DILIGENCIAS Y OTROS ACTOS

NOTARIALES

DIFERENCIAS ENTRE ESCRITURA PÚBLICA Y

ACTA NOTARIAL

“Instrumento público o auténtico es el autorizado con las solemnidades legales por el competente empleado. Si fuere otorgado ante notario e incorporado en un protocolo o registro público, se llama escritura pública”

ESCRITURA PÚBLICA

Art. 164 del Código de Procedimiento Civil

,

“Escritura pública es el documento matriz que contiene los actos y contratos o negocios jurídicos que las personas otorgan ante notario y que este autoriza e incorpora a su protocolo”

Art. 26 de la Ley Notarial

ESCRITURAS

Aclaración y modificación de linderos. Aclaración y modificación de nombres Adjudicación de inmuebles Anticresis Arrendamiento Aumento de capital y reforma de estatuto de

compañía anónima Aumento de capital y reforma de estatuto de

compañía limitada Cambio de denominación de compañía limitada Cancelación de fianza hipotecaria

ESCRITURAS

Cancelación de hipoteca Capitulaciones matrimoniales durante el matrimonio Cesión de créditos hipotecarios Cesión de derechos sobre una lotización Cesión de participaciones de compañía limitada Comodato o préstamo de uso Compra a favor de tercera persona (agencia oficiosa) Compra de un bien raíz a favor de persona jurídica Compra de un bien raíz a favor de menor de edad Compraventa terreno urbano Compraventa departamento en propiedad horizontal Compraventa terreno rústico

ESCRITURAS

Compraventa de un bien raíz con reserva de usufructo

Compraventa nuda propiedad Compraventa de un bien raíz con pacto de

retroventa Compraventa con préstamo de consumo e

hipoteca Compraventa terreno urbano e hipoteca abierta Compraventa del derecho o cuota de un

condómino Compraventa derechos hereditarios (derechos y

acciones) Compraventa de gananciales

ESCRITURAS

Compraventa de gananciales y de derechos hereditarios

Compraventa de mercaderías Compraventa de derechos posesorios y

mejoras Compromiso de ayuda económica Constitución asociación de compañías

consultoras Constitución asociación o cuentas en

participación Constitución compañía anónima Constitución compañía en nombre colectivo

ESCRITURAS

Constitución compañía de responsabilidad limitada

Constitución consorcio Constitución patrimonio familiar Contrato de arrendamiento Conversión de moneda, aumento de

capital, y reforma de estatuto de compañía anónima

ESCRITURAS

Declaración patrimonial juramentada Declaración para el ingreso al servicio público Declaración para el ingreso a la función

judicial Declaración para celebrar contratos con el

Estado Delegación o sustitución de poder Disolución de la asociación de compañías

consultoras Disolución anticipada de compañía en

nombre colectivo División o partición de un inmueble

ESCRITURAS

Donación Fianza hipotecaria abierta Fianza para garantizar una obligación Fianza para garantizar el desempeño de un

cargo Fideicomiso Hipoteca abierta Liquidación de la sociedad conyugal Mutuo e hipoteca Mutuo disenso (resciliación) Partición de un inmueble

ESCRITURAS

Partición extrajudicial Partición extrajudicial con participación de

cesionario de derechos hereditarios Permuta Poderes Procuración judicial Promesa de compraventa Prórroga de plazo y reforma de estatutos de

compañías Reconocimiento voluntario de hijo Reconocimiento de hijo mayor de edad Renuncia de nacionalidad

ESCRITURAS

Renuncia de usufructo Resciliación Revocatoria de donación Revocatoria de mandato Revocatoria de mandato con comparecencia

del mandatario Revocatoria de testamento Servidumbre de medianería Servidumbre de tránsito Sustitución de poder Testamento abierto Testamento cerrado

La escritura pública contendrá:

Lugar, día, mes y año Nombre y apellido del notario y cantón donde ejerce Otorgantes

- Nombres y apellidos- Nacionalidad- Estado civil- Edad- Profesión u ocupación

- Domicilio Si proceden por sí o en representación de otros La circunstancia de haber intervenido un intérprete La fe de conocimiento de los comparecientes La comprobación de la identidad por 2 testigos

La escritura pública contendrá:

La circunstancia de haber concurrido un testigo si el compareciente no puede o no sabe firmar

La exposición clara del acto o contrato, sin usar números, signos ni abreviaturas

La fe de haberse leído todo el instrumento La suscripción del documento por todos los

comparecientes, en un solo acto

ACTA NOTARIAL

Son los instrumentos públicos autorizados por notario a petición de parte interesada, que tienen por finalidad dejar constancia de los hechos y circunstancias que le consten y de las notificaciones o prevenciones que tenga que hacer en uso de su ministerio.

Diferencia

La escritura pública tiene por contenido fundamental un negocio jurídico, aunque en algunos casos se la utiliza para realizar actos de familia, mandatos, declaraciones, etc.

El acta notarial que generalmente contiene un hecho que el notario ha constatado, pero en ningún caso un negocio jurídico.

DILIGENCIAS

Protocolizaciones Autenticación de firmas Fe de supervivencia de personas Fe de exactitud de copias y fotocopias Levantamiento de protestos Remates, sorteos, otros Conferir extractos Reconocimiento de firmas Extinción y subrogación de patrimonio familiar Actas para donar Posesión efectiva Disolución de la sociedad de gananciales Autorización para remate del menor adulto

DILIGENCIAS …

Información sumaria Negativa de recepción de recepción de documentos Requerimientos Apertura y publicación de testamentos cerrados Registro de firmas Amojonamiento y deslinde Divorcio por mutuo consentimiento Liquidación de la sociedad de bienes o de la sociedad conyugal Emancipación voluntaria de hijo adulto Designación de curador del reo interdicto Solemnizar uniones de hecho Extinción del derecho de usufructo Autorización para salir del país

I. PROTOCOLIZACIONES

“Protocolizar instrumentos públicos o privados por orden judicial o a solicitud de parte interesada patrocinada por abogado, salvo prohibición legal.”

Art. 18, n 2

Instrumentos públicos que se protocolizan

Sentencias judiciales ejecutoriadas: Prescripción adquisitiva de dominio

Posesión efectivaParticiones judiciales

El testamento cerradoEl testamento otorgado ante cinco testigosEl testamento otorgado en el extranjeroEl testamento militarEl testamento marítimoLas actas, como las de discernimiento de curaduríasLos autos de adjudicación en los remates de bienesOtros orígenes:

Adjudicaciones INDAConcesiones mineras

Instrumentos privados

Cualquier documento

Petición de abogado Presentación del documento a protocolizarse

II. AUTENTICACIÒN DE FIRMAS

“Autenticar las firmas puestas ante él en documentos que no sean escrituras públicas.”

Requisitos

Petición del interesado, que puede ser verbal o por escrito. Presentación del documento materia de la autenticación de firmas Firma del documento por el (los) interesado (s), en presencia del notario.

Art. 18, n 3

Es diferente del reconocimiento de firmas

III. FE DE SUPERVIVENCIA

“Dar fe de la supervivencia de las personas naturales”

Art. 18, n 4

Requisitos

Petición del interesado, que puede ser verbal o por escrito

Firma del acta por el peticionario y el notario.

IV. FE DE EXACTITUD DE COPIAS Y FOTOCOPIAS

“Dar fe de la exactitud, conformidad y corrección de fotocopias y de otras copias producidas por procedimientos o sistemas técnico mecánicos, de documentos que se les hubiere exhibido, conservando una de ellas con la nota respectiva en el Libro de Diligencias que llevarán al efecto.”

Art. 18, n 5

V. REMATES, SORTEOS, OTROS

“Intervenir en remates y sorteos a petición de parte e incorporar al Libro de Diligencias las actas correspondientes, así como las de aquellos actos en los que hubieren intervenido a rogación de parte y que no requieran de las solemnidades de la escritura pública.”

Art. 18, n 7

VII. RECONOCIMIENTO DE FIRMAS

“Practicar reconocimiento de firmas.”

Art. 18, n 9

VIII. EXTINCIÓN Y SUBROGACIÓN DEL PATRIMONIO FAMILIAR

“Receptar la declaración juramentada del titular de dominio, con la intervención de dos testigos idóneos que acrediten la necesidad de extinguir o subrogar, de acuerdo a las causales y según el procedimiento previsto por la ley, el patrimonio familiar constituido sobre sus bienes raíces, en base a lo cual el notario elaborará el acta que lo declarará extinguido o subrogado y dispondrá su anotación al margen de la inscripción respectiva en el Registro de la Propiedad correspondiente. En los casos en que el patrimonio familiar se constituye como mandato de la ley, deberá adicionalmente contarse con la aceptación de las instituciones involucradas.”

Art. 18, n 10

PATRIMONIO FAMILIAR

Es una limitación de dominio

Se constituye sobre bienes raíces, ya por ministerio de la ley o por propia voluntad

Los bienes quedan excluidos del régimen ordinario de la sociedad conyugal y de

toda acción de los acreedores.

EXTINCIÒN DEL PATRIMONIO FAMILIAR

La extinción del patrimonio familiar solo podrá hacerse en los siguientes casos (Art. 851 CC)

El fallecimiento de todos los beneficiarios, si el constituyente es célibe. La terminación del estado de matrimonio, siempre que

hubieren fallecido los beneficiarios. El acuerdo entre los cónyuges si no existiere algún hijo

o nieto de uno de ellos o de ambos, que tuviere derecho a ser beneficiario.

La subrogación por otro patrimonio.

Requisitos

Petición patrocinada por abogado

Declaración juramentada del titular de dominio y de dos testigos idóneos que acrediten la necesidad de extinguir el patrimonio familiar

Justificar la propiedad mediante certificado del Registrador de la Propiedad

Dictamen favorable de las instituciones involucradas

SUBROGACIÓN DEL PATRIMONIO FAMILIAR

Requisitos

Declaración juramentada del titular de dominio y de dos testigos idóneos que acrediten la necesidad de subrogar el patrimonio familiar.

Justificar la propiedad tanto del bien raíz sobre el que se encuentra constituido el patrimonio familiar como de aquel que va a ser materia de la subrogación, mediante certificados del Registrador de la Propiedad.

Dictamen favorable de las instituciones involucradas.

XI. DISOLUCIÓN DE LA SOCIEDAD DE GANANCIALES

“Tramitar la solicitud de disolución de la sociedad de gananciales de consuno de los cónyuges, previo reconocimiento de las firmas de los solicitantes ante el notario, acompañando la partida de matrimonio o sentencia de reconocimiento de la unión de hecho. Transcurridos diez días de tal reconocimiento el notario convocará a audiencia de conciliación en el cual los cónyuges, personalmente o por medio de apoderados ratificarán su voluntad de declarar disuelta la sociedad de gananciales formada por el matrimonio o unión de hecho. El acta respectiva se protocolizará en la notaría y su copia se subinscribirá en el Registro Civil correspondiente, particular del cual se tomará nota al margen del acta protocolizada.”

Art. 18, n 13

Comentario

Por el hecho del matrimonio se contrae sociedad de bienes entre los cónyuges. (Art. 139 CC) Se hacen comunes para los cónyuges todos los bienes adquiridos dentro de esa sociedad, de modo que al disolverse la misma se reparten por la mitad.

Cosa igual ocurre con la unión de hecho, que consiste en la unión de dos personas, libres de vínculo matrimonial, que se unen con la finalidad de vivir juntos y auxiliarse mutuamente en una convivencia estable; y que, en cuanto a los bienes, produce los mismos efectos que la sociedad conyugal. Sociedad de gananciales es lo mismo que sociedad de bienes o sociedad conyugal, se trata de una sola figura jurídica.

Requisitos

Petición por escrito con patrocinio de abogado. Reconocimiento de las firmas de los peticionarios. Acreditar el vínculo que existe. Que transcurran diez días desde la fecha del reconocimiento de las firmas para el señalamiento de la fecha de la audiencia de conciliación. Que en la audiencia los peticionarios ratifiquen su voluntad de disolver la sociedad de gananciales (pueden hacerlo por intermedio de apoderados). Que la disolución se subinscriba en el Registro Civil. Que se margine la subinscripción en el acta notarial.

XIII. NEGATIVA DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS Y TRIBUTOS

“Sentar razón probatoria de la negativa de recepción de documentos o de pago de tributos por parte de los funcionarios públicos o agentes de retención.”

Art. 18, n 16

XV. REQUERIMIENTOS

“Practicar mediante diligencia notarial, requerimientos para el cumplimiento de la promesa de contrato como para la entrega de cosa debida y de la ejecución de obligaciones. De registrarse controversia en los casos antes mencionados, el notario se abstendrá de seguir tramitando la petición respectiva y enviará copia auténtica de todo lo actuado a la oficina de sorteos del cantón de su ejercicio, dentro del término de tres días contados a partir del momento en que tuvo conocimiento del particular, por escrito o de la oposición de la persona interesada, para que después del correspondiente sorteo se radique la competencia en uno de los jueces de lo civil del distrito.”

Art. 18, n 18

Requisitos

Acompañar copia del documento cuya cosa se reclama

Petición patrocinada por abogado

XVII. REGISTRO DE FIRMAS

“Será facultad del notario proceder al registro de firmas de funcionarios y representantes de personas jurídicas, siempre y cuando haya petición de parte y el notario tenga conocimiento pleno de quien registra su firma. El documento que contenga la certificación de firma en virtud de este procedimiento de registro, gozará de autenticidad, pero no tendrá los efectos probatorios de instrumento público, para cuyo efecto se procederá de conformidad con lo previsto en el artículo 194 del Código de Procedimiento Civil.”

Art. 18, n 20

Requisitos

Petición de parte, por escrito. Que el notario tenga conocimiento pleno de quien

pretende registrar su firma. Que los peticionarios sean funcionarios o

representantes de personas jurídicas, que deberán acreditar.

Corresponde al notario: Abrir un libro de registro de firmas. Protocolizar la petición y más documentos presentados

(copia de la cédula, copia del nombramiento, etc.) Redactar el acta del registro de la firma. Abonar sobre la firma puesta en documentos que

posteriormente se le presenten, luego de confrontarla con la registrada en la notaría.

XX. LIQUIDACIÓN DE LA SOCIEDAD DE BIENES O DE LA SOCIEDAD CONYUGAL

“Proceder a la liquidación de sociedad de bienes o de la sociedad conyugal, para este efecto, sin perjuicio de la facultad jurisdiccional de los jueces de lo civil, los cónyuges o ex-cónyuges, o los convivientes vinculados bajo el régimen de la unión de hecho, según el caso, podrán convenir mediante escritura pública, una vez disuelta la sociedad conyugal o la sociedad de bienes que se haya formado como consecuencia de la unión de hecho, la liquidación de la sociedad de bienes.

Art. 18, n 23

Este convenio se inscribirá en el Registro de la Propiedad correspondiente cuando la liquidación comprenda bienes inmuebles, y en el Registro Mercantil cuando existieren bienes sujetos a este Registro. Previamente a la inscripción, el notario mediante aviso que se publicará por una sola vez en uno de los periódicos de circulación nacional en la forma prevista en el artículo 82 del Código de Procedimiento Civil, hará conocer la liquidación de la sociedad conyugal o de la sociedad de bienes de la unión de hecho, para los efectos legales consiguientes.

Transcurrido el término de veinte días desde la publicación y de no existir oposición, el notario sentará la respectiva razón notarial y dispondrá su inscripción en el registro o registros correspondientes de los lugares en los que se hallaren los inmuebles y bienes objeto de esta liquidación. De presentarse oposición, el notario procederá a protocolizar todo lo actuado y entregará copias a los interesados, para que éstos, de considerarlo procedente, comparezcan a demandar sus pretensiones de derecho ante los jueces competentes.”

La disposición contiene dos actos independientes:

1. El otorgamiento de la escritura pública de liquidación de la sociedad de bienes o de la

sociedad conyugal.

2. La diligencia notarial mediante la cual el notario dispone la inscripción de la escritura de liquidación de bienes o de la sociedad conyugal en el Registro de la Propiedad y Mercantil correspondientes.

Requisitos:

Acuerdo de los cónyuges o de los contrayentes.

Otorgar la escritura pública que contenga el acuerdo.

Petición al notario para que disponga la inscripción de la escritura pública en el registro o registros correspondientes.

Publicación de un aviso, por una sola vez, en un periódico de circulación nacional.

Que transcurra el término de veinte días desde la publicación.

Corresponde al notario:

Aceptar a trámite la petición.

Disponer la publicación de un aviso en un medio de circulación nacional.

Levantar un acta que contenga:- La constancia de haberse cumplido con la

publicación del aviso.- La constancia de haber transcurrido el término de veinte días, sin haberse presentado oposición.- La disposición para la inscripción en el registro o

registros correspondientes.

Caso de oposición:

De presentarse oposición, el notario protocolizará todo lo actuado y conferirá copias a los interesados, para que éstos, de estimarlo conveniente, ocurran ante el juez.

XXI. EMANCIPACIÓN VOLUNTARIA DEL HIJO ADULTO

“Autorizar la emancipación voluntaria del hijo adulto, conforme lo previsto en el artículo 309 del Código Civil. Para este efecto, los padres comparecerán ante el notario a dar fin a la patria potestad, mediante declaración de voluntad que manifieste esta decisión, la que constará en escritura pública, donde además se asentará la aceptación y consentimiento expreso del hijo a emanciparse.

Art. 18, n 24

A esta escritura pública se agregará como habilitantes los documentos de filiación e identidad respectivos, y las declaraciones juramentadas de dos testigos conformes y sin tacha, que abonen sobre la conveniencia o utilidad que percibiría el menor adulto con esta emancipación. El notario dispondrá la publicación de la autorización, por una sola vez en la prensa, cuya constancia de haberse publicado se incorporará en el protocolo, con lo cual entregará las copias respectivas para su inscripción en los Registros de la Propiedad y Mercantil del cantón en el que se hubiere hecho la emancipación.”

Requisitos:

Declaración de voluntad de los padres, manifestada en escritura pública.

Aceptación y consentimiento del menor adulto a emanciparse, constante en la misma escritura.

Declaración juramentada de dos testigos que abonen la conveniencia o utilidad de la emancipación.

Publicación de un aviso en la prensa, por una sola vez.

Petición al notario, por escrito.

Corresponde al notario:

Aceptar a trámite la petición. Levantar el acta mediante la cual se autoriza la

emancipación. Disponer la publicación de un aviso. Protocolizar el ejemplar del periódico en el que

se publicó el aviso. Otorgar copias para la inscripción en los

Registros de la Propiedad y Mercantil.

XXII. DESIGNACIÓN DE CURADOR DEL REO INTERDICTO

“Tramitar la petición de declaratoria de interdicción para administrar los bienes de una persona declarada reo por sentencia ejecutoriada penal; para el efecto se adjuntará la sentencia ejecutoriada. En el acta que establezca la interdicción, se designará un curador.”

A quienes se puede conferir la curaduría ?

Al cónyuge.

A los padres y más ascendientes. (Los padres casados no podrán ejercer este cargo, sin el consentimiento del otro cónyuge)

A los colaterales, hasta el cuarto grado.

Quién puede solicitar la curaduría ?

El cónyuge.

Los consanguíneos hasta el cuarto grado.

Los padres.

Los hijos.

Los hermanos

Requisitos:

Copia certificada de la sentencia ejecutoriada.

Nombre de la persona a ser designada curador.

Petición por escrito, patrocinada por abogado.

Corresponde al notario:

Aceptar a trámite la petición.

Levantar el acta en la que se deja constancia de:

- La calidad de interdicto del peticionario o de la peticionaria.

- La designación del curador, el que deberá concurrir a tomar posesión.

Protocolizar el expediente.

Otorgar copias.

La petición contendrá:

Nombres y apellidos y mas generales de ley del peticionario.

Nombres y apellidos del interdicto.

Nombres y apellidos de la persona a ser designada curador.

XXIII. SOLEMNIZAR UNIONES DE HECHO

“Solemnizar la declaración de los convivientes sobre la existencia de la unión de hecho, previo el cumplimiento de los requisitos establecidos en el artículo 222 del Código Civil. El Notario levantará el acta respectiva, de la que debidamente protocolizada, se conferirá copia certificada a las partes.”

Art. 18, n 26

“La unión estable y monogámica de un hombre y una mujer, libres de vínculo matrimonial con otra persona, que formen un hogar de hecho, por el lapso y bajo las condiciones y circunstancias que señala este Código, generan los mismo derechos y obligaciones que tienen las familias constituidas mediante matrimonio, inclusive en lo relativo a la presunción legal de paternidad, y a la sociedad conyugal.La unión de hecho estable y monogámica de más de dos años entre un hombre y una mujer libres de vínculo matrimonial, con el fin de vivir juntos, procrear y auxiliarse mutuamente, da origen a una sociedad de bienes.”

Art. 222 Código Civil

La unión de hecho estable y monogámica de más de dos años entre un hombre y una mujer libres de vínculo matrimonial, con el fin de vivir juntos, procrear y auxiliarse mutuamente, da origen a una sociedad de bienes.”

Art. 222 C.C. Art. 222 Constitución

La unión estable y monogámica entre dos personas libres de vínculo matrimonial que formen un hogar de hecho, por el lapso y bajo las condiciones y circunstancias que señale la ley, generará los mismos derechos y obligaciones que tienen las familias constituidas mediante matrimonio. La adopción corresponderá solo a parejas de distinto sexo.

Corresponde al notario:

Aceptar a trámite la petición.

Levantar el acta con la declaración de los convivientes.

Protocolizar lo actuado.

Conferir copias

XXIV. EXTINCIÓN DEL DERECHO DE USUFRUCTO

“Declarar la extinción de usufructo, previa la justificación instrumental correspondiente y de acuerdo con las reglas del Código Civil, a petición del nudo propietario en los casos siguientes:a) Por muerte del usufructuario;b) Por llegada del día o cumplimiento de la condición prefijados para su terminación; y,c) Por renuncia del usufructuario.”

Art. 18, n 27

Requisitos:

Justificación instrumental: - Partida de defunción, en el caso de muerte del

usufructuario. - Copia certificada de la escritura pública de

constitución del usufructo y del certificado del Registrador de la Propiedad, en el caso de llegada del día o cumplimiento de la condición prefijada para su terminación.

Copia de la escritura en el caso de renuncia del usufructuario

Petición por escrito del nudo propietario con el patrocinio de abogado.