DIMENSIÓN 5: INFORMACIÓN Y...
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DIMENSIÓN 5: INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN CONCEJO MUNICIPAL DE MANIZALES ABRIL 2018
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DIMENSIÓN 5:
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
CONCEJO MUNICIPAL DE MANIZALES
ABRIL 2018
PRESENTACIÓN
La Comunicación se constituye en un proceso estratégico y transversal a los
procesos de la Concejo, que favorece el cumplimiento de sus objetivos
mediante un Plan de Comunicaciones que apoye la construcción de una
visión compartida y el perfeccionamiento de las relaciones humanas;
garantice los flujos de información y comunicación interna y externa, en forma
clara oportuna, confiable y transparente, hacia los ciudadanos y diferentes
grupos de interés y sirva de soporte a la planeación, la mejora continua y la
proyección de la imagen corporativa.
El Modelo Integrado de Planeación y Gestión define la información y
Comunicación como una dimensión articuladora de las demás, puesto que
permite a las entidades vincularse con su entorno y facilitar la ejecución de
sus operaciones a través de todo el ciclo de gestión.
La información pública es una herramienta que posibilita la gestión
transparente de las entidades del Estado y facilita la vigilancia ciudadana
sobre sus acciones. Un Concejo que informa suficiente, oportuna y
verazmente, y recoge las demandas informativas de la comunidad, es una
Corporación que genera confianza, certidumbre y credibilidad en la población
que representa. La Dimensión de Información y Comunicación del Concejo de
Manizales, establece la relación entre la Corporación y la población en
general, determina los espacios de encuentro y de intercambio y fortalece la
identidad institucional. En ese sentido, la Dimensión de Información y
Comunicación está encaminada a orientar la forma y el desarrollo de los
diversos medios de información, al igual que el perfeccionamiento de la
cultura y los valores institucionales, con el fin de mejorar la calidad de los
servicios ofrecidos y el clima organizacional. La Dimensión de Información y
Comunicación que hace parte del Modelo integrado de Gestión y Planeación,
expresa las relaciones entre los procesos del Concejo; entre la Presidencia,
Mesa Directiva, Corporados y el personal; entre los líderes de los procesos y
sus equipos; entre el Concejo y la Administración Municipal y los Entidades
Descentralizadas; y, en general con la Ciudadanía de Manizales. La
información y comunicación tienen una dimensión estratégica por cuanto
vincula al Concejo con su entorno y facilita la ejecución de los
procesos, ofreciéndole a las partes interesadas un dialogo permanente, que
asegura la transparencia en la gestión.
ALCANCE DE LA DIMENSIÓN – COMUNICACIÓN E INFORMACIÓN
Tiene como propósito garantizar un adecuado flujo de información interna,
es decir aquella que permite la operación interna del Concejo, así como de
la información externa, esto es, aquella que le permite una interacción con
los ciudadanos; para tales fines se requiere contar con canales de
comunicación acordes con las capacidades organizacionales y con lo
previsto en la Ley de Transparencia y Acceso a la Información.
En este sentido, es importante que tanto la información como los
documentos que la soportan (escrito, electrónico, audiovisual, entre otros)
sean gestionados para facilitar la operación de la Corporación, el desarrollo de
sus funciones, la seguridad y protección de datos y garantizar la trazabilidad
de la gestión. Por su parte, la comunicación hace posible difundir y
transmitir la información de calidad que se genera en toda la entidad, tanto
entre dependencias como frente a los grupos de valor.
Contar con servidores públicos bien informados, sobre cómo opera el
Concejo, y con ciudadanos bien informados sobre cómo hacer efectivos
sus derechos, fomenta la eficiencia, la eficacia, la calidad y la
transparencia en la gestión pública, la rendición de cuentas por parte de la
administración y el control social ciudadano.
El desarrollo de esta dimensión, si bien implica interacción entre todas las
Políticas de Gestión y Desempeño, concretamente deberán tenerse en
cuenta los lineamientos de las siguientes políticas:
Gestión documental
Transparencia, acceso a la información pública y lucha contra la corrupción
Con esta dimensión, y la implementación de las políticas que la integran, se
logra cumplir el objetivo de MIPG
“Desarrollar una cultura organizacional fundamentada en la información, el
control y la evaluación, para la toma de decisiones y la mejora continua”.
ASPECTOS MÍNIMOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LA DIMENSIÓN
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
RECOMENDACIONES PARA UNA ADECUADA GESTIÓN DE LA
INFORMACIÓN Y LA COMUNICACIÓN
El Concejo debe diseñar políticas, directrices y mecanismos de
consecución, captura, procesamiento y generación de datos dentro de ella y
en su entorno, que satisfagan la necesidad de divulgar los resultados, de
mostrar mejoras en la gestión administrativa y procurar que la información y
la comunicación de la Corporación y de cada proceso, sea adecuada a las
necesidades específicas de los grupos de valor. Para ello es necesario:
IDENTIFICAR Y GESTIONAR LA INFORMACIÓN EXTERNA.
La información externa hace referencia a todos los datos que provienen o
son generados por los grupos de valor y que permiten que el Concejo de
Manizales esté en contacto directo con ellos (ciudadanos, proveedores,
contratistas, organismos de control, fuentes de financiación y otros
organismos) o en contacto indirecto pero que afecta tanto su desempeño,
como el ambiente político, las tendencias sociales, las variables económicas,
el avance tecnológico, entre otros
IDENTIFICAR LAS FUENTES DE INFORMACIÓN EXTERNA
La principal fuente de información externa es la ciudadanía, por consiguiente,
debe ser observada de manera permanente con el fin de reducir los riesgos y
optimizar la efectividad de las operaciones. Para ello, se recurre al análisis de
las comunidades desde todo aspecto relevante para cada entidad.
Frente a este último aspecto, es necesario resaltar que la administración de
las peticiones, quejas, reclamos y denuncias constituye un medio de
información directo de la Corporación con los grupos de valor y las partes
interesadas, permitiendo registrar, clasificar y realizar seguimiento al grado
de cumplimiento de los intereses de los beneficiarios. Estas son fuentes de
información sobre la forma como los grupos de valor y partes interesadas
reciben los bienes y/o servicios, su nivel de cumplimiento en términos de
calidad y oportunidad, así como el impacto y nivel de satisfacción que se
está generando en los ciudadanos.
Otras fuentes de información externa son los estudios sociológicos y
socioeconómicos realizados por otras instituciones; las bases de datos de
otros organismos; los sistemas de información nacionales, los servicios de
información que prestan otras entidades; entre otros.
Por su lado, la comunicación externa debe trabajarse como un eje
estratégico transversal a la estructura organizacional con el fin de darle
cumplimiento al principio constitucional de publicidad y transparencia. En
este sentido, se hace necesario construir el concepto como algo inherente a
la cultura organizacional y no solamente como una práctica focalizada de
manera exclusiva en la difusión de mensajes informativos; entendiendo,
que la comunicación es la forma concreta de cómo se expresa la cotidianidad
de la cultura del Concejo de Manizales.
IDENTIFICAR Y GESTIONAR LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN INTERNA
Esta hace referencia al conjunto de datos que se originan del ejercicio de
las funciones del Concejo y se difunden dentro de la misma, para una clara
identificación de los objetivos, las estrategias, los planes, los programas,
los proyectos y la gestión de sus operaciones. Se debe garantizar su
registro y divulgación oportuna, exacta y confiable, en procura de la
realización efectiva y eficiente de las operaciones, soportar la toma de
decisiones y permitir a los servidores un conocimiento más preciso y exacto
de la Corporación.
Es importante fomentar en los servidores un sentido de pertenencia, una
cultura organizacional en torno a una gestión íntegra, eficiente y eficaz que
proyecte su compromiso con la rectitud y la transparencia, como gestores y
ejecutores de lo público, contribuyendo al fortalecimiento continuo del clima
laboral.
En una entidad eficaz, la información y la comunicación fluyen en varias
direcciones lo que conduce a la necesidad de establecer estrategias
comunicativas concretas y canales de comunicación formales que
aseguren los flujos de información, ascendente, descendente y transversal.
Es importante señalar que, en materia de sistemas de información y
comunicación, se deben seguir las indicaciones señaladas en materia de
TIC para gestión de la política de Gobierno Digital implementar un
adecuado esquema operativo en las organizaciones.
ATRIBUTOS DE CALIDAD
Necesidades de información identificadas para la gestión interna y para
atender los requerimientos de los grupos de valor.
Información disponible en lenguaje claro y sencillo para ofrecer a los
ciudadanos con claras condiciones de tiempo, modo y lugar en las que
podrán solucionar sus inquietudes y gestionar sus servicios.
Información necesaria para el análisis y gestión de los procesos de la
Corporación y la toma de decisiones basada en la evidencia.
Sistemas de información documentado, que permite monitorear
periódicamente la gestión del Concejo y realizar los ajustes necesarios,
para alcanzar resultados esperados.
Información considerada como un activo del Concejo para la
generación de conocimiento.
Información disponible, íntegra y confiable para el análisis, la
identificación de causas, la generación de acciones de mejora y la toma
de decisiones.
Canales de comunicación identificados y apropiados donde se difunde
información sobre las políticas, el direccionamiento estratégico, la
planeación y los resultados de gestión del Concejo, promoviendo la
transparencia en la gestión y la integridad de los servidores públicos.
Canales de comunicación identificados y apropiados a través de los
cuales se transmite información de interés a los grupos de valor del
Concejo, promoviendo la transparencia en la gestión y la integridad de
los servidores públicos.
Mejoramiento en los procesos de gestión de la Corporación como
resultado de la producción y análisis de la información.
Información segura que no se afecta durante los procesos de
producción, análisis, transmisión, publicación y conservación.
La Información que se soporta en el uso de las TIC, se genera y
procesa y transmite de manera segura, garantizando su disponibilidad,
integridad y veracidad.
Gestión de la información que asegura la conservación de la memoria
institucional y la evidencia en la defensa jurídica de la Corporación
Mejora en los canales de información internos y externos, como
resultado de la evaluación de la efectividad de los mismos.
POLÍTICA DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
La Política de Información y Comunicación tiene como objetivo mejorar la
comunicación interna y externa del Concejo de Manizales, a través de la
comunicación amplia y oportuna de las políticas sectoriales y sus cambios,
así como la gestión de sus procesos y decisiones, con un lenguaje de fácil
comprensión para los beneficiarios, entidades sectoriales y servidores
públicos del Concejo. Lo anterior, le permite actuar a la Corporación con
transparencia y cumplir con las obligaciones de información requerida por
los grupos de interés.
Los objetivos específicos son:
a. Entregar información oportuna, actualizada, clara, veraz y confiable a
los ciudadanos y partes interesadas.
b. Identificar los requisitos de los usuarios, y los mecanismos de obtención
de esta información.
c. Optimizar la articulación y coordinación entre los procesos del Concejo
de Manizales.
d. Desarrollar la documentación necesaria para soportar la operación de
los procesos, su secuencia e interacción.
e. Identificar fuentes de información (entradas y salidas de procesos)
necesarias para la operación.
f. Gestionar el conjunto de datos necesarios para soportar el diseño,
operación, evaluación y mejoramiento de los procesos del Concejo
g. Desarrollar y mantener la documentación necesaria para asegurar el
funcionamiento del Sistema integrado de Gestión.
h. Transformar la información en documentos que soporten el quehacer
del Concejo y faciliten el control de las actividades que permiten el
desarrollo de sus funciones.
i. Mejorar la coordinación y comunicación al interior del Concejo y con las
entidades sectoriales.
j. Establecer canales de comunicación que permitan generar conciencia
en los diferentes niveles de la Corporación sobre la importancia de
satisfacer los requisitos del cliente y los requisitos legales.
k. Desarrollar una infraestructura apropiada de trabajo que incluya tanto
hardware como software (aplicativos, bases de datos, servicios de
apoyo, entre otros).
POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Los anteriores aspectos deben ser complementados con una adecuada
gestión de los documentos que soportan la información (física, electrónica,
audiovisual, entre otros). Con esta política se busca mayor eficiencia
administrativa en la gestión documental; la defensa de los derechos (de los
ciudadanos, los servidores públicos y las entidades del Estado); la
promoción de la transparencia y acceso a la información pública; la
seguridad de la información y atención de contingencias; la participación
activa de la ciudadanía en la gestión y a través del control social; el
gobierno electrónico; así como la protección del patrimonio documental del
país.
Las entidades deben incorporar en su planeación sectorial e institucional,
acciones en materia de gestión documental, guiadas por lineamientos y
herramientas de los siguientes componentes:
Estratégico: comprende la formulación de la política archivística, la
planeación estratégica de la gestión documental y la administración de
archivos, el control, la evaluación y seguimiento, en la definición y
articulación de los lineamientos e instrumentos en esta materia.
Documental: comprende los procesos de la gestión de todos los
documentos en todos sus formatos o soportes, creados o recibidos por
cualquier entidad en el ejercicio de sus actividades con la
responsabilidad de crear, mantener y acceder a los documentos.
Administración de archivos: comprende la gestión de los recursos
necesarios para el adecuado funcionamiento, conservación y uso de los
archivos por el Concejo y la comunidad.
Tecnológico: comprende la adopción e implementación de tecnologías
de la información y las comunicaciones para la gestión documental y la
administración de archivos, seguridad de la información e
interoperabilidad en el marco de la administración electrónica.
Cultural: comprende aspectos relacionados con la interiorización y
posicionamiento de la cultura archivística en la entidad, mediante la
gestión del conocimiento, gestión del cambio, participación ciudadana,
mercadeo de la información, protección del ambiente y seguridad en el
trabajo.
AUTODIAGNÓSTICO DE LA POLÍTICA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
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Gestión Documental
69,0
Estratégico 57,5
La Entidad cuenta con una Política de Gestión Documental
100
Los temas de Gestión Documental fueron tratados en el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo o en reuniones del Comité Interno de Archivo
50
Elaboración y utilización del Diagnóstico Integral de Archivos
50
Frente al proceso de la planeación de la función archivística, elaboración y aprobación en instancias del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo, del Plan institucional de archivos - PINAR e inclusión de actividades de gestión documental en planeación de la entidad.
50
Elaboración, aprobación , implementación y publicación del Programa de Gestión Documental - PGD,
50
Elaboración, aprobación, tramitación de convalidación, implementación y publicación de la Tabla de Retención Documental - TRD.
50
Documental 76,3
Normalización de la producción documental (recepción, radicación unificada, consecutivos, formatos)
90
Organización de Fondo Acumulado 40
Elaboración y publicación del Cuadro de Clasificación Documental CCD
70
Elaboración, aprobación, tramitación de convalidación, implementación y publicación de la Tabla de Retención Documental - TRD.
50
Actualización de Tabla de Retención Documental 50
Inventario de la documentación de sus archivos de gestión en el Formato Único de Inventario Documental - FUID:
100
Inventario de la documentación de su archivo central en el Formato Único de Inventario Documental - FUID:
70
Transferencias de documentos de los archivos de gestión al archivo central
100
Inventario de documentos de Derechos Humanos o Derecho Internacional Humanitario no susceptible de eliminación
80
Procedimientos de disposición final de documentos 90
Elaboración, aprobación, implementación y publicación del documento Sistema Integrado de Conservación - SIC
40
Conservación de documentos en soporte físico 100
Preservación de documentos en soporte digital 60
Tecnológico 46,0
Clasificación de la información y establecimiento de categorías de derechos y restricciones de acceso a los documentos electrónicos
60
Parametrización de Tablas de control de acceso 40
Implementación de los requisitos de integridad, autenticidad, inalterabilidad, disponibilidad, preservación y metadatos de los documentos electrónicos de archivo en el Sistema de Gestión de Documento Electrónico.
50
Expedientes electrónicos 40
Mecanismos o controles técnicos en los Sistemas de Información para restringir el acceso a los documentos en entorno electrónico
40
Cultural 72,5
Actividades para alinear la gestión documental a la política ambiental
40
Facilidad de acceso y consulta de la información de archivo
100
Sensibilización y capacitación funcionarios sobre archivos 80
Gestión documental alineada con las políticas y lineamientos del Sistema de Gestión de Calidad implementada en la Entidad
70
RESULTADOS POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
CALIFICACIÓN TOTAL
CALIFICACIÓN POR CATEGORÍAS
69,0
0
20
40
60
80
100
POLÍTICA GESTIÓN DOCUMENTAL
57,5
76,3
46,0
72,5
0
20
40
60
80
100
Estratégico Documental Tecnológico Cultural
PLAN DE ACCIÓN POLÍTICA GESTIÓN DOCUMENTAL
CO
MP
ON
EN
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GO
RÍA
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Do
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gic
o
La Entidad cuenta con una Política de Gestión Documental
100 Decreto 1080/15 art. 2.8.2.5.6.
http://repositorio.archivogeneral.gov.co/repositorio/ http://www.archivogeneral.gov.co/consulte/recursos
Implementación de la Política de
Gestión Documental
dic
-18 % de Implementación de
la Política de Gestión
documental
Los temas de Gestión Documental fueron tratados en el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo o en reuniones del Comité Interno de Archivo
50
Decreto 1080/15 art. 2.8.2.1.14. Y 2.8.2.1.15.
http://repositorio.archivogeneral.gov.co/repositorio/ http://www.archivogeneral.gov.co/consulte/recursos
Implementación del
Comité de Gestión y
Desempeño
dic
-18
Actas del Comité de Gestión y
Desempeño con temas sobre
Gestión Documental
Elaboración y utilización del Diagnóstico Integral de Archivos
50
http://repositorio.archivogeneral.gov.co/repositorio/ http://www.archivogeneral.gov.co/consulte/recursos
Realizar Diagnóstico Integral de Archivos
dic
-18
Elaboración de un Plan de
Mejoramiento Procedimiento
Archivo Institucional
Frente al proceso de la planeación de la función archivística, elaboración y aprobación en instancias del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo, del Plan institucional de archivos - PINAR e inclusión de actividades de gestión documental en planeación de la entidad.
50
Plan Institucional de Archivos – PINAR
Decreto 1080/15 art. 2.8.2.5.8.
http://repositorio.archivogeneral.gov.co/repositorio/ http://www.archivogeneral.gov.co/consulte/recursos
Realizar el Plan
Institucional de Archivo
e Integrarlos
a los Planes de Acción
Institucionales de
Acuerdo a lo Normado
dic
-18
Adopción e implementación del
PINAR y Porcentaje de
Cumplimiento de Implementación del
PINAR
Elaboración, aprobación , implementación y publicación del Programa de Gestión Documental - PGD,
50
Implementación de un Programa de Gestión Documental PGD
Le
y 5
94
/00 a
rt.
21
De
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to 1
08
0/1
5 c
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II
Le
y 1
71
2/1
4 a
rt.
15
http://repositorio.archivogeneral.gov.co/repositorio/ http://www.archivogeneral.gov.co/consulte/recursos
Implementación del
Programa de Gestión
Documental
dic
-18 Informe de
Seguimiento Implementación del
PGD
Elaboración, aprobación, tramitación de convalidación, implementación y publicación de la Tabla de Retención Documental - TRD.
50
Tablas de Retención y Transferencias Documentales Circular AGN 03 de 2015: Directrices para la elaboración de Tablas de Retención Documental
Ley 5
94/0
0 a
rt.
24
Decre
to 1
080
/15 a
rt.
2.8
.2.5
.10 a
2.8
.2.5
.13
Ley 1
712/1
4 a
rt.
15
Acuerd
o 0
4/1
3
http://repositorio.archivogeneral.gov.co/repositorio/ http://www.archivogeneral.gov.co/consulte/recursos
Actualización de las TRD d
ic-1
8
Aplicación de las TRD en los Procesos
institucionales y publicación en la
página web
Do
cu
men
tal
Normalización de la producción documental (recepción, radicación unificada, consecutivos, formatos)
90
Acuerd
o 6
0/0
1
AG
N
http://repositorio.archivogeneral.gov.co/repositorio/ http://www.archivogeneral.gov.co/consulte/recursos
Elaboración de Políticas
de Producción Documental
dic
-18 % de cumplimiento
de las políticas de producción documental
Organización de Fondo Acumulado
40
Acuerd
o
02/0
4 A
GN
Acuerd
o
04/1
3 A
GN
http://repositorio.archivogeneral.gov.co/repositorio/ http://www.archivogeneral.gov.co/consulte/recursos
Implementación del Fondo Acumulado de Archivo
dic
-18
% de cumplimiento en la
implementación del Fondo Acumulado
de Archivo
Elaboración y publicación del Cuadro de Clasificación Documental CCD
70
Decre
to 1
080/1
5 a
rt.
2.8
.2.5
.8.
Ley 1
712/1
4 a
rt 1
2 litera
l
d.
http://repositorio.archivogeneral.gov.co/repositorio/ http://www.archivogeneral.gov.co/consulte/recursos
Realizar y Publicar el Cuadro de
Clasificación Documental
dic
-18
publicación del cuadro de
Clasificación documental en la
página web
Elaboración, aprobación, tramitación de convalidación, implementación y publicación de la Tabla de Retención Documental - TRD.
50
Tablas de Retención y Transferencias Documentales Circular AGN 03 de 2015: Directrices para la elaboración de Tablas de Retención Documental
Le
y 5
94
/00 a
rt.
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2.8
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4 a
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15
Acu
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4/1
3
http://repositorio.archivogeneral.gov.co/repositorio/ http://www.archivogeneral.gov.co/consulte/recursos
Actualización de las TRD d
ic-1
8
Aplicación de las TRD en los Procesos
institucionales y publicación en la
página web
Actualización de Tabla de Retención Documental
50
Tablas de Retención y Transferencias Documentales Circular AGN 03 de 2015: Directrices para la elaboración de Tablas de Retención Documental
Ley 5
94/0
0 a
rt.
24
Decre
to 1
080/1
5 a
rt.
2.8
.2.5
.10 a
2.8
.2.5
.13
Ley 1
712/1
4 a
rt.
15
Acuerd
o 0
4/1
3
http://repositorio.archivogeneral.gov.co/repositorio/ http://www.archivogeneral.gov.co/consulte/recursos
Actualización de las TRD d
ic-1
8
Aplicación de las TRD en los Procesos
institucionales y publicación en la
página web
Inventario de la documentación de sus archivos de gestión en el Formato Único de Inventario Documental - FUID:
100
Ley 5
94/0
0 a
rt.
26
Decre
to 1
080/1
5 a
rt.
2.8
.2.5
.8.
Ley 1
712/1
4 a
rt.
13
Acuerd
o 4
2 d
e 2
002
Acuerd
o 0
5 d
e 2
013
http://repositorio.archivogeneral.gov.co/repositorio/ http://www.archivogeneral.gov.co/consulte/recursos
Actualización permanente
del inventario documental
dic
-18
Informes trimestrales del
Inventario documental a la
Oficina de Planeación y
Control Interno
Inventario de la documentación de su archivo central en el Formato Único de Inventario Documental - FUID:
70
Ley 5
94/0
0 a
rt.
26
Decre
to 1
080/1
5 a
rt.
2.8
.2.5
.8.
Ley 1
712/1
4 a
rt.
13
Acuerd
o 4
2 d
e 2
002
Acuerd
o 0
5 d
e 2
014
http://repositorio.archivogeneral.gov.co/repositorio/ http://www.archivogeneral.gov.co/consulte/recursos
Realización de Traslado de inventario de archivo Central al FUID (Formato Único de Inventario Documental)
dic
-18
Acta de Traslado del Inventario de Archivo Central al Formato Único de
Inventario Documental
Transferencias de documentos de los archivos de gestión al archivo central
100
Apunte para la Organización de Archivos Municipales http://www.archivogeneral.gov.co/manuales
De
cre
to 1
08
0/1
5 a
rt.
2.8
.2.5
.9.
http://repositorio.archivogeneral.gov.co/repositorio/ http://www.archivogeneral.gov.co/consulte/recursos
Realizar formato de traslado de Archivo De Gestión al Archivo Central de Cada uno de las dependencias del Concejo
dic
-18
Informe de evaluación de
traslado documental del
archivo de gestión al archivo central
Inventario de documentos de Derechos Humanos o Derecho Internacional Humanitario no susceptible de eliminación
80 A
cuerd
o 0
4/1
3 A
GN
art
. 15
http://repositorio.archivogeneral.gov.co/repositorio/ http://www.archivogeneral.gov.co/consulte/recursos
Actualización permanente del inventario documental de derechos humanos
dic
-18
Informes trimestrales del
inventario documental de
derechos humanos a la oficina de planeación y
Control interno
Procedimientos de disposición final de documentos
90
Acuerd
o 0
4 /13
http://repositorio.archivogeneral.gov.co/repositorio/ http://www.archivogeneral.gov.co/consulte/recursos
Elaboración del Manual de Procedimientos de Disposición final de archivos
dic
-18
Acto administrativo de adopción del
manual de procedimientos de disposición final de
archivos
Elaboración, aprobación, implementación y publicación del documento Sistema Integrado de Conservación – SIC
40
Ley 5
94/0
0 a
rt.
46
Acuerd
o
06/1
4
http://repositorio.archivogeneral.gov.co/repositorio/ http://www.archivogeneral.gov.co/consulte/recursos
Elaboración, Implementación del Sistema Integrado de Conservación Documental
dic
-18
Acto Administrativo de Adopción del
Sistema Integrado de Conservación
Documental
Conservación de documentos en soporte físico
100
Ley 5
94/0
0 a
rt.
46
Acuerd
o
06/1
5
http://repositorio.archivogeneral.gov.co/repositorio/ http://www.archivogeneral.gov.co/consulte/recursos
Elaboración, Implementación del Sistema Integrado de Conservación Documental
dic
-18
Acto Administrativo de Adopción del
Sistema Integrado de Conservación
Documental
Preservación de documentos en soporte digital
60
Le
y 5
94/0
0 a
rt.
46
Acuerd
o
06/1
6
http://repositorio.archivogeneral.gov.co/repositorio/ http://www.archivogeneral.gov.co/consulte/recursos
Elaboración, Implementación del Sistema Integrado de Conservación Documental
dic
-18
Acto Administrativo de Adopción del
Sistema Integrado de Conservación
Documental
Tecn
oló
gic
o
Clasificación de la información y establecimiento de categorías de derechos y restricciones de acceso a los documentos electrónicos
60
De
cre
to 1
08
0/1
5
CA
P V
II
http://repositorio.archivogeneral.gov.co/repositorio/ http://www.archivogeneral.gov.co/consulte/recursos
Adopción de Políticas de Clasificación y Restricción de Acceso a los documentos electrónicos
dic
-18
Acto Administrativo de Adopción de
Políticas de Restricción de
Acceso a documentos Electrónicos
Parametrización de Tablas de control de acceso
40
De
cre
to
108
0/1
5 C
AP
VII
http://repositorio.archivogeneral.gov.co/repositorio/ http://www.archivogeneral.gov.co/consulte/recursos
Elaboración de Tablas de
Control de Acceso a los Documentos Electrónicos
dic
-18
Parametrización de tablas de control de Acceso a los
Documentos Electrónicos
Implementación de los requisitos de integridad, autenticidad, inalterabilidad, disponibilidad, preservación y metadatos de los documentos electrónicos de archivo en el Sistema de Gestión de Documento Electrónico.
50
Modelo de requisitos para la implementación de un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos http://observatoriotic.archivogeneral.gov.co/wp-content/uploads/2017/04/V2_Ficha_Software.PDF
Decre
to 1
080/1
5 c
ap.
VII a
rts.
2.8
.2.7
.1. a
2.8
.2.7
.11
http://repositorio.archivogeneral.gov.co/repositorio/ http://www.archivogeneral.gov.co/consulte/recursos
Elaboración, Implementación, Adopción y ejecución del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos
dic
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Acto Administrativo de Adopción del
Sistema de Gestión de
Documentos Electrónicos
Expedientes electrónicos
40
Decreto 1080/15 art. 2.8.2.7.12 Acuerdo 02/14 AGN, art. 17°. Creación y conformación de expedientes electrónicos de archivo.
http://repositorio.archivogeneral.gov.co/repositorio/ http://www.archivogeneral.gov.co/consulte/recursos
Elaboración, Implementación, Adopción y ejecución del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos
dic
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Acto Administrativo de Adopción del
Sistema de Gestión de
Documentos Electrónicos
Mecanismos o controles técnicos en los Sistemas de Información para restringir el acceso a los documentos en entorno electrónico
40 Decreto 1080/15 CAP VII
http://repositorio.archivogeneral.gov.co/repositorio/ http://www.archivogeneral.gov.co/consulte/recursos
Elaboración, Implementación, Adopción y ejecución del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos
dic
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Acto Administrativo de Adopción del
Sistema de Gestión de
Documentos Electrónicos
Cu
ltu
ral
Actividades para alinear la gestión documental a la política ambiental
40
Buenas prácticas para reducir el consumo de papel http://estrategia.gobiernoenlinea.gov.co/623/articles-8257_papel_buenaspracticas.PDF
Decreto 4741 de 2005 Circular externa 05 de 2012 AGN Directiva Presidencial 04 de 2012
http://repositorio.archivogeneral.gov.co/repositorio/ http://www.archivogeneral.gov.co/consulte/recursos
Elaboración, Implementación, Adopción y ejecución del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos
dic
-18
Acto Administrativo de Adopción del
Sistema de Gestión de
Documentos Electrónicos
Facilidad de acceso y consulta de la información de archivo
100 Ley 594/00 título VI
http://repositorio.archivogeneral.gov.co/repositorio/ http://www.archivogeneral.gov.co/consulte/recursos
Elaboración de Políticas de Acceso a la Información de Archivo
dic-18
Publicación de Políticas de Acceso a la
Información de Archivo en Cartelera
Institucional y Página Web
Sensibilización y capacitación funcionarios sobre archivos
80 Ley 594/00 art. 18
http://repositorio.archivogeneral.gov.co/repositorio/ http://www.archivogeneral.gov.co/consulte/recursos
Inclusión el Plan Institucional de Capacitación de Gestión Documental y Archivo
dic-18
Actas de Asistencia y
Valoración de Capacitación
Gestión Documental y
Archivo
Gestión documental alineada con las políticas y lineamientos del Sistema de Gestión de Calidad implementada en la Entidad
70 Decreto 1080/15 art. 2.8.2.5.15.
http://repositorio.archivogeneral.gov.co/repositorio/ http://www.archivogeneral.gov.co/consulte/recursos
Trazabilidad entre las políticas de Gestión Documental y Sistemas de Gestión de Calidad
dic-18
Trazabilidad entre las políticas de
Gestión Documental y Sistemas de
Gestión de Calidad
POLÍTICA DE TRANSPARENCIA, ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA Y
LUCHA CONTRA LA CORRUPCIÓN
Para garantizar el ejercicio del derecho fundamental de acceder a la información
pública las entidades tienen la obligación de divulgar activamente la información
pública sin que medie solicitud alguna (transparencia activa); así mismo, tienen
la obligación de responder de buena fe, de manera adecuada, veraz, oportuna y
gratuita a las solicitudes de acceso a la información pública (transparencia
pasiva), lo que a su vez conlleva la obligación de producir o capturar dicha
información. Para Ello, el Concejo de Manizales
Tenga en cuenta que, respecto a la publicación de información de manera
proactiva, el derecho de acceso a la información no radica únicamente en la
obligación de dar respuesta a las peticiones, sino también en el deber de
publicar y divulgar documentos y archivos de valor para el ciudadano y que
constituyen un aporte en la construcción de una cultura de transparencia.
Desarrolle ejercicios de participación ciudadana para identificar información
de interés para los ciudadanos que deba ser publicada
Consagre los mínimos de información general básica con respecto a la
estructura, los servicios, los procedimientos, la contratación y demás
información que los sujetos obligados deben publicar de manera oficiosa en
su sitio web o en los sistemas de información del Estado según el caso y las
obligaciones legales.
Actualice y vincule las hojas de vida de los servidores públicos en el
Sistema de Información de Gestión de Empleo Público –SIGEP-
Dicha información se complementa, además, con la publicación de los
instrumentos de gestión de la información pública (registro de activos de
información, índice de información clasificada y reservada, esquema de
publicación de información y programa de gestión documental), así como de
las Tablas de Retención Documental, el informe de solicitudes de acceso a la
información pública de la entidad y el documento donde consten los costos
de reproducción de la información.
Cogestione, con la Presidencia del Concejo, la planeación y gestión
estratégica de la información pública, atendiendo criterios de
confidencialidad, integridad y disponibilidad.
Armonice los procesos de servicio al ciudadano, gestión documental y las TIC
con las dimensiones de transparencia activa, pasiva y gestión de la
información. Recuerde que la información pública es un bien público y uno de
los principales activos del Concejo.
Estructure vasos comunicantes entre la información pública del Concejo y
los procesos de participación y rendición de cuentas, a fin que el ciudadano
conozca y retroalimente la gestión en ambos espacios a través de la
información pública.
Piense qué otra información pública debe generar y asocie la misma a su
actividad misional, consultando con sus grupos de valor los tipos de
información y la utilidad pública de la misma.
El lenguaje claro es una herramienta que permite mejorar la comunicación
con el ciudadano, con el fin de garantizar el goce efectivo de derechos de los
ciudadanos, la calidad del servicio que prestan las entidades públicas y la
confianza hacia los servidores públicos.
Capacite a los servidores públicos en el nuevo derecho de acceso a la
información y a sus grupos de valor en la información pública de la
Corporación.
Identifique las condiciones de los grupos de interés, para que la información
pueda ser trasmitida en leguaje claro y adecuado para su entendimiento.
Determine con claridad cuál es la información pública reservada y la
información pública clasificada de su entidad acorde con la ley y los tiempos
en los cuales el ciudadano tiene acceso restringido. No olvide capacitar y
divulgar a los servidores públicos y ciudadanos estos condicione.
AUTODIAGNÓSTICO DE GESTIÓN POLÍTICA DE TRANSPARENCIA Y
ACCESO A LA INFORMACIÓN
LINEAMIENTOS
AUTODIAGNÓSTICO DE GESTIÓN POLÍTICA DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN
LINEAMIENTOS SOBRE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA PARA AUTODIAGNÓSTICO
El objetivo de estos lineamientos es explicar cuáles son los componentes de la transparencia
y el acceso a la información pública, su utilidad para la entidad y la manera en que se miden
PRINCIPIO FUNDAMENTAL DE LA POLÍTICA: El principio que rige todos los componentes
y la política misma de transparencia y acceso a la información es el de máxima publicidad
para titular universal, el cual hace referencia al derecho que tiene todo ciudadano a tener
acceso a la información pública. Este derecho es fundamental y es vital para el ejercicio de
otros derechos fundamentales. Adicionalmente, busca que la gestión pública se redirija a
quien debe ser el centro de la misma que es la ciudadanía. Para las entidades la
implementación de esta política es útil dado que garantiza que en su interior haya flujo
efectivo y constante de información, promueve el seguimiento a su gestión institucional y el
logro de sus objetivos misionales, al tiempo que fortalece la confianza de la ciudadanía hacia
las instituciones
COMPONENTES DE LA POLÍTICA DE TRANSPARENCIA Y EL ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA
Transparencia activa: Este componente hace referencia a la obligación de toda entidad que
maneje recursos públicos de divulgar toda la información relacionada con su gestión.
Qué se mide: En este componente se mide la manera en que la Corporación tiene en cuenta
las necesidades de la población a la que está en obligación de prestarle sus bienes y
servicios, desde el nivel directivo hasta el operativo. Lo anterior sólo es posible por medio de
la identificación de esta población por parte de la Corporación misma y sus necesidades, para
posteriormente incluirlas en todos sus procesos institucionales: planeación, ejecución,
seguimiento y evaluación. Adicionalmente, se mide la manera en que al interior del Concejo
de Manizales, se implementan procesos de flujo de información, con el fin de que aquella que
sea divulgada sea veraz, oportuna, relevante, confiable y de fácil acceso para toda la
ciudadanía.
Transparencia pasiva: Este componente hace referencia a la obligación de toda entidad que
maneje recursos públicos de prestar atención de calidad y respuesta clara y oportuna a las
solicitudes que presente la ciudadanía, lo cual incluye todo tipo de petición, queja, reclamo,
denuncia o trámite.
Qué se mide: En este componente se mide la manera en que el Concejo está dando
respuesta a las solicitudes de la ciudadanía en los términos legales establecidos, el costo que
estos tienen, la flexibilidad en los horarios de atención, la sencillez de los pasos necesarios
para presentar y tramitar solicitudes, el trato de los funcionarios hacia los ciudadanos y si el
Concejo cuenta con una dependencia dirigida a la atención ciudadana.
Adicionalmente, se requiere establecer el número de solicitudes que reciben las entidades,
cuántas de ellas fueron respondidas en los plazos legales establecidos, cuáles fueron
respondidas denegando el acceso a la información y si la entidad ha dispuesto un formulario
electrónico para la recepción de solicitudes.
Seguimiento acceso a la información pública: Este componente hace referencia a la
identificación de los avances, retrocesos o estancamientos en el que se encuentra la entidad,
frente al cumplimiento de los componentes de la política de transparencia y acceso a la
información pública.
Qué se mide: Se mide la existencia y características de los indicadores que el Concejo tiene
para el seguimiento y evaluación a su gestión, si la entidad levanta información respecto al
nivel de satisfacción de sus usuarios con su gestión y si cuenta con un sistema de registro y
seguimiento a las solicitudes que le son allegadas por parte de la ciudadanía.
Divulgación política de seguridad de la información y de protección de datos
personales: Este componente hace referencia a la obligación que tiene toda entidad que
maneje recursos públicos de formular e implementar una política que proteja la información
que produce o le es transferida por otras instancias y una política que salvaguarde el derecho
de todo ciudadano a que sus datos personales sean manejados de manera adecuada y de
acuerdo a la legislación vigente.
Qué se mide: En este componente se mide si el Concejo tiene política de seguridad de la
información y/o política de protección de datos personales y si estas han sido divulgadas en
su página web
Gestión Documental para el acceso a la información pública: Este componente hace
referencia a los procesos administrativos y técnicos que el Concejo implementa para la
planeación, procesamiento, manejo y organización de la documentación producida y recibida
por la Corporación, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su
conservación y definir los flujos y modos de acceso a esta, tanto a nivel interno como para la
ciudadanía.
Qué se mide: Se mide si los procesos de documentación facilitan el trabajo de los
funcionarios, la manera en que se maneja el conocimiento de los funcionarios de la
Corporación, si este es tenido en cuenta para la toma de decisiones, si este proceso de
gestión documental es transversal a todos los demás procesos del Concejo y las
características que tiene la información al interior de la misma.
Instrumentos de gestión de la información: Este componente hace referencia a los cuatro
instrumentos que se establecen en la Ley de Transparencia y Acceso a la Información
Pública, Ley 1712 de 2014, los cuales son: Registro de Activos de Información, Índice de
Información Reservada y Clasificada, Programa de Gestión Documental y Esquema de
Publicación de Información. Estos instrumentos son indispensables para que el Concejo
pueda producir, manejar, proteger y divulgar la información pública que posee de manera
eficiente, adecuada y de acuerdo a la normatividad vigente.
Qué se mide: Se mide si el Concejo tiene y ha publicado el Registro de Activos de
Información, el Índice de Información Reservada y Clasificada, el Programa de Gestión
Documental y el Esquema de Publicación. Adicionalmente se pregunta si la Corporación
cuenta con un protocolo para responder ante solicitudes de información reservada y
clasificada
Criterios diferenciales de accesibilidad a la información pública: Este componente hace
referencia a los criterios que debe seguir la información publicada por las entidades con el fin
que se garantice el acceso de poblaciones como aquella con discapacidad y la que pertenece
a comunidades étnicas cuyo idioma no es el español.
Que se mide: En este componente se mide el manejo que las entidades hacen de la
información de caracterización de los usuarios de sus bienes y servicios, la existencia de
canales de comunicación adecuados respecto a sus necesidades, disposición de espacios
físicos adecuados para personas con discapacidad, de ayudas tecnológicas en su página web
para garantizar su acceso a la información publicada y si la entidad traduce sus documentos a
idiomas diferentes al español que sean hablados por comunidades indígenas presentes en el
país.
Conocimientos y criterios sobre transparencia y acceso a la información pública: Este
componente parte de la importancia que tiene el conocimiento que los funcionarios públicos
de las entidades tienen sobre el derecho fundamental de acceso a la información pública y de
las percepciones sobre la transparencia en las entidades que manejan recursos públicos, con
el fin de que se logre la correcta implementación de la Ley de Transparencia y Acceso a la
Información, Ley 1712 de 2014 y a su vez la ciudadanía ejerza de forma efectiva su derecho
fundamental a la información pública, al control social y a la veeduría ciudadana.
Qué se mide: En este componente se mide el conocimiento que el funcionario tiene sobre la
Ley de Transparencia y Acceso a la Información, sobre la existencia de alguna entidad a la
que se pueda recurrir ante solicitudes de información no contestadas, sus percepciones sobre
la manera en que el derecho fundamental al acceso a la información pública debe ser
ejercido, si sabe de la existencia de la Secretaría de Transparencia, los ámbitos que
considera contribuyen a la modernización del Estado y sobre la relación que considera hay
entre los ciudadanos y el Estado colombiano.
GUÍAS Y MANUALES SOBRE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA
INFORMACIÒN
Categoría Documento Formato Descripción
General Ley de transparencia y acceso a la información pública. Ley 1712 de 2014.
PDF Esta Ley estatutaria regula el derecho fundamental de todas las personas a acceder a información pública, establece así mismo los principios del acceso a la información y las disposiciones para su cumplimiento y garantía
General Ley General de Archivos 594 de 2000
PDF Es la norma que establece las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado.
General Ley 1581 de 2012 - Protección de datos personales
PDF La presente ley tiene por objeto desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma
General Decreto 1081 de 2015 - Decreto Reglamentario Único del Sector Presidencia de la República
PDF El capítulo 2 de este decreto, reglamenta la ley de Transparencia y del derecho de acceso a la información pública. Su contenido profundiza y da claridad acerca de las obligaciones en materia de transparencia
activa y pasiva para los sujetos obligados de la ley, construcción de los instrumentos y demás disposiciones.
General Decreto 1080 de 2015 PDF Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura. Del Título II a l Titulo IX corresponde a Archivos.
General Infografía de la Ley de Transparencia
JPG Esta infografía muestra de manera simple los principales avances de la Ley de Transparencia.
General ABC de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública
PDF Este documento muestra los hitos más importantes de la Ley de Transparencia y acceso a la información pública, explicando con claridad las disposiciones consagradas en la norma.
General Hoja de Ruta para Adecuación de Bases de datos a las Normas de Protección de Datos Personales
PDF Establece los criterios para el manejo de bases de datos y uso de los estándares en materia de protección de datos personales.
General Ley 1755 de 2015 PDF Por medio de la cual se regula el Derecho Fundamental de Petición y se sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
General Decreto 2150 de 1995 PDF Por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.
General Ley 190 de 1995 PDF Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la Administración Pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa.
Gestión documental
ABC para la implementación de un programa de gestión documental
PDF El objetivo de este “ABC” es apoyar la ruta metodológica propuesta por el Manual para la implementación de un Programa de Gestión Documental, como base para la implementación de la Ley 1712 de 2014.
Gestión documental
Manual Implementación de un Programa de Gestión Documental - PGD
PDF El manual formula las metodologías básicas y la importancia del programa para el Manejo de la documentación y archivos de las entidades.
Gestión documental
Manual Archivamiento Web. Conceptos básicos, estrategias y mejores prácticas.
PDF Es referentes de conceptos y buenas prácticas para el uso de la gestión documental en articulación con las nuevas tecnologías.
Gestión documental
Manual de Tablas de Retención y Transferencias Documentales
PDF Conceptos y metodologías de las TRD para uso en las entidades y normalización de procesos archivísticos.
Gestión documental
Guía Especificaciones para cajas y carpetas de archivo
PDF Contiene los planos, medidas y especificaciones para cajas y carpetas de archivo.
Gestión documental
Cartilla de Ordenación Documental
PDF Herramienta de fácil acceso que oriente las labores en los archivos tanto a nivel teórico como metodológico, que le permita establecer los sistemas de ordenación documental más adecuados de acuerdo con las características propias de las series documentales.
Gestión documental
Guía de Conservación Preventiva en Archivos
PDF Muestra las herramientas y metodologías para la conservación de archivos.
Gestión documental
Manual de Organización de Fondos Acumulados
PDF El método de organización de los fondos acumulados tiene carácter objetivo, se basa en la reconstitución del orden originario de los archivos, aquel orden que tuvieron los documentos en el momento de su producción y que reflejan la gestión administrativa de la institución.
Gestión documental
Instructivo de limpieza y desinfección de áreas y de documentos de archivo.
PDF Pautas básicas y buenas prácticas.
Gestión documental
NTC 5397. Materiales para documentos de archivo con soporte en papel. Características de calidad.
PDF Norma técnica con recomendaciones sobre documentos de archivo con soporte en papel.
Gestión documental
Guía Pautas para la utilización de la digitalización.
PDF Técnicas y conceptos básicos para la digitalización de documentos impresos.
Gestión documental
Compilación normativa internacional y nacional en materia de documento electrónico y preservación a largo plazo.
PDF Medio de aprendizaje que facilita la consulta y difusión de las normas nacionales sobre documento electrónico, preservación a largo plazo, sistemas de gestión de documento electrónico de archivo, interoperabilidad y firma digital.
Gestión documental
Infografía Documentos y expedientes electrónicos
PDF Herramienta pedagógica para el manejo de archivos electrónicos.
Gestión documental
Infografía Sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo
PDF Herramienta pedagógica para el manejo de archivos electrónicos.
Gestión documental
Infografía Digitalización certificada
PDF Herramienta pedagógica para la digitalización.
Gestión documental
Infografía Interoperabilidad de comunicaciones oficiales
PDF Herramienta pedagógica para el intercambio de comunicaciones oficiales electrónicas.
Gestión documental
Infografía Siete pasos para la formulación de un PGD
PDF Herramienta pedagógica para la formulación de un Programa de Gestión Documental.
Gestión documental
Infografía Cómo administrar su archivo personal digital
PDF Herramienta pedagógica para el manejo de archivos electrónicos (personales).
Gestión documental
Infografía Preservación digital a largo plazo
PDF Herramienta pedagógica para la preservación de información a largo plazo.
Gestión documental
Instrumentos archivísticos PDF Herramienta pedagógica para la comprensión de los instrumentos archivísticos: herramientas con propósitos específicos, que tienen por objeto apoyar el adecuado desarrollo e implementación de la gestión documental y la función archivística en las entidades.
Gestión documental
Archivos de Derechos Humanos
PDF Herramienta pedagógica para la comprensión de la importancia de los archivos en la garantía de los Derechos Humanos.
Gestión documental
Guía de instrumentos de gestión de información pública
PDF La guía tiene como objetivo presentar una serie de lineamientos prácticos para el desarrollo de los instrumentos de gestión de información pública exigidos por la Ley 1712 de 2014.
Rendición de cuentas
Guía de rendición de cuentas PDF El documento tiene como propósito brindar un panorama general sobre el estado de la rendición de cuentas de partidos y movimientos políticos en el país, así como proponer una serie de herramientas prácticas para el desarrollo de estas estrategias.
Transparencia Activa
Norma Técnica Colombiana 5854 - Accesibilidad Web
PDF La norma técnica, establece los requisitos de accesibilidad para los sitios web. Es importante porque permite a los sujetos obligados de la Ley de Transparencia, y a todo aquél que quiera garantizar la accesibilidad, promover e implementar estándares de acceso a las poblaciones con algún tipo de discapacidad.
Transparencia Activa
Guía de caracterización de usuarios, ciudadanos y grupos interesados
PDF La guía tiene como objetivo entregar orientaciones para el diseño y aplicación de ejercicios de caracterización de ciudadanos, usuarios o grupos de interés.
Transparencia Activa
Resolución 3564 de 2015 - Estándares para publicación y divulgación de información
PDF La resolución hace parte del proceso reglamentario de la Ley de Transparencia. En ella se contienen las disposiciones en materia de estándares de publicación y divulgación de la información, accesibilidad por medios electrónicos y datos abiertos entre otros.
Transparencia Pasiva
Guía para responder a solicitudes de información pública
PDF La guía tiene como objetivo orientar las respuestas a solicitudes de información pública que reciban los sujetos obligados por la Ley 1712 de 2014.
Transparencia Pasiva
Guía Servicio y Atención Incluyente
PDF Esta herramienta expresa las principales consideraciones en materia de puesta en marcha y fortalecimiento del servicio al ciudadano, evidenciando los elementos centrales de la misma, sus responsables y las estrategias necesarias para que las entidades públicas presten un mejor servicio.
Transparencia Pasiva
Guía de Lenguaje Claro PDF Esta guía facilita la comunicación entre los actores que se relacionan con el Estado, pues da pautas para hacer del leguaje una herramienta de comunicación efectiva.
Transparencia Pasiva
Protocolos de Servicio al Ciudadano
PDF Establece los principales protocolos para la atención al ciudadano por diferentes canales, promoviendo un servicio más eficaz, incluyente e informado.
GLOSARIO DIMENSIÓN INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
CONCEPTO DEFINICIÓN
Archivo Es el conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden, para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, como fuentes de la historia y la gestión de esa institución.
Archivo central Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos una vez finalizado su trámite, cuando su consulta es constante.
Archivo de gestión Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.
Archivo histórico Archivo transferido del archivo central o del archivo de gestión, por decisión del correspondiente Comité de Archivo, el cual debe conservarse de forma permanente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura.
Activo de información
Hace referencia a toda la información que se encuentre en forma impresa, escrita en papel, transmitida por cualquier medio electrónico o almacena en equipos de cómputo, incluyendo bases de datos, archivos, videos e imágenes
Archivo total Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.
Base de datos Conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso. Ejemplo: Excel con información sobre los beneficiarios de un programa
Carpeta Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento y preservación.
Ciclo vital del documento
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final (Conservación, protección o destrucción). Esto dependerá de sus características, si es un documento con importancia para la entidad, o también para otras entidades, si es de consulta frecuente o si tiene valor histórico, cultural o científico.
Conservación de documentos
Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo.
Conservación preventiva de documentos
Conjunto de estrategias y medidas de orden técnico, político y administrativo orientadas a evitar o reducir el riesgo de deterioro de los documentos de archivo, preservando su integridad y estabilidad.
Cuadro de Clasificación
Esquema que refleja la jerarquización y clasificación dada a la documentación producida por una institución. En él se registran jerárquicamente las Secciones, Subsecciones, las Series y Sub series Documentales.
Depósito de archivo
Local especialmente equipado y adecuado para el almacenamiento y la conservación de los documentos de archivo.
Derecho de acceso a la información pública
Es un derecho fundamental consagrado en la Constitución Política y en la legislación colombiana, específicamente en la Ley 1712 de 2014, que garantiza que toda persona pueda conocer acerca de la existencia y acceder a la información pública en posesión o bajo control de las organizaciones y entidades obligadas por la Ley. Este derecho promueve la toma de decisiones informadas por parte de la ciudadanía, fortalece su capacidad para ejercer control social y exigir el cumplimiento de otros derechos, ayuda a combatir la corrupción y promueve la transparencia.
Datos abiertos Son todos aquellos "datos primarios o sin procesar, que se encuentran en formatos estándar e interoperables que faciliten su acceso y reutilización, los cuales están bajo custodia de las entidades públicas o privadas […] y que son puestos a disposición de cualquier ciudadano, de forma libre y sin restricciones, con el fin de que terceros puedan reutilizarlos y crear servicios derivados de los mismos. Ejemplo: Bases de datos en Excel.
Diagnóstico de archivos
Procedimiento de observación, levantamiento de información y análisis, mediante el cual se establece el estado de los archivos y se determina la aplicación de los procesos archivísticos necesarios.
Documento de archivo
Es el registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.
Esquema de publicación de Información
Se elabora después de haber elaborado el Registro de Activos de Información y el Índice de Información Reservada o Clasificada. Es el instrumento del que disponen los sujetos obligados para notificar sobre la información publicada en el sitio Web de la entidad y la que se encuentra disponible en otros medios. Debe ser construido en una hoja de cálculo, que contenga los enlaces de acceso a cada uno de los documentos. Debe ser adoptado por medio de acto administrativo.
Expediente Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto.
Foliación Acto de enumerar los folios (hojas) solo por su cara recta. Esta actividad es imprescindible en los procesos de organización archivística. Tiene dos finalidades principales: controlar la cantidad de folios de una unidad de conservación dada (carpeta, legajo, etc.) y controlar la calidad, entendida esta última como respeto al principio de orden original y la conservación de la integridad de la unidad documental o unidad archivística.
Fondo Acumulado Documentos reunidos por una entidad en el transcurso de su vida institucional sin un criterio archivístico determinado de organización y conservación.
Función archivística
Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico que comprenden desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.
Gestión Documental
Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
Información Se refiere a un conjunto organizado de datos contenido en cualquier documento que los sujetos obligados generen, obtengan, adquieran, transformen o controlen.
Información pública
Es toda información que un sujeto obligado genere, obtenga, adquiera, o controle en su calidad de tal.
Información pública clasificada
Es aquella información cuyo acceso público puede causar daño a los siguientes derechos: derecho a la intimidad, derecho a la vida, salud o seguridad, o perjudicar los secretos comerciales, industriales y profesionales. Adicionalmente, según la Ley 1474 de 2011, las empresas industriales y comerciales del Estado y las Sociedades de Economía Mixta estarán exentas de publicar la información relacionada con sus proyectos de inversión. No obstante, estas exenciones tienen una duración limitada y no deberán aplicarse cuando la persona natural o jurídica ha consentido la revelación de sus datos personales o privados.
Información pública reservada
Es aquella información cuyo acceso público puede ser denegado, siempre y cuando dicho acceso estuviere expresamente prohibido por una norma legal o constitucional, en las siguientes circunstancias: la defensa y la seguridad nacional, la seguridad pública, las relaciones internacionales, la prevención investigación y persecución de los delitos y las faltas disciplinarias, el debido proceso y la igualdad de las partes en los procesos judiciales, la administración efectiva de la justicia, los derechos de la infancia y adolescencia, la estabilidad macroeconómica y financiera del país y la salud pública. Dicha negación al acceso debe darse por escrito y de manera motivada. Dicha norma legal o constitucional debe ser una Ley de la República o debe estar contemplada dentro de la Constitución Nacional. No puede basarse en resoluciones, circulares, decretos, ni ningún tipo de acto administrativo.
Índice de Información Reservada y Clasificada
Es el inventario de la información pública que puede causar daño a determinados derechos o intereses públicos, tal como se mencionó anteriormente, por lo que no es publicable. Este índice es útil para que la ciudadanía conozca de antemano cuáles documentos o qué tipo de información tienen acceso restringido y es útil al momento de la elaboración de las respuestas a las solicitudes de información de la entidad, con el fin que no se publique información que no debe serlo ni se niegue el acceso a información que sí debe ser publicada y facilitada a la ciudadanía.
Programa de Gestión Documental - PGD
Es el instrumento archivístico que formula y documenta a corto, mediano y largo plazo, el desarrollo sistemático de los procesos archivísticos, encaminados a la planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Este debe ser aprobado, publicado, implementado y controlado por las directivas de la entidad.
Registro de activos de información
Es un inventario organizado de la información que tiene una entidad, independientemente que se encuentre en físico o en formato electrónico. Es útil para identificar la información que posee esta entidad y saber dónde se encuentra y dónde puede ser consultada. Permite preservar la memoria institucional y por tanto facilita la continuidad en los procesos administrativos, de gestión, planeación y seguimiento al interior de la entidad y a su vez para los procesos de rendición de cuentas y de control social de la que toda entidad que maneje recursos públicos es sujeto.
Sujeto obligado Hace referencia a toda entidad pública, incluyendo aquellas pertenecientes a todas las ramas del poder público, tanto a nivel nacional como territorial, a todos los órganos y entidades estatales independientes o autónomos y de control, a todas las personas naturales y jurídicas que presten función pública, los partidos políticos o grupos significativos de ciudadanos y las entidades que administren instituciones parafiscales, fondos o recursos de naturaleza u origen público
Tabla de retención documental
Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
Transparencia Activa
Hace relación a la obligación que tienen los sujetos obligados de la Ley 1712 de 2014, de publicar proactivamente información sin que medie petición alguna, a través de los medios oficiales (sitios web, carteleras, gazetas, etc.) atendiendo los principios de máxima publicidad, buena fe, transparencia, eficacia, facilitación, no discriminación, gratuidad, celeridad, calidad de la información y divulgación proactiva de la información
Transparencia Pasiva
Hace relación a la obligación que tienen los sujetos obligados de la Ley 1712 de 2014, de gestionar y responder las solicitudes de información de la ciudadanía bajo los plazos establecidos, y teniendo en cuenta los principios de máxima publicidad, buena fe, transparencia, celeridad, gratuidad, no discriminación, eficacia, facilitación y calidad de la información.
AUTODIAGNÓSTICO DIMENSIÓN 5: INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
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La entidad garantiza la atención a la ciudadanía por lo menos 40 horas a la semana
90
La entidad cuenta con una dependencia encargada exclusivamente de atención al ciudadano
80
La entidad responde las solicitudes de información en un plazo máximo de 10 hábiles después de la recepción
100
La entidad responde los derechos de petición en un plazo máximo de 15 días hábiles después de la recepción
100
La entidad responde los derechos de petición de consulta en un plazo máximo de 30 días hábiles después de la recepción
100
La entidad conoce el número de días hábiles que se demora en promedio la respuesta de una solicitud de información
100
En los casos en el que se requiera o en los que el ciudadano desee respuesta física de su solicitud de información, la entidad sólo cobra el costo de reproducción de la información. Ejemplo: costo de las fotocopias o del CD.
100
La realización de trámites por parte de los ciudadanos es sencilla 100
La presentación de PQRS por parte de la ciudadanía es sencilla 100
La entidad facilita al ciudadano información sobre el estado de su PQRS desde su recepción hasta su respuesta
100
Los funcionarios de la entidad ofrecen un servicio amable y cálido a los ciudadanos, dando respuesta efectiva a sus requerimientos
100
La entidad lleva registro de todos los PQRS presentados, sin importar el canal por el que hayan sido allegados por parte de la ciudadanía. Ejemplo: presencial, telefónico, sitio web, correo electrónico etc.
100
La entidad conoce el número de PQRS que recibe mensualmente
100
La entidad conoce el número de solicitudes de información y de derechos de petición que recibe mensualmente
100
La entidad conoce el tiempo que se ha tomado para responder a cada uno de los PQRS, solicitudes de información y derechos de petición
100
La entidad conoce el número de solicitudes de información que ha contestado de manera negativa
100
La entidad conoce el número de solicitudes de información que ha contestado de manera negativa por inexistencia de la información solicitada
100
Cuenta en su página Web con formatos para la recepción de peticiones, quejas, reclamos y denuncias
100
Tra
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77
Los directivos de la entidad tienen en cuenta las necesidades de los ciudadanos usuarios de la entidad para la toma de decisiones
100
La entidad caracteriza la población usuaria de sus bienes y servicios
80
Los niveles jerárquicos de la organización permiten fluidez en la comunicación (horizontal y vertical) y agilidad en la toma de decisiones
90
La organización genera alianzas con ciudadanos y organizaciones de la sociedad civil
90
La organización desarrolla actividades y espacios de participación ciudadana de forma frecuente y dinámica
90
La entidad lleva registro del número de personas que participan en los espacios ciudadanos como los de rendición de cuentas
80
La información que divulga la entidad en su proceso de rendición de cuentas es clara, oportuna, relevante, confiable y de fácil acceso para toda la ciudadanía
70
Los ciudadanos participan en la formulación de los planes, proyectos o programas de la entidad
70
La entidad permite que todos sus trámites sean realizados por medios electrónicos
70
La entidad tiene una buena imagen entre la ciudadanía 90
La entidad construye a su interior el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano de manera participativa, es decir, teniendo en cuenta las observaciones y recomendaciones de sus funcionarios
80
La entidad implementa el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano de forma efectiva a su quehacer diario
80
Existe en el sitio web oficial de la Entidad una sección identificada con el nombre de "Transparencia y Acceso a la Información Pública"
80
La entidad ha implementado estrategias pedagógicas y comunicativas para reforzar el significado que tiene para los servidores el ejercicio de la función pública y su responsabilidad con la ciudadanía
80
Los directivos demuestran capacidad de observación, análisis, escucha activa y una verdadera política de puertas abiertas
100
Toda persona nueva en la entidad recibe una capacitación introductoria antes del inicio de sus actividades
80
Hay una transferencia efectiva de conocimientos entre las personas que dejan sus cargos y las nuevas que llegan a desempeñarlos
90
Los funcionarios al interior de la entidad consideran la transparencia y el acceso a la información como una herramienta fundamental para mejorar la democracia, la rendición de cuentas, prevenir la corrupción y mejorar la calidad de vida de los ciudadanos
90
La entidad ha capacitado a sus funcionarios respecto de la Ley de Transparencia y acceso a la información, Ley 1712 de 2014
70
La entidad ha informado a sus usuarios sobre la Ley de Transparencia y acceso a la información, Ley 1712 de 2014
70
La entidad ha publicado en su sitio Web de Transparencia y acceso a la información la localización física, sucursales o regionales, horarios y días de atención al público
80
La entidad ha publicado en su sitio Web de Transparencia y acceso a la información la normatividad relacionada con la Entidad
90
La entidad ha publicado en su sitio Web de Transparencia y acceso a la información las noticias de la entidad
90
La entidad ha publicado en su sitio Web de Transparencia y acceso a la información el calendario de actividades
90
La entidad ha publicado en su sitio Web de Transparencia y acceso a la información la misión, visión, funciones y deberes de la Entidad
90
La entidad ha publicado en su sitio Web de Transparencia y acceso a la información el organigrama de la entidad
60
La entidad ha publicado en su sitio Web de Transparencia y acceso a la información las ofertas de empleo de la entidad
80
La entidad ha publicado en su sitio Web de Transparencia y acceso a la información las resoluciones, circulares u otro tipo de actos administrativos expedidos por la Entidad
90
La entidad ha publicado en su sitio Web de Transparencia y acceso a la información el presupuesto vigente asignado
40
La entidad ha publicado en su sitio Web de Transparencia y acceso a la información la ejecución presupuestal histórica anual
20
La entidad ha publicado en su sitio Web de Transparencia y acceso a la información la información el Plan Anticorrupción
90
La entidad ha publicado en su sitio Web de Transparencia y acceso a la información el Plan de Atención al ciudadano
90
La entidad ha publicado en su sitio Web de Transparencia y acceso a la información la información Proyectos de inversión en ejecución (No aplica para empresas industriales y comerciales del Estado y Sociedades de Economía Mixta, según art. 77 Ley 1474 de 2011)
La entidad ha publicado en su sitio Web de Transparencia y acceso a la información los informes de rendición de cuentas
70
La entidad ha publicado en su sitio Web de Transparencia y acceso a la información los mecanismos para interponer PQRS y denuncias
90
La entidad ha publicado en su sitio Web de Transparencia y acceso a la información su plan de compras anual
90
La entidad ha publicado en su sitio Web de Transparencia y acceso a la información el directorio con los cargos, hojas de vida e información de contacto de funcionarios y contratistas
90
La entidad ha publicado en su sitio Web de Transparencia y acceso a la información de las escalas salariales de funcionarios y contratistas
40
La entidad ha publicado en su sitio Web de Transparencia y acceso a la información los informes de empalme
60
La entidad ha publicado en su sitio Web de Transparencia y acceso a la información las respuestas de la entidad a las solicitudes de información
60
La entidad ha publicado en su sitio Web de Transparencia y acceso a la información la oferta de la entidad (Programas, servicios, trámites)
60
La entidad ha publicado en su sitio Web de Transparencia y acceso a la información los costos de la reproducción de la información (Ej. Costo de fotocopias o de CDS etc.)
La entidad ha publicado en su sitio Web de Transparencia y acceso a la información los entes de control que vigilan la entidad
90
La entidad ha publicado en su sitio Web de Transparencia y acceso a la información los informes de gestión, evaluación y auditoría
60
La entidad publica su gestión contractual con cargo a recursos públicos en el SECOP
90
La Entidad ha promovido a su interior la Ley de Transparencia y acceso a la Información Pública (Ley 1712 de 2014)
80
La entidad publica sus bases de datos abiertos en el sitio web www.datos.gov.co
40
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38
La entidad hace seguimiento a su gestión en el tema de transparencia y acceso a la información pública a través de indicadores que son medidos periódicamente
20
Dentro de las mediciones que lleva a cabo la entidad se tiene en cuenta si su gestión ayudó a resolver los problemas y necesidades de sus usuarios
20
La entidad cuenta con una encuesta de satisfacción del ciudadano sobre Transparencia y acceso a la información en su sitio Web oficial
20
La entidad le asigna un número consecutivo o de radicado a cada una de las PQRS que le son enviadas
90
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10
La entidad tiene una política de seguridad de la información construida, aprobada e implementada
10
La entidad tiene la política de seguridad de la información publicada en la sección de Transparencia y acceso a la información de su sitio Web oficial
10
La entidad tiene una política de protección de datos personales construida, aprobada e implementada
10
La entidad tiene una política de protección de datos personales publicada en la sección de Transparencia y acceso a la información de su sitio Web oficial
10
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90
La documentación de los procesos dentro de la entidad facilita el trabajo de sus funcionarios
90
El conocimiento de los servidores de la organización adquirido a través de su experiencia es identificado, analizado, clasificado, documentado y difundido
90
La información necesaria para la operación de la entidad está organizada y sistematizada
90
La información que maneja la entidad es clara, confiable, es de fácil consulta y se actualiza de manera constante
90
La gestión documental hace parte de las actividades administrativas, técnicas y de planeación de la Entidad
90
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La entidad ha construido, implementado y aprobado por medio de acto administrativo el Índice de Información Reservada y Clasificada de la entidad
10
La entidad ha publicado el Índice de Información Reservada y Clasificada en la sección de Transparencia y acceso a la información pública de su sitio Web oficial
10
La entidad ha construido, implementado y aprobado por medio de acto administrativo el Esquema de Publicación de la entidad
10
La entidad ha publicado el Esquema de Publicación de la entidad en la sección de Transparencia y acceso a la información pública de su sitio Web oficial
10
La entidad ha construido, implementado y aprobado por medio de acto administrativo el Registro de Activos de Información de la entidad
10
La entidad ha publicado el Registro de Activos de Información de la entidad en la sección de Transparencia y acceso a la información pública de su sitio Web oficial
10
La entidad ha construido, implementado y aprobado por medio de acto administrativo el Programa de Gestión Documental de la entidad
90
La entidad ha publicado el Programa de Gestión Documental de la entidad en la sección de Transparencia y acceso a la información pública de su sitio Web oficial
90
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63
La organización caracteriza a los ciudadanos que son usuarios de sus bienes y servicios con el fin de ajustar y adaptar sus procesos de acuerdo a sus necesidades
80
La organización ha dispuesto sus canales de comunicación de acuerdo a las necesidades de los ciudadanos que son usuarios de sus bienes y servicios, en particular para aquellos que son víctimas de la violencia, personas con discapacidad o personas pertenecientes a comunidades indígenas que no hablan español
90
La Entidad traduce los documentos de interés público a lenguas de comunidades indígenas presentes en el país
La Entidad cuenta con recursos en su página web para permitir el acceso a la información a la población con discapacidad (ej. videos con lenguaje de señas o con subtítulos)
Los espacios físicos de la organización se han adecuado para que sean fácilmente accesibles para personas en condición de discapacidad
20
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90
Los funcionarios de la entidad conocen la Ley de Transparencia y acceso a la información pública
80
Los funcionarios de la entidad comprenden que el acceso a la información pública es un derecho fundamental que permite el ejercicio de otros derechos fundamentales de los ciudadanos
90
Los funcionarios tienen conocimiento sobre las instancias con las que cuentan los ciudadanos para recurrir en caso de no recibir respuesta ante una solicitud de información
90
Los funcionarios conocen la existencia de la Secretaría de Transparencia
Los funcionarios son conscientes de que su compromiso principal es con los ciudadanos
100
Los funcionarios son conscientes que la transparencia y el acceso a la información pública son fundamentales para la modernización del Estado
90
RESULTADOS POLÍTCA DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA
INFORMACIÓN
CLASIFICACIÓN TOTAL
CALIFICACIÓN POR COMPONENTE
73,6
0
20
40
60
80
100
POLÍTICA TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN
98,3
77,3
37,5
10,0
90,0
30,0
63,3
90,0
0
20
40
60
80
100
Transparenciapasiva
Transparenciaactiva
Seguimientoacceso a lainformación
pública
Divulgaciónpolítica de
seguridad de lainformación yde protección
de datospersonales
Gestióndocumental
para el accesoa la
informaciónpública
Instrumentosgestión de lainformación
Criteriosdiferenciales
deaccesibilidad ala información
pública
Conocimientosy criterios
sobretransparencia y
acceso a lainformación
pública
PLAN DE ACCIÓN DIMENSIÓN INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
CO
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La entidad garantiza la atención a la ciudadanía por lo menos 40 horas a la semana
90 Todas las
Dependencias NA
# de horas laboradas al mes
# de horas sesionadas al mes
La entidad cuenta con una dependencia encargada exclusivamente de atención al ciudadano
80 Todas las
Dependencias NA
# de dependencias exclusivas para atención
al ciudadano
La entidad responde las solicitudes de información en un plazo máximo de 10 hábiles después de la recepción
100 Todas las
Dependencias
Solicitud de información <=10
días hábiles
(promedio tiempo de respuesta de las
solicitudes contestadas/ 10 días hábiles )
La entidad responde los derechos de petición en un plazo máximo de 15 días hábiles después de la recepción
100 Todas las
Dependencias
Derechos de petición < = 15
días hábiles
(promedio tiempo de respuesta derechos de
petición/ 15 días hábiles )
La entidad responde los derechos de petición de consulta en un plazo máximo de 30 días hábiles después de la recepción
100 Todas las
Dependencias
Derechos de petición de
consulta < = 15 días hábiles
(promedio tiempo de respuesta derechos de petición de consulta/ 30
días hábiles )
La entidad conoce el número de días hábiles que se demora en promedio la respuesta de una solicitud de información
100 Todas las
Dependencias
Respuesta a solicitud de información
dentro de los plazos normados
# de días hábiles de respuesta de una solicitud
de información
En los casos en el que se requiera o en los que el ciudadano desee respuesta física de su solicitud de información, la entidad sólo cobra el costo de reproducción de la información. Ejemplo: costo de las fotocopias o del CD.
100 NA NA NA
La realización de trámites por parte de los ciudadanos es sencilla
100 Todas las
Dependencias NA NA
La presentación de PQRS por parte de la ciudadanía es sencilla
100 Todas las
Dependencias
1 Manual de procedimientos
PQRS
1 Manual de procedimientos PQRS
La entidad facilita al ciudadano información sobre el estado de su PQRS desde su recepción hasta su respuesta
100 Todas las
Dependencias
1 Manual de procedimientos
PQRS
1 Manual de procedimientos PQRS
Los funcionarios de la entidad ofrecen un servicio amable y cálido a los ciudadanos, dando respuesta efectiva a sus requerimientos
100 Todas las
Dependencias
1 Carta trato Digno al
ciudadano
1 Carta trato Digno al ciudadano
La entidad lleva registro de todos los PQRS presentados, sin importar el canal por el que hayan sido allegados por parte de la ciudadanía. Ejemplo: presencial, telefónico, sitio web, correo electrónico etc.
100 Gestión
Financiera y Administrativa
Registro Físico y/o virtual PQRS
(# PQRS Recibidas / Total PQRS Recibidas con
Radicado)
La entidad conoce el número de PQRS que recibe mensualmente
100 Gestión
Financiera y Administrativa
Registro Físico y/o virtual PQRS
(# PQRS Recibidas / Total PQRS Recibidas con
Radicado)
La entidad conoce el número de solicitudes de información y de derechos de petición que recibe mensualmente 100
Gestión Financiera y
Administrativa
Registro Físico y/o virtual PQRS y/o de Solicitudes
de información recibidas
(# PQRS Recibidas / Total PQRS Recibidas con
Radicado) (# de solicitudes de
información recibidas / # de solicitudes de
información radicadas)
La entidad conoce el tiempo que se ha tomado para responder a cada uno de los PQRS, solicitudes de información y derechos de petición
100 Gestión
Financiera y Administrativa
Registro de fecha inicial de la
recepción de la PQRS y/o solicitud
información
Promedio Respuesta PQRS y Promedio respuesta Solicitud
información
La entidad conoce el número de solicitudes de información que ha contestado de manera negativa
100 Gestión
Financiera y Administrativa
Sumatoria total de PQRS con
respuestas negativa al mes
(Total de PQRS con Respuesta Negativa / Total PQRS recibidas)
La entidad conoce el número de solicitudes de información que ha contestado de manera negativa por inexistencia de la información solicitada
100 Gestión
Financiera y Administrativa
Sumatoria total de solicitudes de información con
respuestas negativa al mes
(Total de Solicitud de Información con
Respuesta Negativa / Total Solicitud de
Información recibidas)
Cuenta en su página Web con formatos para la recepción de peticiones, quejas, reclamos y denuncias
100
Gestión Comunicación y
Divulgación Pública
www.concejodemanizales.gov.co
www.concejodemanizales.gov.co
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Los directivos de la entidad tienen en cuenta las necesidades de los ciudadanos usuarios de la entidad para la toma de decisiones
100 Liderazgo Directivo
Políticas de atención al ciudadano
1 Política de atención al ciudadano asumida
La entidad caracteriza la población usuaria de sus bienes y servicios 80
Gestión Financiera y
Administrativa
Caracterización de población usuaria de Bienes y Servicios
1 Caracterización de población usuaria de Bienes y Servicios
Los niveles jerárquicos de la organización permiten fluidez en la comunicación (horizontal y vertical) y agilidad en la toma de decisiones
90
Gestión Comunicación y
Divulgación Pública
Política de participación y
atención al ciudadano asumida
1 Política de participación y atención al ciudadano
asumida
La organización genera alianzas con ciudadanos y organizaciones de la sociedad civil
90 Liderazgo Directivo
Política de participación y
atención al ciudadano asumida
1 Política de participación y atención al ciudadano
asumida
La organización desarrolla actividades y espacios de participación ciudadana de forma frecuente y dinámica
90 Liderazgo Directivo
Política de participación y
atención al ciudadano asumida
1 Política de participación y atención al ciudadano
asumida
La entidad lleva registro del número de personas que participan en los espacios ciudadanos como los de rendición de cuentas
80 Direccionamiento
Estratégico
Manual de Rendición de
Cuentas
1 Manual de Rendición de cuentas
La información que divulga la entidad en su proceso de rendición de cuentas es clara, oportuna, relevante, confiable y de fácil acceso para toda la ciudadanía
70 Direccionamiento
Estratégico
Manual de Rendición de
Cuentas
1 Manual de Rendición de cuentas
Los ciudadanos participan en la formulación de los planes, proyectos o programas de la entidad
70 Direccionamiento
Estratégico
Manual de Participación y
Atención al Ciudadano
1 Manual de Participación y Atención al Ciudadano
La entidad permite que todos sus trámites sean realizados por medios electrónicos
70 Direccionamiento
Estratégico Política Gobierno
Digital 1 Política de Gobierno
Digital
La entidad tiene una buena imagen entre la ciudadanía
90 Direccionamiento
Estratégico
Elaboración de encuesta de
Satisfacción del ciudadano
% de Satisfacción al ciudadano > = 90 %
La entidad construye a su interior el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano de manera participativa, es decir,
80 Direccionamiento
Estratégico
Plan Anticorrupción y
Atención al Ciudadano
1 Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano
teniendo en cuenta las observaciones y recomendaciones de sus funcionarios
La entidad implementa el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano de forma efectiva a su quehacer diario
80 Direccionamiento
Estratégico
Plan Anticorrupción y
Atención al Ciudadano
1 Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano
Existe en el sitio web oficial de la Entidad una sección identificada con el nombre de "Transparencia y Acceso a la Información Pública"
80
Gestión Comunicación y
Divulgación Pública
Sección Transparencia y
acceso a la información
Pública en la página web
1 Sección Transparencia y acceso a la información Pública en la página web
La entidad ha implementado estrategias pedagógicas y comunicativas para reforzar el significado que tiene para los servidores el ejercicio de la función pública y su responsabilidad con la ciudadanía
80 Gestión Legal y Talento Humano
Implementación de Estrategias sobre atención
digna al ciudadano
1 Implementación de Estrategias sobre atención digna al
ciudadano
Los directivos demuestran capacidad de observación, análisis, escucha activa y una verdadera política de puertas abiertas
100 Liderazgo Directivo
Política Concejo Visible
1 Política Concejo Visible
Toda persona nueva en la entidad recibe una capacitación introductoria antes del inicio de sus actividades
80 Gestión Legal y Talento Humano
Programa de Inducción y Reinducción
1 Programa de Inducción y Reinducción Adoptado
Hay una transferencia efectiva de conocimientos entre las personas que dejan sus cargos y las nuevas que llegan a desempeñarlos
90 Gestión Legal y Talento Humano
Programa de Inducción y Reinducción
1 Programa de Inducción y Reinducción Adoptado
Los funcionarios al interior de la entidad consideran la transparencia y el acceso a la información como una herramienta fundamental para mejorar la democracia, la rendición de cuentas, prevenir la corrupción y mejorar la calidad de vida de los ciudadanos
90 Gestión Legal y Talento Humano
Programa de Inducción y Reinducción
1 Programa de Inducción y Reinducción Adoptado
La entidad ha capacitado a sus funcionarios respecto de la Ley de Transparencia y acceso a la información, Ley 1712 de 2014
70 Gestión Legal y Talento Humano
Programa de Inducción y Reinducción
1 Programa de Inducción y Reinducción Adoptado
La entidad ha informado a sus usuarios sobre la Ley de Transparencia y acceso a la información, Ley 1712 de 2014
70 Gestión Legal y Talento Humano
Implementación Ley de
Transparencia en la página web
Implementación Ley de Transparencia >90 %
La entidad ha publicado en su sitio Web de Transparencia y acceso a la información la localización física, sucursales o regionales, horarios y días de atención al público
80
Gestión Comunicación y
Divulgación Pública
Implementación Ley de
Transparencia en la página web
Implementación Ley de Transparencia >90 %
La entidad ha publicado en su sitio Web de Transparencia y acceso a la información la normatividad relacionada con la Entidad
90
Gestión Comunicación y
Divulgación Pública
Implementación Ley de
Transparencia en la página web
Implementación Ley de Transparencia >90 %
La entidad ha publicado en su sitio Web de Transparencia y acceso a la información las noticias de la entidad
90
Gestión Comunicación y
Divulgación Pública
Implementación Ley de
Transparencia en la página web
Implementación Ley de Transparencia >90 %
La entidad ha publicado en su sitio Web de Transparencia y acceso a la información el calendario de actividades
90
Gestión Comunicación y
Divulgación Pública
Implementación Ley de
Transparencia en la página web
Implementación Ley de Transparencia >90 %
La entidad ha publicado en su sitio Web de Transparencia y acceso a la información la misión, visión, funciones y deberes de la Entidad
90
Gestión Comunicación y
Divulgación Pública
Implementación Ley de
Transparencia en la página web
Implementación Ley de Transparencia >90 %
La entidad ha publicado en su sitio Web de Transparencia y acceso a la información el organigrama de la entidad
60
Gestión Comunicación y
Divulgación Pública
Implementación Ley de
Transparencia en la página web
Implementación Ley de Transparencia >90 %
La entidad ha publicado en su sitio Web de Transparencia y acceso a la información las ofertas de empleo de la entidad
80
Gestión Comunicación y
Divulgación Pública
Implementación Ley de
Transparencia en la página web
Implementación Ley de Transparencia >90 %
La entidad ha publicado en su sitio Web de Transparencia y acceso a la información las resoluciones, circulares u otro tipo de actos administrativos expedidos por la Entidad
90
Gestión Comunicación y
Divulgación Pública
Implementación Ley de
Transparencia en la página web
Implementación Ley de Transparencia >90 %
La entidad ha publicado en su sitio Web de Transparencia y acceso a la información el presupuesto
40
Gestión Comunicación y
Divulgación Pública
Implementación Ley de
Transparencia en la página web
Implementación Ley de Transparencia >90 %
vigente asignado
La entidad ha publicado en su sitio Web de Transparencia y acceso a la información la ejecución presupuestal histórica anual
20
Gestión Comunicación y
Divulgación Pública
Implementación Ley de
Transparencia en la página web
Implementación Ley de Transparencia >90 %
La entidad ha publicado en su sitio Web de Transparencia y acceso a la información la información el Plan Anticorrupción
90
Gestión Comunicación y
Divulgación Pública
Implementación Ley de
Transparencia en la página web
Implementación Ley de Transparencia >90 %
La entidad ha publicado en su sitio Web de Transparencia y acceso a la información el Plan de Atención al ciudadano
90
Gestión Comunicación y
Divulgación Pública
Implementación Ley de
Transparencia en la página web
Implementación Ley de Transparencia >90 %
La entidad ha publicado en su sitio Web de Transparencia y acceso a la información la información Proyectos de inversión en ejecución (No aplica para empresas industriales y comerciales del Estado y Sociedades de Economía Mixta, según art. 77 Ley 1474 de 2011)
0
Gestión Comunicación y
Divulgación Pública
Implementación Ley de
Transparencia en la página web
Implementación Ley de Transparencia >90 %
La entidad ha publicado en su sitio Web de Transparencia y acceso a la información los informes de rendición de cuentas
70
Gestión Comunicación y
Divulgación Pública
Implementación Ley de
Transparencia en la página web
Implementación Ley de Transparencia >90 %
La entidad ha publicado en su sitio Web de Transparencia y acceso a la información los mecanismos para interponer PQRS y denuncias
90
Gestión Comunicación y
Divulgación Pública
Implementación Ley de
Transparencia en la página web
Implementación Ley de Transparencia >90 %
La entidad ha publicado en su sitio Web de Transparencia y acceso a la información su plan de compras anual
90
Gestión Comunicación y
Divulgación Pública
Implementación Ley de
Transparencia en la página web
Implementación Ley de Transparencia >90 %
La entidad ha publicado en su sitio Web de Transparencia y acceso a la información el directorio con los cargos, hojas de vida e información de contacto de funcionarios y contratistas
90
Gestión Comunicación y
Divulgación Pública
Implementación Ley de
Transparencia en la página web
Implementación Ley de Transparencia >90 %
La entidad ha publicado en su sitio Web de Transparencia y acceso a la
40 Gestión
Comunicación y Divulgación
Implementación Ley de
Transparencia en
Implementación Ley de Transparencia >90 %
información de las escalas salariales de funcionarios y contratistas
Pública la página web
La entidad ha publicado en su sitio Web de Transparencia y acceso a la información los informes de empalme
60
Gestión Comunicación y
Divulgación Pública
Implementación Ley de
Transparencia en la página web
Implementación Ley de Transparencia >90 %
La entidad ha publicado en su sitio Web de Transparencia y acceso a la información las respuestas de la entidad a las solicitudes de información
60
Gestión Comunicación y
Divulgación Pública
Implementación Ley de
Transparencia en la página web
Implementación Ley de Transparencia >90 %
La entidad ha publicado en su sitio Web de Transparencia y acceso a la información la oferta de la entidad (Programas, servicios, trámites)
60
Gestión Comunicación y
Divulgación Pública
Implementación Ley de
Transparencia en la página web
Implementación Ley de Transparencia >90 %
La entidad ha publicado en su sitio Web de Transparencia y acceso a la información los costos de la reproducción de la información (Ej. Costo de fotocopias o de CDS etc.)
0
Gestión Comunicación y
Divulgación Pública
Implementación Ley de
Transparencia en la página web
Implementación Ley de Transparencia >90 %
La entidad ha publicado en su sitio Web de Transparencia y acceso a la información los entes de control que vigilan la entidad
90
Gestión Comunicación y
Divulgación Pública
Implementación Ley de
Transparencia en la página web
Implementación Ley de Transparencia >90 %
La entidad ha publicado en su sitio Web de Transparencia y acceso a la información los informes de gestión, evaluación y auditoría
60
Gestión Comunicación y
Divulgación Pública
Implementación Ley de
Transparencia en la página web
Implementación Ley de Transparencia >90 %
La entidad publica su gestión contractual con cargo a recursos públicos en el SECOP
90
Gestión Comunicación y
Divulgación Pública
Implementación Ley de
Transparencia en la página web
Implementación Ley de Transparencia >90 %
La Entidad ha promovido a su interior la Ley de Transparencia y acceso a la Información Pública (Ley 1712 de 2014)
80 Gestión Legal y Talento Humano
Implementación Ley de
Transparencia en la página web
Implementación Ley de Transparencia >90 %
La entidad publica sus bases de datos abiertos en el sitio web www.datos.gov.co
40
Direccionamiento Estratégico
Implementación Ley de
Transparencia en la página web
Implementación Ley de Transparencia >90 %
Seguim
iento
acceso
a la
info
rmació
n p
úb
lica
La entidad hace seguimiento a su gestión en el tema de transparencia y acceso a la información pública a través de indicadores que son medidos periódicamente
20 Control Interno
Implementación Ley de
Transparencia en la página web
Implementación Ley de Transparencia >90 %
Dentro de las mediciones que lleva a cabo la entidad se tiene en cuenta si su gestión ayudó a resolver los problemas y necesidades de sus usuarios
20 Direccionamiento
Estratégico
Implementación Ley de
Transparencia en la página web
Implementación Ley de Transparencia >90 %
La entidad cuenta con una encuesta de satisfacción del ciudadano sobre Transparencia y acceso a la información en su sitio Web oficial
20 Direccionamiento
Estratégico
Implementación Ley de
Transparencia en la página web
Implementación Ley de Transparencia >90 %
La entidad le asigna un número consecutivo o de radicado a cada una de las PQRS que le son enviadas
90
Gestión Financiera y
Administrativa
Implementación Ley de
Transparencia en la página web
Implementación Ley de Transparencia >90 %
Div
ulg
ació
n p
olítica d
e s
eguridad d
e la
info
rmació
n y
de p
rote
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ers
onale
s La entidad tiene una política
de seguridad de la información construida, aprobada e implementada
10
Gestión Comunicación y
Divulgación Pública
Implementación Política de Seguridad Informática
1 Política de Seguridad Informática Adoptada
La entidad tiene la política de seguridad de la información publicada en la sección de Transparencia y acceso a la información de su sitio Web oficial
10
Gestión Comunicación y
Divulgación Pública
Implementación Política de Seguridad Informática
1 Política de Seguridad Informática Adoptada
La entidad tiene una política de protección de datos personales construida, aprobada e implementada
10
Gestión Comunicación y
Divulgación Pública
Implementación Política de Seguridad Informática
1 Política de Seguridad Informática Adoptada
La entidad tiene una política de protección de datos personales publicada en la sección de Transparencia y acceso a la información de su sitio Web oficial
10
Gestión Comunicación y
Divulgación Pública
Implementación Política de Seguridad Informática
1 Política de Seguridad Informática Adoptada
Gestión d
ocum
enta
l para
el
acceso a
la info
rmació
n
públic
a
La documentación de los procesos dentro de la entidad facilita el trabajo de sus funcionarios
90
Gestión Financiera y
Administrativa
Implementación Programa de Gestión Documental
1 Programa de Gestión Documental Adoptado
El conocimiento de los servidores de la organización adquirido a través de su experiencia es identificado, analizado, clasificado, documentado y difundido
90
Gestión Financiera y
Administrativa
Implementación Programa de Gestión Documental
1 Programa de Gestión Documental Adoptado
La información necesaria para la operación de la 90
Gestión Financiera y
Implementación Programa de
1 Programa de Gestión Documental Adoptado
entidad está organizada y sistematizada
Administrativa Gestión Documental
La información que maneja la entidad es clara, confiable, es de fácil consulta y se actualiza de manera constante
90
Gestión Financiera y
Administrativa
Implementación Programa de Gestión Documental
1 Programa de Gestión Documental Adoptado
La gestión documental hace parte de las actividades administrativas, técnicas y de planeación de la Entidad
90
Gestión Financiera y
Administrativa
Implementación Programa de Gestión Documental
1 Programa de Gestión Documental Adoptado
Instr
um
en
tos g
estió
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e la
in
form
ació
n
La entidad ha construido, implementado y aprobado por medio de acto administrativo el Índice de Información Reservada y Clasificada de la entidad
10
Gestión Comunicación y
Divulgación Pública
Implementación de Índice de Información Reservada y Clasificada
1 Índice de Información Reservada y Clasificada
Adoptada
La entidad ha publicado el Índice de Información Reservada y Clasificada en la sección de Transparencia y acceso a la información pública de su sitio Web oficial
10
Gestión Comunicación y
Divulgación Pública
Implementación de Índice de Información Reservada y Clasificada
1 Índice de Información Reservada y Clasificada
Adoptada
La entidad ha construido, implementado y aprobado por medio de acto administrativo el Esquema de Publicación de la entidad
10
Gestión Comunicación y
Divulgación Pública
Implementación de Esquema de Publicación de la
Corporación
1 Esquema de Publicación Adoptado
La entidad ha publicado el Esquema de Publicación de la entidad en la sección de Transparencia y acceso a la información pública de su sitio Web oficial
10
Gestión Comunicación y
Divulgación Pública
Implementación de Esquema de Publicación de la
Corporación
1 Esquema de Publicación Adoptado y publicado en la página
web
La entidad ha construido, implementado y aprobado por medio de acto administrativo el Registro de Activos de Información de la entidad
10
Gestión Comunicación y
Divulgación Pública
Implementación del Registro de
Activos de Información de la
Corporación
Resolución de Registro de Activos de Información de
la Corporación
La entidad ha publicado el Registro de Activos de Información de la entidad en la sección de Transparencia y acceso a la información pública de su sitio Web oficial
10
Gestión Comunicación y
Divulgación Pública
Implementación del Registro de
Activos de Información de la
Corporación
Resolución de Registro de Activos de Información de
la Corporación
La entidad ha construido, implementado y aprobado por medio de acto administrativo el Programa de Gestión Documental de la entidad
90
Gestión Comunicación y
Divulgación Pública
Implementación Programa de
Gestión Documental
1 Programa de Gestión Documental Adoptado
La entidad ha publicado el Programa de Gestión Documental de la entidad en la sección de Transparencia y acceso a la información pública de su sitio Web oficial
90
Gestión Comunicación y
Divulgación Pública
Implementación Programa de
Gestión Documental
1 Programa de Gestión Documental Adoptado y publicado en la página
web
Crite
rios d
ifere
ncia
les d
e a
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ilidad a
la info
rmació
n p
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lica
La organización caracteriza a los ciudadanos que son usuarios de sus bienes y servicios con el fin de ajustar y adaptar sus procesos de acuerdo a sus necesidades
80
Gestión Comunicación y
Divulgación Pública
Implementación Programa de
Gestión Documental
1 Programa de Gestión Documental Adoptado
La organización ha dispuesto sus canales de comunicación de acuerdo a las necesidades de los ciudadanos que son usuarios de sus bienes y servicios, en particular para aquellos que son víctimas de la violencia, personas con discapacidad o personas pertenecientes a comunidades indígenas que no hablan español
90
Gestión Comunicación y
Divulgación Pública
Implementación Programa de
Gestión Documental
1 Programa de Gestión Documental Adoptado
La Entidad traduce los documentos de interés público a lenguas de comunidades indígenas presentes en el país
0
Gestión Comunicación y
Divulgación Pública
Implementación Programa de
Gestión Documental
1 Programa de Gestión Documental Adoptado
La Entidad cuenta con recursos en su página web para permitir el acceso a la información a la población con discapacidad (ej. videos con lenguaje de señas o con subtítulos)
0
Gestión Comunicación y
Divulgación Pública
Implementación Programa de
Gestión Documental
1 Programa de Gestión Documental Adoptado
Los espacios físicos de la organización se han adecuado para que sean fácilmente accesibles para personas en condición de discapacidad
20
Gestión Comunicación y
Divulgación Pública
Implementación Programa de
Gestión Documental
1 Programa de Gestión Documental Adoptado
Conocim
iento
s y
crite
rios
sobre
tra
nspare
ncia
y
acceso a
la info
rmació
n
públic
a
Los funcionarios de la entidad conocen la Ley de Transparencia y acceso a la información pública
80
Gestión Comunicación y
Divulgación Pública
Implementación Política de Seguridad Informática
1 Política de Seguridad Informática Adoptada
Los funcionarios de la entidad comprenden que el acceso a la información pública es un derecho fundamental que permite el ejercicio de otros derechos fundamentales de los ciudadanos
90
Gestión Comunicación y
Divulgación Pública
Implementación Política de Seguridad Informática
1 Política de Seguridad Informática Adoptada
Los funcionarios tienen conocimiento sobre las instancias con las que cuentan los ciudadanos para recurrir en caso de no recibir respuesta ante una solicitud de información
90
Gestión Comunicación y
Divulgación Pública
Implementación Política de Seguridad Informática
1 Política de Seguridad Informática Adoptada
Los funcionarios conocen la existencia de la Secretaría de Transparencia
0
Gestión Comunicación y
Divulgación Pública
Implementación Política de Seguridad Informática
1 Política de Seguridad Informática Adoptada
Los funcionarios son conscientes de que su compromiso principal es con los ciudadanos
100
Gestión Comunicación y
Divulgación Pública
Implementación Política de Seguridad Informática
1 Política de Seguridad Informática Adoptada
Los funcionarios son conscientes que la transparencia y el acceso a la información pública son fundamentales para la modernización del Estado
90
Gestión Comunicación y
Divulgación Pública
Implementación Política de Seguridad Informática
1 Política de Seguridad Informática Adoptada
