Diferencia entre sistema de inventarios y métodos de valuación

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Diferencia entre sistema de inventarios y mtodos de valuacinUna de las confusiones ms comunes inclusive en algunos colegas, tiene que ver con referirse de forma indistinta a los sistemas de inventarios y a los mtodos de valuacin de inventarios. Un sistema de inventarios es muy diferente a un mtodo de valuacin; cada uno tiene sus objetivos que difieren mucho del uno al otro. El sistema de inventarios tiene como objetivo el control de los mismos, mientras que el mtodo de valuacin de inventarios tiene como objetivo el determinar el costo de venta y el de valorar o valuar el inventario final. Una cosa en controlar las existencias de los inventarios, y otra muy diferente es la determinacin del costo de cada unidad vendida del inventario o valorar el inventario final de un periodo. Solo existen dos sistemas de inventario conocidos: inventario peridico e inventario permanente. En cambio existen mltiples mtodos de valuacin de inventarios. Peps, UePs, Promedio ponderado, Retail, etc. Los mtodos de valuacin de inventarios determinan el costo de venta y el valor del inventario final en el sistema de inventarios permanente, lo que quiere decir que si hablamos de mtodos de valuacin de inventarios, nos estamos refiriendo necesariamente al sistema de inventarios permanente. La determinacin del costo de venta en el sistema de inventarios peridico no se hace con los mtodos de valuacin de inventarios, sino mediante el llamado juego de inventarios, que no es otra cosa que tomar el inventario inicial, sumarle las compras y restarle el inventario final.

COMPARATIVO DE SISTEMA DE INVENTARIOSComo vemos son claras las diferencias entre un concepto y otro. A continuacin se describirn algunas diferencias entre el sistema peridico y sistema permanente para la utilizacin de las compras de Inventarios.

Sistema peridico

Sistema permanente

Se utiliza en empresas que venden al detal Para empresas que venden mercancas por grandes cantidades de mercanca a un precio valores relativamente altos como almacenes relativamente bajo como por ejemplo de electrodomsticos. supermercados. Al realizar la venta solo maneja informacin Al realizar las ventas maneja informacin del sobre el precio de venta. Utiliza menos precio de venta y del valor del costo de la informacin. venta. Requiere mayor informacin. Al finalizar el periodo requiere efectuar el Requiere elaborar conteos fsicos de las conteo fsico de las unidades en existencia. existencias al final del periodo solo con el propsito de control. Su operacin puede ser menos costosa para la En este sistema puede ser ms dispendiosa y empresa. ms costosa la operacin. Para la compra de mercanca no se utiliza la Acta en concordancia con las normas cuenta de los activos sino las cuentas contables de compra y venta de activos. nominales en este caso cuenta 62. Solo se Cuenta 14 lleva a la cuenta 14 en el inventario final. No permite tener un control permanente de Permite tener actualizado el saldo y un los inventarios. mecanismo eficiente de control sobre las existencias reales. En este caso es ms prctico esperar hasta la No es necesario esperar hasta la terminacin culminacin del periodo para conocer el saldo del periodo para determinar el saldo de la de la cuenta 62. cuenta 14. Para conocer el costo de la mercanca vendida Se conoce el costo de la venta en el momento se debe esperar hasta el final del periodo. de realizar dicha operacin utilizando el Kardex con cualquiera de sus mtodos de valuacin.

Estas son las dos alternativas que proporcionan toda una estructura para la contabilizacin de los inventarios, la determinacin del costo de ventas y la medicin del resultado. La idea es garantizar una correcta utilizacin en la aplicacin tanto de uno de estos dos sistemas como de sus mtodos de valuacin.

Sistema de inventarios peridico

Existen dos sistemas para controlar los Inventarios: Sistema peridico y Sistema permanente o perpetuo. El sistema de inventarios peridico, como su nombre lo indica, realiza un control cada determinado tiempo o periodo, y para eso es necesario hacer un conteo fsico. Para poder determinar con exactitud la cantidad de inventarios disponibles en una fecha determinada. Con la utilizacin de este sistema, la empresa no puede saber en determinado momento cuantos son sus mercancas, ni cuanto es el costo de los productos vendidos. La empresa solo puede saber tanto el inventario exacto como el costo de venta, en el momento de hacer un conteo fsico, lo cual por lo general se hace al final de un periodo, que puedes ser mensual, semestral o anual. Para determinar el costo de las ventas realizadas en un periodo, es preciso realizar lo que llamamos Juego de inventarios que consiste en tomar el inventario inicial, y sumarles las compras, restarle las devoluciones en compras y el inventario final. El resultado es el costo de las ventas del periodo. El sistema de inventarios peridico, al no ejercer un control constante, es un sistema que facilita la perdida del los inventarios. Solo se pueden hacer seguimientos y verificaciones al final de un periodo cuando se hacen los conteos fsicos, lo cual permite o facilita posibles fraudes. Contabilizacin en el inventario peridico. En el inventario peridico, las compras de mercanca o de Materia prima, no se contabilizan en el activo (Inventarios), sino que se contabilizan en la cuenta compras (62 Puc Colombiano). Al finalizar el periodo, con el valor all acumulado, se realiza el juego de inventarios para determinar el costo de venta. Las devoluciones de mercancas compradas se contabilizan tambin en la cuenta de compras (6225 Puc Colombiano). Las ventas se contabilizan en la respectiva cuneta de ingresos (4135 Puc Colombiano), lo mismo que la devolucin en ventas (4175 Puc Colombiano). Cuando se realiza el juego de inventarios, se hace el conteo fsico y se determina el inventario final, ste inventario final si se contabiliza en la cuenta de activos (Inventarios). Aspectos tributarios. El decreto 187 de 1975, en su artculo 27, establece que cuando el costo de venta se determine mediante el juego de inventarios, no deben incluirse ni las mercancas en transito, ni las mercancas recibidas en consignacin.

En el caso de las mercancas en transito, si se llegare a vender esas mercancas estando en transito, el costo de venta que se considera provisional, se contabilizar como diferido. La utilidad o prdida por esas ventas, se determinar e incluir en la renta del ao en que se liquide definitivamente el respectivo costo. Actualmente, el sistema tributario Colombiano, no acepta el inventario peridico para los contribuyentes que de acuerdo al Estatuto tributario deban presentar la declaracin tributaria firmada por contador publico. (Vea: Declaraciones tributarias que deben ser firmadas por contador pblico). Fiscalmente se acepta la disminucin del inventario final hasta en un 3%. Esta disminucin bien puede ser por deterioro o por prdida, obsolescencia, etc. Las provisiones de inventarios que bien pueden ser por deterioro, obsolescencia o por cualquier otro motivo que la empresa considere prudente provisionar algn valor, no son aceptadas fiscalmente. La nica disminucin permitida es la del inventario final slo en el 3%.

Sistema de inventarios permanenteEl control de los Inventarios es realizado mediante dos sistemas: Sistema de inventarios permanente y Sistema de inventarios peridico. El sistema de inventarios permanente, o tambin llamado perpetuo, permite un control constante de los inventaros, al llevar el registro de cada unidad que ingresa y sale del inventario. Este control se lleva mediante tarjetas llamada Kardex, en donde se lleva el registro de cada unidad, su valor de compra, la fecha de adquisicin, el valor de la salida de cada unidad y la fecha en que se retira del inventario. De esta forma, en todo momento se puede conocer el saldo exacto de los inventarios y el valor del costo de venta. Adems del control permanente de los inventarios, este sistema permite la determinacin del costo al momento de hacer la venta, debido a que en cada salida de un producto, es registra su cantidad y costo. Valuacin de los inventarios en el sistema permanente. La valuacin de los inventarios y la determinacin del costo de venta por el sistema permanente, tiene el inconveniente con los valores de las mercancas, puesto que stas se adquieren en fechas diferentes con precios diferentes, por lo que es imposible tener una homogeneidad en los valores de las mercancas compradas. Para sortear este problema, la valuacin de los inventarios se realiza mediante diferentes mtodos que buscan determinar el costo de la forma ms real, dependiendo del tipo de empresa.

Entre los mtodos de valuacin tenemos: Mtodo del promedio ponderado, Mtodo Peps, Mtodo Ueps, Mtodo retail, etc.

Contabilizacin de los inventarios en el sistema permanente. En el sistema permanente, las compras de mercancas o Materia prima se contabilizan en un debito a la cuenta de Inventarios (Activo). En la devolucin de compras de mercancas, se afecta directamente la cuenta de inventarios, es decir, se contabiliza como un crdito a la respectiva subcuenta de inventarios. Cuando se realiza una venta, esta se contabiliza en la respectiva cuenta de ingresos, y a la vez se contabiliza el costo de venta, puesto que al momento de cada venta, se determina tambin su costo. Ejemplo: 1. Se vende 1.000.000 en mercancas con una utilidad del 25% el costo del producto. IVA del 16% y Retencin en la fuente por compras de 3.5%. Contabilizacin: (Plan de cuentas colombiano) Venta. Clientes Retencin en la fuente Ventas IVA Costo de venta. 1.000.000/1.25 = 800.000. Nota. En este ejemplo el precio de venta es el costo ms una utilidad del 25% sobre el costo. Como no tenemos las tarjetas Kardex, sacamos el costo dividiendo el precio de venta en 1.25%. Contabilizacin: Costo de venta Inventarios (6135) [Debito] (1435) [Crdito] 800.000 800.000 (1305) [Debito] (1355) [Debito] (4135) [Crdi