INTRODUCCION:

El diseño de sistemas hace parte del proceso de evaluación, desarrollo e implementación de un sistema de información dentro de una entidad, de acuerdo a las necesidades de la misma, esto con el fin de dar solución eficaz a las especificaciones informáticas que se requieran. En esta presentación abordaremos el diseño de las entradas y controles del sistema, que son parte de las bases para el desarrollo final del sistema de información.

OBJETIVO PRINCIPAL

Hacer una aproximación al concepto de entradas y control en un sistema de información, y a los elementos inmersos dentro del diseño de las entradas del sistema, caracterizando cada uno de ellos e identificando las generalidades de dichos elementos.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Comprender el diseño de las entradas de un sistema de información.

Determinar el propósito de entradas y control de un sistema. Conocer las distintas formas de presentar la información. Presentar las entradas de la información en formatos

impresos y de pantalla.

República Bolivariana De Venezuela

I.U.P “Santiago Mariño”

Extensión - Maturín

Profesor: Alumno:

Ramón Marcano Danny Chacón

25.242.773

25/10/2014.

Informe de diseño de entradas y controles

CONCEPTO GENERAL

El diseño de entrada

Es el enlace que une al sistema de información con el mundo y sus usuarios.

En este diseño existen aspectos generales que todos los analistas deben tener en cuenta, éstos son:

1. Objetivos del diseño de entrada.

2. Captura de datos para la entrada.

Los sistemas de control

Se aplican en esencia para los organismos vivos, las máquinas y las organizaciones. Estos sistemas fueron relacionados por primera vez en 1948 por Norbert Wiener en su obra Cibernética y Sociedad con aplicación en la teoría de los mecanismos de control. Un sistema de control está definido como un conjunto de componentes que pueden regular su propia conducta o la de otro sistema con el fin de lograr un funcionamiento predeterminado, de modo que se reduzcan las probabilidades de fallos y se obtengan los resultados buscados.

CARACTERISTICAS DE LOS DISPOSITIVOS DE ENTRADA

Las especificaciones de diseño describen las características del sistema, los componentes o elementos del sistema y la forma en que estos aparecerán ante los usuarios. Para muchos usuarios, el éxito de un sistema está relacionado con la creencia que tengan sobre si el sistema tiene las características adecuadas.

ASPECTOS QUE GUIAN EL DISEÑO DE ENTRADAS

El diseño de la entrada es el enlace que une al sistema de información con el mundo y sus usuarios. Algunos aspectos del diseño cambian, lo que depende de si el sistema está orientado hacia lotes o en línea. Pero sin considerar el sistema, existen aspectos generales en la entrada que todos los analistas deben tener en cuenta, entre ellos encontramos:

OBJETIVOS DEL DISEÑO DE LA ENTRADA

El diseño de la entrada consiste en el desarrollo de especificaciones y procedimientos para la preparación de datos, la realización de los pasos necesarios para poner los datos de una transacción en una forma utilizable para su procesamiento, así como la entrada de los datos a la computadora para su procesamiento.

Cinco objetivos guían el diseño de entrada y se enfocan a controlar la cantidad de entradas que se requiere.

Control de la calidad de entrada.

Evitar los retrasos. Evitar los errores en los datos. Evitar los pasos adicionales. Mantener la sencillez del proceso

CONTROL DE LA CANTIDAD DE LA ENTRADA

Un diseño efectivo controla la cantidad de datos que entrarán. Existen varias razones por las cuales un buen diseñador debe controlar la cantidad de datos en la entrada:

Las operaciones de preparación y entrada dependen de las personas dado que los costos de mano de obra son altos y la preparación de ingreso de los datos también lo son.

La fase de entrada puede ser un proceso lento que toma mucho más tiempo que el que necesitan las computadoras para realizar sus tareas.

Al reducir los requerimientos de entrada, el analista acelerará el proceso en su totalidad desde la captación de los datos hasta su procesamiento y así proporcionar los resultados a los usuarios.

EVITAR LA DEMORA

Cuando el proceso se demora debido a la preparación de los datos o la entrada de los mismos, las causas se conocen como CUELLO DE BOTELLA. Evitar los cuellos de botella cuando se diseña la entrada debe ser un objetivo fundamental para el analista. Ya se conoce una forma de reducir los cuellos de botella por medio del uso de datos retornables.

EVITAR LOS ERRORES EN LOS DATOS

La tasa de errores depende de la cantidad de datos, ya que entre más pequeña sea esta menores serán las oportunidades para cometer errores.

EVITAR LOS PASOS ADICIONALES

Algunas veces el volumen de transacciones y la cantidad de datos en preparación es algo que no se puede controlar por ello el analista experimentado, evitara diseños para la entrada que traigan una mayor cantidad de pasos a seguir.

MANTENER LA SENCILLEZ DEL PROCESO

Mantener la simplicidad efectiva, un sistema de entrada ajustado a las necesidades del usuario.

CAPTURA DE DATOS PARA LA ENTRADA

Es el proceso o transacción mediante el cual los sistemas informáticos obtienen y registran datos que van a ser procesados para ser información útil y de interés a los usuarios. En la captura de datos es importante tener en cuenta los parámetros establecidos, esto con el fin de encontrar eficacia y eficiencia en la información que se va a suministrar.

OBJETIVOS DE LA CAPTURA DE DATOS

1. Establecer actividades que determinen la manera más eficiente y productiva la realización de la captura de datos.

2. Capturar datos importantes y precisos.

3. Asegurar la calidad de datos teniendo en cuenta los parámetros establecidos o exigidos.

4. Realizar una codificación acertada.

MÉTODOS DE CAPTURA DE DATOS

Los métodos más frecuentes para realizar la captura de datos, son:

1. Cuestionarios

2. Formularios

3. Entrevistas

4. Observaciones directas

5. Presentación de informes

VENTAJAS

Algunas de las ventajas de la captura de datos para la entrada son las siguientes:

Asegurar efectividad en la información. Realizar verificaciones de la información en el sistema a

cualquier momento. Contar con información adecuada en el momento justo. Disminución de errores en los datos ingresados en el

sistema. Mayor productividad por parte de los funcionarios.

DISPOSITIVOS PARA CAPTURA DE DATOS

DISPOSITIVOS OPTICOS

Exploradores OCR (Scanners).

Aplicaciones de los exploradores ópticos. Códigos de barras. Exploradores en forma de varilla. Pluma óptica. Tableta y pluma digitalizadora. Documentos retornables OCR. Recopilación de datos de una fuente original.

DISPOSITIVOS DE RECONOCIMIENTO DE CARACTERES EN TINTA MAGNÉTICA

Formularios sensibles a marcas. Formas perforadas Códigos de barras. Cintas de datos. El uso de terminales inteligentes.

CODIFICACIÓN

Una de las maneras mediante las cuales pueden introducirse los datos, con mayor precisión y eficiencia es utilizando diversos códigos previa-mente establecidos. Al proceso de expresar datos ambiguos o complicados en dígitos o letras que se capturan con facilidad se le denomina codificación.

TIPOS DE CODIFICACIÓN

Códigos secuenciales simples. Códigos de origen alfabético. Códigos de Clasificación. Códigos Nemotécnicos. Ocultado de información.

CALIDAD DE LA ENTRADA

La calidad de la entrada de un sistema determina la excelencia en el resultado un procedimiento, se busca que las entradas sean lo más sencillas posibles y estar diseñadas de forma que limiten la posibilidad de que se introduzcan datos incorrectos para ello se utiliza la mejor tecnología y profesionales en la construcción optimizando diseño y eficacia constructiva, consiguiendo de este modo una correcta planificación y ejecución de cada labor.

CONTROLES DEL SISTEMA

Existen varias razones por las cuales un buen diseño de sistemas debe controlar la cantidad de datos en la entrada.

Primero: Las operaciones de preparación y entrada dependen de las personas. Puesto que los costos de la mano de obra son altos, el personal con la preparación e ingreso de datos también lo es. Entonces disminuir los requerimientos de datos puede reducir los costos y puede ocurrir lo mismo con los costos de mano de obra.

Segundo: la fase de entrada puede ser un proceso lento que requiere mucho más tiempo que el que necesitan los computadores para llevar a cabo sus tareas. de hecho, el computador puede permanecer sin hacer nada durante el tiempo en que se preparan los datos y la entrada para su procesamiento. al disminuir los requerimientos para la entrada, el analista puede acelerar todo el proceso desde la captura de datos hasta que los resultados llegan a manos de los usuarios.

El analista también puede modificar las tasas de error de una operación a través del diseño de la entrada, ya que la forma en que deben ingresar los datos puede tener efectos sobre la incidencia de los errores. Otro aspecto del control de errores es la necesidad de detectarlos cuando éstos se presentan. Las verificaciones y balances en los programas para entrada de datos, denominadas técnicas de validación de entradas, también descubren errores en la entrada.

El sistema mejor diseñado se ajusta a las personas que lo utilizarán y al mismo tiempo, proporcionarán métodos para el control de los errores, la simplicidad funciona y es aceptada por los usuarios. en contraste, cuesta trabajo que los usuarios acepten diseños para la entrada que sean complejos o confusos, y no existe ninguna garantía para el éxito al instalar un sistema complejo. en consecuencia, es aconsejable evitar la complejidad cuando hay opciones más sencillas.

VALIDACIÓN DE LA ENTRADA

Los diseños de las entradas tienen como finalidad reducir la posibilidad de cometer errores o equivocaciones durante la entrada de datos. Sin embargo, siempre debe suponer que se presentarán

errores. Estos deben detectarse durante la entrada y corregirse antes de guardar los datos o procesarlos, es mucho más difícil corregir datos equivocados después de almacenarlos que antes de hacerlo. De hecho los datos equivocados se olvidan con frecuencia hasta que alguien utilice un reporte basado en esos datos y cuestiona su exactitud y validez.

CONTROLES DE LOTES

El procesamiento por lotes es un término que significa proceso retardado debido a la acumulación de transacciones en lotes o grupos de registros. Un método para el control de lotes, es el definir un tamaño fijo para éste. Las transacciones se acumulan en grupos de, por ejemplo 50 registros. Cada grupo constituye un lote. Durante el transcurso de la jornada de trabajo es indudable que se acumulará más de un lote, por consiguiente, la administración desea asegurarse de que todos los lotes sean procesados y que ninguno se pierda o se pase por alto. Conocer el número de lotes acumulados y enviados para su procesamiento es de gran ayuda.

MÉTODOS DE CONTROL DE LOTES

CONTROLES DEL SISTEMA

Los controles del sistema son restricciones impuestas a un usuario o un sistema y se usan para proteger los sistemas contra los riesgos, o para reducir el daño causado a los sistemas, las aplicaciones y los datos. Los controles se implementan no solo para el acceso, sino para implementar políticas y asegurar que no se introduzcan datos absurdos en las bases de datos corporativas.

CONTROLES COMUNES PARA PROTEGER EL SISTEMA DE INFORMACIÓN.

Solidez del programa y controles de introducción de datos. Respaldo. Controles de acceso. Transacciones atómicas. Rastro de verificación contable.

Solidez del programa y controles de introducción de datos.

Un programa muy sólido incluye código que produce de inmediato un mensaje si un usuario se equivoca o intenta alterar un proceso. Por ejemplo un sitio web un sitio web invita a los usuarios y los operadores a generar contraseñas que no sean fáciles de adivinar, cantidad de caracteres o inclusión de números etc.

Respaldo

Es probable que el modo más fácil de protección contra la perdida de datos sea duplicar de manera automática todos los datos cada cierto tiempo, un proceso denominado respaldo de los datos.

Controles de acceso

Son medidas adoptadas para asegurar que solo quienes están autorizados tengan acceso a una computadora o red o a ciertas aplicaciones o datos. Un modo de bloquear el acceso a una computadora es encerarla de manera física en una instalación en la cual solo los usuarios autorizados puedan acceder con la misma llave física o identificaciones de usuario intransferibles.

Transacciones atómicas

Una transacción atómica es un conjunto de transacciones indivisibles que se ejecutan todas o ninguna; nunca solo una parte. La utilización de transacciones atómicas asegura que ocurren solo entradas completas en todos los archivos adecuados.

Rastro de verificación contable.

Son una serie de hechos documentados que ayudan a detectar quien registro cuales transacciones, en que momento y bajo la aprobación de quien.

MEDIDAS DE SEGURIDAD

*FIREWALL

Consiste en medidas de hardware y software que bloquean el acceso a recursos de cómputo.

*SERVIDOR PROXY

Representa otro servidor para todas las solicitudes de recursos dentro de la red confiable.

*AUTENTICACIÓN

Es el proceso de asegurar que la persona que envía un mensaje de usted en esencia en tal persona.

*CIFRADO

El cifrado utiliza un algoritmo matemático, el cual es una formula y una clave. La calve es una combinación única de bits que deben emplearse en una fórmula para descifrar el criptograma.

*SEGURIDAD DE CAPA TRANSPARENTE

Es la combinación de múltiples calves para asegurar el uso de un sistema, una clave pública y una personal para el usuario..

*FIRMAS DIGITALES.

Es un modo de autentificar los mensajes en línea, es similar a una firma física pero implementada en forma digital donde esta firma va inmersa en los documentos y procedimientos del sistema y está compuesta y cifrada de forma personal o institucional.

CONCLUSIONES

• El diseño de las entradas dentro de un sistema de información permite conocer las necesidades de los usuarios por medio de distintas herramientas que facilitan la recopilación de datos para el analista.

• Garantizar la correcta calidad en la entrada de un sistema determina la excelencia en todo el proceso, ya que se detectan posibles fallos que deben ser arreglados, evitando así una mala gestión de la información recibida.

• Mantener un control de un sistema de información es de vital importancia para asegurar la efectividad y seguridad en el diseño y desarrollo de un sistema de información.