Diseño de salidas para sistemas de información

DISEÑO DE SALIDAS

Febrero de 2014

Profesora: Yaskelly Yedra

Sistemas de InformaciónII-2013

Introducción

SALIDAS. Son los resultados que se obtienen de procesar las entradas. Pueden adoptar la forma de productos, servicios e información. Son el resultado del funcionamiento del sistema o, alternativamente, el propósito para el cual existe el sistema.

DATOS SISTEMA INFORMACION

ENTRADA SALIDA

RETROALIMENTACIÓN

FRONTERA DEL SISTEMA

MEDIO AMBIENTE

3

EntradasProblemas:DatosInformaciónInstruccionesOportunidades

ProcesamientoProgramasGenteEquipoAlmacenamiento

SalidasSolucionesReportesGráficasCálculosVocesTácticas

ControlPersonas quetoman decisiones

Autocontrol

Retroalimentación

MEDIO AMBIENTEORGANIZACIÓN

SISTEMA DE INFORMACIÓNSUBSISTEMAS

Introducción

Introducción

Una de las características más importantes para los usuarios de un sistema de información es la salida que este produce. Si la salida no tiene calidad, entonces todo el sistema puede parecer a los usuarios tan poco necesarios que evitarán usarlo y puede fracasar el proyecto.

Quién recibirá la salida?

Sirve para Identificar los

usuarios (internos y/o externos), ya que éstos traen

aportes diferentes dependiendo de

sus necesidades de información las cuales son muy

importantes y se deben tener encuentra.

¿Cuándo y con qué frecuencia se necesitan las

salidas?

El tiempo y la oportunidad guían los diseños

específicos, es decir, alguna salida se producirá con

poca frecuencia, y solamente cuando se

presenten ciertas condiciones: el aviso de la renovación, cuando esté

por vencerse, o el aviso de sanciones cuando esté

vencido. Sin embargo, la organización debe requerir una salida cada mes, para la renovación del material

que necesitará en el siguiente mes.

Cuál es el uso planeado de la

salida?La información actual de salida

(informes de cantidades,

renovación de licencia de manejo -

solicita una respuesta-, aviso de

pago vencido –dispara una

acción-), el tipo de uso determina el

contenido, la forma y el medio.

¿Cuánto detalle se necesita?

Se deben solicitar datos que le

indiquen al usuario que debe renovar su carné o licencia

(nombre, dirección, fecha, sanciones-

sillas hay-). El volumen de los datos sugiere

también si se debe utilizar el método de impresión o de

despliegue.

Determinar el método de la salida de información

Verificar la capacidad del sistema.

Elaborar el análisis de la empresa, el cual examina toda la

organización en términos de sus unidades, funciones, procesos y

elementos de información

Identificar el tipo de usuarios tanto internos como externos y

sus necesidades de información

Crear los documentos, reportes u otros formatos que contienen la información producida por el

sistema

Identificar las necesidades de salida

Seleccionar los formatos en que será presentada la

información a los usuarios.

Un aspecto importante a tener en cuenta es si se trata de el rediseño de una organización basado en la adquisición de nuevas tecnologías de información y

que den paso a la implementación un nuevo sistema de información

Identificar la salida especifica que es necesaria para satisfacer los requerimientos de

información


Los métodos de salida varían a través de los sistemas. Puede tratarse de solo una recuperación de datos o caso contrario, que demande de algún procedimiento más complejo


El buen diseño de la salida de los sistemas, no puede ser desarrollado en forma independiente del uso que se dará a la salida.

Objetivos de la salida Expresar información relacionada con

actividades pasadas, estado actual o proyecciones para el futuro.

Señalar eventos importantes, oportunidades, problemas o advertencias.



Objetivos de la salida1. Diseñar salidas para satisfacer un propósito

específico.¿qué

propósitos se deben

satisfacer?

Fase de determinación de requisitos

Reporte

Consulta

Página WEB

No es suficiente solo porque la tecnología lo permite


Objetivos de la salida

2. Diseño de salida para satisfacer al usuario

Diseñar salidas que los usuarios puedan

personalizar

¿Será posible diseñar una salida para satisfacer a varios usuarios?

Fase de diseño de salidas

3. Entregar la cantidad adecuada de salida

Muchas salidas

(saturación de información)

Analizar a que nivel de

decisiónOperativo:

Detalle y diversidad de salidas

Táctico:

Resumen y mediana cantidad de salidas

Estratégico:

Consolidados, gráficos, tendencias



4. Asegurar de que la salida esté en donde se necesitaNo permitir que los usuarios deban buscar la salida (información), a causa de una mala distribución.

5. Entregar la salida a tiempoUna salida a tiempo garantiza una toma de decisiones oportuna y efectiva



Tipos de salida

La salida del sistema puede ser: Un reporte. Un documento. Un mensaje.


Reportes por pantallaReportes impresos

(impresoras)Reportes en archivosReportes en discos

Cómo determinar formas de salidas:

¿Quién(es) usará(n) la salida? ¿Cuántas personas necesitan de la salida? ¿Cuál es el propósito? ¿Dónde se necesita la salida? ¿Con qué frecuencia se necesita? ¿Durante cuánto tiempo se almacenará? ¿Deberá almacenarse? ¿Cuáles son los costos respectivos?


El contenido de la salida tiene su origen en las siguientes fuentes:

Recuperación de un dispositivo de almacenamiento.

Transmisión desde un proceso o actividad del sistema.

Directamente desde una fuente de entrada.


Aspectos importantes de la salida

¿Quiénes recibirán la salida? ¿Cuál es el uso que se le pretende dar? ¿Cuántos detalles son necesarios? ¿Cuándo y con qué frecuencia es

necesaria la salida? ¿Qué método utilizar?


Presentación de la información

La forma en que se presenta la información determinará si la salida es clara y

comprensible.

Formato Tabular

Los usuarios finales están acostumbrados a recibir la información en formas de tablas.

Categorías mas importantes de

Actividades

Resúmenes de categorías o

actividades mas importantes

Eventos que dependen de

tiempo

Excepciones a las expectativas

normales

Para dar la tabulación de datos, se deben tomar los siguientes aspectos


Presentación de la informaciónEl formato tabular debe utilizarse bajo las siguientes condiciones:

Cuando los detalles dominan y son necesarios pocos comentarios.

Cuando los detalles son presentados en categorías discretas

Cuando cada categoría debe tener una etiqueta.

Cuando se deben obtener totales o realizar comparaciones entre diversos componentes.

Presentación de la informaciónHay que evitar atestar de detalles los reportes. Es la queja más común.

Presentación de la informaciónSo

lo lo

nec

esar

io.

El primer paso que debe considerarse al abordar el diseño de la salida es evitar los datos innecesarios.

Presentación de la informaciónFormato gráfico

Existen en el mercado un sinnúmero de herramientas gráficas para diseñar de mejor manera la salida.

El uso de gráficos ayudarán a mejorar la comprensión sobre ciertos temas, sobretodo estadísticos.


Gráfica de sectores Gráfica de curvas Gráfica de escalones o superficie Gráfica de barras y columnas Gráficos de área y mapas Gráfico de escalope o superficie

Los tipos de gráficas comúnmente usadas:

FORMATO GRÁFICOSEn los sistemas de información basados en computadora el formato gráfico constituye un área en continuo crecimiento gracias a la existencias delos software que produce diagramas y gráficas de alta calidad, y que además permite usar datos provenientes de las bases de datos. Las gráficas pueden mostrarse en pantallas de video, elaborarse con varios colores en impresoras de bajo costo, dibujar en graficado res o producirse transparencias de color por medio de cámara especiales que pueden conectarse a la computadora.

GRAFICA DE SECTORESUn gráfico empleado fundamentalmente para variables cualitativas. Las modalidades se representan en un círculo dividido en sectores. La amplitud de cada sector, en grados, se obtiene multiplicando la frecuencia relativa de cada modalidad o valor por 360º.

CARTOGRAMAS Son gráficos realizados sobre mapas, en los que aparecen indicados sobre las distintas zonas cantidades o colores de acuerdo con el carácter que representan. En el siguiente cartograma observamos la urbanización en el mundo atendiendo a la industrialización

GRÁFICOS DE CURVASÉstas gráficas pueden ser utilizadas por ejemplo, para señalar el aumento en los gastos de los sistemas de producción, mercadotecnia y solicitudes de personal, dando realce a la tendencia global de los gastos, además de indicar qué categoría de gastos la que presenta el mayor cambio.

GRÁFICO DE ÁREAS Los gráficos de áreas muestran las series como un conjunto de puntos conectados por una línea, con un área rellenada por debajo de la línea. Los valores se representan por el alto de los puntos con relación al eje Y. Las etiquetas de las categorías aparecen en el eje X. Los gráficos de áreas suelen utilizarse para comparar valores a lo largo del tiempo.

Por qué emplear gráficas

Facilidad para la presentación efectiva de datos

Manejo del volumen de información Satisfacción de preferencias personales


Estándares para el diseño de gráficas Todo reporte gráfico en forma impresa o de pantalla

debe incluir un título y la fecha en que se preparó. Añadir números de páginas para una serie completa. Colocar el texto en un sitio que facilite su legibilidad. Para los datos verticales, las etiquetes deben

colocarse en forma horizontal teniendo cuidado de evitar detalles en exceso. Es conveniente colocar un espaciamiento entre una y otra etiqueta para aumentar la claridad.


Estándares para el diseño de gráficas El valor de los datos debe colocarse en el extremo de la

barra. Todos los ejes horizontales y verticales deben ser

proporcionales al igual que sus etiquetas. Se pueden utilizar tipos en negritas, itálicas o

subrayados para recalcar las frases o palabras importantes.

Debe evitarse las abreviaturas, uso exclusivo de mayúsculas en palabras, títulos o pies de figura extensos, ya que disminuye la claridad.


Uso de Iconos Los íconos son la representación gráfica

de las entidades descritas por los datos.

Los íconos comunican información en forma inmediata cuando son seleccionados en forma apropiada.



Los siguientes lineamientos sugieren cuando y como utilizar los íconos en el diseño de sistemas:

Seleccionar los íconos que serán reconocidos y comprendidos en forma inmediata por los usuarios.

Utilice etiqueta solo si no son iconos universalmente reconocidos.

Utilice el mismo icono para representar la misma información a través de toda la salida.


Evite el empleo de etiquetas. Distribúyalos de manera que evite la

aglomeración de íconos. Mantenga la escala en el tamaño de los

objetos representados.

Los siguientes lineamientos sugieren cuando y como utilizar los íconos en el diseño de sistemas:

Presentación de la informaciónPresentación en color

Actualmente hay muchas facilidades para la presentación de la información utilizando colores.

Se recomienda no abusar en el número de colores.

Tome en cuenta que ni las gráficas ni el uso de colores rescatan un diseño pobre.

Determinar dónde y de qué forma se desplegaran los resultados; existen 3 formas:

Pantalla Impresión Despliegue, web, video, animación, unidades de almacenamiento y audio, entre otros.

Métodos de salida

Método de Salida

Ventajas Desventajas

Impresoras Maneja grandes volúmenes de salidas. Está al alcance de las Organizaciones Flexible en los tipos de salida, ubicación

y capacidades. Altamente confiables.

Pueden ser ruidosas. Problemas de compatibilidad con el software. Dependiendo del modelo pueden ser lentas. Pueden requerir materiales de consumo

caros y especiales.

Pantallas VDT Trabaja transmisiones en tiempo real en línea a través de redes ampliamente dispersas.

Aprovecha las capacidades de la computadora para el movimiento dentro de bases de datos y archivos.

Buena para mensajes efímeros, accesados frecuentemente.

Requiere cableado y espacio donde estar Todavía puede requerir documentación

impresa Pueden ser costosas si se requiere para

muchos usuarios.

Salida de Audio

Buena para usuarios individuales. Buena si la salida es muy repetitiva. Es muy buena en donde el trabajador

necesite tener as manos libres para otras tareas.

Es cara en su desarrollo Tiene aplicación limitada Todavía no es perfecta Se necesita un cuarto dedicado donde la

salida no interfiera con otras tareas

Métodos de salida

Método de Salida

Ventajas Desventajas

Microformas Maneja grandes Volúmenes de

Información. Reduce espacio que se requiere

para almacenamiento. Preserva materiales frágiles Evita problemas de pasar hojas en

reportes.

Requiere Software especial para fácil acceso.

Necesita equipo especial para imprimir una copia en papel.

La inversión inicial es costosa.

CD-ROM Tiene gran capacidad. Permite salida multimedia. Tiene una recuperación rápida,

comparada con el papel y las microformas.

Es meno vulnerable al daño.

Su desarrollo es costoso. Es más difícil de actualizar. Es más difícil de usar en Red.

Correo electrónico

Reduce el papeleo. Puede ser actualizado y muy

fácilmente. Elimina las etiquetas telefónicas. Puede ser difundido con mayor

rapidez .

Por lo general tiene mayor resolución. No se le puede formatear Es difícil de transportar el contexto de los

mensajes.

Métodos de salida

IMPRESORA Es el periférico que el ordenador utiliza para presentar

información impresa en papel.

MONITOR Es el dispositivo en el que se muestran las imágenes

generadas por el adaptador de vídeo del ordenador o computadora.

.

PLOTER Es un dispositivo que conectado a una computadora puede dibujar sobre papel cualquier tipo de gráfico mediante el trazado de líneas gracias a las plumillas retirables de las que dispone.

FAX Dispositivo mediante el cual se imprime una copia de otro impreso, transmitida o bien, vía teléfono, o bien desde el propio fax. Se utiliza para ello un rollo de papel que cuando acaba la impresión se corta.

BOCINAS Algunas bocinas son de mesas, similares a la de cualquier aparato de sonidos y otras son portátiles (audífonos). Existen modelos muy variados, de acuerdo a su diseño y la capacidad en watts que poseen.

Dispositivos de salida

Flexibilidad

Facilidad de manejo

Atractivo visual

Sencillez

Inclusión de gráficos Presentación consistente

Método de salida: Pantalla Las salidas de pantalla difieren de las salidas impresas por su

inmediatez e interactividad, éstas son utilizadas principalmente para acceder a la información contenida en el sistema en tiempo real y por un lapso determinado.

A la hora de diseñar la salida del sistema por pantalla se deben tener en cuenta algunos aspectos importantes que le permitirán al usuario aprovechar todo el potencial del sistema.

Creación y Diseño de Salida por Pantalla

• Apariencia clara y ordenada• Indicación obvia de lo que se muestra y lo que se

debería hacer con él• Información situada donde debería estar• Clara indicación de qué se relaciona con qué,

incluyendo opciones, encabezados, leyendas, datos, entre otros.

• Forma sencilla de descubrir qué hay en el sistema.• Clara indicación de cuándo una acción puede realizar

un cambio permanente en los datos o sistema.

Método de salida: Pantalla

Lineamientos para el Diseño de Pantallas

1. Mantener el informe en pantalla simple.

2. Ser consistente en la presentación.

3. Facilitar el movimiento del usuario entre la salida desplegada.

4. Crear un informe en pantalla atractivo.


ContenidoEncabezados y títulosContenido de la pantallaMensajes e instruccionesExplicaciones de su

presentación

Diseño de ventanasLas ventanas son subdivisiones de la pantalla que permiten presentar simultáneamente diferentes grupos de salida.

Pantallas múltiplesLos analistas utilizan con frecuencia múltiples pantallas que le brindan al usuario información mas detallada de acuerdo a sus necesidades, de forma que la búsqueda sea precisa y ágil.


• Flexibilidad y facilidad de manejo• Contenido - sencillez• Encabezados y títulos - organización• Mensaje e instrucciones - indicación

Diseño de pantallas

• Primer pantalla con información general• Segunda pantalla con información mas especifica• Facilidad de lectura de artículos deseados

Diseño de pantallas múltiples

• Diferentes datos o grupos de información de forma simultanea

• Mover información de una ventana a otra• Los usuarios pueden reposicionar la información

sobre la pantalla de acuerdo a sus necesidades

Diseño de ventanas


Pantalla


Elaboración de formatosde salida impresa

Fuente Información

Requisitos

Diccionario de Datos

Informe Impreso

Creación y Diseño de Salida Impresa

Método de salida: Impreso

Métodos para la salida impresa Se deben hacer salidas impresas cuando sea

absolutamente necesario, ya que el desarrollo de un sistema de información debe reducir y no aumentar, el número de reportes impresos de la organización.

Usando la información obtenida por medio de la fase de determinación de requisitos de información, y habiendo decidido el uso de salida impresa, el analista de sistemas se encuentra listo para comenzar el diseño físico.


Lineamientos para Diseño Impreso

1. Información constante que permanece igual cada vez que se imprime el reporte. Ejemplo: títulos del reporte y los encabezados de columna.

2. Información variable. Varía cada vez que el reporte es impreso. Ejemplo: cifras de ventas en bolívares fuertes.


Calidad tipo y tamaño del papel. Los atributos funcionales que incluyen son:

El encabezado o titulo del informe, el numero de pagina, la fecha de elaboración, los títulos de columna, la agrupación de elementos de datos relacionados entre si y el uso de subtotales.

Lineamientos para Diseño Impreso A4 (210 x 297mm)Carta (216 x 279mm)


Formas especiales

Una de las más comunes es la «forma preimpresa» que está diseñada para incluir símbolos especiales y marcas registradas de la organización, se imprime con varios colores, los que dependen de los requisitos establecimientos por el analista o usuario.


Encabezados. Títulos y nombres del documento. Nombre de la compañía y

dirección. Instrucciones. Notas y comentarios.

Todos los detalles pre impresos:


Reportes impreso


Concluyendo…

El analista debe buscar el empleo de solo aquellas salidas impresas que son absolutamente necesarias.

Hasta donde sea posible, el desarrollo de un sistema de información basado en computadora debe reducir, no aumentar, el número de reportes impresos.

Próxima Clase:Entrega de taller

Tarea:Desarrollar los reportes para Sistema de Información de Control de Pasantías del Dpto. de Computación

Diseño de salidas para sistemas de información

Software

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