Diseno Organizacional Procesos

Diseo Organizacional y Procesos

Diagramacin y Documentacin: Manual de procesos

Universidad Peruana de Ciencias Aplicadas




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ndice del tema

Introduccin al curso ..................................................................................................................................... 4

Logros de aprendizaje .................................................................................................................................. 5

Diagramacin de procesos: Normas y simbologa ........................................................................................ 6

ASME ........................................................................................................................................ 6

ANSI .......................................................................................................................................... 7

ISO 9001 ................................................................................................................................... 8

DIN 8

DO 9

Diagramacin de procesos: Normas ysimbologa ....................................................................................... 10

Documentacin de Procesos: ficha de procesos y ficha de indicador .................................... 11

Bibliografa .................................................................................................................................................. 13



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Introduccin al curso

La naturaleza del curso de Diseo Organizacional y Procesos corresponde a la de formacin general en Administracin y es de carcter terico, que brinda conceptos, reglas y criterios del conocimiento, para que el estudiante adquiera la competencia bsica de comprender el porqu de la existencia de las reas funcionales y la relacin entre ellas; tambin el estudiante adquiere la competencia de gestionar las organizaciones en la parte que corresponde a la identificacin del entorno empresarial, el diseo de la estructura organizacional y la optimizacin de los procesos. El curso est diseado para que los participantes logren integrar sus experiencias laborales con los marcos tericos y consecuentemente mejoren sus prcticas administrativas.



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Logros de aprendizaje

Al finalizar la sesin, el alumno diagrama procesos y procedimientos.



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Diagramacin de procesos: Normas y simbologa

Las normas universales de diagramacin de procesos y procedimientos han sido creadas con la finalidad de tener un estndar en la representacin de acciones, actividades y tareas. Ahora bien, la existencia de ms de una norma sucede por el tipo de trabajo que representa siendo uno de ellos las operaciones, los sistemas o flujos de gestin. Tenemos 5 normas con propsitos definidos en el cuadro. Es oportuno describir las siglas para cada norma de simbologa:

ASME: American Society of Mechanical Engineers. Es especial para el representar trabajo de planta, el de fbrica o el de taller. Entendamos que nos referimos a trabajo repetitivo y estandarizado.

ANSI: American National Standard Institute. Abarca la diagramacin de sistemas o del trabajo ejecutado por programas de computador y por otro lado dispone de simbologa para el trabajo de gestin o trabajo administrativo.

ISO: International Organization for Standarization. Diagramacin que se centra en operaciones pero que abarca el trabajo de toda la organizacin y que tiene como propsito evidenciar el cumplimiento de la calidad.

DIN: Deutsches Institut fur Normung e. V (Instituto Alemn de Estandarizacin). Norma que incluye la diagramacin de las secuencias operativas y administrativas. Es til para operaciones de servicios y productos.

DIF: Diagramas Integrados de Flujo. Se centran en el flujo de informacin o datos antes que en las actividades de las personas.

Vamos a verlas una por una.

ASME

El ASME es reconocido en el mundo por el uso de diagramacin del trabajo en las reas de produccin, pero es limitado en el trabajo administrativo, de las operaciones o en la gestin administrativa en general, aunque puede ser utilizado para trabajo de oficina cuando se requiere evaluar eficiencia.

En la pantalla podemos observar una tabla con smbolos y la descripcin que engloba el trabajo al interior de la planta o fbrica, y un ejemplo de esta norma en el que aparecen los tiempos unitarios de cada actividad para el procedimiento y la carga de trabajo en una jornada.



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ANSI

La norma ANSI ha sido diseada para 2 tipos de uso: el primero el flujo de datos que circulan a travs de sistemas integrados por el procesamiento electrnico de datos, tambin denominados sistemas de gestin, que estn organizados de acuerdo con las reas o gerencias de la empresa: sistema logstico, sistema comercial, sistema financiero, sistema de recursos humanos y sistema de operaciones.

Veamos el segundo uso.

El segundo uso es el de la diagramacin administrativa, con simbologa adaptada por la propia norma ANSI, encontrando actividades, documentos, decisiones o alternativas y archivos.

Se presenta un ejemplo del uso de ANSI administrativo pero aplicado a una decisin o alternativa de acciones.



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ISO 9001

La norma ISO9000 se cre para apoyar a las operaciones en el aseguramiento de la norma de calidad de producto y prestacin del servicio al cliente.

Analiza el ejemplo de aplicacin de la norma ISO9000 de la diapositiva: esta norma se centra en el control de la calidad y se apoya en la decisin ya que si el producto no pasa el control, regresa a la produccin, se entiende que para reproceso.

DIN

Veamos ahora la norma DIN que tiene como objetivo la gestin de la informacin: datos, documentos, proceso que describe el uso de la informacin.

Observen ahora el ejemplo de aplicacin de la Norma DIN: la idea es aprobar una propuesta de estudio para que pase al nivel de modelo de estudio o referente.



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DO

La norma DO es utilizada para modelar negocios. En la pantalla se muestran smbolos de diagrama de flujo de Ingeniera de Operaciones aplicados a las operaciones de un negocio para la mejora de calidad de los procesos.

Ahora centrmonos en el ejemplo: imaginemos la atencin de un pedido por lote, la que debe definir cmo desarrollar la secuencia de atencin hasta llegar al nivel de procedimiento. Primero se define el producto a travs del registro, despus la codificacin, luego la activacin (alta), se define la secuencia, los recursos necesarios y se procede a ejecutar la operacin.



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Diagramacin de procesos: Normas y simbologa

Vemos ahora a manera de ejemplo un diagrama de flujo de un procedimiento utilizando la norma ANSI, que detalla los pasos por cada puesto participante.

Si revisan la secuencia: el trabajo se refiere a la recepcin de mercadera, con los controles en la recepcin, la contrastacin con las guas de remisin, el almacenaje respectivo y el archivo de documentos de sustento de la transaccin.

De acuerdo con los ejemplos anteriores y lo visto en el enfoque de los procesos, encontramos diagramas que representan labor operativa y otros que son de definicin o son conceptuales.

Observa la diapositiva e identifica los dos tipos de diagrama y su proposicin.

El de bloques: ayuda a enfocar el proceso y su mbito de accin, de acuerdo a la jerarqua. Y que corresponde a los Macro procesos y procesos.

El de flujo: describe el trabajo operativo, que es el que se desarrolla a nivel de procedimientos (con contenido de pasos y tareas).



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Documentacin de procesos

El orden de presentacin de un Manual de Procesos debe incluir el mapa de procesos, la jerarqua mediante la identificacin, las normas de cada proceso y los procedimientos contenidos en cada uno de esos procesos determinados en el mapa. Los diagramas que complementan son de bloques y de flujo de procedimientos.

En lo que se refiere a formularios, si bien los registros hoy son mediante computador, los datos que debemos de guardar corresponden a procesos e indicadores. Luego debemos definir y explicar las mtricas e indicadores respectivos o necesarios.

Documentacin de Procesos: ficha de procesos y ficha de indicador

En la sesin presencial desarrollamos la descripcin de un proceso. Traslademos ahora la idea a un formato o ficha que contiene los parmetros o reglas del proceso. De acuerdo con la diapositiva resaltemos al dueo del proceso o el responsable del mismo.

Una ficha de procesos es un formulario donde se consigna toda la informacin necesaria para la ejecucin de un proceso.

La informacin contenida en una ficha de procesos es:

Nombre y cdigo del proceso Misin del proceso: identifica el propsito del proceso Dueo del proceso: responsable con autoridad formal por los resultados Lmites: actividades iniciales y finales del proceso Clientes y proveedores Normas: reglas de decisin especfica aplicables al proceso. Restricciones y

mecanismos E indicadores: medidas de las variables y resultados importantes del proceso

A manera de ejemplo presentamos una ficha de proceso con el contenido de parmetros para controlar el desempeo del proceso.



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A continuacin, veamos un ejemplo para aplicar la ficha y su contenido. Recordemos que tenemos las entradas, las actividades y los resultados.

Si bien la mtrica e indicadores del proceso estn contenidas en el mismo, es necesario caracterizar la informacin de la mtrica y el indicador.

Observe como la informacin est conectada con el proceso sobre todo en la definicin, luego se subraya el origen de los datos que permiten calcular el indicador y observa que se establece una meta para el perodo de cobranza.



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Bibliografa

- Hodge, B.J.; Anthony, W.P. (2003): Teora de la Organizacin. Prentice

Hall. Sexta edicin

- Dalessio Ipinza, Fernando (2008): El proceso estratgico: un enfoque

de gerencia. Pearson Educacin de Mxico

- Franklin, Benjamn (2004): Organizacin de Empresas. Segunda

Edicin. Editorial Mc Graw Hill

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