DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS...
Transcript of DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS...
DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES
DIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y SUMINISTROS
LINEAMIENTOS PARA EL PROGRAMA ANUAL DE COMPRAS PARA EL EJERCICIO FISCAL 2007
CONTENIDO
Artículos Página PRESENTACION CAPÍTULO PRIMERO 5 ‐ 9 Procedimientos y Disposiciones Denominación de los tipos de contratación ………. 1° 5 De la programación de compras …………………………. 2° 5 De los SubComités …………………………. 3° 5 De los proveedores …………………………. 4° 6 Responsabilidades de las Dependencias y Entidades .………………. 5° ‐ 15° 6 De Control Patrimonial …………………………. 16° 8 De las prórrogas …………………………. 17° 8 De los gastos de convocatoria …………………………. 18° 9 CAPÍTULO SEGUNDO 9 ‐ 15 Operación del Programa Anual de Compras Del proceso de captura …………………………. 19° ‐ 22° 9 De los procedimientos de contratación …………………………. 23° ‐ 24° 10 Del catálogo de bienes …………………………. 25° ‐ 27° 12 De la creación de activos …………………………. 28° ‐ 29° 12 De las autorizaciones …………………………. 30° ‐ 32° 13 Redefinición de características …………………………. 33° 14 De las muestras …………………………. 34° 14 De las imputaciones …………………………. 35° 14 Del certificado de firma electrónica …………………………. 36° 15 CAPÍTULO TERCERO 15 ‐ 18 Estrategia para Ejecución de Compra Consolidación de Solicitudes …………………………. 37° 15 Contrataciones de LIBERADAS …………………………. 38° 15 Partidas liberadas para el presente ejercicio …………………………. 39° 16 De los pasivos …………………………. 40° 18 CAPÍTULO CUARTO 18 ‐ 19 Pagos Del incumplimiento de proveedores …………………………. 41° ‐ 43° 18 De las contrataciones ………………………….. 44° ‐ 46° 19 CAPÍTULO QUINTO 19 ‐ 20 Transitorios …………………………. 19 Anexos …………………………. 20
2 /46
Jorge Zúñiga Urbiola, Director General de Recursos Materiales y Servicios Generales, en atención a las atribuciones conferidas a la Secretaria de Finanzas y Administración por conducto de esta Unidad Administrativa en los artículos: 24 fracción IV inciso d) de la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo para el Estado de Guanajuato; 1, 2 fracción III inciso b) punto 1, 3, 8, 9 , 75 y 76 del Reglamento Interior de la Secretaria de Finanzas y Administración; y en observancia a lo dispuesto en los artículos 35, 37, 38 y 39 de la Ley del Presupuesto General de Egresos del Estado de Guanajuato para el Ejercicio Fiscal 2007; 55 de la Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Públicos para el Estado y los Municipios, y 11 de los Lineamientos Generales de Racionabilidad y Disciplina Presupuestal de la Administración Estatal para el Ejercicio fiscal 2007 y;
C O N S I D E R A N DO Que de conformidad con la normatividad en materia de gasto público, resulta imperativo que al interior de la Administración Pública Estatal se establezcan y apliquen disposiciones jurídicas y controles administrativos que permitan un correcto y eficiente ejercicio de los fondos públicos. Los presentes Lineamientos están llamados a optimizar los recursos públicos que las Entidades aplican en la adquisición de los bienes o servicios que resultan indispensables para un adecuado cumplimiento de los fines encomendados. Que el puntual cumplimiento a estas normas jurídicas permitirá consolidar una cultura de legalidad y transparencia por parte de este gobierno en beneficio de la sociedad guanajuatense.
3 /46
Para los efectos de los presentes lineamientos se entenderá por:
Catálogo de Materiales: Menú de Bienes Inventariables y no Inventariables disponibles en el sistema SAP R/3 para el llenado de las solicitudes de compra del Programa Anual.
Entidades:
Fecha de entrega: Deberán considerarse las fechas marcadas en las Disposiciones administrativas, según punto 3.4 del apartado Operación del Programa Anual de Compras.
Mobiliario de fabricación especial: Aquellos muebles que son adaptados a un espacio físico o a un inmueble.
Nuevas necesidades: Artículos no existentes en el catálogo de artículos que para su alta requieren de la validación de la Dirección de Adquisiciones y Suministros.
Partida Presupuestal: Se refiere al grupo de artículos que afectan el presupuesto de egresos, ejemplo: 5206.
Proveedor sugerido: Aquel que únicamente en el caso de requerimientos especiales será proporcionado por el Área Solicitante sin que ello implique que la compra se realice con el mismo.
Recurso asignado: El presupuesto autorizado a la dependencia para el presente ejercicio fiscal.
Recurso comprometido: Es el costo aproximado de los artículos a adquirir, considerando precios de lista.
Requerimiento especial: Es aquel que no se encuentra contemplado dentro del catálogo de artículos y/o por su naturaleza es difícil de conseguir en el mercado y que como su nombre lo dice es especializado. Ejemplo: semen de ballena.
Solicitud Especial: Todas aquellas compras extemporáneas, que se registran en los formatos No. 190000000, del sistema SAP R/3 del mismo nombre.
Ley: Ley de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios del Sector Público en el Estado de Guanajuato.
Reglamento: Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios del Sector Público en el Estado de Guanajuato para el Poder Ejecutivo.
4 /46
CAPÍTULO PRIMERO Procedimiento y Disposiciones
Denominación de los tipos de contratación
Artículo 1°. Se refiere a la definición del tipo de ejecución a realizar bajo cualquiera de los procedimientos administrativos de contratación, que contempla la Ley, los cuales servirán como estrategia por parte de la Dirección de Adquisiciones y Suministros para el desarrollo de los mismos procesos de Contratación, para el presente “Programa Anual de Compras”, considerando su naturaleza, el importe, el tipo y/o el uso del bien o servicio a contratar; así como también los factores de mercado o tipo de proveeduría. Dichas contrataciones podrán ser clasificadas para su ejecución de la siguiente manera: a) Contrataciones Periódicas.‐ Se les llama así por tratarse de contrataciones de bienes y/o servicios de uso continuo e indefinido, son ejecutadas normalmente en más de un periodo de compra según el proceso de captura a que se refiere el articulo 23° de los propios lineamientos, y que por su naturaleza existe la posibilidad de caducar o de que sufran afectación por fluctuaciones de precios, por condiciones de mercado y/o que por su importe a contratar o tipo de programa, son contrataciones afectas a calendarización en el transcurso del ejercicio. b) Contrataciones Especiales.‐ Reciben este nombre aquellos contratos que no fueron programados en su plan anual, y se refieren a servicios o bienes no presupuestados en su proyecto original. c) Contrataciones Liberadas.‐ Son los que hacen referencia a la adquisición de bienes o contratación de servicios, que afectan partidas presupuestarias previstas para solventar gastos necesarios, para mantener la operación diaria y básica o que por su naturaleza y/o uso tienen un alto grado de necesidad de adquirirlos de forma inmediata. Todo lo anterior se realiza con base en la acumulación de solicitudes de pedido, que señalan artículos y/o servicios que afecten una misma partida presupuestal, similar naturaleza y/o tipo de proveeduría.
De la programación de compras Artículo 2°. Las Unidades Responsables de cada Dependencia y/o Entidad, programarán sus compras de acuerdo a la forma y tiempos que señala el presente documento, respetando las fechas indicadas en el Artículo 23° del Capítulo Segundo, bajo consideraciones del tiempo que se requiere para el suministro de los bienes o servicios.
De los SubComités
5 /46
Artículo 3°. Los SubComités autorizados conforme a la Ley y el reglamento deberán de someter sus Programas Operativos a la aprobación del Comité del Poder Ejecutivo, observar la
normatividad que establezcan y rendir los informes trimestrales de sus actividades (Art. 30 y 31 del Reglamento para el Poder Ejecutivo de la Ley).
De los proveedores
Artículo 4°. Todos los proveedores de bienes y servicios objeto de la Ley que se contraten con Entidades de manera directa, o a través de la Dirección de Adquisiciones y Suministros deberán estar inscritos en el Padrón Único de Proveedores del Gobierno del Estado para efectos del pago respectivo. Para el caso del desarrollo del procedimiento administrativo de contratación en las modalidades de: “Licitación Restringida” o de “Concurso” deberán considerar la invitación a participar únicamente a proveedores registrados en el Padrón Único de Proveedores del Gobierno del Estado a cargo de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Secretaría de Finanzas y Administración (Art. 71 de Ley).
Responsabilidades de las Dependencias y Entidades
Artículo 5°. En el procedimiento de ejecución de la compra no intervendrá la Dependencia y/o Entidad solicitante, excepto en la elaboración del Dictamen Técnico, que servirá como base de la evaluación y de las adjudicaciones que realice la propia Dirección de Adquisiciones y Suministros y el Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios del Poder Ejecutivo. Así mismo la Dependencia y/o Entidad será la responsable de verificar el cumplimiento y la entrega oportuna de los servicios o bienes contratados. El dictamen técnico de la Dependencia y/o Entidad, deberá contener todas y cada una de las especificaciones solicitadas, señalando en ellas si el proveedor cumple o no cumple. En caso de no cumplir con alguno de ellos, deberá indicar la razón por la que no cumple con lo solicitado; ejemplo:
6 /46
Concepto (descripción Completa de los bienes)
Proveedor 1, s.a. de c.v. Proveedor 2, s.a. de c.v.
Escritorio ejecutivo Fabricado en madera Cumple Cumple Patas de aluminio y ruedas
Cumple No cumple porque oferta patas de madera
Medidas: 20x39x89 Cumple Cumple Incluye porta teclado Cumple Cumple cajones lapiceros 2 Cumple No cumple ya que oferta un
solo cajón lapicero cajón archivero Cumple Cumple
De igual forma dicho dictamen deberá estar firmado por la persona que lo realice, en caso de no tomarse en cuenta lo anterior, la Dirección de Adquisiciones y Suministros regresará dichos dictámenes para su corrección. Artículo 6°. Los productos serán entregados por el Proveedor directamente en las instalaciones de la Dependencia y/o Entidad que ésta determine en su solicitud, por lo que se deberá señalar al momento de capturar en el sistema SAP R/3, los lugares de entrega (almacenes) previstos para que éstos queden indicados en el contrato; en caso de no encontrarse registrado en el sistema SAP R/3 el almacén requerido, podrá solicitar el alta en el Sistema, proporcionando los datos respectivos al administrador del módulo en la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales; los cuales son: a) Dirección y número b) Ciudad, estado y teléfono c) Nombre de la persona o contacto. Artículo 7°. La Dependencia y/o Entidad es la responsable de realizar la verificación del cumplimiento de los contratos por parte del proveedor, a través de la recepción de conformidad, para garantizar que la entrega de los bienes y/o servicios se realicen en cumplimiento de las características, especificaciones y condiciones solicitadas y/o adjudicadas, conforme a lo pactado en el contrato. Bajo ningún concepto la Dependencia y/o Entidad podrá aceptar el suministro de bienes y/o servicios que cuenten con características,, especificaciones y/o condiciones distintas a las establecidas en el contrato (Art.94 de Ley). Así mismo realizarán la recepción y aceptación de conformidad de los bienes y la verificación de la facturación respectiva, conforme al procedimiento que indica el Anexo “B” del presente documento. Artículo 8°. La rescisión de Contratos por parte de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, podrá proceder por incumplimiento del proveedor en los términos previstos en la Ley; correspondiendo a la Dependencia y Entidad acreditar técnica y jurídicamente dicho incumplimiento (Art.104, 105, 106, 107 y 108 de Ley), el cual deberá hacerse del conocimiento de la citada Dirección General dentro del término de 5 días hábiles que señala el artículo 41 de los presente lineamientos. Artículo 9°. Las Dependencias y/o Entidades que a la fecha mantienen liberado el presupuesto, ejecutarán el pago de manera directa, debiendo solicitar al área de pagos de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales el cálculo de la sanción en su caso para su aplicación y cobro; sujetándose a lo señalado en este documento y al procedimiento de recepción de bienes señalado en el anexo “B”, ambos de este documento.
7 /46
Artículo 10°. En el caso de compras a través de Licitación Pública o Restringida será necesario que participe una persona representando a cada Dependencia y/o Entidad, preferentemente con conocimientos técnicos del bien o servicio por contratar, quien además deberá presentar el oficio de comisión respectivo, o estar acreditado en el registro de representantes y/o vocales del Comité de Adquisiciones de Gobierno del Estado (Art.27 de Ley y 25 de su Reglamento para el Poder Ejecutivo).
Artículo 11°. En todos los casos la Dependencia y/o Entidad debe registrar de inmediato la entrada de la mercancía en el sistema SAP R/3 una vez que se haya aceptado de conformidad, posteriormente deberá efectuar la entrada preeliminar de factura. Artículo 12°. Para efectos del pago de las contrataciones con imputaciones “K” realizadas por la Dirección de Adquisiciones y Suministros, el proveedor dejará una copia en la Dependencia y/o Entidad correspondiente y la original será entregada en el área de pagos de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales; en cualquier caso, la factura deberá encontrarse debidamente sellada y firmada con el nombre de la persona que recibe de conformidad por parte de la Dependencia y/o Entidad, señalando la fecha real de entrega para determinación del pago y/o cálculo de sanciones que resulten procedentes. Artículo 13°. Para efectos del trámite del pago de todas las compras liberadas, éstos deberán realizarse por parte de la Dependencia y/o Entidad. Artículo 14°. Para efecto del trámite de pago de Solicitudes de Bienes o Servicios realizados por la Dirección de Adquisiciones y Suministros aquellos con imputaciones “X” o “Z”, serán directamente las Dependencias y Entidades quienes previa recepción y aceptación de conformidad de los bienes y/o servicios por parte de sus áreas receptoras, realizaran lo necesario para la materialización del pago y comprobación del gasto. Artículo 15°. Cualquier caso de liberación, la Dependencia y/o Entidad será quien realice el trámite de pago, la determinación del cálculo de las sanciones procedentes y la comprobación del gasto ante el área competente de pagos (Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales; Dirección General de Egresos u Órgano administrativo, según corresponda).
De Control Patrimonial Artículo 16°. En el caso de contrataciones para bienes clasificados como activos, las Direcciones o Coordinaciones Generales Administrativas de las Dependencias y/o Entidades remitirán a la Dirección de Control Patrimonial las facturas originales de bienes activos o de inversión, para su trámite de definición del número de activo definitivo e inventario de bienes correspondiente.
De las Prórrogas
8 /46
Artículo 17°. Las Prórrogas a Proveedores concedidas en la entrega de mercancías, serán gestionadas a través de la Dirección de Adquisiciones y Suministros de la Dirección General de
Recursos Materiales y Servicios Generales y en su caso del Órgano de Administración correspondiente (Art.101 Ley).
De los gastos de convocatoria Artículo 18°. El gasto inherente a la publicación de las Convocatorias de Licitaciones Públicas, para contrataciones de bienes o servicios para Dependencias y/o Entidades de manera conjunta, serán a cargo de la Secretaría de Finanzas y Administración; excepto aquellas realizadas para atender contrataciones sólo de Entidades u Organismos Descentralizados y Autónomos, ya que en este caso serán ellos los responsables directos de cubrir dichos gastos.
CAPÍTULO SEGUNDO Operación del Programa Anual de Compras
Del proceso de captura
Artículo 19°. El Inicio del programa anual de compras por parte de las Dependencias y Entidades, será en el periodo comprendido del 01 al 13 de febrero de 2007, considerando el calendario asignado para el ejercicio de su gasto. Artículo 20°. La Dependencia y/o Entidad deberá llenar todos los campos que indique el sistema SAP R/3, conforme a lo dispuesto en el presente documento, a fin de que le permita grabar la misma solicitud de compra y permita su ejecución debidamente soportada en los aspectos normativos. Una vez grabada, automáticamente el sistema le asignará un número consecutivo a su solicitud de compra (anual, periódica o especial). Artículo 21°. Cada Entidad realizará la captura de sus solicitudes de compras anuales utilizando el formato de numeración 110000000, para la generación de sus solicitudes periódicas respectivas se utilizarán los formatos con numeración 120000000, estas últimas deberán ser enviadas por medio electrónico y digitalizadas a la Dirección de Adquisiciones y Suministros, con fecha posterior a la del cierre del periodo de captura, acompañándola en su caso, de la documentación necesaria soporte. Las solicitudes con formato 110000000 no serán tramitadas por la Dirección de Adquisiciones y Suministros. El periodo de cambios de solicitudes anuales a periódicas, será dentro de los tres días hábiles posteriores a la fecha del cierre de sistema para captura de las solicitudes anuales, de acuerdo a la circular que emita la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales.
9 /46
La captura de solicitudes especiales será utilizada para aquellos requerimientos no registrados en el periodo inicial de captura referida en el Artículo 1°, estando sujetas a que se ajusten a los supuestos señalados en el Artículo 23°, en consideración de los lineamientos aplicables para el presente ejercicio presupuestal. Las solicitudes especiales se capturarán en el formato con numeración (190000000).
Artículo 22°. Las Dependencias y/o Entidades deberán de capturar en cada solicitud de pedido, sólo bienes que correspondan a una misma partida presupuestal, de esa manera les será útil para el seguimiento de la misma durante su proceso de compra, la verificación de la entrega del contrato y la debida integración del expediente. Ejemplo: no debe contemplar en una solicitud artículos de la partida 5206 con artículos que afecten a la partida 2105. Aplica lo mismo para el caso de bienes de diferente origen de recursos. Ejemplo: solicitudes de recursos estatales no deben contener recursos federales, FOSEG o cualquier otro origen.
De los procedimientos de contratación Artículo 23°. Cada uno de los procedimientos administrativos de contratación realizados, para la ejecución de los requerimientos señalados en las solicitudes de pedido capturadas, serán clasificados y analizados a fin de sujetarlos a la modalidad que le corresponda, con base en el importe por ejecutar como techo presupuestal, conforme a la tabla de montos máximos incluida en la Ley del Presupuesto General de Egresos del Estado de Guanajuato correspondiente al Ejercicio vigente; y de acuerdo a lo establecido en Ley: a) Compra Directa d) Licitación Restringida b) Compra Directa con tres Proveedores e) Licitación Pública c) Asunto de Comité f) Concurso La consolidación se realizará, definiendo la estrategia de ejecución según la partida presupuestal de que se trate, por lo que para efectos de la recepción de sus bienes y servicios deberá considerar al programar su solicitud de compra, que el tiempo promedio de ejecución es de 50 días naturales, más 25 días aproximadamente para que el proveedor entregue; salvo en los casos de bienes de importación o de manufactura especial el cual se pueden llevar hasta 45 días como mínimo. Los periodos de ejecución de las solicitudes ingresadas en el Plan Anual de Compras para el Ejercicio Fiscal 2007, están considerados en base al comportamiento histórico, los cuales se proyectan en los periodos de ingreso de solicitudes:
10 /46
PRIMER PERIODO PLAN ANUAL
DEL 1 AL 13 DE FEBRERO DE 2007
CAPÍTULOS 2000, 3000 Y 5000
GENERACIÓN DE PERIÓDICAS DE ACUERDO A LA PARTIDA PRESUPUESTAL
SEGUNDO PERIODO PLAN ANUAL
DEL 1 AL 14 DE JUNIO DE 2007
CAPÍTULOS 2000, 3000 Y 5000
GENERACIÓN DE PERIÓDICAS POR EL SEGUNDO SEMESTRE
PRIMER PERIODO ESPECIAL
DEL 1 AL 14 DE JUNIO DE 2007
CAPÍTULOS 2000, 3000 Y 5000
SEGUNDO PERIODO ESPECIAL
DEL 1 AL 15 DE OCTUBRE DE 2007
CAPÍTULOS 2000, 3000 Y 5000
Notas: a) La generación de las solicitudes periódicas se notificarán por medio de la circular correspondiente y por el sistema SAP R/3. b) Todas las Dependencias y/o Entidades deberán planear sus adquisiciones de todo el año, distribuyendo las fechas de entrega para el último día hábil del mes de los bienes licitados en la consolidación del programa anual. c) La ejecución de los procesos de compras, iniciará una vez concluido el periodo de captura según las fechas señaladas en la tabla anterior y de acuerdo a los Oficios Circulares emitidos por la Dirección de Adquisiciones y Suministros para tal efecto. d) El calendario de captura y/o ejecución se podrá ajustar por parte de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales conforme a las necesidades operativas y la disponibilidad de recursos, así como también para efecto de atender Programas Especiales o de Fondos Específicos diferentes a los estatales. e) Se aclara que sin perjuicio de que algunas partidas estén liberadas total o parcialmente en el Artículo 39°, se establecerán fechas de concursos como apoyo para aquellas Dependencias y/o Entidades que requieran soporte para la ejecución de su contratación.
11 /46
f) En todas las contrataciones de bienes y servicios se deben atender los lineamientos y legislación que resulten aplicables en el Estado de Guanajuato
y de conformidad a las facultades que mantenga, debiendo contar con las autorizaciones referidas en los Artículos 30°, 31° y 32° de los presente lineamientos; además de realizar todo lo necesario para el pago, comprobación del gasto, plaqueo e inventario. g) La Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales no se responsabilizará del recurso que no llegase a ejercerse, en caso de presentarse procedimientos de compra iniciados dentro de los tres últimos meses del ejercicio 2007.
Artículo 24°. Se podrán solicitar marcas y/o modelos específicos, o una empresa determinada dentro de las características o especificaciones de los bienes y/o servicios que pretenden contratar, debiendo sujetarse al efecto a los términos señalados en el artículo 40 de Ley.
Del catálogo Artículo 25°. Para atender los requerimientos de las Dependencias y/o Entidades en cuanto a diferentes necesidades que en características y especificaciones tienen sobre un mismo bien o servicio, el Catálogo (Maestro de Materiales) de Bienes y/o Servicios dentro del sistema SAP R/3, considera solamente la descripción corta para cada bien o servicio, de tal forma que serán las Dependencias y/o Entidades, al momento de capturar su Solicitud de pedido, quienes realicen la captura de la descripción larga (características, especificaciones, condiciones y cualquier requerimiento especial además de no especificar marca o modelo si no está autorizada) de su requerimiento, ingresará el techo presupuestal estimado que se tiene autorizado para el mismo y que será considerado para efectos del precio por adjudicar. Artículo 26°. Sólo podrán ser solicitados los artículos que se encuentren registrados en el Catálogo (Maestro de Materiales), los cuales están ligados a la cuenta presupuestal, y en su caso a la cuenta del activo respectivo, por lo que debe considerarlo en su planeación. Sin embargo, los requerimientos que realicen las Dependencias y Entidades que no se encuentren en el Catálogo (Maestro de Materiales), que se definan como una “Nueva necesidad”, se sujetarán al proceso de validación y políticas de captura de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, según lo señalado en el Anexo “C” del presente documento. En caso de no respetarse lo anterior, el Área Técnica solicitante será responsable de la demora que esto cause en el Procedimiento Administrativo de Contratación. Artículo 27°. NO deberán agregar características adicionales a los materiales que señalen descripción predefinida dentro del Catálogo (Maestro de Materiales), ya que no serán tomados en cuenta debido a que el sistema genera sólo los anexos basándose en el texto de material.
De la creación de activos
12 /46
Artículo 28°. Cuando se trate de Solicitudes de pedido donde se requieran bienes correspondientes al capítulo 5000 (activos), la Dependencia y Entidad respectiva deberá de realizar la correcta creación de los activos dentro de su solicitud en el sistema SAP R/3, conforme
al procedimiento establecido por la Dirección de Adquisiciones y Suministros para “Creación de Activos”, mismo que forma parte de los presentes Lineamientos en su Anexo “A”. En caso de no cumplirse lo anterior, será cancelada y devuelta su solicitud de pedido sin atender, y será responsabilidad de la Dependencia y/o Entidad su no ejecución y/o contratación. Si se actualiza el supuesto a que se refiere el párrafo anterior, la Dependencia y/o Entidad responsable de dicha solicitud, deberá solicitar la cancelación por escrito de los activos creados incorrectamente, a la Dirección de Control Patrimonial de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales. Artículo 29°. Tratándose de compra de bienes de activos de Dependencias y/o Entidades de Gobierno, independientemente del origen de los recursos y de quien ejecute el procedimiento de contratación, éstas quedan obligadas a realizar el trámite de plaqueo e inventario, ante la Dirección de Control Patrimonial de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales.
De las autorizaciones Artículo 30°. En el caso de solicitudes de pedido donde se requiera adquirir Vehículos, Mobiliario, Equipo de Administración y Bienes Informáticos, tales solicitudes deberán contar con la autorización de la Subsecretaría de Administración de la Secretaría de Finanzas y Administración. Para solicitar dicha autorización, deberá expedirse la justificación emitida por el titular de la Dependencia y/o Entidad solicitante. En el caso de las entidades, deberá contar además con la autorización de su órgano de gobierno. En caso de no cumplirse lo anterior, NO será atendida su solicitud y podrá ser devuelta para su debido soporte. Artículo 31°. Tratándose de solicitudes de pedido que requieran Equipo de Radiocomunicación y Bienes informáticos, deberán contar con el número de validación o autorización emitida por la Dirección General del Sistema de Cómputo, Comando, Comunicaciones y Control (C4) y por la Dirección General de Informática y Telecomunicaciones de la Secretaria de Finanzas y Administración, respectivamente. En caso de no cumplirse lo anterior, NO será atendida su solicitud y podrá ser devuelta para su debido soporte. Artículo 32°. En el caso de solicitudes de pedido donde se requiera la contratación de servicios de asesorías, capacitaciones, informáticos, estudios e investigaciones relacionadas con el objeto de la ley, se requiere la autorización por escrito del Titular de la Dependencia y/o Entidad solicitante, donde justifique que son indispensables y que no se cuenta con personal adscrito a la misma que esté capacitado o disponible para su realización.
13 /46
En caso de no cumplirse lo anterior, NO será atendida su solicitud y podrá ser devuelta para su debido soporte (Art. 83 de Ley).
Redefinición de características Artículo 33°. Cualquier modificación a las solicitudes de pedido, deberá enviarse por escrito expedido por la Dirección o Coordinación General Administrativa de la Dependencia y Entidad respectiva, misma que deberá enviarse de manera previa al inicio del Procedimiento Administrativo de Contratación; de lo contrario no es posible considerar ningún cambio en características, especificaciones y/o condiciones diferentes a las señaladas en su solicitud.
De las muestras Artículo 34°. En aquellos casos en los que la Dependencia y/o Entidad considere necesario proponer muestras o solicitar estas a los proveedores, se obliga a presentarlas o solicitarlas con todas las especificaciones técnicas necesarias, además proporcionará los criterios que utilizarán para realizar la evaluación de las mismas, previo al inicio del Procedimiento Administrativo de Contratación; De lo contrario, se ejecutará su compra con la información que se haya ingresado en la solicitud de pedido quedando bajo su responsabilidad.
De las imputaciones Artículo 35°. En la captura de Solicitudes deberá atenderse a lo siguiente, respecto al uso de las imputaciones en el sistema SAP R/3: a) Solicitudes con Recursos Estatales, se utilizará la imputación “K” para bienes de consumo (capítulos 2000 y 3000); y la imputación “A” cuando se trate de bienes de activo (capítulo 5000). Aplica lo mismo en el caso de recursos del Banco Mundial. b) Solicitudes con Recursos Federales, se utilizará solamente la imputación “X”, independientemente de que se trate de bienes de consumo o activos. c) Solicitudes de Organismos Autónomos u otros Fideicomisos, todos aquellos que cuentan con la administración de su presupuesto, siempre utilizarán en la captura la imputación “Z”, independientemente de que se trate de bienes de consumo o activos; para el caso de los requerimientos con recursos FOSEG deberá de utilizar la imputación “Y”. d) Solicitudes de Organismos Descentralizados, utilizarán la imputación “K” para bienes de consumo (capítulos 2000 y 3000); y la “A” cuando se trate de bienes de activo (capítulo 5000); sólo utilizarán la imputación “Z” cuando ejerzan recursos propios que no se encuentren considerados dentro del gasto calendarizado.
14 /46
En caso de capturar solicitudes de pedido con Recurso del Banco Mundial, deberán informar por escrito a la Dirección de Adquisiciones y Suministros indicando los números de las solicitudes que cuentan con dicho recurso, a más tardar el último día de captura del periodo que corresponda. En caso contrario, ésta Dirección no se hace responsable de la normatividad que al afecto se aplique.
Del certificado de firma electrónica
Artículo 36°. Para agilizar los procesos correspondientes a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, todas las Dependencias y/o Entidades, preferentemente deberán contar con su Certificado de Firma Electrónica, para cualquier trámite relacionado con sus requerimientos.
CAPÍTULO TERCERO
Estrategia para Ejecución de Compras
Consolidación de solicitudes Artículo 37°. La Estrategia de Ejecución de Contrataciones para el ejercicio fiscal 2007, es la Consolidación de Solicitudes que afectan a una misma partida presupuestal, bienes de la misma naturaleza o afectas un mismo tipo de proveeduría, atendiendo al efecto los periodos señalados en el Artículo 23° y considerando factores como: oportunidad de suministro y condiciones especiales requeridas. En caso de que una Entidad requiera bienes de cualquier partida presupuestal y que en su conjunto no rebasen la cantidad de $45,000.00 (cuarenta y cinco mil pesos 00/100 m.n.) en cada periodo de consolidación, tales solicitudes podrán ser procesados por separado o con las de otras Entidades que se encuentren en la misma situación, en la modalidad que dé lugar de acuerdo al importe de dicha consolidación. Lo anterior sujeto a validación de la Dirección de Adquisiciones y Suministros.
Contratación de liberadas Artículo 38°. En el caso de contrataciones bajo el concepto de LIBERADAS, éstas deberán atender a lo siguiente:
a) La ejecución de estas contrataciones deberán, sin excepción, apegarse a los lineamientos que se establecen en la Ley y su Reglamento para el Poder Ejecutivo, debiendo sujetarse a lo previsto para cada Procedimiento Administrativo de Contratación Directa en la tabla de montos máximos, señalada en el artículo 39 de la Ley del Presupuesto General de Egresos del Estado de Guanajuato para el ejercicio 2007.
b) Pierden el carácter de Liberadas las contrataciones que por su importe a ejercer conforme
a la Tabla de Montos Máximos de las adquisiciones, contenida en la Ley del Presupuesto General de Egresos antes citada, requieran del procedimiento de contratación en la modalidad de Licitación Pública, Licitación Restringida o Concurso.
15 /46
c) En el caso de contrataciones realizadas bajo el concepto de “Liberadas,” cuando el adjudicado incurra en demora, no sostener la Oferta o cualquier otro incumplimiento de Contrato, las Dependencias y/o Entidades, si así procede, podrán realizar la reasignación o seguimiento de la contratación; en todo caso, además deberán seguir el
procedimiento establecido en los Artículos 9°, 45° y 46° de los presentes Lineamientos, para que se inicien los trámites correspondientes que den a lugar de acuerdo a lo establecido en la Ley.
Partidas liberadas para el presente ejercicio
Artículo 39°. En el presente ejercicio fiscal las partidas que a continuación se indican quedan liberadas para su ejercicio de manera directa por parte de las Dependencias y/o Entidades, mismas que no requieren del envío de oficio solicitud para ser autorizadas por parte de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales para su contratación, siempre y cuando se apeguen a lo señalado en el último párrafo de este articulo, obligándose a comprobar su gasto y afectación presupuestal para el pago, directamente ante la Dirección General de Egresos de la Secretaria de Finanzas y Administración, así como también la creación del activo para su plaqueo e inventario ante la Dirección de Control Patrimonial, tratándose de bienes de activo.
16 /46
PARTIDA DESCRIPCIÓN PARTIDA DESCRIPCIÓN
2101 Materiales y útiles de oficina 2404 Material eléctrico
2102 Materiales de limpieza 2405 Material agropecuario
2103 Material didáctico y de apoyo informativo
2406 Materiales diversos
2104 Material estadístico y geográfico 2502 Plaguicidas abonos y fertilizantes
2105 Materiales y útiles de impresión y reproducción
2503 Medicinas y productos farmacéuticos
2107 Material de fotográfica y cinematografía
2507 Materias primas
2203 Utensilio para alimentación 2802 Materiales de seguridad publica
2204 Productos alimenticios para personas 5201 Maquinaria y equipo agropecuario
2301 Materias primas 5202 Maquinaria y equipo industrial
2302 Refacciones, accesorios y herramientas menores
5205 Maquinaria y equipo eléctrico
2303 Refacciones y accesorios para equipo de cómputo
5305 Vehículos y equipo auxiliar de transporte
2401 Materiales de construcción 5502 Refacciones y accesorios mayores
2403 Materiales complementarios 5801 Maquinaria y equipo de la defensa pública
Para el caso de las siguientes partidas, el monto parcialmente liberado será en el porcentaje que se señala a continuación, esto con el fin de no retrasar sus metas y proyectos, obligándose las Dependencias yo/ Entidades a realizar la contratación del porcentaje no liberado a través de la Dirección de Adquisiciones y Suministros, por lo que lo no liberado deberá ingresarse en el sistema SAP R/3 como parte del programa anual:
PARTIDA DESCRIPCIÓN PORCENTAJE
2106 Materiales y útiles para el procesamiento en equipos y bienes informáticos
10% del presupuesto autorizado
2501 Sustancias químicas 5% del presupuesto autorizado
2504 Materiales, accesorios y suministros médicos. 5% del presupuesto autorizado
2505 Materiales, accesorios y suministros de laboratorio. 5% del presupuesto autorizado
2703 Artículos deportivos. 15% del presupuesto autorizado
2704 Vestuario, uniformes y blancos para el desempeño de funciones
10% del presupuesto autorizado
En el caso de la ejecución de las contrataciones relativas a las liberaciones parciales antes señaladas, deberán las Dependencias y/o Entidades manifestar el porcentaje acumulado en la orden de pago a terceros, quedando bajo absoluta responsabilidad de la Dependencia y Entidad el sujetarse al porcentaje señalado. Quedan liberados los siguientes bienes y/o servicios siempre y cuando formen parte de alguna orden de servicio relativa a algún proyecto o programa de mantenimiento o adaptación que atienda la Dirección de Servicios Generales adscrita a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales:
17 /46
Aires acondicionados Transformadores eléctricos
Tanques estacionarios de gas Cableados estructurados
Software y sus actualizaciones Estructuras metálicas inclusive para comunicaciones
Muebles de fabricación especial o personalizada (sin derechos ni patentes)
Antenas de comunicación
Las anteriores liberaciones se sujetan a lo dispuesto por la Dirección de Servicios Generales de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, para efecto del Procedimiento Administrativo de Contratación que de lugar la orden de servicio. Cualquier otro bien o servicio que no se contemple en el listado anterior, aún cuando forme parte de alguna Orden de Servicio de Mantenimiento o Adaptación, deberá contar con oficio de liberación de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales o de la Dirección de Adquisiciones y Suministros de manera previa a su ejecución.
De los pasivos Artículo 40°. Los pasivos que se generen de requerimientos de Dependencias y Entidades, que a la fecha tengan descentralizado el ejercicio del presupuesto, así como las imputaciones FOSEG, FEDERAL y BANCO MUNDIAL, deberán ser creados por ellos mismos, conforme a los lineamientos emitidos por la Secretaría de Finanzas y Administración en Materia de Racionalidad, Austeridad y Disciplina Presupuestal para el Ejercicio Fiscal 2007 de la Administración Pública Estatal. En los demás casos, los pasivos serán creados por el área de pagos de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, siempre y cuando exista el contrato o pedido, quedando bajo responsabilidad de las Dependencias y Entidades solicitantes, solicitar la cancelación de dichos pasivos en los casos de incumplimiento de los contratos.
CAPÍTULO CUARTO Pagos
Del incumplimiento de proveedores Artículo 41°. Será responsabilidad de la Dependencia y/o Entidad notificar por escrito, sobre cualquier cambio, anomalía o incumplimiento que presente la entrega de la mercancía o servicio en relación a lo adjudicado y/o contratado, a la Dirección de Adquisiciones y Suministros o al Órgano Administrativo, en un plazo no mayor a 5 días hábiles, Artículo 42°. Cualquier recepción de bienes o servicios que no se apegue a lo señalado en el Contrato o Pedido, deberá soportarse en su caso con el Convenio Modificatorio realizado por la Dirección de Adquisiciones y Suministros, o por el Órgano de Administración correspondiente con base al Escrito de Solicitud del proveedor y con la aceptación del (Art. 102 de Ley).
18 /46
Artículo 43°. Para el caso del cálculo de sanciones e infracciones a proveedores en contrataciones realizadas directamente por Organismos Descentralizados, serán estos quienes se harán responsables de su aplicación y cobro.
De las contrataciones
Artículo 44°. Para efectos del pago de todas las contrataciones, el proveedor deberá haber entregado la totalidad de los bienes adquiridos en cada una de las partidas según se señale en un contrato o pedido respectivo, considerando que en su caso deberá de entregar la totalidad de las partidas que tengan una misma fecha de entrega. Artículo 45°. En todas las contrataciones que realicen las Dependencias y/o Entidades, el cálculo de las sanciones por incumplimiento de entrega en la fecha pactada (moratoria), las realizará el Área de Pagos de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales conforme a sus formatos previstos, conforme al anexo “B” de los presentes lineamientos.
Artículo 46°. Las contrataciones ejecutadas directamente por los Organismos Descentralizados y/o sus SubComités, no deben ser capturadas en el sistema SAP R/3, ya que serán las propias instancias quienes deberán de realizar las mismas en apego a los Lineamientos y Legislación aplicable en el Estado de Guanajuato (Ley de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios del Sector Público en el Estado de Guanajuato y su Reglamento para el Poder Ejecutivo; Ley del Presupuesto General de Egresos para el Estado de Guanajuato del presente Ejercicio).
CAPÍTULO QUINTO
T R A N S I T O R I O Articulo Único.‐ Los presentes lineamientos estarán vigentes durante el ejercicio presupuestal del año 2007. Dado en la sede de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, en la ciudad de Guanajuato, Guanajuato, al primer día del mes de febrero de 2007. EL DIRECTOR GENERAL DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
GENERALES
JORGE ZUÑIGA URBIOLA
19 /46
Anexos
ANEXO “A” CREACIÓN DE SOLICITUDES DE PEDIDO Entrar al sistema SAP R/3 en producción iniciando con el usuario y su contraseña. 1.‐ Una vez que ingrese al sistema aparecerá la pantalla principal en donde ingresará a la carpeta Logística: podrá utilizar la transacción ME51N (PASO 1 AL 5), 2.‐ Se desplegará una serie de carpetas y seleccionará Gestión de materiales, 3.‐ Una vez hecho esto, se desplegará otra serie carpetas en donde ingresará a Compras, 4.‐ En Compras seleccionará la carpeta Solicitudes de pedido, 5.‐ Y por último seleccionará la opción Crear. Aparecerá la ventana de captura de solicitudes que es en la que se crearán las mismas siguiendo los siguientes pasos: 6.‐ Lo primero que deberá hacer será seleccionar el tipo de solicitud que en este caso es anual, misma que corresponde a la opción Plan anual, 7.‐ El siguiente paso será buscar el material el Centro CGEG que requiera comprar posicionándose en Material y seleccionando la pestaña que se encuentra en el lado derecho del renglón donde capturará el material correspondiente, 8.‐ Entrará a una pantalla donde visualizará la pestaña denominada material correspondiente a jerarquía de productos y aparecerá la ventana donde buscará el material, posicionándose en el primer recuadro jerarquía productos y presionando la flecha que aparece a la derecha. Aparecerá una lista de familias de las cuales sólo considerará las tres últimas que corresponden al capítulo 2000, 3000 y 5000. Deberá marcar la relacionada con el producto solicitado y presionar el ícono nivel +, y así irá avanzando hasta seleccionar el material que necesite. En el cuarto nivel presionará el botón seleccionar, lo que lo regresará a la pantalla del material y presionará ENTER para que le proporcione la lista de los materiales contenidos en esa familia. 9.‐ En seguida indicará la cantidad que requiere del producto solicitado. 10.‐ Una vez hecho esto, completará los siguientes campos requeridos: Tipo posición: será Normal.
20 /46
Tipo de Imputación: A, K, X, Y o Z, según corresponda.
Fecha entrega: La fecha en la que preferentemente requiere sus bienes. Centro: Siempre será CGEG Almacén: Pondrá el almacén correspondiente en donde serán entregados los bienes solicitados. Solicitante: el usuario solicitante. No. Necesidad: El número del documento en donde se autoriza la compra o el recurso, cuando se trate de solicitudes especiales. Hecho esto, presionará ENTER en su teclado. Otra forma de realizar el paso 10 es el siguiente: En la misma pantalla seleccionará el icono Parametriz personal y aparecerá la siguiente ventana en donde abrirá la pestaña Val. Propuesta y aparecerán una serie de datos que deberá llenar según corresponda: Tipo posición: Será Normal Tipo de Imputación: A, K, X, Y o Z, según corresponda. Fecha entrega: La fecha en la que preferentemente requiere sus bienes. Centro: Siempre será CGEG Almacén: pondrá el almacén correspondiente en donde serán entregados los bienes solicitados. Solicitante: el usuario solicitante. No. Necesidad: El número del documento en donde se autoriza la compra o el recurso, cuando se trate de solicitudes especiales. Una vez completados todos estos datos, presionará el ícono Guardar. 11.‐ Sólo aplica para solicitudes con bienes del capítulo 5000. (IMPUTACIÓN A) Aparecerá la ventana en donde deberá ingresar los activos para darlos de alta: En esta pantalla tendrá que ingresar los siguientes campos: Centro de coste División Elemento PEP Centro gestor Esto lo repetirá en cada renglón hasta igualar con la cantidad de bienes solicitados: Ahora seleccionará todos los renglones con el botón Marcar todo y presionará la opción Act. Fijos para fijar su número de activo aparecerá la siguiente ventana en donde indicará la clase de activos fijos de que se trate, la división y el centro de coste y presionará el botón de distribuir (PALOMA VERDE): Aparecerá la pantalla en donde tendrá que ingresar la palabra ALTA e inmediatamente después presionará ENTER en su teclado: 12.‐ En caso de ser bienes diferentes a los del capítulo 5000, únicamente tendrán que completar en la pestaña de Imputación: Tipo de Imputación Cuenta de mayor
21 /46
División
Centro de Coste Elemento PEP Aparecerá una ventana en donde confirmará que desea crear los activos, seleccionara la opción CREAR y los activos de su primera posición de la solicitud estarán creados. En la pestaña de Textos, en el campo correspondiente a texto pedido de material, capturará las especificaciones del producto solicitado, quedando bajo su absoluta responsabilidad el contenido del mismo. 13.‐ Completados los campos anteriores, pasará a la pestaña Valoración, en donde capturará el precio unitario presupuestado para su compra, importe a comprometer. 14.‐ Finalmente presionará el ícono Guardar y su solicitud quedará grabada con el número que le marca el mensaje que el sistema le proporcionará en la parte inferior de la pantalla: Ahora, creada su solicitud anual, regresará al menú principal del sistema. Al cambiar de pantalla, le aparecerá un mensaje urgente de liberación de solicitud. Presionará la de ENTRADA. Entrará a la solicitud para liberarla haciendo doble click en ella: Una vez dentro de la solicitud, liberará la misma presionando el botón liberar y guardar . Aparecerá un mensaje de aviso y presionara ENTER. Con esto se ha concluido con la creación y con el primer proceso de liberación de la solicitud anual, ya que pasará a la bandeja de entrada del Coordinador Administrativo (CA), mismo que deberá liberar la solicitud de la misma manera para que llegue a la bandeja de entrada del Director Administrativo (DA) y proceda con la liberación de igual forma. Es hasta la última liberación del DA, cuando la solicitud pasará a la Dirección de Adquisiciones y Suministros, misma que les enviará varios días después el mensaje para crear sus solicitudes periódicas. CREACIÓN DE SOLICITUDES PERIÓDICAS Para la creación de sus solicitudes periódicas, el Coordinador Administrativo (CA) deberá esperar el aviso por parte de la Coordinación de Programación (CO) de la Dirección de Adquisiciones y Suministros que le dará la autorización para convertir sus solicitudes anuales en periódicas. La transacción que utilizará será zmm_inicio, con la cual ingresará sus solicitudes anuales y ejecutará para convertirlas en periódicas. Una vez que sus solicitudes sean periódicas, liberará para que el Director Administrativo libere de igual manera y así dar por finalizado el proceso de creación y liberación de sus solicitudes. Para mayor información consultar el Manual de captura de solicitudes de pedido en el Sistema SAP R3 publicado en la página www.sfa.guanajuato.gob.mx .
22 /46
ANEXO “B” PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN DE FACTURA Y PROGRAMACIÓN DE PAGO 1. Las Áreas Usuarias de Gobierno del Estado, para facilitar el proceso de recepción de bienes e inventario, deberán considerar los siguientes aspectos para la facturación: ‐Facturación por Centro Gestor. ‐Facturación por procedencia de Recurso. ‐Facturación por Fechas de Vencimiento y Centro Gestor. ‐Los conceptos del pedido o contrato en características, deberán de ser iguales a los contenidos en la factura. ‐En caso de que correspondan números de serie, modelo a los artículos entregados, dichos datos deberán ser plasmados en la factura para su correcta validación e inventario. 2. El Área Usuaria al momento de recibir la factura del proveedor, deberá asegurarse que contengan los requisitos fiscales que establece el Código Fiscal de la Federación; a nombre de Gobierno del Estado de Guanajuato o en su caso de organismo descentralizado o Autónomo que solicitó los bienes; que contenga las características y/o especificaciones de los artículos o servicios; así como además el que señale el número de contrato, números de serie etc.; invariablemente deberá contar con copia anexa del pedido o contrato; e ingresarla al sistema SAP R/3, en la transacción MIGO (Entrada de Mercancía), los artículos que están siendo entregados. 3. El proveedor deberá de entregar partidas completas para proceder a su pago; no se harán pagos a partidas parcialmente entregadas. 4. Una vez que se dio de entrada a la Mercancía, el Área Usuaria ingresará en el sistema SAP R/3 la factura en forma preliminar con la transacción MIR7 (Entrada de factura Preeliminar) en donde deberá programar la fecha probable de pago al proveedor. 5. Después de haber efectuado los dos pasos anteriores el responsable de la recepción por parte del área usuaria, sellará y firmará al proveedor, la factura con la fecha de recepción de la mercancía o servicio; entregándola directamente al área de pagos de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales o enviándola a través del propio proveedor, quedándose con una copia de la factura, para sus trámites internos. 6. Las Dependencias y Entidades que tienen a la fecha el presupuesto descentralizado podrán proceder a realizar el pago de las facturas atendiendo al procedimiento señalado en el punto anterior al proveedor, debiendo considerar la procedencia de las sanciones respectivas en caso de proceder, solicitándole en todos los casos el cálculo al área de pagos de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales.
23 /46
7. En caso de que el proveedor hubiera solicitado previamente una prórroga y ésta haya sido aceptada, su contrato deberá contar con el convenio modificatorio respectivo realizado por parte
de la Dirección de Adquisiciones, y en su caso adjuntar la documentación que sea necesaria, a fin de que no resulte sancionado en su pago. 8. El área de pagos de la Dirección de General de Recursos Materiales y Servicios Generales, programará la fecha de pago al proveedor, calculando las posibles sanciones, considerando las modificaciones que existieran al contrato. 9. El área de pagos enviará la información y documentación respectiva a la Secretaría de Finanzas y Administración, para comprobación del pago al proveedor. ANEXO “C” PROCEDIMIENTO PARA DAR DE ALTA MATERIALES AL CATÁLOGO DE MATERIALES 1. La Dependencia consulta en el sistema SAP R/3 el Catálogo Maestro de Materiales, y procede a buscar el artículo de acuerdo a las diferentes posibilidades de búsqueda que ofrece el sistema. 2. En caso de no encontrar el material, deberá de consultar y valorar las posibles opciones de los artículos similares que pudieran satisfacer sus necesidades. 3. Si las opciones no reúnen las características básicas, deberá hacer lo siguiente: ‐A través de oficio dirigido al Director de Recursos Materiales y Servicios Generales, solicitará la autorización de captura de las características y especificaciones de una nueva necesidad (artículo), acompañado del archivo electrónico respectivo, para dar fluidez al proceso de creación y alta del material. ‐En el caso de adquisición de Vehículos, Mobiliario y Equipo, Bienes informáticos y de Telecomunicaciones, Equipos de radio y comunicación, deberán acompañar el oficio también con su respectiva validación técnica y/ó autorización correspondiente. Sólo podrá darse de alta con autorización. 4. En caso de no autorizarse, la Dirección de Adquisiciones realizará la consulta al catálogo de materiales y sugerirá al área usuaria, las posibles opciones que se encontraran en el sistema SAP R/3. 5. En caso de autorizarse, se dará de alta el artículo en el Maestro de Materiales, recabando el respectivo anexo de alta de materiales ó artículos: a. Partida Presupuestal a afectar. b. Descripción corta del artículo c. Descripción larga del artículo
24 /46
d. Características específicas o particulares.
e. Unidad de medida f. Importe estimado del precio unitario de la compra g. Familia de Materiales, etc. 6. Una vez capturado, se dará aviso a la Dependencia o Entidad, sobre el número de material con que se encuentra dado de alta el nuevo artículo dentro del Maestro de Materiales. 7. El, procederá en su caso a realizar la captura respectiva de su solicitud de pedido en el sistema SAP R/3. 8. Lo anterior previa autorización de captura por parte de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, en caso de tratarse de solicitud especial.
25 /46
CREACION DE SOLICITUDES DE PEDIDO PERIODICAS Entrar al sistema R3 en producción iniciando con el usuario y su contraseña. 1.- Una vez que ingrese al sistema aparecerá la pantalla principal en donde ingresará a la carpeta “Logística”: Podrá utilizar la transacción ME51N (PASO 1 AL 5)
26 /46
2.- Se desplegara una serie de carpetas y seleccionara “Gestión de materiales”
3.- Una vez hecho esto, se desplegará otra serie carpetas en donde ingresará a “Compras”
27 /46
4.- En “Compras” seleccionara la carpeta “Solicitudes de Pedido”
5.- Y por último seleccionará la opción “Crear”.
28 /46
6.- Aparecerá la ventana de captura de solicitudes que es en la que se crearán las mismas siguiendo los siguientes pasos:
7.- Lo primero que deberá hacer será seleccionar el tipo de solicitud que en este caso es anual, misma que corresponde a la opción “Plan anual”:
29 /46
8.- El siguiente paso será buscar el material del Centro CGEG que requiera comprar posicionándose en “Material” y seleccionando la pestaña que se encuentra en el lado derecho del renglón donde capturara el material:
9.- Entrará a una pantalla donde visualizará la pestaña denominada “material corresp. a jerarquía de productos” y aparecerá la ventana donde buscara el material posicionándose en el primer recuadro “jerarquía productos” y presionando la flecha que aparece a la derecha.
30 /46
Aparecerá una lista de familias de las cuales solo considerará las tres ultimas que corresponden al capitulo 2000, 3000 o 5000. Deberá macar la relacionada con el producto solicitado y presionar el icono “ nivel +”, y así irá avanzando hasta seleccionar el material que necesite. En el cuarto nivel presionará el botón “seleccionar”, lo que lo regresara a la pantalla del material y presionara ENTER para que le proporcione la lista de los materiales contenidos en esa familia.
31 /46
10.- En seguida indicará la cantidad que requiere del producto solicitado.
11.- Una vez hecho esto, completará los siguientes campos requeridos: Tipo posición: Será “Normal” . Tipo de Imputación: A, K, X, Y ò Z, según corresponda. Fecha entrega: La fecha en la que preferentemente requiere sus bienes. Centro: Siempre será “CGEG” Almacén: Pondrá el lugar donde serán entregados los bienes solicitados. Solicitante: el usuario solicitante No. Necesidad: El Documento que autoriza la compra o el recurso. Hecho esto, presionara ENTER en su teclado.
32 /46
Otra forma de realizar el paso 11 es el siguiente:
En la misma pantalla seleccionara el icono “Parametriz personal” y aparecerá la siguiente ventana en donde abrirá la pestaña “Val. propuesta” y aparecerán una serie de datos que deberá llenar según corresponda:
33 /46
Tipo posición: Será “Normal” . Tipo de Imputación: A, K, X, Y ò Z, según corresponda. Fecha entrega: La fecha en la que preferentemente requiere sus bienes. Centro: Siempre será “CGEG” Almacén: Pondrá el lugar donde serán entregados los bienes solicitados. Solicitante: el usuario solicitante No. Necesidad: El Documento que autoriza la compra o el recurso. Una vez completados todos estos datos, presionara el icono “Guardar”. 12.- SOLO APLICA PARA SOLICITUDES CON BIENES DEL CAPITULO 5000 (IMPUTACION A). Aparecerá la ventana en donde deberá ingresar los activos para darlos de alta:
En esta pantalla tendrá que ingresar los siguientes campos: Centro de coste División Elemento PEP
34 /46
Centro gestor
Esto lo repetirá en cada renglón hasta igualar con la cantidad de bienes solicitados:
Ahora seleccionara todos los renglones con el botón “Marcar todo” y presionara la opción “Act. Fijos” para fijar su numero de activo
En este paso deberá asegurarse que la imputación este distribuida por cantidades. Únicamente usará la distribución porcentual cuando el recurso se comparte de más de un fondo.
35 /46
Aparecerá la siguiente ventana en donde indicara la clase de activos fijos de que se trate, la división y el centro de coste y presionara el botón de “distribuir” (PALOMA VERDE): Aparecerá la pantalla en donde tendrá que ingresar la palabra “ALTA” e inmediatamente después presionara ENTER en su teclado:
36 /46
13.- En caso de ser bienes diferentes a los del capitulo 5000, únicamente tendrán que completar en la pestaña de “Imputación”:
Tipo de Imputación Cuenta de mayor División Centro de Coste Elemento PEP
En la pestaña de “Textos”, en el campo correspondiente a “texto pedido de material”, capturará las especificaciones del producto solicitado, quedando bajo su absoluta responsabilidad el contenido del mismo.
37 /46
Aparecerá una ventana en donde confirmara que desea crear los activos, seleccionara la opción “CREAR” y los activos de su primera posición de la solicitud estarán creados.
14.- Completados los campos anteriores, pasará a la pestaña “Valoración”, en donde capturara el precio unitario presupuestado para su compra, importe a comprometer.
15.- Finalmente presionara el icono “guardar” y su solicitud quedara grabada con el numero que le marca el mensaje que el sistema le proporcionara en la parte inferior de la pantalla:
38 /46
Ahora, creada su solicitud anual, regresara al menú principal del sistema. Al cambiar de pantalla, le aparecerá un mensaje urgente de liberación de solicitud. Presionara la de “ENTRADA”.
Entrara a la solicitud para liberarla haciendo doble click en ella:
39 /46
Una vez dentro de la solicitud, liberara la misma presionando el botón “liberar y guardar.
Aparecerá un mensaje de aviso y presionara ENTER.
Con esto se ha concluido con la creación y con el primer proceso de liberación de la solicitud anual, ya que pasara a la bandeja de entrada del Coordinador Administrativo (CA), mismo que deberá liberar la solicitud de la misma manera para que llegue a la bandeja de entrada del Director Administrativo (DA) y proceda con la liberación de igual forma. Es hasta la ultima liberación del DA, cuando la solicitud pasara a la Dirección de Adquisiciones y Suministros, misma que les enviara varios días después el mensaje para crear sus solicitudes periódicas.
40 /46
CREACION DE SOLICITUDES PERIODICAS Para la creación de sus solicitudes periódicas, el Coordinador Administrativo (CA) deberá esperar el aviso por parte de la Coordinación de Programación (CO) de la Dirección de Adquisiciones y Suministros que le dará el permiso para convertir sus solicitudes anuales en periódicas. La transacción que utilizará será zm_periodica, con la cual ingresara sus solicitudes anuales y ejecutará para convertirlas en periódicas. Una vez que sus solicitudes sean periódicas, liberará para que el Director Administrativo libere de igual manera y así dar por finalizado el proceso de creación y liberación de sus solicitudes periódicas.
41 /46
PROCEDIMIENTO DE BORRADO DE ACTIVOS FIJOS EN EL SISTEMA SAP R3
Para borrar activos en las posiciones en las solicitudes de compra utilizará la siguiente transacción: me52n (modificar solicitud) Aparecerá la ventana para que se modifique la solicitud de pedido a la que requiere borrarle activos fijos.
Seleccionará el botón “otra solped”
42 /46
Aparecerá una ventana en donde pondrá el número de la solicitud a modificar: y presionaras el botón “otro documento”
Aparecerá la solicitud a modificar y buscará la posición a la que debe borrarle el (los) activo (s) fijo (s) y la seleccionará:
43 /46
Con estos botones podrás moverte para seleccionar otra partida
Ahora en las pestañas de la parte inferior seleccionaras la de “imputación”. aparecerá el listado de los activos que fueron creados para dicha la partida seleccionada.
Seleccionara marcando cada uno de los activos fijos
44 /46
Una vez seleccionados los activos fijos, hará click en el botón de borrado para que queden eliminados.
Finalmente, seleccionará la partida en la parte superior haciendo clik en el botón de borrado.
45 /46
El sistema le hará confirmar la petición de borrado, lo cual confirmara ejecutando la función.
Finalmente guardara los cambios y los activos de la partida borrada, quedarán eliminados del sistema y libres para volverse a utilizar.
46 /46
Cornit6 de Adquisiciones, Arrendamientos y Contratacibn de Senrb;ias &I p a r Ejecutivo del Estado de Guanajuato I1
Acta Correspondiente . - -- - -- - . - - -- - - - - -- -. - - - I
!
I
---- - .--- ------ L 3 i
NO. 40051 001 -024-07 (CAEGL-017/2007) SEGUNDA CONVOCATORIA, !
PARA LA ADQ~I~ICION DE SISTEMAS DE MONITOREO Y SISTEMS I I --- J I,
La reuni6n dio principio en la Ciudad de Guanajuato, Gto; Siendo las 11:20 del dia 17 de Mayo de 2007 en Sala de Juntas de la Direcci6n General de Materiales y Servicios Generates ubicada en carretera Guanajuato - Juventino Rosas km. 9.5., Col. Yerbabuena.
\
I
El C.P. Eduardo Garcia Sanchez, Secretario Suplente del Comite pas6 lista de asistencia, estando presentes 10s siguientes Servidores PLiblicos:
Cornit6 de Adquisiciones, Arrendamientos y Contratacibn de Servicios del Poder Ejecutivo del
Estado de Guanajuato
Miembros del Cornit6 n
1 Lfc. lfler Cerca Martinez M r c o Antonio Herndndez Gbmez
. . .
. - . - .I +.<.,...,.&~,.- . ' - : f'. , a 1 ' :. .
ComU de Adquisiciones, Arrendamientos y Contrataci6n de Se~cios del Poder Ejecutivo del Estado de Guanajuato Servidores Pciblicos de Dependenclas y/o Entidades
Una vez que se pas6 lista de asistencia y se hizo la declaratoria de qu6rum legal y por lo tanto valido 10s acuerdos que se tomen, se procedi6 a lo siguiente:
I II. Determinaci6n del Fallo
El C. Ricardo Suhrez Inda, Presidente Suplente del Comite, procedi6 a la presentaci6n de las tablas comparativas de aspectos tecnicos, las cuales se desprenden de las ofertas tecnicas presentadas por 10s licitantes participantes, tablas que han sido elaboradas por:
El TSU. David Robledo Beanes; Supervisor de la Red Estatal de Monitoreo, de la Coordinacion de Mejoramiento de Calidad del Aire, adscrita al Instituto de Ecologia del Estado de Guanajuato; asi como tambien la tabla comparativa de aspectos econ6micos1 la cual se desprende de las ofertas econ6micas presentadas por 10s licitantes participantes, tabla que ha sido elaborada por el Lic. Juan Fernando Saenz Hidalgo, Director de Adquisiciones y Suministros, las cuales forman parte integral de la presente acta; lo anterior con la finalidad de proceder a su andlisis para la deterrninacion del presente fallo.
P
Para este evento de Licitacion PLiblica Nacional No. 40051001-024-07 (CAEGL- 017/2007) segunda convocatoria, participan 10s siguientes licitantes cuyas ofertas cumplen con 10s aspectos administrativos solicitados en bases y anexos, seglin se desprende de la revisi6n cuantitativa realizada en el act0 de apertura de ofertas de la presente licitaci6n:
/ CMB Control, S.A. de C.V. Representaciones Mexicanas de Maquinaria y Equipo, S.A. de C.V. Periferios y Sistemas, S.A. de C.V.
La oferta del licitante Perifhrios y Sistemas, S.A. de C.V., se descali ca, para las partidas no. 10 y 20, en virtud de que en su oferta tecnica para la ?' artida no. 10 seiiala especificaciones menores a lo solicitado en bases, anexo y junta de e aclaraciones de la presente licitaci6n, asi mismo en la partida no. 20 a h y cuando si cotiza lo solicitado, incluye especificaciones no solicitadas para dicha partida; lo anterior de acuerdo a lo solicitado en el numeral 111 "Presentaci6n de ofertas", puntos 2 y 5; y numeral V "Descalificaci6n de Licitantes" incisos a) y f) de las bases de la licitaci6n objeto del presente evento; asi como en lo dispuesto en 10s articulos 55 fraccion V, 66 de la Ley de Adquisiciones, Enajenaciones,
I
Comitb de Adquisiciones, Amdamrentos y Contratacibn de Servicios del Poder Ejecutivo del Estado de Guanajuato
Arrendamientos y Contrataci6n de Servicios del Sector Pljblico en el Estado de Guanajuato; y 65 fracci6n I de su Reglamento para el Poder Ejecutivo.
Del andlisis realizado por este Comite a las tablas comparativas de aspectos tkcnicos y econ6micos, asi como de las ofertas tCcnicas y econ6micas presentadas por 10s licitantes, y lo determinado en la Junta de Aclaraciones en la presente licitaci6nI se determina emitir el Fallo correspondiente en 10s siguientes terminos:
En estos momentos, de acuerdo a la informaci6n analizada por parte del Comitk, se determina adjudicar a las ofertas siguientes que cumplieron con la docurnentaci6nl caracteristicas y especificaciones solicitadas en bases, anexos y junta de aclaraciones:
--*- ---- - -- - .- "- --- ----,-" -" ---------- Al licitante: Representaciones Mexicanas de Maquinaria y Equip~, S.A. dei C.V. .... . 1---.:.: 7 ........... ................................................ -- T.. ...TT.TT.T....~.TTT.TT.. T.T.T.TTT.TT.TTT.. - " 2
! .---------.- Partida Descripci6n I Cantidad 1 Monto I --.------. .----I-------̂ --.-- -y. -.---.- 1- -.------------- 10 I SISTEMA DE .................... MONlTOREO REMOTO I I i $ 1311 381.12 ....... i .......-. - ......-........ .- . . . .....-. ......... ........ : ? ............... ...............................
Por ser el mejor precio de 10s que cumplen con las caracteristicas y especificaciones solicitadas. 1 I
.. ........ ... ................... ............................ ................. ..... - - -. .- -. ...-,
) Al licitante: CMB Control, S.A. de C.V. i ,. ................................. ....... - ............. - .............
1 i-- .... Partida - - Descripcion A cantidad Monto .
I-'-' I &-.. 20 , SISTEMA --- DE ADQUISICION DE DATOS I _ 1 I _ i I A : - _ _ - $ 82,800.00 - 1
Por ser el mejor precio y cumplir con las caracteristicas y especificaciones solicitadas. A Las adjudicaciones anteriores, por resultar las ofertas mas convenientes paraA Gobierno del Estado, considerando su cumplimiento en todos 10s aspectos tecnicos 1 en condiciones, especificaciones y caracteristicas requeridas en Bases, Anexos y I *I Junta de Aclaraciones de la presente licitacidn, para su funcionamiento y uso ;,,
destinado; misma que se ajusta a 10s criterios de eficacia, T i a , / imparcialidad, honradez y economia.
Los licitantes que no resultaron adjudicados en sus ofertas presenta s por no! cumplir con algunos de 10s requerimientos solicitados, de docum 2 taci6n, las razones tecnicas o de aspectos econ6micos que motivan lo anterior, estan sefialados en las tablas comparativas de aspectos tecnicos y econ6micos ya citadas, las cuales se dan por reproducidos en el cuerpo de la presente acta, quedando a disposici6n de 10s licitantes durante 10s siguientes 1 5 dias habiles, al igual que el expediente integro de la presente Licitaci6n1 en la Direcci6n General? de Recursos Materiales y Servicios Generales ubicada en este mismo domicilio. Lo , de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientgs y Contrataci6ni de Servicios del
I anterior con fundamento en el articulo 59 fracci6n I V y VII; 62, 63 y 65 de la Ley ;
% 4aos 1 ooi -024-07 ( G ~ G L - o i 712007)
Pkighs3deS
I
Comlte de Adquisiciones, Arrendamientas y Contratacion de Servicios del Poder Ejecutivo del Estado de Guanajuato
Sector Pljblico en el Estado de Guanajuato; y 62 y 66 de su Reglamento para el Poder Ejecutivo.
a) La firma de 10s contratos respectivos se llevara a cab0 a mas tardar el dia 31 de mayo de 2007, de las 9:00 a las 14:00, presentando las garantias en la propia fecha seg6n bases, lo anterior con fundamento en 10s articulos 4 1 y 42 de la Ley de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratacibn de Servicios del Sector PIjblico en el Estado de Guanajuato. I En estos momentos se invita al licitante asistente a integrarse a1 presente acto para llevar a cab0 la notificacion del fallo correspondiente, encontrandose el siguiente licitante al cu61 se le entrega copia del presente fallo en este mismo act0 :
C-- --.--- i Representaciones Mexicanas de MaquinarCa y 1 I Equipo, S.A. de C.V. 1 lng Mario Casarrubias Garcia i -..: .- ... ....
Se hace constar en estos momentos que a 10s Ktitantes que no se encuentran presentes en este acto, se les realizara la notificaci6n del fallo, con la publicaci6n en 10s tableros informativos de la Direccion de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Secretaria de Finanzas y Administracion, a partir de esta fecha y hasta 10s siguientes 15 dias habiles posteriores a su emisibn, asi como tambien en
de conformidad a lo seiialado en el apartado 11, inciso d), de las bases del j
i las piginas electr6nicas www.guanaiuato.~ob.rnx y www.sfa.auana~uato.crob.mx, i presente evento licitatorio, y con fundamento en lo fraccion I de la Ley de Adquisiciones, Enajenaciones, Contratacion de Servicios del Sector Publico en el Estado de Guanajuato.
[ VI. Fundamento Legal 1: II La integration y com pet encia del Comite de Adquisiciones, Arrendamientos y Contratacion de Servicios del Poder Ejecutivo para emitir el presente acto, se -
fundarnenta en 10s articulos 1, 8 fracci6n 111; 27, 28 fracciones I11 y VIII; y 29 d e 6 ' la Ley de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratacibn de Servicios del Sector Pljblico en el Estado de Guanajuato; y 1, 10, 18, 19 fracciones VI, V I I y VIII; 21, 22 fracciones IV, V para el Poder Ejecutivo.
I I '
Cornit6 de Adquisiciones, Arrendamientos y ContratacEn de Sewicios del Poder Ejecutivo del Estado de Guanajuato
Gestibn P6blica:
Lic. Rafael Anda Pdrez. I
Leida y aceptada la presente acta el C. Ricardo Suirez Inda, ~iesidente Suplente del Comite dio por terminada la reuni6n a las 1 horas en la ciudad de
anajuato, Gto., el dia 17 de Mayo de en ella 10s que ervinieron y quisieron hacerlo de conformidad.