genrica del puesto)Atribuciones: (descripcin especfica del puesto)Relaciones de trabajo:Autoridad:Responsabilidades:DESCRIPCIN TECNICA DE PUESTOS

II DESCRIPCIN DEL PUESTO:

Naturaleza: Esta es una descripcin sucinta de aspectos esenciales y especficos de las tareas o labores asignadas al puesto, lo que hace que se distinga del resto de puestos existentes en la empresa. En este apartado se define si el trabajo es de naturaleza operativo, apoyo, tcnico, profesional o administrativo; su complejidad, responsabilidad y autoridad, las instrucciones que recibe, la supervisin recibida y/o ejercida, as como el grado de independencia y criterios necesarios para el desarrollo del trabajo y cmo son revisadas y evaluadas las labores o tareas realizadas.

Atribuciones: Es la descripcin breve, en trminos generales y con algn grado de importancia de las tareas o labores que son caractersticas del puesto. En este apartado no se debe pretender incluir todas las tareas o labores que se realizan en cada uno de los puestos, ni todas las que se describen sern limitativas de lo que debe desempear la persona que ocupa ese puesto de trabajo, por lo tanto, este es un apartado representativo de un puesto en particular y existen varias formas de enmarcar su descripcin.

Atribuciones especificas, generales, especiales, particulares, etc.Atribuciones diarias, semanales, mensuales, anuales, etc.Atribuciones en orden de la ms a la menos importante.

II DESCRIPCIN DEL PUESTO:

Relaciones de trabajo: Describe los contactos personales y de relaciones pblicas que los empleados deben mantener en el desempeo de sus atribuciones tanto en forma intra como interinstitucional.

Autoridad: Es la descripcin del grado de decisin que el titular del puesto tiene para actuar en las diferentes actividades, tareas o labores en que participa, sobre que puestos tiene mando y responsabilidad y en qu grado se afectan sus relaciones de trabajo.

Responsabilidades: Se refiere a la descripcin de los elementos que inciden en la participacin del servidor en la custodia, despacho, uso de equipo y mobiliario, valores; as como por la eficiencia en el trabajo. Deben indicarse en orden de prioridades y conforme su cuanta de utilizacin.

III. ESPECIFICACIONES DEL PUESTO (requisitos mnimos exigidos) a) Educacin: b) Experiencia: c) Habilidades y destrezas: d) Otros requisitos:DESCRIPCIN TECNICA DE PUESTOS

III ESPECIFICACIN DEL PUESTO: (Requisitos mnimos exigidos)

Educacionales o Acadmicos: Grado de educacin escolar, media y/o universitaria indispensable.

Experiencia: Describe el conjunto de conocimientos prcticos y/o tcnicos que se requieren del candidato para el desarrollo del trabajo, preferentemente se debe dar en funcin del tiempo de prctica dentro y/o fuera de la empresa o institucin.

Habilidades: La habilidad debe entenderse como la capacidad mental para comprender y entender las formas de dar y recibir ordenes, instrucciones, mensajes y otras formas o maneras de relacin de trabajo.

Destrezas: Es la capacidad manual para ejecutar una actividad especifica; esta funcin es prctica y tiene relacin directa con la habilidad necesaria y requerida para acometer una accin, actividad o tarea.

III ESPECIFICACIN DEL PUESTO: (Requisitos mnimos exigidos)

Otros requisitos: Aunque no es determinante para algunos casos esta seccin, puede servir como complemento a la informacin otorgada al aspirante del puesto o a las autoridades para contratarlo correctamente. Puede indicar: El esfuerzo con el grado de concentracin y atencin necesaria para ejecutar las labores, el esfuerzo visual, auditivo o muscular requerido para el desarrollo de las tareas asignadas.

Las condiciones de trabajo tanto ambientales agradables o desagradables bajo las cuales debe actuarse y bajo la cuales el empleado no puede ejercer control alguno y que pueden afectar su estado fsico o mental y exponerlo a accidentes o enfermedades que lo incapaciten parcial o totalmente en sus labores. Las experiencias en otros puestos de trabajo, conocimiento y/o dominio de idiomas, edad limite requerida, sexo, antecedente laborales, penales y/o policiacos, etc forman este apartado.

IDENTIFICACINCdigoTtulo del puestoUbicacin administrativaJefe Inmediato superiorSubalternos

II. DESCRIPCIN DEL PUESTONaturaleza:Atribuciones:Relaciones de trabajoAutoridad:Responsabilidades:III. ESPECIFICACIONES DEL PUESTOAcadmicosExperienciaHabilidades y destrezasOtros requisitosEJEMPLO DE DESCRIPCIN TECNICA DE PUESTOIDENTIFICACINCdigoTtulo del puestoUbicacin administrativaJefe Inmediato superiorSubalternos

II. DESCRIPCIN DEL PUESTONaturaleza:Atribuciones:Relaciones de trabajoAutoridad:Responsabilidades:III. ESPECIFICACIONES DEL PUESTOAcadmicosExperienciaHabilidades y destrezasOtros requisitos

CONTENIDOndice o contenidoIntroduccinAntecedentes de la empresa, unidad administrativa y manual.Marco jurdico institucional, bases legales que sustentan el origen de la institucin o empresa: (acuerdos, acta de constitucin, escritura pblica, estatutos, reglamentos)Objetivos del manual Organigramas: general, especfico, de funciones y nominal o de puestos7. Descripcin de puestos8. Glosario9. Anexos

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

CONCEPTOInstrumento administrativo de carcter informativo en el que se presenta la secuencia procedimental para la ejecucin de las actividades propias de las funciones de una unidad administrativa o de una empresa en su conjunto, normatizando las obligaciones para cada puesto de trabajo y limitando su rea de aplicacin y la toma de decisiones en el desarrollo de las actividades.

CAMPO DE APLICACINEs el conjunto de unidades administrativas, puestos, niveles jerrquicos que tienen relacin con los procedimientos, as como el rea fsica en la que se desarrollan las actividades.

OBJETIVOS GENERALESEs la descripcin clara y concreta del fin ltimo que pretende alcanzar el manual, especialmente para uso en la orientacin del trabajo que debe llevar a cabo el empleado.

NORMAS GENERALESEs la descripcin de los lineamientos que rigen o guan la conducta del ejecutor (unidad administrativa, puesto de trabajo) para su actuacin externa e interna en la realizacin de las actividades que integran el procedimiento.

Autoriza algo basado en leyes, reglamentos, estatutos y otros instrumentos legales, tambin prohbe cualquier accin que contradiga la normalizacin del quehacer en las operaciones necesarias.

SIMBOLOGIALos smbolos son una especie de lenguaje convencional con los que se designan o representan ideas, conceptos, acciones, etc.,La ms comn para la elaboracin de los diagramas es de la forma ANSI (American National Standard Institute) Ha preparado una simbologa para representar flujos de informacin del procesamiento electrnico de datos, de la cual se han adoptado algunos smbolos para diagramas de flujo administrativos.51

SIMBOLOS DE LA NORMA ANSI

INICIO O FINOPERACIN, ACTIVIDAD O PROCESOINSPECCIN, REVISIN O VERIFICACINCONECTOR FUERA DE PAGINADECISINARCHIVO FINALARCHIVO TEMPORALDOCUMENTOTRANSFERENCIAARCHIVO DE DOCUMENTOSCONECTOR DENTRO DE PAGINAMULTIDOCUMENTO

ELEMENTOS DEL PROCEDIMIENTODEFINICIN: es el titulo que identifica lo que se va a realizar.

OBJETIVOS ESPECFICOS: son todos aquellos aspectos tcnico-administrativos que se alcanzaran por medio del procedimiento.

NORMAS ESPECIFICAS: puede sealarse como norma , lo relativo al proceso de distribucin de las formas o formularios y sus copias, que participan en el procedimiento.

4. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO:narracin descriptiva, ordenada cronolgica y secuencialmente, de las actividades que le corresponde realizar a cada puesto o unidad administrativa. (4 columnas)

Unidad Puesto Paso No. Actividad

FLUJOGRAMA O DIAGRAMA DE FLUJO: representa grficamente la participacin directa de cada puesto de trabajo en el proceso operativo de un procedimiento determinado

Empresa: Procedimiento: Fecha: Titulo: No. de Pasos: Hoja: No. de Forma: Elabor: PUESTOPASO No.ACTIVIDAD Empresa: Procedimiento: Fecha: Titulo:No. de Pasos: Hoja: No. de Forma: Elabor:

DEFINICIN:

OBJETIVOS ESPECIFICOS:

NORMAS ESPECIFICAS:

Gerente de RR.HHJunta DirectivaAspirante o Solicitante SI NO

Empresa: Procedimiento: Fecha: Titulo: No. de Pasos: Hoja: No. de Forma: Elabor: Gerente de RR.HHJunta DirectivaAspirante o Solicitante

INICIOA123AB45.21FINB55.1

CONTENIDOndice o contenidoIntroduccinCampo de aplicacinObjetivos generales del manualNormas generales del manual Simbologa Descripcin de los procedimientosObjetivos y normas especficas del procedimiento.Descripcin del procedimiento (pasos)Flujograma o diagrama de flujo8. Glosario 9. Anexos

ALTONo lo olvides:

La mejor forma de aprender es poner en practica los conocimientos adquiridos

GRACIAS POR TU ATENCIN!

Trabajemos