DIAGNÓSTICO EMPRESARIAL TERCERA ENTREGA

PUNTOS 4- 5 Y 6

El cuarto paso, analiza los procesos de manera macro, y en detalle de llegar a sernecesario, para identificar propuesta de mejora en función de eliminar los desperdicios,esfuerzos que el cliente no valora y por lo tanto no está dispuesto a pagar por ellos, elexceso de inventario, el sobre proceso producto de la no calidad, los movimientosinnecesarios tanto de materia prima como de personal, identificar los elementos quellevan a la sobre producción, es decir, llegar a producir más de lo necesario o lo que

demanda el mercado, identificar los tiempos de espera, demoras o inactividad de losequipos o máquinas, y en especial el compromiso con la calidad de cada uno de losmiembros del equipo.A partir del análisis de los procesos y de las estrategias, se logrará identificar proyectosde inversión que lograrán llevar más allá a la organización en su camino y compromiso poruna cultura de mejoramiento continuo, a un nuevo nivel de productividad y desarrollofrente a las metas propuestas por la estrategia y la visión de la organización.En el quito paso, la organización debe realizar gracias a los proyectos de inversión suproyección y evaluación financiera, valorar su impacto y la inversión frente al costobeneficio de las propuestas para evidenciar su utilidad.Por último, se establece un conjunto de puntos de evaluación, frente a los factorescríticos de éxito, a través del diseño de un Balanced Scorecard, su mapa estratégico y laconstrucción de un conjunto de indicadores claves, que evidencien la efectividad de lagestión de los procesos, con la evidencia clara de los problemas y del avance en funciónde las metas y objetivos propuestos por la estrategia.El documento está estructurado por capítulos, donde cada uno de ellos representa unaparte del avance del proyecto final y un entregable a ser evaluado y corregido. Acontinuación relacionamos el marco de desarrollo del documento, la metodología con ladescripción de cada uno de los capítulos.En el anexo A, se describe la tabla de contenido del documento de diagnósticoempresarial, de manera resumida.

4. ANÁLISIS DE PLANES OPERATIVOSEl análisis de los planes operativos, centra su observación en la cadena de valor de laorganización, en el análisis de la productividad de sus procesos, establecer la capacidadde la organización frente a su demanda y la velocidad de respuesta a sus requerimientos.Las organizaciones hoy en día pueden lograr su ventaja competitiva al comprenderrealmente las necesidades de sus clientes y responder de manera oportuna a sus[requerimientos. Así, la necesidad de revisar donde se encuentran los mayoresdesperdicios, aquellos esfuerzos tanto económicos, como en tiempo de los empleadosque no representan un valor en la entrega de sus productos o servicios por los cuales elcliente no está dispuesto a pagar por ellos, es esencial.A continuación se detallan algunos macroprocesos para su análisis y su propuesta deajuste, para revisión por parte de la empresa. Cada equipo deberá realizar lacaracterización del proceso y observar un conjunto de mejoras, en el cual se consignará

en el anexo llamado Formato de identificación de mejora, en él se describe el conjunto desubprocesos que conforman el proceso analizado y el equipo a través de su reflexióndescribirá en la columna de mejoras (última columna), aspectos que considera pueden serdesperdicios u oportunidades que permitan elevar el nivel de productividad del procesorevisado. En otro documento, llamado Formato de descripción del nuevo proceso, serealizará la propuesta del nuevo esquema del mismo. En este punto, tal vez el principiofundamental a no olvidar, es la aplicación del sentido común, y la experiencia de laempresa en su proceso productivo.Para mantener una mirada objetiva, no olvidar los objetivos corporativos, toda vez queellos se describen en sus metas, para cada una de los procesos funcionales sugeridos.Si el equipo desea utilizar otra técnica o instrumento de diseño o diagramación, talescomo plantillas, flujo gramas diferentes a los anexos propuestos para describir su mejoray proponer los cambios pertinentes, estos se entenderán complementarios, con el fin derespetar el trabajo realizado por la empresa o esfuerzos de descripción similares.4.1. Procesos de mercadeo, ventas y distribución. Identificación de los objetivos y metasde los procesos, las acciones que mayor demanda de tiempo tienen, sus responsables, losinsumos y productos finales de cada proceso. Si la empresa lleva a cabo procesos deexportación, se deberá incluir en el análisis.4.2. Procesos de producción, logística y operaciones. Identificar desde el requerimientode las materias primas e insumos, necesarios para llevar a cabo el proceso productivohasta lograr la elaboración del producto final o la culminación del servicio. Este procesodebe ser revisado de manera exhaustiva, para identificar tiempos muertos de los equiposy maquinaria, manejo de producto que pueda representar riesgos a la calidad, lasoperaciones seguras frente a los riesgos inherentes del proceso productivo, tiempos y

desplazamientos innecesarios, y otros movimientos de personal que no agreguen valor alproducto o servicio.4.3. Desarrollo del talento humano. El equipo podrá observar si existen las fichas odocumentación pertinente a la descripción del cargo, las competencias necesarias paradesarrollarlo, existencia de planes de capacitación, actas de reunión de mejoramientocontinuo y solución de problemas. En referencia a estas actas, para las empresas quemantienen sus procesos de certificación en calidad son obligatorios, para mantener sucompromiso en búsqueda del aseguramiento de la calidad y de renovar el compromisopor la cultura de mejoramiento continuo. Identificación de planes de carrera para elpersonal clave de la organización y asegurar los planes de sucesión para los cargoscríticos. Otros procesos serán el de reclutamiento, evaluación del desempeño, salida de lacompañía, proceso de administración de personal, procesos asociados a bienestar ypromoción del trabajador, salud ocupacional, viajes y capacitación.4.4. Servicio al cliente. El equipo puede identificar el grado de oportunidad en identificarel tipo de servicio, la calidez del contacto con el cliente, el nivel de oportunidadsuministrado y la calidad percibida por la atención al cliente, la información clave se deberegistrar, para su análisis posterior y lograr un mejor nivel de atención y fidelidad delcliente.4.5. Gestión ambiental. Las empresas hoy siguen un control y supervisión sobre lasactividades realizadas desde su ambiente productivo para evitar riesgos o prevenirimpactos ambientales que estén en contradicción de sus valores, las restriccionesgubernamentales y sus propósitos de extensión a la sociedad. Entre ellos podemosencontrar la preservación de niveles seguros o adecuados con la utilización decombustible de origen fósil, por lo que el compromiso está en la huella de carbono en sus

emisiones. De la misma manera en la disminución del consumo de agua, en sus procesoproductivos y en las empresas de servicios, la utilización racional de este recurso. En losvertimientos realizados de acuerdo a los parámetros de las normas técnicas permitidos.4.6. Informática y comunicaciones. Las organizaciones hoy en día aprecian de mejormanera, la agilidad de las comunicaciones y del manejo oportuno de la información. Lainformación debe fluir donde se encuentra la operación, la información es un recurso vitalpara la toma de decisiones, así que la información debe ser de calidad: única, confiable yoportuna. La organización cuenta un sistema de información fundamental, en el cual sepoyen sus procesos fundamentales, existe un sistema de contingencia que garantice a laorganización su continuidad en caso de un desastre. En comunicaciones, existe un plan decomunicaciones que permita la integración de la alta gerencia con la base de laorganización (carteleras, reuniones periódicas de la alta gerencia con sus mandos mediosy operativos, diarios, buzón de sugerencias, correo electrónico, portal corporativo, etc.),que garantice la comunicación de calidad en la organización.4.7. Finanzas y contabilidad. El fundamento de todo sistema de información es su sistemacontable, el manejo de las cuentas, por centros, por causación. Existe un sistema deapoyo para el nivel de transacciones requerido, existe un inventario actualizado yproyectado en la contabilidad de manera oportuna, cada cuanto se realiza los asientoscontables, existe tiempo de demora en la consecución de los estados necesarios paraevaluar la rentabilidad de las operaciones. La información financiera está disponiblecuando se la necesita, se incluye esta información en las reuniones de equipo primario yen las reuniones de carácter operativo. Se evidencia los ahorros en los consumos deservicios públicos en las reuniones de carácter operativo. Existe información de costos ygastos de producción en las reuniones de primer nivel.

4.8. Identificación y justificación de los proyectos de inversión. Como conclusión delanálisis de procesos, teniendo como referente las propuestas de adopción de la nuevaestrategia, el mayor nivel de compresión de las metas, el equipo debe proponer unconjunto de proyectos de inversión, de planes táctico operativos, que en referencia con laestrategia propuesta representen una inversión a corto plazo, la cual debe lograr demanera significativa elevar la productividad o ampliar su mercado en referencia a los30 [ POLITÉCNICO GANCOLOMBIANO EN ALIANZA CON WHITNEY INTERNATIONAL SYSTEM ]objetivos de la organización, de mejorar su posicionamiento e imagen, o superar lacalidad de sus productos o servicios en referencia a la expectativa de sus clientes. Elequipo analizará la pertinencia de cada proyecto y su impacto en relación con el logro dela estrategia, frente a los objetivos y los factores críticos de éxito.5. PROYECCIÓN Y EVALUACIÓN FINANCIERAPara este capítulo todos los documentos que el equipo debe desarrollar, comopresupuestos y estados financieros, se deben calcular a cinco (5) años futuros, año poraño, atendiendo las siguientes recomendaciones de presentación:El subtítulo correspondiente a cada una de las tablas, con su nombre completo.Periodo de tiempo al que corresponda, así como las unidades en que se presenta, lomismo si son pesos colombianos (Col. $).Indicar si las cifras tienen agregación en miles (Col. $ .000) ó en millones (Col. $´000), a precios constantes.Cada una de las tablas que corresponden al tema financiero, en un primer párrafo(s)se deben justificar las cifras presentadas y en párrafo aparte, se debe explicar elmétodo de cálculo empleado.Los presupuestos y estados financieros presentados deben tener como referente losparámetros y consideraciones presentadas en la formulación del plan estratégico, y losproyectos de inversión identificados en función de las mejoras propuestas y el logro de

las estrategias formuladas. Estos se deben presentar debidamente cuantificados enunidades y valores unitarios totales. Se debe considerar, las operaciones tanto deampliación, reposición, reconversión tecnológica, y las que en su horizonte contemplen laempresa en su desarrollo y madurez, en sus periodos futuros.Así, la proyección y la evaluación financiera de la empresa, objeto de estudio, debe daralcance a la operación que la empresa considera en su futuro, la cual debe a su vez incluirlas cifras que se desarrollen a causa de la adopción de cualquiera de las dos propuestas(proyectos de inversión), que se orienten de la adopción de la estrategia y de lasobservaciones de mejora realizadas. Revisar el anexo A, para mayor información.[6. BALANCED SCORECARDEl ejercicio de diagnóstico empresarial, quedaría inconcluso sin una herramienta quepermita asegurar el desarrollo e implantación exitosa de los planes de inversión y lasmejoras a los planes operativos, para garantizar su sobrevivencia, crecimiento yrentabilidad. La herramienta seleccionada en este sentido es el Cuadro de mando Integral(BalancedScorecard), para el cual se debe considerar los siguientes puntos:6.1. MAPA ESTRATÉGICO. Este mapa debe integrar en principio las dos estrategiaspropuestas por el equipo. De no lograrse la aproximación, se presentarán de maneraseparada, incluyendo las cuatro perspectivas establecidas por la metodología: Financiera,del cliente, de los procesos internos y del aprendizaje y crecimiento.6.2. DISEÑO DEL BALANCED SCORECARD. La propuesta de diseño del BalancedScorecard, debe contemplar, en primera instancia los factores críticos de éxitopropuestos y descritos en el modelo estratégico. Las variables de control de la cadena deprocesos analizadas a través de la óptica de la eficiencia y eficacia de cada uno de ellos,de la pertinencia de las posiciones de la organización que deben responder su gestión, del

cálculo (formula, periodicidad, meta y tolerancia) para garantizar la ejecución y latransferencia de valor de una instancia a otra, dentro de la misma cadena. Ver mayorinformación del anexo A.6.3. GRÁFICAS DE CONTROL Y SEGUIMIENTO DE LA OPERACIÓN. Para cada uno de losindicadores propuestos en el Balanced Scorecard, el equipo debe proponer una gráficasencilla, que registre la lectura (status) del logro del indicador. Que integre la mirada acorto plazo (lectura en el mes) y la mirada de largo plazo (el promedio mes de los datosdel último año). Cada gráfica debe contemplar la meta (línea verde) y los niveles detolerancia (mínimo o máximo en color rojo).

Anexo A: Tabla de contenido del diagnóstico empresarial.

Para este índice de contenido sugiero ser muy rigurosos con la numeración propuesta ycon su contenido.

4. ANÁLISIS DE PLANES OPERATIVOS4.1. Proceso de mercadeo, ventas y distribución.4.2. Proceso de producción, logística y operaciones.4.3. Desarrollo del talento humano.4.4. Servicio al cliente.4.5. Gestión ambiental.4.6. Informática y comunicaciones.4.7. Finanzas y contabilidad.4.8. Identificación y justificación de los proyectos de inversión.

5. PROYECCIÓN Y EVALUACIÓN FINANCIERA5.1. Presupuestos de operación.5.1.1. Presupuesto de ventas.5.1.1.1. Proyección en unidades físicas y monetarias.

5.1.1.2. Explicación del método de cálculo.5.1.1.3. Justificación de las cifras presentadas.5.1.2. Presupuesto de producción. (si aplica)5.1.2.1. Proyección en unidades físicas y monetarias.5.1.2.2. Explicación del método de cálculo.5.1.2.3. Justificación de las cifras presentadas.5.1.3. Presupuesto de materiales. (si aplica)5.1.3.1. Proyección en unidades físicas y monetarias.5.1.3.2. Explicación del método de cálculo.5.1.3.3. Justificación de las cifras presentadas.5.1.4. Presupuesto de compras y adquisiciones.5.1.4.1. Proyección en unidades físicas y monetarias.5.1.4.2. Explicación del método de cálculo.5.1.4.3. Justificación de las cifras presentadas.5.1.5. Presupuesto de mano de obra (si aplica).5.1.5.1. Proyección en unidades físicas y monetarias.5.1.5.2. Explicación del método de cálculo.5.1.5.2.1. Justificación de las cifras presentadas.5.1.6. Presupuesto de los costos indirectos de fabricación (si aplica).5.1.6.1. Proyección en unidades físicas y monetarias.5.1.6.2. Explicación del método de cálculo.5.1.6.3. Justificación de las cifras presentadas.5.1.7. Presupuesto de productos de artículos vendidos o servicios prestados.5.1.7.1. Proyección en unidades físicas y monetarias.5.1.7.2. Explicación del método de cálculo.5.1.7.3. Justificación de las cifras presentadas.5.1.8. Presupuestos de gastos operacionales.5.1.8.1. Proyección en unidades físicas y monetarias.5.1.8.2. Explicación del método de cálculo.5.1.8.3. Justificación de las cifras presentadas.5.2. Presupuestos financieros.5.2.1. Presupuestos de tesorería.5.2.1.1. Proyección en unidades físicas y monetarias.5.2.1.2. Explicación del método de cálculo.5.2.1.3. Justificación de las cifras presentadas.5.2.2. Presupuestos de inversión.5.2.2.1. Proyección en unidades físicas y monetarias.5.2.2.2. Explicación del método de cálculo.5.2.2.3. Justificación de las cifras presentadas.5.2.3. Estado de resultados proyectado.[5.2.3.1. Proyección en unidades físicas y monetarias.5.2.3.2. Explicación del método de cálculo.5.2.3.3. Justificación de las cifras presentadas.5.2.4. Balance general proyectado.5.2.4.1. Proyección en unidades físicas y monetarias.

5.2.4.2. Explicación del método de cálculo.5.2.4.3. Justificación de las cifras presentadas.5.3. Evaluación financiera.5.3.1. Valor presente neto – VPN.5.3.1.1. Explicación del método de cálculo.5.3.1.2. Justificación de las cifras presentadas.5.3.2. Tasa mínima aceptable de rentabilidad TMAR.5.3.2.1. Explicación del método de cálculo.5.3.2.2. Justificación de las cifras presentadas.5.3.3. Conclusión y concepto sobre evaluación financiera.

6. Cuadro de Mando Integral.6.1. Mapa Estratégico.6.2. Diseño del Balanced Scorecard.6.2.1. Objetivos y factores críticos de éxito de la operación.6.2.2. Descripción del(os) indicador(es).6.2.3. Propósito (objetivo) del indicador.6.2.4. Periodicidad de su aplicación.6.2.5. Fórmulas del indicador.6.2.6. Responsable de aplicar el indicador.6.3. Gráficas de control y seguimiento de la operación.Anexo B: Formato de registro de mejoras.Anexo C: Formato de descripción del nuevo proceso.