Diagnóstico GIAUDiagnóstico GIAU

Presentado por: Joddy Hernández - IGT

Situación actual Causas

La voz de los protagonistas Propuesta de valor:

Recomendaciones: Cambios, adiciones y eliminaciones

Plan de difusión

Preguntas

Agenda

Situación actual

GIAU      

TipoCantid

adImplementa

dos% Ejecución

ESPECIFICACION 13 7 54%

FORMULARIO 32 10 31%

INSTRUCCIÓN 0 0 0%

INVENTARIO 0 0 0%

MANUAL 1 0 0%

NORMAS 0 0 0%

POLITICA 4 2 50%

PROCEDIMIENTO 1 1 100%

REGISTRO 0 0 0%

Total Global GIAU

51 20 39%

Causas:

No existe una herramienta de información continua disponible sobre la administración del área Clara definición del alcance de los servicios a clientes internos/externos Desconocimiento de los procedimientos Seguimiento o investigación por parte de los responsables de cada área de servicio Desconocimiento de los documentos que soportan los procedimientos Falta de comunicación

La voz de los protagonistas: Mejora documentos

1. Formulario para la verificación de del mantenimiento preventivo equipos de aire acondicionados

GIAU-FOR-001

* Añadir renglón que incluya el apartado de "unidad exterior del AC" o caparazón externo del aire.

2. Formulario para la verificación de del mantenimiento preventivo equipos eléctricos

GIAU-FOR-002

* Sincronizar con el mismo formulario del suplidor.* Explicación sobre los conceptos que se mencionan en el formulario, pues el responsable no los maneja.

3. Formulario para la verificación plan de fumigación GIAU-FOR-006

* El único registro disponible es el conduce que deja el suplidor al realizar la fumigación. * El responsable propone que se unifique con el del suplidor.

4. Formulario para la verificación de temperatura de los alimentos

GIAU-FOR-007

* Agregar mas espacio para incluir mayor variedad de alimentos.

5. Formulario de conciliación diaria de raciones de AYB

GIAU-FOR-015

* Modificar el renglón de Termopack, ya no se utiliza. * Agregar el renglón de "Adeudadas por la ENJ a Probuffet" (casos en que comida despachada > comida contratadas).* Pendiente definir solución formal al exceso de comida contratada cuando no recogen las donaciones.

6. Formulario de solicitud de materiales GIAU-FOR-019

* Creación de renglones de auto suma. * Implementar un inventario de almacén. * Formato de formulario debería contener un listado genérico de materiales disponibles.

7. Formulario de Mantenimiento Limpieza de Baños ENJGIAU-FOR-031 * Registros - solución

8. Procedimiento de creación, envío y confirmación de convocatoria

GIAU-PRO-001

* El proceso de convocatoria se cumple de acuerdo a los pasos pero no dentro de los tiempos establecidos. * Pendiente revisión y aprobación de actualización.

La voz de los protagonistas: Creación de nuevos

5. Formulario de recepción de calificaciones de FA GIAU-FOR-032* Control de calificaciones

entregadas desde proyectos

6. Política de preservación de información institucional y manejo de archivo físico GIAU-POL-003

* Incluir apartado de control de acceso al archivo

Recomendaciones: Cambios, adiciones y eliminaciones

El manejo de la Gestión de Contenidos debería ser manejado directamente por los pasantes y docentes; evitar cuellos de botellas y no aumentar la carga de trabajo del área de proyectos. Ej.: LH solicitaba directamente el desarrollo de los materiales de su docencia, otras entidades educativas.

Importante recalcar cantidad de formularios completados por los clientes = 1; Texto tipo = 1 para convocatorias; Solicitud de Material Gastable (frecuencia: puntual) = 1

Creación de Políticas para definir las directrices pilares del área (Manual de Calidad) :

Servicios Generales (Mantenimiento, Seguridad y Mensajería)

Registros

Logística

Centro de Documentación

Actualización de 6 formularios

Eliminación de 12 formularios

Unificación de 4 formularios

Creación de 4 formularios (Reporte incidencias de limpieza, Auditoria estado de salones y Recepción de notas, Reporte de Aprobación de FC)

- Cambio en cantidad de documentos:

- Anterior 51

- Propuesta 46

Detalle• Formulario para la verificación del mantenimiento preventivo equipos eléctricos GIAU-FOR-002 Unificación con el formulario del suplidor

• Formulario para la verificación plan de fumigación GIAU-FOR-006 Unificación con el formulario del suplidor

• Formulario para verificación cumplimiento especificaciones de ayb en local de ENJ GIAU-FOR-012 Unificación con GIAU-FOR-015

• Formulario para reclamaciones acerca de los servicios de AyB. (colectivos recurrentes) GIAU-FOR-013 Unificación con GIAU-FOR-014

• Formulario de reservas de espacios GIAU-FOR-017Eliminar: Solicitudes y reservas actualmente se realizan a través de Google calendar

• Formulario de especificaciones de montaje GIAU-FOR-018

Eliminar: Solicitudes y reservas actualmente se realizan a través de Google calendar o email - Buscando unificación con texto tipo google

• Formulario de solicitud de materiales GIAU-FOR-019Posibilidad de realizar las solicitudes directamente por Exactus**** / Eliminar

• Formulario de status report de convocatorias GIAU-FOR-020 Cambio de formato a ISO

• Formulario de recepción de correspondencia GIAU-FOR-021 Formato exclusivo digital

Detalle

• Formulario de solicitud de convocatoriaGIAU-FOR-022

Eliminar: Las convocatorias son creadas por los usuarios directamente en google calendar

• Formulario de registro de visitasGIAU-FOR-025

Pasar a formato responsabilidad x garita de seguridad

• Formulario de registro de llamadas línea de ayuda

GIAU-FOR-026

Utilización, si habrá línea de ayuda???

• Formulario de prechequeo montaje salones

GIAU-FOR-027

Eliminar: Implementación formulario de auditoria aleatoria de chequeo de salones y montajes

• Formulario de entrada al almacénGIAU-FOR-029

Digitación directa en Exactus (Creación de sello ENTRADA AL ALMACEN)

• Formulario supervisión de modulares ENJGIAU-FOR-030

Eliminar: Implementación formulario de auditoria aleatoria de chequeo de salones y montajes

• Formulario de Mantenimiento Limpieza de Baños ENJ

GIAU-FOR-031

Continuar, eliminación mensual y "Generación de Reporte de Incidencias" Si aplica

• Formulario Sugerencias de Servicios de Alimentos y Bebidas

GIAU-FOR-032

Este apartado está cubierto en las evaluaciones de servicios de almuerzo

• Política de preservación de información institucional y gestión de archivo

GIAU-POL-003

Modificación sobre responsabilidad de entrada y salida de personal del archivo

• Procedimiento de creación, envío y confirmación de convocatoria

GIAU-PRO-001

Modificación de acuerdo a las especificaciones del proceso de levantamiento (Validación de Gdiaz y Dpichardo)

Propuesta plan de difusión

GIAU: EASY!

Servicios GenerAl

es

REgistros

LogíStica

Información

Y

Atención al Usuario

Políticas

o Expedientes participantes/educandos (físicos y digitales)

o Calificaciones

o Cartas constancias y certificados

o Listados de asistencia

Registros

Procedimiento

Especificaciones

Procedimiento

Formulario

Registros

Especificación

GIAU: EASY!

Servicios Generale

s

o Mantenimiento: Eléctrico y Aire Acondicionado

Limpieza

Basura

Jardín

Pintura

Vehículos institucionales

o Seguridad

o Mensajería: Externa

Recepción de correspondencia

o Almacén y archivo

Procedimientos

Especificaciones

Formularios

Política de Seguridad

Especificaciones

Formularios

Política

Especificaciones

Formularios

Política

Formularios

GIAU: EASY!

Logística

o Alimentos y Bebidas (A&B)

o Alojamientos

o Transportes

o Administración de Espacios

o Convocatorias

Especificaciones

Formularios

Política

Formularios

Especificaciones

Texto tipo

Procedimiento

Especificaciones

Especificaciones

GIAU: EASY!

o Biblioteca

o Gestión de Contenidos

o Digitalización

Políticas

Normas

Especificaciones

Formularios

Información

Y

Atención al Usuario

GIAU: EASY!

Conócenos por dentro…

• Políticas:1. Información y Atención al Usuario:

1. Normas de funcionamiento del CD

2. Logística1. Uso de transporte

3. Servicios Generales:1. Manejo de archivo2. Seguridad

4. Registros

• Procedimientos:

1. Procedimiento de creación, envío y confirmación de convocatoria

• Existen vigentes, actualizados y revisados 46 documentos:» 14 Especificaciones» 24 Formularios» 7 Políticas» 1 Procedimiento

Estructura ISO9001:2000

Especificaciones:

1. Mantenimiento: Jardinería, aires acondicionados, sistema eléctrico, fumigación, limpieza, tecnología, pintura interior y exterior.

2. Servicios de reproducción3. Mensajeria4. Alimentos y bebidas5. Convocatoria (CI)6. Sistema de seguridad

Formularios:

1. Sistema eléctrico2. Fumigación3. Pintura interior y exterior4. Basura5. Limpieza y verificación de limpieza de

baños6. Administración de las TIC’s7. Temperatura de los alimentos8. Reclamaciones de AyB9. Conciliación diaria de alimentos10. Planificación semanal de AyB11. Estatus report de convocatorias12. Recepción de correspondencias13. Suministro y cuadre de café para

empleados14. Llamadas a línea de ayuda15. Auditoria de salones16. Material gastable (CI)17. Evaluaciones de AyB (CI y CE)18. Entrega de calificaciones de FA y FC

¿Dónde están estos documentos?

Gestión general: Portal ENJ

Enfocados en ofre

cer un m

ejor

servicio

Atentos a la m

ejora

Sin complicaciones

Y dispuesto

s a ayudarte

100pre!!!

Propuesta plan de difusión

y capacitación GIAU: EASY!

Es una nueva y dinámica forma de transmitir a toda la institución todos los servicios ofrecidos por esta gestión; basados en la orientación a resultados. El enfoque consiste en tres (3) pilares de instrucción:

Definición del objetivo:

Ofrecer un mejor servicio

Ser reconocidos por la calidad de los servicios brindados

Ser el aliado # 1 de nuestros clientes

Aportar el granito de arena GIAU a la certificación de la ENJ en ISO 9001:2000

Implementación:

Instructivo de fácil manejo

Flexibilidad de los materiales (cambios, actualizaciones, participación de usuarios)

Seguimiento y mecanismos de apoyo:

Disponibilidad de la información 24/7

Conocimiento 100% de TODOS los procesos del área

¿Dudas, Preguntas?

Hagámoslo EASY, por ti y por todos …Contamos contigo!Contamos contigo!

¡¡¡ Muchas gracias!!!