diseño de puestos y perfiles

7/31/2019 diseo de puestos y perfiles

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La entrevista

Individual Grupal


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Aspectos a considerar

Objetivo Participantes Caractersticas Consistencia Ambiente Clima Instrumento de apoyo Lenguaje Tiempo Esquema

Que informar Que produce en el

entrevistado Habilidades del

entrevistador Rol del entrevistador

Garanta que da elentrevistador

Notas y recursos


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Levantamiento de informacin:Entrevista personal

ANTES DE LA ENTREVISTA Preparar entrevista: esquema,

entrevistador de mayorexperiencia.

Elegir un lugar privado (fuera delpuesto de trabajo del entrevistado)

Disposicin de los entrevistados igual jerarquia.


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DURANTE LA ENTREVISTAExplicar objetivos (grabacin Nivel deconfiabilidad).Rapport (crear un clima de confianza ).

Generar una conversacin, ms que preguntasy respuestas.Incidir en problemas que se creen importantes.Escuche. No interrumpa al entrevistado, gui laconversacin.

No juzgue, no adelante juicios, muestre inters,no d la razn.No identificarse con el entrevistado.


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DESPUS DE LAENTREVISTAElabore resumen:

Discrimine lasexageraciones eidentifique aportes.Contraste hechos ysituaciones con otrasentrevistas.Concluir



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Entrevista: ventajas y desventajas

Individual Grupal


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Diseo de puestos de trabajo

ESTRATEGIA DE LA EMPRESA

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

PUESTO DE TRABAJO

Alineacin estratgica del puesto

ESTRATEGIA DE LA EMPRESA

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

PUESTO DE TRABAJO

Alineacin estratgica del puesto

E


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Diseo de puestos

Gerente GeneralGerente General

Tecnologa de

la InformacinTecnologa dela Informacin

Recursos

HumanosRecursosHumanos

LogsticaLogstica ProduccinProduccin ComercialComercial FinanzasFinanzas

ESTRUCTURAFUNCIONAL


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LOGISTICA

ACT 2 ACT 5

ACT 10 ACT 18

ACT 9

ACT 28ACT 32

Un solo puesto ovarios?

Depende:

Dimensin de lasactividades.

Estrategia

Diseo de puestos


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LOGISTICAACT 2 ACT 5

ACT 10ACT 18

ACT 9

ACT 28ACT 32

Varios puestos:

Usar metodologa de dide Estructura.

Las actividades se vuelvobjetivos y estas a su vetendrn actividades.

Resultado: una estructu(organigrama) de Logs

Diseo de puestos


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LOGISTICAACT 2 ACT 5

ACT 10ACT 18

ACT 9

ACT 28ACT 32

Un puesto:El resumen de lasactividades ser la fprincipal del puesto

ACT2 Funcin 1ACT5 Funcin 2ACT9 Funcin 3ACT10 Funcin 4ACT18 Funcin 5ACT28 Funcin 6ACT32 Funcin 7

Diseo de puestos


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Elementos del diseo de puestos

Descripcindel trabajo

Ubicacinorgnica El trabajador


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Elementos del diseo de puestosUbicacinorgnica

rea/departamento/seccin/puesto Reporta a Subordinados Funciones Responsabilidades Puesto (s) que lo suceden Puesto (s) que lo anteceden Coordinacin


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Para cambios y/o mejoras de estructura, las Funciones se definen:

Ubicacinorgnica


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Elementos del diseo de puestosPara cambios y/o mejoras de estructura, las Funciones se definen: Caso Hotel

Ubicacinorgnica

A5A2

I

II

III

A8 A1 A11

A13 A16

A6 A14

A9 A10

A3 A7A12

A4 A15A18

A17

n objetivo Actividad

4 Valor de producto El mantenimiento de las habitaciones debe ser oportuno y con calidad

15 Competencias delrecurso humano

Las camareras realizan su trabajo con eficiencia y calidad

18 Equipos contecnologas

Se mantiene la productividad en las reas de servicio


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Elementos del diseo de puestosUbicacinorgnica

Caso Hotel

Denominacin: Camarera Turno: 1 Cdigo: a514 Ubicacinorgnica

Gerencia Departamento SeccinOperaciones Alojamiento Gobernanta

Funcin: limpieza de habitaciones y reas comunes de los pisos con eficiencia y calidad.

Reporta: Gobernanta Subordinados: no tiene. Responsabilidades

1. Limpieza de habitaciones asignadas para check in y check out, como tambin aquellashabitaciones ocupadas. Incluye equipos, cama, mobiliario, baos, pisos, ventanas.

2. Reposicin de blancos, amenities y suministros de habitacin y bao.3. Limpieza de reas pblicas y ambientes utilizados por los huspedes del hotel.

4. Acopio de material de limpieza en carrito para la jornada.5. Cuidado de objetos de propiedad del cliente.6. Emisin de documentos de control.


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Elementos del diseo de puestosUbicacinorgnica Caso Hotel

Denominacin: Camarera Turno: 1 Cdigo: a514 Ubicacinorgnica

Gerencia Departamento SeccinOperaciones Alojamiento Gobernanta

Puestos que lo suceden:1. Lencera: oportunidad y cuidado en la entrega de blancos y ropa de pasajeros.2. Gobernanta: informes de control de labor.

3. Mantenimiento: reparaciones y fallas de equipos e instalaciones.Puestos que lo anteceden:1. Reservas: conocer los check in2. Recepcin: conocer llegada de pasajeros.Coordinacin:1. Lencera: entrega de ropa para y de lavandera, ropa por reposicin o cambio.2. Mantenimiento: solucin de fallas y problemas en equipos, herramientas y servicios de

las instalaciones.3. Room service: productos y servicios AyB, menaje en habitaciones.4. Reservas: cantidad y tipo de pasajeros que arribarn.5. Recepcin: servicios en habitaciones, actividades de pasajeros.


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Elementos del diseo de puestosEl trabajador

biografa

personalidad

habilidades

actitud

conocimiento


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El trabajador biografa

El d l di d


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El trabajador Habilidades

aptitud numrica.-comprensin verbal.-velocidad perceptiva.-razonamiento inductivo.

-razonamiento deductivo.-visualizacin espacial.-memoria.

Fortaleza: tronco, dinmica, esttica, explosiva.-Flexibilidad: extendida y dinmica.-OTROS: coordinacin, equilibrio, estaminal.

El d l di d


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Elementos del diseo de puestosEl trabajador Personalidad

Determinantes Rasgos Atributos-Herencia: factor biolgico-Ambiente: cultura, grupos-Situacin: incidentes

-Reservado/extrovertido-CI bajo/alto-Sentimental/emocional estable.-Sumiso/dominante-Responsable/despreocupado-Oportunista/escrupuloso-Tmido/osado-Obstinado/flexible-Confiado/suspicaz-Imaginativo bajo/alto-Franco/astuto-Seguro/aprensivo-Conservador/arriesgado-Dependiente/autosuficiente-Controlado bajo/alto-Relajado/tenso

-Lugar de control-Necesidad de retos-Autoritarismo-Maquiavelismo-Autoestima-Autocontrol-correr riesgos

El d l di d


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El trabajador actitud

conocimiento

El t d l di d t


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El trabajador

1- Ambiente, higiene y seguridad.

2- Determinantes del puesto.

3- Formacin bsica.

4- Cualidades psicotcnicas.

5- Personalidad.

6- Actitud social.7- Capacidad de organizacin

CASO H l PUESTO CAMARERA DE HOUSEKEEPI


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AMBIENTE, HIGIENE Y SEGURIDADCaractersticas Escala

0 1 2 3 4

- Ruido- Vibraciones- Suciedad- Posicin:

- de pie- sentado- inclinado- con desplazamiento

- manipulando equipo- empujando- Espacios (estrechos/amplios)- Temperatura (fra/acondicionada)- Accidentes

- quemaduras- cortes- cadas

- golpes- descargas

- Atmosfera- Iluminacin

- natural- Artificial

x

xx

x

x

x

xxx

x

x

x

x

x

X

XX

x

x

CASO Hotel - PUESTO: CAMARERA DE HOUSEKEEPI

CASO H t l PUESTO CAMARERA DE HOUSEKEEPI


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DETERMINANTES DEL PUESTOCaractersticas Escala

0 1 2 3 4- Visin ptica y cromtica- Audicin- Olfato- Gusto- Equilibrio fsico- Control emocional- Resistencia a fatiga- Resistencia a monotona- Capacidad pulmonar y cardiovascular- Varicoceles- Sistema genitourinario- Alergias- Aparato digestivo

x

xxx

xxx

xx

x

xxx


CASO H t l PUESTO CAMARERA DE HOUSEKEEPI


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FORMACIN BSICACaractersticas Escala

0 1 2 3 4- Superior tcnico en hotelera- Estudiante universitario- Idiomas

- Ingls- Francs- Alemn- Otros

- Otros estudiosx

x

x

xx

xx


CASO Hotel PUESTO: CAMARERA DE HOUSEKEEPI


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CUALIDADES PSICOTCNICASCaractersticas Escala

0 1 2 3 4- Razonamiento lgico- Clculo numrico- Concepcin espacial- Comunicacin escrita- Comunicacin oral- Memoria- Percepcin- Creatividad- Coordinacin fsica

xx

x

x

xxx

x

x




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PERSONALIDADCaractersticas Escala

0 1 2 3 4-reserva/extroversin-emocional-sumiso/dominante-responsable-oportunista/escrupuloso-tmido/osado-obstinado/flexible-suspicaz/confiado-astuto/franco-aprensivo/seguro-controlado bajo/alto-conservador/arriesgado-dependiente/autosuficiente-tenso/relajado

xxx

x

x

x

x

xxx

xx

x

x




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ACTITUD SOCIALCaractersticas Escala

0 1 2 3 4- Integracin a grupo- Tacto y habilidad social- Capacidad de trato con clientes

xx

x

CAPACIDAD DE ORGANIZACINCaractersticas Escala

0 1 2 3 4- Programar el trabajo

- Conservar secuencia del proceso- Tomar decisiones- Cumplir instrucciones con eficiencia

x

x

x

x




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Denominacin: Camarera Turno: 1 Cdigo: a514

Ubicacin

orgnica

Gerencia Departamento Seccin

Operaciones Alojamiento Gobernanta

Perfil de puesto1- Requisitos intelectuales:Educacin : tcnica en hoteles y en la especialidad, con dominio de ingls/francs

Experiencia: 3 a 5 aos en el puesto o similares.Aptitudes : razonamiento lgico y numrico, concepcin espacial, comunicacin, memoria,percepcin creatividad, capacidad de organizacin.2- Requisitos fsicos :Esfuerzo por posicin, por traslado, equilibrio, coordinacin, sentidos adecuados, resistencia afatiga y monotona, sistemas corporales.3- Actitud:Integracin asertiva a grupos, confiable, escrupuloso, mantiene atencin, abierto, seguro,asume riesgos, paciente.



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Medicin de carga de trabajo: Metodologa

EFICIENCIA EFICACIA

QUE ESTA HACIENDO?CUNTO TIEMPO LE TOMA?ESTA SOBRE CARGADO O NO?

LE COMPETE?PRIORIZA ACTIVIDADES?PUEDE DELEGAR ACTIVIDA



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Descripcindel trabajo Uso de hoja de medicin de la carga de trabajo:

1. Determinar actividades (responsabilidades)

2. Establecer nivel de relacin de actividad con lafuncin (A: fuerte, B: media, C: baja, D: S/R).

3. Determinar frecuencia por mes (diaria,interdiaria, semanal, quincenal, mensual) yconsignar las veces que se presenta la actividaden el mes ( mensual=1, quincenal= 2, semanal= 4,diaria= 26)

4. Determinar el volumen que se presenta por vez.

5. Tiempo unitario de la actividad.



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Uso de hoja de medicin de la carga de trabajo: Caso: Hotel

Informacin personal Apellidos y Nombres:Nivel de Instruccin:Nombre del Puesto:Organizacin:

Funcin Principal:

Detalle de carga de trabajoN Actividades Tipo F Frec. Vol. t (Min) Tiempo Total1 A Diaria 26 1 5 1302 A Diaria 26 1 20 5203 A Diaria 26 15 25 97504 A Diaria 26 1 10 2605 B Diaria 26 1 45 1170

6 B Diaria 26 1 20 5207 B Diaria 26 7 5 9108 A Diaria 26 2 2 1049 A Diaria 26 1 5 13010 A Diaria 26 1 20 52011 A Diaria 26 1 10 260

efectuar conteo de material y ropa al final de turnoelaborar informa del turnoentregar el turno a la gobernanta

limpiar reas pblicas

trasladar y entregar ropa a lencerasolucionar problemas de clientesreportar objetos perdidos/olvidados

acopiar ropa sucia para lavandera

De periquito a Perico

limpieza de habitaciones y reas comunes de los pisos con eficiencia y calidad.

abastecer carro con materiales y ropalimpiar habitacin

L-S 9:00 - 13:00 y 14:00 - 18:00

recibir instrucciones de la gobernanta

Juana Prez SerTcnicoCamarera de houskeeping

Fecha:Horarios:

Horas al mes:

02/09/2007

180



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Uso de hoja de medicin de la carga de trabajo: Caso: Hotel.

Datos:

Tiempos suplementarios: 10.00% Eficiencia Parcial: 145.4%Timpo segn horario (h): 180.00 Anlisis: 5

Tiempo_Real (h): 237.90Tiempo Real Total (h): 261.69

Actividad Tiempo (min) %

A 11674 81.79%B 2600 18.21%C 0 0.00%D 0 0.00%

REPORTE FINAL DE ANALISIS DE CARGA DE TRABAJO

5

D0%

C0%

B18%



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p

Diseo dePuestos

ergonoma

Insumosy materiales Tecnologa

Mquinasy equipos

Infraestructuray espacios

Procesos

-distribucin-trnsito-servicios

-innovacin-calidad-eficiencia

-oportunidad-calidad

-mantenimiento-renovacin

-mtodos-procedimientos-estndares

-posicin -riesgos-esfuerzo -concentracin-traslado -ambientacin



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Diseo Puesto Final

Para disear cada puesto de trabajo necesitas: Las actividades que debe realizar el puesto (las

actividades que se utiliz para disear la estructura).

Las actividades que actualmente realiza (Entrevista) La carga de trabajo de esas actividades Definir el perfil del puesto.

El conjunto de Puesto de Toda la Organizacin ser elmanual de Funciones.


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Un nuevo empleado pregunta a su supervisor:"Dnde consigo un vaso con agua,se or?"

"Deber as comenzar por buscar en el Manual

de Procedimientos, donde dice: "TienesSed", y seguir los procedimientos hasta dar con el surtidor de agua, Ah! jovencito, otravez me lo pasa por escrito, eh?".

Manuales de Organizacin y Funciones


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Tipos

Manual de organizacin Manual de Funciones

Descripciones de puestos Manual de procesos

Definicin El manual es un documento

que contiene, en formaordenada y sistemtica,informacin y/o instruccionesque una organizacinconsidera necesarios para lamejor ejecucin del trabajo.

Informacin Pblica

Informacin Interna



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Representan un medio de comunicarlas decisiones de la administracin,sobre : la organizacin polticas y procedimientos

Objetivo: Explicar las normas en trminos

accesibles a los empleados Facilitar el adiestramiento y

orientacin del personal Uniformizar los procedimientos y

control de actividades



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El uso adecuado de manuales permite: Tener una visin de conjunto de la

organizacin Precisar las funciones de cada unidad

administrativa, para especificarresponsabilidades, evitar duplicaciones ydetectar omisiones

Facilitar la ejecucin correcta de las laboresdel personal y propiciar la uniformidad deltrabajo

Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzos enla ejecucin del trabajo, evitando larepeticin de instrucciones y directrices



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Adems: Proporcionar informacin bsicapara la planeacin e implantacinde estrategia

Facilitar el reclutamiento yseleccin del personal

Ser de medio de integracin yorientacin al personal nuevo parafacilitar su incorporacin al trabajo.

Mejor aprovechamiento de losrecursos humanos y materiales Ser instrumento til para la

orientacin e informacin al pblico



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Expone con detalle la estructura de laorganizacin. Seala los puestos y larelacin existente entre ellos

Explica la jerarqua, los grados deautoridad y responsabilidad, las

funciones y actividades de los rganosde la empresa Pueden ser:

Generales, referidos a toda laorganizacin

Especficos, enfocados en undepartamento o unidad. .

.

.



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Es un producto final del proceso de planeacin organizativa Contenido:

1. ndice2. Introduccin3. Objetivos de la empresa (misin, visin)4. Antecedentes Histricos5. Polticas o Normas generales de la empresa6. Detalle de la Estructura. Organigrama General.

7. Detalle de Puestos por cada unidad Organizativa8. Descripcin de las relaciones, funciones, indicadores de control y

perfil de cada puesto.9. Anexos. Detalle de la formulacin de indicadores.10. Glosario de trminos



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1. ndice2. Introduccin3. Historia de la empresa : logros importantes (opcional)4. Direccin estratgica de la empresa

VisinMisinValoresObjetivos estratgicos (opcional)Polticas generales (opcional)

5. Organizacin general de la empresaDescripcin de la estructura organizacional de la empresaOrganigrama general

6. Organigrama de cada unidad organizativa7. Relacin de puestos por cada unidad organizativa8. Descripcin de puestos.9. Anexos. Detalle de la formulacin de indicadores.10. Glosario de trminos

Manual deOrganizacin

Manual deFunciones



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Elaboracin del Manual de Organizacin1. Definir el grado de detalle del

documento

2. Identificar fuentes de informacin en laempresa: documentos, personas,realidad

3. Establecer tcnicas de recojo de datos(entrevista, cuestionario, observacin

directa)4. Debe estar hecho en HTML (Intranet)



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La reglamentacin y descripcin depuestos limitan el desempeo y puedengenerar un vaco de productividad

Influencia de los sindicatos en lareglamentacin del trabajo

No se hacen: Subcontratacin, abastecimiento por

terceros o produccin externa Evaluacin del costo de hacerlos ante el

beneficio de tenerlosdesorganizacin Quedan como informacin clasificada

solo para algunos..

Peligros con los Manuales

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