Diciembre, 2010 Universidad Nacional Abierta Dirección de Planificación y Evaluación...

Diciembre, 2010

Universidad Nacional AbiertaDirección de Planificación y Evaluación Institucional

Subsistema de Gestión Tecnológica

Esquema de la Presentación1. Introducción2. Marco referencial3. Aspectos legales y/o normativos4. El Subsistema de Gestión

Tecnológica5. Implicaciones6. Consideraciones finales

1. Introducción

Durante las Jornadas de Reflexión de La Universidad que Queremos, se planteó la necesidad de revisar la estructura organizativa de la Universidad.

El Centro de Información Integrada de la UNA (CIIUNA), ha venido asumiendo funciones que no estaban planteadas para esa Dirección, por la necesidad de desarrollar las acciones asociadas al cambio tecnológico universitario

1. Introducción

En el documento de Políticas Institucionales 2008-2013 se establecieron las prioridades por atender y se aprobó la siguiente

jerarquía:

Docencia Desarrollo Tecnológico Gestión Extensión Investigación Planificación y Evaluación

Institucional

1. Introducción

Particularmente para el Desarrollo Tecnológico se establece, como una de las estrategias, el diseño de un

Subsistema destinado a: Coordinar, Gestionar y Supervisar

todos los procesos y actividades de apoyo tecnológico a las funciones universitarias

1. Introducción

La propuesta de creación del Subsistema de Gestión Tecnológica para la

Universidad, implicaría:

Un cambio sustancial de la estructura organizacional de la UNA

Formaliza la creación de medios de desarrollo de nuevas formas de diseñar e implantar los procesos

1. Introducción

Sincera la situación actual en lo que a desarrollo tecnológico se refiere, en lo concerniente al soporte, al nivel de responsabilidades y a la toma de decisiones

Propicia e institucionaliza la formulación de proyectos relativos al uso de las tecnologías automáticas en los diferentes procesos universitarios

1. Introducción

Brinda el necesario soporte institucional a las innovaciones en el quehacer diario universitario que involucren el uso de tecnologías automáticas

2. Marco Referencial

Plataforma TecnológicaEquipos de cómputo (hardware),

programas (software), bases de datos, personal (humanware) y políticas que sustentan las acciones en materia de

administración de sistemas de información.

Al considerar la definición de Políticas de Gestión y los

Principios Estratégicos en cuanto a lo Tecnológico

Desarrollo TecnológicoConceptualización de las estrategias que definen los planes de acción en

cuanto al crecimiento y mantenimiento de la plataforma

tecnológica que soporta las operaciones de la organización. Estas

estrategias conciernen exclusivamente a la Plataforma

Tecnológica.

Gestión TecnológicaGerencia, planificación, desarrollo e

implantación de soluciones tecnológicas que contribuyan al logro de los objetivos

estratégicos y técnicos de la organización. Contempla, además de la Plataforma Tecnológica y su desarrollo, todo lo

concerniente a la Planificación Estratégica de la organización, en cuanto a lo

Tecnológico.

Si a las Políticas de Desarrollo Tecnológico se le suman todas aquellas acciones orientadas al

logro de los Objetivos Estratégicos de la organización...


Desde la Teoría de Organizaciones Sistémicas se asegura que una de las formas más eficientes para la creación de Subsistemas es el esquema de las dimensiones.

Williams(1982) identifica tres dimensiones como las más importantes para el éxito de la gestión, especialmente la Tecnológica


Estas son:

la Tecnológica propiamente dicha,

la Humano – Social y la Administrativa


La UNA es una organización fundamentada en el uso de Subsistemas como unidades

integrantes e integradoras del Sistema universitario

Como Sistema, la UNA, desde la promulgación de su Reglamento en 1996, está constituida por cinco Subsistemas, a saber: El Subsistema de Información

Integrada, lo dirige el Centro de Información Integrada (Articulo 35, literal a), adscrito organizacionalmente al Rectorado.

El Subsistema Académico, lo dirige el Vicerrector Académico de acuerdo con el Rector (Artículo 22, literal b).


El Subsistema de Investigación, lo dirige el Director de Investigaciones y Postgrado, de acuerdo con el Rector (Articulo 29, literal a).

El Subsistema de Producción y Distribución, lo dirige el Director de Operaciones (Artículo 28, literales a y b), adscrito al Rectorado

El Subsistema Administrativo, lo dirige el Vicerrector Administrativo de acuerdo con el Rector (Artículo 23, literal a).


Cada subsistema comprende unidades administrativas, que se reflejan en el organigrama de la UNA y se interconectan en seis (6) Áreas Funcionales: Decisión Formulación y Evaluación Administración Diseño Ejecución Captación de Fondos Provenientes

del Sector Privado.



Área de Decisión

Dirección de Planificación y

Evaluación Institucional

Área de Formulación y Evaluación Dirección de

OperacionesDirección del Centro de

Programación

Vicerrectorado Administrativo

Consejo Superior

Presidencia

Consejo Directivo

Rectorado

Vicerrectorado Académico

Secretaría

Centros Regionales

Área

de

Ejec

ució

n

Área de AdministraciónÁrea de Diseño

De acuerdo al Artículo 4 del Reglamento vigente de la UNA:

Subsistema de Información Integrada: Es el destinado a registrar, procesar y generar los datos e informaciones requeridos para tomar decisiones y realizar las operaciones necesarias en la formulación, diseño, ejecución y evaluación de los programas.


De acuerdo a este Artículo 4, el CIIUNA no está facultado para:

Desarrollo de Sistemas de Información de soporte al quehacer universitario

Diseño y/o desarrollo de aplicaciones telemáticas


Administración de procesos en línea: Sistema de Inscripción, Biblioteca Digital, Asesoría y Evaluación académicas, aplicaciones para la Investigación, entre otros…



•Sistematización de los Procesos: Secretaría.

Inscripción soportada por medios mecánicos: Lectora óptica de planillas de respuestas. SAIUNA


Probado y ajustado SAIUNA, la necesidad de ampliar los

servicios de Registro Estudiantil a aquellas inherentes al Control

de Estudios, continuó con el desarrollo, en fecha posterior,

del sistema llamado Registro CIIUNA


•El apoyo a variados procesos universitarios desde el CIIUNA ha generado cambios profundos en el accionar de los restantes Subsistemas existentes hasta la fecha actual.

• Se comenzaron a descentralizar muchas de las funciones permitiéndole a los Centros Locales una participación mucho más decidida en el quehacer universitario.

2. Marco ReferencialLineamientos para la Gestión 1997-

2001 que servirán de base al desarrollo institucional (Resolución C. S. 001/98).

-La tercera Política, en su Objetivo 1 especificaba: Incorporación regular de la informática y de la telemática a los sistemas de docencia y de investigación

-Esta Política permitió la formulación de la Fase 1 del Proyecto de Conectividad

3. Aspectos legales y/o Normativos

•Ley Orgánica de Ciencia, Tecnología e Innovación (LOCTI) •Decreto presidencial con fuerza de Ley sobre Mensajes de datos y firmas electrónicas. Gaceta Oficial N° 37.148 de fecha 28 de febrero de 2001. Decreto N° 1.024 – 10 de febrero de 2001.


•Ley sobre Simplificación de Trámites Administrativos. Gaceta Oficial extraordinaria Nº 5.393 de fecha 22 de octubre de 1999. Decreto presidencial Nº 368 de fecha 5 de octubre de 1999.


Decreto presidencial con rango y fuerza de Ley para el uso de Software libre.

Decreto Nº 3.390 de fecha 23 de diciembre de 2004;

publicado en Gaceta Oficial Nº 38.095 de fecha 28 de diciembre de 2004.

4. El Subsistema de Gestión Tecnológica

El Subsistema de Gestión Tecnológica es aquel destinado a la toma y/o adopción y ejecución de decisiones sobre políticas, estrategias, planes y acciones relacionadas con: adquisición, desarrollo, adaptación, implementación, difusión y/o uso de las tecnologías para contribuir con el desarrollo de las funciones universitarias. Su accionar consolida la cultura de la innovación y el cambio organizacional, apuntalando la Plataforma Tecnológica de la UNA.

4. El Subsistema de Gestión TecnológicaLos Objetivos del Subsistema se pueden

enunciar de la siguiente manera:

•Diseñar Normas y Procedimientos para la captura, el procesamiento el almacenamiento y la custodia de la información que se maneja en la Universidad

•Diseñar el soporte físico-telemático para el desarrollo de aplicaciones automáticas de apoyo a los demás Subsistemas institucionales


•Desarrollar el soporte lógico-telemático a las acciones relacionadas a la Gestión del Conocimiento en la UNA

•Evaluar los medios que propicien las comunicaciones electrónicas, en cualquiera de sus formas, que se produzcan entre las diferentes instancias universitarias, tanto a lo interno como hacia lo externo


•Diseñar las herramientas más adecuadas para el procesamiento de los volúmenes de datos que se produzcan en el quehacer universitario

•Evaluar las herramientas tanto informáticas como computacionales de soporte a la producción y a la administración de la Instrucción


•Responder a las disposiciones reglamentarias en materia de Ciencia y Tecnología, en lo referente a los procesos académico – administrativos, especialmente el gobierno electrónico universitario.

•Gestionar acciones que propendan al desarrollo conjunto y la provisión de servicios tecnológicos entre otras instituciones del Subsistema universitario.


A fin de establecer la Estructura funcional del Subsistema propuesto, se presentarán a continuación los dos principales niveles jerárquicos de la propuesta:

(A)La relación con los restantes Subsistemas pre-existentes y (B)La representación de su accionar en lo que respecta a las Áreas Funcionales universitarias.

Subsistema Académico

Subsistema Administrativo

Subsistema de Investigación

Subsistema de Información Integrada

Subsistema de Producción y Distribución

SUBSISTEMA DE GESTIÓN TECNOLÓGICA

Relación Funcional de interacción de la Gestión Tecnológica con los demás Subsistemas UNA

Consejo Superior

Consejo Directivo


RectoradoVicerrectorado Administrativo

Secretaría

Dirección de Planificación y Evaluación Institucional

Dirección del Centro de Programación

Dirección de Operaciones

Área de Ejecución Área de Formulación y Evaluación

Área de Decisión

Área de Administración Área de Diseño

Gestión Tecnológica

La Gestión Tecnológica como soporte a las Áreas funcionales de la organización UNA

4. El Subsistema de Gestión TecnológicaBasado en las nuevas tendencias

sobre la gerencia organizacional, este subsistema se encuentra en la base de todo el desarrollo institucional, sirviendo de soporte a toda la gestión, pero a la vez, sirviendo de elemento facilitador de todos los procesos institucionales, tanto académicos como administrativos, y a aquellos que involucren combinaciones de estos.


Ejercerá su quehacer mediante una estructura organizacional

propia, conceptualizada como un conjunto de Componentes que

conforman de manera horizontal la base gerencial del subsistema

Gesti

ón de

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Subsistema de Gestión Tecnológica

Estructura Organizativa del Subsistema de Gestión Tecnológica. Cada elipse representa un Componente en la organización

4. El Subsistema de Gestión Tecnológica1.Gestión de la Informática

Objetivo:

Diseñar metodologías para el desarrollo, mantenimiento y producción de sistemas de información, aplicaciones computarizadas y bases de datos, garantizando la operatividad de los mismos y la seguridad de la información a fin de satisfacer confiable y oportunamente las necesidades de la universidad


2. Gestión de Soporte y Asesoría al Usuario

Objetivo:

Diseñar y ejecutar planes y procedimientos para la atención de las necesidades de soporte y asesoría a todos los usuarios de tecnologías de información de la comunidad universitaria.


3. Gestión de la Telemática

Objetivo:

Diseñar y ejecutar planes y procedimientos para la administración, evaluación y mantenimiento de los servicios institucionales de telecomunicaciones, de manera que se garantice la operatividad, la seguridad y la confiabilidad de la información universitaria que fluye por la red, tanto interna como en la red de redes.


4. Gestión de Ambientes de Aprendizaje basados en Tecnologías

Objetivo:

Propiciar y darle soporte a los procesos de enseñanza y aprendizaje en el uso de recursos tecnológicos mediante soluciones que tomen en cuenta las necesidades del usuario, privilegiando la innovación continua.


5. Gestión de la Investigación y Desarrollo de las TIC

Objetivo:

Desarrollar actividades investigativas orientadas hacia el uso, la apropiación y la búsqueda de nuevas soluciones de soporte, basadas en tecnologías, para los procesos académicos y administrativos


El Comité responsable del Subsistema: El GesTec

Se concibe un Comité compatible con los Comités Colaterales mencionados en las Políticas Institucionales (Artículos 3 y 4). En este sentido, a continuación se describen en detalle las características del Comité responsable del Subsistema de Gestión Tecnológica, en lo sucesivo identificado sólo por GesTec.


Definición del GesTec

El Comité responsable del Subsistema de Gestión Tecnológica (GesTec) es un órgano técnico - asesor encargado de la planificación, desarrollo e implantación de soluciones basadas en tecnologías que contribuyan al logro de los objetivos estratégicos y técnicos propuestos para la Universidad; funcionará según lo establecido en los lineamientos correspondientes para tal fin.


Objetivo del GesTec

Contribuir a la mejora continua de los procesos de toma de decisiones de aquellos responsables de la ejecución y seguimiento de planes, políticas, programas y proyectos, que contribuyan al logro de los objetivos estratégicos y técnicos de la Universidad relacionados con la Tecnología.

4. El Subsistema de Gestión TecnológicaIntegrantes del Comité:

El Rector solicitará al Consejo Directivo el nombramiento del Comité, el cual estará conformado por los siguientes miembros: •Un representante del Consejo Superior, nombrado por ese cuerpo colegiado•Un representante del Consejo Directivo, nombrado por ese cuerpo colegiado•Un representante de cada una de las Autoridades Universitarias, designado por la autoridad correspondiente•Un representante por cada uno de los componentes del Subsistema de Gestión Tecnológica designados por el Consejo Directivo

Consejo Directivo

Coordinador del GesTec

Representante del Consejo

Directivo

Representante del Consejo

Superior

Representante del Rectorado

Representante del


Representante del

Vicerrectorado Administrativo

Representante de la Secretaría

Telemática

Informática

Investigación y Desarrollo

Ambientes de Aprendizaje basados en Tecnologías

Asesoría y Soporte al

Usuario

Secretario(a)

Organigrama del GesTec.Las funciones del Coordinador y del Secretario

serán asumidas por miembros del propio Comité

5. Implicaciones del GesTec:

•La creación del GESTEC, en los términos descritos, implica el compromiso de éste en administrar dicho Subsistema de manera efectiva y eficiente, es decir desempeñar una verdadera gestión de Calidad

•Lo anterior conlleva al GESTEC a realizar acciones de diferentes tipos,

como son las de planeación, organización, dirección y control del

Subsistema, basadas en información y datos válidos y confiables.

Específicamente, el control está referido a mantener el comportamiento de los

aspectos críticos o claves del Subsistema, dentro de un rango previamente

determinado


•El control es un proceso natural y absolutamente necesario para el éxito de la gestión del Subsistema, su naturaleza es proactiva y está referido a una manera válida de mantener al Subsistema en el rumbo correcto. Este control se puede obtener a través de la medición de un conjunto de indicadores que proporcionen información asociada a aspectos críticos o claves del Subsistema.

•Es conveniente que el GesTec defina en sus planes de trabajo el conjunto de indicadores que permitan observar las tendencias de cambio respecto a las metas previstas, de tal manera que se pueda establecer el logro y cumplimiento de lo planificado


6. Consideraciones Finales

• La creación del Subsistema de Gestión Tecnológica, así como también del Comité GESTEC, vienen a responder a la cada vez más creciente demanda organizacional por una estructura capaz de gerenciar y gestionar los constantes cambios en lo que a las TIC se refiere


En modo alguno el Subsistema que se propone en este documento viene a

sustituir al actual Subsistema de Información Integrada. Ambos subsistemas

convivirían en la misma organización, respondiendo a demandas que aunque

relacionadas, son de diferente naturaleza. Es así como se obtiene la primera de las

consideraciones finales de este trabajo: Una vez aprobada la creación de este

Subsistema, el de Información Integrada reasumiría su función primordial


La creación del Subsistema de Gestión Tecnológica, así como la del propio GESTEC, no

representarían para la institución una nueva erogación presupuestaria, ni una nueva

megaestructura funcional. Esto está relacionado con los principios de eficiencia y eficacia

Al redimensionarse los esfuerzos, aislados hasta ahora, y redefinirse las funciones de las

estructuras existentes, para que sean asumidas por este nuevo Subsistema, la inversión financiera,

presupuestaria y de recursos humanos es casi ínfima en comparación con los resultados que se

esperan obtener


Tomando en cuenta que cada Subsistema conlleva la creación y

definición del Área Funcional correspondiente, se sugiere que en cuanto sea aprobado el Subsistema

de Gestión Tecnológica, se tomen las previsiones necesarias para la

definición y el establecimiento del Área Funcional de Gestión

Tecnológica


Creado este Subsistema se puede asegurar que la inversión de la UNA en

materia de facilidades telemáticas, tales como Servidores, pago de servicios de

hosting, seguridad de redes y todos aquellos elementos relacionados con

aspectos telemáticos, contarían con el soporte del GesTec, lo cual redundaría

en un sustancial ahorro de recursos financieros para la Institución.

En función de afianzar las políticas gubernamentales en lo que a rendición de

cuentas se refiere, el GESTEC tiene contemplado, desde su creación, la necesidad de formular los índices de

gestión, necesarios para una gestión ya orientada a la calidad, por lo que se puede asegurar que desde este punto de vista, la innovación organizacional está garantizada


6. Consideraciones FinalesPor la misma forma en que se propone la

organización del GesTec se garantiza que toda la comunidad universitaria tenga su representación en la toma de decisiones en lo que a políticas de gestión tecnológica se refiere

Otro aspecto innovador sobre la propuesta, objeto de este trabajo, es el soporte tecnológico que se pretende brindar a todo el desarrollo académico y de investigación universitaria, al proponer unidades organizacionales especialmente dedicadas a esta materia.

Gracias por su atención…

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