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MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE CHICLAYOGERENCIA DE ADMINISTRACION y FINANZAS

SUB GERENCIA DE LOGISTiCA

DIRECTIVA N.o O(J1- 2013-MPCH/SGUGAYF

PROCEDIMIENTOS DE CONTROL Y DISTRIBUCION DEL COMBUSTIBLE DE LA MUNICIPALIDADPROVINCIAL DE CHICLAYO.

1. FINALIDAD:

Asignar responsabilidades al personal encargado para el control, abastecimiento y distribución

racional y óptima del Combustible de la Municipalidad Provincial de Chiclayo.

Administración.

3. BASE LEGAL:

Ley N.o 27972, Ley Orgánica de Municipalidades.

Ley N.O28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto.r l~,/ Ley N.o 29951, Presupuesto del Sector Publico para el año Fiscal 2013.

Ley N.o 27716, Ley de Control Interno de las Entidades del Estado.

Decreto Supremo N.o 033-2005-PCM, Reglamento de la Ley del Código de Ética de la Función

Pública.

Decreto Legislativo N.o 1017, Ley Contrataciones del Estado.

Decreto Supremo N.o 184-2008-EF Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.

Resolución de Contraloría General N.o 320-2006-CG, que aprueba las Normas de Control Interno.

Ordenanza Municipal N.o 005-2012-MPCH, que aprueba el Reglamento de Organización y

Funciones.

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PROCEDIMIENTOS DE CONTROL Y DISTRIBUCION DEL COMBUSTIBLE DE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE CHICLAYO

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4. ALCANCE:

La Presente Directiva es de Alcance y Cumplimiento Obligatoria por la Sub Gerencia de Logística,

sus Áreas y Unidades Orgánicas de la Municipalidad solicitantes del combustible para el uso

exclusivo de vehículos operativos de la Municipalidad Provincial de Chiclayo, a su cargo.

5. NORMAS:

5.1. NORMAS GENERALES

.I.P P:~¡"~~.Los Vehículos de Propiedad de la Municipalidad de Chiclayo, serán utilizados únicamente para

({f1ftjV.l'~r..}lClJ ~\ asuntos del servicio oficial, bajo responsabilidad de quien autorice dicho servicio.••• '" ~I!

~m~l1Cl\ ;'1 Son Vehículo Oficiales, todos los vehículos de Propiedad de la Municipalidad Provincial det.;'1IC,;¡;{O

Chiclayo, usados únicamente para actividades que guarden relación directa con las funciones de

la municipalidad

Todos los vehículos llevarán el Logotipo de la Municipalidad Provincial de Chiclayo en la puerta

coordinación con la Gerencia del Ambiente y Desarrollo Económico.

e) Los Funcionarios y Personal de la Municipalidad Provincial de Chiclayo, no podrán tener

asignados vehículos a tiempo completos a excepción de la Gerencia General y alcaldía.

f) Los vehículos de Propiedad de la Municipalidad Provincial de Chiclayo serán conducidos

únicamente por choferes autorizados por la Gerencia del Ambiente y Desarrollo Económico, a

excepción de los vehículos a cargo de la Gerencia de Seguridad Ciudadana y Fiscalización, no

debiendo ser conducidos por los Funcionarios.

g~ Los vehículos de Propiedad de la Municipalidad Provincial de Chiclayo en uso exclusivo del

servicio, solamente podrán circular en horario de trabajo y dentro de la jurisdicción de la

Municipalidad Provincial de Chiclayo debiendo ser internados al final de cada jornada en la local

de la Sub Gerencia de Residuos Sólidos, depositando las llaves de contacto en la caseta de

vigilancia, previo cargo, a excepción de los vehículos a cargo de la Gerencia de Seguridad

Ciudadana y Fiscalización.

h) Están exceptuados, los Funcionarios que por necesidad del servicio en el desarrollo de sus

funciones se extienda hasta después de la 20:00 horas, podrán ser trasladados a sus domicilios

en vehículos de servicio de la Municipalidad de Chiclayo, teniendo en consideración la

responsabilidad y naturaleza de las funciones que desempeñan los funcionarios, fuera del horario

establecido.

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. i) El personal de Guardianla y Vigilancia 8S responsable de verificar el estado del vehículo a la hora

de ingreso, anotando en el parte diario las observaciones a que diera lugar.

j) El personal de Guardianía y vigilancia, exigirá la autorización respectiva para el uso del vehículo,

dentro del horario normal de trabajo como fuera de él.

k) Cumplirán estrictamente bajo responsabilidad el usuario y el chofer conductor del vehículo el

itinerario de la comisión para el cual fue requerida la movilidad.

Las solicitudes de autorización de los vehículos de apoyo a comisiones de trabajo imprevistas

tienen validez por única vez, caducando la solicitud a su retorno de comisión. El tiempo que dure

la comisión de trabajo deberá ser programado con aproximación al tiempo que dure dicha

comisión para el cálculo de dosificación de combustible.

Los vehículos circularán obligatoriamente con sus respectivas placas oficiales.

Todas las unidades vehiculares de la Municipalidad Provincial de Chiclayo serán asegurados y

contarán con SOAT, sin este requisito no circularán, caso contrario será de responsabilidad de

quien lo autorice.

El Responsable del área del Grifo Municipal Elaborará el Programa del Plan Anual de

Contrataciones de suministro de combustibles para uso exclusivo de los vehículos de la

Municipalidad Provincial de Chiclayo.

p) El Responsable del área del Grifo Municipal, es el encargado de realizar el requerimiento a la Sub

Gerencia de Logística, Según stock y/o programa de suministro de los combustibles.

q) El Proveedor será elegido mediante proceso de selección y el periodo del contrato será el que se

estipule en el mismo pudiendo realizarse adquisiciones adicionales o complementarias de acuerdo

a lo establecido en el Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.

5.2 NORMAS ESPECIFICAS:FUNCIONES YIO RESPONSABILIDADES DE LA SUB GERENCIA DE LOGISTICA:

a) Organizar, dirigir, controlar y evaluar las acciones del sistema de abastecimiento de combustibles

para la Municipalidad Provincial de Chiclayo.

b) Efectuará el trámite respectivo para la adquisición de suministro del combustible de acuerdo al

Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.

c) Supervisará el suministro del combustible monitoreando al Grifo Municipal.

d) Elaborar el Programa y/o Plan Anual de adquisición y contratación de los combustibles

coordinando con el Jefe del Grifo Municipal.

e) Orientar al Jefe del Grifo Municipal sobre el procedimiento de los requerimientos de combustibles

oportunamente.

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FUNCIONES ESPECíFICAS DEL JEFE DEL GRIFO MUNICIPAl.

El Jefe del Grifo Municipal Depende Orgánicamente de la Sub Gerencia de Logística y es

responsable de:

a) Conducir el proceso de recepción, registro, control y distribución del combustible

b) Mantener la seguridad y limpieza de las instalaciones a su cargo.

c) Elaborar Informes diarios del suministro del combustible.

Verificar y gestionar el Stock del combustible que distribuye su área.

Llevar el control y autoriza los vales del consumo del combustible.

Recepcionará del Proveedor el combustible Petróleo 8-5 en las instalaciones del Grifo Municipal,

bajo su responsabilidad.

Autorizara mediante vale de consumo de combustible al conductor del vehículo por abastecer

Gasohol84 plus (Gasolina), en el Grifo externo privado.

(

/

Petróleo Diesel 8-5, se efectuara directamente en las

instalaciones del Grifo Municipal de la Municipalidad Provincial de Chiclayo, previa verificación

kilometraje del vehículo.

j) Los vales adicionales del combustible (Petróleo Diesel 8-5 - Gasohol 84 Plus - Gasolina), serán

autorizados bajo responsabilidad del jefe del Grifo Municipal.

k) La Gerencia del Ambiente y Desarrollo Económico previa coordinación con el Jefe del Grifo

Municipal, remitirá al Proveedor la relación de los vehículos de la Municipalidad Provincial de

Chiclayo que deben ser atendidos en el Grifo externo privado.

1) El abastecimiento del combustible en los vehículos de la Municipalidad Provincial De Chiclayo,

está supeditado al cilindraje del vehículo y kilometraje a recorrer determinado en un cuadro del

rendimiento del vehiculó

m) Recepcionará del Proveedor mensualmente el consolidado del consumo de combustible (Gasohol

84 Plus - Gasolina) otorgado por el Grifo externo privado, para comparar y luego emita su informe

a la Sub Gerencia de Logística.

n) El abastecimiento de combustible de la maquinaria pesada se efectuara en las instalaciones del

Grifo Municipal previa verificación del Jefe del Grifo Municipal, quien no permitirá queden saldos

por recoger.

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FUNCIONES YIO RESPONSABILIDADES DEL GERENTE DEL AMBIENTE Y DESARROLLO

ECONOMICO.

a) Promover, dirigir, coordinar, ejecutar y controlar las acciones relacionadas con el control,

supervisión y mejoramiento de la limpieza pública mantenimiento y reparación del Parque

Atomotriz.

b) Efectuar coordinaciones para el Parque Automotor y Pool de Maquinaria con que cuenta la

Municipalidad Provincial de Chiclayo, se encuentre en óptimas condiciones de trabajo.

La Gerencia del Ambiente y Desarrollo Económico mensualmente elevará un informe detallado de

los vehículos que realizaron comisiones indicando kilometraje de recorrido y rendimiento en km x

galón, a la Sub Gerencia de Logística.

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FUNCIONES ESPECíFICAS DEL AYUDANTE DEL CONTROL DIARIO DEL STOCK DE

COMBUSTIBLE

poyará en la recepción, registro y control y distribución del combustible y al finalizar su jornada

Informará a su jefe inmediato sobre el mantenimiento del Stock del combustible que distribuye el

grifo.

c. Abastecerá el combustible Petróleo Diesel 85- a los vehículos autorizados de la Municipalidad

Provincial de Chiclayo de la siguiente manera:

- 1er turno 4:00 am - 8:00 amo

- 2do turno 11:00 am - 2:00 pm.

- 3er turno 8:00 pm - 10:00pm.

d. El Control del combustible, estará a cargo de un responsable asignado por el jefe del Grifo

Municipal mediante Kardex.

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6. DISPOCISIONES FINALES.

a) Las disposiciones contenidas en la presente directiva, son de aplicación obliga~oria bajo

responsabilidad administrativa de los funcionarios y servidores de la Municipalidad Provincial de

Chiclayo y del personal contratado por cualquier modalidad.

b) El incumplimiento de las disposiciones contenidas en la presente Directiva, constituye falta

La Oficina de Logística velará por el Cumplimiento estricto de la presente Directiva.

d) Constituye falta grave el hecho de que los conductores entreguen el vehículo asignado bajo

Ambiente y

ANEXOS

Formato n." 01: Consolidado del Control Diario de Abastecimiento de Combustible.

Formato n." 02: Resumen Diario del Control de Petróleo Diesel 8-5.

Formato n." 03: Resumen Diario del Control de Gasohol 84 Plus.

Formato n." 04: Vale Adicional de Combustible.

Chiclayo, 07 de agosto del 2013.

PROCEDIMIENTOS DE CONTROL Y DISTRIBUCION DEL COMBUSTIBLE DE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE CHICLAYO 6

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Municipalidad Provincial de ChiclayoSub Gerencia de logistica

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Turno:····················

CONSOLIDADO DEL CONTROLDIARIO DE ABASTECIMIENT~Ita~I~·

N.O: ••••.•.•••••••••••• FECHA:································ Formato N.O 01

DEPENDENCIA SOLICITANTE: ••••••.•••••••••.•••••••••• _--••-.__•__••••••••••••• _•••••••

Unidad Hora I KILOMETRAJE I Petroleo Diesel 0·2 I Reserva I Gasolina 84 OCT I Reserva Destino Chofer Firma

Saldo Anterior

Ingreso OIC

Saldo

Observacion

JEFE DEL GRIFO RESPONSABLE DEL TURNO RESPONSABLE DEL KARDEX

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Sub Gerencia de logistica

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RESUMEN DIARIO DEL CONTROL DE PETROLEO DIESEL 8-5 ~~ Formato N,o 02

RESPONSABLE DEL AREA:---------------------------------------------------------- MES:----------------------

ITEM I STOCK--1

2-3-4-~6-7-8-9-10-11-12-13-14-15-16-17-18-19-20-21-22-23

24-25-26

27-28-29

30-31

INGRESO SALIDA SALDO

JEFE DEL GRIFO

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Sub Gerencia de Logistica

RESUMEN DIARIO DEL CONTROL DE GASOHOL 84 PLUS

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Formato N.O 03

MES:-""""""""-",,,

ITEM I STOCK I INGRESO--1

2-!.4-5-6-7-8-9-10-11-12-13-14-15-16-17-18-19-20-21-22-23-24-25-26-27

28-29-30

31

SALIDA SALDO

JEFEDEl GRIFO

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Municipalidad Provincial de Chiclayo

Sub Gerencia de Logislica

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Turno:···················· N.o: •••••••••••••••••••

VALE ADICIONAL DE COMBUSTIBLE

FECHA OESPACHO:••••••...•••••..••.•...••••••.••.••••••• Formato N.o04

SIRVASE OTORGAR AL SEÑOR: •••••••••••••••••••••••••••••••••••••- ••••••••••••••••••••••••••.•••••••••••••••••••••••••••••••••••••

UNIDAD: ·.. ·•· · · MARCA: • PLACA: •• .

DEPENDENCIA SOLICITANTE: •..••••..•••••••••.•••••.•••••••••••••••••••••••••••••••- ••••••••••.•••••••••••••-- ••- ••----.- ••

UNIDAD ORANICA SOLlCITANTE:···· .. •••.. ··································.- ••••••••••••••••.••••••••••••••••••••••••••- •••••••

FIRMA:················································••...•......

UNIDAD HORA Petroleo Diesel 0·2 I Reserva I Gasolina 84 OCT I Reserva KILOMETRAJE DESTINO

JEFE DEL GRIFO RESPONSABLE DEL TURNO

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