DigiPuncher Web Base

Santos Computer & Services, Inc.

Ponchador Biométrico• Nuestros ponchadores tienen la opción de personalización de mensajes para empleados,

esto mejora la comunicación ya que se pueden programar mensajes tales como:“Reunión del personal mañana a las 2:00 PM en la Sala 401”, “Sus vacaciones han sidoaprobadas para el mes de abril”, “Su balance de vacaciones es de 114.00 horas”, etc.

• Los ponchadores poseen pantallas LCD a color de 3.5”. Tienen la capacidad dealmacenamiento de 10,000 plantillas por unidad y 200,000 transacciones. Proveenmensajes audio-visuales en la aceptación o rechazo de huellas. Tienen la capacidad defuncionar en español o inglés.

• Los ponches realizados, aparecen en tiempo real en el sistema, es decir, tan pronto unempleado ponche, aparecerá en el sistema sin la necesidad de descargarlo. Puedenacceder el sistema 24/7, desde cualquier computadora, Tablet o celular que tenga accesoal Internet. Pueden bajar los ponches directamente desde ponchador con un “Pendrive”y subirlos al sistema a través de una computadora con Internet o una Tablet.

Ponchador Biométrico

• Este ponchador viene con cámara integrada para tomar una foto de cuando hayaponches fallidos, esto facilita identificar al empleado que alegue que no le aceptó lahuella; con el día, la hora, minutos y segundos de cuando ocurrió y si en efecto ocurrió.Además tienen una batería interna para cuando no haya servicio de corriente eléctrica.Los empleados de las brigadas pueden ponchar, e incluso, desde sus oficinas hastapueden ver sus ponches cuando lo deseen.

• A estos ponchadores se le pueden configurar horarios restringidos, para evitar tiempoextra. El empleado tiene que estar presente para ponchar, nadie, absolutamente nadiepuede ponchar por otro, excepto el personal de Recursos Humanos que sea autorizado aañadir los ponches en la base de datos.

• A los ponches que se añaden a mano, se le puede documentar la razón por la cual se estáañadiendo el ponche para cuestión de referencia; por ejemplo: “Se le olvidó ponchar”,“Estaba haciendo gestiones de la Compañía”, etc. Se mantiene un registro de quién hizoel cambio, cuando y que información tenía. Cada empleado tendrá un número deidentificación individual para ponchar.

Ponches de Forma Remota

• Línea telefónica: Los empleados que trabajen en localidadessin ponchador, pueden ponchar a través de teléfono fijo,haciendo una llamada, desde la misma localidad. Sólopodrán ponchar de los números de telefónicos configuradosen DigiPuncher.

• Aplicación Móvil: Aplicación de teléfono móvil para que losempleados puedan ponchar a través de su celular. Estaaplicación utiliza tecnología de geo localización y registra lascoordenadas de donde ocurrió el ponche por celular con eldía y la hora.

iClock Server

El iClock Server es un sistema Web Base creado por nosotros el cual recolectatransacciones de los ponchadores y fotos de los empleados. También recolecta lasfotos que toma el ponchador cuando un ponche falla, muestra la foto y el día con lahora exacta de cuando falló el ponche.

Tiene la opción de comparar las fotos de ponches fallidos con la foto grabada delempleado para así activar en DigiPuncher el ponche fallido mediante esta foto. Es unsistema aparte de DigiPuncher.

Funciones del Sistema iClock Server

• Recolectar los ponches de los ponchadores.

• Grabar la foto del empleado al momento de reclutarlo al ponchador, esto es paracomparar las fotos de los ponches fallidos.

• Si el empleado alega que le falló el ponche, con este sistema se podrá recolectar lasfotos de los ponches fallidos de los empleados y ver si en efecto, el ponche fallidoocurrió.

• Funciona como resguardo o ‘backup’ al almacenar transacciones de losponchadores.

• El usuario autorizado podrá ver las fotos de ponches fallidos y activar el ponche enDigiPuncher, siempre y cuando identifique al empleado por su foto en archivo.

• Muestra un ‘log’ o historial de los ponches que fueron activados, con la fecha delcambio y el usuario que realizó el cambio.

Activación de Ponches FallidosSi un empleado alega que el ponchador no le aceptó el ponche, el sistema ofrece laopción de filtrar las fotos por ponchador, por día y por número de empleado (siemprey cuando se le haya configurado la foto al empleado). Esta foto indicará la fecha y horaexacta del ponche fallido. Es importante educar al empleado de la manera correcta deponchar para que se vea claramente la foto.

Indica la fecha y hora del ponche fallido.Indica a que

número de empleado fue asignado el ponche fallido.

Cambios RealizadosEn esta sección podrá ver los ponches fallidos que se añadieron a DigiPuncher.

El log muestra el día que el ponche fue añadido, la información del ponche fallido y el usuario que realizó el cambio.

Ambos ponches fallidos fueron añadidos a DigiPuncher. Los ponches que se añaden en DigiPuncher, aparecen en ‘bold’ o negrilla en la hoja de firmas.

Los ponches que fueron añadidos manualmente o ponches que fueron añadidos con la fotodel ponche fallido, aparecerán de color vino y en negrilla en el reporte semanal para seridentificados fácilmente.

El usuario puededocumentar la razón del cambio.

Sistema DigiPuncher Web BaseEl sistema Digi-Puncher Web Base es una programación creada para manejar los ponches de losempleados utilizando lectores de biometría dactilar, línea telefónica o aplicación de teléfonomóvil. No tiene límite de usuarios que se puedan conectar al sistema. Cualquier usuario podráconectarse al sistema desde cualquier lugar en cualquier momento siempre y cuando estéconectado al Internet

El sistema calcula horas regulares, días feriados, vacaciones, enfermedad, TC estatal y federal,penalidad de almuerzo y de las 24 horas. Digi-Puncher, brinda totales semanales, quincenales ymensuales. Esta diseñado para cuando Recursos Humanos quiera darle autorización a jefes dedepartamento y supervisores darle mantenimiento (restringido y controlado por R/H) a susempleados puedan hacerlo, ejemplo entra horas de ausentismo, tiempo extra y ponchesfallidos. El sistema se puede configurar para que este acorde a la nueva Ley de Transformación yFlexibilidad Laboral de enero de 2017.

Le hacemos “backup” diariamente en nuestros servidores para mayor seguridad. Le podemosgenerar información especifica que puedan requerir agencias estatales o federales. El programaque maneja la información está diseñado y elaborado por nosotros, lo cual nos permite ajustarel mismo a las necesidades del cliente. Llevamos dando servicio desde 1980 a empresas privadasy del gobierno. Nuestros clientes se mantienen leales a nosotros por nuestro servicio, calidad yprontitud con el cual le atendemos y le resolvemos.

¿Como Funciona DigiPuncher Web Base?

En la configuración del sistema, Recursos Humanos puede, en cualquier momentoconectarse con los diferentes ponchadores para bajar los ponches. El sistema seconfigurará, para que bajen los ponches de todas las unidades automáticamente o asolicitud, a través de diferentes medios, a cualquier hora del día. Una vez terminado elproceso, generará un informe donde dirá la cantidad de ponches bajados por cadaunidad, además de la hora y el día cuando ocurrió.

A diario, se generarán correos electrónicos automáticamente para los Supervisores,estos correos tendrán los ponches de sus supervisados, correspondiente a la semana denómina que se esté corriendo, por ejemplo, martes en la mañana recibirán los ponchesdel lunes, miércoles recibirán los ponches del lunes y martes, los lunes los ponches dela semana anterior.

El programa tendrá una base de datos en SQL en el servidor de la agencia o municipio oen nuestro servidor en Dallas, TX. A través del ‘browser’, o navegador, en lascomputadoras de las dependencias, los supervisores autorizados podrán ver y editar lainformación que Recursos Humanos autorice. Con este fin, se implantará un sistema deseguridad de ‘log in’ o autenticación de usuario, donde el supervisor entrara un nombrede usuario y una contraseña.

El sistema computa horas regulares, tiempo y medio, penalidad de almuerzo,penalidad de las 24 horas, 5ta hora y 7mo día, también computa horas porenfermedad, vacaciones, días feriados, maternidad y bono de Navidad entreotras. El tiempo compensatorio lo computa pero no lo otorga automáticamentehay que autorizarlo.

Nuestra versión Gubernamental computa Licencias Pagas y Licencias No Pagasque apliquen a la Agencia, y tiene la función de configurar o editar lainformación de estas Licencias. No hay limites en el numero de licencias, ej; CFSEcon cargos a enfermedad, CFSE sin paga, Personal sin paga, Personal con cargosa vacaciones, Deportiva con paga, Cedida con paga, Medio día con cargos avacaciones, Funeral con paga, Funeral sin paga, Vacunando los hijos con paga,Licencia sin sueldo, etc.

Las Vacaciones se pueden programar para todos los empleados para el próximoaño y el sistema se las concede si tiene balance suficiente o los puede acumularpara la fecha de las vacaciones.

Algunas Características

Ausentismo

El sistema agrupa en ocho columnas las diversas razones de ausentismo. Lassub razones no tienen limite y todas tienen que estar asociadas con una delas ocho razones principales.

AusentismoLa siguiente figura presenta la pantalla que le permite al usuario entrar periodos deausentismo, en vez de día por día. A través de este proceso, el DigiPuncher genera, paracada día en el periodo, un record en el historial de ausentismo del empleado. El sistema sedeja llevar por el horario del empleado y los días feriados de la compañía. Para entrar elrécord de ausentismo es necesario entrar toda la información en esta forma. El sistemabrinda la opción de calcular la cantidad de horas para el periodo que seleccione el usuarioo distribuir la cantidad de horas en el periodo seleccionado.

DecretosLos decretos establecen la forma en que se van a calcular las horas trabajadas de losempleados así como la acumulación de vacaciones y enfermedad. Se puede configurarque tipo de horas cuentan para el calculo de vacaciones y enfermedad. Estableceademás la duración de la jornada de trabajo, minutos de gracia, el manejo de las horasextra y arreglos especiales entre otras cosas. A los decretos se le asigna un número, unnombre y una descripción. Estos también se establecen por las necesidades de losclientes. El decreto se puede configurar para que cumpla con todos los requisitos de lanueva Ley de Transformación y Flexibilidad Laboral de enero de 2017.

1

2

3

4

5

6

7

8

Los puntos 1, 4, 5 y 8 se utilizan paracontrolar la hora pico en la que ponchanlos empleados, los minutos de gracia sedeterminan por el usuario. Los puntos 2 y6 se configuran para determinartardanzas. Mientras que los puntos 3 y 7se configuran para evitar que losempleados ponchen su salida muytemprano.9

1. En este decreto, el empleado tiene 10 minutos antes de la hora entrada, por ejemplo; su hora de entrada es a las 8:00, si

ponchó de 7:50 a 8:00, el sistema identifica el ponche a las 8:00.

2. Se le otorga al empleado 5 minutos de gracia cuando poncha después de la hora de entrada; si éste poncha antes de las

8:05 el sistema identifica el ponche a las 8:00.

3. Si la hora de salida de almuerzo del empleado es a las 12:00, con este decreto tiene que ponchar de 12:00 en adelante.

4. El empleado tiene 10 minutos después de las 12:00, o sea, tiene hasta las 12:10 para que el sistema identifique el ponche

a las 12:00.

5. El empleado regresa a las 1:00 de almuerzo, éste tiene que ponchar de 12:50 en adelante.

6. El empleado tiene de hasta la 1:05 para que no tenga tardanza.

7. La salida del empleado es a las 4:30, por tanto tiene que ponchar de 4:30 en adelante.

8. Con este redondeo de 10 minutos a la hora de salida, si la salida es a las 4:30 el empleado tiene hasta las 4:40 para

redondearlo a las 4:30 y no haya tiempo extra.

9. El redondeo de minutos en este ejemplo es de 15 minutos. Por ejemplo, los ponches serán redondeados de la siguiente

manera: de 7:53 a 8:07 = 8:00, de 8:08 a 8:22 = 8:15, de 8:23 a 8:37 = 8:30 y de 8:38 a 8:48 = 8:45.

El cliente puede crear uno o múltiples decretos de acuerdo a sus características ynecesidades. Por ejemplo; a los policías no le aplica las penalidades de almuerzo,también su acumulación mensual de horas de vacaciones y enfermedades mayorque los otros empleados aunque todos acumulan 30 y 18 días respectivamente alaño.

HorariosEn la pantalla de Horarios de Trabajos, el usuario puede añadir, editar, eliminar y/odefinir distintos horarios de trabajo e identificar dicho horario con un nombredescriptivo. Cada horario se identifica con un nombre y consiste de siete records, unopara cada día, con la jornada de trabajo y sus horas de entrada y salida. La formamuestra el total de horas para cada horario. Para manejar la lista utilice los botones deeditar, añadir y eliminar. La forma para añadir horarios es una fácil de entender .

Horarios Anuales

Los Horarios Anuales fueron creados para los casos de los empleados rotativos oempleados que cambian de horario semanalmente. Se pueden asignar horarios porperiodo o de una fecha en adelante hasta fin de año. Permite que losAdministradores, Recursos Humanos o Supervisores puedan ver los horarios delempleado y darle mantenimiento diariamente de ser necesario. Los empleados queno cambian de horario, se le asignará el horario por todo el año.

A fin de año no es necesario definir los horarios nuevos, la tabla del nuevo año estarávacía, el programa corre un proceso automático, donde pasa la información delitinerario actual de los empleados y lo pasa al nuevo año.

Reporte Horarios Anuales

Divisiones y DepartamentosEn el sistema se definen dos formas para agrupar los empleados, por división ypor departamento. Una vez estén creadas las divisiones, entonces se le puedenasignar a los empleados de acuerdo al departamento donde se encuentrelaborando.

Áreas de Supervisión

Se podrá restringir el acceso de la información, a los usuarios, creando áreas desupervisión y asignando supervisores a esas áreas. Se puede asociar unaautenticación o ‘log in’ a un número de Área de Supervisión para permitir que lapersona pueda manejar parte de la información de los registros de los empleadosy los records de asistencia. Por ejemplo, mediante este sistema el usuario que estéasignado al área de supervisión de Ayuda al Ciudadano, podrá ver solo losempleados bajo esta área. El sistema le permite escoger los empleados yasignarlos a su área correspondiente, su supervisor podrá entonces trabajar consus ponches, añadir ausentismo, cuadrar semana, etc. El Administrador oRecursos Humanos controlará el tipo de ausentismo que el Supervisor podrá editaro añadir.

Áreas de Supervisión

El usuario podrá seleccionaruna área de supervision y aparecerá un listado de todos los empleadosasignados a esa área.

Registros Diarios

Cada registro de empleado contiene el número de empleado, la fecha y la hora en quese registró. El procesar los registros se encarga de agrupar todos los registros del díadel empleado y distribuirlos en entradas y salidas. Una vez distribuidos en entradas ysalidas se calcula para cada día el total de horas trabajadas por ese día. Las horastrabajadas se componen en horas regulares y horas extra.

En adición a las horas trabajadas, para cada día se entra las ausencias que el empleadono ponchó. Utiliza los botones de “Seleccionar”, “Añadir” o “Editar” para manejarmanualmente un registro de empleado, o para editar un registro existente.

Por ejemplo; faltó un martes 8, y se va a cargar por vacaciones, o un miércoles porenfermedad, o se le completa la jornada del día con tiempo compensatorio etc. Losdías feriados el sistema se los otorga automáticamente dependiendo de sus horarioscuantas horas debe trabajar. Los feriados que caen domingo el sistema los corre parael lunes.

Registros Diarios

Hay veces que al empleado le falta un ponche, ese ponche se tiene que añadir en eldía que ocurrió. El ponche que faltó, no hay que ponerlo en orden, por ejemplo sepuede poner al final, en el próximo espacio disponible, se escoge la razón de cambio, yactualizar, allí la máquina lo pone en orden. Si el empleado del 3er turno empezó a las11 de la noche del miércoles, y le falta el ponche de las 3 am del jueves, en el jueveshay que entrarle ese ponche de las 3 am.

El sistema una vez se actualice va a poner que el ponche pertenece al miércoles. Losponches tienen dos fechas, el día que ocurrió el ponche y el día al que pertenece. Si lapersona no poncha en su almuerzo, ya sea por que esta fuera o que el ponche delmedio día varía por estar atendiendo publico, en el comentario para ese día se poneque el empleado tomó su periodo de almuerzo, ya sea media hora o 1 hora y elsistema lo rebaja ese tiempo del total de horas. El cuadro que aparece en la parteposterior son ponches reales.

Forma para Editar Registros

Leyenda con ponches reales.

Ausencias del empleado.

Resumen semanal.

Totales Semanales

Estos registros muestran la semana trabajada por el empleado con un resumen de las horas de la semana.

Primero se tiene que cuadrar las semanas una a una automáticamente sise paga bisemanal o quincenal las mismas salen cuadradas.

Totales Semanales y Bisemanales

Esta sección le permite al usuario listar, de una o varias semanas o bisemanas, lostotales semanales y bisemanales de las horas trabajadas por los empleados. En lapantalla aparecerá una lista que muestra el total de horas regulares, tiempo ymedio, doble, penalidad de almuerzo, penalidad de 24 horas, penalidad del 7modía, días feriados, vacaciones, enfermedad, maternidad y otras horas, tardanzas ytotales de horas.

Esta información surge al totalizar los registros diarios. Luego de que la informaciónpor día está procesada, es necesario calcular los totales semanales. El cálculo delos totales semanales incluye el proceso de generar la informaciónautomáticamente para los empleados asalariados.

Totales Bisemanales

Cambios a RegistrosAquí podrá obtener un listado de todos los cambios realizados a los registros oponches. Podrá seleccionar de una fecha en especifico o un periododeterminado. La forma le traerá el nombre del empleado al que se le hizo elcambio, el usuario que realizó dicho cambio, la razón por el cambio comotambién la fecha e información del registro viejo y el nuevo.

Plan de VacacionesPara cada empleado se entra la fecha en que comienza sus vacacionesprogramadas y la cantidad de días. Si el empleado no tiene la cantidad de días elsistema calcula la cantidad de días hasta que se agoten. Cuando llega el principiodel mes, el sistema generará automáticamente los días de vacaciones de losempleados basado en el Plan de Vacaciones. Para ver el detalle de los días devacaciones en un calendario de tres meses vea el Plan de Vacaciones Trimestral .

Plan Anual de Vacaciones (Trimestral)

Reportes del Sistema

El sistema Web Base tiene la opción de generar varios reportes y sortearlos de lamanera en que el usuario lo desee, como por ejemplo; empleados por salario,empleados por genero, empleados por departamento o división, etc. Acontinuación le presentamos varios ejemplos de estos reportes que generanuestro sistema.

Registros Diarios

Cuadre de Horas

Totales Semanales

Reporte de Tardanzas

Ponches en Período de Gracia

Totales Mensuales

Balances Mensual de Vacaciones

y Enfermedad

Municipio DemoExceso de EnfermedadPara el mes de febrero 2012Exceso de las 240.00 horas

Tarjeta Anual

Información de Contacto

Teléfonos: (787) 868-9100(787) 252-4838(787) 612-9100(787) 204-9100

Fax: (787) 868-5333

Email: jose.santos@digipuncher.comsales@digipuncher.com

Web: www.digipuncher.com

Dirección: Ave Nativo AlersPO Box 1014Aguada PR 00602