Diseño de cargos

DISEÑO DE CARGOS PARA LA EMPRESA

FANTASÍAS NEW YORK

JESSIKA ZARITH GIRALDO BETANCUR

UNIVERSIDAD CATÓLICA DE PEREIRA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS

PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

PRÁCTICAS ACADÉMICAS

PEREIRA

2012

2


FANTASÍAS NEW YORK

JESSIKA ZARITH GIRALDO BETANCUR

INFORME DE PRÁCTICA ACADÉMICA

TUTOR

JOSÉ ARIEL GALVIS GONZÁLEZ

UNIVERSIDAD CATÓLICA DE PEREIRA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS

PROGRAMA DE ADINISTRACIÓN DE EMPRESAS

PRÁCTICAS ACADÉMICAS

PEREIRA

2012

3

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN .................................................................................................................. 6

1. PRESENTACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN O SITIO DE PRÁCTICA .................... 6

1.1 ASPECTOS GENERALES DE LA ORGANIZACIÓN: ........................................ 8

1.2 Nombre de la organización: ................................................................................. 8

1.8 Misión: ................................................................................................................. 8

1.9 Visión: .................................................................................................................. 8

1.10. Estructura Organizacional: (Elaboración Propia) ............................................. 9

1.11. Área en la que se ubica la práctica: .................................................................. 9

2. DIAGNÓSTICO DEL ÁREA DE INTERVENCIÓN O IDENTIFICACIÓN DE LAS

NECESIDADES ................................................................................................................... 10

3. EJE DE INTERVENCIÓN: ............................................................................................. 10

4. JUSTIFICACIÓN DEL EJE DE INTERVENCIÓN .................................................... 11

5. OBJETIVOS.................................................................................................................. 12

5.1. GENERAL: ................................................................................................................ 12

5.2. ESPECÍFICOS: .......................................................................................................... 12

6. MARCO TEÓRICO ...................................................................................................... 13

SISTEMA CENTRALIZADO FUNCIONAL: ................................................................ 13

SISTEMA DESCENTRALIZADO DIVISIONAL .......................................................... 14

SISTEMA FORMAL ADAPTATIVO: ............................................................................ 14

SISTEMA INNOVATIVO: .............................................................................................. 14

i. DESCRIPCIÓN DEL CARGO: ................................................................................ 15

ii. ANÁLISIS DEL CARGO: ........................................................................................ 16

MÉTODOS DE DESCRIPCIÓN Y ANÁLISIS DE CARGOS: ...................................... 17

iii. DISEÑO DEL CARGO: ............................................................................................ 17

7. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES PLANEADAS ................................................. 18

8. PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS .......................................... 19

9. CONCLUSIONES ............................................................................................................ 20

10. RECOMENDACIONES ............................................................................................... 21

4

11. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS .......................................................................... 23

LISTA DE APÉNDICES

Apéndice. 1 Identificación del cargo Gerente General......................................................... 24

Apéndice. 2 Identificación del cargo Tesorería .................................................................... 26

Apéndice. 3 Identificación del cargo Responsable contable, tributario y financiero ........... 28

Apéndice. 4 Identificación del cargo Auxiliar Contable y manejo de Recursos Humanos.. 30

Apéndice. 5 Identificación del cargo Responsable centro de acopio y distribución ............ 32

Apéndice. 6 Identificación del cargo Apoyo centro de acopio y distribución (Inventario) 34

Apéndice. 7 Identificación del cargo Responsable de compras ........................................... 36

Apéndice. 8 Identificación del cargo Administrador punto de venta ................................... 38

Apéndice. 9 Identificación del cargo Responsable de Sección ............................................ 40

Apéndice. 10 Identificación del cargo Apoyo sección ......................................................... 42

Apéndice. 11 Identificación del cargo Empacador ............................................................... 43

Apéndice. 12 Identificación del cargo Cajeros ..................................................................... 45

Apéndice. 13 Identificación del cargo Aseo ......................................................................... 47

Apéndice. 14 Identificación del cargo Seguridad ................................................................. 48

Apéndice. 15 Identificación del cargo Conductor ................................................................ 49

LISTA DE ANEXOS

Anexo A. Cuestionario (Figueroa & Aguilera, 2005) .......................................................... 51

Anexo B. Instrumento para la descripción del cargo............................................................ 53

5

SÍNTESIS

El presente proyecto tuvo como objetivo

principal realizar un análisis ocupacional y el

diseño de cargos para la empresa Fantasías

New York de la ciudad de Pereira, con el

propósito de generar una nueva estructura

organizacional, que minimice la presencia de

conflictos funcionales en la compañía.

El análisis y diseño de cargos es de gran

importancia para la compañía, ya que contará

con un efectivo análisis de puestos de trabajo

y sus respectivas descripciones, con el fin de

establecer con exactitud funciones,

responsabilidades y requerimientos que debe

tener cada integrante para desempeñar un

cargo, y evitar disfuncionalidades en sus

actividades. Para realizar el trabajo se efectuó

una investigación de campo, recopilando

información, en la que se indagó, entrevistó y

visualizó a cada integrante, para luego

describir, analizar y diseñar cada uno de los

cargos.

Descriptores: Estructura formal, Descripción

de cargos, Análisis de cargos, Diseño de

cargos, cargo, Función, Tarea, Eficiencia

ABSTRACT

The main idea of this project is to realize an

occupational analysis and design the work

positions for the company Fantasias New

York at the city of Pereira, with the purpose

of creating a new organizational structure, to

minimize the presence of functional conflict.

The analysis and design of work positions it’s

too important for the company, because it

will shows an effective analysis of jobs and

their descriptions, in order to establish the

exact roles, responsibilities an requirements

that each member should have to perform a

position, and avoid dysfunctional activities.

This project was conducted by a field

research, gathering information, inquired,

visualized and interviewed each member, and

then describe, analyzed and design each of

the roles.

Keywords: Formal structure, Description of

roles, Analysis of roles, Design roles, Role,

Function, Task, Efficiency

SÍNTESIS

6


FANTASIAS NEW YORK

INTRODUCCIÓN

Una vez que las empresas se constituyen generalmente lo hacen bajo un esquema informal,

cuando se dan cuenta de la necesidad de sostenerse, sobrevivir y progresar en el tiempo,

deben cambiar sus concepciones y formas de actuar para ser más eficientes y competitivos,

por lo tanto, deben transformarse a esquemas de formalización.

En el caso específico de Fantasías New York se ha identificado la necesidad de restaurar

procesos que dificultan el adecuado funcionamiento de las actividades, buscando mejorar

metodologías e instrumentos de trabajo que permitan una mayor productividad.

Este trabajo de práctica tiene como intención diagnosticar la situación presente de la

empresa realizando un análisis ocupacional y a partir de allí identificar las falencias y

proponer una estructura organizacional de carácter formal para lo que se requiere el diseño

de los cargos que respondan a las necesidades actuales y del próximo futuro con el

propósito de ser más eficientes, productivos y competitivos

1. PRESENTACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN O SITIO DE PRÁCTICA

Comercializadora Fantasías New York

El inicio de lo que hoy en día es Fantasías New York, tuvo origen en Febrero de 1984 con

el empuje del señor Francisco Alberto Giraldo Giraldo, un hombre con espíritu

emprendedor y persistente, que inició comercializando productos de dama, en especial

fantasía comprada en plaza nacional y que luego de un tiempo de recorrido, éste tuvo la

oportunidad de ingresar a mercados más amplios para la compra de productos.

En primera instancia, el señor Giraldo con el deseo de crecer y fortalecer su negocio se

lanzó al mercado americano (Estados Unidos) para la compra de fantasía, lo cual le

permitió afianzar su negocio en la ciudad de Pereira y negociar en pueblos aledaños

comercializando productos al por mayor y al detal.

La empresa durante su historia y recorrido comercial ha presentado altibajos de gran

importancia, uno de ellos presentado entre los años 1994-1998 en la administración del

presidente Samper, con la crisis económica que generó gran incertidumbre en la población

colombiana, pues el dólar tuvo un gran impacto de revaluación permanente con precios

inestables en menos de tres meses; adicionalmente se dieron unas tasas de interés

desbordadas, nunca antes vistas en la historia. Tal suceso tuvo un gran impacto comercial

7

en la empresa, ya que ésta se encontraba con deudas pendientes por pagar en el exterior,

incurriendo en altos costos adicionales.

Debido a lo anterior la empresa se vio obligada a frenar importaciones, lo cual generó

carencia de productos y en consecuencia el no pago de los clientes que estaban en cartera,

quienes tomaron como excusa la crisis para no pagar sus deudas. Esta situación

desencadenó en problemas de capital de trabajo conduciendo a la empresa a acudir a la ley

550 o ley de quiebras, como único recurso para poder continuar con sus actividades

comerciales.

A pesar de lo anterior y de otras situaciones críticas, basados en la tenacidad, trayectoria y

creatividad de su fundador la empresa ha logrado sostenerse a través del tiempo.

Superados los acontecimientos de crisis y aprovechando las condiciones favorables, el

dueño tomó la decisión de abrir nuevos puntos de venta para recuperar capital representado

en inventarios y disponer de liquidez para realizar nuevas inversiones.

Luego de un trayecto de recuperación y en la búsqueda de variedad y precios competitivos,

la empresa se dispone a buscar países emergentes como China, con el cual comienza a tener

una estrecha relación de negocios, y le permite abrir su campo de acción para comenzar a

introducir otro tipo de productos al negocio, identificando la necesidad de dar una atención

completa a sus clientes.

En este nuevo momento de la empresa y buscando dar continuidad a su actividad central y

con el firme propósito de seguir mejorando, se identifica la necesidad de diseñar una

estructura organizacional por departamentos en aras de una mejor ejecución de los procesos

y permitir un trabajo más efectivo con sus clientes.

En la actualidad se cuenta con una empresa importadora mayorista de compra y venta de

productos terminados dedicada a la comercialización al por mayor y al detal ofreciendo

productos de diferentes líneas de fabricación nacional y extranjera como: cacharrería,

cosméticos, juguetería, piñatería, platería, goldfille, decoración, fantasía, herrajes, peluches,

expresión social, hogar, electrodomésticos, papelería, lencería, cuero, ropa y calzado, ropa

interior, bebes, flores artificiales y otros. Se dispone de 4 puntos de venta a nivel nacional,

con una filial en China que es la encargada de exportar hacia Colombia y otros países los

productos a comercializar.

Para el 2012 la empresa cuenta con un promedio de 80 empleados y a futuro tiene como

objetivo individualizar la parte comercial en dos unidades de negocio diferentes, una para

atender al cliente detallista que regularmente compra para su consumo y la segunda se

encargará de atender el cliente mayorista que se caracteriza por ser intermediario comercial,

es decir, se convierte en un canal de distribución.

8

1.1 ASPECTOS GENERALES DE LA ORGANIZACIÓN:

1.2 Nombre de la organización: Fantasías New York

1.3 NIT: 900212035

1.4 Dirección: Carrera 8va No. 16-53 (2do piso)

1.5 Número de teléfono: 3 34 82 82

1.6 Página Web: administració[email protected]

1.7 Principios/valores corporativos:

Honestidad: Actuar con sinceridad, rectitud, transparencia, integrando todos los

demás principios éticos y morales.

Tolerancia: Respetar o considerar las opiniones o prácticas de los demás, aunque

sean diferentes a las nuestras.

Excelencia: A través del aprendizaje y el mejoramiento continuo volver un

hábito de vida el hacer las cosas con alta calidad.

Compromiso: Responsabilidad, disciplina y dedicación de esfuerzos al logro de

los objetivos propuestos.

Sinergia: A través del trabajo en equipo, unificar esfuerzos para utilizar

efectivamente los recursos y capacidades organizacionales en la generación de

valor

Fuente: Elaboración propia

1.8 Misión: Somos un equipo de trabajo que comercializa productos de la mejor

calidad, mucha variedad, prestando un excelente servicio de intermediación

comercial para con nuestros clientes al detalle y al por mayor contando con el mejor

de los precios.

(En proceso de construcción)

Fuente: Fantasías New York.

1.9 Visión: Seremos la empresa preferida de nuestros clientes y consumidores,

buscando consolidar un mercado local, departamental, regional y nacional.

Fuente: Fantasías New York.

1.10 Número de empleados: 80 aprox.

9

1.10. Estructura Organizacional: (Elaboración Propia)

1.11. Área en la que se ubica la práctica: La organización está estructurada por áreas:

administrativa, financiera y recursos humanos. La práctica académica de la

estudiante, se desarrollará en el área administrativa. Pero sin embargo tendrá

comunicación con todos los cargos de la empresa.

10

2. DIAGNÓSTICO DEL ÁREA DE INTERVENCIÓN O IDENTIFICACIÓN

DE LAS NECESIDADES

Dado el nivel de desarrollo que ha alcanzado la empresa y las proyecciones que tiene su

gerente fundador, se identifica de forma clara la necesidad de ir formalizando la

organización buscando responder efectivamente en las problemáticas actuales propiciadas

por el alto nivel de informalidad, inadecuada comunicación, falta de claridad en las

funciones, cargos y procesos que se evidencia de manera inconveniente en la mala

prestación del servicio a los clientes y la dificultad para crecer. Su gerente, en este

momento es consciente de la problemática y es así como decide intervenir, de una parte

propiciando el espacio para el proceso de la práctica empresarial y de la otra, participar

muy activamente en el cambio de la situación de informalidad a una de mayor formalidad,

para lo cual está de acuerdo y aprueba iniciar la realización de un proyecto para el análisis

ocupacional y el diseño de cargos de la organización, tendiente a generar una nueva

estructura organizacional, que responda a las necesidades actuales y quede proyectada a las

necesidades y retos futuros.

3. EJE DE INTERVENCIÓN:

El eje de intervención de esta práctica es el área administrativa de la empresa Fantasías

Nueva York y de manera concreta, en la gerencia que es la encargada de definir la

estructura organizacional y su funcionamiento. Es la gerencia quien identifica, concibe,

define y pone en marcha la estructura organizacional; teniendo en cuenta que ésta puede ser

de carácter INFORMAL o de carácter FORMAL.

Para estudiar una estructura organizacional bien sea a nivel diagnóstico y/o de intervención

es imperativo realizar un análisis del trabajo o análisis ocupacional, identificar tareas,

relaciones, procedimientos, condiciones de desempeño del trabajo y los objetivos que se

persiguen con los mismos, en otras palabras, es necesario la descripción y el diseño de los

trabajos.

11

4. JUSTIFICACIÓN DEL EJE DE INTERVENCIÓN

Una vez conocida el área de intervención y la metodología que se desarrollará durante todo

el proyecto de práctica, es importante resaltar que este trabajo de análisis ocupacional y

diseño de cargos, tiene como finalidad ser de utilidad para todos los participantes, entre

ellos la organización como tal, la estudiante que desarrolla el proyecto y la universidad

como ente formativo en este proceso

La organización en su proceso de cambio y desarrollo de nuevos métodos que permitan

mayor eficiencia, encuentran en este proyecto, un medio para estructurar y formalizar la

organización, y a su vez solucionar problemas de disfuncionalidad para un mejor desarrollo

de sus actividades.

Lo cual, permite identificar falencias y proponer una estructura de carácter formal que

responda a sus necesidades actuales y futuras, para incrementar indicadores de eficiencia,

productividad y competitividad.

En segunda instancia, está el aprendizaje que adquiere la practicante, al enfrentarse al día a

día de una organización que está en desarrollo, y en la cual tiene la posibilidad de enlazar

con la realidad los conceptos teóricos que recibió durante su formación académica, e iniciar

un proceso de apertura en el campo laboral, viviendo experiencias que la edificarán y le

indicaran su camino como profesional.

Y finalmente es de suma importancia para la universidad, ya que la práctica académica es

complemento adicional que necesita un estudiante para lograr que toda la concepción

teórica sea aplicada y entendida por el estudiante, para que logre identificar con claridad la

esencia de su carrera.

Y reiterar que el proyecto es un medio para que la universidad y todos sus miembros se

beneficien de un nuevo conocimiento y de las necesidades que tienen los entes lucrativos

como tal para responder a su necesidad desde la educación formal.

12

5. OBJETIVOS

5.1. GENERAL:

Realizar diseño de cargos de la empresa Fantasías New York

5.2. ESPECÍFICOS:

Identificar y describir las tareas o funciones generales que actualmente

desarrolla cada puesto de trabajo en la empresa Fantasías New York.

Realizar un análisis ocupacional de la empresa Fantasías New York, con el

propósito de obtener las funciones, responsabilidades, y requisitos que exigen

los cargos

Diseñar cada uno de los cargos para la empresa con el respectivo aval del

gerente general.

13

6. MARCO TEÓRICO

Cuando las organizaciones se constituyen bajo una estructura informal, ésta en gran medida

depende de las características personales de sus líderes o cualquier otro rol, más que lo que

deberían esperar del ocupante de un rol de liderazgo u otro en particular; en estos casos, la

organización puede enfrentar problemas de supervivencia con el cambio inoportuno de

quiénes lideran o realizan otras labores, pues las conductas oscilantes en la organización

con el remplazo de un nuevo ocupante puede verse condicionado aun mas por un sistema

social1, que por el sistema formal.

Una vez que las empresas alcanzan un nivel de desarrollo, éstas requieren de un sistema

formal mucho más estructurado y definido que permita una labor más eficiente de la

compañía a través de su capital humano. Donde, la planificación y diseño de la estructura

del sistema social, es uno de los pilares que permite formalizar el sistema; y de esta manera

tener una descripción minuciosa que especifique cada una de funciones que debe

desempeñar cada cargo, con la no dependencia de ciertos individuos claves.

El sistema formal, es el medio para lograr q dichas tareas y funciones (cargo) desarrolladas

por los colaboradores adquieran un nivel de formalismo que evite la dependencia de un

sistema social informal, donde prime la influencia del individuo sobre el rol y no el rol

sobre individuo. Por ello la necesidad del sistema formal como: “sistema artificial,

diseñado […) por el hombre, [con el) fin […) de aumentar la eficiencia del sistema social,

acelerando ciertas características, regulando otras e inhibiendo aquellas consideradas

disfuncionales”2(Bertoglio J. O., 1982, pág. 122), el cual, es el medio para establecer las

condiciones necesarias para que la organización social marche con efectividad.

En base a los tipos de estructuras organizacionales, según Ansoff y Brandenburg, se

distinguen cuatro tipos básicos de sistemas formales: (Bertoglio J. O., 1982)

SISTEMA CENTRALIZADO FUNCIONAL:

“Es la agrupación de actividades similares bajo una división funcional y a cargo de un

administrador responsable por dicha función general. Estos, a su vez, deben informar y son

responsables ante un rol superior que centraliza la gestión” (Ibíd., 1982. Pág. 181), donde

éste último, es el único que posee la información total de la organización, de hecho por eso

el nombre “centralizado”.

1 Sistema social: “comprende a los individuos que ocupan los diferentes roles que establece el sistema

formal y otras veces informal”(Johansen Bertoglio, 1982, pág. 35) 2 Este sistema es el que le da el carácter tal a la organización, Es el que proporciona la identidad colectiva y

determina las nomas de relación de los individuos, interna y externamente. (Bertoglio, 1982, pág. 29)

14

Este tipo de sistema es funcional, en sistemas sociales donde el medio es estable, con un

número reducido de productos más o menos similares en sus líneas de producción.

SISTEMA DESCENTRALIZADO DIVISIONAL:

En el que un grupo de productos, es una división asignada a un ejecutivo. El cual es

responsable de lo estratégico, directivo y operativo, pero sin embrago, todas las decisiones

que conciernen a toda la organización, están en manos de una gerencia general. Y donde la

responsabilidad por diversificación (diferenciación interna) o división del trabajo interno,

está a cargo de la autoridad máxima. En este sentido, el sistema permite un campo

decisional por división, que reduce la responsabilidad del gerente por disponerse a realizar

y a tomar decisiones para todo. Su campo de acción le permite concentrarse en su tarea

principal para desarrollarla de la mejor manera. (Bertoglio J. O., 1982, pág. 183)

SISTEMA FORMAL ADAPTATIVO:

Fue una respuesta para aquellas empresas cuya mezcla de productos variaba en forma

frecuente, siendo éstos de una vida relativamente corta. Por ejemplo para organizaciones de

alto uso tecnológico y que se han dedicado a la defensa del país. Conocido como Forma

Matriz (administración de proyectos). Las empresas constructoras utilizan este tipo de

sistemas, una estructura fluida y flexible, donde hay una continuación rotación de recursos

tanto humanos como materiales.

SISTEMA INNOVATIVO:

Trata de combinar las virtudes de alcanzar un eficiente equilibrio, buenas respuestas

operacionales, estratégica (planificación) y estructural. El modelo se basa en reunir a

unidades (o empresas) actualmente establecidas y rentables, en un grupo de unidades

productivas (o empresas) y entregar el desarrollo de nuevas unidades productivas (o

empresas) a un grupo de innovación. Donde las unidades operativas se limitan a explotar la

situación presente (aumento en la penetración de mercados etc.). Limitar el grupo de

innovación a las actividades de diversificación y asignar responsabilidades de expansión al

grupo de unidades productivas. Es decir, que este modelo tiende a limitar la capacidad de

respuesta de la organización social, siendo este justamente su objetivo.

El hecho de que la organización social busque nuevas medidas de adaptación a los sistemas

formales, es seguro que habrán modificaciones en la estructura formal de los cargos,

entendiéndose éste como: “Relación escrita que establece los deberes y las condiciones

relacionadas con el cargo. Indicando cómo y porque lo hace”(Chiavenato, 1999, pág. 274).

Donde quien lo desarrolla se constituye como una unidad de la organización que debe

15

realizar un conjunto de deberes que lo separan y distinguen de los demás cargos.

(Chiavenato, 2000, págs. 291,292)

Al ocupar determinado cargo, se espera que la persona ejecute las tareas o atribuciones

propias del cargo, dependa de su superior, administre sus subordinados y responda por su

unidad de trabajo.

Cuando se diseña un cargo, se establecen cuatro condiciones fundamentales: (Chiavenato,

2000, págs. 293,294)

a. Contenido del cargo: conjunto de tareas o atribuciones que el ocupante debe cumplir

b. Métodos y procesos de trabajo: cómo cumplir esas atribuciones y tareas

c. Responsabilidad: a quién reporta el ocupante del cargo (relación con su jefe)

d. Autoridad: A quién supervisa o dirige (relación con sus subordinados)

Una vez identificadas estas cuatro condiciones, se da paso a la conceptualización de cada

uno de los términos, que serán utilizados en la metodología: i. Descripción, ii. Análisis y

iii. Diseño de cargos

Es decir, que implementar y/o modificar dichos cargos, contempla la conceptualización de

descripción, análisis y diseño de cargos.

i. DESCRIPCIÓN DEL CARGO: tiene como objetivo conocer el contenido del puesto de

trabajo, determinando los deberes y las responsabilidades que comprende. “Es un

proceso que consiste en enumerar las tareas o funciones que lo conforman y lo

diferencian de los demás cargos de la empresa; es la enumeración detallada de las

funciones o tareas del cargo (qué hace el ocupante), […) periodicidad de la ejecución

(cuándo lo hace), métodos aplicados para la ejecución de las funciones o tareas (cómo

lo hace), y los objetivos del cargo (por qué lo hace).” (Chiavenato, 2000, pág. 331)

La descripción, está orientada a los aspectos intrínsecos, como la reunión de todas aquellas

actividades realizadas por el ocupante del cargo.

Es decir:

1. Nombre del cargo

2. Posición del cargo en el organigrama

a. Nivel del cargo

b. Subordinación

c. Supervisión

d. Comunicaciones colaterales (con otros cargos)

3. Naturaleza del cargo: función principal

4. Contenido del cargo: Tareas o funciones (diarias, semanales, mensuales, anuales,

esporádicas)

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ii. ANÁLISIS DEL CARGO: una vez conocido el contenido del cargo, “se analiza el

cargo en relación con los aspectos extrínsecos, […) los requisitos que el cargo exige a

su ocupante” (Chiavenato, 2000, pág. 333)

Aquí se estudian y se determinan los requisitos de calificación, responsabilidades implícitas

y las condiciones que el cargo exige para ser desempeñado adecuadamente. Es decir, aquí

se evalúan y clasifican los cargos, con el propósito de compararlos. (Ibíd., 2000, pág. 333)

Esta etapa permite determinar el alcance total de los cargos, lo cual influye en el logro de

los objetivos organizacionales.

Se establecen factores específicos sobre:

1. Requisitos intelectuales: Exigencias intelectuales del cargo que debe poseer el

empleado para desempeñar el cargo adecuadamente.

a. Instrucción básica necesaria

b. Experiencia necesaria

c. Iniciativa necesaria

d. Aptitudes necesarias

2. Responsabilidades implícitas: responsabilidad adicional que tiene el ocupante por

supervisión directa e indirecta del trabajo de sus subordinados, agregando pérdidas

y ganancias.

a. Por supervisión de personal

b. Por materiales, herramientas y equipos

c. Por métodos y procesos

d. Por dinero, títulos valores o documentos

e. Por información confidencial

f. Por seguridad de terceros (contactos internos y externos)

3. Requisitos físicos: Se refiere a la cantidad y la continuidad de energía y de esfuerzos

físico y mental requeridos, fatiga provocada, constitución física que necesita el

empleado para desempeñar el cargo.

a. Esfuerzo físico necesario

b. Concentración necesaria (visual)

c. Destreza o habilidad

d. Constitución física necesaria

4. Condiciones de trabajo: evalúan el grado de adaptación del ser humano al ambiente

y al equipo, y facilitan su desempeño. Ya que el lugar de trabajo puede estar sujeto a

riesgos y/o molesto, por ello el determinar si el ocupante puede adaptarse,

manteniendo su productividad y rendimiento.

a. Ambiente de trabajo

b. Riesgos Inherentes

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MÉTODOS DE DESCRIPCIÓN Y ANÁLISIS DE CARGOS:

Para la obtención y manejo de información, los métodos más utilizados según Idalberto

(Chiavenato, 2000, págs. 338-343)son:

1. Observación directa: Uno de los más utilizados, especialmente para operaciones

manuales y repetitivas.

Se efectúa observando al ocupante del cargo, de manera directa y dinámica, en

pleno ejercicio de sus funciones, mientras el analista de cargos anota los datos

clave en el documento de análisis de cargos.

2. Cuestionario: se recolecta información, a través de un cuestionario, que es llenado

por el ocupante o su superior, registrando todas las indicaciones posibles acerca del

cargo, su contenido y sus características. El cuestionario, antes de ser aplicado, debe

ser conocido al menos por un ocupante del cargo y su superior, para determinar la

pertinencia de las preguntas y así dar su aprobación.

3. Entrevista: enfoque flexible y productivo en el análisis de cargos. Consiste en

recolectar los elementos relacionados con el cargo que se pretende analizar,

mediante un acercamiento directo y verbal con el ocupante y/o su jefe directo.

De una entrevista bien estructurada, es posible obtener información de todos los

aspectos del cargo, naturaleza y secuencia de las diversas tareas que comprende el

cargo y su relación con otros. Garantiza una interacción frente a frente, entre el

ocupante y el analista, donde es posible resolver instantáneamente dudas o

inquietudes.

4. Métodos mixtos: este método permite contrarrestar desventajas y obtener el mayor

provecho de las ventajas de cada una de las tres mencionadas. Los más utilizados

son: a. cuestionario y entrevista con el ocupante del cargo b. Cuestionario con el

ocupante y entrevista con el superior c. Cuestionario y entrevista con superior d.

observación directa con ocupante y entrevista con el superior e. cuestionario y

observación con el ocupante f. cuestionario con el superior y observación con el

ocupante.

Una vez determinado el método y desarrollado la recolección (descripción) y análisis de la

información, se procede a:

iii. DISEÑO DEL CARGO: es la especificación del contenido, métodos de trabajo y

relaciones con los demás cargos para cumplir requisitos tecnológicos, empresariales,

sociales y personales del ocupante del cargo.

Éste representa el modelo que los administradores emplean para proyectar los cargos

individuales y combinarlos en unidades, departamentos y organizaciones.

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7. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES PLANEADAS

Actividades

CRONOGRAMA PROYECTO PRACTICA ACADEMICA FANTASIAS NEW YORK

jul-07 ago-08 sep-09 oct-10 nov-11

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

Conocimiento básico de la empresa

Informe de Ubicación a Dpto. de Prácticas

Conocimiento de la empresa por parte de la estudiante a su tutor de práctica y posible eje de intervención

Contextualización y determinación eje de intervención de práctica con jefe inmediato, tutor y practicante

Búsqueda de Bibliografía

Recopilación de información de tareas, funciones y responsabilidades generales de cada cargo

Entrega de Primer Informe aprobado a jefe inmediato y tutor (plan de practica)

Retroalimentación de diseño y descripción de cargos con tutor

Carta de aprobación por tutor y jefe inmediato del primer informe a Dpto. de Prácticas

Realización del Marco Teórico del trabajo

Entrega del Segundo informe a jefe inmediato y tutor (Informe de avance)

Retroalimentación, orden y estructura del trabajo de práctica con tutor

Desarrollo del análisis de cargos junto con jefe inmediato

Carta de aprobación por tutor y jefe inmediato del segundo informe a Dpto. de Prácticas /Reunión cierre de semestre

Reunión Jefe inmediato, tutor y practicante, modificaciones al organigrama de la empresa

Entrega de Borrador Final a tutor y jefe inmediato

Desarrollo del diseño de cargos

Reunión para culminación y cierre de la estructura orgánica

Entrega de lista de chequeo firmada por el tutor

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8. PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS

De antemano conociendo que el proyecto tiene como tema principal el diseño de cargos, su

desarrollo se efectúo de la siguiente manera:

Primero se determino los cargos a describir, a los cuales se les realizo una recopilación de

información, a través de: entrevista con los cargos más dispendiosos, acompañados por un

cuestionario, y para los cargos operativos, se recopiló información a través del método de

observación directa, con ayuda de un cuestionario que fue diligenciado por cada un de ellos

para obtener mas información.

Finalmente con ayuda del gerente, se realizo el análisis de cada uno de los cargos con otros

ejemplares similares de comparación, para dar inicio a la descripción de cada uno de ellos

con las correcciones pertinentes.

El desarrollo y aplicación de este proyecto aún no esta puesto en marcha, ya que se requiere

de tiempo de adaptación y aprendizaje por parte de los integrantes, sin embargo, aquí está

la reformulación y re direccionamiento que el empresario quiere darle a la organización.

Al presentarse disfuncionalidad entre administrador general y de punto de venta, se

determinó que solo se contará con gerente general que supervise al administrador

del punto de venta.

El cargo de apoyo en sistemas se descontinuo, ya que se llego a la conclusión que es

un rol que esta en subcontratación y el cual implica costos adicionales por la

presencia de un cargo permanente en la empresa.

El cargo de contador, tomó responsabilidades adicionales, re nombrado como:

Responsable contable, tributario y financiero, el cual acoge tareas y funciones que

cumplía el administrador general, y otras adicionales que fueron solicitadas por el

empresario. Se aconsejó al gerente, adicionar un puesto de trabajo de control para

este cargo que en reformulaciones futuras será tenido en cuenta.

El jefe de bodega, su nombre cambia a: Responsable de centro de acopio y

distribución, el cual se le agregaron nueva responsabilidades y supervisión sobre

otros cargos de apoyo, entre ellos: inventario y supernumerarios del centro de

acopio.

Conociendo que gerencia realizaba funciones que le correspondían a compras, se

creo un puesto de trabajo: Responsable de compras, el cual adquirió funciones y

tareas que no debería realizar gerencia.

El administrador de punto de venta, se le minimizaron cargos por supervisión,

donde primero se descontinuo el cargo de Mantenimiento y recuperación de

productos, el cual se estableció como innecesario, y que conlleva muchos costos de

mantención. Pues se analizó que siempre se mantendría el problema en los

productos y aun se incrementaría más el trabajo si se continuaba con este puesto de

trabajo.

20

El puesto de diseño y catalogo, será adherido a una de las funciones que debe

realizar el ocupante que desarrolle recepción, verificación e ingreso de mercancía,

es decir uno de los supernumerarios del centro de acopio.

9. CONCLUSIONES

Conociendo que la organización depende en gran medida de su estructura formal bien

estructurada, y donde los recursos humanos son los que posibilitan ese desarrollo

adecuado de la organización, se determina que darle forma a cada uno de los cargos que

constituyen la empresa, permite que esa estructura formal se solidifique y permite una

mejor función de los procesos y procedimientos.

El haber desarrollado en este proyecto el análisis y diseño de cargos, es la apertura para

continuar tomando medidas de ajuste a cada uno de los puestos de trabajo, es decir, que

periódicamente cada uno de los cargos deben actualizarse de acuerdo a las exigencias

que demande la realidad del rol a desempeñar para desarrollar cada vez mejor la

función y obligación que tiene bajo su responsabilidad.

Una vez culminado el análisis y diseño de cargos de la organización, y considerando lo

anteriormente dicho, se puede concluir que:

El proyecto de práctica profesional cumple con el objetivo general propuesto, de

análisis y diseño de cargos reajustado y formalizado en la empresa Fantasías New York,

es de relevada importancia y práctica, para contar con mejores índices de eficiencia,

productividad y competitividad.

21

10. RECOMENDACIONES

Partiendo de las conclusiones se recomienda que dichos puestos de trabajo no son

estables, estáticos ni definitivos, están en continua evolución, innovación y

cambios continuos de adaptación; por ende, es importante que este paso de

formalizarlos, continúe con el propósito de retroalimentar cada uno de ellos , ya que

el medio obliga constantemente a adaptarse a transformaciones tecnológicas,

económicas, sociales, culturales y legales, lo que implica el continuo

restablecimiento y re direccionamiento de las tareas, atribuciones y funciones

establecidas actualmente de cada uno de los cargos.

Una vez identificado que la empresa busca todos los días incursionar aun más en el

sistema descentralizado divisional, es importante recomendar al empresario, que

tome muy en serio la tarea que pretende desarrollar, evitando confundirse en el día a

día y, dedicarse en sus prioridades de determinación de estrategias en base a las

tendencias del entorno que son su función principal.

Se le recomienda al empresario, que dado el tamaño y proyección de la empresa,

ésta requiere de nuevos puestos de trabajo, que aunque ahora no se consideraron, se

deben tener muy presentes para un mejor desarrollo de las actividades. Entre los

cargos que se recomiendan al gerente están:

Departamento de Recursos Humanos: es claro que la labor de recursos humanos se

desarrolla como funciones que le corresponden a otro cargo, pero es pertinente que

se tenga la concepción clara de lo que comprende adicionalmente contar con esta

dependencia, ya que no solo se constituye como la parte legal en donde se cumple

con los lineamientos del estado, sino en otros beneficios adicionales que pueden

permitir un mejor desarrollo de las actividades por parte de los integrantes. Sin dejar

de resaltar que los colaboradores cuentan con beneficios e incentivos existentes

adicionales a lo legal, pero que si es importante reforzar en cuanto a la educación y

capacitación constante a los integrantes para el mejor funcionamiento de las

operaciones. Como otras funciones adicionales que son importantes que se

desarrollen.

Además es de aclarar que el cargo que ahora tiene la responsabilidad de llevar a

cabo funciones de recursos humanos, debe especializarse en uno de ambos para

desarrollar con mayor efectividad su trabajo.

Y de gran importancia es que antes de incorporar un nuevo integrante a la

organización, se recomienda realizar una inducción o entrenamiento previo, para

contar con personal informado en la labor que debe desempeñar.

22

Una persona de recursos humanos, debe contar con: pregrado en administración de

empresas con énfasis en recursos humanos, o plan de carrera en la empresa y

capacitaciones relacionadas.

Tener una gran responsabilidad por el manejo de personal y todas las funciones que

le competen.

Auditor contable tributario y financiero: más que constituirlo como un cargo, se

recomienda que esté la figura de control como staff, regulando al responsable

contable, tributario y financiero sobre las funciones que desempeña, para que éste

dé el visto bueno de sus tareas.

Este personaje, debe ser un Contador Público titulado.

Mercadeo: en este momento, es imperativo que se piense en tener un departamento

de mercadeo, que establezca estrategias promocionales de los productos y de un

apoyo eficaz a la red de ventas.

Estableciendo estrategias de comercialización, diseño de planes de marketing anual

de cada producto en promoción, organizar actividades promocionales, confeccionar

los materiales promocionales, mantener actualizado el flujo de información

competitiva, establecer políticas de marketing relacional e identificación y selección

de mercados. Se recomienda vincular a este departamento las funciones existentes

de diseño y catalogo.

23

11. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

Bertoglio, O. J. (1982). Anatomía de la Empresa, una teoría general de las organizaciones sociales.

México: LIMUSA.

Chiavenato, I. (1999). Administracion de recursos humanos . México: Mc Graw-Hill

Hispanoamericana.

Chiavenato, I. (2000). Administracion de recursos humanos. Santafé de Bogotá, Colombia:

McGrawHill Interamericana.

Dessler, G. (1996). Administración del personal . México: Prentice-Hall hispanoamoericana.

Figueroa, C., & Aguilera, L. (agosto de 2005). Biblioteca.udo.edu.ve. Recuperado el 12 de

septiembre de 2012, de http://ri.biblioteca.udo.edu.ve/bitstream/123456789/623/1/TESIS-

352.64_F476_01.pdf

Herbert A, S. (1957). . En S. Herbert A, Administrative Behavior.New York: Mac-millan.

Johansen Bertoglio, O. (1982). Anatomía de la Empresa, una teoría general de las organizaciones

sociales. México: LIMUSA.

24

APÉNDICES

Apéndice. 1 Identificación del cargo Gerente General

1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

DÍA MES AÑO NOMBRE DEL CARGO CODIGO

2012 GERENTE GENERAL

DEPARTAMENTO DIVISIÓNN SECCIÓN

ADMINISTRATIVO

ELABORADO POR

NOMBRE DEL CARGO DE QUIEN DEPENDE JESSICA ZARITH GIRALDO B.

2. NATURALEZA DEL CARGO

Es la imagen de la compañía en el ámbito externo, esta encargado de proveer los contactos y relaciones empresariales a la organización, con el objetivo de establecer negocios a largo plazo

3. FUNCIONES DEL CARGO

Planea, organiza, dirige y controla planes de acción a corto, mediano y largo plazo direccionadas a las metas estipuladas

Solicitar informes necesarios y regular las actividades del responsable contable, tributario y financiero

Revisar junto con responsable contable, tributario y financiero, los informes solicitados, y tomar decisiones frente a éstos.

Solicitar a tesorería diariamente, lista de proveedores por pagar, para determinar prioridades de pago semanal

Autorizar pago de facturas a proveedores, emisión de cheques, consignaciones, etc.

Crear y mantener buenas relaciones con los diferentes grupos de interés (clientes internos y externos) para mantener el buen funcionamiento de la empresa

Solucionar problemas internos y externos que no sean solucionables por los cargos existentes en la organización

Distribuir la planta global de personal y crear los equipos internos de trabajo que considere necesarios para el cumplimiento de las funciones propias de la organización.

Representar como persona jurídica a la entidad en negocios judiciales y extrajudiciales, y autorizar con su firma los actos y contratos necesarios en defensa de los intereses institucionales

Captar talentos y celebrar contratos laborales, nombrar y promover el ascenso de puestos de trabajo.

Velar por la correcta recaudación e inversión de los recursos de la organización.

Realizar evaluaciones periódicas acerca del cumplimiento de funciones, objetivos y metas de los diferentes departamentos

Establecer modificaciones al reglamento interno, manual de funciones, normas y procedimientos necesarios para el cumplimiento eficiente de las actividades, con el fin de reforzar la viabilidad de la organización social.

Responsable de tomar decisiones de innovación y estrategia, para que la organización lleve un direccionamiento en función a las tendencias del medio, y lograr sus objetivos principales.

Tomar decisiones en base a los movimientos financieros con entidades bancarias

25

Revisar semanalmente cuadres de caja, comparar y tomar medidas con cifras del informe de ventas mensual

Cumplir todas aquellas funciones que se relacionen con la organización y funcionamiento que no se hallen expresamente atribuidas a otra autoridad.

4. ESPECIFICACIONES DEL CARGO

FACTORES SUB-FACTORES GRADOS ESPECIFICACIONES

1 2 3 4

CONOCIMIENTOS HABILIDADES

Educación x

Profesional en: administración de empresas, ingeniería industrial o economía

Experiencia x 6 o más años en experiencia relacionada

Complejidad x El trabajo es muy variado y de decisiones trascendentales

Habilidad Mental x Toma decisiones de mucha importancia

Habilidad Manual x Se requiere poca habilidad manual

Por supervisión x

Supervisa administrativamente 6 personas, pero tiene autoridad sobre todos los colaboradores

RESPONSABILIDAD Por Errores x Un error puede causar un daño de gran magnitud

Por Equipos x

Computador, teclado, y otros documentos u objetos que están bajo su responsabilidad

Información x

Información de alta importancia

Mental x Las labores demandan alta atención mental

ESFUERZO Visual x Las labores demandan mediana atención visual

Físico x Esfuerzo físico ligero

CONDICIONES Ambientales x Se esta expuesto a condiciones ambientales normales

DE TRABAJO Riesgos x Expuesto lesiones de poca probabilidad de ocurrencia.

26

Apéndice. 2 Identificación del cargo Tesorería



2012 TESORERÍA

DEPARTAMENTO DIVISIÓN SECCIÓN

ADMINISTRATIVO

ELABORADO POR


Gerencia


Planear y controlar eficientemente los flujos de entrada y salida de efectivo


Brindar atención a los clientes que se comunican a la empresa, transmitiendo la llamada a la persona o sección requerida.

Elaborar cuadre del día anterior de tesorería

Coordinar y comunicar diariamente a gerencia cuentas por pagar de proveedores, fechas de vencimiento y valores de pago, para adquirir beneficios

Diligencia pagos en efectivo, emite y archiva cheques con previa autorización de gerencia por concepto de: compras de mercancía de contado, desembolsos imprevistos, gastos personales de gerencia y otros.

Apoyo en elaboración de los diferentes documentos de importación requeridos por gerencia a partir de las solicitudes por la sociedad de intermediación aduanera.

Asentar en libro de bancos los cheques que han sido girados para la revisión de su jefe inmediato

Recaudo de dinero en cajas de punto de pago

Elaboración y consignación diaria de recaudos del día anterior, y registro de consignaciones canceladas a proveedores programados

Elaboración del boletín diario de caja y bancos con sus respectivos soportes

Control de cartera de empleados por créditos o prestamos anticipados, y organización y entrega de nomina a colaboradores

Revisión constante del correo electrónico de la compañía

Control mensual de servicios básicos a cancelar (servicios, arrendamientos, etc)

Delega a una persona para realizar vueltas fuera de las instalaciones. (cambio de efectivo, consignaciones a proveedores, pago de impuestos, pagos generales, documentos, etc.)

Mantener contado el efectivo que le llega y debidamente separado en bolsas para repartir a cajeras en el punto de pago.

Encargarse del envío y recepción de e-mails, así como la elaboración de cartas para entidades externas.

Realizar cualquier otra actividad que sea solicitada por su jefe inmediato (gerencia)

27


FACTORES SUBFACT

ORES GRADOS ESPECIFICACIONES

1 2 3 4


Educación x Secretaria auxiliar contable

Experiencia x Tres o cuatro años en experiencia relacionada

Complejidad x El trabajo es de concentración y conocimiento

Habilidad Mental

x Gerencia indica que debe realizar, solo seguir instrucciones

Habilidad Manual

x

Se requiere alta destreza en los dedos para el manejo de teclado, toda la jornada laboral, habilidad en el manejo de dinero

RESPONSABILIDAD

Delega x Delega actividades cotidianas a 2 colaboradores

Por Errores x Un error puede causar un daño de gran magnitud

Por Equipos, documentos..

x Responde por computo y accesorios, documentos confidenciales etc.

ESFUERZO

Mental x Las labores demandan media atención mental

Visual x Las labores demandan alta atención visual



DE TRABAJO Riesgos x Posibles lesiones relacionadas con la naturaleza de su trabajo

28

Apéndice. 3 Identificación del cargo Responsable contable, tributario y financiero



2012 RESPONSABLE CONTABLE, TRIBUTARIO Y FINANCIERO


ADMINISTRATIVO Contabilidad

ELABORADO POR


Gerencia


Suministrar a la gerencia información financiera confiable, útil y oportuna para la toma de decisiones y el control gerencial


Someter a la aprobación de gerencia los proyectos del presupuesto de inversión y las operaciones comprendidas dentro de su objeto social, que así lo requieran.

Presentar cada seis meses a gerencia o cuando esta lo requiera, un informe sobre el manejo de portafolio de inversiones, informes de gestión, etc.

Asesorar a Gerencia, en asuntos relacionados con el cargo, así como a toda la organización en materia de control interno.

llevar el archivo de su dependencia en forma organizada y oportuna, para atender requerimientos o solicitudes de información internas y externas.

Revisar todas las cuentas del balance, verificando que todos los registros queden bien

Revisar todas las facturas de proveedores, verificando que estén todos los impuestos debidamente registrados

Revisar liquidación de prestaciones al personal (a recursos humanos)

Supervisar el trabajo que realiza la auxiliar de contabilidad

Preparar las diferentes declaraciones de impuestos como: Iva, Retención en la fuente, Industria y comercio y de renta

Preparar información para las entidades externas cuando lo requieren o cuando es solicitado por gerencia

Elaboración de estados financieros

Elaboración de estados de resultados para ser entregados a gerencia

Definición de parámetros para el manejo de la contabilidad que se va a utilizar en la empresa

Informar al personal de todos los cambios que se presentan a nivel contable y fiscal.

Preparar informes (mensual anual) del volumen de ventas a gerencia (por vendedor, sección y general)

Preparar y entregar mensualmente a compras mercancía agotada

Realizar cualquier otra actividad que sea solicitada por su jefe inmediato (gerencia)

29


FACTORES SUB-FACTORES

GRADOS ESPECIFICACIONES

1 2 3 4


Educación x Contador público titulado

Experiencia x Tres, cuatro años en experiencia relacionada

Complejidad x El trabajo es variado y difícil (de conocimiento)

Habilidad Mental

x

Debe ser hábil para los negocios y muy concentrado en lo que hace

Habilidad Manual

x Habilidad manual media para el manejo del teclado

Por supervisión

x

Supervisa administrativamente 2 personas (Gerente, Auxiliar contable)


Por Equipos x

Responde por computo y accesorios, documentos confidenciales etc…


ESFUERZO Visual x Las labores demandan alta atención visual




30

Apéndice. 4 Identificación del cargo Auxiliar Contable y manejo de Recursos Humanos



2012 AUXILIAR CONTABLE Y MANEJO DE RECURSOS HUMANOS


ADMINISTRATIVO

ELABORADO POR


RESPONBLE DE CONTABILIDAD, ADMINISTRACION, TESORERIA Y GERENCIA


Control y contabilización de las diferentes operaciones financieras y contables

Desarrollar el talento humano, incentivarlo y mantener al día todo lo relacionado con éste


Recoge, revisa, contabiliza diariamente los documentos generados por la empresa (facturas (ventas, compras, gastos), recibos de caja, bauchers, créditos, devoluciones, cambios, ingresos, egresos, etc.)

Capacitar y solucionar cualquier inquietud operativa en los puntos de pago del Sistema contable

Revisión y digitación de documentos contables (ventas, compras y gastos)

Realización de conciliación bancaria

Manejo de archivo de la documentación de la empresa y cuentas personales de gerencia

Manejo de caja en momentos de congestión

Apoyo a tesorería: Recogida de efectivo en cajas y entrega de consignaciones a proveedores.

Diligenciar formularios de declaración de renta

Elaboración de memorandos, cartas internas y externas

Control de correspondencia

Elaboración de nómina en el sistema contable e impreso, organización de desprendibles de pago

Apoyo a tesorería para el conteo y empaque de nómina

Incorporar al personal que ingresa a la organización y familiarizarlo con la compañía

Administración de sueldos, prestaciones y beneficios

Planear con gerencia, dirigir y controlar la educación y capacitación a los colaboradores para el mejor funcionamiento de las operaciones (con personal especializado)

Motivar al personal, con el fin de que tengan un mejor desempeño en el cumplimiento de los objetivos

Control y evaluación del desempeño cada 3 o 6 meses (asignación de criterios en: responsabilidad, puntualidad, productividad, iniciativa, trabajo en equipo, pulcritud en el trabajo), con ayudantes delegados.

Revisa y elabora liquidaciones, ingreso y retiro de afiliaciones del personal

Revisión y manejo de personal (asistencia, memorandos, comunicados, etc.)

Elaborar, alimentar y plasmar en cartelera actividades y festividades de los colaboradores, (cumpleaños, el empleado del mes, etc.), mensajes de crecimiento personal, anuncios, normas internas, etc.

Realizar cualquier otra actividad que sea solicitada por su jefe inmediato

31


FACTORES SUBFACTORES GRADOS ESPECIFICACIONES

1 2 3 4


Educación x

Tecnología contable y administrativa con énfasis en recursos humanos y estudios afines

Experiencia De dos a tres años en experiencia relacionada (en cada campo)

Complejidad x

El trabajo es de conocimiento y habilidad de aprendizaje para manejar el sistema contable de la empresa y de destreza y conocimiento para el manejo del personal

Habilidad Mental

x x

Las decisiones son de carácter operativo respecto a lo contable y de mucho conocimiento y manejo en la parte humana

Habilidad Manual

x Alta destreza en los dedos para manipular el teclado

Por supervisión

x x

Supervisa operativamente 3 personas (aprox.) en la parte contable (cajeras), y con ayuda de delegados maneja el personal de la compañía

RESPONSABILIDAD Por Errores x x Un error puede causar un daño de medio y alta importancia

Por Equipos, documentos ..

x Responde por Computo y accesorios, documentos, etc.


ESFUERZO Visual x Las labores demandan alta atención visual (contablemente)

Físico X Esfuerzo físico ligero

CONDICIONES Ambientales X Se esta expuesto a condiciones ambientales normales


32

Apéndice. 5 Identificación del cargo Responsable centro de acopio y distribución



2012 RESPONSABLE CENTRO DE ACOPIO Y DISTRIBUCION


ADMINISTRATIVO

ELABORADO POR


RELACIONES DIRECTAS DEL CARGO

GERENCIA, TESORERIA


Planear, organizar, dirigir y controlar todas las actividades realizadas en el centro de acopio y distribución


Transmitir información necesaria sobre los productos

Programar, desarrollar, dirigir y controlar la realización de planes de acción con sentido lógico, logrando los objetivos propuestos (diario, semanal, quincenal, mensual)

Facilitar los elementos y asesorías necesarias para el adecuado desarrollo de las actividades

Supervisar el desempeño del personal a cargo y considerar la retroalimentación de mejoras en los procesos

Atención a proveedores (Recibe, verifica e ingresa mercancía al sistema contable)

Presentar a tesorería facturas ingresadas en el sistema con la orden de compra y sus anexos necesarios.

Realizar remisiones, devoluciones

Planear, dirigir, controlar y brindar apoyo en la organización de la mercancía en bodega

Coordinar y hacer cumplir las actividades de despacho efectivo (Con agilidad, seguridad en el empaque de mercancía y a tiempo)

Distribuir mercancía a clientes (puntos de venta, showroom, TAT, Empresas Públicas y Privadas, Mayoristas)

Asegurar que mercancía con código de barras lleve el hablador de precio, la que no (el 100%) debe llevar el tiquete de la empresa con referencia y precio

Delega a auxiliar de bodega para realizar solicitud de cotización a cliente

Controlar Mantenimiento semestral de equipos de bodega

Revisar continuamente las instalaciones físicas y sus condiciones

Comunicar a recursos humanos, inconsistencias con el personal por falta de cumplimiento de las normas organizacionales

Programar y controlar el aseo y presentación de las instalaciones

Permanecer en comunicación constante y real con sus superiores y subordinados

33




1 2 3 4 poca, media, median, alta


Educación x

Tecnólogo en logística, Tecnología en sistema, Seminario Relaciones Interpersonales, Capacitación programa interno, conocimiento manejo de inventarios

Experiencia x 2 años en experiencia relacionada o plan de carrera

Complejidad x El trabajo es variado y de cuidado

Habilidad Mental

x x Toma decisiones de mediana-alta importancia

Habilidad Manual

x Muy buen manejo del teclado

Por supervisión

x Supervisa operativamente 5 personas


Por Equipos, materiales, doc.

x

Responde por equipos de Ctro de Acopio, documentos, materiales

Mental x Las labores demandan mediana atención mental


Físico x

Esfuerzo físico mediano

CONDICIONES Ambientales x

Se esta expuesto a condiciones ambientales , polvo, calor moderado

DE TRABAJO Riesgos x x

Expuesto lesiones de mediana-alta probabilidad de ocurrencia.

34

Apéndice. 6 Identificación del cargo Apoyo centro de acopio y distribución (Inventarios)



2012 APOYO CENTRO DE ACOPIO Y DISTRIBUCION (INVENTARIOS)


OPERATIVO

ELABORADO POR


RESPONSABLE CENTRO DE ACOPIO


RESPONSABLE CENTRO DE ACOPIO, GERENCIA


Control continuo de los niveles reales de mercancía, stocks, agotados


Ejecución del informe de conteo, control

Revisión de novedades por remisión

Comunicar a jefe inmediato irregularidades en la mercancía (casos especiales)

Revisión de inventario previo a la compra

Tener organizados y en optimas condiciones manifiestos de aduana

Realizar notas de producción

Recibir, revisar e ingresar al sistema la mercancía que entra al centro de acopio

Control de inventarios generales y del punto de venta

Mantener actualizada la página web (base de datos productos)

Despacho a puntos de venta y clientes

Realizar y enviar vía internet solicitud de cotizaciones para clientes que lo soliciten

Una vez definido el precio de negociación, realiza junto con proveedor y jefe de compras orden de pedido

Mantener un registro actualizado de proveedores: de mercancía e insumos para uso oportuno

Manejar base de datos de todos los productos existentes y pasar a compras informe mensual de agotados con proveedor, referencia y costo




1 2 3 4 poca, media, mediana, alta

35


Educación x

Ingeniero en sistemas, tecnólogo en administración de inventarios, y capacitaciones en contabilidad

Experiencia x 2 años en experiencia relacionada o plan de carrera


Habilidad Mental

x x Toma decisiones de mediana-alta importancia

Habilidad Manual

x Muy buen manejo del teclado

Por supervisión

RESPONSABILIDAD Por Errores x x Un error puede causar un daño de media y alta magnitud


x Responde por equipos de cómputo y documentos

Mental x x Las labores demandan mediana y alta atención mental


Físico x Esfuerzo físico mediano

CONDICIONES Ambientales x Se esta expuesto a condiciones ambientales , polvo, calor moderado

DE TRABAJO Riesgos x x

Expuesto lesiones de mediana-alta probabilidad de ocurrencia.

36

Apéndice. 7 Identificación del cargo Responsable de compras



2012 RESPONSABLE DE COMPRAS


ADMINISTRATIVO

ELABORADO POR


GERENCIA

RELACIONES DIRECTAS : RESPONSABLE CENTRO DE ACOPIO Y DISTRIBUCION, INVENTARIOS, GERENCIA


Adquiere los productos y materiales a un precio adecuado con la calidad necesaria y justo a tiempo para no entropercw3er las funciones de la empresa


Permanecer al día con el abastecimiento de mercancía agotada, a partir del stock establecido por cada tipo de mercancía.

Contactar proveedores de mercancía requerida

Tener relación directa con los proveedores, y realizar negociaciones efectivas de compra, siempre buscando un beneficio mutuo entre las partes

Avala orden de compra

Mantener al día sobre los productos y precios que demanda el mercado

Tener permanente comunicación con todos los departamentos y en especial con los funcionarios de ventas y contabilidad

Tener documentación al día de las facturas de compras nacionales e internacionales

Manejar tiempos de entrega con el proveedor

Realizar pronostico de ventas y compras

Localizar, seleccionar y establecer fuentes de abastecimientos de materias primas y suministros

Cotizar precios, calidad y transporte

Negociar condiciones de entrega , pago, tratos necesarios en caso de rechazo y ajustes

Vender los desechos, sobrantes y artículos de desuso

Solicitar control de existencias para compras




1 2 3 4


Educación x Plan de carrera en mercadeo o afines

Experiencia x Tres años de experiencia relacionada

Complejidad x El trabajo es muy

37

variado y de cuidado

Habilidad Mental

x Toma decisiones de mucha importancia

Habilidad Manual

x Muy buen manejo del sistema

Por supervisión

x 2 personas (apoyo centro de acopio)

RESPONSABILIDAD Por Errores x Un error puede causar un daño de gran costo

Por Equipos x

Responde por equipo de oficina



Físico X Esfuerzo físico ligero

CONDICIONES Ambientales X

Se esta expuesto a condiciones ambientales normales

DE TRABAJO Riesgos X

Expuesto lesiones de poca probabilidad de ocurrencia.

38

Apéndice. 8 Identificación del cargo Administrador punto de venta



2012 ADMINISTRADOR PUNTO DE VENTA


ADMINISTRATIVO

ELABORADO POR


GERENCIA


GERENCIA, CENTRO DE ACOPIO Y DISTRIBUCION, RESPONSABLE SECCION


Planear, organizar, dirigir y controlar todas las actividades en el punto de venta


Planear, Dirigir, coordinar, supervisar, cumplir y hacer cumplir las normas para el eficiente desarrollo de las actividades de la organización, en cumplimiento con las políticas adoptadas por gerencia

Ejecutar y coordinar el ingreso del personal a las instalaciones de la compañía y el desarrollo de actividades internas

Planear, coordinar y controlar el mantenimiento de equipos, aseo y presentación de la organización

Programar, Informar y asignar tareas diarias, semanales y mensuales a cada jefe de sección, para que éste lo transmita a su equipo de trabajo (personal de apoyo en sección)

Verificar que el jefe de sección cumpla con el tiempo planeado de ejecución y culminación de actividades ya establecidas

Rendir informe y responder por las actividades que se están ejecutando en cada sección a gerencia

Informar a vendedores meta mensual en ventas (general y por sección) y desempeño (individual y grupal)

Comunicar al personal las bonificaciones que se realizan por concepto de ventas

Atención a clientes externos (incluidos proveedores) brindando asesoría oportuna a sus necesidades (descuentos, créditos, pagos en cheque, reclamos, cambios, etc.)

Atención a clientes internos (dotación de materiales, permisos, créditos, etc.)

Verificar la correcta utilización de materiales de dotación e insumos para el desarrollo de las actividades

Mantener una comunicación constante con el personal de ventas frente a precios internos y los de la competencia, para comunicar a auxiliar en compras y que realicen las modificaciones pertinentes

Escuchar con atención y tener en cuenta las intervenciones de los colaboradores para mejorar el clima laboral, hasta donde las reglas se lo permitan

Manejar un equilibrio de relaciones con sus colaboradores para darle solución a sus inconformidades y en la medida de lo posible llegar a un mutuo acuerdo o si es posible solucionarlo.

Dar ejemplo y enseñarles a sus colaboradores la manera más adecuada para dirigirse a un cliente, siendo muy respetuoso y con una muy buena actitud de servicio.

Comunicar inconformidades con el personal a recursos humanos para realizar los procedimientos pertinentes

Comunicar a gerencia reconocimientos merecidos y asuntos delicados con relación al personal del punto de

39

venta

Realizar el cierre diario de cajas, y autorizar cierre de puertas para dar inicio al desplazamiento de personal por sus pertenecías

Responder disciplinariamente, económica y penalmente si fuese necesario, por cualquier acto deshonesto o que denote falta de transparencia

Ejercer las demás funciones que le señale o delegue gerencia, las normas legales y aquellas que por su naturaleza le correspondan como Administrador.



1 2 3 4


Educación x Tecnólogo en administración con experiencia en mercadeo o plan de carrera en la empresa

Experiencia x Tres años o mas en experiencia relacionada

Complejidad x El trabajo es muy variado y de mucha responsabilidad en manejo de personal, y equipos

Habilidad Mental x

Todo el tiempo toma decisiones de media y alta importancia. (Negociaciones y solución de problemas).

Habilidad Manual x Se requiere poca habilidad manual, para manejo de documentos y cosas varias

Por supervisión x Supervisa y coordina aprox. 32 personas operativamente

RESPONSABILIDAD Por Errores x Un error puede causar un daño de medio/alta magnitud

Por Equipos x

Planta eléctrica, fotocopiadoras, cámaras de seguridad, etc.

Mental x Contar con competencias interpretativas, argumentativas y propositivas (alta habilidad mental)

ESFUERZO Visual X Las labores demandan un mediano esfuerzo visual

Físico x

Tener capacidad de desplazarse durante el día por el establecimiento físico

CONDICIONES Ambientales x Expuesto a condiciones ambientales normales

DE TRABAJO Riesgos x Expuesto lesiones de poca probabilidad de ocurrencia. (cansancio muscular)

40

Apéndice. 9 Identificación del cargo Responsable de Sección



2012 RESPONSABLE DE SECCION


OPERATIVO

ELABORADO POR


ADMINISTRADOR PUNTO DE VENTA


Brindar atención y buen servicio al cliente, mantener y/o mejorar la participación en ventas generando un beneficio para la empresa


Controla y supervisa la limpieza y exhibición de productos y puesto de trabajo

Se asegura de que las tareas diarias, semanales y mensuales transmitidas al apoyo de sección, sean ejecutadas según lo establecido

Brindar atención al cliente cuando se comunica para pedir los precios de productos y su disponibilidad.

Revisar que el personal de apoyo Pendiente de Productos con tiquete

Conocimiento de los productos ofrecidos

Estrategias de rotación de inventarios

Manejo de precios e inventarios

Controlar proceso de facturación y entrega de la misma

Controlar la entrega de Productos al punto de recaudo

Controlar chequeo de precios y referencias

Manejo apropiado de la mercancía

Surtir de Bodega agotados en sección

apoyo para realizar orden de compra

cotización de precios al proveedor

Recibe mercancía de remisión

Realiza Inventario de sección

Solicita recursos necesarios para desarrollar la labor

solicitar apoyo de sección cuando es necesario

Controlar la organización de Bodega por sección


FACTORES SUBFAC

TORES GRADOS ESPECIFICACIONES

1 2 3 4

41


Educación x Bachiller, capacitación en

atención al cliente

Experiencia x 1 año en experiencia relacionada

Complejidad x El trabajo es muy variado y difícil

Habilidad Mental

x respuestas al cliente

Habilidad Manual

x Se requiere poca habilidad manual

Por supervisión x 1 persona de apoyo

RESPONSABILIDAD Por Errores x Un error puede causar un daño medio

Por Equipos x

Responde por los productos y equipos de facturación






42

Apéndice. 10 Identificación del cargo Apoyo sección



2012 APOYO SECCION


OPERATIVO

ELABORADO POR


RESPONSABLE DE SECCION, ADMINISTRADOR PUNTO DE VENTA


BRINDAR ATENCION Y BUEN SERVICIO AL CLIENTE, MANTENER Y/O MEJORAR LA PARTCIPACION ENVENTAS GENERANDO UN BENEFICIO PARA LA EMPRESA


Limpieza y exhibición de productos y puesto de trabajo

Asegurarse de que las tareas diarias, semanales y mensuales transmitidas por jefe de sección, sean ejecutadas según lo establecido

Brindar atención al cliente cuando se comunica para pedir los precios de productos y su disponibilidad.

Mantener al día productos con tiquete

Conocimiento de los productos ofrecidos

Proceso de facturación y entrega de la misma

Entrega de Productos al punto de recaudo

Chequeo constante de precios y referencias de los productos

Manejo apropiado de la mercancía

Surtir de Bodega según la mercancía solicitada por responsable de sección

Apoyo en otras secciones

Realizar solicitudes de cotización a clientes en punto de venta



1 2 3 4


Educación x Bachiller, capacitación en

atención al cliente

Experiencia x 6 meses en experiencia relacionada

Complejidad x El trabajo es muy variado y difícil

Habilidad Mental

x respuestas al cliente

43

Habilidad Manual

x Se requiere poca habilidad manual

Por supervisión

RESPONSABILIDAD Por Errores x Un error puede causar un daño leve

Por Equipos x Responde por los productos






Apéndice. 11 Identificación del cargo Empacador



2012 EMPACADORES


OPERATIVO

ELABORADO POR




CAJEROS, APOYO SECCION, ADMINISTRADOR PUNTO DE VENTA


Control y entrega oportuna de mercancía cancelada


Empaque de mercancía

Comunica a administrador punto de venta irregularidades en la mercancía y facturación (casos especiales)

Ordenar la exhibición a cargo

Encargado del inventario de bolsas

Recolección de mercancía en secciones

Almacenamiento y entrega de separados

Encargado de devoluciones de mercancía

Clasificación y almacenamiento de facturas diarias

44

Atención al cliente en dudas e inquietudes

Revisión cuantitativa y cualitativa de la mercancía relacionada en factura de compra (cantidad y referencia)

Abastecimiento de bolsas a los otros puntos de venta.

Cambio de dinero para liquidez de las cajeras

Entrega de facturas anuladas a auxiliar contable.

Realizar actividades ocasionales impuestas por el administrador de punto de venta




1 2 3 4


Educación x

Bachiller, Tecnología en sistema, Seminario Relaciones Interpersonales, Capacitación programa interno, conocimiento manejo de inventarios

Experiencia x 1 año en experiencia relacionada o plan de carrera


Habilidad Mental

x Toma decisiones de baja complejidad

Habilidad Manual

x Manejo de productos y bolsas adecuadamente

Por supervisión

x Supervisa operativamente 2 personas de apoyo



x Responde por documentos, materiales, productos

Mental x Las labores demandan mediana atención mental




DE TRABAJO Riesgos x Expuesto lesiones de mediana probabilidad de ocurrencia.

45

Apéndice. 12 Identificación del cargo Cajeros



2012 CAJEROS


OPERATIVO

ELABORADO POR


ADMINISTRADOR PUNTO DE VENTA - AUXILIAR CONTABLE


Recaudo de dinero


Organización del puesto de trabajo (limpieza)

Saludar siempre con sonrisa amistosa y con mucho respeto a los clientes

Revisión de Base en caja

Recibir los pagos de los clientes

Facturación Directa

Pago de algunas facturas solicitadas por tesorería

Cancelación de fletes previamente autorizados por su superior

Digitar Ingresos, gastos, recibos de caja

Realizar créditos autorizados a clientes y empleados

Devoluciones de Dinero

Cambios de mercancía

Atender a clientes vía teléfono y pasar llamadas a las diferentes secciones

Encargada de entregar dotación con previa autorización de su jefe inmediato

Encargada de formatos: Orden de Compra, Formato de crédito, Nota de producción, cuadre, remisión de mercancía.

Diligencia del “Cuadre de Caja”

Digitación de mercancía que se traslada para otros puntos de venta.

Realizar cualquier otra actividad que sea solicitada por su jefe inmediato



1 2 3 4


Educación x Bachiller, tecnología en sistemas

Experiencia x Un año de experiencia relacionada

46

Complejidad x El trabajo es de concentración

Habilidad Mental

x Superior indica que debe realizar, solo seguir instrucciones

Habilidad Manual

x

Se requiere alta destreza en los dedos para el manejo de teclado, toda la jornada laboral, habilidad en el manejo de dinero

RESPONSABILIDAD

Delega

Por Errores x Un error puede causar un daño de gran magnitud

Por Equipos, documentos.

x Responde por computo y accesorios, documentos confidenciales etc.

ESFUERZO

Mental X Las labores demandan media atención mental

Visual x Las labores demandan alta atención visual


CONDICIONES DE TRABAJO

Ambientales x Se esta expuesto a condiciones ambientales normales

Riesgos x Posibles lesiones relacionadas con la naturaleza de su trabajo

47

Apéndice. 13 Identificación del cargo Aseo



2012 ASEO


OPERATIVO

ELABORADO POR




Mantener las instalaciones limpias y adecuadas para recibir a los clientes


Mantener los baños en perfecto aseo para los clientes

Limpieza de suelos (barrer, fregar)

Limpieza de muebles (quitar polvo, pasar el trapo).

Limpieza de cristales, baños, oficinas delegadas

Vaciado de papeleras.

Limpieza diaria y programada de los centros o zonas asignadas por jefe inmediato.



1 2 3 4


Educación x Bachiller

Experiencia x 1 mes

Complejidad x El trabajo es de mucha responsabilidad, de conocimiento y destreza

Habilidad Mental

x habilidad mental baja

Habilidad Manual

x Se requiere media habilidad manual

Por supervisión

RESPONSABILIDAD Por Errores x Un error puede causar una complicación baja

Por Equipos x Herramientas de uso para realizar su trabajo

Mental x Habilidad mental normal

48

ESFUERZO Visual x Esfuerzo visual normal

Físico x Debe estar de pie mucho tiempo

CONDICIONES Ambientales x Debido al manejo de sustancias químicas

DE TRABAJO Riesgos x Expuesto lesiones de medio-alta probabilidad de ocurrencia. (cansancio muscular)

Apéndice. 14 Identificación del cargo Seguridad



2012 SEGURIDAD


OPERATIVO

ELABORADO POR




Proteger la integridad física de las personas y los bienes materiales de la organización


Apertura y cierre del almacén

Saludar con cordialidad y direccionar los clientes al punto de interés

Control de asistencia y entrega de la misma

Atención al cliente y cierre de bolsas

Permanecer en constante vigilancia y reportar asuntos sospechosos por radio

llevar un control de las remisiones

Anunciar ingreso o salida del personal y requisa

Anuncio de proveedores a jefe inmediato (administrador punto de venta)

Ubicar personal vía radio

Paquetes guardados a clientes

Llevar control de permisos al personal para la salida

Tener conocimiento e Informar a todos los integrantes sobre primeros auxilios y sus reglas

Conocimiento de instalaciones y objetos del almacén


49

FACTORES SUBFACTORES GRADO

S ESPECIFICACIONES

1 2 3 4


Educación x Bachiller, curso de vigilancia en seguridad

Experiencia x Dos años en experiencia relacionada

Complejidad x El trabajo es de atención

Habilidad Mental x para observar movimientos

Habilidad Manual x Se requiere poca habilidad manual

Por supervisión x Supervisa 3 personas de apoyo

RESPONSABILIDAD Por Errores x Un error puede causar un daño grave

Por Equipos x Radio, cosedora, arma de fuego, tábano

Mental x Las labores demandan alta atención





Apéndice. 15 Identificación del cargo Conductor



2012 CONDUCTOR


OPERATIVO

ELABORADO POR

NOMBRE DEL CARGO DE QUIEN DEPENDE JESSICA ZARITH

GIRALDO B.

GERENTE


GERENTE, ADMINISTRADOR


Asistir a la administración mediante la prestación correcta y oportuna del servicio de transporte, manteniendo el vehículo asignado en perfectas condiciones, presentación y funcionamiento.


Transportar al jefe donde le indiquen, en cumplimiento de sus funciones o a disposición del administrador

50

Atender a las solicitudes de transporte por su jefe inmediato o por quien éste delegue.

Mantener el vehículo limpio, en funcionamiento y conservación

Recoger y llevar Información de correspondencia si así lo delega su jefe inmediato o delegado

Informar oportunamente a su jefe inmediato sobre el mantenimiento y reparación de los vehículos, todo tipo de fallas o daños. Realizar algún trámite ante compañías aseguradoras, y adjuntar todos los documentos necesarios.

Con previa autorización de su jefe, solicitar a secretaria el dinero para combustibles y lubricantes necesarios. (entrega de recibos a secretaria)




1 2 3 4 poca, media, mediana, alta


Educación x Bachiller

Experiencia x 1 año en experiencia de manejo

Complejidad x El trabajo es sencillo

Habilidad Mental

Habilidad Manual

x Manejo del vehículo

Por supervisión

RESPONSABILIDAD Por Errores X Un error puede causar un daño de gran magnitud


x Vehículo, papeles del carro

Mental



CONDICIONES Ambientales X Se esta expuesto a condiciones ambientales normales

DE TRABAJO Riesgos X Expuesto lesiones de mediana probabilidad de ocurrencia.

51

ANEXOS

Anexo A Cuestionario (Figueroa & Aguilera, 2005)

Este cuestionario tiene como finalidad conocer el objetivo, las funciones, requisitos

habilidades, destrezas y condiciones de trabajo que desempeñan.

Del análisis de este cuestionario se obtendrá de una manera muy detallada la descripción de

su respectivo cargo, para la correcta contestación de este cuestionario se pide seguir las

siguientes instrucciones:

Lea cuidadosamente el cuestionario.

Responda de manera objetiva y con claridad cada pregunta sin tener en cuenta las

operaciones de otros, debido a que la información suministrada por usted será

fundamental para la descripción de cargos.

Tenga presente las funciones, deberes y Los requisitos mínimos para el desempeño

del cargo.

Gracias por su colaboración

1. NOMBRE DEL CARGO:

2. NOMBRE DEL DEPARTAMENTO AL CUAL PERTENECE:

3. TITULO DEL SUPERVISOR INMEDIATO:

4. EXPLIQUE CUAL ES LA LABOR GENERAL DE SU TRABAJO:

5. SEÑALE EN ORDEN DE IMPORTANCIA LAS TAREAS O LABORES QUE

REALIZA:

6. QUE NIVEL O GRADO DE INSTRUCCIÓN REQUIERE EL CARGO QUE

USTED OCUPA:

Nivel universitario ( )

Bachillerato ( )

Sexto grado ( )

Otro ( )

52

7. CUAL ES LA EXPERIENCIA QUE NECESITA PARA DEMPEÑAR EL CARGO

Sin experiencia ( )

De 1 hasta 3 años ( )

Mas de 3 hasta 5 años ( )

Mas se 5 años ( )

8. PARA DESEMPEÑAR EL CARGO SE REQUIERE:

A.- Habilidad motora.

(Conjunto de destrezas manuales necesarias para el manejo de herramientas,

equipos, vehículos y otros.

Ninguno ( ) Poca ( ) Mucha ( )

Explique:

B.-Esfuerzo mental.

(Capacidades especificas exigidas en el desempeño del cargo, tales como relaciones

interpersonales, seguimiento, concentración, conocimientos.)

Explique:

9. SEÑALE CON UNA X LAS CONDICIONES AMBIENTALES A LAS QUE

ESTA SOMETIDO EN SU PUESTO DE TRABAJO (ILUMINACION,

HUMEDAD, POLVO, RUIDO, TEMPERATURA, OTROS)

Ambiente adecuado ( )

Exposición ocasional a elementos desagradables ( )

Exposición continua a elementos desagradables ( )

Explique:

10. SEÑALE CON UNA X COMO SON LOS RIESGOS A LOS QUE ESTA

SOMETIDO EN SU PUESTO DE TRABAJO. (CORTADURA, FRACTURA,

MUTILACIONES, OTROS).

Ninguno ( ) Moderado ( ) muy graves ( )

Explique.

7. RELACIONES CON OTROS DEPARTAMENTOS

53

Anexo B Instrumento para la descripción del cargo

Fuente: AMAYAGALEANO, Miguel. Administración de Salarios e incentivos(Chiavenato, 2000)

1. IDENTIFICACIONDELCARGO DIA MES AÑO NOMBREDELCARGO CODIGO 29 10 1998 JEFE DE TALLER

DEPARTAMENTO DIVISIÓN SECCIÓN SERVICIOSADTVOS FLOTAPROPIA MANTENIMIENTO

NOMBREDELCARGODEQUIENDEPENDE

ELABORADO POR MALOALVAREZHEINDELCARMEN

DOMINGUEZ REDONDOJULIANESTEBAN DIRECTORDEDEPARTAMENTO ACOSTABERRIOWILSONALFONSO

2. NATURALEZADELCARGO

Planear, organizar, dirigir y controlar todas las actividades del taller

3. FUNCIONESDELCARGO

1. Planear cuantos carros entran al taller

2. Planear los mantenimientos acuerdos a la hoja de vida de los vehículos

3. Planear, organizar y dirigir y controlarla entrada, permanencia y salida de vehículos

4. Rendir informe de las actividades realizadas al director del taller

5. Solicitar y recibir los repuestos del departamento de compras

6. Verificar que se cumpla el tiempo planeado de los vehículos en el taller

7. Asignar responsabilidades los mecánicos para revisión de vehículos

8. Contactar proveedores de repuestos

9. Verificarla correcta utilización delas herramientas e insumos en el taller

10. Controlar el aseo y presentación del taller

11. Controlar los tiempos aplicados a la Mano de Obra y efectuar los cierres diarios

12. Informar periódicamente sobre las eventualidades que se presenten

4. ESPECIFICACIONESDELCARGO


1 2 3 4

CONOCIMIENTOS

HABILIDADES

Educación X Ingeniero Industrial Experiencia X Dos años y tres en experiencia relacionada Complejidad X El trabajo es muy variado y difícil Habilidad Mental X Toma decisiones de mucha importancia Habilidad Manual X Se requiere poca habilidad manual

RESPONSABILIDAD

Por supervisión X Supervisatecnicayadministrativamente25personas Por Errores X Un error puede causar un daño de gran magnitud Por Equipos X Responde por todo el taller

ESFUERZO

Mental X Las labores de mandan alta a tención mental Visual X Las labores demandan mediana atención visual Físico X Esfuerzo físico ligero

CONDICIONES

DETRABAJO Ambientales X Se esta expuesto a condiciones ambientales regulares Riesgos X Expuesto lesiones de poca probabilidad de ocurrencia.

Diseño de cargos

Education

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