Directiva de Control Inventarios
-
Upload
yesenia-gonzales -
Category
Documents
-
view
215 -
download
0
Transcript of Directiva de Control Inventarios
-
7/26/2019 Directiva de Control Inventarios
1/11
DIRECTIVA DE NORMAS PARA EL
DEPARTAMENTO DE ALMACENES Y CONTROL
DE INVENTARIOS
CONTENIDO1. PRESENTACION 2
2. OBJETIVO 2
3. ALCANCE 24. VIGENCIA 3
5. POLITICAS GENERALES 3
6. POLITICAS ESPECFICAS 3
6.1. RECEPCIN Y EL REGISTRO DE ENTRADA DE BIENES A
LOS ALMACENES 3
6.2. ACOMODO DE BIENES EN LOS ALMACENES 4
6.3.ENTREGA DE BIENES SOLICITADOS Y EL REGISTRO POR
SU SALIDA DE LOS ALMACENES 5
6.4. DEVOLUCIN DE BIENES A LOS ALMACENES 5
6.5. EMISIN DE REPORTES DE LOS ALMACENES 6
6.6.TOMA FSICA DE INVENTARIOS Y LA DETERMINACIN DE
DIFERENCIAS EN LOS ALMACENES 7
1
-
7/26/2019 Directiva de Control Inventarios
2/11
1. PRESENTACION
Por lo relevante de las funciones encomendadas a las reas de
almacenes e inventarios, en ocinas centrales y unidades forneas, es
importante que los responsales del mane!o de almacenes y control deinventarios, dispon"an de un documento prctico que los "u#e y oriente en
su que$acer diario.
%l prop&sito de la '()%*+(- '% /)0- P-)- % '%P-)+-0%+/ '%
-0-*%% */+)/ '% (%+-)(/, es el de constituir un documento
de apoyo y consulta al personal que se desempea en esta materia, ra&n
por la cual, contiene lo relativo a las normas a se"uir en cada movimiento y
las diferentes reas que participan en cada procedimiento.*ae destacar, que las normas podrn ser modicadas y
actualiadas, a n de mantener su vi"encia y aplicailidad, previa revisi&n
peri&dica y sistemtica que efecten la administraci&n, el departamento de
almacenes e inventarios y las unidades forneas.
inalmente, es de resaltar que, como documento de consulta y apoyo,
deer ser dado a conocer y permitir su lire acceso y consulta al personal
que se encuentra involucrado en su aplicaci&n, ra&n por la cual,invarialemente, permanecer en las instalaciones del departamento de
almacenes e inventarios y unidades forneas.
2. OBJETIVO
ormar e inte"rar en un documento, los procedimientos relativos al
mane!o de almacenes y control de inventarios de insumos en los almacenes
a trav8s de la distriuci&n adecuada de tareas y responsailidades entre las
reas que participan en este proceso adems de mantener el re"istro ydocumentaci&n oportuna y suciente de los movimientos que se realian
durante el proceso, asados en los preceptos aplicales de las distintas
materias !ur#dicas y apoyados con informaci&n sistematiada que coadyuve
al cumplimiento de las funciones encomendadas.
3. ALCANCE %l control de los inventarios contempla una serie de disposiciones
que incluyen desde la recepci&n de insumos por el almac8n
central pasando por el re"istro, acomodo, salva"uarda,
2
-
7/26/2019 Directiva de Control Inventarios
3/11
conservaci&n y despac$o a las unidades en una primera etapa
como la recepci&n re"istro, acomodo, salva"uarda, conservaci&n y
despac$o a las reas usuarias de producci&n en la empresa. Por consi"uiente lo descrito en la presente directiva es de
aplicaci&n oli"atoria para todo el personal que laora en las reasoperativas de la %mpresa %l -roma de la id -)(' .-.*, as#
mismo es de estricto cumplimiento a!o responsailidad del
personal encar"ado del control de almacenes e inventarios.4. VIGENCIA
a presente 'irectiva entrara en vi"encia al d#a si"uiente de la fec$a
de la aproaci&n.
5. POLITICAS GENERALES Para la e!ecuci&n del proceso *ontrol de (nventario es necesario
el compromiso y participaci&n de las /cinas de almac8n,
/cinas *omerciales, los 'irectores de 9rea de contailidad y
administrativas. 'epartamento de almacenes e inventarios es la nica facultada
para realiar modicaciones y:o actualiaciones de los
lineamientos para el macro proceso. *orresponder al titular de la empresa ase"urarse que el
personal a su car"o implemente y den cumplimiento a lasdisposiciones dictadas.
6. POLITICAS ESPECFICAS6.1. RECEPCIN Y EL REGISTRO DE ENTRADA DE BIENES A
LOS ALMACENESA. Re!"#$%&e 'e ( )#*+(,e#*$-)#/
'epartamento de almacenes e inventarios.
B. N"+,$ 'e "!e+$-)#
%l departamento de almacenes e inventarios, tendr laresponsailidad de re"istrar, oportuna y permanentemente,
todas las entradas de ienes a los almacenes. a recepci&n de ienes deer efectuarse previa vericaci&n de
que los mismos cumplan con las caracter#sticas sealadas en
los pedidos ncados a los proveedores, tales como clase, tipo y
calidad requeridas; cantidades solicitadas, en su caso,
caducidad de los insumos, etc8tera. Posterior a la recepci&n f#sica de los ienes, el departamento de
almacenes e inventarios, proceder a elaorar el aviso de
3
-
7/26/2019 Directiva de Control Inventarios
4/11
entrada de mercanc#a al almac8n, utiliando para tal efecto,
como documentos fuente la copia del pedido, copia de la
factura o, en su caso, de la remisi&n. %laorado el aviso de entrada, deer vericar y validar la
correcta captura de la misma, as# como que los re"istrosindividuales de los ienes, $ayan sido afectados
adecuadamente. - ms tardar al si"uiente d#a $il de la recepci&n de ienes, el
departamento de almacenes e inventarios, deer turnar el
ori"inal del aviso de entrada de mercanc#a al almac8n al
departamento de contailidad y dos copias al departamento de
adquisiciones. er responsailidad del departamento de almacenes e
inventarios, el inmediato y deido acomodo de los ienes
recepcionados, as# como de su adecuado control, "uarda,
custodia y res"uardo, $asta en tanto, dic$os ienes, no sean
entre"ados a los usuarios nales. %l departamento de almacenes e inventarios, tendr la
oli"aci&n de mantener permanentemente actualiado el
catlo"o de ienes e i"ualmente, el distriuir, oportunamente,
a las reas de la empresa que corresponda, los informes o
reportes que "enere mensual o peri&dicamente.6.2. ACOMODO DE BIENES EN LOS ALMACENESA. Re!"#$%&e 'e ( )#*+(,e#*$-)#/
'epartamento de almacenes e inventarios.
B. N"+,$ 'e "!e+$-)# %l departamento de almacenes e inventarios, tendr la
oli"aci&n de mantener permanentemente actualiado el
catlo"o de ienes. %l !efe del departamento de almacenes e inventarios, ser la
nica persona que pueda asi"nar claves a los nuevos ienes
que lle"uen a los almacenes. a asi"naci&n de claves, para la deida identicaci&n de los
ienes, deer llevarse a cao conforme a lo enmarcado en el
catlo"o estalecido para tal n. %l acomodo de los ienes recepcionados de los proveedores, se
realiar de manera inmediata posterior a su vericaci&n f#sica
y ser efectuado, e
-
7/26/2019 Directiva de Control Inventarios
5/11
er responsailidad del personal de los almacenes, cumplir,
entre otras, con las si"uientes oli"aciones= -comodar los ienes, nicamente, en los lu"ares
asi"nados y no uicarlos en reas temporales,
provisionales o en los pasillos de los almacenes. )espetar las indicaciones del faricante de los ienes,
para llevar a cao su acomodo >por e!emplo= el nmero
de ca!as por estia, evitar lu"ares demasiado $medos o
secos, etc.?. +ener, deida y permanentemente, identicados los
estantes o reas donde se acomodarn los ienes, as#
como mantenerlos en condiciones &ptimas de uso. (mpedir la entrada, a las reas restrin"idas de los
almacenes, a personas a!enas a las mismas. %l departamento de almacenes e inventarios, para el adecuado
desarrollo de sus actividades, deer instrumentar los
mecanismos que doten a los almacenes de instalaciones en
uen estado de conservaci&n y mantenimiento, as# como que
cuenten con las medidas de se"uridad, $i"iene y vi"ilancia
id&neas6.3. ENTREGA DE BIENES SOLICITADOS Y EL REGISTRO POR
SU SALIDA DE LOS ALMACENESA. Re!"#$%&e 'e ( )#*+(,e#*$-)#/
'epartamento de almacenes e inventarios
B. N"+,$ 'e "!e+$-)# os formatos denominados @solicitudAvale de aastecimientoB y
@orden de traa!oAaastecimientoB, nicamente se utiliaran
cuando por causas de fuera mayor el sistema de!e de
funcionar. os formatos deern estar adecuadamente
requisitados. as distintas reas de la empresa, nicamente, podrn solicitar
al departamento de almacenes e inventarios, el surtimiento de
ienes, dentro de los $orarios estalecidos. a entre"a de ienes deer efectuarse previa vericaci&n de
que los mismos cumplen y son coincidentes con las
caracter#sticas y cantidades sealadas en la solicitudAvale de
aastecimiento y:u orden de traa!oAaastecimiento, as# como
5
-
7/26/2019 Directiva de Control Inventarios
6/11
de que en dic$os documentos, est plasmada la rma de
reciido por parte del rea usuaria.6.4. DEVOLUCIN DE BIENES A LOS ALMACENESA. Re!"#$%&e 'e ( )#*+(,e#*$-)#/
'epartamento de almacenes e inventarios
B. N"+,$ 'e "!e+$-)# as reas de la empresa, solamente podrn efectuar
devoluci&n de ienes a los almacenes, dentro de los cinco d#as
$iles posteriores a su retiro, situaci&n que deer ser
comproada con la solicitudAvale de aastecimiento y:o la
orden de traa!oAaastecimiento. *ae sealar que, en casos
e
-
7/26/2019 Directiva de Control Inventarios
7/11
$asta en tanto, dic$os ienes, vuelvan a ser entre"ados a los
usuarios nales. %l departamento de almacenes e inventarios, tendr la
oli"aci&n de mantener permanentemente actualiado el
catlo"o de ienes e i"ualmente, el distriuir, oportunamente,a las reas de la empresa que corresponda, los informes o
reportes que "enere mensual o peri&dicamente.6.5. EMISIN DE REPORTES DE LOS ALMACENES
A. Re!"#$%&e 'e ( )#*+(,e#*$-)#
'epartamento de almacenes e inventarios.
B. N"+,$ 'e "!e+$-)# %l departamento de almacenes e inventarios, tendr la
responsailidad que, en los plaos estalecidos y de maneracorrecta, sean emitidos los reportes que son "enerados en los
almacenes, los cuales se $arn lle"ar a las reas
correspondientes, a trav8s de la sudirecci&n de recursos
materiales, previa aproaci&n de la secretar#a administrativa. er oli"aci&n del departamento de almacenes e inventarios
el respaldar, en medios ma"n8ticos, toda la informaci&n que se
"enere en los almacenes e, i"ualmente, conservar copia de los
reportes que emita. %l departamento de almacenes e inventarios, previo a la
emisi&n de reportes, deer vericar. *omproar y validar la
correcta captura de la informaci&n contenida en los
documentos fuente, as# como de que los re"istros individuales
de los ienes, $ayan sido afectados adecuadamente. %l departamento de almacenes e inventarios, deer conciliar
mensualmente, las cifras contenidas en sus re"istros contra las
que oren en el departamento de contailidad y, en su caso,aclarar las posiles diferencias que sur!an, resultado de dic$a
conciliaci&n. a sudirecci&n de recursos materiales en coordinaci&n con el
&r"ano de control interno en la empresa, peri&dicamente,
dictaminarn los ienes susceptiles a ser dados de a!a por
deterioro, rotura, mal estado, caducidad, etc8tera6.6. TOMA FSICA DE INVENTARIOS Y LA DETERMINACIN DE
DIFERENCIAS EN LOS ALMACENES
A. Re!"#$%&e 'e ( )#*+(,e#*$-)#/
7
-
7/26/2019 Directiva de Control Inventarios
8/11
'epartamento de almacenes e inventarios.
B. N"+,$ 'e "!e+$-)# %l departamento de almacenes e inventarios, tendr la
oli"aci&n de efectuar, por lo menos una ve al mes, prueas
selectivas de las e
-
7/26/2019 Directiva de Control Inventarios
9/11
%l departamento de almacenes e inventarios, previo a la toma
del inventario, deer vericar que no e
-
7/26/2019 Directiva de Control Inventarios
10/11
0aretear todos y cada uno de los ienes su!etos a
inventario, conforme se indique en las presentes normas. %laorar una c8dula de control de maretes que
conten"a, como m#nimo=o
%l total dispuesto en cada secci&n, pasillo,etc8tera, indicando el nmero de folio inicial y
nal.o %l total de los que se encuentran en lanco y
susceptiles de utiliarse en aquellos ienes que
por error u omisi&n no fueron mareteados
oportunamente, sealando sus nmeros de folio.o %spacio para anotar el total de maretes
realmente utiliados en el inventario y descritos
los nmeros de folio inicial y nal. /tener del sistema, un listado de los ienes e
-
7/26/2019 Directiva de Control Inventarios
11/11
'eterminar las pare!as que llevarn a cao el se"undo
conteo, mismas que sern distintas a las que realiaron
el conteo inicial. *ontrolar, que al concluir el conteo de cada secci&n o
pasillo, la pare!a asi"nada entre"ue sus maretesdeidamente requisitados.
*omproar el nmero pro"resivo de los maretes, tanto del
primero como del se"undo conteo, vericando que los mismos,
previo requisitado, est8n encintados y, en su caso, investi"ar
y aclarar los faltantes de maretes. -l t8rmino de cada conteo, anotar la informaci&n contenida en
los maretes, en el listado otenido del sistema en la columna
que corresponda, as# como, previa vericaci&n del correctovaciado, la encintar.
11