DIRECTIVA PARA EL INVENTARIO FSICO GENERAL DE BIENES MUEBLES DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE

LARAOS

DIRECTIVA N 010-2013-MDL/A

AL 31 DE DICIEMBRE 2013

DIRECTIVA PARA EL INVENTARIO FSICO GENERAL DE BIENES MUEBLES DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE LARAOS, AL 31 DE DICIEMBRE 2013

I. ASPECTOS GENERALES

1. 1. OBJETIVO

La Oficina de Contabilidad de la Municipalidad Distrital de Laraos, con la finalidad de establecer el procedimiento para efectuar la toma del Inventario Fsico de los Bienes asignados a las dependencias pertenecientes a la misma, as como, de las existencias de Almacn, ha formulado la siguiente directiva.

1. 2. FINALIDAD

Contar con un Inventario Fsico de Bienes Muebles Activo Fijo y no Depreciables que sustente en forma veraz, los Estados Financieros. Mantener actualizado el Registro Patrimonial de los Bienes Muebles y Enseres, Maquinarias, Equipos, Unidades de transporte, etc. Controlar los actos de administracin y disposicin sobre el patrimonio. Cautelar el uso correcto, la integridad fsica y permanencia de los Muebles y Enseres, Maquinarias, Equipos, Unidades de transporte, etc. que constituyen su patrimonio. Proporcionar informacin objetiva, uniforme, completa, ordenada e interrelacionada de los tipos de bienes muebles susceptibles de ser considerados como Activo Fijo y No Depreciables. Cumplir las normas legales establecidas para el ejercicio presupuestal y contable.

1. 3. BASE LEGAL

Constitucin Poltica del Per. Ley N 27785 - Ley Orgnica del Sistema Nacional de Control y de la

Contralora General de la Repblica. Ley N 28716, Ley de Control Interno de las Entidades del Estado. Ley N 29151, Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales. Ley N 28708 - Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad. Decreto Supremo N 007-2008-VIVIENDA, aprueba el Reglamento de la Ley

N 29151. Resolucin Ministerial N 126-2007-VIVIENDA, que aprob el Reglamento

Nacional de Tasaciones del Per. Resolucin de Contralora N 458-2008-CG, que aprob la Gua para la

implementacin del Sistema de Control Interno en las Entidades del Estado. Resolucin de Contralora N 320-2006-CG, que aprueba las Normas de

Control Interno para el Sector Pblico. Resolucin N 039-98/SBN - Reglamento para el Inventario Nacional de

Bienes Muebles del Estado. Resolucin N 021-2002/SBN, que aprueba la Directiva N 004-2002/SBN -

Procedimiento para el Alta y la Baja de los Bienes Muebles de Propiedad Estatal y su Recepcin por la SBN.

Resolucin N 158-97/SBN - Catlogo Nacional de Bienes Muebles del Estado y Directiva que Norma su Aplicacin.

Resolucin N 040-98/SBN - Primer Fascculo del Catlogo Nacional de Bienes Muebles del Estado.

Resolucin N 090-99/SBN - Segundo Fascculo del Catlogo Nacional de Bienes Muebles del Estado.

Resolucin N 130-2000/SBN - Tercer Fascculo del Catlogo Nacional de Bienes Muebles del Estado.

Resolucin N 089-2001/SBN - Cuarto Fascculo del Catlogo Nacional de Bienes Muebles del Estado.

Resolucin N 004-2002/SBN-GO - Quinto Fascculo del Catlogo Nacional de Bienes Muebles del Estado.

Resolucin N 013-2003/SBN-GO - Sexto Fascculo del Catlogo Nacional de Bienes Muebles del Estado.

Resolucin N 015-2004/SBN-GO - Sptimo Fascculo del Catlogo Nacional de Bienes Muebles del Estado.

Resolucin N 003-2005/SBN-GO - Octavo Fascculo del Catlogo Nacional de Bienes Muebles del Estado.

Resolucin N 006-2006/SBN-GO - Noveno Fascculo del Catlogo Nacional de Bienes Muebles del Estado.

Resolucin N 016-2007/SBN-GO - Dcimo Fascculo del Catlogo Nacional de Bienes Muebles del Estado.

Resolucin N 0009-2008/SBN-GO - Undcimo Fascculo del Catlogo Nacional de Bienes Muebles del Estado.

Resolucin N 0025-2009/SBN-GO - Duodcimo Fascculo del Catlogo Nacional de Bienes Muebles del Estado.

Resolucin N 0004-2010/SBN-GO - Decimotercer Fascculo del Catlogo Nacional de Bienes Muebles del Estado.

Resolucin N 022-2011/SBN-DGPE - Decimocuarto Fascculo del Catlogo Nacional de Bienes Muebles del Estado.

Resolucin N 002-2012/SBN-DNR - Decimoquinto Fascculo del Catlogo Nacional de Bienes Muebles del Estado.

1. 4. ALCANCE

Es de aplicacin y cumplimiento obligatorio en todas las dependencias de la Municipalidad Distrital de Laraos, bajo responsabilidad de todos sus funcionarios, servidores y contratados bajo cualquier modalidad.

1.5. DEFINICIN DE TRMINOS

1.5.1 Toma de Inventario: Es un proceso que consiste en verificar fsicamente los bienes con los que cuenta cada entidad a una fecha dada con el fin de asegurar su existencia real. La toma de inventario permite contrastar los resultados obtenidos valorizados, con los registros contables, a fin de establecer su conformidad, investigando las diferencias que pudieran existir y proceder a las regularizaciones del caso.

1.5.2 Bienes Patrimoniales: Son aquellos bienes de propiedad de la Institucin, que se encuentran descritos en el Catlogo Nacional de Bienes Muebles del Estado, han sido adquiridos bajo cualquier modalidad y se encuentran registrados en el Sistema SIMI de Control Patrimonial, as como en los Estados Financieros del PSI.

1.5.3 Bienes Muebles Faltantes: Son aquellos bienes que han sido registrados en el inventario anterior (fsico o contable), y/o que luego de culminado la Toma de Inventario no fueron ubicados (aun

no dados de baja por alguna de las causales indicadas en el Reglamento General de Procedimientos Administrativos de los Bienes de Propiedad Estatal. Se elabora en un listado empleando cualquier tipo de formato con los datos bsicos (cdigo SBN, cdigo anterior, denominacin, detalle tcnico, valor en libros o de tasacin). Estos bienes deben estar registrados en el inventario hasta que se regularice su baja de conformidad con la normatividad vigente.

1.5.4 Bienes Muebles Sobrantes: Son aquellos bienes cuyo origen y presencia en la Institucin es desconocido. No existen documentos que sustenten propiedad por parte de la Institucin o de un tercero. Estos bienes no debern ser objeto de inventario. Su control deber llevarse en cualquier formato con los datos bsicos (denominacin, detalle tcnico, valor de tasacin de ser el caso, observaciones). Estos bienes no deben registrarse en el inventario hasta que se regularice su situacin.

1.5.5 Chatarra: Estado avanzado de deterioro de un bien mueble que hace imposible su reparacin y utilizacin.

1.5.6 Saneamiento: Acciones administrativas, contables y legales que deben realizar las entidades pblicas, a fin de regularizar la situacin de los bienes muebles patrimoniales faltantes y sobrantes, detectados en el proceso de inventario.

1.5.7 Etiquetado: Es el proceso que consiste en la identificacin de los bienes muebles mediante asignacin de un smbolo material que contendr el nombre de la entidad a que pertenece y/o siglas y el cdigo patrimonial correspondiente. Los bienes que constituyen el patrimonio mobiliario tendrn una codificacin permanente que los diferencie de cualquier otro bien.

1.5.8 Codificacin: Es la asignacin de un grupo de nmeros a cada bien mueble, a travs del cual se le clasificar e identificar conforme al Catlogo Nacional de Bienes Muebles y al Sistema de Inventario SIMI de la Municipalidad Distrital de Laraos.

1.5.9 Estado de Conservacin: Es la evaluacin y calificacin respecto a la utilidad y condiciones materiales del bien mueble.

1.5.10 Control Patrimonial: registrar, administrar, supervisar los bienes patrimoniales e incorporarlos fsica y contablemente al patrimonio institucional.

1.5.11 Cuenta Patrimonial: Es la cuenta del activo contenido en el Plan Contable del Sistema de Contabilidad Gubernamental Integrada, que ser utilizada para la clasificacin de los bienes patrimoniales.

1.5.12 Depreciacin: Es la disminucin del valor de un bien derivada de los efectos de su utilizacin a travs del tiempo.

1.5.13 Revaluacin y/o Ajuste: Es la actualizacin peridica del valor de los bienes del Activo Fijo acorde a la modificacin del valor de los bienes en el mercado.

1.5.14 Activo Fijo: Son bienes asignados para el desarrollo y cumplimiento de las actividades, objetivos y fines cuya durabilidad es mayor de un ao y cuyo valor mnimo es de 1/8 de la Unidad Impositiva Tributaria vigente. El Activo Fijo se encuentra sujeto a depreciacin y revaluacin.

II. RGANOS DE DIRECCIN Y EJECUCIN DEL INVENTARIO

2.1 Comisin de Inventario de Muebles y Enseres, Maquinarias y Equipos, Unidades de Transporte, etc.

El Alcalde de la Municipalidad Distrital de Laraos, mediante Resolucin Directoral designar a los miembros del Comit Central de Inventario de Muebles y Enseres, Maquinarias y Equipos, Unidades de Transporte, etc., quienes tendrn las responsabilidades especficas de dirigir, coordinar, supervisar y verificar la ejecucin del Inventario Fsico General de Muebles.

Comisin de Inventario:

El inventario de bienes patrimoniales de la Municipalidad Distrital de Laraos estar a cargo de la Comisin de Inventario la misma que estar conformada de la siguiente manera:

Miembros Titulares:

1. Jefa del rea de Tesorera, quien la presidir. 2. Subgerente(a) de Obras Pblicas. 3. Jefa del rea de Registros Pblicos.

Miembros Suplentes:

1. Responsable de Contabilidad. 2. Jefe del rea de Abastecimiento.

La citada comisin ser designada por Resolucin de Alcalda y tendr como funcin organizar conducir y consolidar los resultados del Inventario Fsico de Bienes Patrimoniales de la Municipalidad Distrital de Laraos; para lo cual deber programar, dirigir y supervisar los procesos tcnicos que sta demande. La Comisin de Inventario deber elaborar y aprobar el respectivo Plan de Trabajo y Cronograma de Actividades en el cual constarn entre otros los procedimientos tcnicos a aplicarse la fecha de inicio y de trmino del Inventario teniendo como fecha de cierre del Inventario Patrimonial el da 31 de diciembre del ao 2013.

2.2 La ejecucin del Inventario Fsico General de Muebles y Enseres, Maquinarias y Equipos, Unidades de Transporte, etc., es responsabilidad de los funcionarios y personal en general, respecto de los bienes a su cargo, quienes se sujetan a los procedimientos establecidos en la presente Directiva y en el Manual para el Levantamiento del Inventario General de Bienes Muebles de la Municipalidad Distrital de Laraos, al 30 de diciembre 2013.

2.3 Adems, la ejecucin del Inventario Personal de Muebles y Enseres, Maquinarias y Equipos, Unidades de Transportes, etc., y la actualizacin de los Cargos

Personales de Asignacin de Bienes en Uso, en el plazo determinado, es responsabilidad de los funcionarios, personal en general contratado bajo cualquier modalidad, a quienes la Municipalidad le hubiere asignado bienes en uso, as como a las entidades que tienen los bienes muebles en calidad de Afectacin y/o Cesin en Uso.

III. DEL PERIODO DE LA TOMA DE INVENTARIO

El periodo de ejecucin de la Toma de Inventario Fsico de los Bienes Muebles y enseres, Maquinarias y Equipos, y Unidades de Transporte de la Municipalidad, para el periodo 2013, deber tener una duracin de (30) treinta das calendarios, tomando como fecha de inicio en 01 de diciembre de 2013, tal como se evidencia en el anexo adjunto; y como fecha mxima para la entrega del Informe final el 31 de diciembre de 2013.

IV. RESPONSABILIDADES

a. La Comisin de Inventario designado por la Alcalda, asumen la responsabilidad de dirigir, verificar y garantizar la ejecucin cabal del inventario de Muebles y Enseres, Maquinarias, Equipos, Unidades de Transportes, etc.

b. Los miembros de la Comisin y/o Responsables de la Ejecucin del Inventario designados por la Alcalda son responsables de ejecutar las acciones para la toma de Inventario Fsico en el plazo indicado.

c. Los funcionarios y personal en general a quienes se les ha asignado en uso algn bien patrimonial, estn obligados a proporcionar informacin sobre dichos bienes a la comisin y/o responsables de la Ejecucin del Inventario. Si los bienes son de uso comn el responsable ser el jefe de la Oficina, Unidad y/o rea de la Dependencia donde se hallan los bienes.

d. Los miembros de la Comisin y/o Responsables de la Ejecucin de los Inventarios de las Dependencias, son responsables de entregar al Comit Central de Inventario, los reportes de la ejecucin del inventario y la informacin requerida para la verificacin fsica del inventario, as como participar en dicha verificacin fsica.

e. La Oficina de Registros Pblicos, el rea de Contabilidad, el rea de Obras Pblicas, el Responsable del rea de abastecimiento, son responsables de absolver las consultas sobre la ejecucin del inventario que formulen los miembros de la Comisin y/o Responsables de la Ejecucin del Inventario de las Dependencias.

V. PROCEDIMIENTOS DE EJECUCIN DEL INVENTARIO

a. En la preparacin de la ejecucin del inventario, est a cargo de la Comisin y/o Responsables de la Ejecucin de Inventarios, la directiva y el manual respectivo.

b. La Comisin y/o Responsables de la Ejecucin de Inventarios de cada Dependencia, instruirn e informarn a todos los trabajadores sobre los procedimientos y como se ejecutar el proceso de inventario. (fijar fecha de reunin con el personal a cargo del inventario).

c. Mediante Memorando Mltiple, el Presidente de la Comisin de Inventario remitir al Equipo de la Comisin de Inventario, el reporte y los formatos de inventario, asimismo, informar la fecha de ejecucin del inventario.

d. Una vez que el Equipo de la Comisin de Inventario haya recibido el reporte, dispondr de inmediato la formalizacin del Acta de inicio de la ejecucin del inventario con participacin de todo el personal, quienes verificarn y actualizarn sus cargos personales de asignacin de bienes.

e. Se verificar fsicamente e identificar el bien por el cdigo de etiqueta que posee y por los detalles tcnicos, determinndose el estado de conservacin, condiciones de uso y seguridad y funcionario responsable.

f. En caso que un bien mueble no cuente con su etiqueta en donde se evidencie cdigo patrimonial correspondiente, se deber en el acto comunicar al responsable del rea para que de inmediato se absuelva e implemente la medida correctiva del caso.

g. En caso que los bienes fueran de uso compartido, el jefe de mayor nivel dentro del ambiente ser el responsable del uso del mencionado bien.

h. Una vez concluida la ejecucin del inventario del rea u oficina, el Jefe de Equipo de la Comisin de Inventario despus de haberse agotado todos los cruces de verificacin fsica con la informacin existente, deben estar correctamente verificados y firmados por el usuario responsable y el jefe de la Comisin de Inventario (Reporte de Inventario Fsico, Reporte de Bienes Faltantes y Reporte de Bienes Sobrantes).

i. En el caso de bienes sobrantes se deber de registrar los datos segn se indica en los formatos adjuntos al manual.

j. La informacin obtenida en el proceso de inventario de bienes muebles, debidamente consolidada, ser remitido mediante Oficio al Presidente de la Comisin del Inventario, adjuntando todos los reportes firmados con la relacin del personal del rea y/o oficina que corresponda, indicando los bienes faltantes y los bienes sobrantes.

k. Todos los integrantes de la Comisin de Ejecucin del Inventario debern participar activamente en el proceso de inventario, respondiendo a las consultas e instruyendo a los trabajadores.

VI. INSTRUCCIONES PARA LA EJECUCIN DEL INVENTARIO

a. No se deber mover ningn bien de un ambiente a otro durante la toma del inventario.

b. Debern estar presentes en forma obligatoria el personal de cada ambiente. En caso de estar ausente, el responsable de los bienes asignados a su uso ser su jefe inmediato superior.

c. Se deber informar al personal responsable de la ejecucin del inventario sobre la identificacin, detalles tcnicos, estado de conservacin, condiciones de uso y seguridad de los bienes que estn bajo su responsabilidad.

d. En caso de haberse trasladado el bien por motivos de reparacin o prstamo, se deber mostrar el cargo sustentatorio y se considerar como responsable de dicho bien a quien haya autorizado la salida del bien.

e. En caso existieran bienes que no son propiedad de la Municipalidad y se encuentren dentro de sus ambientes, el propietario deber sustentar la propiedad del mismo con algn documento, ya sea la factura original u otro documento pertinente. De no contar con dicho documento se proceder a considerarlo dentro del inventario como bien sobrante.

f. Los bienes considerados como chatarra deber incluirse en una lista separada y ser remitido al responsable del rea para su evaluacin.

g. Al concluir la toma de inventario fsico de una oficina, el formato ser firmado por el responsable del bien, y el jefe de la oficina inventariada. El responsable se quedar con una copia que quedar archivada en su oficina y estar obligado a devolver cuando haga entrega de cargo.

h. Los formatos y reportes debern contener obligatoriamente el nombre del personal a los cuales se les ha asignado en uso los bienes.

i. Una vez concluido el levantamiento del Inventario Fsico, el Jefe de Equipo de Inventario emitir todos los reportes originales a ms tardar dos (02) das despus de realizado el inventario para que se proceda a actualizar el inventario. Por intermedio del Presidente se proceda a actualizar la informacin contenida en sistema SIMI.

VII. VERIFICACIN Y ETIQUETADO

a. La Comisin y/o Responsables de Inventario conformada por equipos, proceder a la revisin, verificacin y etiquetado de los bienes registrados en el Inventario Fsico 2013, Adems, de verificar la existencia y estado de los bienes registrados hasta el Inventario Fsico General 2010.

b. Para dicha labor las Dependencias y Oficinas segn sea el caso, debern brindar todas las facilidades durante la verificacin de la ejecucin del inventario. Luego de concluida la verificacin se proceder a firmar un Acta de conformidad suscrita por el representante de la Comisin de Inventario y el Jefe de la Dependencia.

c. Si ocurriera el caso de haber concurrido y no haber tenido las facilidades de acceso a los ambientes dentro del plazo previsto, se levantar un Acta y un Informe indicando el nombre del responsable de dicho ambiente y la lista de los bienes. Dicha Acta e informe sern elevados al Presidente de la Comisin de Inventario para que proceda de acuerdo con sus atribuciones.

d. Terminada la verificacin se elaborarn los listados con las correcciones respectivas y se coordinar con el rea de Contabilidad, con la finalidad de actualizar la cuenta de Activo Fijo.

VIII. VALORIZACIN DEL INVENTARIO

a. Terminado el levantamiento del Inventario, el responsable del rea de obras pblicas, proceder a la etapa consistente en la Valorizacin actualizada de los bienes inventariados. Para tal efecto se confeccionar el listado de todos los bienes con el valor origen de su adquisicin, segn los documentos fuente, valorizndose a los bienes sin valorizar de acuerdo al valor de mercado ms bajo y estado de conservacin actual.

b. Una vez finalizado este proceso el responsable del rea de obras pblicas remitir los cuadros resmenes al rea de Contabilidad para su anlisis y evaluacin contable a fin de opinar, observar o aprobar el proceso de valorizacin, actualizacin y depreciacin del Inventario Fsico General de Bienes Muebles de la Municipalidad Distrital de Laraos, al 31 de diciembre de 2013.

IX. COMPARACIONES Y CONCILIACIONES DE SALDOS

El estado que arroje cada una de las cuentas del inventario, ser comparado con los saldos obtenidos por el rea de Contabilidad, a fin de esclarecer las posibles diferencias y concretar la conciliacin del Inventario Fsico General de Muebles y Enseres, Maquinarias y Equipos, Unidades de Transporte, etc., al 31 de diciembre de 2013, de la Municipalidad Distrital de Laraos.

X. SANEAMIENTO DE BIENES MUEBLES

Una vez culminado el Inventario, sobre los bienes muebles faltantes y sobrantes el responsable del rea de Contabilidad proceder al saneamiento del Inventario, de acuerdo con las normas legales vigentes.

XI. DEL CONTROL

La Oficina de Tesorera por intermedio del Contador participar en el proceso del Inventario Fsico, a efectos de evaluar las disposiciones dictadas, as como el grado de correccin y confiabilidad de los resultados finales del Inventario. As mismo deber de emitir un informe final respecto a su labor como observador.

XII. DISPOSICIONES FINALES

El Manual del Inventario, la relacin de Dependencias y Oficinas, el Catlogo de Bienes y la Tabla de Estados, adjuntas a la presente Directiva, forman parte de la misma. Queda sin efecto toda norma o directiva que se oponga a la presente.

MANUAL PARA EL INVENTARIO FSICO GENERAL DE BIENES MUEBLES DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE LARAOS

AL 31 DICIEMBRE 2013

1. FINALIDAD

El Manual para el Levantamiento del Inventario Fsico General de Muebles y Enseres, Maquinarias y Equipos, Unidades de transportes, etc., al 31 de diciembre de 2013, tiene por finalidad instruir de manera eficiente a todo el personal y miembros de la Comisin que participan directa o indirectamente en el proceso del inventario de los Bienes Patrimoniales de la Municipalidad a fin de garantizar y asegurar la ptima calidad del mismo.

2. DEPENDENCIAS COMPRENDIDAS EN EL INVENTARIO

Para efectos del Inventario cada Dependencia estar integrada por Oficinas y Ambientes, dependiendo su desagregacin de los niveles administrativos, laborales o funcionales en que se divida, tratando de llegar al nivel mnimo desagregado que se identifique en un ambiente.

3. INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DEL FORMATO DEL INVENTARIO

a. DEPENDENCIA

Escribir el nombre de la Dependencia (Nombre de la Oficina), y el Cdigo respectivo sobre la base del Anexo N 1 correspondiendo los dos primeros dgitos.

b. CDIGO DE LOS BIENES COMPRENDIDOS

Se registrar de acuerdo al Catlogo de Bienes incluido (Anexo N 2); los cdigos que se registren sern de acuerdo al tipo de cuenta inventariada que a su vez dependern del conjunto de bienes relacionados entre s por su afinidad, funcin y caracterstica.

c. CORRELATIVO

Es la identificacin del bien, de una familia de bienes o tipo de bien.

d. DESCRIPCIN

Se describe el bien con sus principales caractersticas. En el caso de equipos, y/o maquinarias de cualquier tipo se deber poner la marca, el modelo y la serie de tal manera que su identificacin sea inmediata adems de poder diferenciarlos de otros. En el caso de muebles se detallarn sus caractersticas, es decir, color, forma, dimensin, nmero de divisiones, nmero de gavetas, etc.

Para los vehculos se anotarn su placa, modelo, color, etc. Esto evitar la confusin con otro tipo de mueble parecido.

En los formatos que se adjuntan se aprecia ms detalladamente aquellas caractersticas que se requieren para la identificacin de cada bien.

e. COLOR

Perteneciente a cada bien mueble de la Municipalidad Distrital de Laraos.

f. DIMENSIONES

En esta caracterstica se consideran las dimensiones de cada tem, como son el largo, ancho y altura de cada uno de ellos.

g. ESTADO DE CONSERVACIN

Para el estado de conservacin se consideran las siguientes categoras:

NUEVO (N): Cuando el bien ha sido adquirido recientemente, durante el ltimo ao, se encuentra plenamente operativo.

BUENO (B): Cuando e bien est operando en perfectas condiciones tcnicas y fsicas, y no ha sufrido ninguna reparacin o mantenimiento.

REGULAR (R): Cuando el bien realiza su funcin en forma normal y tiene mantenimiento permanente y solo tiene ligeros deterioros externos debido al uso normal, esto influye en el desarrollo de su trabajo.

MALO (M): Cuando el bien no ha recibido mantenimiento peridico, mostrando deterioros fsicos visibles y sus usos operacionales tienen desperfectos o fallas en desarrollar su trabajo normal (es factible que est inoperativo, pero puede recuperarse el bien mueble).

Segn el Anexo N 3 establecido que forma parte del manual.

h. INVENTARIADOR Y/O REGISTRADOR.

Es la persona que realiza directamente el registro del inventario. Deber anotar sus apellidos, nombres y firma.

4. FORMA DE REALIZAR EL LEVANTAMIENTO DE LA INFORMACIN

El Presidente de la Comisin de Inventario, comunicar oportunamente y mediante Memorando Circular al Equipo de la Comisin de Inventario el da que se ejecutar el inventario. Dicho da todo el personal realizarn el inventario en sus respectivas reas y/o oficinas de trabajo. Al llenar los formatos, el registro de los bienes se realizar en forma unitaria y en el formato de la cuenta a la que pertenezca (Anexo N 4)

Teniendo como base el reporte de bienes se deber de verificar que los datos contenidos sean los correctos. De tener que hacerse alguna modificacin en cuanto a caractersticas o detalles de un bien, dicha observacin ser agregada con letra legible y en forma clara, informando a la vez qu bienes - registrados en el reporte - no se encuentran en el momento de realizarse el inventario (faltante) y, adicionalmente, en formatos aparte los bienes Sobrantes no registrados en el reporte de inventario.

La forma de realizar el levantamiento de la Informacin del Inventario de Bienes Patrimoniales comprender la fase campo y la fase de gabinete.

a. Fase de campo

Esta fase ser realizada por el equipos designado, El Presidente ser el responsables de obtener la directiva, formatos, etc. con el fin de cumplir en realizar la obtencin de informacin relacionada con el Inventario de Bienes; as mismo una relacin del archivo maestro de Bienes al 31 de diciembre del 2010.

La comisin de la Ejecucin del Inventario de cada Dependencia cumplir con: Registrar los Formatos de inventario, hacer firmar a cada personal de la oficina

inventariada quien se quedar con una copia del formato de inventario. Ordenarlos correlativamente de acuerdo a la Oficina inventariada. Hacer un listado detallado de los bienes que se deba dar de baja, conteniendo un informe tcnico respecto al estado de conservacin de cada bien, para luego solicitarse tramite su baja ante el responsable de Control Patrimonial. Informar sobre todos los bienes que se hallan perdidos o robados, adjuntando la denuncia policial para proceder a tramitar su baja ante el responsable de la Municipalidad. Remitir a ms tardar dos (02) das despus de terminado el levantamiento de Inventario, los formatos con la informacin recogida. Del mismo modo recopilaran las etiquetas de identificacin del bien del ao 2010, hojas pre impresas diseados por la Municipalidad para el levantamiento fsico y acta para la toma de inventario. La toma de Inventario se efectuar al barrer, Verificacin Fsica, ubicacin, estado de conservacin condiciones de utilizacin y seguridad del bien asignado. Cada equipo se desplazar a las zonas correspondientes con el fin de realizar la verificacin fsica de los bienes patrimoniales para su posterior etiquetado segn el cronograma establecido (Anexo N05). Luego de haber realizado la verificacin e identificacin se harn firmar el Acta correspondiente por cada uno de los usuarios responsables del bien y por el representante de la Dependencia. Culminado el Inventario en esta fase, los Jefes de Equipo mediante un informe alcanzaran la documentacin debidamente firmada a la comisin central de inventario.

b. Fase de gabinete

Luego del levantamiento Fsico de Campo de los Bienes, La comisin de Inventario entregar al responsable de la Municipalidad la documentacin del Inventario Fsico de Bienes al 31 de diciembre 2013.

Esta fase est bajo la responsabilidad del responsable de la Municipalidad, que comprender las siguientes actividades: Se har la conciliacin de los Cdigos Patrimoniales con el Levantamiento de

Fsico de Campo de los Bienes.

Ingreso al Software SIMI, digitacin, migracin de informacin, a nivel de Usuarios responsables de Bienes Patrimoniales tomando como base el archivo Maestro de Bienes al 31 de diciembre del 2010. Para ello tendr en cuenta: A Valor Histrico al 31 de diciembre del 2010, al valor de bienes adquiridos en

el ao 2013. Para el clculo de Depreciacin y Valuacin de Activos Fijos se tomar en consideracin los mtodos y porcentajes vigentes de acuerdo con la norma del Sistema Nacional de Contabilidad.

Culminado el Ingreso de datos al Software SIMI de la SBN; deber generar reportes de los Bienes Patrimoniales General y relacin de Activos Fijos Depreciables y no Depreciables al 31 de diciembre del 2013; los mismo que sern conciliados con los Estados Financieros del Ejercicio Presupuestal 2013 de la Municipalidad, firmando el acta correspondiente segn los plazos establecidos por las normativas vigentes.

5. INFORME FINAL

Concluida la verificacin fsica de bienes a nivel nacional, La Comisin de Inventario deber elaborar el respectivo Informe Final, conteniendo la siguiente estructura de informacin:

7.1 Antecedentes 7.2 Base Legal 7.3 Actividades Realizadas (Indicar sobre las acciones realizadas con motivo de la

toma de inventario, las dificultades encontradas y las medidas de solucin adoptadas, as como otras consideraciones que se estime pertinente)

7.4 Documentacin Sustentatoria (Reportes impresos de inventario de cada Sede, debidamente suscritos, Actas de Inicio y finalizacin de cada sede, otros.)

7.5 Conclusiones (Se indicar en forma breve y concisa, aquellos aspectos de mayor impacto que se han presentado durante la toma de inventario fsico)

7.6 Recomendaciones (Se debern formular recomendaciones que conlleven a lograr mejoras en los distintos aspectos del control de los bienes y en aspectos relacionados a la toma de inventarios).

7.7 Lugar y Fecha 7.8 Firma de los Integrantes de la Comisin de Inventario. 7.9 Anexos Titulados 7.10 Anexo Reporte General del Inventario Fsico 7.11 Anexo Reporte de Inventario Por Dependencia

Anexo 01 - Relacin valorizada de los bienes encontrados como sobrantes. Comprende a aquellos bienes que como consecuencia de la verificacin fsica realizada, han sido encontrados fsicamente dentro de la Municipalidad, no existiendo documento alguno que pruebe su origen o procedencia; los que, al no estar probada su pertenencia a otras personas, deben ser incorporados al patrimonio institucional.

Anexo 02 - Relacin valorizada de los bienes encontrados como faltantes. Comprende a aquellos bienes que como consecuencia de la verificacin fsica realizada, no han sido encontrados fsicamente dentro de la Municipalidad, pese a figurar como tal, en el Inventario Fsico inmediato anterior y en el Registro General de Bienes.

Anexo 03 - Relacin Valorizada de los bienes cedidos en Cesin en Uso a otras entidades. Comprende a aquellos bienes que la Municipalidad ha prestado a

otras entidades, por un determinado tiempo, el que, de haber vencido, debe ser la justificacin de hecho para solicitar su devolucin inmediata.

Anexo 04 - Relacin valorizada de los bienes para su trmite de baja. Comprende a aquellos bienes que como consecuencia del mal estado de conservacin, reparacin onerosa y otros, detectado al momento de su verificacin fsica por la Comisin de Inventario, se recomienda su baja. Por estos bienes, la Comisin de Inventario debe recomendar a la Oficina de Contabilidad realizar el trmite ante el rea de Control Patrimonial de la Municipalidad.

ANEXO N 01 CATLOGO DE DEPENDENCIAS

El cdigo de ubicacin de los bienes inventariados est compuesto de cuatro (4) dgitos; los primeros 2 dgitos corresponden a la identificacin de la dependencia como: Palacio Municipal, Planta de Eviscerado y otras dependencias. Los siguientes 2 dgitos corresponden o determinan a las reas, Oficinas y Ambientes de menor nivel, como a continuacin se detalla:

0101 Oficina de Alcalda 0102 Oficina de Tesorera 0103 Oficina de Secretara 0104 Oficina de Registro Civil 0105 Oficina de Club de Madres 0106 Oficina de Programa de Vaso de Leche 0107 Oficina de Obras Pblicas 0108 Interiores de la Municipalidad 0109 Biblioteca 0110 Sala de Sesiones 0111 Sala de Regidores 0112 Sala de Cmputo 0113 Juzgado de Paz 0114 Almacn 0115 Almacn General

Otras dependencias:

0201 Local Comedor Municipal 0301 Local Club de Madres 0401 Local Panadera 0501 Local Lcteos 0601 Local Restaurante Turstico 0701 Albergue Turstico 0801 Relleno Sanitario - Vivero 0901 Piscigranja de Truchas 1001 Planta de Eviscerado 1101 Centro de Interpretacin de Llapay 1201 Hospedaje Municipal

ANEXO N 02 CDIGOS DE LOS BIENES Y CUENTAS CONTABLES CDIGOS DE LOS BIENES

CDIGO SBN DEL BIEN.- Es un nmero de 12 dgitos que est constituido por 04 partes que en forma conjunta y compuesta definir el bien, el cual se compone de las siguientes partes: Grupo Genrico: Es el conjunto de bienes muebles relacionados entre s por su afinidad,

teniendo los dos primeros dgitos (02 dgitos de rango) del Cdigo SBN como posicin. Clase: Es la divisionaria del grupo genrico que lo subdivide de acuerdo a la funcin y caractersticas del tipo de bien, que se encuentra definida como Equipo, Mobiliario, etc., teniendo el tercer y cuarto dgito (02 dgitos de rango) del cdigo SBN como posicin. Denominacin del Tipo de Bien: Es la identificacin o descripcin del bien en forma genrica, la cual consta del quinto al octavo digito (04 dgitos de rango) del cdigo SBN como posicin. Nmero Correlativo: Representa el nmero del bien mueble de un total con las mismas caractersticas. Es decir que pertenece al mismo grupo genrico, clase y denominacin y estar numerado en forma correlativa, del noveno al doceavo digito (04 dgitos de rango) como posicin, estos pueden ser alfanumricos de ser necesario.

Ejemplos:

201 1

ANEXO N 03 ESTADOS DE CONSERVACIN

DENOMINACIN INICIALES DESCRIPCIN

NUEVO N Cuando el bien ha sido adquirido recientemente, durante el ltimo ao, y se encuentra plenamente operativo.

BUENO B Cuando el bien est operando en perfectas condiciones tcnicas y fsicas, y no han sufrido ninguna reparacin o mantenimiento

REGULAR R Cuando el bien realiza su funcin en forma normal, tiene mantenimiento permanente y slo tiene ligeros deterioros externos debido al uso normal.

MALO M Cuando el bien no ha recibido mantenimiento peridico y sus usos operacionales tienen desperfectos o fallas (inoperativo, pero puede repararse el bien mueble).

ANEXO N 04 FORMATO DE INVENTARIO

INVENTARIO FSICO DE BIENES AL 31 DE DICIEMBRE 2013

Sede : ______________________________ Dependencia : ________________________________ Usuario: ______________________________ Cdigo : ________________________________

ITEM COD. PATR. DESCRIPCION DE

BIENES MARCA MODELO N SERIE COLOR DIMENSIONES ESTADO OBSERVACIONES

Fecha,

_____________________________ _____________________________

Presidente de Comisin de Inventario Personal

ANEXO N 05

CRONOGRAMA DE VERIFICACIN FSICA DE LOS BIENES PATRIMONIALES PARA SU POSTERIOR ETIQUETADO INICIO EL 01 DE DICIEMBRE AL 31 DE DICIEMBRE 2013

02 03 04 05 06 09 10 11 12 13 16 17 18 19 20 27 30 PREPARACION DE BASES

PREPARACIN BASES

X

X

X

PREPARACION FORMATOS X X X X

OFICINAS

OFICINA DE SECRETARIA X

OFICINA DE REGISTRO CIVIL X

OFICINA DE TESORERIA X

SALA DE REGIDORES X

SALA DE SESIONES X

OFICINA DE OBRAS PUBLICAS X

OFICINA DE CLUB DE MADRES X

OFICINA DE VASO DE LECHE X

ALMACEN X

OFICINA DEL JUZGADO X

SALA DE COMPUTO X

BIBLIOTECA X

OFICINA DE ALCALDA X

INTERIORES DE LA MUNICIPALIDAD X

LOCAL COMEDOR MUNICIPAL X

LOCAL CLUB DE MADRES X

LOCAL RESTAURANTE TURISTICO X

LOCAL LACTEOS X

LOCAL PANADERIA X

ALBERGUE TURISTICO X

HOSPEDAJE MUNICIPAL X

ALMACEN GENERAL X

PLANTA DE EVISCERADO X

PSICIGRANJA DE TRUCHAS X

RELLENO SANITARIO - VIVERO X

CENTRO DE INTERPRETACION DE LLAPAY X